Сучасні офісні інформаційні технології

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сучасні офісні інформаційні технології

Зміст

Вступ

Розділ 1. Теоретичні підходи до використання інформаційних технологій

1.1 Поняття інформаційної технології

1.2 Інтегровані пакети: поєднання різних технологій

1.3 Етапи розвитку інформаційних технологій

1.4 Види сучасних інформаційних технологій

Розділ ІІ. Методика ознайомлення учнів з сучасними офісними інформаційними технологіями

2.1 Огляд програм підготовки текстів

2.1.1 Класифікація систем підготовки текстових документів

2.1.2 Редактори текстів

2.1.3 Текстові процесори

2.1.4 Настільні видавничі системи

2.2 Основні функції текстових процесорів

2.2.1 Етапи підготовки текстових документів

2.2.2 Набір тексту

2.2.3 Редагування введеної інформації

2.2.4 Форматування тексту

2.2.5 Шаблони документів

2.2.6 Друк документу

2.2.7 Додаткові можливості текстових процесорів

3. Тенденції розвитку систем підготовки текстових документів

3.1 Текстові процесори - складова частина програмних комплексів

3.2 Перспективи розвитку можливостей систем підготовки текстових документів

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Інформація - явище незрівнянно більш древнє, ніж сама людина. Уже природа у процесі своєї еволюції передавала закодовану інформацію в рослинах і живих організмах. З перших своїх кроків люди шукають і знаходять нові засоби передачі, збереження та обробки інформації. Однак ніколи раніше людство не накопичувало інформацію й знання настільки стрімкими темпами. Тому закономірним є те, що жодна галузь людської діяльності не зазнала такого розвитку як інформаційні технології. Саме вони були покликані збільшити ефективність та зручність використання різноманітних видів інформації. За останні десятиріччя інформаційні технології зазнали такого глобального поширення, що зараз уже важко уявити життя сучасної людини без них. На сучасному етапі можна без особливих труднощів навести приклади використання інформаційних технологій у всі галузях: від освіти і до менеджменту. Сьогодні успіх буде мати та фірма, той заклад, який володіє найсучаснішими комп'ютерними технологіями. Значного прогресу можна досягти і в галузі освіти з впровадженням відповідних інформаційних комп'ютерних технологій, які зможуть зробити процес здобуття освіти більш гнучким, індивідуалізованим і одночасно нададуть змогу студентам використовувати глобальні ресурси для навчання, спілкуватись та обмінюватись досвідом із студентами інших міст, країн тощо.

Насправді, перспективи розвитку інформаційних комп'ютерних технологій безмежні. Саме тому мною була обрана така цікава та невичерпна тема курсової роботи, в якій було зроблено спробу дати відповіді на запитання що являють собою сучасні офісні інформаційні технології, які існують види інформаційних технологій. Також розглядаються етапи розвитку інформаційних технологій, перспективи їх використання. Не обминула я своєю увагою і ті проблеми та небезпеку, які пов'язані з використанням інформаційних технологій.

Технологія - це комплекс наукових та інженерних знань, реалізованих у прийомах праці, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, засобах їх об'єднання для створення продукту або послуги, що відповідають певним вимогам. Тому технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого або невиробничого, насамперед управлінського процесу. Управлінські технології ґрунтуються на застосуванні комп'ютерів і телекомунікаційної техніки.

Відповідно до визначення, прийнятого ЮНЕСКО, інформаційна технологія - це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і збереженням інформації; обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі офісні інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. Їхнє введення повинно починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки спеціалістів.

Об'єктом дослідження є особливості використання офісних інформаційних технологій, які передбачають існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і важливу роль мережі Інтернет / Інтранет, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес.

Предметом дослідження роботи - перспективи розвитку значного прогресу, який можна досягти в галузі документознавства з впровадженням відповідних офісних інформаційних комп'ютерних технологій, які роблять інформаційний процес більш гнучким, індивідуалізованим і одночасно забезпечує можливість користувачам використовувати глобальні ресурси для документознавства, спілкуватись та обмінюватись досвідом.

Теоретичне значення роботи - огляд використання інформаційних технологій, як систему методів і способів збирання, передавання, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації з застосуванням технічних засобів.

Розділ 1. Теоретичні підходи до використання інформаційних технологій

1.1 Поняття інформаційної технології

Існування сучасного світу неможливе без використання розвинутої структури інформаційних технологій. Визначимо, що мається на увазі під поняттям „інформаційні технології”.

Інформаційна технологія - це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберігання інформації; інформаційну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі офісні інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. Їхнє введення повинно починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки спеціалістів.

Технологія - це сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Технологія - це уміння щось робити досконало. Коли йде мова про офісну інформаційну технологію, то матеріалом виступає інформація. Продуктом є також інформація. Але це якісно нова інформація про стан об'єкта, процесу або явища. Технологія представлена методами і способами роботи персоналу і технічних пристроїв з інформацією.

Інформаційна технологія в документознавстві - це система методів і способів збирання, передавання, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації, різні види інформаційного пошуку, вміння працювати в операційній системі Windows, вміння працювати з MS Excel, вміння створювати СУБД Access тощо.

У технологічному плані підприємство можна розглядати як сукупність інформаційних, людських і технологічних ресурсів та методів їх взаємодії, організованих для досягнення певної мети (`м.`д.1).

Кожна з перелічених у визначенні інформаційної технології фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології, тому інформаційну технологію можна розуміти як сукупність технологій - технології збирання інформації, технології передавання інформації тощо.

Таблиця 1. Зіставлення основних компонентів

Компоненти технологій для виробництва продуктів
Матеріальних	Інформаційних
Підготовка сировини і матеріалів	Збирання даних або первинної інформації
Виробництво матеріального продукту	Опрацювання даних і отримання результатної інформації
Збут вироблених продуктів користувачам	передавання результатної інформації для прийняття на її основі рішень

Інформаційні технології в документознавстві реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизація - це заміна діяльності людини роботою машин і механізмів. Ступінь автоматизації може змінюватися і в широких межах - від систем, у яких процес управління повністю здійснюється людиною, до таких, де він реалізується автоматично.

Автоматизована інформаційна технологія в документознавстві передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно-методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частку технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (HIT), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології, хоча поняття „інформаційна технологія” стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі.

Інструментарієм нової інформаційної технології є один або декілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в якому забезпечує можливість досягти поставленої користувачем мети (табл. 2).

Таблиця 2. Основні характеристики нових інформаційних технологій

Методологія	Основна ознака	Результат
Принципово нові засоби опрацювання інформації	„Вбудовування” в технологію управління	Нова технологія комунікацій
Цілісні технологічні системи	Інтеграція функцій фахівців і менеджерів	Нова технологія опрацювання інформації
Цілеспрямовані створення, передавання, зберігання і відображення інформації	Облік закономірностей соціального середовища	Нова технологія прийняття управлінських рішень

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія в документознавстві складається з технічних пристроїв, найчастіше - комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збирання, передавання, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації в документознавстві шляхом інформаційних технологій. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями в документознавстві розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем та їх окремих компонентів від проектування до утилізації.

Мета будь-якої інформаційної технології - отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість отриманої інформації. А мета інформаційних технологій в документознавстві, де комп'ютер є головним атрибутом робочого місця, - це формування знань про структуру та функціональні можливості сучасної інформаційної технології, апаратного та програмного забезпечення, методи семантичного опрацювання та пошуку інформації в автоматизованих інформаційних системах (АІС).

Можливі різні схеми класифікації інформаційних технологій. Кожна з них будується на певних класифікаційних ознаках.

Перша ознака класифікації - наявність чи відсутність автоматизації. Зазвичай мова йде про традиційні й автоматизовані інформаційні технології.

Прийнято розрізняти забезпечувальні і функціональні інформаційні технології. Забезпечувальні технології можуть використовуватися як інструментарій у різних предметних галузях для вирішення різних задач. Вони можуть бути класифіковані відносно класів задач, які вирішуються. Зазвичай ці технології виконуються на різних комп'ютерах і в різних програмних середовищах. Основне завдання - поєднання цих технологій у єдиній інформаційній системі.

Під функціональними технологіями слід розуміти сукупність забезпечувальних технологій для автоматизації певної задачі чи функції.

Наступна класифікаційна ознака - це тип інформації, що опрацьовується. Умовна класифікація комп'ютерних інформаційних технологій залежно від типу інформації, що опрацьовується наведена в табл. 3

Таблиця 3. Класифікація комп'ютерних інформаційних технологій

Види інформації, що опрацьовується	Дані	Текст	Графіка	Знання	Об'єкти реального світу
Види інформаційних технологій	СУБД, алгоритмічні мови, табличні процесори	Текстові процесори і гіпертекст	Графічні процесори	Експертні системи	Засоби мультимедіа

1.2 Інтегровані пакети: поєднання різних технологій

Залежно від типу інтерфейсу користувача (тобто від того, як користувач технології взаємодіє з комп'ютером) прийнято виділяти такі технології: пакети, діалогові, мережеві. У першому випадку користувач отримує тільки результати роботи технології, в решті - взаємодіє з нею на індивідуальному комп'ютері чи комп'ютері, який підключено до інформаційних мереж. За ступенем автоматизації функцій людини в процесі управління розрізняють такі технології: електронне опрацювання даних, автоматизація функцій управління, підтримка прийняття рішень, експертна підтримка.

Основу технології опрацювання даних складають процеси перетворення вхідної інформації на результуючу. Кожна ІТ закінчується створенням інформаційного продукту.

Технологія розв'язання задачі на комп'ютері охоплює роботи, необхідні для збирання, реєстрації, передачі вхідних даних, їх збереження, опрацювання на комп'ютері за відповідним алгоритмом, видачі результатів, передачі їх користувачам, а також послідовність виконання цих робіт.

Отже, інформаційні технології впливають:

· на підвищення якості та кількості послуг;

· розвиток програмного забезпечення;

· створення умов для підвищення рівня життя населення;

· зміну умов дії соціально-економічного механізму внаслідок зміни умов праці й залучення інформації як предмета праці;

· значне скорочення інвестиційних та управлінських витрат;

· розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів й удосконалення можливостей отримання, збереження, поширення інформації при використанні різноманітних джерел;

· підвищення ефективності комплексу взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберіганням інформації.

Отже, ми з`ясували, що розуміє сучасна людина під поняттям „інформаційні технології”, ознайомилися з класифікацією інформаційних технологій, процесом створення інформаційного продукту, як кінцевого результату кожного інформаційної технології. Оптимальна інформаційна технологія, яка володіє високою гнучкістю, мобільністю та адаптивністю до зовнішніх впливів, є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Впровадження такої технології нині актуальне, коли ринок вимагає на місцях більшої самостійності, відповідальності, соціологічної ініціативи при глибокій децентралізації управління.

1.3 Етапи розвитку інформаційних технологій

Сучасна людина широко користується різноманітними офісними інформаційними технологіями. Але розвиток ІТ мав поступовий характер і складався з декількох етапів протягом ХХ - початку ХХІ століть.

Існує декілька точок зору щодо розвитку інформаційних технологій із використанням комп'ютерів, що визначаються різноманітними ознаками поділу.

Сучасний етап розвитку людства характеризується широким впровадженням інформаційних технологій у всі сфери життя. Сучасна людина вже не може уявити свого життя без інформаційних технологій. Інформація стає найважливішим, життєво необхідним ресурсом і відіграє важливе значення не тільки для конкретних користувачів, а й для держави та суспільства в цілому.

Інформаційна технологія у своєму розвитку пройшла декілька етапів. До другої половини XIX в. Основу інформаційної технології складали перо, чорнильниця і книга. Комунікація (зв'язок) здійснювалася шляхом направлення пакетів (депеш). Продуктивність інформаційної опрацювання була вкрай низькою: кожен лист копіювався окремо вручну; крім рахівниць, на яких підсумовували також вручну, не було іншої інформації для прийняття рішень.

Поява у другій половині 60-х років великих продуктивних електронно-обчислювальних машин (ЕОМ) в обчислювальних центрах надала можливість змістити акцент в інформаційній технології на опрацювання не форми, а змісту інформації. Це було початком формування електронної технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіші компоненти опрацювання інформації: облік, аналіз і прийняття рішень. Сформовані в 60-х роках концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі вдосконалювання управління та оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології. Методологічно ці концепції нерідко спираються на появу про необмежені можливості „кнопкової” інформаційної технології при неперервному нарощуванні обчислювальної потужності систем АСУ і застосуванні найбільш загальних імітаційних моделей, які у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного управління.

Однак як і раніше вся ця робота проводилася на потужних ПК, розташовуваних централізовано в інформаційних центрах. При цьому в основу побудови подібних АСУ була покладена гіпотеза, згідно з якою задачі аналізу і прийняття рішень належали до класу формалізованих, тобто таких, що піддаються математичному моделюванню. Передбачалося, що такі АСУ повинні були підвищити якість, повноту, дійсність і своєчасність інформаційного забезпечення осіб, що приймають рішення, ефективність роботи яких буде зростати завдяки збільшенню числа задач, що аналізуються.

Однак впровадження подібних систем дало досить практичні результати. Виявилося, що економіко-математичні моделі, які використовуються, мають обмежені можливості практичного застосування: аналітична робота і процес прийняття рішень відбуваються у відриві від реальної ситуації і не підкріплюються комунікаційним процесом формування. Для кожної нової задачі потрібна нова модель, а оскільки модель створювалася фахівцями з економіко-математичних методів, а не користувачем, то процес прийняття рішень здійснюється не в реальному масштабі часу, і губиться творчий внесок самого користувача, особливо при рішенні нетипових управлінських задач. При цьому інформаційний потенціал управління, зосереджений в інформаційних центрах, знаходиться у відриві від інших засобів і технологій опрацювання інформації внаслідок неефективної роботи нижніх рівнів і необхідності неперервних конверсій інформації. Це також знижує ефективність інформаційної технології при вирішенні задач на верхніх рівнях управлінських сходів. До того ж для сформованої в АСУ організаційної структури технічних засобів характерний низький коефіцієнт їхнього використання, значні терміни (не завжди виконувані) проектування автоматизованих систем і невисока їх рентабельність через слабкий вплив результатів автоматизації на ефективність управління.

З появою персональних комп'ютерів (ПК) на “гребені мікропроцесорної революції ” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: від інформаційних центрів і централізації управління до розподіленого інформаційного потенціалу, підвищення однорідності технології опрацювання інформації і децентралізації управління.

На всіх етапах розвитку людського суспільства інформаційні технології забезпечували інформаційний обмін між окремими людьми, колективами, суспільними інформаціями і відображали відповідний рівень розвитку й можливості систем реєстрації, зберігання, опрацювання та передавання інформації і, по суті, були синтезом методів та засобів оперування інформацією в інтересах тієї чи іншої сфери діяльності людини.

Таким чином, з початку ХХ століття до початку ХІ наукові досягнення людства простягнулися далеко за межі уяви пересічної людини в галузі інформаційних технологій і поступово. Поетапно вивели її від стану „перо, папір і чорнильниця” до персональних комп`ютерів із широким спектром різноманітних і глобальних світових комп`ютерних мереж без яких неможливе існування сучасної людської спільноти.

1.4 Види сучасних інформаційних технологій

Сучасні офісні інформаційні технології повинні відповідати таким вимогам:

· забезпечувати високий рівень розчленування всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

· включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

· мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами;

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Реалізація технологічного процесу для інформаційної технології повинна бути такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається опрацювання первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології.

Інформаційне забезпечення - це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення внутрішньо машинної інформаційної бази інформаційної системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

Програмне забезпечення - сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами інформаційної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД.

Прикладне програмне забезпечення являє собою сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизації вирішення функціональних задач інформаційної системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) і як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

Технічне забезпечення - це комплекс технічних засобів, які застосовуються для функціонування системи опрацювання даних, і містить у собі пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацювання даних як поза комп'ютером (периферійні технічні засоби збирання, реєстрації, первинної опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на комп'ютерах різних класів.

Правове забезпечення - це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем ІC, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням комп'ютерної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.

Лінгвістичне забезпечення - це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування людини і комп'ютера.

Розділ ІІ. Методика ознайомлення учнів з сучасними офісними інформаційними технологіями

Основним завданням профільного навчання інформатики в старшій школі є формування в учнів системи знань, умінь і навичок застосування сучасних інформаційно-комунікаційних технологій з орієнтацією на їх активне застосування у майбутній професійній діяльності. Зазначене вимагає створення відповідного навчально-методичного забезпечення. Одним із напрямів сучасної професійної освіти є підготовка фахівців, здатних застосовувати інформаційно-комунікаційні технології в сучасному діловодстві. Саме курс за вибором “Сучасні офісні інформаційні технології спрямований на підготовку учнів до активного використання інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) в сучасному діловодстві та управлінні, надання знань щодо існуючих норм, правил і способів створення різноманітних документів, способів обміну документами, формування умінь та навичок використання сучасного програмно-апаратного забезпечення. Обов'язковим супутнім компонентом навчального курсу “Сучасні офісні інформаційні технології є лабораторний практикум, який передбачає виконання практично-значущих завдань з використанням відповідних технічних засобів і стандартних технологічних процедур, які безпосередньо стосуються обраної учнем майбутньої сфери професійної діяльності - сучасних електронних технологій офісної діяльності, автоматизованої підготовки та опрацювання документів. Нині найпоширенішими є два напрями автоматизованого опрацювання документів. Перший зумовлений тим, що значна частина документів видається на паперових носіях, а їх опрацювання потребує застосування цифрових інформаційних технологій. Другий напрям пов'язаний з інтенсифікацією міжнародного інформаційного обміну, що все більше потребує автоматизації перекладу документів з однієї мови на іншу. Для формування практичних навичок по використанню програмних засобів автоматизованого опрацювання документів на нашу думку доцільно розробити систему практичних робіт зі сканування графічних зображень; уведення текстів з твердих носіїв за допомогою сканера; автоматизованого перекладу тексту. У процесі виконання практично-значущих завдань учні мають опанувати сучасні комп'ютерні технології перетворення графічної і текстової інформації, поданої на твердих носіях, в електронну форму з використанням сканера, ознайомитись з функціональними можливостями програмного забезпечення та алгоритмом виконання стандартних технологічних процедур, здобути знання та сформувати практичні вміння щодо підготовки та опрацювання документів. Це сприятиме підвищенню рівня загальних та спеціальних знань, оволодінню вміннями і навичками роботи з прикладними програмами, формуванню усвідомленого відношення до інформаційних технологій та вміння використовувати їх у навчальній та професійній діяльності, а також формуванню творчого підходу до діяльності. Таким чином можна виділити наступні етапи (рівні) опанування будь-якої інформаційної технології:

1 формування базового рівня вмінь і навичок;

2 застосування базового рівня вмінь і навичок до формування спеціалізованого рівня;

3 формування творчого підходу.

У навчальному процесі повинні активно використовуватися не тільки навчальні програми, а й програмні засоби, що застосовуються у реальній професійній діяльності. Добір програмного забезпечення повинен проводитись на підставі детального аналізу ринку ПЗ, їх динаміки використання в країні та популярності серед користувачів.

Сучасні інформаційні технології опрацювання текстів надають користувачу різноманітні інструменти і прийоми, які суттєво прискорюють процедури введення і редагування тексту. Необхідно створити такі умови навчання, за яких учень, з одного боку, оволодіє узагальненими алгоритмами дій для виконання типових операцій з введення, редагування та перекладу тексту, а з іншого боку - навчиться застосовувати ці алгоритми у середовищі конкретного програмного засобу.

Таким чином, курс “Сучасні офісні інформаційні технології“ має бути зорієнтованим на реалізацію трьох рівнозначних складових: надання високого рівня теоретичних знань з предмета; напрацювання необхідних навичок роботи з комп'ютером та програмним забезпеченням; розвиток в учнів умінь самостійно підвищувати свій теоретичний рівень та вдосконалювати практичні навички роботи з комп'ютером та новим програмним забезпеченням.

2.1 Огляд програм підготовки текстів

2.1.1 Класифікація систем підготовки текстових документів

Програми підготовки текстів призначені для підготовки всіх видів текстової документації - статей, листів, технічних описів та `м.. Практично будь-який документ, що звичайно готувався на друкарській машинці, може бути створений за допомогою комп'ютера і спеціального програмного забезпечення; при цьому з'являється можливість багаторазово виправляти окремі фрагменти, не вводячи наново весь текст, змінювати шрифти, вставляти малюнки, підготовлені на комп'ютері, і, нарешті, друкувати на принтері потрібну кількість примірників документу. Можна автоматично складати змісти документів, перевіряти правильність написання слів і т.д. Таким чином, підготовка текстових матеріалів на комп'ютері не тільки виконується швидше і ефективніше, ніж на друкарській машинці, але і надає нові, недоступні раніше можливості. Сучасні програмні продукти для підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного своїми характеристиками, можливостями вводу і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, складністю в освоєнні і користуванні. Серед програмних продуктів, призначених для підготовки текстів, можна виділити три великих класи:

- редактори текстів,

- редактори документів або текстові процесори,

- настільні видавництва.

2.1.2 Редактори текстів

Редактор текстів (text editor) - це система підготовки текстів, яка не використовує для внутрішнього представлення тексту ніяких додаткових кодів, крім стандартних: кінець рядка, перевід каретки, кінець сторінки. Типовий редактор текстів з мінімальним набором функцій забезпечує ввід, зміну і збереження будь-якого символьного тексту. Переважно такі редактори використовуються для підготовки текстів програм. Вони підтримують виконання таких функцій:

- набір тексту з клавіатури;

- редагування тексту;

- видалення, розмноження або перенесення частини тексту;

- вставка фрагменту тексту з іншого файлу;

- пошук всіх входжень групи символів (контексту);

- заміна однієї групи символів (контексту) на іншу;

- збереження набраного тексту у файлі;

- `м.`друк тексту на принтерах різного типу.

До цього класу систем підготовки документів належать Norton Editor (фірма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фірма Borland), Brief (фірма Solution Systems), багатофункціональній редактор Multi-Edit, розроблений фірмою American Cybernetic Inc, редактор Блокнот (Notepade), що входить до операційних систем Windows 9x. До цього класу відносяться також редактори Турбо середовищ - інтегрованих інструментальних засобів для створення, компіляції, виконання програм на таких популярних мовах програмування, як Бейсік, Паскаль, Сі, Асемблер. Обов'язковою складовою цих програмних продуктів є редактор з перерахованими вище можливостями для роботи з текстами програм.

Нові системи підготовки текстових документів - текстові процесори - звузили сферу застосування редакторів текстів, але не витіснили їх цілковито. Редактори текстів застосовуються для підготовки документів в ситуаціях, коли:

- документ містить текст суто інформативного характеру і не потребує особливих засобів для оформлення його вигляду (форматування);

· документ містить довідкову інформацію, яка повинна займати якомога менше місця на носії з обмеженою ємністю (наприклад, файли, що знаходяться на інсталяційних лазерних дисках і містять інструкції по встановленні на комп'ютері програмного забезпечення);

- документ містить текст дуже великого обсягу. Редактори текстів в цьому випадку забезпечують мінімальний обсяг файлу такого документу.

2.1.3 Текстові процесори

Сучасні системи підготовки текстових документів забезпечують користувача персонального комп'ютера засобами створення, обробки, оформлення і зберігання документів різної складності. Крім тексту, документ може містити графіку, звукові файли, відео кліпи, малюнки, діаграми, таблиці, формули і багато іншого. Сам текст може бути оформлений за допомогою засобів форматування. Спеціальні функції текстового процесора полегшують підготовку і `м.`друк тексту:

- ввід тексту під контролем функцій форматування, які забезпечують відтворення на екрані тексту документу в такому вигляді, в якому він буде виведений на друк; така можливість забезпечується після попереднього налагодження текстового процесора на принтер, на якому буде виводитися текст;

- попередній опис структури майбутнього документа, в якому описуються такі параметри, як величина абзацних відступів, тип і розмір шрифту для різних елементів тексту, розташування заголовків, відстань між рядками, число колонок тексту на сторінці, розташування і спосіб нумерації зносок (в кінці тексту, розділу, або на тій же сторінці), тощо; щоб скористатися цим описом при вводі тексту переважно досить послідовно натиснути на певні клавіші або на комбінацію клавіш, щоб повідомити текстовому процесору, який елемент тексту вводиться (заголовок, стандартний абзац, чи зноска);

- автоматична перевірка орфографії і підказка при вводі синонімів.

- ввід і редагування таблиць і формул з відображенням їх на екрані в такому вигляді, в якому вони будуть надруковані;

- об'єднання документів в процесі підготовки тексту до друку;

- автоматичне складання змісту і алфавітного довідника.

- Більшість текстових процесорів мають засоби налагодження на конфігурацію комп'ютера, зокрема на тип графічного адаптера і монітора. Тому можливості зображення тексту на екрані в значній мірі залежать від роздільної здатності монітора.

- Кожен текстовий процесор має свій унікальний спосіб внутрішнього представлення даних. Тому текст, підготовлений одним текстовим процесором, як правило, не може бути прочитаний іншим текстовим процесором. Для забезпечення можливості обробки текстових документів різними процесорами існують спеціальні програми - конвертори, які переводять файли, підготовлені одним текстовим процесором у файли, придатні для обробки іншим текстовим процесорам.

2.1.4 Настільні видавничі системи

Настільні видавничі системи (desktop publishing) використовуються для підготовки книг, альбомів журналів, газет. Як правило, попередня підготовка таких документів проводиться з використанням текстових процесорів. Настільні видавничі системи призначені для реалізації різних поліграфічних ефектів. Вони дозволяють легко маніпулювати текстом, змінювати формати сторінок, розміри відступів, дають можливість комбінувати різні шрифти, формувати вигляд як окремих сторінок, так і всього документу. По низці функціональних можливостей настільні видавничі системи аналогічні кращим текстовим процесорам. Так, обидва типи програмних продуктів дозволяють розміщувати на одній сторінці текст і ілюстрації, формувати текст в декілька колонок, редагувати текст, маніпулювати блоками тексту. Але настільні видавничі системи відрізняються принаймні за двома ознаками: по-перше, ширшими можливостями управління підготовкою тексту; по-друге, підготовлений ними матеріали мають значно вищий рівень якості. Програмні продукти класу desktop publishing умовно можна розділити на дві підгрупи: настільні видавництва професійного рівня і настільні видавництва початкового рівня. Продукти першої підгрупи призначені для роботи над виданням документів зі складною структурою або типу ілюстрованих журналів. До систем професійного рівня можна віднести QuarkXPress for Windows, Frame Maker for Windows, Page Maker for Windows. Однак освоєння дорогих і складних в експлуатації “настільних типографій“ вимагає значного часу. Тому їх недоцільно використовувати тим спеціалістам, яким потрібно тільки інколи швидко і красиво підготувати документацію, лист або оголошення. Продукти другої підгрупи переважно не призначені для підготовки поліграфічної продукції. Всі пакети даної категорії орієнтовані на початківця і користувача, який лише зрідка займається підготовкою документів. Найпоширенішими в цій підгрупі є пакети Microsoft Publisher, Pageplus for Windows. Очевидний параметр оцінки рівня настільної видавничої системи - її ціна. Ціна деяких систем професійного рівня в десятки раз перевищує ціну пакетів, умовно віднесених до другої підгрупи.

2.2 Основні функції текстових процесорів

2.2.1 Етапи підготовки текстових документів

Умовно можна виділити такі етапи підготовки текстового документу:

- набір тексту;

- редагування введеної інформації;

- форматування;

- друк;

- збереження і ведення архіву текстів.

Кожен з етапів складається з послідовного виконання багатьох операцій. Набір операцій визначається конкретним програмним продуктом, вибраним для підготовки документу.

2.2.2 Набір тексту

Набір тексту відбувається в основному з клавіатури. Текст розташовується в спеціально відведеній області екрану - текстовому вікні або робочій області. Решта екрану відводиться під службову область. Розміри цих частин залежать від конкретного програмного продукту. Місце на екрані, на якому з'являється наступний символ, тобто позиція вводу відслідковується спеціальним знаком - курсором. В службовій області завжди знаходиться інформація про розташування курсору. Вигляд курсору залежить від програмного продукту. Переважно це знак підкреслення, прямокутник, вертикальна лінія. Будь-яка система підготовки текстових документів забезпечує два режими вводу: вставка або режим з заміщенням. Режими перемикаються за допомогою клавіатури (переважно клавішею <Insert>). При цьому може змінюватися форма курсору. Можливість легкого виправлення помилок зменшує вимоги до уваги користувача і тим самим підвищує швидкість набору тексту, а значить, збільшує імовірність вводу помилкового символу. Для стирання одного або декількох символів використовують клавіші <Delete> або <Backspace>. При натисканні клавіші <Delete> стирається символ в позиції курсору, а при натисканні клавіші < Backspace> стирається символ зліва від курсору. Текстові процесори використовують так звані “м'які“ і “жорсткі“ розділювачі. При натисканні клавіші <Space> вводиться символ “жорсткого“ пропуску. Крім цього символу в тексті можуть бути “м'які“ пропуски - пропуски, внесені текстовим процесором для автоматичного вирівнювання довжини текстових рядків. Термін “м'які“ вказує на те, що при необхідності текстовий процесор знищує зайві або вставляє додаткові “м'які“ пропуски, на відміну від “жорстких“, які автоматично не видаляються з тексту. Аналогічно трактується поняття “м'який“ і “жорсткий“ кінець рядка. “Жорсткий“ признак кінця рядка створюється при натисканні користувачем клавіші <Enter> для фіксування введеного абзацу тексту. Текстовий процесор не може його автоматично знищувати чи переміщувати в інше місце. Перехід на новий рядок в межах абзацу відбувається автоматично після заповнення біжучого рядка до кінця. Ширина рядка (сторінки) і відступи від країв задаються користувачем.

Коли вся відведена для тексту область на екрані заповнюється, система підготовки текстів автоматично зсуває текст. При цьому верхній рядок тексту щезає, а знизу з'являється порожній рядок для подальшого вводу тексту. Цей процес називається прокруткою або скролінгом. Створений на етапі набору текст документу в подальшому може змінюватися. При традиційній технології підготовки документів з допомогою звичайної друкарської машинки внесення навіть незначних змін в текст призводило до передруковування якщо не всього, то значної частини документу. Користувач має можливість вносити зміни в документ, не роздруковуючи його. Крім того, передача текстових матеріалів може відбуватися як передача файлів даних.

2.2.3 Редагування введеної інформації

Текстові процесори підтримують такі основні функції редагування:

- вставка фрагменту тексту;

- видалення фрагменту тексту;

- переміщення фрагменту тексту;

- копіювання фрагменту тексту;

- пошук і контекстну заміну.

Під фрагментом тексту розуміють область тексту, вказану користувачем (виділену, помічену) користувачем. Мінімальний розмір фрагменту - один символ, максимальний - весь текст документу. Виділення фрагменту документу є важливим принципом роботи систем підготовки текстів. Для того, щоб зробити якусь дію над уже існуючою частиною документу (видалити, скопіювати в буфер, змінити тип або розмір шрифту, вид вирівнювання, величину відступів, тощо), її спочатку треба виділити, а вже потім з виділеним фрагментом можна здійснювати будь-які операції. Додавання одного або декількох символів здійснюється в режимі вставки. Для цього курсор розташовують в тому місці документу, куди вводитиметься додатковий фрагмент тексту і здійснюють ввід. Індикація режимів вставки або заміни відображається в рядку статусу службової області вікна. Якщо включений режим заміни, то введені символи заміщують раніше введений текст. В процесі вводу або видалення текст автоматично переміщається в межах абзацу зі збереженням заданого типу вирівнювання. Текстові процесори дозволяють видаляти будь-які фрагменти тексту. Для цього фрагмент тексту, призначений для видалення, потрібно виділити. Видалення можна зробити двома способами:

- просто видалити виділений фрагмент (як правило, клавішею <Delete>);

- “вирізати“ виділений фрагмент, який при цьому поміщається у спеціальний буфер для тимчасового зберігання, звідки його можна вставляти в інше місце документа або в інші документи (якщо текстовий процесор підтримує режим одночасної роботи з декількома документами). Зміст тимчасового буфера залишається незмінним до поміщення в нього нового фрагмента.

Копіювання фрагменту тексту здійснюється за подібною схемою:

- фрагмент тексту повинен бути скопійований в буфер; при цьому сам фрагмент залишається в документі;

- курсор поміщається в позицію, починаючи з якої повинен бути вставлений фрагмент тексту;

- вмістимо буфера вставляється в текст.

Перенесення фрагменту тексту здійснюється за подібною схемою, з тою різницею, що ділянка тексту повинна бути не скопійована а “вирізана“ в буфер. Переважно для копіювання фрагментів тексту текстові процесори використовують системний буфер пам'яті. В цьому буфері може зберігатись один фрагмент тексту. Текстовий процесор Word 2000 має свій власний буфер, в якому можуть одночасно зберігатись 12 різних фрагментів тексту, кожен з яких можна вставити у потрібному місці документу. Сучасні системи підготовки текстів підтримують техніку drang-and-drop роботи маніпулятора мишки. Це техніка не потребує тимчасового буфера для операцій копіювання і переміщення фрагментів тексту. Однак в цьому випадку копіювання виділеного фрагменту можливе тільки один раз, тоді як зберігання інформації в тимчасовому буфері дозволяє використати фрагмент тексту для копіювання стільки разів, скільки це необхідно.

Текстові редактори дозволяли проводити пошук і заміну слів чи комбінації символів у всьому документі. Сучасні текстові процесори крім того забезпечують ще й можливість пошуку і заміни форматування символів та абзаців, пошук фрагментів тексту, оформлених певним стилем, пошук спеціальних символів: символів абзацу, полів, малюнків і т.п.

2.2.4 Форматування тексту

Сучасні засоби підготовки текстових документів використовують два типи оформлення структурних елементів тексту. Це безпосереднє оформлення, і оформлення за допомогою стилю. Розрізняють форматування символів та форматування абзаців.

Символи - окремі букви, цифри, знаки пунктуації і спеціальні знаки - є мінімальними фрагментами тексту, що можуть форматуватися. Форматування символів означає встановлення для виділеного фрагменту таких параметрів, як шрифт, розмір шрифту, напівжирне і курсивне виділення, перекреслення, скритий текст, колір тексту і фону, верхній і нижній індекси, верхній і нижній регістр, підкреслення, інтервали між символами, анімаційні та деякі інші ефекти. Абзац - це будь-який фрагмент документу (текст, формули, малюнки, таблиці або інші об'єкти, порожній фрагмент), після якого стоїть маркер абзацу. Це спеціальний символ, який вставляється в документ, щоб позначити кінець абзацу. В більшості текстових процесорів маркер абзацу вставляється в документ при натисненні клавіші Enter на клавіатурі. Абзац може бути заголовком, елементом списку, порожнім рядком між двома абзацами, послідовністю речень, з'єднаних разом з метою висвітлення одної думки. В текстових процесорах Word маркер абзацу зберігає всі параметри форматування абзацу, який ним завершується. Якщо знищити маркер абзацу, то абзац прийме параметри форматування наступного за ним абзацу. Під форматуванням абзацу розуміють виконання таких операцій:

- вирівнювання тексту;

- завдання величин відступів абзацу;

- встановлення інтервалу між рядками;

- встановлення інтервалу між абзацами;

- знищення висячих рядків;

- встановлення зв'язку між абзацами;

- вибір фону і створення контуру абзацу;

- автоматичний перенос.

Щоб здійснити пряме форматування фрагменту тексту, потрібно, потрібно виділити фрагмент тексту, який потрібно від форматувати, та виконати команду текстового процесора, яка встановлює відповідний параметр форматування для виділеного фрагменту.

Під стилем розуміють спеціальний інструмент для оформлення фрагментів створюваного документу. Стилем називається група параметрів форматування, що має унікальне ім'я. Стиль складається з двох частин: імені та інструкції форматування. Ім'я стилю використовується для його ідентифікації, а інструкція форматування описує оформлення, яке використовує текстовий процесор при застосуванні даного стилю до фрагменту тексту. Стиль оформлення може містити сукупність параметрів форматування абзаців або символів (наприклад вид і розмір шрифту, вирівнювання абзаців, відстань між рядками і т.п.). Стиль зберігається разом з документом або його шаблоном.

При форматуванні за допомогою стилю використовуються стилі двох типів: стилі символів і стилі абзаців. Стилі символів призначені для форматування виділених фрагментів всередині абзацу (символів, слів, фраз, речень) і містять параметри форматування символів. Стилі абзаців призначені для форматування цілих абзаців і, відповідно, містять параметри форматування абзаців. Форматування за допомогою стилю полягає у призначенні абзацам або символам спеціальних стилів. Таке форматування робить простішою підготовку документів, дозволяє зекономити час і уніфікувати оформлення документу. Щоб від форматувати фрагмент тексту за допомогою стилю, потрібно відмітити фрагмент тексту і вказати ім'я раніше створеного або стандартного стилю. Головна перевага застосування стилю перед безпосереднім форматуванням в тому, користувач має можливість змінити стандартні параметри форматування вбудованих стилів, а також створювати свої власні стилі. Ще одною перевагою є можливість стандартно оформлювати документи, використовуючи раніше розроблені стилі. Після завдання стилю для якогось типу абзацу достатньо застосувати цей стиль до будь-якого фрагменту тексту, і цей текст буде оформлений у відповідності до заданих параметрів форматування. При кожній зміні атрибутів оформлення, зв'язаних з даним стилем, всі абзаци, до яких цей стиль був застосований, автоматично переформатовуються. Кожному стилю можна поставити у відповідність комбінацію клавіш щоб використовувати її для оформлення фрагменту тексту.

2.2.5 Шаблони документів

Сучасні текстові процесори дозволяють зберігати не тільки конкретний документ, як кінцевий результат, а й сукупність дій, з допомогою яких цей результат досягнутий. Ця ідея в системах підготовки текстових документів реалізована у вигляді шаблонів. Шаблон - це документ спеціального типу, який містить інформацію про стилі форматування частин документу, вставлені поля і т.д. В шаблоні містяться макрокоманди, елементи глосарію, кнопки панелі інструментів, нестандартні меню і установки клавіш скорочень, що полегшує роботу з документами. Створений раніше і збережений шаблон дозволяє швидко створювати аналогічні по формі документи без затрат часу на форматування.

Всі сучасні текстові процесори підтримують роботу з шаблонами. Шаблони включають в себе стилі. Шаблон - це в загальному випадку план тексту, графіки документу і набір способів форматування окремих його частин. Концепція використання шаблону для підготовки певного типу документів відповідає вимогам сучасного діловодства: стандартизації документів для автоматизації роботи з ними і підвищенні культури управлінської діяльності.

2.2.6 Друк документу

Сучасні текстові процесори дозволяють отримувати `м.`друк документу у вигляді, максимально наближеному до підготовленого на екрані комп'ютера. Розрізняють підготовку тексту документу до друку і друк документу. До операцій по підготовці документу до друку відносять розбиття документу на сторінки, нумерацію сторінок, оформлення колонтитулів, попередній перегляд документу в спеціальному режимі, який дозволяє користувачу переглянути, як виглядатиме роздрукований документ, не роздруковуючи його. Сам процес друкування документу залежить від можливостей друкуючого пристрою і сервісних можливостей операційної системи по обслуговуванню друку. Сучасні текстові процесори забезпечують різноманітні додаткові можливості при роздруку документу, наприклад друк декількох копій, друк сторінок в зворотному порядку, друк тільки окремих даних на готовому бланку документа, друк фрагменту документу або діапазону сторінок, налаштування на різні моделі принтерів.

2.2.7 Додаткові можливості текстових процесорів

Більшість текстових процесорів дозволяють включати в документ об'єкти різних форматів. Користувач може вставити в текст документу рисунки, таблиці, графічні зображення, підготовлені в інших програмних середовищах. Це забезпечується технологією зв'язування і вбудовування об'єктів OLE (Object Linking and Embedding). Технологія розроблена фірмою Microsoft для обміну даних і взаємодії різних програмних засобів. Крім технології OLE існує стандарт Open Doc, розроблений фірмою Apple, якого дотримуються більшість фірм розробників програмного забезпечення. Технологія OLE дозволяє зв'язувати і вбудовувати об'єкти. При зв'язуванні (Linking) відслідковується місцезнаходження файла-джерела зображення. При будь-якій зміні даних цього файлу OLE автоматично оновлює зв'язаний об'єкт. При вбудовуванні (Embedding) об'єкт зберігається безпосередньо у створеному документі разом з інформацією про програмний продукт, з допомогою якого він створений. Редагування вбудованого об'єкту здійснюється тим програмним засобом, яким цей об'єкт був створений. Програму, яка створює об'єкт для зв'язування чи вбудовування називають сервером, а програму, яка приймає об'єкт у свої документи - клієнтом. Основною ідеєю технології OLE є ідея документо-орієнтованої роботи.