Автоматизированная информационная система ведения документооборота в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизированная информационная система ведения документооборота в организации

Введение

1. Описание обеспечивающих подсистем

1.1 Методы предпроектного обследования (наблюдение и оценка, групповое обсуждение)

1.2 Описание предметной области (документы СК Алексеевский)

1.3 Описание технических средств (состав ПК, интерфейсных устройств)

1.4 Описание программных средств АИС (ОС Windows, MS Excel)

1.5 Описание информационного обеспечения АИС (структура таблиц)

2. Инструкция пользователя

3. Экономический расчет стоимости и эффективности от внедрения АИС

4. Обеспечение безопасности работы АИС (виды паролей)

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Автоматизированная система управления - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности. Объектом исследования и внедрения бизнес-проектов АИС являются предприятия в разнообразных формах их существования, так как эффективность функционирования предприятия или организации любой отрасли и сферы деятельности напрямую зависит от скорости, точности и своевременности обмена данными как внутри этого предприятия между его составляющими частями (отделами, подсистемами и т.д.), так и вне его, то есть взаимодействие и обмен данными этой организации с другими (конкурирующими, предприятиями-партнерами и т.д.). И чем больше, масштабнее предприятие, тем серьезнее перед его управляющими встает проблема организации и контроля потоков огромного количества информации предприятия.

В настоящее время ведущие ученые отмечают, что одним из самых значимых и влиятельных факторов научно- технического прогресса в современном постиндустриальном обществе стали информационные технологии. Одной из самых востребованных и актуальных задач информатизации современного общества является задача электронного документооборота. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

На сегодняшний день в производственной деятельности организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, на сегодняшний день существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой.

Применение ИС упрощает работу с данными в экономике развития предприятий. Наиболее широкое применение ИС нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, и в научно-технических задачах, решении проблем наращивания производства, переоборудования, переоснащения, при смене профиля работы, видов деятельности, электронные таблицы можно использовать эффективно, например для: проведения однотипных расчетов над большими наборами данных; автоматизации итоговых вычислений; решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул; обработки результатов экспериментов; проведения поиска оптимальных значений параметров; подготовки табличных документов; построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Внедрение АИС позволяет систематизировать обмен данными, регламентировать состав и формы представления данных, а также структуру информационных потоков в системе (информационных и командных связей между субъектами предприятия, а также информационный обмен с внешними по отношению к предприятию организациями), значительно повысить точность и четкость их ведения, гарантировать их сохранность, предоставлять полную взаимоувязанную информацию по всем цехам и отделам предприятия. Все это приводит к слаженной работе сотрудников организации и во много раз увеличивает эффективность функционирования предприятия в целом.

Поэтому выбранная тема курсовой работы является интересной, актуальной, своевременной, необходимой для рассмотрения и исследования.

Цель работы: разработать автоматизированную информационную систему ведения документооборота в организации.

Объектом исследования выступает СК Алексеевский.

Предмет исследования: АИС ведения документооборота в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Выполнить анализ технической, экономической, методической литературы по выбранной теме.

2. Дать характеристику предметной области - документов СК Алексеевский.

3. Рассмотреть технические и программные средства (состав ПК, интерфейсных устройств, ОС Windows, MS Excel).

4. Показать использование информационного обеспечения АИС (структура таблиц).

5. Разработать автоматизированную информационную систему ведения документооборота в организации.

Для написания данной курсовой работы использовались следующие материалы: периодические печатные издания; учебная и методическая литература. Методологической основой работы и нашего исследования являются материалы учебников и учебных пособий известных программистов и ученых в области информатики. Это такие, как: Курносова А.П., Ломакина С.В., Симоновича С.В., Конноли Т., Страчана А., Острековского В.А., Фаронова В.В., Хайбрекена Д., Хансена Г.И. и др.

При выполнении работы использовались такие методы исследования: анализ литературы, обобщение данных, систематизация материала.

Структура курсовой работы: работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы и приложения.

информационный управление документооборот

1. Описание обеспечивающих подсистем

1.1 Методы предпроектного обследования (наблюдение и оценка, групповое обсуждение)

Целью курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы ведения документооборота в организации и анализ функционирования автоматизированной информационной системы ведения документооборота в организации.

АИС -- комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для решения задач справочно-информационного обслуживания и/или информационного обеспечения пользователей.

В расширенном значении термина -- комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для сбора, (первичной) обработки, хранения, поиска, (вторичной) обработки и выдачи данных в заданной форме (виде) для решения разнородных профессиональных задач пользователей системы. В зависимости от характера поддерживаемых баз данных АИС (в прямом или узком значении термина) могут подразделяться на документографические, фактографические, полнотекстовые и т. п.

В предпроектном обследовании были включены методы наблюдения, оценки, группового обсуждения необходимости использования АИС для разработки автоматизированной информационной системы ведения документооборота в ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский». Анализ деятельности комбината показал, что информации по поставке, учету и продаже произведенной продукции, управления производством и персоналом накапливается очень много. Основной целью анализа является концептуальная постановка задачи, в результате которой должно быть сформулировано полное и согласованное понимание проблемы - необходимости внедрения АИС ведения документооборота на предприятии и путей ее решения, которое разделялось бы всеми участниками будущего проекта: Заказчиком и Исполнителем. Но и это обосновано: заполнение вручную огромного количества документации отнимает много времени.

Для этого необходимо предварительно решить несколько второстепенных задач, а именно:

- выявить набор критериев, которые позволят провести оценки;

- выявить из списка критериев достаточный список;

- определить корреляцию между выбранными критериями;

- изучить порядок корреляции и связность критериев;

- выяснить степень зависимость каждого критерия и каждой связи от субъективности оценивающих экспертов.

После решения вышеописанных задач, получается некоторый список критериев, между которыми устанавливаются связи. Полученный связный критерий позволяет проводить две оценки - качественную оценка и количественную оценка. Качественная оценка включает в себя большее количество параметров и поэтому является более общей. Как следствие, дает менее точные результаты, но является более объективной. Количественная оценка включает в себя меньше параметров. За счет этого дает более точные оценки, но является более громоздкой в расчетах и дает более субъективные результаты.

В основу формулы оценки эффективности положены обобщенный критерий эффективности и нотация дискретного композитного документооборота. Современные информационные технологии предоставляют организациям возможность более эффективно управлять своими информационными ресурсами. Это получает свое выражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Эти изменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, что улучшает работу всего предприятия.

Принято считать, что производительность информационных систем определяется взвешенным сочетанием эффективности компонент. Это говорит о том, что предлагаемая методика оценки эффективности будет применима как ко всему документообороту в целом, так и ко всем компонентам информационных составляющих документооборота.

Проведенные методы наблюдения, оценки, группового обсуждения получили необходимые критерии оценки, которые позволяют с высокой степенью адекватности оценивать необходимость проектирования, разработки и внедрения систем электронного документооборота.

Разработка АИС включает четыре стадии: анализ и планирование требований; проектирование; реализация и внедрение.

Важность этапа предпроектного обследования для успешного ведения проекта связана с необходимостью: минимизировать факторы риска проекта. Кроме этого, без общего видения проекта представляется невозможным гарантировать масштабируемость системы; при реализации проекта представляется целесообразным выделить ядро и модули будущей системы. Для достижения данной цели требуется определить особенности финансово-хозяйственной деятельности предприятия; идентифицировать области учета и основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации; предложить функциональную модель будущей автоматизированной информационной системы (АИС); ыделить приоритеты и предложить способы реализации функций АИС; определить факторы успеха и факторы риска проекта; обосновать порядок работ над проектом и их эффективность.

Все эти шаги позволяют сформулировать альтернативные пути решения поставленной задачи (версионность системы) и спланировать бюджет проекта.

Для успешного решения задач данного этапа необходимо провести сбор и систематизацию следующей информации о предприятии: виды деятельности предприятия в настоящий момент; планируемые виды деятельности; основные бизнес-процессы; организационная структура предприятия; цели и задачи структурных подразделений предприятия, автоматизация которых планируется; функциональные взаимосвязи между подразделениями предприятия; распределение обязанностей и функциональные взаимосвязи между сотрудниками подразделений предприятия; особенности ведения учета, сложившиеся на предприятии; тепень автоматизации ведения учета (автоматизированные участки, используемые программные средства, состояние аппаратных средств); требования Заказчика к будущей автоматизированной системе.

Основным методами сбора информации в ходе проведения работ по предпроектному обследованию являются: интервью с руководителями обследуемых подразделений; интервью с сотрудниками обследуемых подразделений; сбор документации:

Основным результатом этапа предпроектного обследования является фиксация документа «Концепция автоматизированной информационной системы», включающего в себя следующие разделы: основание для разработки и статус проекта, общее описание предметной области проекта, формулировка проблемы, на решение которой направлен проект; основные отличительные особенности проекта; цели проекта, факторы успеха, факторы риска; основные требования, предъявляемые к системе, ограничения системы; краткое описание структуры системы; состава и функциональности модулей; варианты реализации (версии) системы.

Данный этап выполняется в рамках отдельно заключаемого договора на проведение предпроектного обследования.

1.2 Описание предметной области (документы СК Алексеевский)

Постановка задачи курсовой работы - разработка АИС ЗАО Сахарного комбината «Алексеевский» требует дать организационно-экономическую характеристику ЗАО Сахарного комбината «Алексеевский».

ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» находится в юго-восточной части области на границе с Воронежской областью. 18 мая 1956 года ЦККПСС и Совет Министров ССС приняли постановление за №673 о строительстве в Белгородской области сахарного завода. Затем 16 декабря 1958 года белгородским советом народного хозяйства утверждено здание на проект Алексеевского сахарного завода мощностью 2500 тонн сахарный свеклы в сутки. 25 ноября 1962 был пущен завод, и первая партия сахара была получена. К тому времени на заводе было принято 302 человека.

В первые дни работы среднесуточная производительность составила 900.3, а выход сахара - 12,6%. Позднее завод был реконструирован с 2500 тонн до 3000 тонн свеклы в сутки. В 1977 году завод начал использовать мощности по переработке сахара-сырца. В 1993-1994 годах была произведена большая реконструкция, после чего мощность завода до продуктивного отделения стала 4200 тонн свеклы в сутки. За сезон завод стал перерабатывать 300 тысяч тонн свеклы. Выход сахара за сезон переработки около 14%. В 2001 году завод выпускал сахар рафинированный, в 2005 году начат выпуск гранулированного жома.

В 2004 году завод преобразован в ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский». С момента существования завода были проведены реконструкции, направлены на повышение производительности, а именно реконструирован и изменен тракт подачи свеклы, свеклоперерабатывающего цеха, сокоочистительного цеха, упаковочного отделения.

Основной целью ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» является получение прибыли. Основными видами деятельностью являются:

производство и реализация сахара из сахарной свеклы;

производство жома, мелассы;

оказание автотранспортных услуг.

Сахарный комбинат - это крупное, хорошо оснащенное современной техникой предприятие, работающее в основном по схеме с непрерывными технологическими процессами. Завод имеет один призаводской свеклопункт площадью 15 га. Свеклопункт снабжен гидротранспортерами и вентиляционными установками. Имеется разветвленная сеть железнодорожных путей, соединяющих предприятие с дорогой МПС. Электроснабжение и теплоснабжение осуществляется в период переработки сахарной свеклы и сырца от собственной ТЭЦ, в межсезонье от городских сетей.

Основное производство условно делят на цеха:

цех переработки сахарной свеклы, включая подачу свеклы в завод,

цех переработки сахара-сырца,

цех сокоочистки, куда входят сгущение сока, выпаривание, сульфитирование сока и сиропа,

продуктовый цех, включающий сушку и упаковку сахара-песка.

К вспомогательным цехам относятся цеха, где выполняется ремонт оборудования. К таким цехам относится - ОГМ, электроцех, КИПиА, механическая мастерская.

ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» осуществляет постоянное взаимодействие с окружающей средой - идет обмен материальными, финансовыми, информационными, электроэнергетическими ресурсами между санаторно-курортным комплексом и субъектами окружающей среды (отчеты по функционированию санаторного комплекса направляются в органы налогообложения, финансовые структуры и т.д.; обновляющиеся законодательные документы, формы, нормы и т.д. из административных и законодательных органов поступают на предприятие.

Большое влияние на результаты хозяйственной деятельности ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» оказывают ассортимент и структура производства и реализации продукции. Своевременное обновление ассортимента услуг с учетом изменения конъюнктуры рынка является одним из важнейших индикаторов деловой активности ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» и его конкурентоспособности. При формировании ассортимента услуг в ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» учитывалось, с одной стороны, спрос на данные виды услуг, а с другой - наиболее эффективное использование трудовых, профессиональных, информационных, технических, технологических, финансовых и других ресурсов, имеющихся в распоряжении ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский».

Руководство текущей деятельностью осуществляется генеральным директором на основании Устава. Генеральный директор осуществляет общее руководство предприятием, координирует взаимодействие заместителей, главных специалистов, начальников отдела.

Основные экономические показатели деятельности ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» за 2006-2008 годы взяты из бухгалтерских документов: бухгалтерских балансов, отчетах о прибылях и убытках, отчетах о движении денежных средств, отчетах о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерскому балансу, что показано в таблице 1.

Таблица 1. Основные экономические показатели деятельности ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» за 2006-2008года

Показатели	2006 год	2007 год	2008год	Отклонение	Отклонение
				2006-2007гг	2007-2008 гг.
1.Выручка от реализации, тыс. руб.	400525	547568	470712	+ 252957	- 76856
2.Себестоимость реализованной продукции, тыс. руб.	381528	495668	396709	+ 114140	- 98958
2.Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.	13153	13962	29706	+ 808	+ 15744
4 .Среднегодовая стоимость ОПФ, тыс. руб.	482631	293262	817725	- 169369	+ 524463
5. Фонд оплаты труда (тыс. руб.)	45697	44380	50968	- 1317	+ 6588
6. Среднесписочная численность работников, чел.	772	622	712	- 150	+ 90
7. Фондоотдача, руб.	1,52	1,64	1, 82	+ 0, 12	+ 0,18
8.Производительность труда (тыс. руб.)	233,49	326,57	331,34	+ 93,08	+ 4,77
9. Уровень рентабельности, %	4,3	17,14	18,61	+ 12,84	+ 1,47

Из расчетов таблицы 1 «Основные экономические показатели ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» видно, что выручка от реализации продукции постоянно увеличивается, но в 2008 году уменьшилась по сравнению с 2007 годом на 76856 тыс. рублей. На величину от реализации оказали влияние такие факторы, как уровень цен, рентабельность современного специального оборудования, своевременное оформление платежных документов, соблюдение договорных условий и так далее.

Среднегодовая стоимость ОПФ увеличилась в 2008 году на 524463 тыс. руб. Среднесписочная численность работников в 2008 году увеличилась на 90 человек. В отчетном году хозяйство сработало с минимальной прибылью, что составило убыток - 76856 тыс.руб. Фондоотдача в отчетном году увеличилась по сравнению с прошлым годом. Годовая производительность 1 работника возросла на 108042 руб. и составила 331342 руб., что на 4,77 тыс.руб. больше предыдущего года. А норма рентабельности в хозяйстве составила 18,61% со знаком плюс. Предприятие рентабельно, если выручка от реализации продукции достаточна для покрытия всех затрат, и если предприятие получает еще и прибыль.

Высшим органом управления СК «Алексеевский» является общее собрание акционеров. В компетенцию совета директоров входит решение вопросов общего руководства деятельностью общества за исключением вопросов, отнесённых законодательством и Уставом общества к исключительной компетенции общего собрания акционеров. Генеральный директор осуществляет текущее руководство деятельностью общества. К его компетенции относится решение всех вопросов, не составляющих исключительную компетенцию других органов управления.

Организация бухгалтерского учёта - это система условий и элементов построения учётного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учёт и документооборот, инвентаризация, План счётов бухгалтерского учёта, формы бухгалтерского учёта, формы организации учётно - вычислительных работ, объём и содержание в отчётности.

Бухгалтерский учёт имущества, обязательств и хозяйственных операций ведётся на основе натуральных измерителей и в денежном выражении путём сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. Задачами бухгалтерского учёта являются: формирование полной и достоверной информации о произведенной и реализованной продукции акционерного общества; обеспечение контроля за наличием и движением произведенной продукции; своевременное предупреждение негативных явлений в сфере сбыта акционерного общества, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов для организации рекламы произведенного продукта. Собственно документооборот может быть двух типов: универсальный и операционный. Основных типов документов бывает всего три: входящие, исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия.

Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Прежде всего все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.

Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов (рисунок 1). При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат. Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

Рис. 1. Процесс прямой обработки входящего документа.

Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 2).

Рис. 2. Типы документов и их взаимодействие.

И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей: бумага, микрофиши, электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации. Организация устойчивого и управляемого документооборота на предприятии строится на не существующих локальных архивах документации.

Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаще всего. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов (рисунок 3). Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Для больших дел вводятся несколько томов. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов. Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно (по томам), или целиком по окончанию года. Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75 лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив.

Рис. 1. Структура архива организации.

Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое - в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела.

Поэтому необходимость в создании, разработке и внедрении АИС документооборота очевидна. Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т. д.

Автоматизация документооборота организации сегодня имеет огромное значение: документы не теряются, всегда под рукой в электронных архивах, всегда поступают вовремя, позволяют увеличить производительность труда.

Отлаженный документооборот является неотъемлемой частью деятельности эффективной компании. Разработка АИС предлагает инновационные решения для повышения эффективности документооборота на предприятии, на основе детального изучения потоки информации и документов, выявления наиболее проблемных участков и предложит пути рационализации процессов регистрации, передачи и хранения документов. Это позволит не только сократить риски утраты информации, но также ускорить все процессы внутри организации. Современная разработка АИС станет удобным инструментом управления и контроля над корпоративной информацией. А эффективность работы и сокращение штата приведут к значительному сокращению расходов предприятия. АИС разрабатывается в соответствие нормативным требованиям, будут учитывать требования как локальных, так и международных нормативных актов в области управления информацией и архивами.

1.3 Описание технических средств (состав ПК, интерфейсных устройств)

Построим документооборот в организации на основе программы Staffware. Получим Staffware-А. Электронный документооборот, реализуемый с помощью программной системы класса workflow представляет собой автоматизированный процесс управления передачей документов, информации или рабочих заданий между сотрудниками или их группами внутри организации. В основу архитектуры системы положены три принципа: независимость, открытость и интегрированность.

Пакет использует парадигму клиент/сервер. Клиентский компонент Staffware-А имеет пользовательский интерфейс, настроенный на конкретную прикладную область и отражающий очередь рабочих заданий сотрудника организации. Данный интерфейс - своеобразное окно в систему электронного документооборота, он может интегрироваться с широким спектром программных продуктов: текстовые процессоры, офисные системы управления делопроизводства, различного рода записные книжки, блокноты и т.п.

Связь между клиентом и сервером осуществляется при помощи механизма удаленного вызова процедур (RPC), позволяющего одной программе использовать сервис другой. Кроме коммуникационного слоя (TCP/IP/ и sockets, UUCP, NFS, X.400), система Staffware-А имеет несколько слоев, содержащих функциональные зоны, в совокупности реализующие три основных компонента системы: представление информации, реализация логики конкретного приложения и доступ к данным.

Слой пользовательского интерфейса предназначен для удовлетворения всех специфических для конкретной прикладной области запросов оператора, работающего с системой: оформление экрана, организация ввода запросов и получение ответов. Прикладной слой обеспечивает интерфейс с системой workflow и призван экранировать пользователя от конкретных деталей работы с данными, получаемыми от сервера: инициация рабочей сессии, запуск и удаление процессов, управление очередями заданий и т.п. Файловый интерфейс обеспечивает прозрачный доступ к данным со стороны прикладного интерфейса: выборка логических записей из базы данных, их конвертирование в специфическую для каждой конкретной СУБД форму, а также ряд других операций, призванных экранировать все вышележащие слои от конкретных особенностей используемых систем хранения данных.

Настройка. Описание бизнес-процедур.. Процесс описания включает спецификацию шагов процедуры, для каждого из которых задается его цель, исходные данные и порядок действий пользователя. На рисунке 2 представлена структура определения бизнес-процесса для системы Staffware-А.

Рис. 2. Структура определения бизнес-процесса.

Различаются два основных типа шагов: нормальный шаг, автоматический и событие. Нормальные шаги предназначены для организации взаимодействия с конечными пользователями и ассоциируются с конкретными методами работы с ними: экранные формы Staffware, аппарат PowerSoft PowerBuilder, Informix New Era и др. Автоматический шаг применяется для автоматизации некоторых видов деятельности, связанных с определенным шагом, например, вызов внешнего приложения без участия пользователя: изменение базы данных, печать письма или вывод изображения. Шаг типа "событие" применяется для управления ходом выполнения процедуры, ставя его в зависимость от специальных условий, возможно, внешних процедур, что показано на рисунке 3.

Рис. 3. Схема выполнения шагов процедуры.

По аналогии с языками программирования для управления ходом выполнения процедуры предусмотрены операторы ветвления по условию, циклы и средства распараллеливания. Различаются четыре типа данных: скаляр (текст, числа, дата, время, валюта), переменная - текстовое поле, которым можно манипулировать как целым, приложение - имя файла, используемое в качестве дополнения к одной из выбранных пользователем альтернатив, композиция - таблица базы данных вместе с данными из других полей.

Средой выполнения процедур в Staffware-А служит Графический Конструктор (Построитель) Процедур (GWD), позволяющий анализировать и описывать сценарии реальных бизнес-процессов, отражающих различные виды деятельности. На рисунке 13 приведен пример конкретного представления бизнес-процедуры, подготовленного с помощью конструктора GWD и отражающего точку зрения конечного пользователя.



Рис. 4. Пример представления процедуры средствами графического конструктора потоков.

Для определения экранных форм, используемых при работе с конечным пользователем применяется Конструктор Графических Форм (GFD). Внутри программ описания сценариев обычно помещаются функции, которые могут вызываться и в любом другом месте Staffware. Сегодня имеется восемь типов функций: преобразования: (NUM-строка в число, STR-число в строку); системные функции работы с операционным окружением: (запрос информации о переменных окружения, работа с окнами и полями в файлах, управление выводом сообщений и т.п.); файловые операции: (переименование, удаление, копирование и т.п.); функции работы с временем и датой: (конструирование формата представления даты, расчеты по датам и времени, календарные функции и т.п.); функции работы с текстами: (поиск подстрок, преобразования, вычисления над строками и т.п.); работа с внешними программами: (вызов Unix программы, вызов программы в среде windows, подготовка документов в macintosh и т.п.); функции выделения: (VLDFILE: взять данные из файла и поместить в список, VLDQUERY: взять данные из базы данных); функции работы с DDE: (инициировать работу с сервером DDE, удалить сессию, послать команду, переслать данные и т.п.); вызов сценария: (CALL: вызов программы описания сценария).



Рис. 5. Технология интеграции системы Staffware-А с внешней средой.

Для построения полноценного документооборота в Staffware-А включены средства интеграции с другим информационными системами: базами и хранилищами данных, текстовыми процессорами и процессорами обработки изображений, системами автоматизации офиса, а также почтовыми системами. Технологическая схема интеграции системы Staffware-А с внешней средой представлена на рисунке 5.

Как уже было сказано, автоматические шаги процедуры позволяют вызывать внешние процессы и программы, передавая и получая от них данные.

Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри организации, но и слаженного взаимодействия с уже существующими информационными системами предприятия. Общие требования к системе документооборота: масштабируемость, распределенность, модульность, открытость.

Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа (рисунок 6) состоит из двух основных стадий: разработка документа и опубликования документа.



Рис. 6. Жизненный цикл документа.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве. Рассмотрим теперь типы систем маршрутизации (рисунок 7).

Рис. 7. Объекты системы маршрутизации.

Для создания информационной системы требуется персональный компьютер. Персональными называются компьютеры, на которых может одновременно работать только один пользователь. Итак, в результате мы получили, что для автоматизации сахарного комбината необходимы 41 компьютер. С учетом того, что на предприятии уже имеются 21 компьютер, то необходимо приобрести еще 20 шт. Кроме этого необходима компьютерная техника. Перечень необходимого компьютерного оборудования представлен в таблице 1 (См. Приложение 1).

Расположение автоматизированных рабочих мест на предприятии необходимо определить, чтобы выбрать подходящий тип сети. Сетью называется группа соединенных компьютеров и других устройств. Концепция соединенных и совместно использующих ресурсы компьютеров носит название сетевого взаимодействия. Сети одноранговые и на основе сервера. К сети относятся: серверы -- компьютеры, предоставляющие свои ресурсы сетевым пользователям, клиенты -- компьютеры, осуществляющие доступ к сетевым ресурсам, предоставляемым сервером; среда -- способ соединения компьютеров; совместно используемые данные -- файлы, предоставляемые серверами по сети; совместно используемые периферийные устройства, например принтеры, библиотеки CD-ROM и т.д., -- ресурсы, предоставляемые серверами; ресурсы -- файлы, принтеры и другие элементы, используемые в сети (См. Приложение 2).

Основное назначение компьютерных сетей -- совместное использование ресурсов и осуществление интерактивной связи как внутри одной фирмы, так и за ее пределами. Ресурсы -- это данные, приложения и периферийные устройства, такие, как внешний дисковод, принтер, мышь, модем и другие.

Можно выделить следующий обязательный набор устройств:монитор (19” LG FLATRON F700P) - устройство вывода текстовой и графической информации; клавиатура (BTC PS/2 Мультимидийная)- устройство для ввода текстовой информации; системный блок - объединение большого количества различных компьютерных устройств. Системный блок является сердцем ПК. Основными деталями системного блока являются: процессор (AMD ATHLON(TM) XP 2600+ 1.91ГГц) - главное устройство управления и проведения вычислений; материнская плата (SAPPHIRE KT600-8237,DDR) - устройство для крепления на ней других внутренних компьютерных устройств; оперативная память (ОЗУ 512MB) - устройство для хранения программы и данных во время ее работы в компьютере; видео карта (PCI-E 256 MB Radeon 9550 (256 bit DDR TV+DVI oem)) - устройство, обеспечивающее вывод информации на монітор; винчестер (SATA 80 GB Seagate ST3160812AS Baracuda 7200.9 Sata (8MB cache, 7200rpm)) - основное устройство для хранения информации на компьютере; последовательные и параллельные порты - предназначены для подключения внешних дополнительных устройств к компьютеру.

Используются и дополнительные устройства: принтер - предназначен для вывода текстовой и графической информации на бум агу; привод (DVD+/-RW NEC ND-3550) - для работы с дисками; звуковая карта - устройство для работы со звуковой информацией; мышь(Oklick 503S USB+PS/2 оптическая) - манипулятор для ввода информации в комп'ютер; колонки - внешние устройства для воспроизведения звуков; источник бесперебойного питания - устройство защиты компьютера от перебоев в электроснабжении.

Периферийные устройства можно разделить на группы по функциональному назначению: устройства ввода-вывода - предназначены для ввода информации в ПК, вывода в необходимом для оператора формате или обмена информацией с другими ПК. К такому типу ПУ можно отнести внешние накопители (ленточные, магнитооптические), модемы; устройства вывода - предназначены для вывода информации в необходимом для оператора формате. К этому типу периферийных устройств относятся: принтер, монитор (дисплей), аудиосистема; устройства ввода - устройствами ввода являются устройства, посредством которых можно ввести информацию в компьютер. Главное их предназначение - реализовывать воздействие на машину. К такому виду периферийных устройств относятся: клавиатура (входит в базовую конфигурацию ПК), сканер, графический планшет и т.д. Дополнительные ПУ - такие как манипулятор «мышь», который лишь обеспечивает удобное управление графическим интерфейсом операционных систем ПК и не несет ярковыраженных функций ввода либо вывода информации; WEB-камеры, способствующие передаче видео и аудио информации в сети Internet, либо между другими ПК.

1.4 Описание программных средств АИС (ОС Windows, MS Excel)

Операционная система определяет, какие приложения могут быть запущены на компьютере, какой вид имеет интерфейс пользователей, а также, каким образом приложения будут взаимодействовать между собой. Например, если сотрудники предприятия долгое время работали с программами офиса фирмы Microsoft (Word, Excel, Access и PowerPoint) и затраты на переобучение персонала не будут оправданы, то разумнее предпочесть версию ОС Windows. Интеграция с другими продуктами Microsoft - это главная сильная сторона операционной системы Windows. С различными технологиями Microsoft (ASP, ActiveX, NET, MS SQL и многими другими) можно получить мощный инструмент для создания интегрированной системы.

Работа с Windows выдвигает повышенные требования к оборудованию. Однако такие удобства, как унифицированный графический интерфейс, общие для всех программ шрифты и устройства, возможность работы сразу с несколькими приложениями и использования буфера памяти для переноса данных между ними, окупаются достаточно быстро.

Разработанная АИС должна отвечать требованиям, предъявляемым к автоматизированным информационным системам: алгоритм ее функционирования, спроектированные формы таблиц должны соответствовать фактическим, форматы данных логически обоснованы и т.д.

Самой рабочей программой в бухгалтерском учете является программа Excel, в ней проводятся все экономические информационные и бухгалтерские документы, на основе которых создается база данных в этой системе. Для представления данных в удобном виде используют таблицы компьютерной обработки. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать. Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Вычисления в таблицах (См. Приложение 2)программы Ехсе1 осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Ехсе1, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул. Правило использования формул в программе Ехсеl состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, выполнения таких операций, как статистическая обработка и анализ данных, решение задач оптимизации, построение диаграмм и графиков. Для такого рода задач применяют как основные средства программы Ехсеl так и дополнительные (надстройки). Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Ехсеl выполняется при помощи встроенных функций. Особенность использования таких итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически (См. Приложение3). В качестве параметра итоговой функции обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки; составляющие его. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статистические. ТЗ их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Ехсеl в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц. Использование надстроек ведет к улучшению обработки экономических расчетов, построению таблиц, графиков, диаграмм.

1.5 Описание информационного обеспечения АИС (структура таблиц)

Вся АИС создается в одной книге (файле) MS Excel. Каждая таблица (форма) должна быть оформлена на отдельном листе. Все листы должны иметь краткое название, отражающее содержание расположенных на них таблиц (например: ТС, Спр.данные, Уч.свед и т.д.). Нежелательно использовать названия листов, отражающих только номера таблиц (например: Пром_ф_1. Вых_табл-1 и т.п.). На всех листах необходимо зафиксировать области: всю таблицу или шапку таблицы.

На первом этапе разработки АИС на основе исходных данных и данных, учитывающих выбранный вариант, следует создать таблицы с входной информацией: справочники 1-4 и таблицу I. На втором этапе разработки АИС создаются промежуточные формы (таблицы с данными, используемые для получения выходных показателей).

Используя исходные данные и следуя алгоритму расчета в промежуточных формах целесообразно отразить следующие показатели по работникам. Промежуточная форма 1 «Месячный табель учета рабочего времени» (См. Приложение). На основании данных таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени» и, используя мастер сводных таблиц, сформировать сводную таблицу - промежуточную форму 1 «Месячный табель учета рабочего времени» (см. Приложение). Сводные таблицы представляют собой современный инструмент анализа многоуровневых данных. Применяются сводные таблицы в том случае, когда возможности стандартных функций ограничены и требуется проанализировать (отразить) данные, сформированные не по одному критерию, а по нескольким.

Для того, чтобы переименовать лист необходимо выбрать Формат, Лист, Переименовать. Выбрать в меню Окно, Фиксировать области (фиксируется область левее и выше текущего положения курсорной рамки).

В таблице 1 «Годовой табель учета рабочего времени» следует отразить только данные по каждому из 4-х работников, выбранных по Вашему варианту в разрезе 4-х месяцев: январь, февраль, март, апрель (см. Приложение)