Разработка базы данных Ефимовского потребительского общества

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Анализ предметной области информационной системы

1.1 История предприятия

1.2 Структура органов управления и контроля общества

1.3 Основная деятельность предприятия

1.3.1 Цели, предмет деятельности Ефимовского потребительского общества

1.3.2 Организация торговли в Ефимовском потребительском обществе

1.4 Характеристика поставщиков товаров

1.5 Организация хозяйственных связей с поставщиками товаров и их эффективность

1.6 Организация контроля исполнения условий договоров

2. Проектирование информационной системы

2.1 Выбор среды реализации информационной системы

2.2 Нормализация таблиц

2.3 Построение схемы данных

2.4 Запросы

2.5 Проектирование графических окон доступа к данным

2.6 Проектирование документов информационной системы

Заключение

Список литературы

Введение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки, возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами по организации складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности. Таким образом, при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы.

Проектирование баз данных в Microsoft Access помогает объединять сведения из разных источников в одной реляционной базе данных.

Таким образом, целью дипломной работы является организовать учёт товародвижения на складе. В качестве рабочей информационной среды мы используем СУБД Microsoft Access.

Основными задачами работы являются:

анализ предметной области предприятия в сфере учёта товародвижения;

документирование данных информационной системы для решения задач предприятия;

наличие вспомогательной информации об объектах;

реализация механизмов быстрого поиска.

В этой работе главным является доступность создаваемой базы данных для складских служащих и облегчение учета документов, используемых в организации, таких как договоры, накладные, сведения о поставщиках и клиентах и др.

1. Анализ предметной области информационной системы

1.1 История предприятия

Летопись пос.Ефимовский Ленинградской области ведется с 1811 года. Поселок назван по имени первопоселенца, крестьянина Ефимова, принимавшего участие в строительстве шлюзов Тихвинской водной системы.

После передачи всей земли и лесов в государственную собственность, в 1929 году создается Ефимовский леспромхоз - основное предприятие поселка. С 1931 года поселок - центр Ефимовского района, а в 1965 году районный центр переведен в г.Бокситогорск.

Если в основе хозяйственной жизни лежат сельское хозяйство и промышленность, то следующим фундаментальным камнем в этом строении является торговля. Это очень важная и трудная отрасль народного хозяйства, особенно в сельской местности, так как сюда кроме непосредственно торговли еще входят и общественное питание, и заготовки, и промышленность.

В крае было много потребительских обществ: Большедворское, Пикалевское, Самойловское, Никольское, Горское, Радогощинское, Соминское, Озеревское, Заборское, Ефимовское и другие.За товарами ездили поездом, на лошадях или пароходами с Тихвина.

В 1925 году были открыты две торговые базы - Ефимовская и Будогощанская. За товаром ездить стало ближе. Зав.Ефимовской базой был Хмельнов К.Ф.

В 1930 году мелкие потребительские общества были ликвидированы и организовано одно райпо на весь Ефимовский район, председателем был избран Хмельников К.Ф. Вышестоящей организацией в нашем крае являлся Череповецкий союз «Черепкоопсоюз». Райпо не просуществовало и года, получив огромные убытки. Вместо райпо организовали райпотребсоюз и пять крупных потребительских обществ: Ефимовское, Подборовское, Заборское, Соминское, Самойловское. Первым председателем союза был бывший председатель Чагодощенского райсовета Смирнов Н.И.

После ликвидации Ефимовского района, в 1965 году, райпотребсоюзы так же ликвидировали и в новом Бокситогорском районе организовано два райпо - Ефимовское и Бокситогорское. В последствии Ефимовское райпо реорганизовано в потребительское общество.

Основным направлением в работе предприятия является удовлетворение потребностей пайщиков товарами первой необходимости, производство и реализация собственной продукции, организация работы по заготовке и быту сельскохозяйственной продукции, решение социальных проблем совместно с центром занятости по вопросам создания новых рабочих мест. В настоящее время Ефимовское потребительское общество имеет 38 стационарных магазина, из них на селе 23, две пекарни, швейный и рыбный цеха, столовая. Потребительская кооперация имеет мощную законодательную базу. В 1992 г. принят закон, регулирующий деятельность потребительской кооперации. Последние изменения в Закон Российской Федерации «О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в Российской Федерации» были внесены от 28.04.2000 года. Закон гарантирует потребительским обществам и их союзам, а также гражданам и юридическим лицам, создающим потребительские общества и их союзы, государственную поддержку, учитывая их социальную значимость.

Согласно статье 116 Гражданского кодекса РФ потребительские общества и их союзы являются некоммерческими организациями, таким образом свою деятельность осуществляют для удовлетворения материальных и иных потребностей его членов.

Низкая покупательская способность, резкое снижение численности населения, увеличение людей пенсионного возраста, отсутствие нормальных автодорог, отпуск товаров в долг пенсионерам, систематическая задолженность предприятий социальной сферы за продукты и услуги негативно сказывается на финансовых результатах деятельности Ефимовского П.О.

Большое внимание обществом уделяется выполнению областного Закона о региональной целевой программе «Развитие потребительской кооперации в Ленинградской области на период до 2010 года» от 15 ноября 2005года №96-03. Основной целью Программы является повышение эффективности

Ежегодно с выездной торговлей принимаем участие в сельскохозяйственных выставках-ярмарках.

В результате плодотворной и сплоченной работы коллектива, Ефимовское потребительское общество ежеквартально по результатам деятельности по системе Центросоюза отмечается путем присуждения призовых мест.

1.2 Структура органов управления и контроля общества

Учредителями Ефимовского Потребительского Общества являются 2610 пайщиков. Членство в обществе является добровольным. Управление обществом осуществляют общее собрание общества, совет и правление общества. Высшим органом общества является общее собрание общества. Свои полномочия высшего органа общее собрание осуществляет через собрания пайщиков кооперативных участков общества и общее собрание уполномоченных общества. В период между общими собраниями общества управление осуществляет Совет потребительского общества, который является представительным органом. Исполнительным органом общества является - правление потребительского общества.

Общее собрание уполномоченных общества формируется и осуществляет деятельность в соответствии со статьями 17,18 Закона РФ « О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в РФ ».

Совет потребительского общества в период между общими собраниями осуществляет управление обществом и ведение его дел в пределах своей компетенции. Совет общества избирается сроком на пять лет. Члены совета общества избираются из уполномоченных пайщиков, имеющих опыт кооперативной работы. Они исполняют полномочия членов совета на общественных началах. Председатель совета общества избирается на должность сроком на пять лет.

К компетенции председателя совета относятся следующие вопросы:

созыв заседаний совета и их ведение,

определение повестки заседания совета,

представление совету кандидатур на должность председателя правления, предложений по количественному составу правления общества,

осуществление текущего контроля за деятельностью правления,

открытие счетов в банках и иных кредитных учреждениях,

утверждение штатного расписания общества и положения об оплате труда,

утверждение внутреннего распорядка работы общества

(по представлению правления общества).

Исполнительным органом Ефимовского потребительского общества является - правление, которое подотчетно совету общества. Полномочия правления общества определяются советом общества. Правление общества несет ответственность за организационную и хозяйственно- финансовую деятельность общества.

Схема управления в потребительском обществе (рис.1):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 «Схема управления в Ефимовском потребительском обществе»

Для осуществления контроля за соблюдением устава, за деятельностью органов управления общества, проверки отчетности и проведения ревизий общее собрание избирает ревизионную комиссию в составе трех человек. Члены ревизионной комиссии не могут быть ни членами совета общества, ни членами правления общества, а также супругами, родственниками по отношению к членам совета и правления общества. Выборы ревизионной комиссии проводятся один раз в пять лет.

1.3 Основная деятельность предприятия

1.3.1 Цели, предмет деятельности Ефимовского потребительского общества

Ефимовское потребительское общество входит в состав Ленинградского областного союза потребительских обществ, расположенного на территории Бокситогорского района или на северо-востоке страны.

Ефимовское потребительское общество обслуживает около 10500 человек, в том числе в рабочих поселках 4,5 тысяч человек, в сельской местности 6 тысяч человек, что составляет - к общей численности района - 30,2%.

Численность пайщиков на 01.01.2005 составляет 2610 человек.

В зону обслуживания потребительского общества входят 125 населенных пунктов, на территории которых расположено 2 леспромхоза, сеть культурно - просветительных учреждений и других организаций.

Обслуживание населения производится Ефимовским потребительским обществом и другими торгующими организациями (ООО, ОАО, ЗАО, ИП).

Ефимовское ПО имеет печать со своим наименованием, расчетный счет и иные счета в учреждениях сбербанка РФ. Общество несет ответственность по своим обязательствам.

Ефимовское потребительское общество - некоммерческая организация, основной целью является выполнение социальной миссии на селе. Потребительское общество осуществляет следующие виды хозяйственной деятельности:

организует торговое обслуживание населения,

общественное питание,

предоставляет населению услуги,

закупает у населения, совхозов продукцию и сырье, плоды, ягоды, грибы для последующей переработки;

производством хлебопечения, переработкой рыбы (соление, копчение).

Бухгалтерский отчет составляется в рублях в соответствии с действующим законодательством. По месту нахождения Ефимовского потребительского общества ведется полная документация, в том числе:

учредительные документы общества, а также нормативные документы, регулирующие отношения внутри общества с последующими изменениями и дополнениями,

все документы бухгалтерского учета, необходимые для проведения собственных ревизий общества, а также проверок соответствующими государственными органами согласно действующему законодательству,

протоколы заседаний собраний пайщиков, совета, правления и ревизионной комиссии,

список всех членов совета и должностных лиц администрации потребительского общества.

Эти документы доступны для ознакомления пайщикам

1.3.2 Организация торговли в Ефимовском потребительском обществе

Торговые предприятия потребительского общества расположены на территории семи волостей, и поселка городского типа. Ефимовское потребительское общество занимается различной деятельностью, имеется:

производственный отдел (хлебопечение; копчение, соление рыбы; швейный цех);

отдел общественного питания (столовая, ночные бары);

отдел заготовок (заготовка у физических и юридических лиц сельскохозяйственной продукции);

автогараж (обеспечивает транспортом деятельность потребительского общества);

торговый отдел (розничная и оптовая торговля).

В совокупном обороте потребительского общества наибольший удельный вес занимают оборот розничной торговли (71,6%) и объем промышленного производства (21,6%) (рис.2)

Рис. 2 «Основная деятельность Ефимовского ПО»

Численность работающих в потребительском обществе 220 человек. За 2006 год создано 8 новых рабочих мест.

Основной вид деятельности Ефимовского потребительского общества - розничная торговля. Формирование и развитие розничной торговой сети потребительского общества направлено на создание полноценной социально ориентированной рыночной среды. Каждый житель любого сельского населенного пункта имеет возможность совершить покупку товаров первой необходимости (основных продовольственных и непродовольственных товаров повседневного спроса) в пределах пешеходной доступности. Потребительское общество имеет 38 магазинов (их общая торговая площадь составляет 2970 кв. м) и 2 автомагазина, из них 33 магазина являются магазинами товаров повседневного спроса. 26 магазинов попадает в разряд мелких с торговой площадью до 70 кв. м; 12 магазинов имеют площадь свыше 70 кв. м.

В зависимости от типа здания - отдельно стоящие, встроенно-пристроенное и торговые комплексы. Магазины Ефимовского ПО являются отдельно стоящими зданиями.

С учетом особенностей объемно планировочного решения - одноэтажное, многоэтажное, с подвальными помещениями или без них. Магазины Ефимовского потребительского общества - одноэтажные здания без подвальных помещений.

По функциональным особенностям магазины бывают стационарные, передвижные, посылочные, сезонные и т.д.

Из 38 магазинов потребительского общества - 36 стационарных и 2 автомагазина. Стационарная торговая сеть наиболее развитая. Через свои магазины она реализует до 85% товаров народного потребления. Преимущества стационарной торговой сети очевидны: в ней широкий ассортимент товаров; можно применять прогрессивные формы продажи и дополнительного обслуживания покупателей; есть условия для хранения продуктов и сохранности товарно - материальных ценностей; есть возможность готовить товар к продаже, сортировать его и обрабатывать; можно применять механизацию и автоматизацию торгово- технологических процессов; бесспорны и широкие возможности по обеспечению более высокой культуры обслуживания и созданию благоприятных условий труда для работников торговли. К недостаткам стационарной торговой сети относят определенную удаленность ее от обслуживаемого населения.

Передвижная торговая сеть предназначена для организации торговли в тех местах, где нет магазинов, палаток, ларьков. Развозная торговля в Ефимовском потребительском обществе организуется через автомагазины. Радиус обслуживания - свыше ста километров.

По формам обслуживания - самообслуживание, обслуживание через прилавок и т.д. Магазины Ефимовского ПО ведут обслуживание через прилавок. Население региона обслуживают 38 магазинов и 2 автомагазина, из них: 33 магазина «товары повседневного спроса»; специализированные непродовольственные магазины - «Мебель», «Автозапчасти», «Рыболовные товары».

За все годы преобразований потребительская кооперация Ефимовского потребительского общества сохранена как единая, целостная структура. На территории района нет ни одного населенного пункта, в котором не работал бы магазин потребительской кооперации. Открыты вечерние кафе для молодежи в поселке Ефимовском, а также в деревнях Подборовье и Радогощь с игровыми аппаратами и музыкальными установками.

Для обслуживания покупателей кооператоры используют активные формы продажи товаров. Более широкое применение они нашли в поселке Ефимовском. В 2007 году было проведено 12 выставок - продаж, посвященным праздничным датам. В результате этих мероприятий было дополнительно получено 291 тысяч рублей торговой выручки.

Таблица №1. Использование активных форм розничной торговли в 2007 г.

Виды и формы продажи товаров	Количество, единиц	Оборот, тысяч рублей
1. Выставки- продажи	12	96,0
2. Ярмарки - базары	7	103,0
3. Выездная торговля	4	92,0
Итого	23	291

Товар для реализации завозится транспортом потребительского общества. На балансе состоит 17 автомашин, из них 4 хлебные машины, 2 автомагазина, 4 УАЗа, остальные машины ГАЗ - 53 грузоподъемностью от 3- 4,5 тонн. Основные поставщики находятся в г. Санкт-Петербурге. Посредством завоза определенных видов товаров торговая служба активно воздействует на процесс продажи. На основе информации, получаемой от магазинов, товароведы определяют интенсивность спроса на конкретные товары, выявляют наиболее перспективные из них, направляют отдельные разновидности товаров в магазины пробными партиями.

Важная роль в снабжении магазинов товарами принадлежит распределительным складам, в потребительском обществе два склада - продовольственный и промышленный. Склады, получая крупные партии товара от поставщиков, обеспечивают их надлежащее хранение и осуществляют все необходимые операции по подбору ассортимента, проверке качества товаров и отпуску товаров в магазины. На складах работают 5 кладовщиков, которые имеют специальное торговое образование; 2 оператора ЭВМ; 5 грузчиков. Контролируя качество поступающих товаров, склады служат заслоном проникновению недоброкачественных товаров в розничную торговую сеть. Они выполняют функции подсортировочно- распределительных складов. Склады обеспечены достаточным холодильным оборудованием для сохранности товаров с учетом их самых разнообразных физико-химических свойств.

1.4 Характеристика поставщиков товаров

Закупка материальных ресурсов на предприятии рассматривается в системе коммерции и является связующим звеном трех важнейших составляющих деятельности предприятий: производственной, финансовой и сбытовой.

К поставщикам товаров Ефимовское потребительское общество относит конкретные предприятия различных источников поступления т.е. тех или иных отраслей, различных сфер производственно - экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Составной частью коммерческой деятельности Ефимовского потребительского общества по закупкам товаров является организация хозяйственных связей и выбор поставщика.

Хозяйственные связи по поставкам продукции в Ефимовское потребительское общество включают экономические, организационно - правовые, финансовые отношения между изготовителями и потребителями. Рациональные хозяйственные связи являются условием динамичного развития экономики и сбалансированности спроса и предложения. Хозяйственные связи между Ефимовским ПО и поставщиками считаются установленными при заключении договора.

В коммерческой деятельности Ефимовского ПО применяются договоры поставки и договоры купли продажи.

При организации хозяйственных Ефимовским ПО имеет большое значение выбор поставщиков.

Выбор поставщика потребителями осуществляется в том случае, когда нет монополизма среди поставщиков. Правильный выбор поставщика в условиях рынка весьма сложное дело, и ошибка здесь может дорого стоить Ефимовскому ПО. Выбор наиболее выгодного поставщика для предприятия имеет большое значение, так как от последнего зависит величина затрат на закупку товара.

При прочих равных условиях предпочтительнее пользоваться услугами местных поставщиков. Выбор поставщиков на предприятии Ефимовского ПО начинается с анализа товаров предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке. После изучения рынка составляют спецификации на необходимые виды товаров. Спецификация включает наименование и характеристику товаров и требования к ним. В спецификацию включаются все характеристики и стандарты требуемого товара. После подготовки спецификации составляется список возможных поставщиков для каждого вида товара.

Источниками информации для составления списка поставщиков является изучение рынка материальных ресурсов. К критериям выбора наиболее подходящего поставщика служат сравнительные производственные мощности. Цены на закупаемые товары, надежность поставщиков.

Определенные особенности имеются при выборе поставщиков, когда уровень конкуренции среди поставщиков низок, то для Ефимовского потребительского общества определяющими факторами выбора являются: стоимость товаров и объем закупок. При увеличении конкуренции среди поставщиков принимается во внимание конъюнктура рынка (спрос, предложение, цены), а также тарифы на перевозку, определяющие стоимость закупки товаров, его качество.

При большом количестве поставщиков, выбор наиболее подходящего для Ефимовского ПО производится в два этапа. На первом этапе производится предварительный отбор поставщика по следующим критериям:

Производственная мощность;

Удаленность поставщика;

Формы расчетов;

Качество продукции (по спецификации);

Цена единицы продукции;

Комплектность поставки;

Упаковка;

Размер партии.

После анализа поставщиков часть из них не соответствует требованиям Ефимовского ПО, исключается.

На втором этапе берется более расширенный перечень критериев выбора поставщиков:

Финансовые условия;

Время поставки;

Периодичность поставки;

Коммуникационные условия;

Складские условия поставщика и др.

Более тщательный выбор поставщика можно сделать, лично посетив нескольких. При этом выяснить следующие вопросы:

- Каково качество продукции?

- Существуют ли финансовые льготы?

- Достаточно ли хорошо упаковка предохраняет закупаемую продукцию, экологична ли она?

- Контролирует ли поставщик качество продукции, какие методы контроля качества применяются?

Учитывая многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать по различным признакам:

- функциональным, территориальным, формам собственности.

Ефимовское потребительское общество подразделяет всех поставщиков на две категории:

- поставщиков - изготовителей и поставщиков посредников (оптовые предприятия).

Поставщики - изготовители - производственные предприятия, фирмы, частные предприниматели, выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики - посредники (оптовые предприятия) - закупают товары у поставщиков - изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям.

Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной (оптовой) деятельности.

По территориальному признаку поставщиков товаров предприятие Ефимовского ПО может разделить:

- на местных (внутри района),

- внутри областных (Ленинградская область)

- и вне областных (поставщики из других областей).

По форме собственности есть поставщики частные, государственные, муниципальные, кооперативные и иной формы собственности.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что успешному проведению закупочной работы в Ефимовском потребительском обществе - способствует разработка коммерческим отделом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласование и уточнение спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

С поставщиками товаров в Ефимовском ПО налажены рациональные хозяйственные связи - прямые; долгосрочные, позволяющие закупать товары как у поставщиков - изготовителей на стабильной договорной основе, так и оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.

1.5 Организация хозяйственных связей с поставщиками товаров и их эффективность

Хозяйственные связи между поставщиками и покупателями товаров - широкое понятие. Сюда входят экономические, организационные, коммерческие, административно- правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками в процессе поставок товаров.

В настоящее время основным нормативно - правовым документом для регулирования коммерческих взаимоотношений по поставкам товаров является Гражданский кодекс РФ, в котором излагаются общие положения договорного права, включающие понятия и условия договора, порядок разрешения преддоговорных споров, порядок изменения и расторжения договора, порядок обеспечения исполнения договорных обязательств и т.д.

В Ефимовском потребительском обществе товароведы хорошо знают организацию и технологию заключения договоров с поставщиками, содержание договора поставки и коммерческое значение отдельных условий договоров; осуществляют постоянный учет и контроль выполнения договоров.

1.6 Организация контроля исполнения условий договоров

Договор поставки определен, как договор в соответствии с которым поставщик, осуществляющий коммерческую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в коммерческой деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор выполняет следующие функции:

закрепляет юридические отношения между партнерами,

устанавливает порядок и сроки выполнения обязательств

предусматривает способы обеспечения обязательств,

Партнеры заключающие договор поставки, предусматривают в нем следующие условия:

дата заключения договора;

наименование сторон, заключивших договор;

сроки исполнения;

порядок поставки товаров;

цены и порядок расчетов;

имущественная ответственность.

Договор поставки товаров заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Договоры могут заключаться на три, два, один год или иной период. В частности, могут быть заключены краткосрочные, сезонные договоры, также договоры на разовые поставки.

Организация заключения договоров строится на основе равноправия партнеров по поставке товаров. Современное законодательство закрепило принцип свободы заключения договоров (ст.421 ГК РФ), который включает в себя свободу выбора партнера, самостоятельность принятия решения о заключении договора, выбора вида договора, определения условий, не противоречащих закону и ряд других моментов. Порядок заключения договоров закреплен главой 28 ГК РФ «Заключение договоров». Согласно ст. 432-449 ГК РФ заинтересованная сторона направляет другой стороне предложение о заключении договора.

Договор считается заключенным, если вторая сторона возвратила подписанный экземпляр договора либо прислала письмо, телеграмму, факсограмму и т.п., подтверждающие согласие.

Если при получении проекта договора на поставку товаров у стороны по договору возникнут возражения по его условиям, то она в тот же срок составляет протокол разногласий и направляет его в двух экземплярах другой стороне вместе с подписанным договором, оговорив в нем наличие разногласий.

Стороны по договору согласно ст.450 ГК РФ имеют право изменить и расторгнуть договор по соглашению сторон, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другими законами или договором.

По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

при существенном нарушении договора другой стороной;

в иных случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими законами или договором.

В случае одностороннего отказа от исполнения договора полностью или частично, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон, договор считается соответственно расторгнутым или измененным.

Таким образом, структура договора поставки определяется заключающими его сторонами. Необходимо, чтобы договор содержал все необходимые реквизиты, а его условия не противоречили действующему законодательству. Формулировки условий договора должны быть точными, исключающими возможность их двоякого толкования.

Рассмотрим договор поставки предложенный для Ефимовского потребительского общества.

Договор поставки товаров состоит из следующих разделов:

Реквизиты договора. К реквизитам договора относятся его название, место и дата заключения.

Название договора говорит о юридической сущности документа, позволяет понять, какие он определяет правоотношения, а наименование, предусмотренное законом для данного вида договора, то есть «Договор поставки».

После заголовка обычно указывается место и дата заключения договора. Дата (число, месяц, год) подписания договора позволяет установить момент его заключения и окончания срока действия.

Преамбула договора. В водной части договора записывается наименование сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор.

1). Предмет договора. В этом разделе закрепляется обязанность поставщика передать покупателю произведенные или закупленные им товары в количестве, ассортименте и сроки, предусмотренные договором, а также обязанность покупателя эти товары принять и оплатить в установленном договором порядке, форме и размере.

2). Цена товара. Покупатель оплачивает поставленный поставщиком товар по ценам, указанным в накладных на данную партию товара. Накладная, подписанная уполномоченным представителями обеих сторон, является подтверждением согласования условий конкретной поставки.

3). Порядок расчетов. При заключении договора стороны могут выбрать любую форму оплаты, соответствующую действующему законодательству.

Как правило, юридические лица рассчитываются по договорам в безналичном порядке. Такая форма расчетов может осуществляться несколькими способами: платежным поручением, платежными требованиями-поручениями, аккредитивом.

Формы расчетов устанавливаются сторонами в договоре по соглашению сторон на основе гл.46 «Расчеты» ГК РФ- это может быть 100% предоплата товара путем перечисления денежных средств на расчетный счет продавца в течение 5 дней после подписания сторонами спецификации на поставляемую партию товара. Скажем, если для поставщика наиболее удобна 100% предварительная оплата, но для покупателя - расчет платежным поручением после получения продукции. При этом в качестве компромисса здесь можно предложить форму расчетов с помощью аккредитивов, особенно когда поставщик сомневается, стоит ли отгружать продукцию без предварительной оплаты, а покупатель не решается оплатить ее до получения.

А также возможна оплата по мере поступления товара или оплата по мере реализации товара, отсрочка оплаты за полученный товар через определенное количество календарных или банковских дней (5;15;30) платежным поручением, по согласованию сторон.

На основании документов ЦБ РФ (положение о безналичных расчетах в РФ, введены в действие письмом ЦБ РФ от 9 июля 1992г. № 14, в редакции от 26 декабря 1997 г. № 105-у); ст.861 ГК РФ предусматривает общие для предпринимательских организаций требований о безналичном осуществлении расчетов. Сейчас по установленному ЦБ РФ порядку наличный расчет возможен на сумму до 60 тысяч рублей.

4). Сроки и условия поставок. Срок поставки представляет собой согласованные сторонами и предусмотренные в договоре временные периоды, в течение которых поставщик обязан передать продукцию (товары) покупателю. Сроки поставок могут устанавливаться с учетом свойств товаров, условий их хранения, потребления и других факторов, а также необходимости бесперебойного обеспечения покупателей товарами по количеству и ассортименту. Для некоторых видов товаров (непродовольственные товары сложного ассортимента) равномерность поставки достигается завозом квартального объема поставки ежемесячно равными партиями. Для других товаров, главным образом продовольственных, в договорах предусматривается и внутри месячные сроки поставок (декадные, пятидневные и ежедневные).

В коммерческой практике применяется и метод, когда в договоре указывается общий срок его действия и общая сумма поставки товаров, а завоз товаров от поставщика осуществляется в соответствии с поданной заявкой покупателя по мере реализации данного товара и расчета за него.

Порядок поставки определяется договором, т.е. в каком порядке поставщик обязан поставлять товары: сдавать их одногороднему покупателю, находящемуся в одном населенном пункте с поставщиком, либо отгружать в адрес покупателя, если он находится в другом населенном пункте.

Товары могут быть отгружены (переданы) покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в качестве получателя в отгрузочной разнарядке (накладной). Получение товаров покупателем осуществляется в месте нахождения поставщика т.е. с оптовых баз С- Петербурга.

Основываясь на ст.515 ГК РФ, когда договором предусмотрено выборка товаров покупателем в месте нахождения поставщика, то покупатель обязан осуществить осмотр передаваемых товаров в месте их передачи, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не вытекает из существа обязательства.

В соответствии со ст.510 ГК РФ доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, но в основном для доставки товаров с оптовых предприятий используется автомобильный транспорт, принадлежащий Ефимовскому потребительскому обществу.

5). Приемка товара. (Ассортимент, качество, комплектность). В этом разделе на ассортимент товаров, который представляет данный поставщик идут ссылки на приложение к договору в котором указывается прейскурант с количеством и ценами. А качество товара должно быть передано в соответствии с ГОСТами и отгрузочными накладными*, а также прилагается сертификат*. Когда предметом договора поставки являются продовольственные товары, то их качество должно подтверждаться сертификатом качества.

6). Ответственность сторон. Имущественная ответственность (санкция) применяется, как средство воздействия на виновную сторону с целью побудить ее к надлежащему, т.е. полному и своевременному, выполнению обязательств. Санкции устанавливаются в форме штрафа. Штраф устанавливается в процентном выражении или определенной денежной сумме за невыполнение и ненадлежащее выполнение того или иного договорного обязательства.

7). Срок действия договора. В договоре необходимо указать моменты начала и окончания его действия. При этом договором может быть предусмотрено, что окончание срока его действия влечет прекращение обязательств сторон. Однако следует иметь в виду, что окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение.

Учет и контроль за исполнением договоров поставки осуществляется повседневным наблюдением за ходом выполнения договорных обязательств поставщиками - для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества.

Учет выполнения договоров поставки в Ефимовском ПО ведется в специальных карточках, где фиксируются сведения фактической отгрузки и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщику претензии или составления искового заявления в Арбитражный суд.

Карточная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Объём «бумажной» работы на предприятии очень велик, но он необходим - ведь нужно всё учесть и записать, иначе невозможно вести регистрацию движения и использования материальных и нематериальных средств. Но при всей своей необходимости «бумажный» учёт имеет множество недостатков, главные из которых таковы:

вероятность ошибок при расчётах и заполнении таблиц;

большой расход бумаги на бланки текущей документации;

трудоёмкость исправления и внесения новых сведений;

необходимость пересчитывать и перепечатывать заново много документов.

Таким образом, напрашивается вывод, что актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью компьютеров.

В Ефимовском ПО место коммерческих работников следует оснастить персональным компьютером (ПК), создать так называемое автоматизированное рабочее место (АРМ).

Данная информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной работы.

Уникальным свойством этой программы будет являться то, что она будет вести учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями.

Все это позволяет ускорить обработку информации, повысить точность учета.

За счет сокращения времени на выполнение долгих работ, неизменно увеличиваются возможности сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей, кроме того, повышается качество и эффективность работы этого звена учёта.

По договорам поставок можно сказать, что правильное и выгодное для сторон согласование в договоре указанных выше условий является важной и в тоже время сложной коммерческой задачей, требующей хороших знаний, конкретной практики и организации поставок товаров, а также знаний гражданско-правовых норм, хозяйственных взаимоотношений поставщиков и покупателей.

В процессе согласования сторонами необходимо стремиться к максимально возможному устранению для себя не выгодных организационных, финансовых и прочих условий.

2. Проектирование информационной системы

2.1 Выбор среды реализации информационной системы

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

богатый набор визуальных средств разработки;

средствами Access можно реализовать интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функций связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера -- специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Приведённые аргументы в пользу системы Microsoft Access позволяют остановиться на этом средстве проектирования.

Процесс разработки конкретного программного приложения в среде Access в первую очередь определяется спецификой автоматизируемой предметной области. Однако для большинства из них можно выделить ряд типичных этапов. Это:

разработка и описание структур таблиц данных;

разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами;

разработка системы запросов к таблицам базы данных и (при необходимости) их интеграция в схему данных;

разработка экранных форм ввода/вывода данных;

разработка системы отчетов по данным;

разработка программных расширений для базы данных, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации, с помощью инструментария макросов и модулей;

разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу.

Очевидно, что между перечисленными этапами существует большое количеств обратных связей, подразумевающих возврат к более ранним шагам, исходя из вновь открывшихся обстоятельств, которые невозможно было заранее учесть или предвидеть.

Еще раз подчеркнем, что описанная последовательность этапов разработки баз данных в MS Access не является безусловным эталоном. Однако очень часто отклонения от нее свидетельствуют не столько об оригинальности хода мысли разработчика, сколько о погрешностях, допущенных им при планировании процесса разработки, или вообще об отсутствии у него какого-либо плана.

база данное потребительское общество

2.2 Нормализация таблиц

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

В Access есть возможность создавать таблицы несколькими различными способами (режим таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц, связи с таблицами), но при каждом обязательно описание структуры, что значит ввод имен полей, типов данных для каждого поля и описаний полей. Эта операция заканчивается сохранением (записью) установленной структуры под определенным именем. Следует отметить, что обязательной деталью структуры таблицы является первичный ключ, поле уникальной идентификации каждой записи. Access предлагает в качестве первичного ключа поле Код с типом данных Счётчик, в котором каждой записи присваивается номер, начиная с 1. Можно самостоятельно создать первичный ключ, выбрав 1 или 2 поля в этом качестве. Access автоматически индексирует поле первичного ключа. Это помогает программе определять местонахождение информации и, таким образом, ускоряет поиск. После этого можно начинать непосредственно ввод информации. В таблицах создаются при необходимости индексы, которые являются уникальными полями.

Для начала выпишем в таблицу ненормализованные данные, которые нужны для построения модели:

Таблица №2. «Ненормализованные данные»

Обозначение	Тип данных	Размер данных	Подпись	Описание
Id_Dogovor	Числовой	Длинное целое	Код договора	Код договора
Dogovor_Date	Дата/время		Дата договора	Дата договора
Id_Schet	Счетчик	Длинное целое	Номер счета	Номер счета
Date_Schet	Дата/время		Дата счета	Дата счета
From	Числовой	Длинное целое	От кого	От кого (поставщик)
I to	Числовой	Длинное целое	Кому	Кому (покупатель)
Prihod	Логический		Приход?	приход или расход
Id_Gruppa	Числовой	Длинное целое	код группы товара	код группы товара
Id_Goods	Счетчик	Длинное целое	Код товара	идентификационный номер товара
Name	Текстовый	30	Наименование товара	Наименование товара
Cena	Денежный		Цена	цена по накладной
Ed_izmer	Текстовый	20	Единица измерения	Единица измерения
Weight	Текстовый	255	Вес нетто	Вес нетто
Ostatok	Числовой	Длинное целое	Остаток	Остаток
GOST, TU	Текстовый	100	ГОСТ, ТУ	ГОСТ, ТУ
Sootvetstvie po standartu	Текстовый	100	Соответствие по стандарту	Соответствие по стандарту
NDS, stavka	Числовой	Длинное целое	Ставка	Ставка
Name	Текстовый	50	наименование групп	наименование групп
Klient	Текстовый	255	Клиент	Клиент
Name	Текстовый	255	Ф. И. О. директора предприятия	Ф. И. О. директора предприятия
Address	Текстовый	255	Адрес предприятия	Адрес предприятия
R/s	Текстовый	100	расчетный счет	расчетный счет
Bik	Текстовый	100	БИК	БИК
Korr/s	Текстовый	100	корр/с	корр/с
INN	Текстовый	100	ИНН	ИНН
KPP	Текстовый	100	КПП	КПП
Otpusk gruza razreshil	Текстовый	255	Отпуск груза разрешил	Отпуск груза разрешил
Otpusk gruza proizvel	Текстовый	255	Отпуск груза произвел	Отпуск груза произвел
Gruz prinial	Текстовый	255	Груз принял	Груз принял
Rukovoditel organizacii	Текстовый	255	Руководитель организации	Руководитель организации
Gl buhgalter	Текстовый	255	Главный бухгалтер	Главный бухгалтер
Rukovoditel organa	Текстовый	255	Руководитель органа	Руководитель органа
Expert	Текстовый	255	Эксперт	Эксперт
Master ceha	Текстовый	255	Мастер цеха	Мастер цеха
Kolvo	Числовой	Длинное целое	количество товара	Количество товара

При изучении данных легко заметить, что они делятся на пять групп, вполне независимых друг от друга. Создадим нормализованные таблицы (в первой и во второй нормальной форме), в которых каждый неключевой атрибут полностью зависит от первичного ключа, даже если он составной, записи не дублируются :

Таблица №3. «Клиенты»

Обозначение	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Индексированное поле
Id_Klient	Код клиента	Счетчик	Длинное целое		Да
Klient	Клиент	Текстовый	255
Name	Ф. И. О. директора предприятия	Текстовый	255
Address	Адрес предприятия	Текстовый	255
R/s	расчетный счет	Текстовый	255
Bik	БИК	Текстовый	255
Korr/s	корр/с	Текстовый	255
INN	ИНН	Текстовый	255
KPP	КПП	Текстовый	255
Otpusk gruza razreshil	Отпуск груза разрешил	Текстовый	255
Otpusk gruza proizvel	Отпуск груза произвел	Текстовый	255
Gruz prinial	Груз принял	Текстовый	255
Rukovoditel organizacii	Руководитель организации	Текстовый	255
Gl buhgalter	Главный бухгалтер	Текстовый	255
Rukovoditel organa	Руководитель органа	Текстовый	255
Expert	Эксперт	Текстовый	255
Master ceha	Master ceha	Текстовый	255

Таблица «Клиенты» предоставляет все сведения о клиентах организации, имеет первичный ключ Id_Klient, который является индексированным полем, совпадения не допускаются. Атрибуты таблицы простые и зависят только от поля Id_Klient(Код клиента), а значит, таблица находится в первой и во второй нормальной форме. Между атрибутами нет транзитивной зависимости, следовательно, таблица удовлетворяет и требованиям третьей нормальной формы.

Из предметной области системы следует, что таблица «Клиенты» взаимодействует с таблицей «Документы», т.к. содержит всю информацию о документах, заключенных с данными клиентами. Чтобы обеспечить связь между таблицами необходимо в таблицу «Документы» добавить поля From и I to («От кого» и «Кому»). Связь между таблицами - один-ко-многим.

Таблица №4. «Документы»

Обозначение	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Индексированное поле
Id_Dogovor	Код договора	Числовой	Длинное целое
Dogovor_Date	Дата договора	Дата/время
Id_Schet	Номер счета	Счетчик	Длинное целое		Да
Date_Schet	Дата счета	Дата/время
From	От кого	Числовой	Длинное целое
I to	Кому	Числовой	Длинное целое
Prihod	Приход?	Логический		Да/Нет

Атрибуты таблицы простые и зависят только от поля Id_Schet (Номер счета), а значит, таблица находится в первой и во второй нормальной форме. Между атрибутами нет транзитивной зависимости, следовательно, таблица удовлетворяет и требованиям третьей нормальной формы.

Таблица №5. «Группа товаров»

Обозначение	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Индексированное поле
Id_Gruppa	код группы товаров	Счетчик	Длинное целое		Да
Name	наименование групп	Текстовый	50

Таблица «Группа товаров» содержит информацию о наменование изделий (например, хлебобулочные изделия, макаронные изделия и т.д.). Уникальным полем является Id_Gruppa. Таблица взаимодействует с таблицей «Товары».

Атрибуты таблицы простые и зависят только от поля Id_Gruppa (код группы товаров), а значит, таблица находится в первой и во второй нормальной форме. Между атрибутами нет транзитивной зависимости, следовательно, таблица удовлетворяет и требованиям третьей нормальной формы.

Таблица №6. «Товары»

Обозначение	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Индексированное поле
Id_Gruppa	код группы товара	Числовой	Длинное целое		Да
Id_Goods	код товара	Счетчик	Длинное целое		Да
Name	наименование товара	Текстовый	30
Cena	цена товара	Числовой	Длинное целое
Ed_izmer	Единица измерения	Текстовый	20
Weight	Вес нетто	Текстовый	255
Ostatok	Остаток	Числовой	Длинное целое
GOST, TU	ГОСТ, ТУ	Текстовый	100
Sootvetstvie po standartu	Соответствие по стандарту	Текстовый	100
NDS, stavka	Ставка, %	Числовой	Длинное целое

В таблице «Товары» находятся все сведения о товарах (наименование товара, цена, вес и т.д.). Атрибуты таблицы простые и зависят только от поля Id_Goods (код товара), а значит, таблица находится в первой и во второй нормальной форме. Между атрибутами нет транзитивной зависимости, следовательно, таблица удовлетворяет и требованиям третьей нормальной формы.

Таблица №7. «Количество»

Обозначение	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Индексированное поле
Id_Schet	Номер счета	Числовой	Длинное целое		Да
Id_Goods	Код товара	Числовой	Длинное целое		Да
Kolvo	Количество товара	Числовой

В таблице «Количество» находятся сведения о количестве покупаемого товара, эта таблица связывается сразу с двумя таблицами. С таблицей «Документы» путем добавления в таблицу «номер счета» (допускаются совпадения) и с таблицей «Товары» путем добавления «кода товара» (допускаются совпадения).

2.3 Построение схемы данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (рис.4).

В данной дипломной работе необходимо реализовать связи с типом отношения один-ко-многим. Этот тип отношений подходит для всех созданных в данной работе таблиц. Так как один клиент может иметь несколько документов, по которым заключаются товарные сделки. Один товар может быть заказан несколькими клиентами и может быть продан разным клиентам в разном количестве. То есть между таблицами «Товар» и «Количество» также реализуется связь с типом отношений один-ко-многим.



Рис. 4 «Схема данных информационной системы»

Схема данных предполагает на первом шаге все сведения о клиентах. На втором шаге вносится информация о документах, заключенных с данными клиентами. А также заполняются таблицы Группа товаров и Товары. В последнюю очередь вносится информация в таблицу Количество.

Следующим шагом стало создание запросов для дальнейшего построения форм.

2.4 Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

В дипломном проекте существует несколько запросов. Все они принадлежат к типу Запрос на выборку. Самый распространенный тип запроса. Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Запрос на выборку используется для группировки записей, а также для вычисления сумм, средних значений.