Разработка базы данных Ефимовского потребительского общества

2.5 Проектирование графических окон доступа к данным

Средство Microsoft Access содержит объект формы, представляющий собой удобное средство доступа к данным.

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Главным окном является окно «Главная компьютерная книга» (рис.5).

Рис. 5 «Главная компьютерная книга»

К этому окну пользователь обращается в первую очередь при запуске программы. Здесь он осуществляет выбор документов, которые ему нужны, например накладная, счет-фактура, карточка клиента, товарная карточка, договор поставки, прайс-лист. Также на этой форме присутствует кнопка Поиск данных о товаре или поставщике.

Накладная

При обращении к кнопке Накладная из главного окна программы пользователь может просматривать информацию об имеющихся приходных и расходных документах, редактировать их, а также создавать новые документы. Накладная является основным документом, на основании которого производится приходование товаров в системе или возврат товара поставщику. На форме расположены дополнительные три кнопки: накладная, печать накладной, вернуться на главную форму. Кнопка «Накладная» позволяет выводить отчет по данной накладной. С помощью кнопки «Печать накладной» пользователь может распечатать документ. Кнопка «Вернуться на главную» позволяет вернуться на главную форму (рис. 6).

Рис. 6 «Накладная»

Счет-фактура

Счет-фактура - платежный документ, выписываемый поставщиком на каждую партию отгруженной или проданной продукции. Содержит сведения о продаваемом товаре, цене продажи, рассчитывается итоговая стоимость. Является основанием для оплаты, расчетов (рис. 7).

Рис. 7 «Счет-фктура»

На данной форме, как и в предыдущей, расположены кнопки: счет-фактура, печать счет-фактуры, вернуться на главную форму.

Кнопка «Счет-фактура» позволяет выводить на экран отчет по данному документу.

Поиск данных о товаре или поставщике

Средством поиска данных является форма «Поиск». Данное средство запускается из главной формы с помощью кнопки «Поиск данных о товаре или поставщике» (рис. 8).

Рис. 8 «Поиск данных о товаре или о поставике»

На форме расположены кнопки «Поиск данных о товаре», «Поиск данных о поставщиках», «Вернуться на главную».

При нажатии на первую кнопку «Поиск данных о товаре» открывается форма (рис.9).

Рис. 9 «Поиск данных о товаре»

На данной форме расположена кнопка «Поиск товара». С помощью этой кнопки можно найти товар, а также все сведения о нем.

При нажатии на вторую кнопку «Поиск данных о поставщиках» открывается форма (рис. 10).

Рис. 10 «Поиск данных о поставщиках»

На данной форме расположена кнопка «Найти запись». С помощью этой кнопки можно найти поставщика, а также всю необходимую информацию о нем.

2.6 Проектирование документов информационной системы

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет меню Вставка. Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм. В процессе конструирования в макет отчета могут быть добавлены те же самые управляющие элементы, что и при конструировании макета экранной формы. В то же время следует отметить, что структура отчета как объекта базы данных имеет свою специфику. Во-первых, она определяется уровнями группировки данных, выводимых в отчет, а во-вторых, содержит секции, соответствующие регулярным элементам, помещаемым в начале и конце каждого листа - верхнему и нижнему колонтитулам.

При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: правильно разбить его на страницы, пронумеровать страницы, выделить наиболее важные данные.

Документ «Договор поставки»

Договор поставки - это договор, по которому поставщик обязуется передать товар в собственность покупателю в оговоренные сроки, а покупатель обязуется принять товар и уплутить оговоренную стоимость ( приложение 1 ).

Договор выполняет следующие функции:

1)закрепляет юридические отношения между партнерами,

2)устанавливает порядок и сроки выполнения обязательств,

3)предусматривает способы обеспечения обязательств.

Этот документ открывается с помощью кнопки «Договор поставки» на Главной компьютерной книге.

Документ «Карточка клиента»

В «Карточке клиента» представлены итоги по документам. В данном отчете рассчитывается приход, расход товара, количество, а также итоговая стоимость (приложение 2).

Этот документ открывается с помощью кнопки «Карточка клиента» на Главной компьютерной книге.

Документ «Накладная»

Накладная - это документ, при помощи которого в системе оформляется приход товаров от поставщика или производится возврат (приложение 3). В накладной указывается вид товара, его количество, цена, общая стоимость.

Документ «Прайс-лист»

Прайс-лист - прейскурант цен на продаваемую продукцию.

В «Прайс-листе» можно просмотреть ассортимент товара, цены, вес (приложение 4).

Этот документ открывается с помощью кнопки «Прайс-лист» на Главной компьютерной книге.

Документ «Сведения о покупателях»

Этот документ представляет всю информацию о покупателях (приложение 5).

Документ «Сведения о поставщиках»

Данный отчет позволяет пользователю просмотреть список всех клиентов (приложение 6).

Документ «Сертификат соответствия»

Сертификат соответствия - документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров (приложение 7).

Сертификат соответствия включает в себя:

наименование и местонахождение органа по сертификации, выдавшего сертификат соответствия;

наименование и местонахождение изготовителя продукции, прошедшей сертификацию;

перечень конкретной продукции, на которую распространяется действие сертификата соответствия;

срок действия сертификата соответствия.

Документ «Счет - фактура»

В данном документе находятся сведения о продаваемом товаре, цене (приложение 8). В счете-фактуре указываются наименование, адреса поставщика и плательщика, наименование, количество, цена и сумма товарно-материальных ценностей и другие данные. Поставщик предъявляет счет-фактуру в банк для оплаты.

Документ «Товарная карточка»

«Товарная карточка» представляет информацию о приходе, расходе товара, а также сколько осталось и на какую сумму. В данном документе рассчитывается итоговая стоимость по приходу, расходу, остатку товара (приложение 9).

Этот документ открывается с помощью кнопки «Товарная карточка» на Главной компьютерной книге.

Документ «Удостоверение о качестве»

Удостоверение о качестве - документ, подтверждающий надлежащее качество определенной партии продуктов (приложение 10).

С помощью данного документа решаются задачи:

выставление требований к качеству продукции поставщикам,

контроль качества закупаемой продукции,

определение цены закупаемой продукции на основе результатов контроля качества при приемке,

формирование удостоверений качества поставленной продукции по результатам контроля качества.

Заключение

В результате проделанной работы была разработана система учета товародвижения. В процессе описания экономической сущности задач учета складских операций и реализации продукции дается понятие об объекте управления и его характеристика.

На основе анализа предметной области в качестве среды реализации модели был выбран MS Access.

Информационная система позволяет избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке различных документов. Так как раньше они выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени.

На основе анализа предметной области модели были спроектированы функциональные критерии будущей модели, такие как:

- создание средств быстрого поиска необходимых данных о товаре или поставщике;

- получения информации о приходе, расходе товара и др;

- получение необходимых сведений о поставщиках, клиентах;

- контроль и учёт документов и договоров.

В данной дипломной работе основными задачами являлись:

анализ предметной области предприятия в сфере учёта товародвижения;

документирование данных информационной системы для решения задач предприятия;

наличие вспомогательной информации об объектах;

реализация механизмов быстрого поиска.

Обобщая вышесказанное, можно сказать, что задачи проектирования были решены в ходе создания системы, а значит, и основная цель работы достигнута.

Список литературы

Access2000. Руководство разработчика. Том 1. Настольные приложения: Пер. с англ. - К.:Издательская группа ВНV, 2000. - 1264 c., ил.

Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для пользователя. Микап, Москва 1994.

Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микро-ЭВМ М.: Финансы и статистика, 1991.

Зеленков Ю.А. Введение в базы данных. Центр Интернет ЯрГУ, 1997.

Карпова Т. Базы Данных: модели, разработка, реализация -- СПб.: Питер. 2002.-- 305с.

Карпов Б. Microsoft Access 2000: справочник - СПб.: Питер. 2001. - 416с.

Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета - СПб.: Питер. 2002. - 688с

Осипов Ю.М., Смирнова Е.Е. Основы предпринимательского дела - М.: Бек. 1996 - 356с.

Размещено на Allbest.ru