Табличные процессоры

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Экономист-профессионал XXI века должен обладать обширными знаниями в области информатики, иметь практические навыки по использованию современной вычислительной техники, систем связи и передачи информации, средств оргтехники, знать основы и перспективы развития новых информационных технологий, уметь оценивать информационные ресурсы для принятия оптимальных управленческих решений.

Большинство задач, решаемых в системах организационно-экономического управления, связано с обработкой больших объемов информации, интеграцией данных разных форм и документов, использованием графической интерпретации данных в виде диаграмм и графиков, необходимостью группировки и сортировки данных по разным показателям, проведением анализа данных для дальнейшего принятия решения, а также выводом на печать большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно успешно решить, не владея при этом специальными знаниями в области программирования, применив в работе табличные процессоры (электронные таблицы). Данный вопрос рассмотрен мной в первой части работы.

Вторая часть контрольной работы посвящена раскрытию второго вопроса - это характеристика программ-органайзеров. В настоящее время многие пользователи персональных компьютеров сталкиваются с проблемой синхронизации данных между несколькими рабочими местами. Существуют различные средства операционных сред для синхронизации данных, но они не всегда удобны для пользователя из-за наличия определённых физических (наличие сменного носителя) и программных (сложность составления расписания синхронизации) трудностей. В соответствии с этим возникает вопрос, как можно поддерживать используемую информацию в актуальном состоянии. Для этого и существуют программы-органайзейры.

Табличные процессоры

В MS Office средством для создания электронных таблиц является табличный процессор Excel. Excel - это обычное окно в Windows, которое обладает всеми его свойствами, а именно: состоит из рамок, системного меню, заголовка окна, кнопок изменения размеров окна, строки меню, рабочего поля, курсора мыши. Рабочая страница представлена, как правило, в виде таблицы, разграфленной на столбцы и строки. Клетки, из которых состоят электронные таблицы, называются ячейками, в них помещают текст, числа, формулы и функции. Существенным элементом программного окна являются панели инструментов, которые используются для ускорения вызова наиболее часто используемых процедур.

Чтобы начать работать в Excel, необходимо создать новую таблицу или рабочую книгу. Каждая ячейка в Excel может содержать данные одного из трех типов: текст, число, формула. При вводе данных они одновременно отражаются в текущей ячейке и строке формул.

Excel позволяет обрабатывать данные с помощью более чем сотни встроенных функций. Функции можно вводить непосредственно в ячейку, однако лучше через диалоговое окно, называемое «Мастер функций». В левой части окна находятся названия групп, в правой части - функции, принадлежащие к данной группе.

Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивать имена отдельным ячейкам или областям, которые затем можно вводить в формулы наравне с адресами. При этом ячейкам или областям автоматически присваивается имя, составленное из текста, который введен в ячейку, расположенную над полем или слева от него. Файл целиком можно защитить с помощью сервисной функции «Защита». Файл будет защищен паролем, не введя который, нельзя будет произвести ни одного изменения в таблице. Пароль состоит из набора букв и цифр.

Одной из важных функций, заложенных в Excel, является создание внутри электронной таблицы баз данных - хранилище информации, определенным образом рассортированной и разложенной по особым категориям и признакам. С помощью функции Excel, можно сохранить данные в специальной форме, выбрать из них требуемые сведения, обработать, распечатать и т.п. Для этого нужно это выделить интересующую часть таблицы, присвоить ему имя, и впоследствии при обращении к этому имени база данных будет выделена пунктиром.

В Excel на экране может одновременно присутствовать как таблица, так и диаграмма. Перед созданием диаграммы нужно отметить участок таблицы, информация с которого должна быть показана на диаграмме. Затем нужно щелкнуть мышью на кнопке «Мастер диаграмм». Перемещением мыши надо растянуть прямоугольник, после чего программа приступает к пошаговому приглашению пользователя по построению диаграммы. На каждом шаге выполняются определенные действия, и в результате получается ожидаемый результат.

Важный этап работы с табличным процессором - оформление полученных таблиц, которое осуществляется аналогично другим пакетам семейства MS Office, например Word. С помощью панели инструментов форматирование можно изменить шрифт, стиль, размер символов для выделенного фрагмента, выполнять обрамление и изменять цвет строк и столбцов.

Находясь в диалоговом окне «Параметры страницы», можно выполнить следующие действия: изменить расположение текста относительно начала листа, пронумеровать страницы, изменить отступы от края листа до текста, изменить порядок страниц при печати и т.д.

Функция автовычисления (автокалькулятор) позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, выделив определенные ячейки таблицы и указав, какого типа результат желательно получить - сумму, среднее арифметическое или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.

Вышеперечисленные приемы работы с электронными таблицами можно отнести к общим, единым для всех версий Excel. Каждая последующая версия дополняется новыми возможностями, вызванными необходимостью улучшить, сделать более понятным, наглядным интерфейс программы, исправить обнаруженные недочеты, а также требованиями времени, связанными с возникновением новых технологий. Например, значительное внимание в Excel 2000 уделяется работе с диаграммами как средству для анализа данных. Появилось новое понятие "сводная диаграмма" (Pivot Chart). Эта диаграмма позволяет представить информацию сводной таблицы (Pivot Table) в удобной графической форме. В предыдущих версиях эта процедура была затруднена и требовала ручного вмешательства пользователя. (1, с. 234-240)

Программы-органайзеры

Входящая в состав офисного пакета программа «Microsoft Outlook» предназначена для управления личной и деловой информацией, адресными книгами, дневником и электронной почтой.

Структурными единицами программы «Microsoft Outlook» являются элементы разных типов: почтовые сообщения, встречи, контакты, записи в дневнике, задачи и заметки. Программа предоставляет пользователю возможность выбора следующих видов и режимов работы:

* с почтовыми папками, в число которых входят папки для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений;

* с календарем в наиболее удобном для пользователя представлении;

* с адресной информацией о конкретных физических и юридических лицах;

* с дневником, в который автоматически заносится информация о реализованных контактах, собраниях, поручениях, открытых файлах и др.;

* с заметками для напоминания о текущих делах и т.д.

Окно «Microsoft Outlook» разделено вертикальной полосой на две части. Слева, показаны значки элементов программы: «Дневник», «Календарь», «Контакты», «Заметки», «Задачи». Справа находится рабочая область.

Рассмотрим особенности работы в программе с календарем. В левой части «Календаря» находится область назначения встреч, разделенная на часовые интервалы. В верхнем правом углу - «Календарь», показывающий текущий и следующий месяцы. «Календарь» можно настроить так, чтобы он в заданное время напоминал о запланированных мероприятиях. Чтобы запланировать «Встречу», необходимо выбрать день, заполнить поля: «Тема», «Место», изменить время начала и окончания мероприятия. Для напоминания о встрече следует установить соответствующий флажок и определить время оповещения и «Сохранить».

Средство «Событие» позволяет отслеживать специальные дни и задачи, связанные с определенными датами. Для планирования «Собраний» следует щелкнуть на кнопке «Назначить собрание» в меню «Календарь» и заполнить поля «Тема» и «Место».

Создание «Контактов». Элемент «Контакты» служит для хранения номеров телефонов, почтовых адресов, адресов электронной почты и т.п. Данные о контактных лицах выводятся в виде таблиц или адресной карточки. Создание адресных карточек начинается с заполнения необходимых полей в диалоговом окне «Контакты» и выполнения команды «Создать» контакт.

Работа с элементом «Задачи». С помощью элемента «Задачи» можно следить за ходом какого-либо дела. Для добавления обычной задачи нужно щелкнуть на значке «Задачи» на панели «Outlook» и в поле со списком «Текущее представление» выбрать «Простой список». Программа «Microsoft Outlook» «зачеркивает» задачу, что указывает на ее завершение.

Работа с дневником. Дневник «Outlook» позволяет проследить за взаимодействиями с контактами, за элементами программы и другими действиями. Для переключения в этот режим достаточно щелкнуть по значку «Дневник» на панели «Outlook». Программа производит автоматическую запись создания документов приложениями «Office», планирование собраний, прием и отправку сообщений электронной почты. Щелкнув на стрелке справа от поля «Текущее представление», можно выбрать, какие события будут отражаться.

В Дневник можно записать любое мероприятие, в том числе, не являющееся элементом программы «Microsoft Outlook». Для этого надо щелкнуть по кнопке «Создать запись в дневнике», ввести соответствующие данные и завершить операцию.

Работа с элементами «Заметки». «Заметки» - это элемент «Outlook», куда заносятся вопросы, мысли, напоминания и т.п. Создание заметки начинается с щелчка на значке «Заметки». Затем необходимо щелкнуть на кнопке «Создать заметку» на панели инструментов - в результате появится пустая желтая форма. Набрав текст, для его сохранения достаточно щелкнуть на кнопке «Закрыть». Заметки можно систематизировать по категориям или по цвету, выбирая соответствующий тип в поле.

Работа с электронной почтой. Программа «Microsoft Outlook» работает с электронной почтой, при этом папка «Входящие» используется как средство для получения или отправки сообщений. Для отправки сообщений следует щелкнуть на кнопке «Создать сообщение», в открывшемся диалоговом окне в поле «Кому» ввести данные, в поле «Тема» ввести текст. В нижней части окна набрать текст сообщения. Отправить сообщение, щелкнув по кнопке «Отправить».

Для упорядочения сообщений служат папки: «Отправленные», «Исходящие» и «Удаленные».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их. Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами. Основное назначение табличных процессоров - обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличный процессор - это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов. В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами данного класса являются Excel, Calc, Quatro Pro, Lotus 1-2-3.

Вторая часть работы была посвящена программам-органайзерам, а именно программе «Microsoft Outlook». Данная программа обеспечивает эффективное планирование времени делового человека и может использоваться как в автономном режиме работы, так и в режиме совместного использования. Программа помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о событиях, встречах, собраниях, задачах и контактах. Изучая данный вопрос, делаем вывод, что автоматизация важна в любых сферах человеческой деятельности, даже в личном планировании. Эта задача при помощи современных технических средств успешно поддается решению и ее решение экономически оправдано.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

excel outlook табличный процессор

1. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина. - М.: Финансы и статистика, 2002.- 592 с.

2. Биллиг В.А., Дехтярь М.И.: VBA и Office ХР. Офисное программирование. - М.: Русская редакция, 2004. - 693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 420 с.

3. Ефимова О.В., Морозов В.В. Курс компьютерной технологии с основами информатики. - М.: АБФ, ACT, 2004. - 482 с.

Размещено на Allbest.ru