Сучасні офісні інформаційні технології

Графічні фрагменти розташовуються в текстовому документі з допомогою використання так званих кадрів. Кадр - це область розміщення об'єктів на сторінці. Кадр є як би вікном довкола об'єкту. Важливою властивістю кадру є можливість обтікати об'єкт текстом. Сучасні системи комп'ютерної підготовки дозволяють використовувати як прямокутні кадри, так і кадри неправильної форми. Іншою важливою властивістю є здатність кадру змінювати розмір і місцезнаходження на сторінці.

Текстові процесори дозволяють автоматично розставляти в переноси в тексті документу. У такий спосіб можна зменшити порожні області при вирівнюванні по ширині або вирівняти рядки тексту у вузьких колонках. Можна дозволяє розставляти переноси в тексті як автоматично, так і примусово. В останньому випадку положення дефісів задається користувачем. Допускається також вставляти «м'які» переноси, що використовуються тільки в тих випадках, якщо слово припадає на кінець рядка, і нерозривні дефіси, що дозволяють залишати в одному рядку слово, написане через дефіс. Найкраще розставляти переноси в тексті після повного завершення його написання і редагування, тому що навіть невеличке додавання або видалення тексту в документі може зіпсувати результати розставляння переносів.

Текстові процесори дозволяють перевіряти правопис тексту документу. Існують два способи перевірки правопису:

- підчас введення тексту з позначенням можливих орфографічних і граматичних помилок;

- після завершення введення тексту можна перевірити документ на наявність орфографічних і граматичних помилок; виявлену помилку виправляють, після чого пошук помилок продовжується.

Більшість сучасних текстових процесорів мають засоби написання макрокоманд. Макрокоманда - це опис спеціальною мовою часто використовуваних операцій, команд і фрагментів текстів. Макрокоманди застосовуються для автоматизації часто повторюваних операцій, послідовностей команд. Можливі два способи написання макросів. Перший, найпростіший - запис, при якому кожна дія користувача записується самим текстовим процесором у вигляді інструкцій макромови. При виконанні створеної макрокоманди ці інструкції виконуються в тому порядку, в якому вони були записані. Інший спосіб - написання користувачем макрокоманди як програми дій на макромові. Цей спосіб складніший, оскільки вимагає знання синтаксису макромови, однак тільки він дозволяє розробляти спеціальні послідовності дій (наприклад, циклічне виконання операцій, розгалуження в залежності від виконання умови і т.д.), автоматичний запис яких був би неможливий.

Сучасні текстові процесори дозволяють створювати Web-сторінки на основі текстових документів. Існують два прості способи створення Web-сторінок за допомогою текстових процесорів. Можна створити нову сторінку за допомогою майстра або шаблону або перетворити існуючий документ у формат HTML, який використовується для Web-сторінок. Для створення Web-сторінки будь-яким із цих способів передбачені спеціальні панелі інструментів, команди меню і функції. Майстри Web-сторінок для спрощення процесу створення сторінки пропонуються зразки сторінок - наприклад, індивідуальні початкові сторінки, реєстраційні форми - і різноманітні стилі графічного оформлення. В заготовлені зразки потрібно ввести свій текст і встановити свої зв'язки. За бажанням роботу можна почати з порожньої Web-сторінки.

3. Тенденції розвитку систем підготовки текстових документів

3.1 Текстові процесори - складова частина програмних комплексів

інформаційний текстовий документ редактор

Текстові процесори все частіше входять до складу прикладних офісних програмних комплексів нового покоління. Крім пакетів систем підготовки текстових документів до комплексу входять електронна таблиця, програма презентаційної графіки і систем керування базами даних. Наприклад, текстовий процесор WordPerfect на сьогодні не продається як автономний програмний продукт, а тільки у складі пакету Corel Office Professional 7.

На ринку прикладних програмних комплексів домінують три компанії: Microsoft, Corel I Lotus. Хоча кожному комплексу властиві унікальні особливості, всі вони розвиваються за певними спільними законами. Перш за все - це повна уніфікація: спільний інтерфейс і однотипні підходи до розв'язку таких задач як управління файлами, редагування, форматування, друк, робота з електронною поштою і пошук довідкової інформації.

В нових версіях продуктів класу систем підготовки текстових документів значна увага приділяється інтеграції з глобальною мережею Internet. Всі основні текстові процесори дозволяють перевіряти правопис під час вводу тексту, мають багато можливостей, притаманних настільним видавничим системам: “водяні знаки“, огортання текстом графічної ілюстрації неправильної форми. Для автоматизації часто виконуваних задач всі комплекси мають власні макромови.

Головною тенденцією в напрямку вдосконалення засобів програмування стає програмна сумісність всіх продуктів комплексу. Для комплексу існує спільне інтегроване середовище розробки програм.

3.2 Перспективи розвитку можливостей систем підготовки текстових документів

Майже всі програми прикладних комплексів оснащені інструментами для колективної роботи: мають засоби редагування і збереження документів основних типів у форматі HTML для Internet. На сьогодні велика кількість документів створюється в результаті колективної роботи багатьох людей. Звичайною практикою є коментування документу декількома людьми, і ці коментарі повинні бути відстежені і враховані в документі. Розвинуті системи підготовки текстових документів пропонують засоби відмітки, відстеження і редагування виправлень, що значно спрощує процес врахування думок авторів рецензій. Для коментування документу без його зміни використовуються примітки. Примітки - це послідовно пронумеровані коментарі до різних місць документу, для перегляду яких призначена окрема область приміток. Для внесення змін безпосередньо в текст документу використовується режим запису виправлень. Записи виправлень показують, в яких місцях документу текст або графіка були додані, видалені або перенесені. Загальновідомі переваги використання електронної пошти і списків розсилання: ці засоби дозволяють швидко і надійно надіслати інформацію до всіх адресатів. Крім того, засіб повідомлення про вручення, вбудований в більшість сучасних поштових систем, дозволяє відслідковувати час, коли інформація була отримана. Сучасні текстові процесори мають вбудовані системи електронної пошти і управління розсилкою, що дозволяє розробнику документа, не покидаючи середовища розробки, відіслати по електронній пошті створений документ. Автори документів мають можливість виділити коло осіб, що мають право доступу до документу і права кожного з них по внесенню змін: документ може бути призначений тільки для читання, можна заборонити зберігати документ під будь-яким іншим іменем, змінювати його стилі, або, навпаки, можна дозволити доступ в повному обсязі. Серед нових засобів колективної роботи слід відзначити функцію відслідковування версій і спливаючі вікна з ім'ям автора і датою внесення змін. Програмні продукти класу настільних видавничих систем нарощують свої можливості в напрямку точної передачі відтінків кольорів з дисплею на принтер, забезпечення доступу до документу багатьох користувачів на різних етапах його створення, переносимості документу з платформи на платформу, наприклад Unix чи Windows.

Процес створення нових і вдосконалення існуючих систем підготовки текстових документів продовжується. Ринок збуту програм цього класу є значним і має стійку тенденцію до розширення. Роль систем підготовки текстових документів буде постійно зростати в ході вдосконалення інформаційних технологій в процесі інформатизації суспільства.

Висновки

Інформатизація й інформаційні технології останнім часом посіли у житті людей дуже важливе місце і стають фундаментом нових якісних змін у світі. Відкриваючи нові можливості, інформатизація потребує до себе уважного і дбайливого ставлення. Слід зазначити, що досі в Україні не зроблено конкретних кроків щодо підтримки цієї важливої галузі техніки, що позначилося на темпах її розвитку.

Насправді, перспективи розвитку інформаційних комп'ютерних технологій безмежні. Саме тому мною була обрана така цікава та невичерпна тема курсової роботи, в якій було зроблено спробу дати відповіді на запитання що являють собою сучасні офісні інформаційні технології, які існують види інформаційних технологій. Також розглядаються етапи розвитку інформаційних технологій, перспективи їх використання. Не обминула я своєю увагою і ті проблеми та небезпеку, які пов'язані з використанням інформаційних технологій.

Сучасні інформаційні технології опрацювання текстів надають користувачу різноманітні інструменти і прийоми, які суттєво прискорюють процедури введення і редагування тексту. Необхідно створити такі умови навчання, за яких учень, з одного боку, оволодіє узагальненими алгоритмами дій для виконання типових операцій з введення, редагування та перекладу тексту, а з іншого боку - навчиться застосовувати ці алгоритми у середовищі конкретного програмного засобу.

Таким чином, курс “Сучасні офісні інформаційні технології“ має бути зорієнтованим на реалізацію трьох рівнозначних складових: надання високого рівня теоретичних знань з предмета; напрацювання необхідних навичок роботи з комп'ютером та програмним забезпеченням; розвиток в учнів умінь самостійно підвищувати свій теоретичний рівень та вдосконалювати практичні навички роботи з комп'ютером та новим програмним забезпеченням.

Розглянувши інформаційні технології з теоретичної точки значення прийшли до висновку, що і у сучасному стані ІТ в документознавстві мають перспективи розвитку в суспільстві при використанні сукупності методів і способів одержання, обробки, подання інформації, спрямованих на зміну її стану, властивостей, форми, змісту й здійснюваних в інтересах користувачів.

Етапи розвитку інформаційних технологій найбільш яскраво простежується на процесах зберігання, транспортування й обробки інформації.

Сучасний етап характеризується широким впровадження у різних сферах електронних офісів, що виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Усі програмні продукти Microsoft Office не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках вирішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних технологій в документознавстві. До теперішнього часу вона пройшла кілька етапів, зміна яких обумовлювалася головним чином розвитком науково-технічного прогресу, появою нових технічних засобів технології опрацюванні інформації. У сучасному суспільстві основним технічним засобом опрацюванні інформації служить персональний комп'ютер, що істотно вплинув як на концепцію побудови та використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп'ютера в інформаційну сферу й застосування телекомунікаційних засобів зв'язку обумовили новий етап розвитку інформаційної технології.

Список використаної літератури

1. Пішеніна Т.І. Інформаційне забезпечення управління та реферування [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / Пішеніна Т.І., Шаповал О. Ф.; За наук. ред. О.Б. Бутник-Сіверського - К.: Вид-во "Університет "Україна", 2006. - 278 с.

2. Інформатика і комп'ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. /Уклад.: Н.М. Наумова та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.

3. Сорока П.М. Інформаційні системи і технології у фінансах [Текст]: Навч. Посібник для дистанційного навчання // За редакцією д. е. н., проф. П.А. Лайка. - К.: Вид-во Університету “Україна”, 2005. - 260 с.

4. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство [Текст]: Навчальний посібник. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение [Текст]: Учеб. для вузов. - 5-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2004. - 459 с.

6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. - 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. - 384 с.

7. Кулаков Ю.О. Комп'ютерні мережі [Текст] / Ю.О. Кулаков, Г. М Луцький.. - К.: Юніор, 2003. - 396 с.

8. Мельник І.В. Інформаційні системи та мережі [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навчання. - К.: Ун-т, 2005. - 260 с.

9. Бохан В.Г. Організаційна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навч. - К.: Ун-т “Україна”, 2004. - 192 с.

10. Зеленський К.Х. Системи управління базами даних [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / К.Х. Зеленський, В.М. Ігнатенко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 245 с.

11. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. - 384 с.

12. Наумова Н.М. Інформатика і комп'ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. / Уклад.: Наумова Н.М. та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.

Размещено на Allbest.ru