Автоматизированная информационная система ведения документооборота в организации

Сведения из документов являются информационным отображением финансовых операций предприятия. Данные документы позволяют структурировать весь информационный поток. Документ обеспечивает следующие свойства информационной базы системы:

своевременность поступления данных в базу;

полноту отображаемых факторов;

достоверность.

Документы в базе данных на сервере организованы в виде библиотеки. Библиотека - это пополняемая группа документов, на которую ведется отдельный учетный каталог. Для каждого документа в каталоге заводится учетная карточка, в которую, в зависимости от типа документа, заносятся учетные реквизиты и важнейшие параметры.

По характеру использования библиотека данной базы данных - предметная. Предметные библиотеки содержат тематические документы общего пользования, принятые системой на хранение. Ведение предметных библиотек, т.е. ввод и модификацию предметных документов, осуществляют сотрудники, ответственные за подготовку и исполнение соответствующих бумажных документов. Они составляют категорию лиц, допущенных к редактированию документов библиотеки, включая их удаление. Второй категорией являются лица, допущенные лишь к просмотру и поиску документов в библиотеке. Доступ исполнителей к библиотекам устанавливается руководством предприятия. Итак, между подразделениями компании происходит обмен данными (различной информацией о производимой продукции, сырье, готовой продукции т.д.) и материальными средствами (машины, оборудование и т.п.). Схематично взаимодействие между составляющими комплексов компании и обмен информацией и материальными средствами между ними представлен на рис. 2. (см. Приложение). Проведя анализ взаимодействия информации между подразделениями предприятия, видно, что происходит постоянный обмен очень большим количеством информации, а также материальными средствами, которые необходимо контролировать и вести их подсчет. Это занимает очень много времени, если все эти операции производятся вручную или даже на отдельных автономно работающих компьютерах. Внедрение АИС в отделы ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» позволит многократно увеличить оперативность работы каждого подразделения в отдельности и приведет к значительному повышению эффективности всего комплекса в целом.

2. Инструкция пользователя

Настоящее руководство предназначено для ознакомления пользователя с техническими характеристиками и функциональными возможностями разработанной АИС ведения документооборота в организации.

Включение компьютера.

Для включения необходимо сделать следующее:

· включить стабилизатор напряжения, если компьютер подключен через стабилизатор напряжения;

· включить принтер (если он нужен);

· включить монитор компьютера;

· включить компьютер (переключателем на корпусе компьютера).

· После этого на экране компьютера появится сообщение о ходе работы программ проверки и начальной загрузки компьютера.

Выключение компьютера.

Для выключения компьютера необходимо сделать следующее:

· закончить работающие программы;

· нажать кнопку Пуск и выбрать пункт меню Завершение работы;

· выключить компьютер (переключателем на корпусе компьютера);

· выключить принтер (если он есть);

· выключить монитор компьютера;

· выключить стабилизатор, если компьютер подключен через стабилизатор напряжения.

Работа с манипуляторами мыши.

При работе с манипуляторами мыши необходимо использовать специальный резиновый коврик, для защиты механических частей от загрязнения. При открытии базы данных появляется диалоговое окно рис.8. в него необходимо ввести пароль. При правильном вводе пароля, появляется окно заставки (рис. 9), а при неправильном - система предложит ввести пароль заново.

Рис. 8. - Окно для ввода пароля.

После ее закрытия в открывшемся диалоговом окне комплектуюшие при нажатии двойным щелчком на вкладке видеокарты, мониторы, ОЗУ, винчестеры, заказ или процессоры. Можно просмотреть информацию имеющихся в организации комплектующих, заказов и т.д., а также их стоимость.

Рис.9. - Заставка.

Визуально это можно увидеть на рис.10, чтобы закрыть это окно нажмите кнопку закрыть рис 11.

Рис. 10. - комплектующие.



Рис 11. - кнопка закрыть.

Переход в следующее окно программы, если необходимо занести новую информацию, можно щелкнуть двойным щелчком левой кнопкой мыши по вкладке заказ. Меню «Запрос» предназначено для получения информации по определенному запросу. Если пользователю необходимо сделать запрос, чтобы узнать выручку для этого необходимо в диалоговом окне нажать левой кнопкой мыши по вкладке запросы и выбрать пункт выручка рис.12.

Рис.12. - окно базы данных.

Также при нажатии на запрос под названием клиент в появившемся окне необходимо ввести его фамилию, например Петров рис.13.

Рис.13 - окно ввода значения параметров.

После нажатия кнопки «OK» в открывшемся диалоговом окне отображается информация клиента Петрова - состав заказа: сахара-песка, жома или патоки и их итоговая стоимость

А также информацию можно просматривать с помощью форм, щелкнув по вкладке формы и выбрать интересующую пользователя информацию.

Чтобы узнать информацию о другой имеющейся видеокарте необходимо одним нажатием на левой кнопки мыши щелкнуть по кнопке просмотра следующей видео карты.

Функциональные возможности системы позволяют пользователю формировать отчеты - печатные формы таблиц: видеокарты, винчестеры, клавиатуры, клиенты, корпуса, материнские платы, мониторы, мыши, модули памяти (ОЗУ), процессоры. Также в приложении Б изображен вид заказа, полученного от клиента (чек).

3. Экономический расчет стоимости и эффективности от внедрения АИС

Экономический расчет эффективности внедрения и стоимости информационной системы. Эффективностью автоматизированного внедрения ИС, преобразования или обработки информации называют целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании передачи обработки данных.

Для определения периода окупаемости разработанной АИС и целесообразности ее применения следует рассчитать договорную стоимость и трудовые и стоимостные коэффициенты.

Для расчета договорной стоимости программного продукта, необходимо составить смету затрат.

Показатели	ЭВМ	Принтер
Стоимость, руб.	30000	3450
Нормативный срок службы , час	8760	1095
Амортизационное отчисление, руб/час	3,42	3,15
Мощность, кВт	0,8	0,4
Цена электроэнергии за 1 час/руб.	1,29	0,65
Стоимость обслуживания, руб/час	100	12,5
Общи затраты:
Среднее время работы	4	0,5
Амортизация, руб.	13,68	1,58
Затраты на электроэнергию, руб.	5,16	0,33
Затраты на обслуживания	400	6,25
Всего	418,84	8,16

Итоговая стоимость оборудования и затрат, производится по следующей формуле

S= стоимость ЭВМ + затраты на ЭВМ + стоимость принтера + затраты на принтер.

S= 30000 + 418,84 + 3450 + 8,16=33877 руб.

Для расчета стоимости программного продукта следует составить смету включающую прямые и косвенные затраты. Расчет прямых затрат был произведен выше.

Наименования затрат	Сумма в руб.
Общи затраты на оборудования и его обслуживания	33877
Дополнительные материалы (диски, бумага и т.д.)	1500
Интеллектуальный труд	5000
Сметная стоимость	40377
Прибыль	4037,7
Договорная цена	37914,7
Договорная цена с учетом НДС	45497,64

В связи с тем, что очень редко право собственности на программный продукт выкупается одним покупателем следует предусмотреть расчетную стоимость цены за одну копию. Для этого следует общую договорную стоимость разделить на количество копий. При маркетинговом исследовании разработанная АИС может быть продана в 3 организациях Белгородской области тогда цена одной копии равна:

Надбавки с бытовых и торговых организаций отсутствуют т.к разработчик программного продукта самостоятельно занимается сбытом на рынке, поэтому рассчитанная договорная цена будет являться розничной ценой. Далее проведем расчет экономической эффективности от внедрения АИС, которая зависит от трудовых и стоимостных показателей. Предположим что на обработку документации затрачивалось То = 100 человек часов, а при использовании информационной системы Ti=10 человек часов. Тогда получим следующие результаты:

ТЭк = То - Т1=100 -10 = 90 человека/часов

Э=100-1эК*100=100-0,1*100=90%

На ряду с трудовыми показателями необходимо рассчитывать и стоимостные т.е. определять затраты на обработку информации при базисном С0^5000 и отчетном Cj=500 вариантах денежного выражения. Пусть на обработку информации до внедрения информационной системы затрачивалось 5000 руб/час (50р*100чел/час) а после внедрения ИС 500р/ч (50р*10чел/час). Рассчитаем абсолютный и относительный показатель стоимости.

СэК = Со- С]-5000-500-4500руб.

Далее рассчитаем срок окупаемости затрат:

где - затраты на техническое обследования, По - затраты на программное обследование.

Из произведенных экономических расчетов следует, что предприятиям, занимающимся учетом топливного сырья, целесообразно приобретение разработанной АИС, т. к с её помощью сокращается время обслуживания заявок от поставщиков и клиентов, повышается производительность труда сотрудников, уменьшаются затраты сопутствующие производственному, и информационному процессу.

Из сказанного выше следует, что разработанная АИС может быть востребована на существующем рынке программных продуктов, благодаря её низкой цене и широким возможностям.

4. Обеспечение безопасности работы АИС (виды паролей)

Защита информации - комплекс мероприятий, направленных на обеспечение важнейших аспектов информационной безопасности (целостности, доступности, конфиденциальности информации и ресурсов, используемых для ввода, хранения, обработки и передачи данных).

Система называется безопасной, если она, используя соответствующие аппаратные и программные средства, управляет доступом к информации так, что только должным образом авторизованные лица или же действующие от их имени процессы получают право читать, писать, создавать и удалять информацию.

Проблема защиты информации от несанкционированного доступа особо обострилась с широким распространением локальных и, особенно, глобальных компьютерных сетей. Необходимо также отметить, что зачастую ущерб наносится не из-за «злого умысла», а из-за элементарных ошибок пользователей, которые случайно портят или удаляют данные. В связи с этим, помимо контроля доступа, необходимым элементом защиты информации в компьютерных сетях является разграничение полномочий пользователей.

В персональных компьютерах при организации контроля доступа и разграничения полномочий пользователей чаще всего используются встроенные средства операционных систем. Так, крупнейший производитель операционных систем - корпорация Microsoft - в своем продукте предусмотрел помимо стандартных средств ограничения доступа, таких, как система паролей и разграничения полномочий, ряд новых возможностей, обеспечивающих первый класс защиты данных. Вход в систему определяется паролем. Не секрет, что пароль можно подсмотреть или подобрать. Для исключения возможности неавторизованного входа в персональный компьютер в последнее время используется комбинированный подход - пароль + идентификация пользователя по персональному “ключу”.

Защита доступа БД является установка пароля. В этом случае при каждом открытие БД будет появляться диалоговое окно (см. рисунок 14), в которое требуется введение пароля.

Рисунок 14. Ввод пароля

Введение пароля защищает систему от несанкционированного доступа пользователей.

Заключение

В организации в условиях рынка возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Современная организация использует компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Компьютерный процесс позволяет экономить рабочее время. Это технический, кибернетический и социальный институт инноваций и творчества, организации и самоорганизации, диагностики, тактики и стратегии развития машин, операционных систем, лазерного оборудования, компьютерного оборудования для более эффективного развития.

АИС представляет собой последующую ступень в развитии информационно-поисковых систем, которые обеспечивают только одну функцию -- поиск информации. В отличие от последних АИС характеризуется многофункциональностью (то есть способностью решать разнообразные задачи); независимостью процессов сбора (первичной) обработки, ввода данных и их обновления (актуализации) от процессов их использования прикладными программами; независимостью прикладных программ от физической организации баз данных; развитыми средствами лингвистического, организационно-технологического обеспечения и др.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Разработанный программный продукт под названием автоматизированная информационная система документооборота ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» осуществляет сложный учет информации. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Ехсеl -- это мощная программа, с помощью которой можно создавать сложные электронные таблицы, счета-фактуры, подводить итоговые расчеты деятельности производства и т.д. Также легко можно подсчитать результат вычисления по формуле и выполнить анализ числовых данных. Ехсе1 упрощает обработку числовой информации и построение па ее основе различных диаграмм. При создании электронных таблиц в Ехсеl можно разместить в них различные графические объекты, что придаст работе очень профессиональный вид.

Подобная автоматизация документооборота позволяет: повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления; повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом; гГарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое.

Список используемой литературы

1. LI 386DX MINI ISA Systеm Board user's manual. Printed in the Taiwan. Edition - August 1993.

2. Брам Д., Брам П. Процессор 80386 и его программирование. "Мир" 1990.

3. Вычислительные машины, системы и сети. Москва "Финансы и статистика" 1991.

4. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.

5. Гринберг Ф., Гринберг Р. Самоучитель программирования на входном языке СУБД dBASE III: Пер. с англ.. - М.: Мир, 1989. - 453 с.

6. Дейт К.,Дж. Введение в системы баз данных: Пер. с англ. К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2000. - 848 с.

7. Ляхович В.Ф. Основы информатики. Ростов н/Д.: Изд-во «Феникс», 1996 - 640 с.

8. Малые ЭВМ высокой производительности. Архитектура и программирование. Москва "Радио и связь" 1990.

9. Информатика: Учебник/Крносов А.П., Кулев С.А., Улезко А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова. - Воронеж, ВГАУ, 1997. - 238 с.

10. Информатика: Базовый курс/С.В.Симонович и др. - СПб.: Питер, 2001. - 640 с.

11. Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация, сопровождение. Пер. с англ. М.: издательский дом «Вильямс», 2000, 1120 с.

12. Острековский В.А. Информатика: Учеб.для вузов. - М.: Высш.шк., 2000. - 511 с.

13. Фаронов В.В., Шумаков П.В. Delphi. Руководство разработчика баз данных. М.: «Нолидж», 2001.- 640 с.

14. Хансен Г., Хансен Д. Базы данных: разработка и управление. М. ЗАО «Издательство БИНОМ», 1999.- 704 с.

15. Хайбрекен Джо. Изучи Microsoft Excel 2002 за 10 минут.: Пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2003. - 192 с.

Приложение А

Таблица 1 - Составляющие для нормального функционирования автоматизированной системы подбора ПК.

№	Наименование товара	Единица измерения	Количество	Цена, руб.	Сумма, руб.
1	Процессор (SocketAM2) AMD Sempron-3200+ (1,8GHz, FSB 800 MGz, 128 Kb L2, 64 bit) BOX	шт	1	1339-00	1339-00
2	DIMM DDR II 1024 M PC5300 667MHz Kingston original	шт	1	722-00	722-00
3	HDD SATA 160 GB Samsung 160HJ SATA-II 7200 rpm, 8 Mb	шт	1	1520-00	1520-00
4	Cooler Igloo 5057PWM S775	шт	1	207-00	207-00
5	MB (Socket AM2) Biostar NF61SM-AM2 DDRII VGA mATX SATA AC'97 6ch. LAN	шт	1	1478-00	1478-00
6	FDD 3,5"	шт	1	173-00	173-00
7	DVD+/-RW NEC ND-AD5170 Черный	шт	1	837-00	837-00
8	Корпус V-Tech BB578 <Miditower 3000W iPower P4> USB	шт	1	1267-00	1267-00
Всего к оплате:	7543-00

Таблица 1а

Наименование оборудования	Количество, шт.
Компьютер Pentium IV	20
Монитор ж/к	20
Принтер струйный	8
Принтер лазерный	4
Сканер	5
Факс-модем	20

Приложение Б

Таблица 2. Базовые показатели для расчета заработной платы

Справочник 2. Базовые показатели для расчета заработной платы
Показатели	Значение
Размер минимальной заработной платы	1100
Процент подоходного налога	13%
Процент профсоюзного взноса	1%
Процент оплаты больничного листа
стаж до 5 лет	60%
стаж от 5 до 8 лет	80%
стаж свыше 8 лет	100%

Таблица 3 Тарифный справочник

Справочник 2. Тарифный справочник
Тарифный разряд	Тарифный коэффициент
1	1,00
2	1,11
3	1,23
4	1,36
5	1,51
6	1,67
7	1,84
8	2,02
9	2,22
10	2,44
11	2,68
12	2,89
13	3,12
14	3,36
15	3,62
16	3,90
17	4,20

Таблица 4 Учетные сведения о сотрудниках

Справочник 4. Учетные сведения о сотрудниках
Месяц расчета зарплаты	Табельный номер работника	Ф.И.О. работника	Количество отработанных дней	Количество дней по болезни	Процент выданного аванса
январь	2	Карамов В.З.	12	3	20%
январь	3	Киньшин С.Н.	15
январь	6	Малютин И.С.	14	1
январь	11	Панов Ю.В.	15
февраль	2	Карамов В.З.	9	10
февраль	3	Киньшин С.Н.	19		15%
февраль	6	Малютин И.С.	16	3
февраль	11	Панов Ю.В.	17
март	2	Карамов В.З.	12	10
март	3	Киньшин С.Н.	15	7
март	6	Малютин И.С.	16	6
март	11	Панов Ю.В.	22		80%
апрель	2	Карамов В.З.	11	10
апрель	3	Киньшин С.Н.	9	11
апрель	6	Малютин И.С.	10	11	45%

Таблица 5 Учетные сведения о сотрудниках

Промежуточная форма 1. "Табель учета рабочего времени"
Месяц расчета зарплаты	апрель
	Табель. номер
Данные	2	3	6	11	Общий итог
Сумма по полю Количество отработанных дней	11	9	10	12	42
Сумма по полю Количество дней по болезни	10	11	11		32
Сумма по полю Процент выданного аванса			0,45		0,45

Приложение В

Обозначения потоков документооборота на схеме рис. 2:

информационные потоки между подразделениями компании;

потоки материальных средств между подразделениями компании;

1 - информация о поступлении сырья или продаже продукции;

2 - передача информации о сбыте продукции в комплекс маркетинга и сбыта;

3 - информация о размещении сырья;

4 - информация о поступлении готовой продукции;

5 - информация о инвестиции в производственный комплекс;

6 - информация о проданной продукции;

7 - информация о необходимом объеме продукции для отгрузки;

8 - запрос информации о ценах на продукцию;

9 - информация о количестве проданной продукции;

10 - запрос информации о количестве произведенной продукции и их стоимости;

11 - информация о количестве потребленного сырья и его стоимости;

12 - запрос информации об объеме инвестиционного фонда;

13 - информации о количестве выделенных денежных средств;

14 - запрос на предметы материально-технического инвентаря для производственного комплекса;

15 - требуемые предметы материально-технического инвентаря;

16 - запрос на материальные средства для производственного комплекса;

17 - требуемые материальные средства;

18 - запрос на материальные средства для комплекса маркетинга и сбыта;

19 - требуемые материальные средства;

Приложение Г

Рис.4 Учет отпусков сотрудников

Выбираем объект и щелкаем по треугольнику направленному в низ. В диалоговом окне выбираем DFD, а в Number of Activities in this ставим 2 - количество действий.

Рядом с меню появляется немного видоизмененная панель инструментов.В панели добавляется овал - действие, незаконченный прямоугольник - база данных, прямоугольник с тенью - конкретный объект (в нашем случае это директор и бухгалтерия).

Так же как и на втором уровне (с помощью панели инструментов) заполняем все названия потоков, добавляем нужные нам объекты, и добавляется БД сотрудников. Разработка единого стандарта документооборота. Стандарт электронного документооборота является основой функционирования телекоммуникационной системы сбытового комплекса предприятия. Внедрение стандарта позволяет структурировать передаваемую информацию, а значит, более эффективно загружать и использовать ее в реляционных базах данных, значительно уменьшать объем передаваемых данных, снижать плату за график, повышать степень защиты при передаче конфиденциальной информации, более рационально организовывать весь документооборот кирпичного завода и, в конечном итоге, минимизировать его.

Размещено на Allbest.ru