Проектирование информационной системы ТД "Автомаксимум"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: «Проектирование информационной системы ТД Автомаксимум»

Содержание

Введение

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика и организационная структура ТД Автомаксимум

1.1.2 Краткая характеристика отделов предприятия ТД Автомаксимум

1.2 Экономическая сущность задачи

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи н ЭВМ

1.4.3. Формализация расчетов

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

Глава 2. Проектирование информационной системы

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Функциональная модель и ее описание

2.1.2 Информационная модель и ее описание

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Проектирование базы данных СУБД Access

2.1.5 Характеристика результатной информации

Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список литературы

Введение

В последние годы предприятия торговли нашей страны переживают бурное развитие. Большинство современных организаций помимо традиционной продажи товара предлагают своим клиентам, большой спектр услуг сопровождающих продажи. Сюда относится: доставка товара; регулярная работа менеджеров с клиентом при посещении, предоставление рекламных материалов, реклама товара на радио и в СМИ, проведение рекламных акций, выставок, работа менчендайзера, обучение сотрудников клиента. Все эти мероприятия направлены на продвижение товара на рынке и увеличение объемов продаж как у клиентов, так и оптовых операторов.

Одним из способов достижения более эффективного использования ресурсов является внедрение информационной системы. Внедрение информационной системы позволяет освободить сотрудников организации от рутинной ручной работы по учету, хранению и обработке информации, быстро, качественно и надежно осуществлять процесс приема, учета, хранения и обработки информации, позволяет обеспечить целостность и сохранность информации, а так же сократить численность персонала организации, уменьшив тем самым расходы на их содержание.

Под термином информационная система понимается система, в которой присутствует набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, обеспечивая тем самым осуществление основных информационных процессов (хранение, передача, преобразование информации).

В работе любой компании одной из главных задач является быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации. В соответствии с этим очевидна необходимость обладания автоматизированной информационной системой, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки. Информационная система предприятия предназначена для объединения информации в единую систему с целью её сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. Использование автоматизированной информационной системы в работе компании является одним из способов более эффективного использования трудовых ресурсов. Исходя из изложенных позиций тема дипломного проекта «Проектирование информационной системы Торгового дома «Автомаксимум» является актуальной и требует дальнейшей проработки.

Целью дипломного проекта является оптимизация и повышение эффективности работы менеджера торгового предприятия (на примере ТД «Автомаксимум»).

Для достижения поставленной цели в работе решена следующая актуальная задача: разработка автоматизированной информационной системы, реализующей автоматизированный сбор, хранение, обработку, трансформацию в необходимый вид, манипулирование и представление данных, функционирующая на основе ЭВМ и других технических средств, а так же анализ эффективности внедрения автоматизированной информационной системы.

Практическая значимость настоящей работы состоит в создании автоматизированной информационной системы, позволяющей повысить эффективность и оптимизировать работу менеджера ТД Автомаксимум, по нескольким направлениям:

- работа с клиентом при формировании заказа,

- работа по расширению ассортимента магазина клиента,

- работа с ассортиментом магазина во время посещения клиентов.

Объектом дипломного исследования является процесс функционирования менеджеров ТД Автомаксимум, раскрытие недостатков в организации и сложностей в осуществлениии выполнения задач их работы.

При разработке теоретических вопросов использовались методические, инструктивные и нормативные материалы ТД Автомаксимум, а также справочная литература по темам: Проектирование экономических информационных систем, Компьютерные сети, Базы данных, Информационные системы и дугие. При разработке аналитических вопросов - практические материалы ТД Автомаксимум.

Дипломный проект состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении обоснована актуальность выбранной темы дипломной работы, определены цели и задачи, решаемые в проекте.

В первой главе дипломного проекта проведён анализ предметной области и специфики работы менеджера предприятия ТД Автомаксимум. Здесь же указаны общие направления по созданию информационной системы, а также отмечены недостатки существующей информационной систем и выявлены пути их решения.

Во второй главе разработана функциональная модель автоматизированной информационной системы, определены разновидности внемашинной и внутримашинной информации, структура главного меню информационной системы и технология работы проекта, а также приведены экранные формы и основные этапы работы с ними.

В третьей главе произведён расчет показателей экономической эффективности реализованного проекта на основе выбранной и обоснованной методики.

В заключении представлены основные выводы по работе.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика и организационная структура ТД Автомаксимум

ТД Атомаксимум является оптовой организацией по продаже авто-химии и авто-косметики различных производителей, работает на рынке с января 2004 года.

Рынок авто-химии и авто-косметики в настоящее время стабилен и имеет большой потенциал. По данным статистических исследований, проведенных в 2003 году выявлено,что обеспеченность Российского населения легковыми автомобилями оценивается в 150 автомобилей на тысячу человек. По прогнозу Минпромэнерго России, к 2010 году быстро растущий авто-рынок будет принимать ежегодно 2,5-2,8 миллионов легковых автомобилей, что в денежном выражении составляет примерно 31 миллиард долларов.

В 2010 году эксперты ожидают, что за счет увеличения потребительского спроса на автомобили, уровень автомобилизации населения вырастет до 230 машин на тысячу человек.

За 2004-2005 годы рост рынка легковых автомобилей составил в натуральном выражении 13-14%, а в финансовом выражении - 67%, таким образом, мы видим, что данный рынок растет, как в общем (кол-во покупаемых автомобилей), так и в денежном выражении (средняя покупка выросла на 50% - 60%). Данный рост обусловлен многими показателями, к числу которых относятся формирование среднего класса населения и развитие кредитных программ для конечного потребителя. По мнению экспертов в 2006 году автомобильный рынок увеличится еще на 15-20% [8].

Анализируя все данные, можно с уверенностью говорить, что автомобильный рынок постоянно растет и с каждым годом укрепляет свои позиции.

С ростом продаж автомобилей и ростом рынка растет и потребность в автомобильном сервисе, к которому можно отнести:

1. Авто-страхование

2. Авто-кредитование

3. Авто-сервисное обслуживание

4. Гарантийное обслуживание

5. Авто-мойки

6. Продажа запасных частей, и сопутствующих товаров

7. Продажа расходных материалов для автомобиля.

Абсолютный рост рынка дополнительных услуг для автомобилистов за 2005 год составил 120-140% по сравнению с 2004 годом. В результате можно утверждать, что при качественном продукте и высоком сервисном обслуживании Клиента, как конечного, так и в сегменте оптовиков и розничных операторов, «любой» бизнес, который связан с автомобильной тематикой будет динамично развиваться с каждым годом.

В свою очередь, розничные операторы и операторы оптовые понимают, что рынок данной группы товаров относится к высокорентабельным и выделяют данные направления, как отдельные бизнес структуры. В 2003 году общий оборот данных групп товаров составил около 21 миллиарда рублей, из них 10% составила относительно новая группа товаров «авто-химия и авто-косметика».

В 2005 году общий оборот по данным группам товаров составил около 50 миллиардов рублей, из которых около 20-25% пришлось на группу товаров «авто-химия и авто-косметика».

Конечный покупатель начинает задумываться о внешнем виде своего автомобиля, о поддержании его в чистоте и порядке, а также более качественном обслуживании агрегатов автомобиля.

Торговый дом Автомаксимум за время своей работы на рынке зарекомендовал себя как надежный и добросовестный партнер. Организация является официальным дилером по г. Ярославлю и Ярославской области таких крупных компаний как ЗАО «Филиал ЭЙ Джи Эй Консалтинг, Инк»

г. Москва, ООО «ВМПАВТО» г. Санкт-петербург, ООО «БИГ -Трейд» г. Санкт-Петербург, ООО «Фирма Нова и Ко» г. Москва.

Ассортимент товаров, который предлагает Торговый дом составляет полторы тысяч номенклатурных единиц товара разного назначения и разных производителей.

Клиентами ТД Автомаксимум являются владельцы розничных магазинов автомобильной тематики - юридические и физические лица (ИП), находящиеся в городах Ярославль, Кострома, Рыбинск, Ростов, Переславль-Залесский, Иваново, Тутаев, Углич.

Общее число клиентов ТД Автомаксимум более ста пятидесяти.

Суть работы предприятия заключается в продвижении предлагаемого ассортимента товаров на рынке через розничные магазины клиентов, отсюда можно сказать что главная работа предприятия это работа с клиентом.

Целью работы предприятия является получение прибыли.

Организационная структура ТД «Автомаксимум».

рис.1. Организационная структура ТД «Автомаксимум».

1.1.2 Краткая характеристика отделов предприятия ТД «Автомаксимум»

Коллектив ТД Автомаксимум состоит из 14 человек.

Руководитель. Осуществляет управление организацией, принятие решений, планирование работы, организовывает и контролирует работу всех отделов.

Бухгалтерия. Состоит из трех человек, главного бухгалтера и двух бухгалтеров. В обязанности бухгалтеров входит оформление реализационных документов, ведение кассы, заведение в программу поступления товара, оформление проведения инвентаризации, оформление документов на возврат товара от покупателей, поставщикам, составление внутрифирменных аналитических отчетов.

В обязанности главного бухгалтера входит контроль и организация работы сотрудников бухгалтерии, контроль взаиморасчетов с контрагентами, ведения учета на участках : зарплата, банк, оформление договоров с покупателями, поставщиками, партнерами, составление бухгалтерской отчетности, и внутрифирменных финансовых отчетов.

Отдел продаж. Состоит из шести сотрудников: четырех менеджеров, логиста и мерчандайзера.

Работа менеджера- это работа с клиентом. В обязанности менеджеров входит :

работа с существующими клиентами, их еженедельное посещение,

во время которого происходит работа по расширению ассортимента

магазина.

поиск новых клиентов, которыми являются розничные магазины

предложение и формирование товарного ассортимента магазина.

прим заказа от клиентов, помощь клиенту в формировании заказа, путем предложения различного ассортимента товара, разных производителей, в зависимости от сезона, или наиболее ходовых товаров-лидеров продаж.

контроль наличия в ассортименте магазина лидеров продаж и «новинок» по разным группам товаров, снятие товарных остатков клиента по данным артикулам.

контроль наличия рекламных материалов у клиента

реализация «бонусных программ для продавцов», по распоряжению руководства

замена сезонного ассортимента

Каждый менеджер фирмы может курировать до 50 клиентов, это определяет политика компании.

Логист- контролирует товарные остатки на складе, отслеживает процент выполнения заявок клиентов, выявляет наиболее ходовые артикулы, формирует заказы товара поставщикам, анализирует необходимость товарных запасов различных товарных групп и производителей, осуществляет контроль рекламной продукции на складе.

Так же в его обязанности входит обучение менеджеров фирмы по применению и свойствам товаров, ознакомление их с новыми товарными группами и артикулами, правилами выкладки товаров в магазинах клиентов. По письменной заявке менеджера и на основании распоряжения руководства данный сотрудник проводит такое же обучение в магазинах клиентов с продавцами.

Мерчандайзер. Сотрудник который на основании графика посещения магазинов клиентов, составляющегося для него еженедельно логистом, проводит работу в магазинах клиента. В его обязанности входит выкладка товаров поставщика в магазинах клиента, в соответствии с определенными правилами. Целью работы данного сотрудника является наиболее эффективное представление товаров поставщика в магазине клиента. Мерчандайзинг- это область маркетинга, в которую входят методы продажи, позволяющие представить продаваемый товар или услугу потенциальному покупателю в наиболее выгодных материальных и психологических условиях. Мерчандайзинг стремиться заменить пассивное представление товара или услуги активным, используя все средства, которые могут усилить привлекательность продукта: оформление, упаковка, выкладка, размещение на витрине и т.п.

Отдел доставки. Включает в себя два человека, обеспечивает своевременную доставку клиентам товара, и доставку товара от поставщиков.

Склад. Кладовщики осуществляют наборку товара, на основании реализационных документов подготовленных бухгалтерией, комплектуют товар в коробки, на основании погрузочного листа загружают в машину, осуществляющую доставку.

1.2 Экономическая сущность задачи

Объектом рассмотрения данного проекта является работа менеджера ТД Автомаксимум.

Вследствие того, что компания с момента выхода на рынок динамично развивается, ассортимент ее растет, сотрудникам отдела продаж стало сложно самостоятельно отслеживать большой поток информации о товарах.

Например, в августе месяце у фирмы добавилась новая товарная группа «Фильтры для автомобилей». Данная товарная группа состоит из восьмидесяти артикулов, сорок из которых пользуются наиболее большим спросом. В данной ситуации задача менеджера заключается в том, что бы оповестить клиентов о расширении ассортимента фирмы поставщика и предложить новый вид товара для магазина -«фильтра для автомобилей», выделяя из данной группы лидеров продаж.

В декабре месяце в планах организации стоит расширение номенклатурного перечня еще на двести единиц товара, привлечением товарной группы производителя RUNWAY, а к январю 2007 года компания планирует ввести товарную группу «автомобильные масла», разных производителей, увеличивающую ассортимент компании на двести пятьдесят артикулов.

Политикой компании установлены правила работы менеджера, а именно при ассортименте товаров в две тысячи номенклатурных единиц один менеджер может курировать не более пятидесяти клиентов, при графике еженедельного посещения каждого клиента. Данный подход к работе менеджеров выбран на основании опыта других оптовых операторов с подобной спецификой деятельности.

В данной ситуации при увеличении ассортимента у менеджеров организации возникает проблема при работе с клиентом, появляется ряд трудностей и недостатков. Менеджеру сложно самостоятельно отслеживать большой поток информации о товарах, выделяя из них лидеров продаж, предлагать товар клиенту учитывая специфику магазина, поэтому часть имеющегося у организации товара не продается, так же у менеджеров стало уходить больше времени на работу с одним клиентом, так как информация о товаре необходимая менеджеру находится на бумажных носителях или в текстовых документах, анализируется и группируется менеджером самостоятельно, в связи с этим менеджеры компании не успевают осуществлять еженедельное посещение своих клиентов, установленное графиком, из за этого у компании уменьшается объем продаж, а в следствии организация теряет свою прибыль. В сложившейся ситуации у компании возникает необходимость увеличения штата отдела продаж на одну единицу к январю 2007года, а значит и приобретение нового легкового автомобиля на котором менеджеры компании посещают клиентов по г. Ярославля и Ярославской области, другим городам.

С точки зрения эффективной работы отдела продаж, анализируя его сегодняшнюю работу, увеличение штата отдела является острой необходимостью, с финансовой точки зрения, учитывая показатели деятельности компании при увеличении ассортимента, затраты на найм нового сотрудника и приобретение для него транспорта, что является обязательным условием, являются экономически не обоснованными и очень дорогостоящими для компании на данном этапе работы.

Экономическая сущность задачи заключается в том, что бы оптимизировать работу менеджера предприятия, при помощи автоматизированной информационной системы которая будет формировать вспомогательные отчеты для менеджера в зависимости от поставленной перед ним задачи. При работе менеджера с информационной системой у него пропадет необходимость самостоятельно обрабатывать большой поток информации связанной с товаром и новыми артикулами, проводя несколько часов в офисе, освободиться время на посещение клиентов. Данная оптимизация работы менеджера поможет в наиболее эффективном построении работы с клиентом и даст возможность организации не увеличивать штат отдела продаж.

Дипломные проект это программный продукт, который поможет :

организовать эффективную работу отдела продаж

сделать работу с каждым клиентом компании наиболее эффективной

увеличить доходы компании за счет увеличения объемов продаж

Проект содержит все необходимые функции для работы менеджера с клиентом, использует простой и понятный пользователю интерфейс. Система проста во внедрении ( установка системы, настройка технических средств, обучение персонала) и эксплуатации.

Основные функции проекта :

формирование рекомендуемого ассортимента магазина, в зависимости

от принадлежности магазина к той или иной группе

предоставление сотруднику обобщенной информации по группам товаров, выделение лидеров продаж, новинок

обобщение информации о сезонных товарах

быстрый поиск необходимой для сотрудника информации о товарах

По итогам работы за определенный отчетный период обязательны к предоставлению следующие отчеты :

уровень посещаемости клиентов менеджерами

отчет об изменениях объемов продаж по группам клиентов после внедрения автоматизированной информационной системы для менеджеров.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

В настоящее время трудно представить работу какой-либо организации без использования средств автоматизации, предназначенных для облегчения ручного труда своих работников и ускорения выполнения поставленных задач.

Насыщенность рынка предлагаемых программные продукты в различных областях настолько велика, что стратегия проведения автоматизации приобретает все более важное значение.

Программные продукты, обеспечивающие работу торговых организаций также широко представлены на рынке продаж. Однако не всегда они являются подходящими для работы отдельно взятой компании. В нашем случае, несмотря на насыщенность рынка, нет подходящего программного продукта, который бы удовлетворил нынешние требования компании к программе для более полноценной работы отдела продаж.

На сегодняшний день в организации ТД Автомаксимум управление базой данных о поставках, заказах и количестве товаров находящимся на складах происходит с помощью компьютеров с Операционной системой Windows XP и программы 1С Торговля и Склад.

В целях ускорения времени передачи информации и работы с нею, между отделами организации, фирма организовала компьютеры в локальную сеть.

Сеть имеет структуру «Локальная сеть с выделенным Сервером.», в которой находятся восемь рабочих машин.

В связи с тем что компания динамично развивается и ассортимент предлагаемых ею товаров растет, менеджеру предприятия стало сложно отслеживать и запоминать большой перечень вновь появившихся товаров, выделяя из них лидеров, знать новинки товарных групп. Поэтому возникла необходимость создание вспомогательных отчетов для менеджеров, которые будут формироваться автоматически в автоматизированной информационной системе, разбивающих товарную номенклатуру на группы. Данная оптимизация очень актуальна для менеджеров в данное время и сделает их работу проще, по отношению к клиентам наиболее эффективнее, освободит время на посещение клиентов. Работа менеджеров с автоматизированной информационной системой поможет выполнять им свои трудовые функции, в зависимости от поставленных перед ними задач в работе с клиентом.

Возможности стандартной версии программы 1 С Торговля и Склад не позволяют создать вспомогательные отчеты по группам товаров для менеджеров, автоматизированная информационная система будет создана в базе данных Access.

1.4 Постановка задачи

Постановка задачи - это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о её сущности, логике преобразования информации для получения результата [3,С76].

Темой данного дипломного проекта является « Проектирование информационной системы Торгового дома Автомаксимум».

Все клиенты ТД Автомаксимум в организации разделены на четыре группы А,В,С,D это сделано для обобщения информации о клиентах и для эффективного распределения клиентов между менеджерами компании. Предназначение клиента к той или иной группе определяется величиной магазина. Например к группе «А» относятся крупные магазины с площадью более 70 кв.м. и гипер-маркеты, к группе «В» относятся магазины с площадью от 40 до 70 кв.м., находящиеся в центре города или в местах с большой проходимостью, к группе «С» магазины с площадью до 40 кв.м., находящиеся в отдолённых районах от центра города, к группе «D» относятся станции технического обслуживания, авто-мойки и АЗС, на которых представлен не большой ассортимент авто-химии и авто-косметики. Так же в магазинах клиентов помимо товаров авто-химии и авто-косметики представлены авто-запчасти для автомобилей и автомобильные масла, поставщиками которых ТД Автомаксимум в настоящее время не является.

Необходимость в группировка товара в зависимости от принадлежности магазина к той или иной группе А,В,С,D, что характеризует и площадь торгового зала, связана с тем, что в магазинах группы С не может быть выставлен ассортимент магазина группы А, этого не позволяет площадь магазина, следовательно в магазине группы С будут выставлены только лидеры продаж каждой товарной группы.

Основные задачи которые должна выполнять автоматизированная информационная система, созданная для отдела продаж:

создание единой базы данных о товарах

своевременное предоставление информации об изменениях, обновлениях товарных групп.

снижение времени затрачиваемого менеджером на помощь клиенту

в формировании заказа

обобщение информации о рекомендуемом ассортименте магазина

каждой группы (А,В,С,D,)

группировка товара по признакам

- сезонность товара «зима»,

- сезонность товара «лето»,

- «лидеры продаж»,

- «новинки»,

- товарные группы разных производителей «по применению»

оптимизация работы менеджера при контроле ассортимента магазина

на наличие товаров - лидеров продаж, новинок, а так же выполнении

других подобных задач, при использовании отчетов,

формирующихся в базе данных

использование базы данных всеми сотрудниками отдела продаж

построение наиболее эффективной, результативной работы менеджера с клиентом.

информационная защита и безопасность данных

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Информационная система -- взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление [1,С 124].

Цели информационной системы проектируемой в дипломном проекте:

автоматизировать, обобщить и упорядочить большой поток информации о товарах и снять с менеджеров обязанность постоянно самостоятельно отслеживать и запоминать изменения в товарных группах.

снизить затраты времени менеджера на помощь клиенту в формировании заказа, как по телефону так и при приеме заказа в магазине клиента.

увеличить объем продаж компании за счет предложения всех имеющихся товарных артикулов, актуальных для клиента.

сделать работу менеджера наиболее эффективной

перераспределить рабочее время сотрудников отдела продаж от работы и изучения документации о товарах в офисе, на работу связанную непосредственно с посещением магазинов клиента.

Назначение разработанной информационной системы заключается в том, что бы оптимизировать работу менеджеров отдела продаж ТД Автомаксимум, без использования больших финансовых затрат связанных с расширением штата.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Создание информационной системы состоит из следующих этапов:

Обследование предметной области, изучение и формализация требований будущего пользователя;

Разработка функциональной модели (использование технологии BРwin);

Разработка концептуальной модели (использование технологии ERwin);

Создание базы данных (использование СУБД Access);

Проектирование телекоммуникационной среды для информационной системы;

Написание сопутствующей документации;

Проведение мероприятий по обучению сотрудников отдела работе с системой.

В любой организации имеющуюся информацию разделяют на входную, выходную и условно-постоянную. К входной информации можно отнести информацию об товарах предлагаемых ТД Автомаксимум, которую мы получаем и заносим в базу данных. Выходной информацией считается информация содержащаяся в отчетах для менеджеров, в зависимости от поставленной перед ними задачи.

Вся входная информация разбита по определенным видам работ (технология BРwin.). Полученные виды работ выделены в отдельные таблицы (технология ERwin), определены связи между таблицами. Для добавления и редактирования данных будут использоваться экранные формы (СУБД Access) с полями ввода и управляющими элементами. В системе предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования вспомогательных отчетов для менеджеров, в зависимости от необходимой им тематики и их печать. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из базы данных с помощью запросов.

Важно организовать целостность данных, их каскадное обновление и, если необходимо, удаление. В базе данных это будет обеспечиваться путем ключевых полей и связями между таблицами.

Как было уже сказано выше, для организации базы данных будет использоваться система управления базой данных (СУБД) Access.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.

База данных организованна как файл - серверная архитектура. Компоненты информационной системы, выполняемые на разных РС, взаимодействуют только за счет наличия общего хранилища файлов, которое находится на файл - сервере. Основным достоинством является простота организации. Проектировщики и разработчики, пользователи находятся в привычных и комфортных условиях среды Windows. Имеются удобные и развитые средства разработки графического пользовательского интерфейса, простые в использовании средства разработки систем баз данных и СУБД.

Необходимыми требованиями к базе данных информационной системы являются поддержание её целостного состояния и гарантированная надежность хранения информации. В файл - серверной архитектуре мы имеем «толстого» клиента и очень «тонкий» сервер в том смысле, что вся работа выполняется на стороне клиента, а от сервера требуется лишь достаточная емкость дисковой памяти.

Распределенная обработка данных позволила повысить эффективность удовлетворения изменяющейся информационной потребности работника и, тем самым, обеспечить гибкость принимаемых им решений и эффективность выполняемых им задач. Преимущества распределенной обработки данных: большое число взаимодействующих пользователей, выполняющих функции сбора, передачи и выдачи информации; снятие пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обработки и хранения локальных баз данных на разных ЭВМ; обеспечение доступа информационному работнику к вычислительным ресурсам сети ЭВМ; [6.С122].

1.4.3 Формализация расчетов

Формализация расчетов сводится к рассмотрению проведения расчетов, а также к выделению алгоритмов расчета экономических показателей на каждом этапе [3.С88].

Для достижения большей степени формализации описания задачи расчета можно использовать группировку всех показателей в две таблицы: формализованного описания входных и результатных показателей.

Таблица 1.1 Таблица формализованного описания входных показателей

№	Наименование входного показателя	Идентификатор входного показателя
1	Работа с клиентом	РК
2	Выполненная работа с клиентом	ВРК
3	Не посещенный клиент	НРК
4	Единица времени	Т
5	Начало работы с клиентом	Н
6	Конец работы с клиентом	К
7	Оплата менеджеру за обслуживание одного клиента	С

Таблица 1.2 Таблица формализованного описания результатных показателей

№	Наименование результатного показателя	Идентификатор результатного показателя	Алгоритм расчета
1	Количество плановых посещений клиентов, за единицу времени	КПК	КПК=КК*Т
2	Количество фактических посещений клиентов, за единицу времени	КФП	КФП=КПК-РНК
3	Время на работу с клиентом	ВР	ВР=К-Н
4	Оплата за обслуживание одного клиента	СК	СК=С*Т

Обязательны к предоставлению по итогам работы за определенный отчетный период следующие отчеты:

Количество клиентов, посещаемых менеджером.

Время затрачиваемое менеджером на работу с клиентом

Качество и эффективность работы менеджера.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время ТД Автомаксимум использует в своей работе программу 1 С Торговля и Склад, данная программа хранит и обобщает информацию о поступлении, реализации товара, складских остатках. Возможности стандартной версии программы не позволяют решить проблемы возникшие в работе менеджеров ТД Автомаксимум. Приобретение какого-либо другого программного продукта, представленного на рынке, будет не обоснованным так как по мимо решения существующих проблем в работе менеджеров компании, продукт будет содержать более расширенный спектр предложений автоматизации работы, в чем на данный момент ТД Автомаксимум не нуждается, а стоимость программного продукта за счет этого значительно возрастет.

Выбор технологии проектирования автоматизированной информационной системы на базе программы Access обусловлена следующими факторами:

быстрота разработки приложения

высокая эффективность разработанного приложения, при решении поставленных задач

простота ввода данных

низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера

возможность разработки новых компонентов и инструментов собственными средствами

программа бесплатная, является приложением операционной системы Windows

программа проста в обращении, не требуется долгого обучения сотрудников.

Обоснование использования программ Erwin. и BPwin

ERwin - мощная и простая в использовании система концептуального моделирования баз данных завоевавшее широкое признание и популярность. Система ERWin реализует проектирование схемы баз данных, генерацию её описания на языке целевой СУБД и реинженеринг баз данных. Система обеспечивает высочайшую продуктивность труда при разработке и сопровождении приложений с использованием баз данных.

На протяжении всего процесса - от логического моделирования требований к информации и бизнес-правил, которые определяют базу данных ERwin позволяет наглядно отобразить структуру и основные элементы базы данных.

BPwin - мощный инструмент моделирования с возможностью анализа, документирования и корректирования бизнес процессов. В модели BPwin, можно четко задокументировать важные позиции, такие как необходимые операции, проследить, как они выполняются и какие необходимы для этого ресурсы.[25.C64]

Модель BPwin обеспечивает интегрированное изображение того, как работает организация. Это изображение, в свою очередь, состоит из подмоделей отделов.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема -- это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, программное обеспечение [6.С85].

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение -- комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы [3.71].

Комплекс технических средств составляют:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода

информации;

устройства передачи данных и линий связи;

средства оргтехники и устройства автоматического съема

информации;

эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

нормативно - справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход -- организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

В информационно - справочной системе ТД Автомаксимум компьютеры объединены в локальную сеть с выделенным сервером. Локальная сеть обеспечивает: коллективную обработку данных пользователями подключенных в сеть компьютеров и обмен данными между этими пользователями; совместное использование программ, совместное использование принтеров, модемов и других устройств.

Для первоначальной разработки и тестирования работы созданной информационной системы был выбран локальный сервер, который представлен в виде персонального компьютера с

конфигурацией (Таблица 2.1), что ускорит работу по созданию информационной системы.

Таблица 2.1 Конфигурация локального сервера

Материнская плата	Asus P2-99, VGA, AGP, SDRAM
Процессор	Celeron 533 MHz
Оперативная память	SDRAM 128 Mb, PC133
Винчестер	Seagate 4,3 Gb и Quantum 6 Gb
Видеокарта	GeForce 2 MX 32 Mb

После создания и тестирования информационной системы, база данный будет храниться на данном сервере, и будет работать в многопользовательском режиме.

К компьютеру, находящемуся в пользовании специалиста предъявляются следующие требования:

Рекомендуется процессор Pentium 3 не менее 500 МГц или аналогичный.

Память 64 Мб RAM - допустимый минимум (рекомендуется не менее 128 Мб)

Жесткий диск 150 Мб свободного пространства

Свободный слот ISA или PCI (в зависимости от типа платы) для платы «Ольха».

Накопители Устройство для чтения компакт-дисков или дисков DVD.

Видеоплата и монитор Super VGA с разрешением не менее 800x600 точек цветов.

Операционная система Windows 2000,XP

Внешние устройства Клавиатура и мышь Microsoft Mouse или совместимое устройство ввода.

Принтер Для вывода на бумажные носители различных отчетов и т.д.

Источники бесперебойного питания

Критериями выбора технических средств являются:

надежность функционирования системы;

функциональная полнота системы;

быстродействие;

минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Основу информационного обеспечения составляют базы данных основных процессов (БД) и хранилища знаний. Базы данных должны включать в себя различные информационные фонды - как структурированную совокупность систем, связанных между собой на логическом, смысловом и физическом уровнях.

Информационное обеспечение -- совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных [4.С69].

Для создания информационного обеспечения необходимо:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

совершенствование системы документооборота;

наличие и использование системы классификации и кодирования;

владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

создание массивов информации на электронных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Информационное обеспечение, в немашинное и внутри машинное, включает полный набор показателей, документов, классификаторов, файлов, баз знаний, методов их использования в работе компании, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения любых информационных потребностей всех категорий пользователей в нужной форме и в требуемое время. Ведущим направлением организации внутри машинного информационного обеспечения является технология баз и банков данных. К организации информационного обеспечения деятельности даже не больших компаний предъявляется ряд требований. Наиболее важными из них являются: обеспечение для многих пользователей работы с данными в реальном режиме времени; предоставление для обмена информацией возможности экспорта/импорта данных в разных форматах; безопасность хранения и передачи информации, которая иногда составляет коммерческую тайну ; сохранение целостности информации при отказе аппаратуры. [3.С41].

Информационное обеспечение базы данных ТД Автомаксимум основано на информации о товарах предлагаемых компанией. В базе данных будет создано несколько таблиц в которых товары будут сгруппированы, по определенным перед нами задачей признакам.

В качестве первоначального информационного наполнения в базу данных вводится полны перечень о товарах с разделением их на группы. Данная группировка основана на отчетах подготовленных логистом компании.

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - совокупность комплекса различных по функциям взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач управления, и программных документов, необходимых для эксплуатации их программ [12].

Программное обеспечение является важнейшей компонентой информационных систем. Определяющую роль в судьбе разрабатываемой информационной системы служит обоснованный и удачный выбор системного и прикладного программного обеспечения.

Разработанный программный продукт является Windows - приложением, значит основой его будет является правильная операционная система. В настоящий момент существует огромное количество операционных систем семейства Windows. Самые актуальные Windows XP, Windows 2000. Эти операционные системы являются наиболее надежным и производительными на данный момент и выпускаются в разных редакциях, как для домашнего использования, так и для сетевых решений. Можно использовать и более младшие версии Windows 95 и Windows 98, лучшие продукты в свое время, но сейчас снятые с программной поддержки фирмой Microsoft, но не потерявшие актуальность и на сегодняшний день. В принципе выбор операционной системы зависит от мощности компьютера, хотя рекомендуется установить на свой рабочий компьютер Windows 2000, как зарекомендовавший себя как более устойчивая система [3].

При проектировании использовалась операционная система Windows ХР. Данный программный продукт имеет довольно большое число модификаций, которые могут применяться как для домашнего применения, так и для сетевых решений.

Создание информационной системы при помощи программы Access, было обусловлено следующими факторами :

программа бесплатная, является приложением операционной системы Windows XP

программа проста в обращении, не требуется долгого обучения сотрудников.

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

Под Технологическими Процессами Обработки Данных (ТПОД) понимается определённый комплекс последовательных операций с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных до выдачи результата.

В настоящее время выполнение менеджером ТД Автомаксимум таких функциональных обязанностей как : работа клиентом при подборке ассортимента магазина; контроле товарных остатков артикулов, которые должны обязательно присутствовать в магазине клиента; помощь клиенту в формировании заказов стала очень трудоемким и достаточно долгим процессом, который отнимает много сил. Это связано лишь с тем что информацию о изменениях и пополнениях в товарных группах изучать и анализировать менеджеру приходится самостоятельно. Выше изложенное привело к снижению объемов продаж, так как менеджер не всегда стал предлагать клиенту все товарные артикулы имеющиеся у компании, для него на данном этапе актуальные, в силу того что поток информации слишком велик. Так же у сотрудников отдела продаж возникла не хватка времени для посещения всех своих клиентов, что привело к уменьшению числа заявок от клиентов, здесь не мало важную роль сыграло то что клиенты групп «С», «D» не всегда присылают свои заказы самостоятельно.

Создание информационной системы для формирования вспомогательных отчетов сотрудникам отдела продаж ТД Авомаксимум немыслимо без использования компьютерных технологий, в связи с очень большим потоком информации о товарах, которую самостоятельно сотрудникам стало обрабатывать сложно.

Работа с автоматизированной информационной системой намного оптимизирует работу менеджеров, улучшит качество работы, сэкономит время на анализ и самостоятельную обработку большого количества информации, поспособствует увеличению объемов продаж.

Глава 2. Проектирование информационной системы.

2.1 Информационное обеспечение задачи

Основой функционирования любой организации является информация, которая накапливается или является промежуточной в процессе хозяйственной деятельности. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимают совокупность упорядоченной информации, к которой конкретный пользователь имеет доступ с целью отбора, передачи или изменения. Информационная база может иметь вид реляционной базы данных или просто набора различных файлов (например, файлы Microsoft Office). В нашем случае информация храниться в базе данных.

Информационная система обслуживает некую сферу деятельности, называемую предметной областью.

Информационное обеспечение программы предусматривает организацию её информационной базы, регламентирует информационные связи и предопределяет состав и содержание всей системы информационного отображения.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты в немашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутри машинного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных) [7.С 141].

Применительно к данной информационной системе первоочередной задачей при её разработке является организация внутри машинной информационной модели, которая представляет собой совокупность специальным образом организованной на машинном носителе базы данных, о товарном ассортименте ТД Автомаксимум, и ее информационных связей.

2.1.1 Функциональная модель и ее описание

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов в организации. Для создания функциональной модели было использован программный продукт фирмы Logic Works- BPWin.

BPWin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность создавать сложные модели при минимальных усилиях.

BPwin - средство верхнего уровня, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram).

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес - процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Вершина этой древовидной структуры, представляющая собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой, называется контекстной диаграммой. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее до достижения нужного уровня подробности описания.

Синтаксис описания системы в целом и каждого ее фрагмента одинаков во всей модели. Работы (Activity), которые означают некие поименованные процессы, функции или задачи, изображаются в виде прямоугольников. Именем работы должен быть глагол или глагольная форма. Взаимодействие работ с внешним миром и между собой описывается в виде стрелок. Стрелки представляют собой некую информацию и именуются существительными.

В IDEF0 различают пять типов стрелок:

Вход (Input) - материал или информация, которая используется или преобразовывается работой.

Управление (Control) - правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления.

Выход (Output) - материал или информация, которая производится работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода.

Механизм (Mechanism)- ресурсы, которые выполняют работу, например, персонал предприятия станки, механизмы и т.д.

Вызов - специальная стрелка, указывающая на другую модель работы.

Каждый тип стрелок подходит или выходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу. К левой стороне подходят стрелки входов, к верхней - стрелки управления, к нижней - механизмов реализации выполняемой функции, а из правой - выходят стрелки выходов.

После того как создана контекстная диаграмма, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель. Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных DFD (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Чаще всего диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

Всего DFD использует четыре важных элемента:

Работы. Работы в DFD обозначают функции или процессы, которые обрабатывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в виде прямоугольников со скругленными углами.

Стрелки. Стрелки идут от объекта-источника к объекту-приемнику, обозначая информационные потоки в системе документооборота.

Внешние ссылки. Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, которые участвуют в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы.

Хранилища данных. Хранилища данных представляют собой собственно данные, к которым осуществляется доступ, эти данные также могут быть созданы или изменены работами. На одной диаграмме может присутствовать несколько копий одного и того же хранилища данных.

Методология IDEF3. Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии - IDEF3, также называемой workflow diagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов.

IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует организация, или же модель может показывать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс. Модель, выполненная в IDEF3, может содержать следующие элементы: