Для создания информационной системы необходимо проведение целого ряда мероприятий, требующих исследовательского, организационного и творческого подхода. Создание информационной системы требует провести:

предварительное обследование для выявления требований всех заинтересованных лиц к этой системе, изучения тех возможностей, которые предоставит система для анализа информации;

выработку внутрикорпоративных стандартов учета, удовлетворяющих как общегосударственным требованиям, так и соответствующих задачам, поставленным на этапе предварительного обследования, а также - разработку принципов детализации аналитической информации (этап проектирования информационной системы);

обеспечение выполнения всех поставленных задач с помощью реорганизации, автоматизации бизнес-процессов и т.д. [14].

Определение требований служб к детализации данных.

Для разработки стандартов учета и отчетности для всех пользователей информации требуется наличие общего представления о них, об аудитории, на которую ориентирована стандартизируемая информация, о целях стандартизации, об охватываемых ею показателях и т.д. Для целей дополнительной аналитики, глубины детализации данных, а также вариантов получения информации необходимо предварительное представление о предполагаемой организации аналитической работы на предприятии. Здесь играет роль то, как будет осуществляться анализ данных, четко сформулировать необходимую глубину аналитического рассмотрения тех или иных бизнес процессов, сформировать предполагаемую к использованию систему аналитических показателей, представить информацию по всем элементам методики экономического анализа: степень детализации, все необходимые для анализа типы группировок и сортировок данных и т.д.

Необходимо сопоставить между собой требования внешних и внутренних пользователей, поскольку они могут расходиться или даже противоречить друг другу. В системе одна и та же информация в зависимости от представления или формы не должна обрабатываться (учитываться, вводиться и т.д.) повторно. Поэтому, разработке стандартов логически предшествует определение принципов (концепций), логических основ учета и соответственно, - предварительный сбор требований. Потребности разных служб, подразделений, рабочих участков и т.д. внутри предприятия или холдинга могут сильно отличаться. Также, через службы передают свои требования внешние контрагенты:

через бухгалтерию - налоговая инспекция, прочие органы государственного контроля,

через отдел снабжения (директора) - поставщики (туроператоры),

через отделы маркетинга и сбыта (менеджеров) - клиенты и заказчики, и т.д.

Данные требования формируют логическую основу, на базе которой составляются стандарты бухгалтерского и управленческого учета (в отношении управленческого учета это более точно можно определить как внутрифирменные принципы учета), а также образуют взаимосвязь между стандартами. Стандарты не являются неизменными, они подвержены корректировкам, с обусловленными изменением экономических реалией, а также характера тех или иных учетных показателей. Всякая корректировка должна базироваться на общем представлении о системе бухгалтерского учета и отчетности, т.е. на заложенные в ее основу принципы.

Процесс организации автоматизации на предприятии.

Согласно общим задачам автоматизации создание информационной системы предполагает этапы исследования, проектирования и внедрения информационной системы. Но, при более внимательном рассмотрении данных этапов, в процессе внедрения необходимо выделить еще ряд составляющих, связанных с технической стороной вопроса.

Процесс внедрения обычно состоит из следующих этапов:

Предварительное обследование предприятия,

Определение масштабов автоматизации,

Выбор программного обеспечения

Формирование группы внедрения,

Комплексное обследование предприятия,

Проектирование информационной системы,

Разработка программного обеспечения (при необходимости),

Обучение пользователей,

Тестирование информационной системы,

Настройка и доработка программы,

Пуск системы в промышленную эксплуатацию [15].

Необходимо отметить, что данные этапы могут повторяться в процессе внедрения в зависимости от специфики работы, количества частей системы и т.п. Кроме того, эта последовательность, приведенная для общего случая, в условиях конкретного проекта может быть изменена. Этапы при внедрении готовой программы; готовой программы с возможностью ее изменения - адаптации под предприятие; программы, создаваемой специально для конкретного предприятия, могут отличаться и иметь другую последовательность.

Предварительное обследование предприятия.

Данный этап, обычно, проводится силами предприятия для выявления своих задач перед выбором программного средства. В случае, если программное обеспечение уже было выбрано, то данный этап объединяется с этапом комплексного обследования, проводимого совместно с фирмой разработчиком или консалтинговой фирмой (если внедрение не ведется силами лишь самого предприятия) перед этапом проектирования.

Выявление масштабов автоматизации.

Под определением масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будут автоматизироваться учетные, плановые и аналитические службы и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Этот вопрос тем более актуален, чем крупнее автоматизируемая организация. Если часть бизнес процессов не входит в рамки автоматизации, то важно определить необходимость передачи данных из системы или в систему для связи обособленной информации с основной частью данных. Каким образом это будет осуществляться - должно быть определено на этапе проектирования.

Выбор программного средства.

В настоящее время рынок программного обеспечения, в том числе и комплексных информационных систем, обеспечивает необходимое предложение средств автоматизации, поэтому проблема выбора программного средства, особенно для крупных предприятий с большим количеством различных бизнес процессов может оказаться достаточно серьезной.

Что представляет из себя программное обеспечение для учета, анализа, управления - его задачи, реальные возможности? Необходимо оценить сложность и стоимость внедрения, компетентность предлагаемых разработчиком консультантов по внедрению (на основе информации об успешных проектах данной системы). Крупным предприятиям свойственна территориально распределенная структура (имеется много подразделений или дочерних компаний); многоуровневая система управления; широкий ассортимент выпускаемой продукции; большое количество клиентов с их особенностями; огромное количество поставщиков, сырья и комплектующих изделий (при этом найти изделия требуемого качества по приемлемой цене и в сжатые сроки весьма непросто), потребность в оперативной консолидированной отчетности и согласованном корпоративном планировании и т.д. Информационная система должна быть инструментом управления всей деятельностью такого предприятия, в том числе финансы и производство, цепочку логистики и обслуживание. С этой целью она должна обеспечить сбор и накопление информации, обработку этой информации, в том числе аналитическую, представление ее в разных формах на различных уровнях управления, подготовку разнообразной отчетной, а также прогнозной информации, контроль за исполнением принятых решений. Кроме того, зачастую такие системы решают и отдельные важные задачи, такие как отслеживание загрузки мощностей, контроль нормативных запасов комплектующих изделий и готовой продукции и др. Учесть все особенности конкретного предприятия ни одна готовая программа, конечно, не может. С другой стороны, имеющая значительный опыт внедрений корпоративная система приносит и определенные новации для предприятия - она аккумулирует различные бизнес-процессы, отчетные документы, процедуры, одним словом, бизнес-опыт. Фирма, проанализировав возможности такой системы, может выбирать:

реорганизовать некоторые бизнес-процессы (что может повлиять на структуру предприятия и организацию работ), подстраивая их под то, что реализовано в системе,

или заказать разработчикам системы доработку программы для автоматизации существующих бизнес-процессов, считая их более эффективными и более подходящими сегодняшнему состоянию фирмы [17].

Создание группы внедрения.

Внедрение информационной системы на предприятии обречено на неудачу при отсутствии персонала, выделенного исключительно на выполнение задач по внедрению. Для успешного достижения результата требуется компетенция кадров, и, что особенно важно, полномочия руководителя группы внедрения. Внедрение связано с определенными организационными, административными мерами, нередко меры, принимаемые при создании информационной системы не является популярными среди персонала, внедрение требует от различных служб дополнительных трудозатрат, в связи, с чем административный ресурс крайне важен.

Комплексное обследование предприятия.

Комплексное обследование предприятия осуществляется в рамках подготовительной работы по этапу проектирования. Обследованию подвергаются все бизнес процессы, которые будут включены в систему. На данном этапе определяются и систематизируются для проектирования все требования к детализации информации, особенностям обработки данных и прочим параметрам информационной системы [1].

Проектирование информационной системы.

Проектирование - базовый этап внедрения комплексной информационной системы. Внедрение без этого этапа возможно лишь при автоматизации отдельных участков работы предприятия или для небольших предприятий. На данном этапе решается задача по адаптации выявленных на этапе требований пользователей и возможностей существующего программного обеспечения друг под друга. При разработке нового программного обеспечения данный этап трансформируется в постановку задачи для программистов по созданию нового средства автоматизации на основе выявленных требований к системе. Разработчики и консалтинговые фирмы пользуются определенными методиками по внедрению своих программных продуктов, принципами и нормами проектирования, подходами к обработке требований клиента. Данные методики подбираются под особенности конкретных средств автоматизации, определяются возможностями их настройки, доработки "под заказчика". В данной главе работы предлагается ряд универсальных методик, которые могут быть применены для проектов внедрения без ориентации на какоето конкретное программное обеспечение. В общем случае на этапе проектирования определяется конкретный порядок обработки информации всеми участвующими пользователями, позволяющий получить информацию, соответствующую всем учтенным требованиям. Также создается перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должна выдавать автоматизированная система, и параметры информации, содержащейся в учетных регистрах, и первичных документах. Проектирование большое значение, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять, практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не определить четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

Главная особенность внедрения систем автоматизации на различных предприятиях и учреждениях, характеризующихся широкой номенклатурой входных данных с различными (и нетривиальными) маршрутами их обработки, состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций системы при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит осознание того, что будет делать будущая система, и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворять предъявленным к ней требованиям. Как правило, именно нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные и неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неуспеху всей системы в целом.

Процесс автоматизации.

Прочие процессы внедрения связаны с разработкой программного обеспечения (или доработкой существующего на основе нужд заказчика), обучением пользователей, настройкой и пуском системы. Когда выявлены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, обычно, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров. При этом, доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности. При автоматизации бухучета важно не просто передать всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это повысило эффективность работы бухгалтерии, позволило расширить и максимально эффективно применять методику экономического анализа, что улучшит контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, и в свою очередь повысит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

В рамках данной работы мы рассматриваем в первую очередь вопросы, связанные с расширением и углублением аналитики, обеспечением аналитических служб необходимой детализованной информацией, оставляя вне рамок исследования технические вопросы автоматизации, проектирования и моделирования информационных потоков, организационные проблемы реорганизации и т.д. Также не детализируются подробно такие важные особенности формирования информационной системы как:

разработка форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, и формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

оптимизация методов учета, оценки, формирование или совершенствование порядка ведения инвентаризации имущества и обязательств;

разработка правил документооборота и технология обработки учетной информации;

утверждение порядка осуществления хозяйственных операций, а также принятие других решений, необходимых для организации бухгалтерского учета.

Важную роль при создании системы информационного обеспечения аналитической информацией играет оптимизация учета с целью максимальной его детализации. Для этого необходима разработка внутрикорпоративных стандартов учета и анализа, дополняющих общепринятые учетные нормы.

С этой целью можно сформировать следующие основные задачи:

сформировать корпоративные стандарты:

финансового учета

план счетов

учетная политика

шифры аналитического учета

материального учета

справочник-кодификатор материалов

стандарты учета товародвижения

финансовые документы

учетные регистры

сопроводительные документы

производственного учета

принципы списания затрат

принципы калькулирования себестоимости

на основе стандартов сформировать процедуры работы по использованию данных, их анализу.

Детализация учетных данных для анализа, увеличение уровней аналитики данных в рамках разработки информационной системы предприятия могут быть реализованы различными способами [18].

Ниже представлен ряд таких возможностей как:

вынесение дополнительной аналитики на План счетов бухгалтерского учета,

существующие возможности кодировки объектов информационной системы (формирование кодов поставщиков, материалов, туров и т.д.)

возможности по увеличению взаимосвязанных объектов информационной системы (анализ в разрезе групп контрагентов, типов туров, подразделений предприятия и т.д.)

План счетов.

При автоматизированном учете, дополнительная информация, необходимая для анализа может иметься непосредственно в системе плана счетов, поскольку число символов в коде счета может быть достаточно большим. Одновременно с этим, широко распространен стереотип, требующий ограничения количества счетов, мнение, предполагающее, что расширение плана счетов затрудняет ведение учета и снижает оперативность обработки информации. Такое мнение, главным образом, обусловлено как недостаточным уровнем автоматизации предприятий, так и определенной инертностью в мышлении сотрудников бухгалтерских, финансовых и информационных служб предприятий, тормозящей развитие возможностей анализа и управления.

Во многих современных системах автоматизации План счетов бухгалтерского учета является не только объектом интересов внешних пользователей информации (государственных органов, осуществляющих финансовый анализ кредиторов, инвесторов и т.д.), но также позволяет углублять детализацию данных для целей управления предприятием. На План счетов предоставляется дополнительная аналитика по различным участкам учета. В то же время при предоставлении Плана счетов внешним пользователям эта дополнительная аналитика игнорируется (сворачивается). Детализация данных в отчетах (баланс, отчет о прибылях, отчет о движении денежных средств, прочая отчетность) и учетных регистрах, предоставляемых внешним пользователям (журнал хозяйственных операций, оборотная ведомость и т.д.), происходит только по свернутым счетам (группам счетов) в соответствии с требованиями законодательства или внешних контрагентов. Данные возможности могут быть использованы грамотным применением кодировок счетов, например:

20 - группа счетов производственных затрат для внешних пользователей информации,

которая состоит из:

2001 - материалы,

2002 - заработная плата,

2003 - амортизация и т.д.

Исходя из вышесказанного, количество вышеприведенных комбинаций, возможностей детализации многократно увеличится. При этом мы рассмотрели наличие лишь трех (пусть и составных) уровней аналитики, в то время как можно добавить еще, например, статью затрат, код бюджета, тип зависимости от объема, признак прямых или косвенных затрат и т.п. Следовательно, можно обеспечить любое количество уровней детализации данных, если применяемая система автоматизации не ограничивает подобные возможности.

Обычно на различных счетах может содержаться следующая информация:

признаки внутренней поставки, импорта, экспорта,

группы поставщиков, заказчиков,

тип расчетов,

тип договоров,

валюта,

центр затрат (центр доходов),

процесс продажи турпакетов,

вид затрат (доходов),

элемент затрат,

статья затрат (доходов),

группа основных средств, нематериальных активов и т.д.

Код счета в системе автоматизированного счета должен быть, как правило, многосимвольным. В зависимости от нужд анализа может быть использовано до 40 и более символов, из которых только по нескольким (два или больше) информация будет предоставляться внешним пользователя. На этих символах будет размещаться признак счета согласно с законодательно установленным Планом счетов бухгалтерского учета и, возможно, признак необходимого субсчета к этому счету, например:

60-1 - расчеты с поставщиками туров,

60-2 - расчеты с поставщиками услуг и т.п.

В конечном счете многоуровневая детализация может быть обеспечена в структуре кода счета бухгалтерского учета, по примеру следующей (рис.10):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.10. Структура кода счета бухгалтерского учета ТОО "Life Tour"

Схема составлена автором по материалам ТОО "Tour Life"

Детализация для отчетов по международным стандартам.

Вышеописанные принципы кодирования Плана счетов обеспечивают также возможность одновременного ведения бухгалтерии по стандартам бухгалтерского учета Республики Казахстан, Российской Федерации (или другой страны нахождения) и международным стандартам. План счетов бухгалтерского учета может состоять из нескольких сегментов, на одном из которых находится признак казахстанского счета, на другом - признак счета в соответствии с международными стандартами. В результате, можно, избежав повторного ввода данных, обеспечить получение аналитических отчетов по двум (а при желании - и более) планам счетов.

Ограничения к детализации плана счетов.

При формировании информационной системы важно разрабатывать План счетов, учитывая нижеприведенные особенности.

Несмотря на удобство работы аналитика с отчетами по счетам бухгалтерского учета, вынесение на план счетов слишком большого количества внутренней информации, даже при высоком уровне автоматизации, может существенно затруднить работу бухгалтерии и вызвать неоправданное усложнение плана счетов. Даже при автоматизированном учете бывают ошибки, а выверка слишком большого количества счетов, даже при больших возможностях в построении отчетов может стать проблематичной процедурой для учетных служб.

В связи с этим, принципы кодирования должны содержать также и некоторые ограничения. В первую очередь это относится к той аналитической информации, которую допустимо вести вне Плана счетов. Так, информацию связанную, с расчетами, необходимую для оперативного анализа задолженности, расчетов по оборачиваемости и т.д. вполне можно оставить за рамками Плана счетов, используя при этом кодировки других объектов информационной системы и возможности автоматизированного учета и анализа. Например, сведения о группах, странах контрагентов, характеру связи с ними и т.п. можно включать непосредственно в код контрагента или создать необходимые признаки, привязанные к коду контрагента или другим соответствующим объектам учета и анализа. То же самое в части ограничений касается и счетов учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов. Одновременно с этим, детализацию счетов расчетов с бюджетом и прочими подобными органами (фондами, таможней и т.д.) на плане счетов необходимо иметь в первую очередь самим учетным службам.

Таким образом, на Плане счетов предпочтительнее размещать дополнительную аналитику по счетам затрат, расходов и доходов, прибылей и убытков, а также по счетам расчетов по налогам и сборам. По другим группам счетов на сами счета целесообразно выносить только необходимую детализацию, не усложняя чрезмерно План счетов бухгалтерского учета предприятия.

При этом важно отметить, что данные рекомендации, как и сами принципы кодирования, могут быть существенно скорректированы с учетом специфики и аналитических требований каждого конкретного предприятия [27].

Аналитические объекты информационной системы.

Помимо счетов бухгалтерского учета информационная система всегда имеет объекты учета и анализа, которые в соответствии с требованиями аналитиков должны также обладать необходимой детализацией и взаимосвязью.

Рассмотрим данный принцип на примере операции закупки, детализацию информации по которой можно представить следующим образом (рис.11):

При вводе операции закупки тура указываются признаки и параметры поставки, необходимые для формирования всевозможных отчетов, например, поставщик, который в системе описывается уже своими неизменными признаками (страна, тип, группа, отрасль и т.д.).

Посредством такой детализации система может строить отчеты:

по закупкам у одного поставщика,

по закупкам по одному конкретному договору с поставщиком,

по закупкам у всех поставщиков одной отрасли,

по закупкам у поставщиков конкретной группы,

по закупкам одного тура у поставщиков конкретной группы,

по закупкам одного тура у поставщиков конкретной страны,

по всем импортным закупкам,

по закупкам по группе туров и группе поставщиков,

по закупкам конкретной службы у конкретного поставщика по конкретной группе туров,

по закупкам, подлежащим оплате до заданной даты,

по закупкам, просроченным к оплате,

по закупкам, доставляемым туристов определенным транспортом, и многое другое

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.11 Детализация данных (пример - операция закупки тура)

Примечание: диаграмма составлена автором

При вводе такой операции закупки туров может быть применена система поэтапного ввода данных, исключающая повторный ввод. Подобным образом детализация может быть осуществлена на всех участках ввода данных. Аналитические объекты, применяемые при детализации информации, определяются на этапе предварительного обследования на основе требований к аналитике.

По анализу расчетов с контрагентами это бывают:

контрагенты (поставщики, заказчики, партнеры, дилеры, банки и т.д.),

группы и признаки контрагентов по отрасли, направлению деятельности, стране, региону, типу взаимосвязи и др.,

заказы,

договора,

службы предприятия и сотрудники, работающие с контрагентами,

банковские счета и реквизиты,

группы и типы операций с контрагентами (типы и группы поставок туров, расчетов, заказов, консигнаций, возвратов, взаимозачетов),

сами операции

По анализу основных средств и нематериальных активов:

инвентарные объекты,

типы объектов (например: автомобили, программы и т.п.),

назначение (производственное, обслуживающее, вспомогательное),

местонахождение (страны, гостиницы, рестораны, столовые и т.д.),

типы зависимости (например: главное - тур по стране, зависимые первого уровня - гостиницы, в которой выгоднее остановиться, зависимые второго уровня - номера в гостинице, предприятия общественного питания и т.д.),

правила амортизации,

сроки тура.

Детализацию объектов аналитического учета можно реализовать двумя способами:

детализация данных с использованием принципов кодировки (аналогично описанным для Плана счетов),

создание новых объектов учета на основе их взаимосвязи друг с другом.

На примере детализации операции закупки, представленной на рис.13, данные два способа можно характеризовать следующим образом. При первом способе необходима кодировка нескольких первичных признаков операции: например, в коде поставщика, указываемом в операции закупки, будет присутствовать признак страны, отрасли, типа и т.п. Второй способ подразумевает расширение древообразной структуры признаков, где в карточке поставщика, помимо кода будет указываться в отдельных полях отрасль, страна и т.д., что потребует ведения справочника стран, отраслей и т.п. Дальнейшая детализация также предполагает применение двух методов: составная кодировка стран, либо необходимость указывать в карточке страны дополнительные признаки, например, тип экономики, континент или т.п. Очевидно, что второму необходимо большее количество аналитических объектов (больше на один аналитический объект), чем первый. Также, при большей наглядности и удобства пользователя второй способ больше зависит от возможностей средства автоматизации - у каждой операции в большинстве программных продуктов - ограниченное количество уровней вложенности и признаков детализации на каждом уровне. Оба способа должны обеспечиваться системой автоматизации, которая допускает гибкое построение информационной системы без привязки к какойто одной жестко закрепленной схеме бизнес процессов. В связи с тем, что на практике в настоящее время свобода действий при построении (а тем более при изменении) информационной системы может быть существенно ограничена возможностями автоматизации, данное требование нужно учитывать при выборе системы автоматизации.

Для графического представления второго способа можно привести в пример уже приведенный на рис.13. Дальнейшая детализация с использованием этого способа будет заключаться в последовательном разветвлении древовидной схемы аналитических признаков.

Разберем принципы обеспечения необходимой детализации данных с использованием первого способа. Необходимо отметить, что наиболее оптимально - эффективное сочетание двух предложенных способов обеспечения детализации одновременно.

Детализация с использованием кодировки.

Подобно принципам кодирования счетов бухгалтерского учета, объекты аналитического учета, информация о которых необходима для анализа, могут и должны иметь кодировку, дающую операционистам и аналитикам:

удобство ориентации в больших массивах данных (поиск значения в справочнике, нахождение нужной операции и т.д.),

построение отчетов с необходимой степень детализации: возможности выбора необходимых данных по диапазонам, различные методы группировки и сортировки данных для анализа.

Кодировка объектов аналитического учета должна принимать во внимание то, что с данной информацией работают не только сотрудники одной-двух служб, как это, зачастую имеет место с бухгалтерской информацией, но, возможно, сотрудники различных служб и отделений предприятия, разной степени иерархии, информационной осведомленности и т.д. Поэтому, коды данных аналитических признаков с одной стороны должны соответствовать требованиям к аналитике всех служб предприятия, связанных с этой информацией, а с другой не содержать большого количества лишней информации, затрудняющей работу с данными и их анализ (рис.12). Принципы кодирования, в основном, аналогичны тем, которые описаны для кодировки Плана счетов. В частности код поставщика может содержать информацию о: стране или регионе поставщика, службе, которая ведет работу с ним (если такое разделение ведется, и поставщик всегда работает только с одной службой), порядковым номером поставщика (либо сквозным, либо в рамках одной страны, региона, либо в рамках службы) или др. (в зависимости от требований учетных и аналитических служб)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.12 Структура кода контрагента для управленческого учета расчетов (упрощенный вариант)

Примечание: схема М.Ф. Меняева (2003 г) [20].

В код наименования тура необходимо включить информацию о:

группе тура по товарному классификатору (государственному, отраслевому, внутрифирменному и т.п.);

подгруппе тура;

различных признаках тура (например, назначение тура или способ его закупки, принцип использования и т.п.),

специфичные признаки для конкретных наименований

В зависимости от требований аналитических служб предприятия и системы автоматизации может оказаться необходимым соединить в единую кодировку не только туры, но оборудование сопутствующее туру, туруслуги, турработы и т.д. При этом нужно разработать такие принципы кодирования, при которых можно было бы свободно получать информацию для анализа по каждой группе наименований. Данное разделение нужно выносить на первые символы кода для целей первоочередной сортировки при поиске и анализе данных [23].

Организация информационного потока.

Неотъемлемой частью информационной системы является также порядок движения информации между сотрудниками и отделами предприятия.

Методы учета, способствующие максимальной детализации, предложенные в предыдущем разделе данной главы достаточно сложны и требуют серьезной реорганизации учета. Операторов, вводящих операции в систему необходимо обязать проставлять все требуемые аналитические признаки. В то же время можно применить многостадийную обработку одной операции. Ниже предложена схема реорганизации учета на примере операции закупки (Рис.13):

Рис.13 Организация ввода данных в операцию закупки

Данная система была предложена автором работы для внедрения информационных систем предприятия ТОО "Life Tour". Она заключается в том, что одна и та же операция обрабатывается несколькими сотрудниками. При контроле оперативности ввода данных скорость ввода не должна снизиться существенно, в то же время большое количество необходимых им признаков детализации вводят сами заинтересованные пользователи. К тому же, один бухгалтер не может разбираться сразу и в многоуровневой классификации туров, и в кодировке поставщиков, и в особенностях договоров с ними, и в типах группировок поставок туров, что также снижает количество ошибок при обработке большого количества информации.

В результате такого подхода вся информация, необходимая различным заинтересованным службам, будет присутствовать в системе, и пользователи смогут получать необходимые им выборки.

Но в большинстве случаев аналитики, пользующиеся учетной информацией, не связаны с вводом данных в принципе. В связи с этим, решения о том, как будут получать информацию из системы сотрудники аналитических служб, могут откладываться или в принципе игнорироваться на первых этапах создания системы. Причины тому - дополнительная плата за каждое рабочее место в компьютерной системе при автоматизации, организационные проблемы, плохое обследование деятельности и, как следствие, незнание особенностей системы управления предприятием и т.п.

Здесь под термином "аналитические службы" мы понимает не только менеджеров предприятия ТОО "Life Tour", а также и сотрудников всех служб предприятия, которые не вводят данные в систему, не печатают первичные документы и не обрабатывают операции в системе. Их задача - анализ содержащихся в системе данных. Это, к примеру, могут быть непосредственно руководители предприятия или сотрудники отдельных специализированных служб, анализирующих работу своих подразделений. Все работники предприятия нуждаются в информации, которая будет циркулировать в информационной системе. Кроме того, именно для них, а не только для отчетности перед внешними пользователями такая система и требуется на предприятии.