Работа с СУБД MS-ACEESS

В режиме конструктора создайте следующую таблицу по автомобилям (для выбора типа данных пользуйтесь полем со списком»):

ВНИМАНИЕ: В именах полей нельзя использовать точки!!!!!!!!

В таблице должно быть хотя бы одно поле, значение которого будет уникально для каждой записи. В нашем примере таким полем является Государственный номер. (Подумайте, почему не может быть ключевыми полями Фамилия владельца; Адрес Владельца; Марка автомобиля) Щелкните мышкой на строку с именем «Государственный номер», а затем на кнопку с изображением ключа (вкладка Конструктор) - создайте ключевое поле.

Закройте окно конструктора таблицы и сохраните ее под именем «автомобили».

Microsoft Access создаст базу данных, а затем откройте пустую таблицу (с именем «Автомобили») в режиме таблицы (Режим таблицы - вкладка Главная - Режимы). Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.).

Access помещает курсор в первую пустую ячейку в столбце Добавить поле.

Чтобы добавить данные, начните их вводить. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу.

Для работы с данными таблицы ее следует открыть. Каждая запись в таблице располагается в отдельной строке. Поля данных образуют столбцы таблицы. В конце таблицы Access размещает пустую запись. Для создания новой записи следует нажать мышью пустую строку и приступить к вводу данных. Access автоматически сохраняет изменения, произведенные в записи, как только вы покинете ее пределы.

В левой части каждой записи находится область маркировки записей. Здесь присутствуют различные пиктограммы, обозначающие состояние записи. Треугольником маркируется текущая запись. Как только в этой записи будут произведены изменения, которые еще не были сохранены, Access отображает вместо треугольника пиктограмму с изображением карандаша. При редактировании данных в Access могут использоваться традиционные для среды Windows комбинации клавиш и мышь. Особенностью является комбинация клавиш [Shift]+[F2], нажатие которой открывает так называемое окно ввода, которое представляет собой увеличенную область ввода, особенно удобную для работы с большими текстами.

Занесите в созданную вами таблицу информацию о нескольких автомобилях и владельцах (не менее 10 записей).

СОЗДАНИЕ ФОРМ ДЛЯ ВВОДА ИНФОРМАЦИИ

Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в Access.

Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде. В режиме формы пользователь сможет в полной мере воспользоваться возможностями, предоставляемыми графической средой Windows (различные шрифты, графика и т.д.).

Еще одним преимуществом форм является то, что в них можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи, в то время как в режиме таблицы часть полей может выходить за границу экрана. В формах пользователь самостоятельно определяет, сколько места должно быть отведено для представления конкретной информации.

С помощью мастера форм простые формы можно создавать за несколько секунд.

Внимание: для ввода информации форма обязательно должна содержать ключевое поле.

"Создание простой формы": =Формы СоздатьНОВАЯ ФОРМА (Мастер форм Источник данных ОК) СОЗДАНИЕ ФОРМ ((Выбрать мышкой поле, информацию из которого необходимо включить в формуvv)… Далее) Выберите внешний вид формы{в один столбецленточныйтабличныйвыровненный} Далее Выберите требуемый стиль Далее Задайте имя формы Готово)

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Использование инструмента «Форма» для создания новой формы

В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Создание формы при помощи мастера форм

Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, можно воспользоваться мастером форм.

На вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм.

Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите шаги для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Если нужно добавить к форме большое количество элементов управления, переключитесь в режим конструктора, щелкнув форму правой кнопкой мыши и затем выбрав пункт Конструктор . Затем можно воспользоваться инструментами в группе Элементы управления на вкладке Конструктор.

Задание: создайте две формы: одну ленточную, а другую столбцовую. Сохраните каждую из форм под каким-нибудь именем

Для открытия формы следует дважды щелкнуть мышью на имени открываемой формы или нажать кнопку Открыть.

Редактирование данных в форме осуществляется таким же образом, что и в режиме таблицы.

Задание: попробуйте вводить данные в каждой из форм. Ответьте на вопрос: в каких случаях удобнее форма ленточная, а в каких - в один столбец?

ЗАПРОСЫ

Access предоставляет мощное средство для отбора записей, удовлетворяющих определенному заданному критерию. Это можно сделать с помощью запросов.

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы Access позволяют:

отобразить данные из нескольких таблиц и отсортировать их в нужном порядке

выполнить вычисления над группами записей

вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы

Наиболее часто используются запросы на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запрос можно создать с помощью мастера Access или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса. Чтобы добавить поля в запрос, их нужно отбуксировать из списка полей таблицы в бланк запроса. Также можно переместить поле в бланк запроса двойным щелчком по полю. Выбранные поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы.

Опишем создание простейшего запроса на выборку с помощью технологической диаграммы:

"Запрос на выборку": =ЗапросыСоздатьНОВЫЙ ЗАПРОС (Конструктор ОК) ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ( “Добавление очередной таблицы”… Закрыть) ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ ((отбуксировать мышью поле из списка полей таблицы в бланк запроса сортировка{по возрастаниюпо убываниюотсутствует}Вывод на экран[условие отбора] [или])… закрыть окно запроса) СОХРАНИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ ЗАПРОСА (Да) СОХРАНЕНИЕ(ввод имени запросаОК)

Создание простого запроса на выборку

Скрыть все

Запрос на выборку -- это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы (Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.). Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнения результатов запроса.

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результаты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно по мере необходимости, например в качестве источника записей для формы, отчета или другого запроса.

Создание запроса

Для создания запроса на основе созданной таблицы или ранее созданного запроса используется режим конструктора.

На вкладке Создание щелкните Конструктор запросов. В открывшемся окне Добавление таблицы выбрать нужную таблицу или запрос , нажимая кнопку Добавить и закрыть окно. Конструируем запрос, буксируя нужные поля. Можно переместить поле двойным щелчком.

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык документа запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access отображается следующий SQL-код:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers

WHERE (((Customers.[Address]) Is Not Null And (Customer.[Address])<>"") AND ((Customer.[City])="london"))

OR (((Customers.[Phone]) Is Not Null And (Customers.[Phone])<>"") AND ((Customers.[City])="london"));

Обратите внимание на то, что произошли два изменения: условие, определяющее значение «Тверь» в поле «Город» теперь указано дважды, а условия в операторе WHERE теперь связаны оператором OR.

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык документа запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access отображается следующий SQL-код:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City], Customers.[BirthDate],

DateDiff("yyyy",[BirthDate],Date()) AS Age

FROM Customers

WHERE (((Customers.[Address]) Is Not Null And (Customer.[Address])<>"") AND ((Customer.[City])="london"))

OR (((Customers.[Phone]) Is Not Null And (Customers.[Phone])<>"") AND ((Customers.[City])="london"));

Обратите внимание на то, что Клиенты.[ДатаРождения] и рассчитанное поле «Возраст» теперь отражаются в операторе SELECT. Ключевое слово AS используется для указания имени рассчитанного поля.

база данных программа информация запрос

Подсчет данных при помощи запроса

Просуммировать числовой столбец в запросе можно с помощью статистической функции. Статистические функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. В Microsoft Access существует множество статистических функций, включая Sum, Count, Avg (для вычисления среднего значения), Min и Max. Суммирование данных производится путем добавления в запрос функции Sum, подсчет данных -- путем использования функции Count и т.д.

Кроме того, в Office Access 2007 предусмотрено несколько способов добавления функции Sum и других статистических функций в запрос. Существует возможность:

открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов -- новое средство в Office Access 2007, позволяющее использовать статистические функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять структуру запроса;

создать итоговый запрос. Итоговый запрос вычисляет промежуточные итоги для групп записей, строка итогов -- общие итоги для одного или нескольких столбцов (полей) данных. Например, при необходимости вычисления промежуточных сумм по всем продажам по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж;

Задание: создайте следующие запросы

Все владельцы, имеющие автомобиль ВАЗ 21-10

Все владельцы, автомобили которых цвета «Металлик»

Все владельцы, имеющие автомобили, год выпуска которых старше 5 лет

Для того, чтобы запустить запрос, следует дважды щелкнуть на имени соответствующего запроса.

"Запуск запроса ": =ЗапросыВыбрать соответствующий запрос {vvОткрыть}

Запросы предназначены для работы только с полями таблицы, которые относятся к выполняемой задаче. Если необходимо дополнительно ограничить данные на основе значений, содержащихся в полях, в запросах следует использовать условия. Эти правила определяют, какие значения должны содержать поля или каким образцам они должны соответствовать, чтобы их возвращал запрос.

Если требуется, чтобы запрос предлагал ввести значение или образец при каждом его выполнении, можно создать запрос с параметрами.

Для того, чтобы создавать запрос с параметрами, необходимо в бланке запроса в строке «Условие отбора» для соответствующего поля ввести текст в квадратных скобках. После запуска запроса откроется окно, где введенный в квадратных скобках текст появится в виде подсказки.

Задание: создайте запрос с параметрами. «Полный вывод информации об автомашине и владельце по ее государственному номеру»

Совпадение части значения поля со строкой параметра

Иногда необходимо немного изменить способ применения параметра запросом. Например, может потребоваться, чтобы запрос получал текстовую строку и сравнивал ее с частью поля. Здесь пригодится ключевое слово Like в сочетании с подстановочными знаками.

Для того, чтобы создавать запрос на выборку по подобию, необходимо в бланке запроса в строке «Условие отбора» для соответствующего поля ввести Like*значение*.

Задание: создайте запрос на выборку всех владельцев автомашин с государственным номером, содержащим букву Т

Иногда бывает необходимо проанализировать данные из таблицы или вычислить итоговые значения, а результат представить в наглядном виде. В Access существует специальный вид запросов - запросы с группировкой или итоговые запросы, которые позволяют сгруппировать данные с одинаковыми значениями определенных полей и выполнить необходимые вычисления.

Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них можно использовать два типа полей. Существуют поля, по которым осуществляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно можно включить еще поля для определения условий запроса.

Для того, чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме конструктора запроса, следует воспользоваться командой меню Вид/Групповые операции. (В Office2007 нажать кнопку Итоги). В результате чего в бланке запроса появится строка «Групповая операция». Затем для соответствующего поля из списка необходимо выбрать функцию «Группировка», а для поля, по которому проводятся вычисления необходимо выбрать соответствующую функцию. Наиболее часто используются следующие функции: SUM (Суммирование), COUNT (подсчет количества элементов), Avg (Нахождение среднего арифметического значения).

Покажем создание итогового запроса с помощью технологической диаграммы:

"Итоговый запрос ": =ЗапросыСоздатьНОВЫЙ ЗАПРОС (Конструктор ОК) ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ( “Добавление очередной таблицы”… Закрыть) ГЛ(ВидГрупповые операции) ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ групповые операции {группировка} отбуксировать мышью поле вычислений из списка полей таблицы в бланк запроса групповые операции {Sum CountAvg } Вывод на экранзакрыть окно запроса) СОХРАНИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ ЗАПРОСА (Да) СОХРАНЕНИЕ(ввод имени запросаОК)

Задание: создайте следующие итоговые запросы:

Подсчет количества автомобилей каждой марки, находящейся в базе данных

Подсчет количества автомобилей у каждого владельца

Создание выражений с помощью построителя выражений

Построитель выражений используется для создания выражений. Построитель выражений упрощает доступ к именам полей и элементов управления в базе данных и ко многим встроенным функциям, доступным при создании выражений. Построитель выражений обеспечивает просмотр и внесение в выражение элементов, запомнить которые может быть достаточно трудно, это идентификаторы имен (например, имена полей, таблиц, форм и запросов), а также имена функций и аргументов.

С помощью построителя выражений можно создавать выражения с нуля или выбирать из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты и времени.

Построитель выражений можно запустить из большинства мест, где выражения вводятся вручную, например, из свойства Данные (Control Source) элемента управления или из свойства Условие на значение (Validation Rule) поля таблицы. Как правило, если отображена кнопка Построить ( ), можно нажать ее для запуска построителя выражений.

Приведенные ниже рисунок и текст иллюстрируют построитель выражений.

Поле выражения

В верхней части построителя выражений расположено поле выражения, в котором создается выражение. Выражение можно ввести в поле вручную. Можно также выбрать элементы из трех столбцов в нижней части построителя выражений и добавить их в поле выражения. Чтобы добавить элемент в поле выражения, дважды щелкните элемент или выберите его из одного из столбцов, а затем нажмите кнопку Вставить.

Кнопки операторов

В средней части окна построителя находятся кнопки для вставки в выражение часто используемых арифметических и логических операторов. Чтобы вставить оператор в поле выражения, щелкните соответствующую кнопку. Чтобы отобразить более полный список операторов, которые можно использовать в выражении, выберите папку Операторы в нижней части левого столбца, а затем выберите нужный тип операторов в среднем столбце. В правом столбце будут отображены все операторы выбранного типа. Чтобы вставить оператор, дважды щелкните его или выберите оператор, а затем нажмите кнопку Вставить.

Элементы выражения

В нижней части окна построителя находятся три столбца.

В левом столбце выводится список таблиц, запросов, форм и отчетов в базе данных, а также встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

В среднем столбце выводится список определенных элементов или типов элемеРазмещено на http://www.allbest.ru/

12

Размещено на http://www.allbest.ru/

нтов для папки, выбранной в левом столбце. Например, если в левом столбце выбрать Встроенные функции, в среднем столбце будет отображен список типов функций.

В правом столбце выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если в левом столбце выбрать Размещено на http://www.allbest.ru/

12

Размещено на http://www.allbest.ru/

Встроенные функции, а затем тип функции -- в среднем, в правом столбце будет отображен список всех встроенных функций выбранного типа.

Выражения создаются с помощью ввода текста в поле выражения и вставки элементов из других областей построителя выражений. Например, в левом столбце можно увидеть все объекты базы данных, а также функции, константы, операторы и общие выражения. При выборе элемента в левом столбце содержимое других столбцов изменяется в соответствии с этим выбором. Например, при выборе имени таблицы в левом столбце, в среднем столбце будут отображены поля этой таблицы. Если дважды щелкнуть Функции, а затем выбрать пункт Встроенные функции, в среднем столбце будет отображен список типов функций, а в правом -- список функций данных типов. Если в выражение требуется вставить функцию, то ее следует щелкнуть два раза, после чего функция и текст, отображающий требуемые данной функцией аргументы, появятся как текст прототипа в поле выражения. После этого данный текст можно заменить значениями аргументов.

При вставке идентификаторов (имен полей таблицы или элемента управления) в выражение построитель выражений вставляет только те его части, которые необходимы в текущем контексте. Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы «Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible) будет вставлено только имя свойства Вывод на экран (Visible). При использовании данного выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор: Forms![Клиенты].Visible.

Запуск построителя выражений в таблице, форме и отчете

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, форму или отчет, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите команду Конструктор.

2. При открытии таблицы в столбце Имя поля выберите поле, которое необходимо изменить, а затем на вкладке Общие выберите свойство, которое будет содержать выражение, и нажмите кнопку Построить рядом с этим свойством.

-или-

При открытии формы или отчета щелкните правой кнопкой элемент управления, который необходимо изменить, и выберите команду Свойства, а затем нажмите кнопку Построить рядом со свойством, которое будет содержать выражение.

Запуск построителя выражений в запросе

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите команду Конструктор.

-или-

Если запрос уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и в контекстном меню выберите команду Конструктор.

2. В бланке запроса выберите ячейку, которая будет содержать выражение. Например, выберите ячейку Условия столбца, для которого требуется установить условие, или выберите ячейку Поле столбца, в котором необходимо создать вычисляемое поле.

3. На вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

Размещено на Allbest