Автоматизированные системы управления и бронирования в средствах размещения с помощью Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

на тему: “Автоматизированные системы управления и бронирования в средствах размещения с помощью Microsoft Access”

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. РОССИЙСКАЯ СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ ГОСТИНИЦ И СРЕДСТВ РАЗМЕЩЕНИЯ

Службы гостиницы и их характеристика

Инновации в гостиничном хозяйстве

Теоретические основы использования средств информатизации и автоматизации в средствах размещения

Основы АСУ средств размещения

Опыт использования систем бронирования

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ

Система управления базами данными (СУБД)

СУБД Microsoft Access

Объекты Microsoft Access

Проектирование БД на основе нормализации

Понятие нормализации отношений

Логическое проектирование базы данных

Поля уникальные и ключевые

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ «ГОСТИНИЦА»

Структура базы данных

Схема данных и описание связей между таблицами БД

Структура интерфейса пользователя

Назначение базы данных

Начало и завершение работы с базой данных

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использованная литература

ВВЕДЕНИЕ

Любая современная гостиница, даже без учета неспецифических услуг, представляет собой сложный комплекс функциональных звеньев, от слаженности работы которого зависит успешность существования предприятия на рынке. При росте объема продаж с одной стороны и усиливающейся конкуренции с другой, повышается значение оперативности в работе персонала. В решении этой проблемы краеугольным камнем выступает комплексная автоматизация отеля, достигаемая применением Автоматизированных Систем Управления (АСУ) отелем, или - в английском варианте - Property Management System (PMS). Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения.

Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.

Внедрению АСУ в российской гостиничной индустрии традиционно препятствует слабая техническая оснащенность (в основном это касается малых гостиниц), консервативность директоров и управляющего персонала, относительная дороговизна присутствующих на рынке программных продуктов и кажущаяся сложность их внедрения и эксплуатации.

Недостаточное освещение, основанное в основном лишь на публикациях, оплаченных фирмами-производителями и представляющих собой по сути рекламную информацию с присущими ей недостатками, не дает полного представления о предмете исследования. Это в свою очередь является причиной обоснованных опасений предпринимателей по поводу его сложности. А между тем, современные инструменты позволяют создать локальную АСУ приемлемого уровня даже простому пользователю, наделенному базовыми навыками общения с компьютером, необходимой литературой и желанием.

Целью настоящей работы является доказательство несостоятельности вышеуказанных негативных факторов по отношению к перспективности и эффективности использования средств автоматизации в управлении номерным фондом и бронировании.

В задачи работы входят описание структур, механизмов и возможностей типовых систем управления и бронирования, исследование и анализ опыта использования указанных АСУ предприятий гостиничного бизнеса, обзор рынка программных продуктов по автоматизации гостиничной деятельности и самостоятельная разработка примера PMS для использования в малых гостиницах.

1. РОССИЙСКАЯ СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ ГОСТИНИЦ И СРЕДСТВ РАЗМЕЩЕНИЯ

В России приказом Министерства экономического развития и торговли от 21 июня 2003 года №197 утверждено Положение о государственной системе классификации гостиниц и других средств размещения. Этот документ устанавливает цели, организационную структуру и порядок проведения работ в системе классификации гостиниц и других средств размещения на категорию («без звезд», «одна звезда», «две звезды», «три звезды», «четыре звезды», «пять звезд»).

Положение о государственной системе классификации гостиниц и других средств размещения

1. Общие положения

1.1 Настоящий документ устанавливает цели, организационную структуру и порядок проведения работ в Системе классификации гостиниц и других средств размещения на категорию ("без звезд", "одна звезда", "две звезды", "три звезды", "четыре звезды", "пять звезд"), далее именуемой Системой.

1.2 Классификация средства размещения - процедура, проводимая на добровольной основе и включающая осуществление оценки соответствия средства размещения требованиям, установленным в Системе, и аттестацию его на соответствующую категорию.

1.3 Оценка соответствия средства размещения установленным требованиям проводится органом по классификации средств размещения, имеющим в своем составе квалифицированных экспертов, а аттестация на категорию осуществляется федеральным органом исполнительной власти в сфере туризма.

1.4 Система образована федеральным органом исполнительной власти в сфере туризма.

1.5 Система разработана на основе Федерального закона "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 49, ст. 5491; 2003, N 2, ст. 167), Федерального закона "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140), Закона Российской Федерации "О защите прав потребителей" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 140; 2002, N 1 (ч. 1), ст. 2) и Концепции развития туризма в Российской Федерации, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 11 июля 2002 г. N 954-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2902).

1.6 Настоящий документ устанавливает:

цели Системы;

область распространения Системы;

нормативную базу Системы;

организационную структуру Системы и функции ее участников;

порядок проведения работ в Системе;

формы документов, применяемых в Системе;

порядок рассмотрения апелляций;

обеспечение конфиденциальности информации;

правила применения знака категории средства размещения.

1.7 Система вправе взаимодействовать с зарубежными системами классификации средств размещения.

1.8 Система является открытой для участия в ней предприятий различных организационно-правовых форм и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги средств размещения и признающих и выполняющих ее правила.

1.9 Система предусматривает свободный доступ к информации о ее правилах, участниках и результатах классификации для исполнителей и потребителей услуг средств размещения, общественных организаций и пр.

1.10 Объективность и достоверность оценки средства размещения в Системе обеспечивается экспертами, аттестованными в порядке, установленном в Системе.

1.11 Система имеет собственные формы сертификатов категории, знаков категории средств размещения и других документов, необходимых для проведения классификации.

2. Определения

В настоящем документе применяются понятия, термины и определения, установленные в Законе Российской Федерации "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации", а также термины и определения, приведенные в приложениях N 2 и 3.

3. Основные цели

Основными целями Системы являются:

-обеспечение стабильности качества обслуживания в средствах размещения;

-гармонизация критериев классификации средств размещения в Российской Федерации с Рекомендациями Всемирной туристской организации (ВТО) и с учетом существующей зарубежной практики;

-дифференциация средств размещения в зависимости от ассортимента и качества предоставляемых услуг;

- оказание помощи потребителю в компетентном выборе услуг средства размещения;

- обеспечение потребителя достоверной информацией о том, что категория средства размещения подтверждена результатами классификации и соответствует категории, установленной в нормативных документах, принятых в Системе;

-повышение конкурентоспособности гостиниц и других средств размещения;

-содействие развитию въездного и внутреннего туризма за счет укрепления доверия российских и иностранных потребителей к результатам классификации средств размещения и соответственно увеличению доходной части бюджета страны.

4. Область распространения Системы и объекты, классифицируемые в Системе

4.1 В область распространения Системы входит деятельность по классификации средств размещения, находящихся на территории Российской Федерации. Перечень средств размещения, классифицируемых в Системе, приведен в приложении N 1.

4.2 При проведении классификации проверяются характеристики средства размещения, позволяющие аттестовать его на одну из категорий на основе требований, установленных в нормативных документах, принятых в Системе.

5. Нормативная база Системы

Нормативную базу Системы составляют документы, устанавливающие:

требования, на соответствие которым проводится аттестация;

требования к деятельности структурных подразделений Системы;

требования к организации работ по классификации средств размещения;

требования к экспертам, осуществляющим оценку средств размещения.

5.1 Требования, на соответствие которым проводится аттестация

Требования к средствам размещения и номерам различных категорий установлены в приложениях N 2 и 3.

5.2 Требования к деятельности структурных подразделений Системы

Требования к Органу по классификации установлены в приложении N 4.

5.3 Требования к организации работ по классификации средств размещения в Системе

Порядок проведения работ в Системе установлен в разделе 7.

5.4 Требования к экспертам Системы

Требования к экспертам Системы установлены в приложении N 5.

6. Организационная структура Системы и функции ее участников

Организационную структуру Системы образуют:

Руководящий орган Системы;

Аттестационная комиссия;

Центральный орган Системы (ЦОС);

Комиссия по апелляциям;

Орган по классификации средств размещения;

заявители - юридические лица или индивидуальные предприниматели, обратившиеся с заявкой на проведение классификации средства размещения.

6.1 Руководящим органом системы является федеральный орган исполнительной власти в сфере туризма - юридическое лицо, образовавшее Систему.

Руководящий орган создает Аттестационную комиссию и Комиссию по апелляциям, утверждает основополагающие документы Системы, в т.ч. по оплате работ в Системе.

6.2 Аттестационная комиссия формируется из:

1) председателя Аттестационной комиссии, назначаемого Руководящим органом;

2) представителей федерального органа исполнительной власти в сфере туризма;

3) представителей ЦОС;

4) представителей Органа по классификации;

5) представителей предприятий туристской индустрии и общественных организаций.

В заседаниях Аттестационной комиссии могут принимать участие представители органов исполнительной власти в сфере туризма субъектов Российской Федерации.

Аттестационная комиссия:

формирует политику в области классификации средств размещения;

принимает решения об аттестации средств размещения на категорию.

6.3 Центральный орган Системы (ЦОС):

принимает заявки на проведение экспертной оценки соответствия средств размещения категории на территории страны;

ведет единый Реестр Системы, организует публикацию официальной информации, предоставляет сведения об объектах классификации;

осуществляет общее методическое руководство Системой;

организует разработку организационно-методических документов Системы;

организует изготовление бланков сертификатов категории, носителей знака категории средства размещения (см. п. 12.4) и ведет учет выданных сертификатов категории;

готовит предложения по совершенствованию Системы;

осуществляет сбор и анализ информации по вопросам классификации;

осуществляет пропаганду в области классификации средств размещения;

взаимодействует с Аттестационной комиссией, Органом по классификации и Комиссией по апелляциям;

организует проведение экспертизы документов по поручению Аттестационной комиссии и Комиссии по апелляциям.

6.4 Комиссия по апелляциям формируется Руководящим органом из представителей федерального органа исполнительной власти в сфере туризма с привлечением специалистов предприятий туристской индустрии и общественных организаций;

Комиссия по апелляциям собирается по мере необходимости. Апелляции по вопросам, связанным с классификацией, рассматриваются в порядке, установленном в разделе 9.

6.5 Орган по классификации средств размещения (далее - Орган по классификации) создается на базе организации, определенной федеральным органом исполнительной власти в сфере туризма.

6.5.1 Орган по классификации:

организует проведение экспертной оценки соответствия средств размещения категории на территории страны на основе единых методологии и критериев;

формирует экспертную комиссию из числа аттестованных в Системе экспертов в количестве до трех человек и назначает председателя комиссии;

представляет документы по результатам экспертной оценки в Аттестационную комиссию для принятия решения об аттестации средства размещения на категорию;

осуществляет подготовку и аттестацию экспертов Системы (устанавливает требования к экспертам Системы, порядок их аттестации, проводит их переподготовку и повышение квалификации), ведет реестр аттестованных экспертов, контролирует их деятельность.

6.5.2 К проведению работ по оценке соответствия средств размещения привлекаются эксперты, аттестованные в Системе.

Решение о привлечении экспертов к проведению работ по оценке соответствия средств размещения принимается Органом по классификации по согласованию с Аттестационной комиссией по результатам их аттестации в соответствии с требованиями и с порядком, изложенными в приложении N 5.

6.5.3 Эксперты

проводят оценку средств размещения и документируют ее результаты;

обеспечивают конфиденциальность информации, полученной в ходе оценки.

6.6 Заявители - юридические лица или индивидуальные предприниматели, обратившиеся с заявкой на проведение классификации средства размещения,

принимают решение о необходимости проведения классификации;

направляют заявку на проведение классификации средства размещения в ЦОС (форма заявки приведена в приложении N 6);

после получения сертификата категории получают право на применение знака категории, а также использование "звезд" в оформлении вывески, документов и в рекламных целях;

обеспечивают соответствие средств размещения требованиям, установленным в Системе;

информируют ЦОС и Орган по классификации обо всех изменениях, влияющих на результаты оценки, подтвержденные при аттестации;

осуществляют корректирующие действия в соответствии с рекомендациями, данными в ходе инспекционных проверок;

своевременно оплачивают все расходы, связанные с проведением оценки, независимо от результатов оценки.

7. Порядок проведения работ по классификации

7.1 Классификация средств размещения проводится в три этапа:

первый этап - экспертная оценка соответствия средства размещения категории;

второй этап - аттестация средства размещения;

третий этап - инспекционный контроль классифицированных средств размещения.

7.2 Экспертная оценка соответствия средства размещения категории

7.2.1 Экспертная оценка соответствия средства размещения категории включает в себя оценку средства размещения в целом и его номерного фонда.

7.2.2 Экспертная оценка соответствия средства размещения категории проводится в следующем порядке:

получение заявки на классификацию;

проведение оценки средства размещения и составление акта.

7.2.3 Заявка на классификацию оформляется по форме, приведенной в приложении N 6, и направляется в ЦОС. К заявке прилагается анкета-вопросник, содержащая сведения о структуре номерного фонда для определения объемов работ и их стоимости. Кроме того, в анкете должна содержаться информация о наличии документов, подтверждающих соответствие оказываемых услуг требованиям безопасности в части пожарной безопасности, соблюдения санитарно-гигиенических и противоэпидемиологических правил и норм и требований охраны окружающей среды.

7.2.4 Получив заявку и заполненную анкету-вопросник, ЦОС заключает договор с заявителем на выполнение работ и поручает организацию работы по оценке соответствия средства размещения категории Органу по классификации.

7.2.5 После получения подписанного заявителем договора и оплаты работ по классификации формируется экспертная комиссия для проведения работ по оценке соответствия средства размещения.

К работе комиссии могут привлекаться специалисты в области индустрии гостеприимства, представители общественных организаций и пр.

Председатель комиссии проводит подготовительные работы: устанавливает сроки проведения оценки средства размещения, оповещает о них членов комиссии.

7.2.6 Проведение оценки соответствия средства размещения и его номерного фонда категории осуществляется в следующем порядке:

1) устанавливается соответствие средства размещения минимальным требованиям, установленным Системе (приложение N 2, таблица 1). Результаты отражаются в протоколе;

2) проводится балльная оценка средства размещения по критериям, установленным в Системе (приложение N 2, таблица 2). Результаты отражаются в протоколе;

3) одновременно с оценкой соответствия средства размещения проводится оценка соответствия номеров категориям (приложение N 3, таблицы 1, 2). Результаты оценок номеров оформляются протоколами.

7.2.7 Результаты работы комиссии оформляются актом.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также руководитель средства размещения или уполномоченное должностное лицо заявителя, подтверждая тем самым факт ознакомления с актом. Акт печатается в 3-х экземплярах: один передается руководству средства размещения, два других акта - в Орган по классификации.

К акту прилагаются вышеуказанные протоколы.

7.3 Аттестация средства размещения

7.3.1 Орган по классификации анализирует вышеуказанные документы и направляет один экземпляр акта в ЦОС для заключения и передачи в Аттестационную комиссию для принятия решения об аттестации средства размещения на категорию.

7.3.2 После принятия Аттестационной комиссией решения о присвоении средству размещения категории сертификат категории с приложениями подписываются председателем Аттестационной комиссии и направляются в ЦОС для регистрации в реестре и направления заявителю с уведомлением о вручении не позднее 30 дней со дня принятия решения.

Сертификат категории выдается на срок не более 5 лет.

В случае принятия решения об отказе в выдаче сертификата категории решение с обязательным указанием причин отказа направляют Заявителю не позднее 30 дней со дня принятия решения Аттестационной комиссией.

7.4 Инспекционный контроль

7.4.1 Инспекционный контроль классифицированных средств размещения устанавливают на весь период действия сертификата категории. Время проведения инспекционных проверок устанавливается Аттестационной комиссией при принятии решения об аттестации средства размещения. Организация проведения инспекционных проверок осуществляется органом по классификации. При проведении инспекционной проверки эксперты проверяют устранение несоответствий, выявленных в ходе предыдущих проверок, но не повлиявших на решение о выдаче/подтверждении действия сертификата категории.

По результатам инспекционной проверки орган по классификации составляет акт инспекционной проверки и направляет его в Аттестационную комиссию для принятия решения о подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата категории. Решение передается в ЦОС для регистрации и направления заявителю с уведомлением о вручении. Внеочередные инспекционные проверки проводятся по предписанию федерального органа исполнительной власти в сфере туризма в следующих случаях:

наличие информации о претензиях к средству размещения, имеющему сертификат категории, поступившей в федеральный орган исполнительной власти в сфере туризма или в органы исполнительной власти в сфере туризма субъектов Российской Федерации;

существенные изменения в технологии оказания услуг, в организационной структуре и кадровом составе средства размещения, которые могут повлиять на качество оказываемых услуг.

7.4.2 При отрицательных результатах инспекционной проверки Аттестационная комиссия принимает решение о приостановлении или отмене действия сертификата категории. Решение передается в ЦОС для направления заявителю с уведомлением о вручении.

7.5 По окончании срока действия сертификата категории повторная классификация проводится в порядке, установленном в настоящем разделе.

8. Формы документов, установленные в Системе

8.1 В Системе применяют сертификат категории установленного образца. Форма сертификата и правила его заполнения приведены в приложениях N 7 и 8.

8.2 Форма приложения к сертификату приведена в приложении N 9.

8.3 Бланки сертификата и приложения к сертификату являются документами строгой отчетности и хранятся в ЦОС.

9. Порядок рассмотрения апелляций

9.1 Апелляции по вопросам, связанным с классификацией, рассматривает Комиссия по апелляциям.

9.2 Комиссия рассматривает апелляции, поданные в письменном виде, в течение 30 дней после получения заявителем документов.

Комиссия не рассматривает апелляции, связанные с выдачей сертификатов, срок действия которых к моменту подачи апелляции истек.

Комиссия выносит решение по апелляции не позднее чем через 30 дней с момента ее получения. При необходимости комиссия может запрашивать от участников классификации дополнительные материалы. В этом случае срок рассмотрения апелляции увеличивается на время, необходимое для получения запрошенных материалов.

По окончании рассмотрения материалов комиссия составляет заключение и направляет его вместе с материалами по апелляции в ЦОС и Заявителю с уведомлением о вручении.

Решение комиссии по апелляции является обязательным к исполнению для всех участников классификации.

10. Конфиденциальность информации

В Системе классификации гостиниц и других средств размещения обеспечивается конфиденциальность информации, являющейся коммерческой тайной, полученной в ходе оценки соответствия.

Под нарушением конфиденциальности информации понимается передача информации коммерческого характера любым лицам или организациям, не занятым в процессе классификации.

11. Язык Системы

11.1 Документы, используемые в процессе классификации, оформляются на русском языке.

11.2 Сертификаты и приложения к ним, выдаваемые в Системе, оформляются на русском языке. По желанию заявителя на основании отдельного договора сертификаты категории и приложения к ним могут быть оформлены на иностранном языке путем аутентичного перевода с оригинала на русском языке.

12. Применение знака категории средства размещения

12.1 Знак категории средства размещения является формой доведения до потребителей и других заинтересованных сторон информации о том, что данное средство размещения аттестовано на соответствие определенной категории.

12.2 Основанием для применения Знака категории средства размещения является сертификат категории средства размещения.

12.3 Право применения знака категории средства размещения устанавливается на срок действия сертификата категории.

12.4 Графически Знак категории средства размещения представляет собой совокупность от одной до пяти пятиконечных звезд правильной формы произвольного размера.

Количество "звезд" зависит от присвоенной средству размещения категории. "Звезды" наносятся на металлическую основу (носитель знака категории), на котором указано наименование федерального органа исполнительной власти в сфере туризма, присвоившего категорию средству размещения.

12.5 При изготовлении Знака категории могут использоваться различные технологические приемы, обеспечивающие его четкое и ясное изображение.

12.6 Знак категории размещается на фасаде средства размещения на стене рядом с главным входом.

12.7 Возможно использование "звезд" в оформлении эмблемы гостиницы, вывесок, интерьеров, на документах (официальных бланках, квитанциях, карточках гостя и пр.), а также в рекламных целях (рекламных проспектах, рекламе в средствах массовой информации и т.д.).

12.8 Средство размещения, аттестованное на категорию "без звезд", не получает права использовать Знак категории.

Оценка соответствия средства размещения установленным требованиям проводится органом по классификации средств размещения, имеющим в своем составе квалифицированных экспертов, а аттестация на категорию осуществляется федеральным органом исполнительной власти в сфере туризма. Система классификации гостиниц и других средств размещения образована федеральным органом исполнительной власти в сфере туризма.

Система разработана на основе Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», Федерального закона «О техническом регулировании», Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей» («Настоящий Закон регулирует отношения, возникающие между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг), устанавливает права потребителей на приобретение товаров (работ, услуг) надлежащего качества и безопасных для жизни, здоровья, имущества потребителей и окружающей среды, получение информации о товарах (работах, услугах) и об их изготовителях (исполнителях, продавцах), просвещение, государственную и общественную защиту их интересов, а также определяет механизм реализации этих прав») и Концепции развития туризма в Российской Федерации, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 11 июля 2002 года №954-р.

Службы гостиницы и их характеристика

Гостиничное предприятие является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правами юридического лица, который на основе использования имущества трудовым коллективом выполняет работы и оказывает услуги. Гостиничное предприятие характеризуется организационным единством, наличием собственности и хозяйственным ведением обособленного имущества и имущественной ответственностью по своим долгам.

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, её местоположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого её работника. Государственным стандартом в гостинице предусмотрены следующие основные службы: служба приема и размещения; служба эксплуатации номерного фонда; коммерческая служба; техническая служба; административная служба; дирекция.

В гостиницах высоких категорий число обеспечивающих служб значительно больше, и каждая из них имеет специфические функции.

Служба приема и размещения обычно находится в холле гостиницы и функционирует круглосуточно. Служба приема и размещения выполняет функции бронирования и размещения, оформления при въезде и выезде, расчетов с клиентами. Основной технологией этой службы является работа с информацией, которая направляется по двум каналам: к гостям и в администрацию. К гостям идет информация о составе номерного фонда и его предложениях, тарифах, видах обслуживания. При въезде и выезде клиента в соответствующие подразделения гостиницы поступает информация о занятости номерного фонда, его освобождении, составе гостей по целям приезда и продолжительности пребывания, уровне удовлетворенности предоставляемыми услугами, запросах на соответствующие услуги (питание, транспорт, досуговые мероприятия и др.).

Основные работы, выполняемые службой размещения:

Оформление проживания гостя - прием гостя, согласование с гостем места проживания (категория номера, его месторасположение и т.п.), предоставляемых услуг, срока проживания, взимание оплаты за проживание;

Обслуживание гостей в период проживания - продление срока проживания, перевод гостя из одного номера в другой (в необходимых случаях), взимание платы за проживание, организация предоставления дополнительных услуг по желанию клиента;

Оформление выезда гостя - полный расчет с гостем за оказанные услуги, сдача клиентом номера.

Как правило, службу возглавляет менеджер по размещению. В его подчинение входят: бюро регистрации, портье, администраторы, бюро обслуживания, швейцары, гардеробщики, кладовщики камеры хранения, служба бронирования.

Служба эксплуатации номерного фонда является наиболее значимым подразделением, она отвечает за уборку номеров, холлов и других внутренних помещений, обеспечивает техническое обслуживание и ремонт жилых и вспомогательных помещений, подготовку к их заселению, уборку и вывод из эксплуатации номеров для космического или планового ремонта. Менеджер этой службы руководит группой по ремонту и обслуживанию номерного фонда, горничными, уборщиками, консьержками и т.д. Он имеет прямую связь со службой приема и размещения и инженерной службой. Менеджер службы эксплуатации несет ответственность за чистоту всей гостиницы и её номеров.

Система бронирования номеров в гостиницах включает в себя комплекс ЭВМ, объединенных в сеть и связанных факсмодемной связью с различными городами мира.

Бронирование - это предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей. Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования или службы приема и размещения. Именно в эти подразделения поступают заявки на бронирование от клиентов. Кроме формального сбора заявок отдел бронирования должен изучать спрос на гостиничные места. Изучая многолетний опыт работы гостиницы, учитывая план мероприятий, которые будут проходить в данном регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали и т.п.), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы. Во время проведения массовых мероприятий спрос на гостиничные места в несколько раз увеличивается. Для гостиниц выгодно бронировать места для мероприятий с большим числом участников, так как в этом случае предварительный заказ осуществляется задолго до события и риск его аннулирования, т. е. отказа от заранее заказанного места, не большой. Загрузка гостиницы зависит от сезона, деловой активности в данном районе, экономической и политической ситуации. Во времена политической нестабильности интерес туристов к данной местности снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания. В пик сезона гостиница может идти на двойное бронирование. Двойное бронирование - это подтверждение о будущем предоставлении мест в гостинице одновременно двум клиентам на одну и ту же дату. Выбирая такой путь, гостиница идет на риск, если приедут оба клиента. Возможно, что кто-то из них аннулирует заявку за некоторое время до заезда или просто не приедет в назначенный день. В этом случае риск оказывается оправданным, но если оба клиента приехали в гостиницу, то место получает тот, кто приехал раньше. Для удовлетворения другого клиента у гостиницы есть несколько путей, о которых помнят менеджеры отдела, осуществляя двойное бронирование. В случае приезда одновременно двух клиентов, или когда турист приезжает без предварительного бронирования, а в гостинице нет мест, существует связь с фирмами, которые сдают в аренду жилье, и близко расположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента. Иногда отдел бронирования пересылает заявку на бронь в другую гостиницу, которая подтверждает клиенту, что ему будет предоставлено место. В этом случае необходимо получить согласие клиента на изменение гостиницы. И для гостиницы, и для гостя желательно, чтобы номера были забронированы заранее, и чем раньше, тем лучше. Согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ”: “исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя”. При регулярном использовании организацией конкретной гостиницы, выгоднее заключить договор на определенный срок. В этом случае организации присваивается порядковый номер, и при выполнении условий договора гостиница предоставляет места для проживания туристам, направленным этой организацией. В настоящее время многие туристские фирмы стремятся заключить договор с определенной гостиницей. Для туристских фирм, которые регулярно поставляют клиентов, гостиница устанавливает скидки на оплату проживания, питания и некоторые услуги. В договоре между гостиницей и туристской фирмой указано: в какие сроки должна быть подана заявка на размещение туристов, когда и каким образом производится оплата. Очень часто бронирование напоминает аренду, поскольку осуществляется на длительный период. Существует несколько способов забронировать номер или место в гостинице: письменный, устный и компьютерный. При телефонном бронировании очень важно внимательное отношение к клиенту, так как впечатление от этого разговора определит его отношение к гостинице в целом. Для клиента важно, как долго он будет ждать ответа, так как по нормам трубку должны снять максимум через пять гудков. Снимать трубку должен сотрудник, владеющий информацией о загрузке гостиницы. В отелях, которые принимают заказы на бронирование номера по телефону, разработаны специальные бланки. В них следует лишь делать отметки в нужных графах, не записывая полностью заявку.

Крупные гостиничные комплексы, включенные в международные цепи, имеют единую систему бронирования типа «Сабре», «Галилео», «Амадеус» и др. Эти системы бронирования (резервирования) выполняют функции резервирования номеров в гостиницах, бронирования билетов на различные виды транспорта и др.

Коммерческие службы проводят маркетинговые исследования, обоснования бизнес-планов, анализ конъюнктуры и действий конкурентов; вносят регламентные изменения в хозяйственную политику вследствие регулирующих действий властей и законодательства; формируют информацию о реальном состоянии дел на предприятии и используют ее для выработки управленческих решений.

Административные службы осуществляют руководство подразделениями гостиницы и обеспечивают безопасность проживающих.

Дирекция предприятия является высшим управленческим органом, который определяет стратегические и оперативно-тактические задачи (планирование ассортимента и обеспечение качества услуг, создание системы управления предприятием, определение задач по созданию ассортимента и позиционированию услуг, обеспечение взаимодействия служб предприятия).

Первым лицом гостиничного предприятия является генеральный директор, перед которым стоят три главные задачи: удовлетворение всех пожеланий гостя и тем самым привлечение его к повторному посещению гостиницы; обеспечение получения прибыли гостиницей; обеспечение нормальных условий труда и отдыха персонала гостиницы.

Инновации в гостиничном хозяйстве

В условиях жесткой конкуренции в гостиничном бизнесе невозможно добиться успеха без использования современных информационных технологий. За рубежом практически не осталось предприятий индустрии гостеприимства, не использующих в своей деятельности автоматизированных систем управления, систем интернет-бронирования и т.п.

Инновационная деятельность гостиничных предприятий - это внедрение систем автоматизации гостиничного хозяйства, помогающих обслуживать гостей при въезде, выезде и во время проживания, получать данные о постояльцах гостиницы для бухгалтерии и других служб, выяснять платежеспособность клиента. Системы управления гостиницей повышают качественный уровень обслуживания гостей, эффективно решают задачи управления гостиницей. Сегодня на российском рынке представлено большое количество программ автоматизации гостиничного хозяйства. Заслуживают внимания такие профессиональные компьютерные системы для гостиниц, как «Micros-Fidelio», «Лоджинг Тач Либика», «UCS-Shelter», «ABK (Genium)», «Key-Hotel», «Эдельвейс» и другие.

Возможности программ автоматизации гостиничного хозяйства обширны: управление ресурсами гостиницы, поддержка единой системы безналичных платежей для гостей, автоматизация текущей деятельности, многофакторный анализ деятельности гостиницы, взаимодействие с внешними программами и устройствами (телефон, платное телевидение и т.п.).

В зависимости от категории, вместимости, потребностей гостиницы и поставленных задач комплекс автоматизации гостиницы может состоять из нескольких подсистем. Как правило, базовые комплекты автоматизации гостиничного хозяйства, включают следующие модули: бронирование; поселение; выезд; бухгалтерия; администрирование. Например, подсистема «Поселение» используется для решения следующих задач: регистрация гостей, их размещение, ведение картотеки клиентов, выписка необходимых регистрационных документов; переселение и корректировка данных о клиенте; формирование отчетной документации за смену; получение информации о состоянии номерного фонда; быстрый поиск гостей по фамилии или номеру.

Таким образом, компьютерные технологии, используемые в гостиницах, ориентированы на наиболее полную и равномерную загрузку номерного фонда. Эти системы обеспечивают согласованную работу службы бронирования, расчетной части, службы использования номерного фонда.

Теоретические основы использования средств информатизации и автоматизации в средствах размещения

Прежде всего при рассмотрении проблем автоматизации хозяйственной деятельности средств размещения необходимо уяснить для себя принципы построения и механизмы функционирования типичного предприятия гостиничного бизнеса.

Итак, гостиница - это имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенное для предоставления услуг размещения (В.А. Квартальнов, И.В. Зорин). Будучи определена как коллективное средство размещения, гостиница объединяет в себе количество номеров (гостевых комнат), начиная от необходимого законодательно установленного уровня (в России он составляет 10 номеров) и до количества, зависящего от типа и задач конкретного предприятия. Все номера подчиняются единому руководству и группированы в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами и имеющимся оборудованием.

С целью установления постоянных взаимоотношений между подразделениями гостиницы на каждом гостиничном предприятии разрабатывается организационная структура. В организационной структуре реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, выражающиеся в тех или иных принципах. Гостиницы имеют сложную организационную структуру, характеризуемую распределением целей и задач управления между подразделениями и отдельными работниками. Организационная структура управления - это совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. Она складывается из взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями гостиницы полномочий и ответственности.

В структуре управления гостиницей выделяются следующие элементы:

- звенья (отделы, службы) управления;

- уровни (ступени) управления;

- вертикальные и горизонтальные связи.

Организационная структура средства размещения состоит из комплекса отделов (служб, департаментов), которые условно можно разделить на две группы. Функция служб первой состоит в непосредственном контактировании с гостями и оперативном их обслуживании. В английском варианте эту группу удачно называют «front-office». Если мысленно проследовать за прибывающим гостем, можно составить представление о структуре этой части организационной структуры гостиницы. Для более полной зарисовки возьмем за пример гостиницу высокого класса. Первой точкой контакта является сотрудник гаражной службы, берущий на себя обязанности по парковке и консервации автомобиля гостя. Далее эстафету принимает швейцар (зачастую выполняет чисто декоративные функции) и посыльный в холле, принимающий багаж. Гость регистрируется у портье, идентифицируя свою бронь (если таковая имеется), заполняя карточку гостя (о ней речь еще пойдет далее), получая и оплачивая номер. Все. Чистоту и спокойствие тем временем поддерживает служба горничных и дежурные на этажах. О приезде гостя необходимо знать заранее, иметь свободный и полностью подготовленный и функционирующий жилой номер. Процедура идентификации и регистрации должна проходить быстро и без ошибок. Именно в упрощении и ускорении этого процесса и состоит основная функция гостиничной АСУ.

Несколько иная ситуация имеет место в группе отделов, работа которых посвящена функционированию внутренних механизмов предприятия, а именно: отделе маркетинга, бухгалтерии (финансовый отдел), администрации. Именно сюда стекается большая часть информации, где она систематизируется, анализируется и экстраполируется. Это так называемый back-office средства размещения.

Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке:

-подача запроса с информацией о бронировании (имя и координаты гостя, сроки и параметры брони);

- поиск номера, удовлетворяющего запросу, его резервирование;

-приезд клиента, идентификация, регистрация в качестве гостя (запрашивается ряд данных от имени клиента до его места жительства и работы - последнее просто необходимо для поиска должников и поддержания контактов с постоянными клиентами);

-контроль регулярного обслуживания (уборка, доставка прессы, завтраков и прочее);

-информация об оплате проживания, услуг, внесенных депозитов и так далее - баланс счета гостя;

-предупреждение об истечении срока проживания и процедура выселения и расчета, либо продление срока представления услуг размещения.

Этот список далеко не полон, однако представляет основные функции системы, более чем достаточные для успешного функционирования малой (до 50 номеров) гостиницы.

Специфичность средства размещения малого типа заключается в минимизации предоставляемых услуг, вся совокупность которых зачастую сводится к проживанию, и небольшом количестве гостей. Список дополнительных услуг либо отсутствует вовсе, либо ограничивается несколькими пунктами, часто обусловленными специализацией предприятия. Это в первую очередь гостиницы бюджетного класса, мотели, bed&breakfast, туристские ночевки, горные гостиницы и тому подобное. Здесь основное внимание уделяется контролю за номерным фондом, а потому к средствам автоматизации такой гостиницы предъявляется намного меньше требований, чем к АСУ полносервисной гостиницы. Часто АСУ такого отеля представляет собой простейшую компьютерную базу данных с набором фильтров для отображения информации и инструментов для ее изменения. Функции системы часто ограничиваются контролем текущего состояния номерного фонда и бронированием. При желании любой грамотный сотрудник может сам построить такую АСУ и с успехом ее эксплуатировать.

Простейшая самодельная или заказная АСУ может честно служить гостинице на протяжении долгих лет, если нет планов на расширение фондов или подключение к цепочкам гостиничных предприятий или глобальным системам резервирования. В этом случае лучшим решением будет сразу положиться на профессиональный продукт.

Основы АСУ средств размещения

Типовая система автоматизации деятельности средств размещения в своей структуре объединяет отделы гостиницы, находящиеся в оперативном взаимодействии друг с другом. Физически вся генерируемая информация находится на центральном сервере предприятия и представляет собой базу данных, объединяющую вполне стандартный набор базовых таблиц: номера, клиенты, бронь, счета, отчеты.

Посредством находящихся на рабочей станции каждого конкретного отдела наборов форм и инструментов для отображения и изменения текущей информации, сотрудник гостиницы получает возможность оперативно получать доступ к виртуальной модели средства размещения, позволяющей регистрировать бронь, заселять и выселять гостей, устанавливать и изменять тарифы, вести архив событий и программными средствами анализировать текущее состояние и динамику работы отеля.

В данный момент далеко не каждая система объединяет все эти модули в одно целое. В связи с широким распространением специализированных программных продуктов, сложностью разработки собственных конкурентоспособных проектов или невостребованностью этих модулей большим количеством клиентов, некоторые из составных частей АСУ не входят в основной пакет и устанавливаются отдельно. Наиболее часто это касается модуля бухгалтерии, ресторана (не всякая гостиница может им похвастаться) и обеспечения дополнительных и часто нестандартных услуг, как-то: тарификация телефонных разговоров, услуги платного телевидения, система электронных платежей и т.п.

В качестве бухгалтерской системы используются в основном продукты компании 1С, зарекомендовавшие себя как мощные, гибкие и легкие в использовании инструменты ведения бухгалтерского учета.

Среди АСУ ресторана наиболее популярны отечественные разработки TillyPad, Магия, Компас, R-keeper, имеющие солидный послужной список установок, в том числе в гостиницах. Указанные системы ведут учет пакетов услуг питания, начисляют оплату за услуги ресторана на счет гостя, контролируют питание гостей, проживающих с разными тарифами.

В случае предоставления средством размещения услуг связи полезно будету становить программируемые АТС (Alcatel, Ericsson, Siemens, NEC, Definity, Meridian, GDX, Bosch, Panasonic и другие). При наличии в АТС специального программного обеспечения для гостиниц система может поддерживать функции управления станцией: on-line тарификация звонков с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет гостя, отключения телефона в номере по превышению депозита, а также дистанционная установка текущего состояния номера (например, убран или нет) посредством набора соответствующего цифрового кода на телефонном аппарате.

Среди систем контроля доступа к платным телеканалам известностью пользуются General Satellite и GuestLink. Интегрировав их в АСУ гостиницы, можно автоматически начислять стоимость просмотра платных телеканалов, устанавливать и исключать возможность доступа к ним.

Все большей популярностью пользуются системы контроля доступа в номера (электронные замки). Из наиболее известных систем в этой области можно назвать американскую VingCard, шведскую Timelox, испанскую TESA, итальянскую CISA. В качестве ключа может использоваться ключ-карта с записанной на нее информацией гостя, генерируемая на рабочем месте службы приема и размещения, клубная карта гостя или даже его собственная кредитная карточка.

Обмен информацией между смежными элементами такой комплексной АСУ может осуществляться на трех уровнях:

1. Отсутствие обмена как такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). В условиях необходимости согласованности действий разных отделов для повышения эффективности такой вариант встречается все реже.

2. Документальный обмен. Информация в этом случае поставляется в виде стандартных бумажных отчетов, которые попросту отсылаются в соседний отдел, где вручную вновь переводятся в электронный вид. Несколько усовершенствованный вариант - обмен файлами через внутрикорпоративную сеть с последующим переносом информации из них в смежную АСУ.

3. Электронный обмен. Это наиболее удобный и оперативный уровень обмена информацией между элементами комплексной системы управления, однако, необходимо, чтобы все они поддерживали процедуры экспорта-импорта. В противном случае может понадобиться согласованная работа программистов каждой из систем для интеграции их в единый комплекс, что затребует дополнительных затрат.

Так или иначе, основой любой гостиничной АСУ является так называемая PMS, или система управления номерным фондом. Она сосредотачивает в себе информацию о его текущем состоянии, проживающих и ожидаемых гостях и их счетах.

Условно всю информацию можно разделить на несколько функциональных групп (непосредственное воплощение их в базах данных информационной структуры каждой конкретной АСУ зависит от особенностей заказа и образа мышления разработчика): данные по клиентам, по номерам, счетам гостей и бронировании.

Структура базы данных клиентов (именно клиентов, а не гостей, поскольку гость, выехавший, более гостем не является, но остается клиентом, которого помнят и ждут) по сути повторяет пункты используемой при регистрации карточки гостя, где заселяемый постоялец записывает свое имя, адрес, телефон и тому подобное, и зависит от «аппетитов» администрации средства размещения и законов страны. В некоторых случаях регистрация и вовсе не обязательна, однако крупные гостиницы предпочитают вести обширную базу данных для возможности проведения полноценных маркетинговых исследований и последующих контактов с клиентами по случаю дня рождения, профессионального праздника или начала сезона. В отдельных же странах требуется не только вести регистрацию, но и обуславливается использование регистрационных карт в качестве полицейских документов. Так, в Бразилии, например, требуется не только сообщить свое имя, адрес и прочее, но и имена родителей.

АСУ позволяют забыть о бумажной волоките с картами гостей, но имеют в этой области один значительный минус - карты содержали подпись гостя, являющуюся доказательством закрепления договора и обоюдных обязательств и ответственности. Электронная версия часто не содержит такой функции, и несмотря на долгую работу над технологией электронной подписи (в России даже был принят соответствующий закон), компьютерный рынок так и не получил достаточного развития в этой сфере.

Тем не менее, всегда стоит помнить о чувстве комфорта и безопасности гостя и не загружать его требованиями заполнять длинные списки полей в карточке. Это чувствительно ударит по нашему имиджу в глазах клиента и снизит оперативность работы службы портье.

База данных номерного фонда является своего рода информационной картой гостиницы. Она может включать в себя данные о нахождении гостевой комнаты в пределах средства размещения, его типе, классе количестве комнат и койко-мест, состоянии и наличии удобств, содержать описание номера, его фотографии и фотографии вида из окна, примечания службы горничных или инженерного отдела и обязательно стоимость. Иногда в гостиницах на стойке портье можно увидеть дополнительный монитор для показа клиентам информации о номере.

При желании можно установить абсолютный контроль за номерным фондом, начиная от информации об уборке и заканчивая управлением его оборудованием (телефон, телевизор, освещение, электроснабжение, проверка работоспособности и прочее).

Важнейшим элементом PMS является модуль бронирования, облегчающий процедуру регистрации брони. «На бумаге» список брони представляет собой таблицу, столбцами которой являются даты, а строками - номера гостевых комнат. В получившейся «шахматке» работник ставит отметки о бронировании соответствующим номерам на запрошенные даты. В АСУ полноценный механизм бронирования представляет собой инструмент базы данных, где программно регистрируются новые брони, осуществляется поиск подходящих вариантов, удовлетворяющих полученному запросу, изменение, удаление и другие функции для работы с бронированием гостиничных услуг.