Автоматизированные системы управления и бронирования в средствах размещения с помощью Microsoft Access

Опыт использования систем бронирования

За рубежом первые АСУ гостиниц появились около тридцати лет назад. Многолетний опыт развития и эксплуатации позволил им стать достаточно совершенными программными продуктами. И хотя цена таких систем высока, согласно исследованиям корпорации Microsoft, 60 - 70% всех гостиниц на Западе в течение ближайших пяти лет (данные 2002 года) закупят новую систему управления. Это вызвано нарастающими темпами роста конкурентной борьбы и технологического прогресса - если раньше отели меняли техническое оснащение в среднем каждые 7 - 9 лет, то сегодня - каждые 3 - 5 лет, и тенденция сокращения этого срока сохраняется.

АСУ бываю, когда внутренняя структура большинства отелей и законодательство почти не менялись. Системы учитывали интересы конкретного отеля и росли, постепенно автоматизируя отдельные участки работы. Сегодня поддерживать такую систему в условиях меняющегося законодательства и постоянных нововведений в гостиничном бизнесе трудно. Поэтому особое распространение получили типовые системы управления.

При выборе АСУ необходимо учитывать простые правила. Система должна быть известной и распространенной. Годы развития и эксплуатации в разных гостиницах гарантирует ей высокий уровень и отсутствие «узких мест». Важный момент представляет собой географическое распределение гостиниц. Если среди клиентов системы встречаются достаточно удаленные, то это говорит только в пользу продукта, который эффективно работает и без непосредственной поддержки предприятия - производителя.

Не следует забывать и о том, что каковы бы ни были возможности системы, она является лишь промежуточным звеном между сотрудником и отелем.

Поэтому, подбирая ПО, необходимо осведомиться, насколько дружелюбный у него интерфейс. Помимо прочего, редкий сотрудник может похвастаться достаточным знанием компьютера, и система должна учитывать и пресекать некорректный его действия, которые могут повлиять на достоверность и целостность базовой информации.

Внедрение АСУ обходится недешево. Устанавливая АСУ «на пустом месте», необходимо затратиться на компьютеры, иную оргтехнику, соединение их в сеть, покупку и установку ПО, обучение персонала и послереализационное обслуживание. Очень желательно ввести в штат должность специалиста по информационным технологиям. Каждое звено этой цепочки требует повышенного внимания. Так, лучше покупать надежную, качественную, а потому дорогую технику. Это накладно, но в конечном итоге простой отеля при отказе оборудования обойдется намного дороже.

Если говорить о ПО, то здесь необходимо учитывать при сравнении различных АСУ соотношение их конфигурации и эффективности, соблюдая принцип паритета. Современные АСУ состоят из отдельных модулей, временами достаточно независимых друг от друга, чтобы устанавливать их по частям.

Недорогие системы, как правило, отличаются соответствующим набором функций и качеством, и связанные с этим ограничения необходимо учитывать.

Критерием же оценки дорогой системы являются сроки ее окупаемости. Неплохо при покупке ПО подумать и о перспективе развития вашего средства размещения, поинтересовавшись возможностями масштабирования системы.

Послужной список АСУ, с одной стороны, свидетельствует о ее качестве, но система «с бородой» может оказаться и камнем преткновения при развитии отеля. Стоит ли еще раз напоминать о том, какими шагами идут вперед информационные технологии? Появляются новые возможности, новые продукты, которые вымещают собой безнадежно устаревшие. Так, уже упомянутая технология электронной подписи поддерживается СУБД Access, только начиная с версии 2002 года. С другой стороны, ветераны российского компьютерного рынка MS DOS, Windows 3.1 и даже Windows 95 31 декабря 2002 года директивой корпорации Microsoft приказали долго жить. А это не только операционные системы сами по себе, но и объектные структуры, библиотеки подпрограмм, а значит - ставшие если не бесполезными, то проблематичными в использовании коды рассчитанных на них приложений. Не говоря уже о том, что зачастую новые разработки просто быстрее и точнее работают.

Расходы не заканчиваются и с приобретением и установкой системы. Некоторые затраты вызовет и послепродажное обслуживание ПО и техники. Во-первых, это телефонная «горячая линия», профилактические работы, консультации. Во-вторых, установка новых версий, дополнительных модулей, настроек и прочее.

Сегодня на российском рынке несколько таких систем. Они эксплуатируются как в средствах размещения, действующих в рамках иностранных гостиничных цепей, так и в наиболее передовых российских предприятиях. Наиболее популярны западные системы - «Micros-Fidelio», «LodgingTouch LIBICA», «Cenium» и отечественные разработки - «Nimeta», «Дип-Папнсион», «Эдельвейс», «Отель-3», «KEI-Hotel», «UCS-Shelter».

Однако при всем желании российскому гостиничному бизнесу еще далеко до западной индустрии. Так, в составе корпорации Мариотт около 300 высококлассных специалистов по программированию занимаются поддержкой и развитием программных продуктов, которые определяют технологии работы и отчетность исполнительных дирекций отелей, разбросанных по земному шару.

При этом только разработка обходится в 120 миллионов долларов ежегодно, что считается исключительной экономией из расчета затрат на один отель. В России проектов такого масштаба пока нет, хотя и наблюдаются определенные тенденции развития компьютеризации и автоматизации отелей, а также появление первых гостиничных сетей и управляющих компаний, составляющих все более жесткую конкуренцию западным цепочкам.

Совершенно новой тенденцией становится использование сети Интернет для предоставления гостиницам возможности удаленного использования ПО, не покупая его, а заключая договор аренды. Это снижает затраты гостиницы на приобретение АСУ и облегчает решение задач по обслуживанию и обновлению системы. Однако такая модель ставит под угрозу безопасность информации в свете распространенности в Сети вирусов и хакерских атак. К тому же при хранении информации на удаленном сервере любая техническая неисправность в системе связи приведет к полному бездействию гостиницы.

Практически все серьезные западные поставщики имеют версию своих PMS, специально рассчитанную под удаленное использование. Эти системы разработаны с применением интернет - технологий: ASP (Application Server Provider) и «клиент - сервер» на основе SQL (Standart Query Language). В России эти продукты представлены системами Kei Hotel и Nimeta.

Отзывы сотрудников российских отелей по поводу использования АСУ гостиниц в основном положительные. Так, начальник отдела продаж ОАО «ГК Жемчужина» Елена Макарова отмечает, что с момента введения в строй АСУ Lodging Touch Libica в декабре 2000 года загрузка номерного фонда в 2001 году выросла на 5 - 6%, а рост доходов составил более 30%. Учитывая выросший опыт обращения с системой, в 2002 году ожидалось продолжение роста показателей работы гостиницы.

Некоторые жалобы вызывает недостаточно полный охват функций менеджеров. В лучшем случае система берет на себя часть работы управляющего звена низшего и среднего уровня. Автоматизацию работы высшего управленческого звена приходится решать интеграцией в систему специализированного ПО, так называемых систем бизнес - аналитики (business intelligence - BI).

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ

Система управления базами данными (СУБД). СУБД Microsoft Access

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т. д.

Таблицы реляционной базы данных формируются на основе информации об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте. Столбцы таблицы, в свою очередь, формируются на основе характеристик объектов, носящих название атрибутов. Строки таблицы носят название записей.

Записи должны иметь одинаковую структуру. Эта структура представляет собой поля, в которых и хранятся атрибуты. Каждое поле должно содержать одну характеристику объекта. Для поля определяется тип данных. При этом набор записей содержит одинаковые поля, но значения атрибутов в них различаются.

Microsoft Access позволяет извлекать информацию из большого количества таблиц одновременно и выводить ее в сводный отчет, который далее можно обрабатывать по своему усмотрению.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access, нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления, в частности формат FoxPro, Paradox и т. д.

Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать БД, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.

Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных. В связи с описанным выше, разработку проектируемой БД будем осуществлять при помощи СУБД Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

База данных Microsoft Access содержит следующие объекты:

Таблицы. В них непосредственно содержится вся информация, хранимая в базе. Когда мы будем добавлять какие-либо данные в базу, то будем добавлять их именно в таблицы. Соответственно, и когда нам будет необходимо отобразить данные или изменить их, то работа будет вестись тоже с таблицами.

Запросы. Дают возможность отобрать информацию из таблиц по определенным критериям, чтобы облегчить ее поиск в базе. Результатом выполнения запроса всегда является таблица, основанная на данных из одной или нескольких других таблиц.

Форма. Формой в Microsoft Access называется обычное окно: проектировщикам-программистам, создающим базы данных, более привычно называть формами диалоговые окна. С помощью форм, которые служат своеобразным посредником между пользователем и таблицами, осуществляется работа с базой -- ввод, редактирование, удаление данных и другие операции.

Отчеты. Фактически отчет представляет собой электронный вариант документа, формируемого на основе таблиц базы, которому предстоит вывод на печать.

Страницы доступа к данным. Обеспечивают возможность работы с базой через Интернет и локальную сеть. Представляют собой связанные с информацией в базе самостоятельные интернет-страницы, которые могут открываться и просматриваться отдельно от самой базы данных. В отличие от других объектов страницы доступа данных не хранятся вместе с базой данных, а размещаются в отдельном файле. В самой базе содержатся лишь ссылки на страницы доступа к данным.

Макросы. Представляют собой набор команд, соответствующих стандартным действиям пользователя. Макросы предназначены для автоматизации и упрощения часто выполняемых задач и обычно связаны с какой-либо формой.

Модули. Объекты, которые содержат подпрограммы на языке Visual Basic. Круг задач, реализуемых с помощью подпрограмм, весьма широк: обработка данных базы, внесение изменений в интерфейс базы, изменение свойств и параметров объектов и т.д. Подпрограммы всегда связаны с другими объектами и не могут выполняться отдельно. Подпрограммы могут быть запущены из форм, отчетов или запросов.

Проектирование БД на основе нормализации. Понятие нормализации отношений

Одни и те же данные могут группироваться в таблицы (отношения) различными способами, т.е. возможна организация различных наборов отношений взаимосвязанных информационных объектов. Группировка атрибутов в отношениях должна быть рациональной, т.е. минимизирующей дублирование данных и упрощающей процедуры их обработки и обновления.

Определенный набор отношений обладает лучшими свойствами при включении, модификации, удалении данных, чем все остальные возможные наборы отношений, если он отвечает требованиям нормализации отношений.

Нормализация отношений -- формальный аппарат ограничений на формирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных.

Процесс проектирования баз данных заключается в последовательном переводе отношений из первой нормальной формы в нормальные формы более высокого порядка по определенным правилам. Каждая следующая нормальная форма ограничивает определенный тип функциональной зависимости, устраняет соответствующие аномалии при работе с отношениями и сохраняет свойства предшествующих форм.

Каждой нормальной форме соответствует некоторый определенный набор ограничений, и отношение находится в некоторой нормальной форме, если удовлетворяет свойственному ей набору ограничений.

Логическое проектирование базы данных

Логическое проектирование заключается в определении числа и структуры таблиц, формировании запросов к БД, определении типов отчетных документов, разработке алгоритмов обработки информации, создании форм для ввода и редактирования данных в базе и решения ряда других задач.

Решение задач логического проектирования БД в основном определяется спецификой задач предметной области. Наиболее важной здесь является проблема структуризации данных.

При проектировании структур данных для автоматизированных систем можно выделить три основных подхода:

Сбор информации об объектах решаемой задачи в рамках одной таблицы (одного отношения) и последующая декомпозиция ее на несколько взаимосвязанных таблиц на основе процедуры нормализации отношений.

Формулирование знаний о системе (определение типов исходных данных и их взаимосвязей).

Структурирование информации для использования в информационной системе в процессе проведения системного анализа на основе совокупности правил и рекомендаций.

Поля уникальные и ключевые

Создание БД всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, БД делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключем. Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных вежливо напоминает о том, что первичного ключа таблице не помешает. В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Структура связей между таблицами называется схемой данных.

В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц (как относятся ключевые поля с полями связи), между двумя таблицами в общем случае могут устанавливаться следующие четыре основных вида связи:

Один - один (1:1);

Один - много (1:М);

Много - один (М:1);

Много - много (М:М);[12]

Из перечисленных видов связи наиболее широко используется связь вида 1:М, когда одна запись главной таблицы (главная, родительская запись) оказывается связанной с несколькими записями дополнительной (дополнительные, подчиненные записи). Связь вида 1:1 можно считать частым случаем связи 1:М, когда одной записи таблицы соответствует одна запись вспомогательной таблицы. Связь М:1, по сути, является “зеркальным отображением” связи 1:М. Оставшийся вид связи М:М характеризуется как слабый вид связи или даже как отсутствие связи.

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ «ГОСТИНИЦА»

База данных предназначена для работников гостиницы и обеспечивает в режиме диалога доступ к информации о клиентах, проживающих в номерах гостиницы и их регистрации во время приезда, о возможности бронирования номера, а также постановке в очередь на конкретный гостиничный номер. База данных позволяет работникам гостиницы повысить эффективность своей работы за счет систематизации и быстрого поиска нужной им информации.

Структура базы данных

База данных создана в среде разработки Microsoft Access 2000. Она содержит 3 таблицы, 25 запросов для извлечения информации, 19 форм для ввода и просмотра информации, и 8 отчетов.

База данных «Гостиница» состоит из следующих таблиц: «Nomer» (Номер), «Projivaniya» (Проживания), «Klient» (Клиент).

Таблица «Nomer» содержит информацию о номерах гостиницы: стоимости проживания в сутки за одно койкоместо, номер телефона, состояние номера, т.е. количество человек в номере на конкретный период времени (от 1 до 3), тип номера (одноместный, двухместный или трехместный) и этаж, на котором находится номер.

Структура таблицы приведена на рисунке 1.



Таблица «Klient» представляет собой анкету, в которой хранится информация о приезжающих в гостиницу клиентах: номер паспорта, фамилия имя отчество, город из которого прибыл гость, а также место работы (данная информация предоставляет возможность предъявить организации, где работает клиент квитанцию со штрафом, если гость гостиницы не выполнил условия гостиницы или проживания, например, отказался от заранее забронированного номера и не предупредил администратора по телефону, либо причинил порчу имущества и не оплатил размер ущерба на месте). Затем указывается дата прибытия гостя, количество дней, на которое он рассчитывает остаться, и номер, в который его заселит администратор. Структура таблицы приведена на рисунке 2.



Рисунок 2

Таблица «Projivaniya» главная таблица БД, так как она содержит в себе информацию из таблицы «Klient» и таблицы «Nomer». Данная таблица содержит информацию о клиентах, которые стоят в очереди на гостиничный номер, о забронированных номерах, даты выбытия клиента из номера (которая дает возможность администратору, заступившему на смену увидеть, кто из проживающих должен покинуть номер, либо продлить сроки проживания), и отказ от забронированного номера.

Структура таблицы приведена на рисунке 3.

Рисунок 3

Схема данных и описание связей между таблицами БД

После создания таблиц их следует связать. Окно “Схема данных” наглядно отображает связи между таблицами. На рисунке 4 изображена схема данных проектируемой БД, а в таблице «Описание связей между таблицами БД» описаны связи между таблицами. Схема данных (рисунок 4):

Рисунок 4

Таблица «Описание связей между таблицами БД»

Таблица	Внутренний ключ	Таблица	Внешний ключ	Тип связи
Клиент (Klient)	Код клиента (ID_Klient)	Проживания (Projivaniya)	Код клиента (ID_Klient)	1:М
Номер (Nomer)	Код номера (ID_Nomer)	Проживания (Projivaniya)	Код номера (ID_Nomer)	1:М

Структура интерфейса пользователя

База данных содержит следующие формы:

“Бронь” - форма для бронирования номера и постановке клиента в очередь на номер, а также получение счета за проживание и штрафа за отказ от брони.

“Время_отъезда” - содержит информацию о дате отъезда клиента из номера и дате постановки в очередь.

“Главная кнопочная форма” - главная кнопочная форма, с которой начинается работа с БД;

“Документы”- данная форма содержит кнопки, нажав на которые можно получить отчеты о: работе гостиницы в определенный период времени, журнал регистрации проживающих в гостинице, счета за проживание, в том числе и с бронью, а также квитанции со штрафами за отказ от забронированного номера.

“Запрос клиента”- данная форма содержит информацию о номерах и о датах отъезда и постановке в очередь на эти номера.

“Кол-во мест в одноместных/двухместных/трехместных номерах ” - информация о количестве свободных мест в соответствующих номерах;

“Номер для изменения” - просмотр информации о проживающих в заданном номере;

“Номер - Проживающий” - форма для поселения и выселения проживающих, бронирование номера, получение счета за проживания, просмотр запроса клиентов на определенный номер;

“Проживающие в заданном номере” - форма для вывода всех проживающих в заданном номере;

“Проживающие подчиненная форма” - просмотр сведений о проживающих;

“Список номеров” - вывод списка номеров;

“Список прибывших из заданного города” - вывод списка прибывших из заданного города”;

“Стоимость проживания” - выдача счета за проживание, заданному проживающему;

“Счет с бронью” - выдача счета за проживание, заранее забронированного номера, заданному проживающему;

“Штраф” - выдача квитанции за отказ от бронирования номера.

Для обеспечения требуемой функциональности используются следующие запросы:

“Главный”- отбор информации необходимой для поселения клиентов в номера и указания существования у этого клиента брони или очереди на номер;

“Количество мест в одноместных/двухместных/трехместных номерах” - отбор информации о количестве свободных мест в номерах заданного типа;

“Проживающие в заданном номере” - отбор информации о всех проживающих в заданном номере;

“Результирующий отчет о работе (на основе 4-х отчетов)” - отбор информации для отчета о работе гостиницы, за указанный период;

“Свободные номера” - отбор информации для вывода списка свободных номеров;

“Список прибывших из заданного города” - отбор информации о проживающих, прибывших из заданного города;

“Стоимость проживания” - отбор информации для выдачи справки о счете за проживание, заданному проживающему;

“Сумма дохода” - Сумма дохода гостиницы за определенный период;

“Сумма дохода (подзапрос)” - подзапрос, соответствующего запроса;

“Число занятых номеров” - отбор информации о количестве занятых номеров за определенный срок;

“Число занятых номеров (подзапрос)” - подзапрос для соответствующего запроса;

“Число клиентов” - отбор информации о числе клиентов за определенный срок;

“Число клиентов(подзапрос)” - подзапрос для соответствующего запроса;

Назначение базы данных

База данных предназначена для работников гостиницы. В БД должны храниться сведения о проживающих клиентах, о номерах и о возможности забронировать номер, а также постановке в очередь на конкретный номер. Имеются номера трех типов: одноместный, двухместный и трехместный, отличающиеся стоимостью проживания в сутки. Количество номеров в гостинице известно.

О каждом проживающем должна храниться следующая информация: номер паспорта, ФИО, город, из которого он прибыл, дата поселения в гостинице, выделенный гостиничный номер, на сколько дней выделен номер. Каждый номер характеризуется типом, стоимостью проживания, номером телефона. Номера упорядочены по этажам. Работа с БД предполагает обслуживание следующих запросов:

- получение списка фамилий, проживающих в заданном номере,

- вычисление счета за проживание в гостинице,

- определение количества свободных мест и свободных номеров,

- получить список прибывших из заданного города,

Администратор БД может вносить следующие изменения:

- освобождение номера проживающим;

- бронирование номеров и постановка в очередь на конкретный номер;

Необходимо предусмотреть возможность выдачи справки о счете за проживание в гостинице определенного клиента и отчета о работе гостиницы за указанный срок (число клиентов, сколько дней был занят номер, сумма дохода гостиницы), о кол-ве свободных номеров гостиницы, о выданных штрафах за невыполнение условий бронирования номера.

проектирование база данное microsoft access

Начало и завершение работы с базой данных

Работа начинается с того, что Вам будет представлена информация, приведенная на рисунке 5.



Рисунок 5

Для того чтобы поселить клиента в нужный номер, а также забронировать номер или встать в очередь необходимо нажать на кнопку Поселение/Выселение (рисунок 5). После чего откроется диалоговое окно (рисунок 6), в котором изображена вся необходимая администратору информация. Все необходимые документы и отчеты, которые могут понадобиться для отчетности работы гостиницы, удобно разместить на отдельной форме, а доступ к этой информации производится нажатием на кнопку Документы (рисунок 15).

Рисунок 6

Как видно, на рисунке изображено 6 кнопок, благодаря которым можно получить доступ к необходимой информации. Кнопка «Прибывшие из заданного города» позволяет вывести информацию обо всех клиентах, прибывших из того города, который администратор введет в окно (рисунок 7):

Рисунок 7

Если, например, администратор ввел город Псков, то появится информация о клиентах прибывших из этого города, их ФИО, номер паспорта, номер в котором они проживают, а также дата, когда они прибыли в гостиницу (рисунок 8).

Рисунок 8

Кнопка «Проживающие в заданном номере» (рисунок 9) позволяет ускорить процесс поиска клиента по номеру, где тот проживает. Кнопка действует по тому же принципу, что был описан выше.



Рисунок 9

Кнопки «Счет за проживание» и «Счет за проживание с бронью» (рисунок 11) позволяют выдавать квитанции за проживание в номерах гостиницы. Так как услуга бронирование номера составляет 100 рублей за заявку, то счет за проживание клиента увеличивается на эту сумму. Если же клиент встал в очередь на номер и забронировал его, но не прибыл в назначенный день и не предупредил заранее об отказе от брони, то такому клиенту высылается фиксированный штраф в размере 100 рублей. Для получения квитанции об оплате за проживание в номере администратору будет предложено ввести фамилию и инициалы клиента (рисунок 10, 10.1).

Рисунок 10



Рисунок 10.1

Рисунок 11

Кнопка «Бронирование» позволяет администратору забронировать номер для клиента, но для этого нужно просмотреть наличие свободных номеров, причем запрос клиента может быть конкретно на одноместный, двухместных либо трехместный номер. Затем можно забронировать место в нужном номере и в состоянии номера изменить количество свободных мест. Вся эта процедура займет минимальное количество времени у администратора благодаря удобному интерфейсу и быстрому доступу к необходимой информации. Итак, для того чтобы забронировать номер или поставить клиента в очередь на номер необходимо: нажать на кнопку «Бронирование», затем в появившемся окне (рисунок 12) выбрать нужный номер (доступ к информации о свободных одноместных, двухместных и трехместных номерах производится одним нажатие кнопки мыши по группе переключателей). Затем, нажав на кнопку «Бронирование» в этом же окне внести необходимую информацию о клиенте, не забывая сделать пометку в окошке бронь или очередь (рисунок 13).

Рисунок 12



Рисунок 13

Кнопка «Состояние номера» может послужить администратору тем, что с помощью открывшегося окна можно просмотреть информацию о дате отъезда из номера и о наличии очереди на него. Данная информация может быть полезна в случаях, когда клиенту будет необходимо забронировать конкретный номер на определенный момент времени. Поэтому администратор, щелкнув мышью на крестике, напротив номера, может увидеть свободен ли будет этот номер и сказать о ситуации клиенту (рисунок 14).

Рисунок 14



Рисунок 15

Для удобства я разместила все документы необходимые для отчетности на отдельной форме «Документы». Доступ к документам производится одним нажатием кнопки мыши, так что администратор не должен иметь никаких затруднений.

«Журнал регистрации проживающих» - при нажатии на кнопку выполняется команда макроса «журнал_регистрации» (рисунок 16) и открывается соответственно отчет «журнал_регистрации_проживающих»[1], в котором изображена вся информация о клиентах.

Рисунок 16

«Отчет о работе гостиницы» - открывает отчет «результирующий отчет о работе (на основе 4-х отчетов)» [2] при помощи команды макроса «отчет_гостиницы». Но при этом предлагается ввести начальную и конечную даты (рисунок 17, 18), на основе чего получается отчет, в котором отображается информация на введенный момент времени, а именно число занятых номеров, сумма дохода гостиницы, число клиентов, проживающих на тот момент времени.

Рисунок 17

Рисунок 18

«Счета за проживание» - при нажатии на кнопку выполняется команда макроса «счета» и открывается отчет «счета»[3], в котором находятся все квитанции об оплате.

«Счета за проживание с бронью» - при нажатии на кнопку выполняется команда макроса «счета(с бронью)» и открывается отчет «счет_с_бронью»[4], в котором находятся все квитанции об оплате клиентов, которые заранее бронировали номер.

«Штрафы за отказ от брони» - открывается отчет «все_штрафы»[5] при выполнении команды макроса по тем же названием, что и имя отчета.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вопрос об установке автоматизированной системы управления гостиничным фондом в конечном итоге решать все же владельцу (управляющему) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу персонала, однако с каждым годом становится все более очевидным необходимость внедрения таких систем на предприятиях, осуществляющих многоплановое и высокоуровневое обслуживание большого объема клиентов.

Точность и быстрота работы профессионально разработанной и отлаженной PMS позволяет значительно снизить время обслуживания и количество ошибок, улучшить качество обслуживания, что влечет за собой минимизацию накладных расходов на лишний персонал, облегчает аудит и способствует росту положительного имиджа средства размещения среди потенциальной клиентуры и партнеров, что, несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности предприятия.

В современном информационном обществе адаптация потоков данных к компьютерным моделям становится не только хорошим тоном, но и условием выживания на сверхдинамичном рынке. Доступ к информационным технологиям все более упрощается и удешевляется, а окупаемость их редко можно поставить под сомнение.

Особую ценность АСУ представляют при интеграции средства размещения в глобальную систему бронирования (GDS), при этом создается единая для всех членов сети информационная модель, использующаяся удаленными операторами (система b2b - business to business) и туристами (b2c - business to client) для бронирования услуг отеля (временами даже без участия самой гостиницы).

Так или иначе, АСУ гостиниц - это уже не просто мода, но назревшая обусловленная требованиями времени необходимость, и степень соответствия этому веянию может означать процветание предприятия либо его упадок.

Двигаясь по пути достижения цели по созданию БД автоматизированной системы управления и бронирования в средствах размещения, решила следующие задачи:

Ознакомилась со спецификой предприятия и деятельностью его сотрудников. Рассмотрела вопросы, касающиеся:

-чем занимается предприятие;

-структуру предприятия;

-некоторые виды документов, работу с которыми надо автоматизировать;

Проанализировала полученные знания и составила набор необходимых данных для отображения в программном продукте, выявила их структуру и взаимосвязи, структурировала данные. Выполнила следующие шаги:

1. произвела анализ свойств данных, отобранных для отображения в приложении;

2. составила исходное отношение;

3. произвела декомпозицию исходного отношения с определением будущих ключевых полей;

4. на основе декомпозиции исходного отношения создала таблицы БД;

5. таблицы объединила в схему данных по принципу внешних и внутренних ключей;

Разработала удобное приложение для ввода и вывода данных. Решая данную задачу, выполнила следующие действия:

1. познакомилась с приложением MS Access, в котором планировалось создавать БД учета деятельности предприятия;

2.создала интерфейс для пользователей;

3.разработала группу отчетов для обеспечения вывода информации из БД для просмотра и печати;

Программный продукт создан, но при необходимости его можно будет легко модифицировать. При работе с любым программным продуктом есть вероятность появления ошибок, как со стороны пользователей, так и со стороны программистов. Несмотря на простоту приложения, пользователям надо быть внимательными при работе с ним. Если возникнут проблемы из-за несоблюдения последовательности ввода или из-за прочих ошибок, которые могут возникнуть при работе с приложением, то требуется перезапустить приложение. При этом вся информация в правильно заполненных блоках сохраняется. В ходе установки приложения на предприятии могут возникнуть новые требования и пожелания к предоставленному продукту. В таком случае можно будет в короткие сроки доработать и усовершенствовать приложение.

В отличие от больших по объему и дорогих коммерческих программных продуктов, созданное приложение занимает мало места на жестком диске и вполне может быть использовано на компьютерах с небольшими системными возможностями.

Использованная литература

1. Гуляев В.Г. Новые информационные технологии в туризме. - М.: «Издательство ПРИОР», 1999

2. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления: Учебник.- М.: Финансы и статистика, 2002

3. Папирян Г.А. Менеджмент в индустрии гостеприимства. М.: Экономика, 2000

4. Плотникова А Гостиничные АСУ - дань моде или необходимость? // Туризм: Практика. Проблемы. Перспективы, - 2002. - №7

5. Предложение по комплексной автоматизации гостиницы

6. Сенин В.С. Организация международного туризма. - М.: Финансы и статистика, 2000

7. Туризм и гостиничное хозяйство. Учебник / Под ред. проф., д.э.н. Чудновского А.Д. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000

8. Туристский терминологический словарь: Справочно-методическое пособие / Авт. - сост. И.В. Зорин, В.А. Квартальнов. - М.: Советский спорт, 1999

9. Харитонова И., Вольман Н. Программирование в Access 2002: Учебный курс. - Спб.: Питер, 2002

10. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000. - 480

11. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. Издание третье, дополненное и переработанное. - СПб.: КОРОНА принт, 2003. - 672 с.

Размещено на Allbest.ru