Обработка информационных команд на компьютере

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Какая бы информация не обрабатывалась (тексты или формулы, изображения или звук), компьютер воспринимает её одинаково - как последовательность электрических сигналов высокого или низкого уровня. Высокий уровень - единица, низкий уровень - нуль. Обработка информации сводиться к простейшим действиям с такой последовательностью из нулей и единиц. Процесс этот происходит с огромной скоростью, что является одним из главных достоинств компьютера. Диалог между компьютером и пользователем осуществляется с помощью операционной системы, которая скрывает сложные подробности работы компьютера и предоставляет удобный интерфейс для работы. Для выполнения нестандартных действий существует целый набор утилитных программ, которые помогают операционной системе обрабатывать запросы пользователя. При обработке информации (текста, расчётов, графических изображений и т.д) операционная система использует специализированные прикладные программы.

Данные и программы. Числовая, текстовая, графическая и звуковая информация может быть предоставлена и обработана на компьютере в форме данных.

Чтобы процессор «знал», сто ему делать с данными, как их обрабатывать, он получить переделенную команду (инструкцию). Например, «сложить два числа» или «заменить один символ на другой».

Обычно для решения какой-либо задачи процессору требуется не единичная команда, а их последовательность. Последовательность команд, которую выполняет компьютер в процессе обработки данных, называется программной.

Программное обеспечение. В течении нескольких десятилетий создавались программы, нужные для обработки различных данных. Совокупность требуемых программ составляет программное обеспечение компьютера.

Операционная система является базовой и необходимой составляющей программного обеспечения компьютера, без неё компьютер не может работать в принципе.

Для выполнения на компьютере конкретных работ (создание текстов и рисунков, обработки числовых данных и т.д) требует прикладное программное обеспечение. Прикладное программное обеспечение можно разделить на две группы программ: системы программирования и приложения.

Системы программирования являются для программистов-профессионалов инструментальными разработки программ на различных языках программирования (Basic. Pascal. C). В настоящее время появились системы визуального программирования, которые позволяют даже начинающему пользователю компьютера создавать не сложные программы. Приложения предоставляются пользователю возможность обрабатывать текстовую, графическую, числовую, аудио- и видеоинформацию, а также работать в компьютерных сетях, не владея программированием.

Практически каждый пользователь компьютера нуждается в приложения общего назначения, к числу которых относятся: текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, системные управления базами данных, а также приложения для создания мультимедиа-презентаций.

В связи со стремительным развитием глобальных и локальных компьютерных сетей всё большое значение приобретают различные коммуникационные программы.

Из-за широкого распространения компьютерных вирусов можно отнести к отдельной группе антивирусные программы.

Для профессиональных целей квалифицированными пользователями компьютера используют приложения специального назначения. К ним относят системы компьютерной графики, системы автоматизированного проектирования (САПР), бухгалтерские программы, компьютерные словари и системы автоматического перевода и др.

Всё большое число пользователей применяет обучающие программы для самообразования или в учебном процессе. Прежде всего, это программы обучения иностранных языкам, программы-репетиторы и тексты по различным предметам и тд.

Большую пользу приносят различные мультимедиа-приложения (энциклопедии, справочники и тд.) на лазерных дисках, содержащие огромный объём информации и средства быстрого её поиска.

Достаточно большое число пользователей начинают знакомство с компьютером с компьютерных игр, которые бывают самых различных типов: логические, стратегические, спортивные и тд.

Системы и средства программирования.

Многие годы в программу подготовки специалистов по профессии Операторов ЭВМ входило изучение языков программирования и, в частности Basic. Однако новый стандарт по этой профессии не требует изучения языков программирования - это связанно с тем, что к настоящему времени программирования перестало быть уделом отдельных специалистов. Разработкой программ - как системных, так и прикладных, занимаются теперь крупные коллективы, поскольку ставка делается не на отдельную, пусть даже очень хорошую программу, на разработку целой оболочки, включающей в себя огромное разнообразие различных режимов работы, методов предоставления данных и обеспечения совместимости форматов записи данных с другими программами и самой операционной средой.

Другое дело, что многие прикладные программы имеют встроенные средства «макропрограммирования», вполне доступные квалифицированным пользователем и специалистам уровня оператор ЭВМ. Освоение этих средств обычно включается в изучение самого пакета - будь то WORD или Excel.

То, что программирование это совсем не «хаотичная», произвольная деятельность было известно с самого «рождения» программирование как рода человеческой деятельности, по-видимому, с работ первой программистки - леди Ады Лавлейс. Однако, «хаотичность» и произвольность, уже в практической деятельности программистов довольно скоро «себя выявила». Так, при реализации различных «трудных» узлов или блоков программы поощрялась «виртуозность», изобретательность и тд., часто в ущерб стандартности, понятности для других. При отладки программы, особенно если это проводилось в «авральном» режиме, приветствовалось всё, что в сжатые сроки приводит к созданию работающей программы, и часто программа «начинала жить» и эффективно работать, когда даже у авторов не было полной «ясности», как же всё-таки она работает. Профессия программиста была, безусловно, элитарной и представителям этой профессии многое «сходило с рук». Поскольку каждую задачу из практики программирования можно решить заданными средствами более удачно или менее удачно, возникла необходимость в селекции алгоритмов решения той или иной задачи и создание специальных библиотек - стандартизированных и, что очень важно, не «привязанных» к конкретной ЭВТ. Эти и многие другие факторы привели к развитию многих различных средств программирования. Осталось и «выжило», наверное, несколько десятков их них, если не считать различные версии и «диалекты».

Условно все средства программирования можно разбить на несколько групп.

Структурное программирование. Первые языки высокого уровня, такие как Фортран, Алгол, значительно увеличили производительность труда программистов и позволили выходить на задачи более высокого уровня сложности. Однако, по мере освоения новых задач, стало ясно, что программа - это объект иерархический, с довольно сложной структурной организацией, соответственно работать с такой программой становилось всё сложнее. Это определило появление новых принципов программирования и, соответственно, инструментальных средств, реализующих эти принципы.

Объектно-ориентированное программирование. Большим шагом вперёд в развитии программирования явилась как концептуальная разработка самых передовых идей, так и воплощение этих идей в конкретную технологию - объектно-ориентированные версии наиболее перспективных языков программирования высоко уровня. Если ранние программист тратил своё время на отладку множества процедур (подпрограмм), то сейчас у него существенно изменился стиль работы - он стал более «вдумчивым», значительно более «системным» и менее «хаотичным».

В настоящие время фирмам-разработчикам ПО предоставлены мощные средства для разработки программ с учётом всех требований к экранному интерфейсу. Это, как правило, система программирования, набор примеров, демонстрирующих постепенно нарастающие возможности - от самых простых до сложных и подробная документация к примерам и модулям. Как правило, сами пакеты не раскрывают полностью многие важные детали, которые раскрывают полностью многие важные детали, которые скрыты в поставляемых файлах-библиотеках, однако, после насыщения рынка новым продуктом и его модифицированными версиями обычно пакет раскрывается практически полностью. Разнообразие и богатство пакетов такого рода чрезвычайно велико. Специалист найдёт для себя практически всё для создания «солидных», «надёжных» и достаточно простых приложений до реализации творческих, «экстремистских», рискованных и экспериментальных замыслов.

«Визуальное» программирование. Это не совсем правильное название работы на весьма мощных программных пакетах. Такие пакеты предоставляют возможность в режиме «конструирования» создавать и быстро модифицировать многие стандартные «узлы» или модули интерфейса, файлов базы данных, встроенные стандартные средства. Кроме того, можно, минуя непосредственное «кодирование», простыми манипуляциями установить связи основных объектов и модулей программы. Тем не менее «визуальное» программирование не освобождает от непосредственной работы с текстом («кодом», языком).

Что происходит, когда запускается та или иная программа - редактор, электронная таблица, игра и тд? Как мы уже говорили, программ, состоящих из одиночных файлов осталось уже очень мало - программа обычно состоит из нескольких или даже многих файлов. Тем не менее, из этого множества файлов запускается только один. Это *com или *exe файл. Случаи с запуском .bad файла всё равно приводят к этой ситуации. В первую очередь, исполняемый файл загружается в ОЗУ персонального компьютера, затем по мере необходимости погружаются другие файлы. Они могут содержать шрифты, драйверы периферийных устройств, картинки, музыку и т.д.

После того, как они выполнят свою функцию, они выгружают из памяти компьютера и управление опять передаётся основному загрузочному файлу.

текстовый редактор программа word

Основная часть

Классификация программ

Программное обеспечение персонального компьютера можно условно разбить на несколько не больших групп - системные программы, служебные программы, прикладные программы и инструментальные средства.

Системные программы составляют своё «ядро», без которого компьютер просто не будет работать. Это прежде всего Дисковая операционная система в памяти компьютера (ДОС), резидентная часть которой постоянно находится в памяти компьютера и обеспечивает обмен доннами между центальным процессором и периферийными устройствами, обеспечивает распределение ресурсов, т.е своеобразную»настройку» компьютера под определённую конфигурацию, задачи и т.д. К системным программ относится сама операционная система и так называемые системные утилиты - специальные программы, предназначенные для улучшения работы системы и некоторых других околосистемных действий.

Служебные программы включают в себя несколько категорий программ. Это различные драйверы - специальные программы, позволяющий управлять отдельными характеристиками ПК (например, драйверы кириллицы, дающие возможность переключать клавиатуру в режим набора русского текста) или согласовывать системный блок с периферийными устройствами. К служебным программ можно отнести и так называемые утилиты - программы, позволяющие тестировать определённые характеристики ПК, изменять распределение ресурсов, обеспечивает защиту данных от несанкционированного использования, определять отдельные неисправности в работе компьютера в работе компьютера и оптимизировать его работу. Программы-архиваторы позволяют компостировать данные и программы, размещённые на дисках и существенно экономить дисковое пространство. Программы-антивирусы позволяют обеспечить наружную защиту от компьютерных вирусов и предотвратить разрушение данных и программ. С основными категориями подобных программ должен уметь работать оператор ЭВМ.

Прикладные программ. Это огромный тип программ, которые выполняет самые разнообразные действия: антивирусы, архиваторы, каталогизаторы и прочие. Это основная категория программных продуктов, с которыми работает обычный пользователь. Это огромный мир, где есть место и чисто профессиональным программ (бухгалтерия, инженерное проектирование, системы и тысячи других программ буквально по всем отраслям человеческой деятельности), программам, нужных для всех - это текстовые редакторы, электронные таблицы, различные справочники, электронные записные книжки, электронная почта и т.д

Офисные программы. Офисные программы, безусловно, относят к прикладным программ, но их не редко выделят в другую категорию, чтобы подчеркнуть их особую важность и распространённость. В состав офисного комплекса, как правило, входят текстовый редактор, программа для работы с электронными таблицами, пакет для создания офисных претензий и база данных.

Специализированные программы. К данной категории относят узкоспециализированное программное обеспечение, помогающие решать какие-то специальные задачи: архитектурные, проектировочные, технологические и другие.

Игры. Совершенно отдельная и очень большая категория программ. Занимают весьма существенное место в индустрии компьютерных программ. И по количеству продаж занимают далеко не последние место. Как это не покажется странным, они обычно являются первой областью разработки самых передовых информационных технологий. Именно там впервые были применены цвет, звук, анимация, 3-х мерная графика и т.д.

В связи с развитием средств мультимедиа огромную популярность в последние время завоевали различные базы данных и обучающие системы на компакт-дисках, здесь и информационно-справочные системы (популярные ныне диск «Москва и москвичи», содержащий подробную карту города, телефонный справочник всех абонентов городской Сити и многое другое), различные энциклопедии и справочники по всем отраслям знаний, музыкальные сборники и многое другое.

Пакеты прикладных программ

Пакетные файлы.

MS-DOS имеет удобное средство для экономии труда оператора - ПК - пакетные файлы. Если оператору надо часто или регулярно вводить определённую последовательность команд ДОС, то эту последовательность можно ввести в текстовый файл типа *.ВАТ, и тогда имя этого файла станет как бы новой командой, объединяющий несколько команд. Пример: если регулярно требует копировать файлы на дискету, можно ввести файл COPIR.BAT команды копирования COPY*.DOC А:, COPY*.TXT A; после этого команда COPIR вызовет выполнение двух команд COPY. Пакетные файлы могут выполнять гораздо больше действий, чем в примере. Имеется также несколько команд, специально предназначенных для пакетных файлов.

Команда ЕСНО - позволяет включить/выключить отображение выполняемой команды на экран, а также вывести какой-нибудь текст на экран дисплея. ЕСНО - любая строка.

Часто в начале выполнения пакетного файла выключается эхо - отображение (ЕНО ОFF), а в конце включает (ЕНО ОN). Это позволяет избежать изображение на экране лишних команд.

Команда REM - просто делает строку комментарием в пакетном файле. Пример пакетного файла:

ECHO OFF ECHO - делаем ежедневное копирование;

PAUSE - вставить дискету А и нажать любую клавишу.

Команда PAUSE - строка - даёт паузу в выполнении пакетного файла. Пауза продолжается до нажатия оператором любой клавиши. Команда PAUSE может быть вставлена в пакетный файл перед ответственными моментами, когда оператор захочет прервать выполнение, либо в тот момент, когда оператору нужно что-то сделать (включить принтер, вставить или сменить дискету и т.п.). «Строка», задаваемая в качестве параметра команды, выдаётся на дисплее для оператора.

Операционная система включает возможность указания «масок» или «шаблонов» с использованием символов «?», «*». Эти символы могут использоваться как в имени, так и в расширении файла и обозначают следующее6

«?» - вместо любого одного символа в имени или в расширении.

«*» - вместо нескольких других символов в имени или расширении файла.

Например:

*.сом - все файлы с типом «.сом»;

Spr?.txy - все файлы, с расширением «.txt», имена которых состоит из 4-х символов, впервые три из которых «spr».

Программы-оболочки. Norton Commander.

Взаимодействие, диалог пользователя с операционной системой осуществляется с помощью оператора команд. Однако такая форма общения хотя и очень строгая, и «правильная», довольно неудобная и обладает малой наглядностью. Малейшая ошибка в синтаксе команды ведёт к отказу ПК выполнить её. Причём все общения обычно на английском языке, что ещё более осложняет положение начинающего пользователя.

К счастью, для удобства работы с каталогами и файлами разработаны специальные программы-оболочки, наиболее популярной из них является Norton Commander - сокращённо NC.

Эта служебная программа, позволяющая значительно упростить все операции с файлами и каталогами, сделать их наглядными и удобными. Практически все компьютеры снабжаются такой оболочкой, поэтому сразу после загрузки на экране ПК появляется не приглашение ДОС, а знакомая всем картинка. Два окна (панели), в которых показано содержимое соответствующих каталогов и снизу строка основного меню.

В дальнейшем мы рассмотрим лишь основные принципы работы с NC, поскольку существуют полностью русифицированные версии этой оболочки с развитой системой подсказок и пользователь может самостоятельно изучить все её возможности.

Два окна (панели) NC позволяют одновременно выводить на экран содержимое двух каталогов любых дисков. Они работают совершенно независимо друг от друга и обладают совершенно одинаковыми свойствами. Однако активными может быть лишь одно из них - верхнее окошко активного окна выделенного ярким цветом. Переключение активного окна осуществляется клавишей «Tab».

Выбор диска, содержимое которого мы хотим увидеть на панели, осуществляется нажатием клавиш «ALT-F1» для левой панели «ALT-F2» для правой. На панель выводится окошко с именами всех дисков, которые есть в вашем ПК. Нажатием клавиши со стрелками осуществляется выбор диска, и после нажатия «Enter», его каталог выводится на панель.

Имена подкаталогов, в отличие от файлов, выделяются заглавными буквами. Если в самом верху, на первой позиции вместо имени каталога или файла стоят две точки, значит, мы находимся в одном из подкаталогов, имя которого стоит в верхнем окошке после имени диска. Для того, чтобы перейти в каталог верхнего уровня, необходимо поставить курсор в эту позицию и нажать клавишу «Enter».

В самой нижней строке выведено основное меню, которое содержит 10 основных операций с файлами и каталогами. Вызов операций осуществляется нажатием на соответствующую функциональную клавишу, отказ - нажатием на клавишу «ESP». Коротко рассмотрим каждую из них.

F1 - Help (Помощь). Нажатием на эту клавишу вызывает на экран подсказку или описание работы с NC. На этапе освоения надо чаще пользоваться этой клавишей.

F2 - Menu (Меню). Выводит на экран меню пользователя (если оно сформировано).

F3 - View (Вид). Просмотр файла, выделенного курсором в активном окне. Просматривать имеет смысл лишь текстовые файлы, поскольку программные и различные служебные файлы записаны в специальных кодах и имеют совершенно «нечитаемый» вид - какая-то каша из различных символов. Если по ошибке на просмотр вызван такой файл, Надо сразу нажать на клавишу Ecs.

F4 - Edit (Правка). Позволяет редактировать текстовые файлы с помощью встроенного текста редактора. Используется в основном для редактирования пакетных и конфигурационных файлов.

F5 - Copy (Копия). Копирования выделенного файла из активного окна в пассивное. Эта операция имеет много различных атрибутов и требует определённого навыка для её исполнения.

F6 - RenMuv (Переименование пересылка). В зависимости от состояния панелей осуществляется переименование или пересылку файла. Пересылка, в отличии от копирования, уничтожает оригинал. В случае, если на обеих панелях вызван один и тот же подкаталог, функция работает как переименование, в противном случае - как пересылка.

F7 - MkDir (Новый). Создание нового каталога или подкаталога на активном диске.

F8 - Delete (Удаление). Уничтожение выделенного файла или подкаталога. С этой операцией надо быть особенно осторожным на первых порах, поскольку можно по ошибке стереть нужный файл. В некоторых версиях NC невозможно удалить непустой каталог - в этом случае необходимо войти в подкаталог, уничтожить все файлы и только после этого уничтожить пустой каталог.

F9 - PullDn (Подающие меню). Вывод на экран дополнительного (верхнего) меню, изменяющего режимы работы Norton Commander.

F10 - Exit (Выход). Выход из программы. При этом экран очищается и остаётся только приглашение ДОС. Почти никогда не используется, поскольку по окончанию работы можно просто выключить компьютер, не выходя из оболочки.

Прикладные программы.

Существует огромное разнообразие различных прикладных программ по всем отраслям человеческой деятельности, но самым распространённым, не считая игровых программ, являются текстовые редакторы, электронные таблицы и базы данных. Условно все программы можно разделить на две большие группы - программы, работающие под управлением ДОС и под Windows. В настоящие время всё большее распространение получают программы, работающие в среде графических оболочек, поскольку имеют целый ряд неоспоримых преимуществ:

«дружественный» интерфейс;

Графическое представление на экране в режиме WYSIWID. Режим обеспечивает полное соответствие изображения на экране твёрдой копии, получаемой на принтере;

Совместимость программ - возможность переноса объектов из одной прикладной программы в любую другую;

Многозагадочный режим работы и многое другое.

Поэтому основное внимание будет удалено таким программам, как текстовый редактор WORD, электронная таблица Excel и база данных Access, разработанным для работы в среде WINDOWS. Естественным исключением является текстовый редактор Лексикон, работающий под управлением ДОС.

Текстовый редактор Лексикон.

Лексикон - один из самых распространённых редакторов для набора и обработки текстовых документов. Он, позволяет осуществлять набор текстов на русском и английских языках, редактировать их, форматировать абзацы текста, разбивать документ на страницы и т.п., даёт возможность работать сразу с несколькими документами, имеет функцию проверки на грамматические ошибки и много других. Много лет этот редактор был одним из самых популярных в нашей стране и завоевал заслуженный авторитет.

В настоящие время в связи с повсеместным внедрением графической оболочки Windows использование этого редактора в значительной мере ограничено, однако до сих пор ещё пользуется для первоначального набора текстов и подготовки простых документов. Кроме того, с его помощью уже подготовлено огромное количество текстовых документов, которые ещё долго будут ходить в обращение в различных организациях, и для работы с ними нужно иметь хотя бы ещё общее знакомство с этим простым редактором.

Текстовый редактор Word

WORD - является текстовым процессором нового поколения, он работает в среде Windows и служит для создания и оформления различной документации. Пользователь может самостоятельно оформить новый документ или воспользоваться уже имеющимися шаблонами-мастерами или функциями автоформата.

Запуск Microsoft Word производится следующим образом:

Запустить Windows;

Открыть окно Диспетчер программ;

В появившемся окне найти группу программ Microsoft Office, и, дважды щелкнув по ней, раскрыть окно, из которого запустить Word двойным щелчком по соответствующей кнопке.

Программа Word имеет обширный выбор возможностей для оформления документов. Мы рассмотрим лишь самые удобные и часто используемые средства работы с текстом и документами.

Работа с документами в Word состоит из трёх этапов:

Подготовка рабочей области окна документа.

Непосредственная работа с документом, т.е. набор текста и его форматирование.

Вывод готового документа на печать.

После запуска программы Word на экране появляется его окно. Оно состоит из следующих основных зон или областей.

По умолчанию новому документу присваивается имя Документ 1. в текущем подкаталоге файл будет сохранён под именем Doc1.doc. Текущем подкаталогом обычно является Windows. Чрезвычайно важно сохранить файл под своим собственным, уникальным именем. Для того в меню файл выбираем позицию сохранить, как и в окошке, имя файла вводим вместо Doc1.doc. новое имя. Если есть подкаталог, то файл лучше записать в него. Эту операцию лучше сделать не после подготовки всего документа, а в самом начале работы с ним - это обеспечит сохранность файла при возникновении различных нештатных ситуаций.

Подготовка рабочей области окна документа.

Так как конфигурация Word может быть самая различная, то в раскрывшемся окне могут отсутствовать некоторые установки, например: отсутствуют некоторые панели инструментов, либо их открыто слишком много и рабочее поле имеет маленький размер.

Для того, чтобы изменить набор инструментов на экране надо: войти в меню вид- панели инструментов, в появившемся окне нажатием левой кнопкой мыши установить или снять флажок напротив название соответствующей панели. Обычно при работе с текстом документом вызывается две панели - стандартная и форматирование.

Для удобства работы с документом рекомендуется сделать следующие установки:

Вызвать линейку: меню- вид- линейка. (линейка служит для быстрой установки границ текстового поля и абзацного отступа и позволяет ориентироваться в размерах поля набора);

Установить документ в режиме «обычный»: меню- вид- обычный. (эта установка позволяет оптимально использовать ресурсы компьютера при наборе текста и обеспечить хорошее восприятие шрифтов на экране);

Вызвать ограничители текста: меню- сервис- опции- вкладыш просмотр- показать ограничители текста (при установке на вашем документе будут видны границы текстового поля, и, в зависимости от требований к оформлению документа, можно свободно располагать текст на странице);

Установить масштаб по ширине листа: меню- вид- масштаб (появившемся окне выбрать установку ширина страницы. Для установки масштаба можно воспользоваться панелью инструментов - щёлкнуть по кнопке масштаб и выбрать опцию «по ширине». В таком режиме текст автоматически располагается по всей ширине рабочей зоны экрана, что обеспечивает его оптимальное восприятие);

Установить параметры страницы: меню- файл- параметры страницы (появившемся окне установить размер всех полей на листе. По умолчанию размер всех полей обычно выбирается равным 2,5 см. Затем следует выбрать ориентацию листа - книжная или альбомная);

Установить перенос слов: меню- сервис- перенос слов (в появившемся окне установить флажок на позиции «автоматический перенос слов в документе»).

После этого можно приступать к работе с текстом.

Работа с документом.

Подготовка документа обычно состоит из следующих этапов:

Набор текста.

Форматирование текста.

Использование дополнительных элементов (таблиц, гистограмм, рисованных объектов, иллюстраций и т.д.).

Художественное и полиграфическое оформление документа.

1. НАБОР ТЕКСТА.

При наборе абзаца, Word осуществляется автоматически перенос слов на другие строки. Для создание пустой строки или нового абзаца нажать клавишу ENTER.

Разбивка на страницы делается автоматически, но при необходимости можно вставить принудительный обрыв страницы.

Меню- вставка- разрыв, в появившемся окне будут установлена опция «конец страницы».

После набора документа модно посмотреть, как при печати будет располагаться текст на листе бумаги. Для этого не обязательно распечатывать его на принтере - достаточно войти в меню- файл- просмотр.

Перед тем как выводить документов на печать можно воспользоваться средствами орфографической проверки, которыми располагает Word, и проверить правильность написания отдельных слов.

Для этого надо установить курсор в начале документа, войти в меню сервис- орфография. Принцип действия проверки на орфографию достаточно прост. Текстовый редактор имеет «встроенный» словарь русского языка, который содержит несколько десятков тысяч. Каждое слово из проверяемого текста ищется в этом словаре. Если такого текста не обнаружено, то проверка останавливается и выводиться сообщение об отсутствии слова в словаре, и предлагается несколько вариантов решения этой проблемы - Заменить, Пропустить, Добавить (слово). В первом случае в слове действительно обнаружено опечатка, и редактор обычно сам предлагает заменить это слово на правильное. Опция Пропустить используется в том случае, когда в тексте встретилось редкое слово, которое написано правильно, просто его не хватает в словаре, да и нет такой необходимости туда его записывать. А вот последняя опция Добавить используется в тех случаях, когда это слово может встретиться в дальнейшем. Оно заноситься, и в дальнейшем WORD уже будет его называть.

Если слово нужно заменить, то WORD предлагает из своего словаря несколько вариантов на выбор. Выбрав подходящие слово, щёлкните по нему мышью и нажмите кнопку Заменить; WORD автоматически произведёт замену и перейдёт к следующему слову с ошибкой.

Форматирование текста.

Для того чтобы изменить шрифт, надо выделить фрагмент текста на панели инструментов, с помощью полос прокрутки, найти нужный вид шрифта и щёлкнуть по нему мышью.

Справка находит окошечко с размерами шрифта, здесь можно увеличить или уменьшить его кегль, т.е размер. Следующая группа из трёх кнопок служит для изменения начертания выбрано шрифта. Ж - жирный, К - курсив, Ч - подчёркнутый. Те же самые установки можно сделать и через меню- формат- шрифт - и в появившемся окне выбрать шрифт, стиль, размер, цвет букв, эффекты. Для этого достаточно поместить текстовый курсор в любое место абзаца или выделить фрагмент текста и нажать нужную кнопку.

Для удобства присвоения нужного формата фрагментам текста и абзаца в WORD существует операция - копирование формата.

Для этого надо выделить образец текста или на панели инструментов «стандартная» нажать кнопку «копировать формат», после этого изменившемся курсором с венчиком закрасить слово, абзац ил текст.

Выделенный фрагмент текста изменит свой формат согласно образцу.

Следующие две кнопки служат для работы с абзацами. С их помощью можно увеличить или уменьшить абзацные тексты. Для выделить абзац и нажать соответствующую кнопку.

Создание списков.

Для создания списка нужно набрать текст в столбик, выделить его, нажать кнопку «нумерованный список». Если вас не устраивает формат списка, то в меню формат- список в появившемся окне выбрать из предложенного нужный формат. Например:

Иванов позиция 1

Петров позиция 2

Сидоров позиция 3

Использование таблиц в WORD.

Для того чтобы вставить таблицу в документ, надо:

а) вывести на экран обозначения линии сетки, для этого

меню- таблица- линии сетки.

(отсутствие флажка в этой позиции говорит об отмене разметки таблицы линиями сетки);

б) установить курсор в нужное место страницы

Теперь рассмотрим два способа создания таблиц.

меню- таблица- вставить таблицу, в появившемся окне, с помощью стрелок установить необходимое количество строк и столбцов.

нажать на кнопку создания таблиц и, двигаясь мышью по диагонали высветившейся сетки, выделить необходимое количество строк и столбцов.

Отличие этих способов лишь в количестве загружаемых столбцов и строк (в первом случае их количество ничем не ограничено).

Форматирование таблицы.

В форматирование таблицы входит:

добавление и удаление строк и столбцов;

объединение и разбиение ячеек;

оформление таблиц.

Для того чтобы форматировать таблицы нужно уметь правильно их выделять.

Выделение таблицы, строк и столбцов:

установить курсор на нужном месте, т.е ячейке, строке, столбце или всей таблице.

меню- таблица- выделить таблицу

выделить строку

выделить столбец

Добавить строку, установить курсор на правую нижнюю ячейку.

Нажать ENTER или

TAB.

меню- таблица- вставить строки

меню- таблица- добавить столбцы

меню- таблица- удалить строки

меню- правка- вырезать

меню- таблица- объединить ячейки

меню- таблица- разбить ячейки

Так при вводе текста таблица изменяет свои размеры только по вертикали, то изменять ширину столбцов мы можем вручную, с помощью мыши. Для этого надо взять мышью за линию сетки раздвинуть ячейку на необходимую ширину.

Оформление таблицы.

Чёрно-белый:

а) выделить таблицу/ нажать на кнопку «обрамление»/ на панели выбрать стиль, затем обрамление и заполнение.

Цветной:

б) меню/ формат/ обрамление и заполнение.

Автоматический:

в) выделить таблицу/ меню/ таблица/ автомат таблицы.

Редактирование рисунка.

В редактирование рисунка входит: изменение размеров, заливки и цвета рисунков.

Для изменения размеров рисунка следует щёлкнуть один раз по нему, после чего появится рамка с габаритами, потянув за них, вы измените размер.

Для изменения цвета рисунка следует щёлкнуть внутри рамки с габаритами. У вас произойдёт перезагрузка рисунка в документ, в строке заголовке появится надпись Рисунка в документ 1.

Продолжая работать, дважды щёлкните по той детали рисунка, цвет которой хотите изменить, в появившемся окне укажите нужный цвет. И так с каждой деталью, требующей замены цвета.

Для копирования фрагмента рисунка взять мышью за нужный фрагмент и, при нажатой клавиши Ctrl, перетащить в нужное место. Перетаскивание мышью без клавиши Ctrl перенесёт фрагмент рисунка.

Работа с колонками текста.

Рассмотрим конкретный пример:

В набранном тексте необходим определённый фрагмент разбить на несколько колонок;

Меню- Вставка- Разрыв, в появившемся окне указать опцию, вставить конец раздела на текущей странице (курсор будет находится под набитым текстом);

Меню- Формат- Колонки, в появившемся окне выбрать тип, количество колонок, ширину и интервал колонок;

Ввести текст с клавиатуры в колонку, Меню- Вставка- Разрыв, в появившемся окне установить опцию, вставить конец колонки и т.д. во всех колонках, кроме последней.

В последней колонки Меню- Вставка-Разрыв, в появившемся окне указать опцию, вставить конец раздела на текущей странице;

Меню- Формат - Колонки, в появившемся окне выбрать 1 колонку и далее вводить текст как обычно.

Создание текстовых эффектов с помощью программы WordArt.

Установить курсор в нужное место текста, выбрать Меню- Вставка- Объект, в появившемся окне отметить тип объекта- Microsoft WordArt 2.0.

Ввести в окно нужный текст. Для продолжение работы щёлкнуть мышью в рамке, после чего окно можно раскрыть. Далее все эффекты создаются с помощью напели WordArt.

Для того чтобы выйти из WordArt, нужно лишь щёлкнуть мышью вне рамки.

Для внесения изменений должны щёлкнуть по тексту с эффектами.

Работа с несколькими окнами.

Для работы с одним документом в двух окнах:

Меню- окно- новое окно, в строке заголовка появится следующая надпись «обозначение количества окон».

После этого, меню- окно- упорядочить всё, на экране появится два окна и того же документа. Такая форма представления используется в том случае, если надо просмотреть информацию, содержащуюся на разных страницах одного документа или переносить фрагменты текста из одной части документа в другую.

Другой способ работы с одним документом в разных окнах: войти в меню- окно- разбить, изменившейся мышью указать место разбиения текста. Теперь текст состоит из двух независимых частей.

Для работы с несколькими документами в разных окнах:

Последовательно два или более файлов, с которыми необходимом работать одновременно, затем: меню- окно- упорядочить всё. Теперь можно легко переносить или копировать фрагменты текста из одного документа в другой.

Вывод документа на печать.

Вывод на печать - самая последняя и самая ответственная стадия работы над документом. Прежде всего надо убедиться в готовности принтера - об этом свидетельствует нижний зеленый индикатор. Если горит один из жёлтых индикаторов, надо проверить по инструкции пользователя, что это означает. Скорее всего, отсутствие бумаги в лотке.

Прежде чем вывести документ на печать, надо обязательно войти в режим промотор документа на экране - меню- файл- предварительный просмотр.

Режим предварительного просмотра позволяет проконтролировать расположение текста на листе бумаги или нескольких последовательных страниц текста на бумаге. В этом режиме активизируется собственное меню. при необходимости можно изменить масштаб изображения или количество отображаемых на экране страниц документа.

Если вид документа соответствует требованиям, то можно выводить документ на печать: Меню- файл- печать. В появившемся окне указать количество копий и диапазон страниц. Остальные опции печати обычно не требуют изменений.

Сохранение информации в Word.

Windows по умолчанию присваивает новому документу название Документ1 с расширением .DOC. Под именем Doc1.doc он будет автоматически сохраняться в текущем каталоге. Однако, чтобы избежать трудностей в дальнейшем, документ нужно сохранять под своим собственным, уникальным именем.

Существует несколько способов создания документов.

Меню- Файл- Сохранить как, в появившемся окне в соответствующем месте вводится имя, под которым будет сохранен документ и устройство на котором он будет записан:

а:\;б:\ - дискеты, с:\ - винчестер;

На заданном устройстве вы должны двойным щелчком открыть нужные вам каталоги и подкаталоги, в строке «имя файла» с помощью клавиши Backspace удалить текущее имя и ввести с клавиатуры новое имя, состоящие не более чем из 8-ми латинских букв. Расширение *.doc присваивается файлу автоматически.

Сохранение уже существующего файла:

Меню- Файл- Сохранить. Программа автоматически запишет новую информацию по верх старой и сохранит файл под тем же именем. После чего файл можно закрыть - меню- файл- закрыть.

Во время работы с документами, время от времени необходимо сохранять информацию. Для этого повторять операцию «Сохранить».

Режим автосохранения.

Текстовый редактор Word предусматривает режим автосохранения текущего документа. Эта операция осуществляется автоматически и не контролируется пользователем, для нужно лишь указать временной интервал автосохранения: меню- сервис- опции, в появившемся окне выбрать вкладыш, сохранение- автосохранения, с помощью стрелок увеличить или уменьшить интервал времени в минутах, через который будет осуществляться функция автоматического сохранения текущего документа.

Работа с шаблонами и мастерами.

Для работы с шаблонами и мастерами при создании нового документа в меню- файл- создать вызвать в окне соответствующего мастера (мастера создания писем, факсов, резюме и т.д.).

При работе с Мастером предлагается последовательно ответить на различные вопросы, после чего он выдаёт практически документ с введёнными данными.

Работа с Шаблонами обычно сводится к тому, что загружается готовый образец документа, и в него вносятся необходимые изменения.

Можно создавать и собственный шаблон. Например, бланк организации. Для этого надо подготовить документ и сохранить его:

Меню- файл- сохранить как, в появившемся окне указать тип сохраняемого документа- шаблон документа, в строке имя файла ввести ключевое.

Шаблон документа сохранится с расширением *.DOC на диск С:\WinWord\template (там хранятся все шаблоны).

Мен.- Файл- шаблоны, в появившемся окне нажать кнопку Добавить, в появившемся окне указать в списке файлов свой, только что созданный шаблон.

Это далеко неполный список, что может сделать программа WORD. Возможности этой программы для работы с документами практически неисчерпаемы.

Электронная таблица Excel.

Электронные таблицы предназначены для работы с цифровыми данными - переназначения их в виде таблиц, вычисления практически любой сложности, представление данных в виде графиков, многое другое.

После освоения приёмов работы с текстовым процессор Word электронная таблица Excel покажется очень знакомой - основные пункты меню уже не требуют пояснения. Кроме того, табличный редактор, встроенный в Word, очень похож на электронную таблицу, только в упрощенном варианте.

Откройте окно Microsoft office и вызовите Excel. На экране появится разлинованная на клетки таблица. Основные типы меню и панели инструментов практически полностью совпадают. Обратите внимание на подпись вверху - «Book.xls». Это означает, что документы в Excel организованны как книга, по страницам которой можно перемещаться с помощью переключателей на нижний строке. По ячейкам текущего листа можно перемещаться с помощью навигационных клавиш -«стрелок». В пределах видимых на экране части таблицы является активной - она выделяется рамкой. При загрузке Excel активной является обычно верхняя левая ячейка, которая имеет адрес А1.

Ввод и редактирование данных. Данные вводятся непосредственно в активную ячейку таблицы и дублируются в строке редактирования. При необходимости редактирования введения данных или формул нужно поместить курсор в нужную позицию и щёлкнуть левой кнопкой мыши. После этого, обычными способами отредактировать строку, после чего нажать (Enter).

Меню, команды. Для наиболее часто используемых операций, команд или пунктов меню в Excel, так же как и в текстовом процессоре Word, под строкой меню в последующих экранных строках приводятся пиктограммы - панели инструментов. Набор этих пиктограмм, а значит и операций, может быть изменён по желанию пользователя, через меню.- сервис- настройка.

Блоки. Копирование, перемещение, удаление. Занести в ячейку А1 и В2 пустой таблицы любые числа и выведите блок ячеек с помощью мыши. Копирование в буфер обмена производится как обычно, меню- правка- копировать или на панели инструментов щёлкните на кнопке «Копировать», переместите курсор мыши в ячейку D5, выделите её через Меню- правка- вставить или нажатием кнопки «Вставить». Ваши данные скопировались на указанную ячейку. Можно воспользоваться другим способом: выделите блок, нажать (Ctrl + C), переместить курсор мыши в нужную ячейку и нажать (Ctrl + V).

Снова выведите блок и нажмите клавишу (Delete). Данные из блока будут удаленны.

Для перемещения блока нажмите (Ctrl + X), переместите курсор в нужную ячейку и нажмите (Ctrl + V). Блок переместился и остался выделенным.

Электронная таблица Excel, как и текстовый редактор Word, как и большинство прикладных программ под Windows имеет три варианта управления:

через меню, путём выбора соответствующих пунктов и опций;

посредством кнопок панели инструментов;

«горячими» клавишами.

Первый вариант (через меню) - самый полный, надёжный и самый медленный. Управление через кнопки панели инструментов значительно быстрее и проще, однако кнопки не могут охватить всех функций меню, поэтому на панели выводятся лишь те, которые наиболее часто используются в работе. Кроме того они лишь в сокращённом виде содержат свои функции. Наконец «горячи» клавиши ещё быстрее работают, но соответственно их количество ещё более ограничении, а их «наглядность» ещё меньше, чем у инструментальных клавиш.

Составление формул. Копирование. Расчеты.

В Excel любая формула начинается со знака «=». Занесите в ячейку А1 формулу «=3*4». В ячейки появится значение «12», но при просмотре в строке формул останется именно формула, а не результат вычисления! Введите в А1 и В1 любые два числа. Теперь введите в ячейку С1 уже настоящую формулу «=А1+b1» и нажмите (Enter)/ Так же как и в предыдущем примере, на экране в ячейке находится результат вычисления, а в строке формул - сама формула. Обратите внимание на то, что Excel сама модифицировала строчную букву в заглавную! Теперь скопируем ячейку с формулой. Для этого, оставаясь в ячейке С1, надо нажать кнопку «Копировать», переместить мышь в ячейку D1, нажать левую кнопку и, не отпуская кнопки, перетащить курсор в низ, до ячейки D10 и после этого отпустить кнопку «мыши». На экране помеченный блок D1…D10 окружён мерцающей рамкой. Нажмите клавишу «Вставить» изменила введённую Вами формулу в соответствии с заданием «сложить две соседних ячейки слева».

Использование встроенных функций.

Excel содержит огромный «арсенал» встроенных функций. Одна из них, «Автосуммирование», выделена пиктограммой, как наиболее часто используемая. Для удобства пользователя все функции разделены по нескольким разделам - математические, статистические, финансовые, строкозовые и т.д. В Excel встроено мощное средство - «Мастер функций». С помощью «мастера» в пошаговом режиме Вы можете без проблем найти и вставить в таблицу любую из встроенных функций.

Введите в ячейку А1 какое-либо число. Перейдите в ячейку В1 и с помощью «Мастера функций» (Щёлкните по пиктограмме) введите в эту ячейку функцию «Корень (А1)».

Пожалуй основным недостатком русифицированной ЭТ «Excel» является излишняя русификация именно этих встроенных функций. Даже начинающему пользователю все-таки целесообразнее запоминать уже ставшие общим международным стандартом обозначения функций. Запомнив функцию «Round» вместо «Округл», такой пользователь не будет испытывать затруднений в нерусифицированных пакетах, использующих эту и многие другие функции.

Оформление.

В ЭТ «Excel» значительно легче изменять размеры ячеек с помощью мыши. Поместив курсор мыши на горизонтальную строку с обозначениями столбцов и подведите его к границе между столбцами. Проделайте то же самое для строк. При этом высота соответствующей строки или ширина выбранного столбца меняются целиком. Вы должны помнить об этом, во избежание ошибок в оформлении внешнего вида тех частей таблицы, которые находятся за пределами уже «оформленной» части. Если нужно установить одинаковый формат для всех ячеек выбранного блока, следует использовать другую возможность - в главном меню выбрать пункт «Формат» затем «Строка» и «Высота». В появившемся окне введите необходимое значение. Тоже самое для столбцов этого блока - «Формат», «Столбец», «Ширина» и ввод значения для ширины всего блока. При необходимости отформатировать единообразно всю таблицу, выделите все ячейки клавишами (Ctrl + A) и установите числовые значения, как было сказано выше. Помимо размерного форматирования блоки ЭТ можно выделить разнообразными линиями, рамками, различным цветов фона и шрифта знаков и т.д.

Защита ячеек ЭТ от разрушения информации.

Ячейки ЭТ можно условно разделить на ячейки ввода информации и остальные, в которых находятся формулы, константы, текс, рисунки и т.д. Условимся читать, что нами изменяются только ячейки ввода. Естественно, что во избежание случайного изменения ячеек формулами, текстом, константами, эти ячейки следует защищать от случайного изменения их содержания. Для этого существует средства Защиты (Protect) ячеек или блоков уже полностью оформленной ЭТ. Сначала Вы должны наметить для себя ячейку или блок ячеек, открытых для ввода. Целесообразно, чтобы все такие ячейки были скомпонованы в один, а не несколько блоков. Выделите этот блок клавишами или «мышью», выберите пункт «Формат главного меню и подпункт «Ячейки». В появившимся окне щёлкните «мышью» на корешке «Защита» и снимите пометку в переключателе «Заблокировать». Затем, вернувшись в таблицу, выберите из главного меню пункт «Сервис», подпункт «Защита» и альтернативу «Защитить лист». Появится диалоговое окно, в котором будет предложено ввести пароль для защиты. Вы можете ввести пароль или просто нажать (Enter) (щёлкнуть кнопку «ОК»), не вводя пароля. Теперь, попытка ввести хотя бы один знак за пределами разблокированного Вами блока ячеек будет сопровождаться предупреждением о невозможности такой операции. Блок ячеек для ввода целесообразно оформить тем или иным способом. Разумеется всё это необходимо делать в ещё незащищённой таблице.

База данных Access.

Одна из самых популярных СУБД в среде WINDOWS - это, несомненно, СУБД «Access X.X» из пакета «Microsoft Office». На тех специалистов, опытных операторов ПК или программистов, кто работал ранее с разными СУБД в DOS - реализациях - уже первое знакомство с «Access» производит несколько шокирующее впечатление буквально «ошеломляющим» богатством возможностей и предоставляемых услуг. Принцип дианового проектирования, создания, модификации базы данных, доведён, кажется до предела! В распоряжении пользователя предоставлены мастера - специальные сервисные инструменты для построения и художественного оформления любых таблиц, форм и отчётов. В любое время все компоненты могут без труда модифицированы - усовершенствованны и дополнены или, наоборот, упрощенны. Созданные средствами «Access» мощные специализированные приложения организованы всего в три файла (ldb,mdb,lp).

К некоторым недостаткам этой СУБД можно отнести определённые трудовые обмены файлами, вернее импорта файлов из «старых» ДОСоветских СУБД.

Для работы в программе Access надо прежде всего запустить графическую оболочку Windows, набрав в командной строке «win» и нажав (Enter). После загрузки, надо раскрыть окно группы «Microsoft Office», найти пиктограмму «Access» и щёлкнуть по ней мышью. После заставки на экране должна находится Desktop и строка меню с выделенными пунктами «Файл» и «Справка». Кнопкой панели инструментов пока не активны, кроме пункта «Файл». Выберите этот пункт, и в появившемся Pulldown- меню пункт «Создать». В диалоговом окне установите диск, директорию и, наконец, в строке ввода напишите имя приложения - «exem.mdb».

На экране появится окно СУБД. Под строкой с названием СУБД расположены три удлиненнее кнопки «Создать», «Открыть», «Конструктор», причём выделен только один пункт - «Создать». Выберите «корешок -пиктограмму» таблице и щёлкните мышью по кнопке «Создать». Появится окно с надписью «Создание таблицы» и двумя квадратными кнопками «Мастер» и «Новая таблица». Выберите кнопку «Мастер» и Вам будет предъявлено окно мастера со списками - примерами наиболее широко распространенных таблиц БД и используемых в этих таблицах полей. Вы можете заимствовать поля из примеров как по одному полю, так и сразу все из данного образца таблицы. Этот способ заимствования в некоторой степени подобен «мастерам» шаблонов из Windows. В последующем, в режиме «Конструктор», можно легко избавится от ненужных полей.

Попробуйте просмотреть список образцов таблиц, щёлкая мышью на элементах списка образцов - наименования таблиц. В среднем окошке для каждого образца будет предъявляться список полей, типичных для таблицы с выбранным названием.

Выберите среди образцов таблицы самую первую запись - «Адреса» и перенесите все поля этого образца в вашу новую таблицу «Exem» нажатием на кнопку «>>» и нажмите теперь уже действующую кнопку «Готово». Создав «черновик» своей таблицы БД, сохраните его на диске, нажав на кнопку с нарисованной дискетой. В окне СУБД «Таблицы» у Вас появилась пиктограмма таблицы и название этой таблицы «Адреса», выделенное подсветкой. На экране также открылось окно с пустой таблицей, готовой к вводу данных. Изменилось содержание пиктографического меню - появились новые пиктограммы.