Проектирование информационной системы ТД "Автомаксимум"

Единицы работы (Unit of Work) - основной компонент диаграммы

IDEF3 близкий по смыслу к работе IDEF0.

Связи (Links) - Связи, изображаемые стрелками, показывают

взаимоотношения работ. В IDEF3 различают три типа связей:

Связь предшествования (Precedence) - показывает, что прежде

чем начнется работа-приемник, должна завершиться работа-

источник. Обозначается сплошной линией.. Связь отношения

( Relational) - показывает связь между двумя работами или между

работой и объектом ссылки. Обозначается пунктирной линией.

Поток объектов (Object Flow) - показывает участие некоторого объекта в двух или более работах, как, например, если объект производится в ходе выполнения одной работы и потребляется другой работой. Обозначается стрелкой с двумя наконечниками.

Перекрестки (Junctions) - перекрестки используются в диаграммах IDEF3, чтобы показать ветвления логической схемы моделируемого процесса и альтернативные пути развития процесса могущие возникнуть во время его выполнения. Различают два типа перекрестков:

Перекресток слияния (Fan-in Junction) - узел, собирающий множество

стрелок в одну, указывая на необходимость условия завершенности

работ-источников стрелок для продолжения процесса. Перекресток

ветвления (Fan-out Junction) - узел, в котором единственная входящая в

него стрелка показывая, что работы, следующие за перекрестком,

выполняются параллельно или альтернативно

Объекты ссылок (Referents) - служат для выражения идей и концепций без использования специальных методов, таких как стрелки, перекрестки или работы.

Целю моделирования информационной системы ТД Автомаксимум является создание схемы работы фирмы, описывающей последовательность работы отделов и функций сотрудников.

Начнем с построения контекстной IDEF0-диаграммы.

Основной функцией компании ТД Автомаксимум является обслуживание клиентов- розничных магазинов. Таким образом, определим единственную работу контекстной диаграммы как «Работа с клиентом». Далее определим входные и выходные данные, а также механизмы и управление.

автоматизированная информационная система данное

рис.2 Контекстная диаграмма «Работа с клиентом»

На показанной диаграмме, входными данными являются :

заказы клиентов, обусловленные сезонностью спроса на различные группы товаров, а так же ассортимент предлагаемый фирмой.

поступление товара от поставщика.

Управлением процесса работы с клиентом служит:

политика компании, определяющая цели, планы компании, стратегии работы, обязанности сотрудников, все это устанавливается руководителем.

правила работы с клиентами, зависящие от принадлежности магазина к той или иной группе (А,В,С,D), либо от этапа работы с клиентом.

Механизмами работы являются отделы компании:

отдел продаж,

бухгалтерия,

склад,

отдел доставки.

Выходными данными будут являться:

отчеты о выполненной работе сотрудников, отчеты по продажам,

реализованный товар,

изменения в базе данных клиентов, здесь имеется в виду определение ценовой колонки для каждого клиента на приобретаемый им товар, учитывая ассортимент магазина и объемы закупок.

Декомпозиция контекстной диаграммы «Работа с клиентом» приведена на рис.3.

рис. 3 Декомпозиция контекстной диаграммы «Работа с клиентом»

Входные данные - заказ клиента поступает сотруднику отдела продаж, который осуществляет его обработку, управляющим фактором для него являются правила работы с магазином клиента. В данных правилах описаны дополнительные программы работы с клиентами и их графики, например : работа по выкладке продукции, обучение сотрудников, логистика, отсрочки платежа, товарные кредиты. Порядок работы с клиентом напрямую зависит от принадлежности магазина к группе А, В, С, D, что сразу определяет ассортимент магазина.

После обработки заказа отдел продаж делает запрос в бухгалтерию на оформление документов отгрузки. Управляющим фактором здесь является политика компании.

Подготовленные бухгалтерией документы на реализацию товара, передаются на склад, где происходит сборка и комплектование заказа.

Склад передает укомплектованный товар и сопроводительные документы в Отдел доставки, который отвозит товар по назначению, итогом проделанной работы будет объем реализованной продукции.

Создадим более подробные диаграммы потоков данных DFD для каждого отдела с описанием работы, для того что бы документировать механизм передачи и обработки информации.

Отдел продаж «Обработка заказа» Диаграмма потоков данных DFD представлен на рис.4.

рис.4 Диаграмма потоков данных DFD «Обработка заказа»

При обработке заказа сотрудник отдела продаж выполняет следующие функции : ведет переговоры с клиентом в процессе которых интересуются объемом продаж с момента предыдущей поставки товара фирмой, выясняет наличие сезонных и ходовых позиций у клиента, предлагает «новинки»- новые единицы ассортимента, таким образом увеличивая ассортимент торговой точки клиента, на эти действия влияет управляющий фактор как политика компании, после полного согласования спецификации товара с клиентом, менеджер оформляет заказ, делает запрос в бухгалтерию на оформление документов реализации.

Рассмотрим более подробно диаграмму последовательности выполняемой работы «переговоры с клиентом» IDEF3.

Данная модель описывает и позволяет задокументировать процесс переговоров, фокусируя внимание сотрудника на течении этого процесса, на отношениях процесса и объектах являющихся частями этого процесса.

рис.5 диаграмма последовательности выполняемой работы IDEF3 «переговоры с клиентом».

В процессе переговоров менеджер должен выполнить следующие действия:

выяснить наличие товарных остатков рекомендуемого ассортимента

в магазине клиента, наличие лидеров продаж, предложить

ассортиментные новинки фирмы.

выявить необходимость в замене или доставке сезонного ассортимента, либо в замене артикулов по которым продажи у клиента не осуществляются.

согласовать с клиентом день посещения его магазина мерчандайзером являющимся сотрудником поставщика, который проведет работу по выкладке товара, что поспособствует увеличению продаж.

проконтролировать наличие у клиента рекламной продукции на поставляемые ему товары.

Далее создадим подробную диаграмму потоков данных DFD с описанием работы для отдела Бухгалтерии «оформление документов отгрузки»

рис.6 Диаграмма потоков данных DFD «оформление документов отгрузки»

При формировании документов отгрузки бухгалтерия руководствуется политикой компании, которая определяет наличие договора поставки с клиентом, и в случае его отсутствия, при запросе на отгрузку, клиенту оформляется договор. По желанию клиента по мимо отгрузочных документов так же оформляется спецификация продукции с приложением сертификатов либо отказных писем. Затем бухгалтерия проверяет наличие просроченной задолженности данного клиента за предыдущие поставки и в случае их обнаружения созванивается с контактным лицом клиента и сообщает о наличии таковой. При условии, что клиент работает за наличный расчет бухгалтерия согласовывает с ним сумму оплаты за предыдущие отгрузки и прикладывает к документам реализации документы на оплату. В случае если клиент рассчитывается за поставки по безналичному расчету, бухгалтер уведомляет его о возникновении просроченной задолженности и согласовывает день ее погашения.

После контроля финансовых расчетов бухгалтер готовит документы на реализацию и передает их на склад.

В конце дня бухгалтер формирует отчет по продажам товара за день.

Диаграмма потоков данных DFD с описанием работы для отдела Склада «сборка-комплектование заказа».

рис.7 Диаграмма потоков данных DFD «сборка-комплектование заказа»

Первоначальным действием работников склада является оприходование товара от поставщика на склад фирмы, в процессе оприходования производится сверка наличия поступившего товара с количеством заявленном в документах поставщика, тем самым осуществляется контроль товарных остатков. Сборка и комплектация заказа клиенту производится на основании документов отгрузки, переданных бухгалтерией. На основании полученных документов работники склада выставляют приоритеты в очередности наборки, на это влияет политика компании. Приоритеты выставляются в зависимости от региона в котором находится магазин клиента, а так же в зависимости от группы к которой клиент относится если его магазин располагается в черте города. В большинстве случаев приоритеты в очередности наборки товара выставляются при большом количестве заявок в один день, когда осуществляется доставка и по городу и по регионам. После установления очередности, производится комплектация заявленного ассортимента товара и его количества, указанного в документах отгрузки, в тару-коробки и передается с приложением сопроводительных документов на погрузку сотруднику отдела доставки

Диаграмма потоков данных DFD с описанием работы для Отдел доставки «доставка товара»

рис.8 Диаграмма потоков данных DFD «доставка товара»

Перед началом развозки товаров сотрудник отдела доставки получает маршрутный лист, в котором указана последовательность развозки, с учетом географии торговых точек. Сотрудник отдела доставки погружает укомплектованный товар с сопроводительными документами в автомобиль и осуществляет развозку. При передаче товара сотруднику магазина клиента на документах ставится отметка о получении товара, в конце дня водитель передает документы в бухгалтерию.

Все выше показанные диаграммы дают нам возможность создания древовидной модели работы с клиентом, описывающую функции и задачи каждого отдела.

рис.9 древовидная модель «работа с клиентом»

2.1.2 Информационная модель и ее описание

В настоящее время можно считать доказанным, что главная задача проектирования интерфейса пользователя заключается в том чтобы создать такую систему, которая бы позволила организовать взаимодействие двух равноправных партнёров (человека и информационной системы).

Работа проектировщиков базы данных в значительной степени зависит от качества информационной модели. Информационная модель не должна содержать никаких непонятных конструкций, которые нельзя реализовать в рамках выбранной СУБД. Следует отметить, что информационная модель создается для того, чтобы на ее основе можно было построить модель данных, то есть должна учитывать особенности реализации выбранной СУБД.

При создании информационной системы важным является также обеспечение соответствия информационным потребностям пользователя. Состав функциональных задач системы должен полностью обеспечить пользователей информацией, необходимой для выполнения ими своих функций.

Возможны две точки зрения на информационную модель и, соответственно, два уровня модели. Первый - логический (точка зрения пользователя) - описывает данные, и действия в работе с клиентом. Второй - физический - определяет представление информации в БД.

Логическая модель является средством описания предметной области, она содержит инструменты описания структуры входящих в предметную область объектов и взаимосвязи между ними. В модели нет средств манипулирования данными и поддержания их целостности, только структура.

Для создания логической и физической модели был использован программный продукт фирмы Logic Works - ERWin.

ERWin - средство разработки структуры базы данных (БД). ERwin сочетает графический интерфейс Windows, инструменты для построения ER-диаграмм, редакторы для создания логического и физического описания модели данных и прозрачную поддержку ведущих реляционных СУБД и настольных баз данных. Реализация моделирования в ERwin базируется на теории реляционных баз данных и на методологии IDEF1X.

К составляющим логической модели относятся: сущность, тип сущности, экземпляр сущности, атрибут сущности, ключ, связь.

Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели.

Каждая сущность должна иметь наименование, изображается в виде прямоугольника, вверху которого располагается имя сущности. В прямоугольнике могут быть перечислены атрибуты сущности.

Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности.

Экземпляр сущности - это конкретный представитель данной сущности. Экземпляры сущностей должны быть различимы, т.е. сущности должны иметь некоторые свойства, уникальные для каждого экземпляра этой сущности.

У каждой сущности должен существовать ключ. Ключ сущности - это не избыточный набор атрибутов, значения которых в совокупности являются уникальными для каждого экземпляра сущности. Не избыточность заключается в том, что удаление любого атрибута из ключа нарушается его уникальность. Сущность может иметь не один, а несколько различных ключей, которые однозначно будут однозначно идентифицировать каждый экземпляр.

Между сущностями существуют связи. Связь - это некоторая ассоциация между двумя сущностями. Одна сущность может быть связана с другой сущностью или сама с собою. Связи позволяют по одной сущности находить другие сущности, связанные с нею. Связи бывают трёх видов: один-к-одному, один-ко-многим, много-ко-многим.

Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Связь один-к-одному чаще всего свидетельствует о том, что на самом деле мы имеем всего одну сущность, неправильно разделенную на две.

Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой). Это наиболее часто используемый тип связи. Левая сущность (со стороны "один") называется родительской, правая (со стороны "много") - дочерней.

Связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности. Тип связи много-ко-многим является временным типом связи, допустимым на ранних этапах разработки модели. В дальнейшем этот тип связи должен быть заменен двумя связями типа один-ко-многим путем создания промежуточной сущности.

ER-диаграмма построена с использованием нотации IDEF1X.

Методология IDEF1X была разработана для ВВС США и теперь используется, в частности, в правительственных, аэрокосмических и финансовых учреждениях, а также в большом числе частных компаний.

Методология IDEF1X определяет стандарты терминологии, используемой при информационном моделировании, и графического изображения типовых элементов на диаграммах. IDEF1X является методом для разработки реляционных баз данных и использует условный синтаксис, специально разработанный для удобного построения логической модели. Использование метода IDEF1X наиболее целесообразно для построения логической модели базы данных после того, как все информационные ресурсы исследованы, и решение о внедрении реляционной базы данных было принято. Сущность описывается в диаграмме IDEF1X графическим объектом в виде прямоугольника. Каждый прямоугольник, отображающий собой сущность, разделяется горизонтальной линией на часть, в которой расположены ключевые атрибуты и часть, где расположены не ключевые атрибуты. Верхняя часть называется ключевой областью, а нижняя часть областью данных. Основным преимуществом IDEF1X, по сравнению с другими многочисленными методами разработки реляционных баз данных является жесткая и строгая стандартизация моделирования. Установленные стандарты позволяют избежать различной трактовки построенной модели.

ER-диаграммы используются для разработки данных и представляют собой стандартный способ определения данных и отношений между ними. Таким образом, осуществляется детализация хранилищ данных. ER-диаграмма содержит информацию о сущностях системы и способах их взаимодействия, включает идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами (связей). Во многих случаях информационная модель очень сложна и содержит множество объектов.

Для построения физической модели из модели «сущность - связь» необходимо представить каждую сущность в виде таблицы и задать типы полей таблицы. При этом

- каждый атрибут сущности становится полем таблицы;

ключ сущности превращается в первичный ключ таблицы.

Логическая модель «сущность-связь» (ER-модель) проектируемой информационной системы.

Для решения задачи дипломного проекта, которой является оптимизация работы менеджера с товарным ассортиментом компании, при помощи программы ERWin, создадим модель «сущность- связь», которая поможет подробно описать структуру входящих объектов предметной области и взаимосвязи между ними.

На первоначальном этапе создания модели, выбираем тип, чтобы не создавать отдельно логическую и отдельно физическую модель, выбираем логически-физическую модель данных (объединенную)(рис.10). Тогда переключение логической и физической модели производится автоматически при помощи меню выбора, находящегося, на панели инструментов и выглядит как вываливающийся список.

Вторым этапом определим сущности, которыми будут являться необходимые признаки обобщения информации об ассортименте компании.

Описание сущностей

Товары. Эта сущность предназначена для хранения и редактирования информации о всем ассортименте компании. Атрибутами сущности являются: наименование товара, описание товара (характеристики), бренд - торговая марка производителя товара, количество. Ключом сущности будет являться индивидуальный номер товара.

рис.10 Выбор отображения модели данный в ERWin.

Ассортимент группы «А». Атрибут сущности это название ассортиментной группы. Ключ сущности это индивидуальный номер ассортиментной группы «А».

Ассортимент группы «В».Атрибут сущности это название ассортиментной группы. Ключ сущности это индивидуальный номер ассортиментной группы «В».

Ассортимент группы «С».Атрибут сущности это название ассортиментной группы. Ключ сущности это индивидуальный номер ассортиментной группы «С».

Ассортимент группы «D».Атрибут сущности это название ассортиментной группы. Ключ сущности это индивидуальный номер ассортиментной группы«D».

Товары лидеры продаж. Атрибут сущности это определение. Ключ сущности это индивидуальный номер принадлежности товара к лидеру продаж.

Товарные новинки. Атрибут сущности это определение.

Ключ сущности это индивидуальный номер принадлежности товара к «новинке».

Группы по применению товара. Атрибут сущности это

Наименование группы. Ключ сущности это индивидуальный номер присваиваемый каждой товарной группе.

Сезонность товара Зима. Атрибутом является сезон.

Ключ это индивидуальный код сезона зима.

Сезонность товара Лето. Атрибутом является сезон.

Ключ это индивидуальный код сезона лето.

Рассмотрим полученную ER-диаграмму «модель в логическом виде» (рис.14) Связи имеют вид «один ко многим», так как один экземпляр первой сущности связан с несколькими экземплярами второй сущности.

Сущность товар является родительской, остальные сущности дочерними.

Модель показывает принципы обобщения информации о ассортименте компании, на основании поставленных перед менеджерами задач.

Модель построена таким образом, что бы реализовалась возможность определить одну товарную единицу по нескольким признакам одновременно, и как ассортимент каждой группы А,В,С,D, как лидера продаж, новинку и все сезонный товар, т.е. и зимний и летний.

После связи таблиц мы получили вторичные ключи, то видно в сущности «товары»,они имеют знак (FK).



рис.11 ER-диаграмма «модель в логическом виде»

Физическая модель данных зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится информация обо всех объектах БД. Поскольку стандартов на объекты БД не существует (например, нет стандарта на типы данных), физическая модель зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей. Если в логической модели не имеет значения, какой конкретно тип данных имеет атрибут, то в физической модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах - таблицах, колонках, индексах, процедурах и т. д.

Рассмотрим полученную ER-диаграмму «модель в физическом виде» (рис.12)



рис. 12 ER-диаграмма «модель в физическом виде»

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов.

Всю информацию можно теоретически поделить на два класса: оперативная и условно-постоянная. В связи с тем, что постоянная информация составляет до 80% общего объема информации и от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы справочной службы. Условия создания правильной организации хранения постоянной информации, приведут к устранению дублирования информации, быстрому поиску необходимых данных, уменьшению объема хранимых данных.

При создании постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышение их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, а это в свою очередь, повышает эффективность использования постоянной информации.

К условно - постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

Для удобства ввода и хранения входных данных в описываемом программном комплексе используется следующая нормативно-справочная информация: ассортиментный перечень ТД Автомаксимум, отчеты логиста о рекомендуемом ассортименте магазинов различных групп, выполненные на существующие на бумажных носителях., спец.литература, описывающие свойства и назначения к применению товара.

К условно-постоянной будет относится информация о индивидуальном номере каждой созданной нами группы.

2.1.4 Проектирование базы данных СУБД Access

На основе созданных ранее отношений можно строить таблицы применительно к конкретной СУБД, в данной дипломной работе используется Microsoft Access 2000.

Преобразование отношений в таблицы осуществляется по следующим принципам: каждое отношение (сущность) становится отдельной таблицей, а каждый атрибут отношения становится полем.

Для этого мы генерируем полученные отношения (Физическую модель) ERwin в СУБД Access:

Создаем пустую базу данных Access - «База данных».

2. В меню Database выбираем строку Database Connection и в открывшемся окне в User Name прописываем admin, а в Database выбираем нашу созданную базу данных «База данных», и нажимаем кнопку Connect.

3. Далее в меню Tools выбираем строку Forward Engineer/Scema Generation и в появившемся окне нажимаем кнопку Generate, после проверки на наличие ошибок, при их отсутствии нажимаем кнопку OK.

4. Открыв созданную базу «База данных» видно, что все отношения ERwin сгенерировались в таблицы.

Получились следующие таблицы (рис.13.):

рис.13.Окно «Таблицы».

В Microsoft Access обеспечена поддержка целостности данных, позволяющая автоматически согласовывать изменения и удалять данные в полях связанных таблиц в реляционных отношениях «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Таблицы в Базе данных должны находиться в целостном непротиворечивом состоянии. Поддержка целостности данных - предотвращение некорректного изменения данных в связанных таблицах, нарушающего установленное отношение между ними. Поддержка целостности базы данных реализуется посредством ряда ограничений, накладываемых на данные. Определение условия целостности данных осуществляется при установлении взаимосвязи между родительским и дочерним отношениями.

Целостность данных - это система правил, регулирующих взаимодействие между связанными таблицами и обеспечивающих корректность хранимых в таких таблицах данных. Целостность данных подразумевает, что данные, вводимые в поле внешнего ключа дочерней таблицы, должны совпадать с данными, хранимыми в поле первичного ключа родительской таблицы. При любых попытках модификации ключевых полей связанных таблиц программа Access автоматически проверяет их значения. Если такое изменение нарушает установленную между таблицами связь, выдается сообщение о нарушении целостности данных [11, С.147].

Правила, которые поддерживаются программой Access, если применяются условия целостности данных:

В поле внешнего ключа дочерней таблицы нельзя ввести значение, не содержащееся в поле первичного ключа родительской таблицы. Таким образом, если указать в ключевом поле дочерней таблицы запись, которая отсутствует в главной таблице, то при сохранении записи программа Access выдаст сообщение об ошибке.

Программа Access не позволяет удалить запись родительской таблицы, если в дочерней таблице имеются связанные с ней записи.

Нельзя изменить значение первичного ключа в родительской таблице, если для данной записи существуют связанные записи в дочерней таблице.

На рисунке 14 отображены полученные связи таблиц.

рис. 14. Окно «Схема данных».

Из схемы данных мы видим, что после связывания таблиц, в таблице «товары» появились новые колонки, при заполнении которых определятся отношение номенклатурной единицы к той или иной группе товаров (Приложение 1). Процесс заполнения таблицы «товары» основывается на отчетах логиста, существовавших ранее, выполненных на бумажном носителе, так же заполнение будет являться несколько трудоемким процессом, но который необходимо выполнить один раз, затем дополнять и корректировать. Обязанность по заполнению таблицы будет возложена на бухгалтера по ведению первичной документации. В сформировавшуюся таблицу можно как добавлять новый артикулы так и удалять их из нее, например в том случае если компания прекратит закупку какой-либо группы товаров. Процесс заполнения происходит следующим образом :

заполняется наименование товара -заводится новый артикул.

описание товара, здесь указываются свойства, назначение товара

бренд- указывается торговая марка производителя

количество- эта графа необходима при создании отчета, в таблице она остается не заполненной

ИН ТОВАРА ЛИДЕРА, в этой графе ставится индивидуальный номер товара лидера, напротив артикула который является лидером продаж.

ИН НОВИНКИ, в этой графе ставится индивидуальный номер товара который считается новинкой, если артикул принадлежит к этой группе

ИН ГРУППЫ ПРИМЕНЕНИЯ, в таблице товары, каждой группе присвоен индивидуальный номер, этот номер необходимо проставлять напротив каждого артикула, в зависимости от его группы.

ИН ГРУППЫ «А», в этой графе проставляется индивидуальный номер группы «А», в том случае если товар принадлежит к рекомендуемому ассортименту группы «А».

ИН ГРУППЫ «В», в этой графе проставляется индивидуальный номер группы «В», в том случае если товар принадлежит к рекомендуемому ассортименту группы «В».

ИН ГРУППЫ «С», в этой графе проставляется индивидуальный номер группы «С», в том случае если товар принадлежит к рекомендуемому ассортименту группы «С».

ИН ГРУППЫ «D», в этой графе проставляется индивидуальный номер группы «D», в том случае если товар принадлежит к рекомендуемому ассортименту группы «D».

ИН ЗИМА, в этой колонке проставляется индивидуальный номер сезона зима, если товар является зимним, а так же если он является межсезонным.

ИН ЛЕТО, в этой колонке проставляется индивидуальный номер сезона лето, если товар является летним, а так же если он является межсезонным.

Далее создадим необходимые запросы (рис.15).

рис.15 Окно «Запросы»

Описание запросов:

Ассортимент группы «А» ОБЩИЙ. Данный запрос предназначен для группировки общего рекомендуемого ассортимента группы «А», в который включаются артикулы всех сезонов.

- Ассортимент группы «А» ЗИМА. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «А», предназначенного для применения в зимнее время.

- Ассортимент группы «А» ЛЕТО. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «А», предназначенного для применения в летнее время.

Ассортимент группы «В» ОБЩИЙ. Данный запрос предназначен для группировки общего рекомендуемого ассортимента группы «В», в который включаются артикулы всех сезонов.

- Ассортимент группы «В» ЗИМА. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «В», предназначенного для применения в зимнее время.

- Ассортимент группы «В» ЛЕТО. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «В», предназначенного для применения в летнее время.

Ассортимент группы «С» ОБЩИЙ. Данный запрос предназначен для группировки общего рекомендуемого ассортимента группы «С», в который включаются артикулы всех сезонов.

- Ассортимент группы «С» ЗИМА. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «С», предназначенного для применения в зимнее время.

- Ассортимент группы «С» ЛЕТО. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «С», предназначенного для применения в летнее время.

Ассортимент группы «D» ОБЩИЙ. Данный запрос предназначен для группировки общего рекомендуемого ассортимента группы «D», в который включаются артикулы всех сезонов.

- Ассортимент группы «D» ЗИМА. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «D», предназначенного для применения в зимнее время.

- Ассортимент группы «D» ЛЕТО. Данный запрос осуществляет выборку товаров принадлежащих к ассортименту группы «D», предназначенного для применения в летнее время.

ГРУППЫ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ТОВАРОВ. Данный запрос осуществляет выборку, группировку товаров разных брендов на основании их применения.

ТОВАРНЫЕ НОВИНКИ. Этот запрос отбирает из таблицы товары, только те у которых в графе «новинки», стоит индивидуальный номер принадлежности товара к новинке продаж.

ТОВАРЫ ЛИДЕРЫ ПРОДАЖ. Этот запрос отбирает из таблицы товары, только те у которых в графе «лидер продаж », стоит индивидуальный номер принадлежности товара к лидеру продаж.

Следующим этапом создадим формы рис.16.

рис. 16 Окно «Формы»

При работе с формами базы данных и в процессе формировании заявки клиента менеджер отдела продаж имеет возможность открыть рекомендуемый ассортимент группы к которой клиент принадлежит, и наглядно, актуально видеть все артикулы ассортимента магазина. При работе в форме сотрудник может легко воспользоваться поиском нужного артикула (Ctri+F).Так же менеджер сможет сделать подборку любой группы товаров, открыв форму «товары по группам применения», а открыв форму «новинки» предложить весь новый ассортимент и рассказать о его свойствах, форма лидеры продаж поможет не упустить из внимания сотрудника все ходовые артикулы компании которые практически в полном составе присутствуют в каждом ассортименте (А,В,С,D), а так же проконтролировать их наличие и товарные остатки у клиента. В любой из форм присутствует графа количество, в формах она может быть полезна когда менеджер отдела продаж принимает заявку по телефону, открыв форму и согласовывая ассортимент заявки с клиентом сразу можно проставить заявленное количество, послав форму на печать на основании ее завести заявку на поставку в программе 1 С. Это облегчает работу так как в настоящее время менеджер записывает заявку на бумажный носитель при ее согласовании как по телефону так и при составлении в магазине клиента, в ходе этой процедуры некоторое число артикулов пропускается, а значит не продается.

Заключительным этапом будет построение отчетов, необходимые для оптимизации работы менеджеров,отчеты изображены на рисунке 17.



рис.17. Окно «Отчеты».

Описание отчетов.

Ассортимент магазина группы «А», «В», «С», «D». Данные отчеты необходимы для подборки товара на вновь открывающийся магазин, либо магазин где товары нашей компании еще не выставлены. В отчете указан рекомендуемы ассортимент товаров зимнего и летнего сезона, существует графа количество, для того что бы можно было использовать печатную форму для формирования первоначальной заявки. Бланк отчета Ассортимент магазина группы «А» отображен в Приложении 2.

Заявки для групп «А», «В», «С», «D» зимний и летний ассортимент.

Эти отчеты необходимы для менеджеров для оформления заявок во время посещения клиентов. Использование отчетов удобно тем, что во внимание попадает сразу весь ассортимент, увеличивается количество артикулов в заявке, а так же время на составление заявки затрачивается в два раза меньше. Форма отчета Заявка группы «С» зима отображена в Приложении 3.

Отчет МИНЛИСТ для групп магазинов «В» и «С» летнего и зимнего ассортимента.

В обязанности менеджеров отдела продаж курирующих группы «В» и «С» входит контроль ассортиментных остатков магазина. Это связано с тем, что к данным группам относятся не большие магазины, но ассортимент в них может быть представлен довольно широкий. Сами сотрудники магазина не всегда успевают отслеживать товарные остатки и закончившие позиции забывают заказывать. Рассмотрев такую ситуацию не по одному магазину, а по всей группе «В» формируется значительно большой объем упущенных продаж. В настоящее время без использования созданной базы данных менеджер осуществляет контроль товарных остатков в основном на основании своих знаний и навыков, без какого либо вспомогательного инструмента. Пользуясь отчетом МИНЛИСТ менеджер осуществляя контроль товарных остатков в магазине, проставит количество необходимое для заказа в колонку товара, остатки которого у клиента равны нулю. После согласования наименований товара и их количества с сотрудником магазина, менеджер использует этот отчет как заявку на будущую поставку, на полях укажет наименование магазина, фирму.

Форма отчета МИНЛИСТ «С» зима отображена в Приложении 4.

Отчет Товарные новинки.

Предназначением отчета является отображение всех новых товарных артикулов, с описание их предназначения, в отчете так же существует графа количество для формировании заявки клиента на новые артикулы. Использование отчета так же исключает возможность в том, что какой либо артикул будет упущен из внимания менеджера. Форма отчета товарные новинки отображена в Приложении 5.

Отчет товары лидеры продаж.

Данный отчет предназначен для работы менеджера курирующего магазины группы «А». При помощи данного отчета менеджер может осуществлять контроль присутствия в магазине лидеров продаж, так как общий ассортимент очень велик и контролируется при формировании заявок. Так же данный отчет может использоваться менеджерами других групп магазинов для расширения ассортимента торговой точки, отчет может использоваться при заполнении заявки. Форма отчета товарные новинки отображена в Приложении 6.

Отчет группы товаров по применению.

Данный отчет необходим менеджеру при подборке ассортимента на магазин какой либо определенной группы товаров, разных брендов, например антифризов. Сформировав этот отчет сотрудник сможет предложить клиенту весь ассортимент товарной группы, разных производителей. Форма отчета Приложение 7.

2.1.5 Характеристика результатной информации

Результатная информация является важнейшей информацией, так как ради нее и создаются системы подобного класса. В данном случае результативной информацией будут являться отчеты по различным запросам необходимые для работы менеджеров ТД Автомаксимум.

Система формирует набор различных отчетных документов, необходимых для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

Отчет - документ, который распечатывается на принтере и в дальнейшем используется для работы менеджера отдела продаж.

Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Общего определения понятия экономической эффективности пока нет, под эффективностью в данном случае будем понимать целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных, которая приведет к увеличению прибыли по отношению к затратам.

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями, как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнения подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения экономической информационной системы. Это означает, что должна быть исчислена эффективность применения автоматизированных информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработки данных. Различают расчетную и фактическую эффективность. Расчетную эффективность определяют на стадии проектирования автоматизации информационных работ, то есть разработки технического проекта, фактическую эффективность рассчитывают по результатам внедрения технического проекта.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда.

При этом установлено, что, чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

Организационный эффект проявляется в освобождении работников от рутинных операций по систематизации и группировки данных, многочисленных расчетов и записей, сверки данных.

Информационный фактор эффективности выражается в повышении уровня информированности персонала и руководства.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Оценить и прямой, и косвенный экономический эффект предстоит в процессе многодневной работы, т.к. отдача не может быть мгновенной.

Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ. Под прямой оценкой эффективности понимают оценку использования внедренной информационной системы в сфере информатизации. Если для предприятий, занимающихся созданием и реализацией информационных продуктов, данная сфера деятельности является основной, то для большинства прочих предприятий и организаций ее удельный вес незначителен. Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда.

Прямой эффект от внедрения проекта характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

Расчет косвенных показателей немного затруднителен, так как надо найти тот показатель или группу показателей, которые будут всесторонне отражать всю динамику данного процесса. К косвенным показателям можно отнести:

Доступность, обобщенность информации;

Более быстрая и качественная работа с клиентами;

Высвобождение времени на посещение клиентов;

Увеличение объемов продаж;

Отсюда можно сделать вывод, что косвенный эффект это дополнительный доход, который может получить организация в результате внедрения данного проекта.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Расчет затрат времени менеджеров на работу с клиентами.

В настоящее время рабочее время менеджера строится следующим образом:

Каждый менеджер компании курирует пятьдесят клиентов. График работы сотрудников- сорокачасовая рабочая неделя. Магазин клиента менеджер должен посещать один раз в неделю, собирать заявки на поставку два раза в неделю либо при посещении либо при переговорах по телефону.

Работа в офисе в день занимала четыре часа, она было направлено на сбор заявок с клиентом, изучение ассортимента;

время на посещение клиентов 4 часа в день;

Не смотря на затраты времени на изучение ассортимента не все товарные артикулы продавались, объемы продаж стали снижаться, еженедельный график посещения нарушился, в связи с тем, что времени отведенного на посещение не хватало.

Рассчитаем количество времени на посещение одного клиента.

4 (часа) х 5 (рабочих дней) = 20 часов - 1 200 минут

1 200 / 50 (кол-во клиентов) = 24-25 минут отводится менеджеру на посещение одного клиента.

Посещение каждого клиента в течении двадцати минут не даст должного эффекта, либо при увеличении времени на посещение часть клиентов из графика выпадает.

При использовании программного продукта рабочее время менеджера построится так:

Каждый менеджер компании курирует пятьдесят клиентов. График работы сотрудников - сорокачасовая рабочая неделя. Магазин клиента менеджер должен посещать один раз в неделю, собирать заявки на поставку два раза в неделю либо при посещении, либо при переговорах по телефону. На сбор заявок в офисе с региональных клиентов менеджеру отводится ежедневно 2 часа рабочего времени. Следовательно на посещение клиентов 6 часов в день.

Рассчитаем количество времени на посещение одного клиента.

6 (часов) х 5 (рабочих дней) = 30 часов - 1 800 минут

1 800 / 50 (кол-во клиентов) = 36-40 минут отводится менеджеру на посещение одного клиента.

В течении сорока минут при посещении магазина менеджер осуществляет контроль ассортиментных артикулов, составляет заявку на следующую поставку, не упуская из внимания некоторые артикулы, так как их перечень представлен в вспомогательных отчетах, контролирует наличие рекламной продукции, согласовывает с клиентом дни посещения мерчандайзера и дни обучения сотрудников.

Вывод. Рабочее время сотрудника отдела продаж распределилось очень эффективно. Задача по экономию времени на изучение товарных артикулов и самостоятельной обработки информации по ассортименту магазинов решена. Освободилось время на посещение клиентов и качественную работу с ними. При увеличении ассортимента в две тысячи артикулов у компании нет необходимости увеличения штата отдела продаж на одну единицу, при учете сохранения клиентской базы в количестве не более двухсот клиентов. Если учитывать что средняя минимальная заработная плата менеджера в месяц составляет 10 000 рублей, то годовая экономия составит 120 000 рублей, Помимо этого отпадает необходимость в приобретении транспортного средства стоимостью в среднем 150 000 руб.

Приведённые расчёты показывают эффективность предложенной информационной системы относительно временных, а соответственно и трудовых затрат и экономической эффективности.

Заключение

Таким образом, в работе решена актуальная задача: разработка автоматизированной информационной системы, реализующей автоматизированный сбор, хранение, обработку, трансформацию в необходимый вид, манипулирование и представление данных, функционирующая на основе ЭВМ и других технических средств, а так же анализ эффективности внедрения автоматизированной информационной системы.

Практическая значимость настоящей работы состоит в создании автоматизированной информационной системы, позволяющей повысить эффективность и оптимизировать работу менеджера ТД Автомаксимум, по нескольким направлениям:

- работа с клиентом при формировании заказа,

- работа по расширению ассортимента магазина клиента,

- работа с ассортиментом магазина во время посещения клиентов.

На основании представленного приложения «база данных Ассортимент компании» получен акт о внедрении системы «База данных Ассортимент компании» в работу отдела продаж ТД Автомаксимум. (Приложение 9).

К достоинствам проекта относится то, что в нём используется простой и интуитивно понятный интерфейс. Данный программный продукт легко установить на персональной ЭВМ и обслуживать без дополнительного сопровождения. Кроме того, проект разработан с учетом пожеланий и потребностей конечного пользователя, имевшнго возможность с этапа разработки до полной готовности программы знакомиться с продуктом и вносить необходимые рекомендации по интерфейсу, функциям и отчетам.

К основным функциональным возможностям системы относятся:

формирование рекомендуемого ассортимента магазина, в зависимости от принадлежности магазина к той или иной группе;

предоставление сотруднику обобщенной информации по группам товаров;

выделение лидеров продаж;

выделение новинок;

обобщение информации о сезонных товарах;

быстрый поиск необходимой для сотрудника информации о товарах;

структурирование и обобщение информации об ассортименте компании;

Наличие подобной информационной системы позволяет наиболее эффективно распределять рабочее время сотрудников отдела продаж, настроить наиболее качественную и эффективную работу с клиентами, привлечь к продажам значительно расширенный перечень товарных артикулов.

Применение разработанного программного продукта позволяет:

Увеличить объем продаж за счет продвижения на рынок всего ассортимента компании.

Построить наиболее выгодные партнерские отношения с клиентами

Организовать эффективную работу отдела продаж.

Таким образом, разработанная информационная система позволяет оптимизировать и повысить эффективность работы менеджера торгового предприятия (на примере ТД «Автомаксимум»), что и является целью дипломного проекта.

Список литературы

1. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. «Проектирование экономических информационных систем»: Учебник - М.: Финансы и статистика, 2001.

2. В.В. Дик «Информационные системы в экономике.» Учебник / Москва. Финансы и статистика, 1996.

3. Титоренко Г.А. «Автоматизированные информационные технологии в экономике». Москва: издательство ЮНИТИ, 1998 г.

4. В.М. Вейцман. Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие/ - Яр.: МУБиНТ, 2002.

5. Харитонова И.А., Михеева В.Д. Microsoft Access 2000: разработка приложений. БХВ - Санкт-Петербург. Дюссельдорф - Киев - Москва - Санкт-Петербург 2000г.

6. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999.

7. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации - СПб.: Питер, 2002.

8. Внутренние инструкции, проектные документы предприятия ТД Автомаксимум.

Размещено на Allbest.ru