База данных по товарообороту магазина

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Другими словами рассматриваемая тема имеет большую актуальность на сегодняшний день.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него - никакой особой математики в компьютере не содержится - но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли асбестотехнических и резинотехнических изделий.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций и реализацию продукции, необходимо решить следующие задачи:

1. Собрать материал о магазина ООО «Вестком»;

2. Проанализировать сущность задач учета складских операций и реализации продукции;

3. Обосновать использование вычислительной техники;

4. Формализовать расчеты;

5. Обосновать разработки по всем видам обеспечения;

6. Построить инфологическую модель;

7. Охарактеризовать входную, постоянную, промежуточную и результатную информацию;

8. Реализовать выбранный вариант проекта;

1. Исследование предметной области

1.1 Характеристика предприятия ООО «Вестком»

Фирма ООО «Вестком» находится на российском рынке около четырех лет. На территории фирмы выделена площадь под склады, где хранятся основные виды товаров, продаваемых клиентам, поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

Номенклатура реализуемых товаров составляет несколько сотен наименований и постоянно увеличивается.

Организация ведет розничную торговлю за наличный расчет. Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятие оптовой торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые товары.

Во внешней системе магазин ООО «Вестком» выполняет роль посредника между производителями товаров и клиентами на эту продукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 1.1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок - 1.1 Схема внешней среды фирмы

Внутренняя организационная структура фирмы представляет собой схему изображенную на рисунке 1.2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок - 1.2 Внутренняя структура организации

Во главе фирмы стоит директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами.

В отдел сбыта входят менеджеры, которые занимаются непосредственно клиентами. Каждый менеджер имеет совою базу клиентов, с которыми он работает. Он заключает договора, обговаривает сроки, условия поставки и оплаты товара; осуществляет прием заказов от покупателей. Увеличивает свою базу клиентов за счет поиска новых.

Отдел бухгалтерии включает в себя три подотдела: это главный бухгалтер, выписка, платежи и касса.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Отдел «Платежи» предполагает отправку и получение платежей из банка через специальную банковскую программу. Это оплата по счетам поставщикам, уплата налогов, каждодневные получения денежных средств на расчетный счет фирмы от клиентов и др. платежи.

Кассир занимается распределением наличных средств фирмы (выдача заработной платы, выделение средств на хозяйственные нужды, выдача командировочных и т.д.)

В отдел экономической безопасности входят: начальник охраны, который отвечает за безопасность объекта и пропускной системой; системный администратор, обязанностью которого является сохранение информационной безопасности и обеспечение функциональности вычислительного комплекса. Автоматизированная система предназначена для решения задач отдела «Выписка». Основные задачи данного отдела - это выписка расходных документов, занесение прихода, занесение банковских выписок, выписка внутренних документов, занесение номенклатуры и новых клиентов, выведение остатков по складу, взаиморасчетов с клиентами.

Рассмотрим подробнее экономическую сущность задач, решаемых по фирме в целом и отдельно по отделу выписка.

1.2 Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов. Управление торговыми процессами в ООО «Вестком» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между З ООО «Вестком» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами. Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Продажа товара происходит по следующей схеме:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок - 1.3 Схема информационных потоков предприятия

Рассмотрим информационные потоки предприятия рисунок 1.3. Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров. Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы. После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар. Более детально процесс реализации продукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно проследить из следующей схемы:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок - 1.4 Схема информационных потоков по отделу Выписка

АСУ предназначена для решения автоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки отдела Выписка рисунок 1.4.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы - списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.

2. Анализ требований к программному обеспечению

автоматизация информационный бухгалтер учет

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ООО «Вестком» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров. Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур. В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует. Автоматизация управления торговыми процессами в ООО «Вестком» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети. Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик. Критериями выбора технических средств являются:

* надежность функционирования системы;

* функциональная полнота системы;

* быстродействие;

* минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице.

Таблица 2.1 - Технические характеристики.

Описание характеристики	Характеристики
Конфигурация системного блока
Материнская плата
Процессор	Pentium
Кэш-память	1 Мb
Оперативная память	256 Mb
Емкость НЖМД	200 Gb
CD-ROM привод	50х
НГМД	-------
Монитор
Размер	17'
Безопасность	ТСО-95-99
Мультимедиа	Нет
Принтер
Тип	Лазерный
Формат	А4

2.1 Характеристика организации обработки информации

В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

Постоянная информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты и Справочник_Фирмы. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе. В Справочнике Фирма указано наименование и адрес данного предприятия.

Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

Основными отчетами будут отчет по приходным и расходным документам, отчет по остаткам товаров и формирование прайс-листа.

Отчет по приходным и расходным накладным будет группировать эти документы в соответствии с заданным периодом.

Отчет по остаткам ТМЦ на складах будет показывать текущее состояние склада, то есть то количество товара, которое есть на данное время (время создания отчета).

Прайс-лист будет показывать товары, которые есть в наличии, с указанием цен на эти товары.

Далее проведем формализацию обработки этой информации.

2.2 Формализация расчетов

1. Учет поступления ТМЦ.

На основании реальной приходной накладной данные заносятся в компьютер. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов. Данные заносятся в виде документа «Поступление ТМЦ «, хранится и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления товара на склад. От пользователя требуется внимательность при занесении документов. Также приход учитывается и непосредственно на складе кладовщиком, поэтому проконтролировать информацию можно путем сравнения данных со склада и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ.

2. Учет реализации ТМЦ.

При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы. Расходными документами являются счет-фактура и товарная накладная. В этих документах также как и в приходных указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Документы «Товарная накладная» и «Счет-фактура», хранится и редактируется в таблице Расход. Данные по расходу также учитываются и на складе, поэтому в последствии легко это проверить. Для пользователя необходимо проявить внимательность при занесении количества.

3. Учет излишков.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Такими документами являются Списание и Оприходование продукции. Документ «Оприходование» предназначен для оформления факта оприходования ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом - построчным вводом или подбором по каталогу. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам. В результате оприходования создается документ “Оприходование”, который добавляет данные в таблицу Приход. При излишках выписывается Акт списания, который добавляет запись в таблицу Расход.

4. Отчет по остаткам ТМЦ.

Исходными данными являются данные из таблиц Приход и Расход. В этом отчете учитывается все движение товара за определенный период времени. В него входят все выше перечисленные документы. В нем отражается наименование товара, поступившее количество, отпущенное количество и итоговое количество. Он может выполнятся за год, за месяц или каждодневно.

5. Отчет по документам.

Отчет позволяет получить список документов. Можно выбрать виды документов, включаемых в отчет, и установить фильтр по реквизитам документа, включая фирму, контрагента. Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, вид документа, номер, сумма, наименование клиента. Пользователю необходимо выбрать вид документа, дату, можно выбрать контрагента (по умолчанию отчет формируется по всем контрагентам).

6. Ведение справочников.

Данные по фирме, по товарам, по клиентам и по поставщикам будут храниться в отдельных справочниках. Во-первых, это необходимо для решения поставленных задач. Такая организация данных позволит формировать необходимые отчеты. Во-вторых, это удобное представление данных для получения нужной информации. Также это поможет при выписке документов. В полях фирма, контрагент и номенклатура можно будет выбрать только нужную позицию, а не заносить все это вручную. Это обеспечит целостность данных в проектируемой системе.

Далее рассмотрим основные принципы и обоснования по информационному обеспечению для решения поставленных задач.

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) - это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) - это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

При организации БД учета ТМЦ целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база - это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база - это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник - это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

· При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

· Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

· При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

· Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

Рассмотрим теперь обоснования по выбору программного обеспечения.

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows 95 (98). Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании АИС конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных задач.

Для того чтобы работники блока «Выписка» эффективно работали с большим информационным потоком, база данных в составе АСОЭИ должна отвечать следующим требованиям:

· хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

· простота обращений пользователей к БД;

· возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

· поиск информации по различным группам признаков;

· возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

· высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

· глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

· богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97) и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера -- специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

· Системность

· Гибкость

· Устойчивость

· Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

 Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Реализация технологического процесса включает работу по учету поступления ТМЦ, реализации ТМЦ, перемещению ТМЦ, ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

Программа по решению задач по учету поступления ТМЦ, реализации ТМЦ, перемещению ТМЦ для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

Этап обработки информации на ЭВМ является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные средства. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и логическую обработку информации, вывод по заданным формам результатных данных.

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

В следующем разделе рассмотрим практическую реализацию поставленных нами задач с учетом выбора обеспечивающих подсистем.

3. Техническое задание на разработку

Наименование программного изделия - «Автоматизированная информационная система контроля товарооборота»

Основание для разработки

Основанием для разработки данного программного комплекса является задание на дипломную работу.

Назначение разработки

Данное программное обеспечение предназначено для учета товара на предприятии работниками отдела торговли по материалам ООО «Вестком»

Эксплуатационное назначение: оптимизация и повышение эффективности работы служащих отдела торговли.

Функциональное назначение:

· автоматизация процесса учета товародвижения;

· формирование и ведение базы данных товара;

· составление отчета в соответствии с потребностями;

Требования к программному продукту.

АРМ разрабатывается как комбинация процедур. Все процедуры оформляются в виде программных модулей, увязанных между собой функциональной зависимостью.

Требования к функциональным характеристикам.

Проектируемый АРМ должен быть реализован в виде модулей. АРМ должен:

· обеспечить максимально наглядное и доступное представление входной и выходной информации;

· осуществлять проверку корректности входных данных.

Необходимо предусмотреть возможность расширения и совершенствования программного комплекса, возможность удовлетворения изменившихся требований, не предусмотренных при проектировании.

· обеспечить удобство работы пользователя, а именно: пользовательский интерфейс должен быть интуитивно понятным, должны обеспечиваться различные уровни доступа к функциям (из меню);

· ввод исходных данных осуществляется пользователем путем набора с клавиатуры в диалоговом режиме.

Требования к надежности

АРМ должен устойчиво функционировать и не приводить к зависанию операционной системы в аварийных ситуациях, должен обеспечивать полную безопасность обработки информации. АРМ должен гарантировать соответствие выходной информации полученным данным, также должен предусмотреть отсутствие искажения информации при аварийном отключении электроэнергии.

Условия эксплуатации.

АРМ размещается на диске в виде файлов, готовых к применению при работе компьютера в среде Windows 98/2000. Эргономические показатели должны соответствовать требованиям СниП и ГОСТ по охране труда.

Для нормального функционирования программного комплекса и обеспечения сохранности данных на различных носителях должны быть обеспечены параметры окружающей среды в следующих диапазонах:

· температура 10 -30 С;

· влажность 10 - 60%.

Для обеспечения технического и программного обслуживания системы необходимо наличие в штате сотрудников системного оператора, который в случае возникновения сбоев в работе системы сможет ликвидировать неполадки. Для работы с системой достаточно одного работника, имеющего достаточный минимум знаний об объекте проектирования и некоторый опыт работы на персональном компьютере в среде Windows.

Требования к составу и параметрам технических средств.

Для компьютера, на котором будет работать данный АРМ выдвигаются следующие требования:

· CPU Pentium

· 256 Mb RAM

· 200 Gb HDD

· манипулятор мышь

· монитор

· наличие свободного места на винчестере в зависимости от объема базы данных плюс размер программного комплекса;

Требования к информационной и программной совместимости.

Для правильной работы программного комплекса выдвигаются следующие требования:

· используемая операционная система - Windows ХР/Vista/7;

· наличие BDE;

Требования к программной документации.

Предварительный состав программной документации установлен в соответствии с ГОСТ 19.101-77.

Порядок контроля

Контроль программного продукта осуществляется в следующем порядке:

Проверка запуска программы.

Программа должна не вызывать нарушений в работе других программ. Если программа не запускается, следует проверить, нет ли каких-либо сбоев в операционной системе. При обнаружении таких сбоев их следует ликвидировать и повторить запуск программы.

Проверка контроля вводимой информации.

Подразумевает ввод в качестве исходных параметров и отслеживание реакции программы на некорректный ввод. Система должна выдавать соответствующие сообщения при некорректном вводе и предлагать повторный ввод.

Проверка реакции программы на различные действия пользователя.

Подразумевает выполнение команд меню системы в различном порядке.

Проверка корректности завершения работы программы.

После выхода из программы операционная система должна продолжать работать корректно.

4. Основная часть

4.1 Информационное обеспечение задачи учета складских операций и реализации продукции

В базе данных отображается информация об определенной предметной области (ПО). ПО - это часть реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области - это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Требования, предъявляемые к инфологической модели:

- Адекватное отображение (язык для представления ИМ должен обладать достаточными выразительными возможностями)

- Непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка модели)

- Легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных без изменения ранее определенных)

- Гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании)

- Понятность всем пользователям

Цель инфологического моделирования -- создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Для решения задач рассмотренных в данном дипломном проекте разработана инфологическая модель.

Данная модель показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, входящие в каждую сущность. Также показаны информационные связи и потоки информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации учета складских операций и реализации.

Приведенную схему данных можно разделить на три основных блока.

Первый блок данных показывает постоянную информацию, реализованную виде справочников. В данной системе выделено два основных и три вспомогательных справочника. Справочник Товары и Справочник Клиенты - это основные, они являются источником информации при учете поступления и реализации товаров, а также при формировании отчетной сущности Остатки. Вспомогательные справочники являются источником информации для основных справочников. Разбиение Справочников на основные и вспомогательные создано для удобства при их заполнении.

Второй блок - это блок учета товародвижения. Этот блок состоит из следующих сущностей: Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов. Для решения задач данного блока используется промежуточная информация, которая в последствии используется для выполнения соответствующих расчетов. В результате обработки данной информации формируются итоговые документы, итоговые ведомости, а также итоговые таблицы, необходимые для формирования итоговых отчетов. Вся эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа его результатов.

Третий блок - это блок отчетной информации. С учетом изменения входных данных формируются сводные сущности, в которых все эти изменения учитываются. Это Журнал и Остатки, они необходимы для формирования отчетной информации и удобны тем, что фиксируют каждое изменение данных, т.е информация, хранящаяся в них актуальна на любой момент времени.

Более подробно схемы информационных процессов и их использование при машинной обработке учетных данных представлены далее.

4.2 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

· для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.

· Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки (Приложение). Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

4.3 Описание входной оперативной информации и ее структура

При поступлении первичных документов заполняются следующие:

Таблица 4.1 - Структура таблицы «Приход»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование клиента	Текстовый	50

Также заполняется подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет следующую структуру:

Таблица 4.2 - Структура таблицы «ПриходТов»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Прихода	Индивидуальный код прихода	Числовой	Длинное целое
Код Товара	Наименование товара	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество товара	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена товара	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:

Таблица 4.3 - Структура таблицы «Расход»:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование клиента	Текстовый	50

А также в подчиненную ей таблицу «РасходТов»:

Таблица 4.4 - Структура таблицы «РасходТов»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Расхода	Индивидуальный код расхода	Числовой	Длинное целое
Код Товара	Наименование товара	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество товара	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена товара	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Излишки материалов на складе отражаются в тех же таблицах. Оприходование отражается в таблице «Приход», а списание в таблице «Расход».

Рисунок 4.1 - База данных

Все данные заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

4.4 Описание структуры постоянной информации

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

· Справочник Клиенты;

· Справочник Товары;

· Справочник Единицы измерения;

· Справочник Аббревиатуры;

· Справочник Расчетные Счета.

Рассмотрим подробнее структуру этих справочников:

Таблица 4.5 - Структура таблицы «Клиенты»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Abr	Аббревиатура	Текстовый	50
Name	Наименование клиента	Текстовый	50
Adres	Адрес клиента	Текстовый	50
INN	ИНН клиента	Числовой	Длинное целое
RasSchet	Расчетный счет	Числовой	Длинное целое

Таблица 4.6 - Структура таблицы «Товары»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Name	Наименование товара	Текстовый	50
EdIzm	Единица измерения	Текстовый	50
Price	Цена	Денежный	Денежный
Comment	Комментарий	Текстовый	50

Таблица 4.7 - Структура таблицы «Единицы измерения»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Name	Название единицы измерения	Текстовый	50

Таблица 4.8 - Структура таблицы «Аббревиатуры»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Name	Название аббревиатуры	Текстовый	50

Таблица 4.9 - Структура таблицы «Расчетные счета»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Bank	Название банка	Текстовый	50
AdrBanka	Адрес банка	Текстовый	50
BIK	БИК	Числовой	Длинное целое
KorSchet	Корреспондентский счет	Числовой	Длинное целое
RashChet	Расчетный счет	Числовой	Длинное целое

Основными функциями Справочников являются:

· обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

· декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

· хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

· оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

4.5 Характеристика результатной информации

В результате учета поступления ТМЦ на склады предприятия получаем машинный выходной документ Приходная накладная и счет-фактура (Приложения). Эти документы получаются в результате обработки информации из таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления товара.

Также учет поступления ТМЦ ведется с помощью Журнала по приходу, где отражаются все операции по приходу с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату (Приложение). Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, ПриходТов, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по приходу является регистром всех приходных накладных.

При реализации товара покупателям получаем выходные машинные документы Расходная накладная и счет-фактура (Приложение). Расходная накладная и счет-фактура получаются в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы необходимы для учета реализации товаров клиентам. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме.

Журнал документов по расходу позволяет регистрировать все расходные документы за определенный период, например за месяц. В журнале регистрируются дата реализации товара, номер документа реализации, сумма реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу позволяет вести учет по расходу.

Журнал документов формируется в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

При излишках на складе происходит списание товара со склада, выходным машинным документом при списании является Акт списания. Акт списания позволяет вести учет излишков на складе. Этот документ получается в результате обработки информации таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары.

При разработке автоматизированного решения задачи учета движения ТМЦ на складах получаем выходной машинный документ Ведомость по остаткам на складе (Приложение). Данная ведомость получается в результате обработки информации хранящейся в таблице Остатки. Данные этой таблицы обновляются при каждом поступлении товара и при каждом расходе, поэтому они остаются актуальными на любой момент времени.

Выходной машинный документ Прас-лист получается в результате обработки информации, хранящейся в таблице Справочник Товары.

При формировании отчетов Поиск документа по дате, Поиск документа по клиенту, Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал, данный отчет отображает все документы за указанную дату, по указанному клиенту и номеру.

Далее рассмотрим характеристику промежуточной информации.

Промежуточная информация формируется в процессе решения некоторых разработанных задач на ЭВМ и используется для выполнения соответствующих расчетов. К такой информации следует отнести информацию, хранящуюся в таблицах:

· Остатки;

· Журнал;

Данные в таблице Остатки обновляются с каждым приходом товара, то есть к количеству фактического остатка прибавляется количество вновь поступившего товара. Обновление происходит с помощью запроса Обновление остатков по приходу при проведении приходной накладной. А при каждом расходе товара обновление происходит путем отнимания от фактического количества товара количества реализованного товара с помощью запроса Обновление остатков по расходу при проведении Товарной накладной.