Проектирование системы электронного документооборота библиотеки АГТУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

«Компьютерные информационные технологии»

«Проектирование системы электронного документооборота библиотеки АГТУ»

Содержание

Введение

1. Анализ информационных потоков предприятия

1.1 Краткая характеристика предприятия

1.2 Организационно-управленческие аспекты движение информационных потоков на предприятии

1.3 Структура информационной системы на предприятии

2. Проектирование рациональной системы электронного документооборота

2.1 Современная модель управления информационными потоками предприятия

2.2 Разработка системы анализа и оптимизации электронного документооборота предприятия.

2.3 Анализ и оптимизация электронного документооборота предприятия

3. Управление внедрением систем качества на предприятии

Заключение

Приложения

Перечень условных обозначений, терминов и сокращений

Список использованных источников

1. Анализ информационных потоков предприятия

1.1 Краткая характеристика предприятия

Научная библиотека университета - крупнейшая вузовская библиотека города Астрахани. Книжный фонд библиотеки составляет более 600 тысяч экземпляров. В фонде представлена литература универсального содержания: научная и учебно-методическая, диссертации и авторефераты диссертаций, нормативно - техническая литература и документация, информационные и библиографические материалы, иностранная литература, художественная литература. Ежегодно в фонд приобретается свыше 30 тысяч новых изданий, более 450 наименований периодических изданий. Помимо печатных изданий, в фонде имеются аудио-, видеокассеты, диски CD-ROM. Библиотека работает в сети Интернет, что позволяет студентам достаточно полно и эффективно использовать все доступные информационные ресурсы, получать обширную ценную информацию.

Библиотека имеет:

- Научный читальный зал;

- Читальный зал экономических, юридических и гуманитарных наук;

- Читальный зал естественных и технических наук;

- Читальный зал учебной литературы;

- Абонемент учебной литературы;

- Абонемент художественной литературы;

- Межбиблиотечный абонемент;

- Научно-библиографический отдел;

- Отдел комплектования и научной обработки литературы;

- Читальный зал экономических наук;

- Читальный зал юридических наук.

Библиотека расположена в четырёх корпусах. Структурная схема библиотеки изображена в Приложении А.

Основные услуги, предоставляемые научной библиотекой АГТУ:

- Обеспечивает возможность пользоваться всеми фондами библиотеки;

- Запрашивает документы из других библиотек в случае их отсутствия в библиотеке университета;

- Оказывает читателям помощь в выборе необходимых изданий;

- Проводит устные консультации по поиску информации;

- Предоставляет каталоги, картотеки и иные формы информирования;

- Создаёт и поддерживает комфортные условия для работы.

Библиотека оказывает читателям дополнительные платные услуги:

- Автоматизированный поиск литературы;

- Ксерокопирование;

- Ламинирование;

- Переплёт;

- Набор и распечатка текстов любой сложности;

- Сканирование;

- Запись на CD;

- Предоставление читателям компьютеров для самостоятельной работы;

- Проведение занятий по информационному поиску в электронном каталоге и Интернет.

1.2 Организационно-управленческие аспекты движение

информационных потоков на предприятии

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

Необходимым условием для успешного функционирования любой сложной системы (в том числе экономической, технической, военной и т.п.) является нормальное функционирование следующих процессов:

- целенаправленный сбор, первичная обработка и предоставление доступа к информации;

- каналы организации доступа пользователей к собранной информации;

- своевременное получение информации и ее использование для принятия решений.

Основная проблема сбора необходимой информации состоит в том, чтобы обеспечить:

- полноту, адекватность, непротиворечивость и целостность информации;

- минимизацию технологического запаздывания между моментом зарождения информации и тем моментом, когда к информации может начаться доступ.

Обеспечить это можно только современными автоматизированными методиками, базирующимися на основе компьютерных технологий. Крайне важно, чтобы собранная информация была структурирована с учетом потребностей потенциальных пользователей и хранилась в машиночитаемой форме, позволяющей использовать современные технологии доступа и обработки.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии общего источника и приемника данных.

Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д. (рисунок 1).

Рисунок 1 - Анализ документопотоков на предприятии

Входящий документопоток складывается из:

- документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров об оплате за обучение (счет-фактуры, платежные поручения и др.);

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в организации, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности -- положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

- экспедиционной обработке;

- регистрации;

- рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

- ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

- контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

- отслеживанию хода исполнения;

- составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

- снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

- разработка проекта документа в структурном подразделении;

- согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

- утверждение документа руководством;

- регистрация документа;

- экспедиционная обработка документа.

Большую часть централизованного документооборота составляют внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:

- подготовка проекта внутреннего документа;

- обеспечение согласования документа;

- утверждение;

- регистрация;

- рассылка по подразделениям;

- контроль исполнения документа.

Проекты внутренних документов могут подготавливаться структурными подразделениями или секретарями руководителя. Технологии их дальнейшей обработки совершенно аналогичны рассмотренным ранее основным процедурам обработки входящих документов: регистрация, ознакомление или исполнение в структурных подразделениях, контроль за исполнением.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации, функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами (рисунок 2). Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Рисунок 2 - Маршрут движения документопотоков

Входящие документы образуют три направления движения:

- руководству организации,

- руководству структурных подразделений,

- непосредственно специалистам.

Наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит также и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Технология регистрации документов увеличивает время движения документов от получения до исполнения. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т. е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документов еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. В этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

1.3 Структура информационной системы на предприятии

Управление организациями основано на следующих процессах:

- получение информации и ее обработка;

- анализ, подготовка и принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль выполнения принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно-информационное обеспечение указанных процессов. Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами. Документы распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

Рост фондов библиотеки потребовал совершенствования работы справочно-библиографического отдела и организации службы научно - технической информации. В библиотеке широко внедряются компьютерные технологии на основе программы АИБС «Марк». Все новые поступления в библиотечный фонд проходят автоматизированную обработку, т.е. информация о поступивших новинках заносится в компьютер с целью её дальнейшего использования. Библиотекой созданы электронные базы данных: книги, статьи, труды преподавателей АГТУ, авторефераты диссертаций, периодические издания, иностранная литература. Однако обычный документооборот ведется традиционным способом - на бумаге.

В научную библиотеку АГТУ входящие документы поступают из Общего отдела университета, где они уже прошли экспедиционную обработку и были зарегистрированы. Самый большой процент составляют внутренние распорядительные документы:

­ по основной деятельности университета;

­ по административно - хозяйственным вопросам;

­ по личному составу студентов, аспирантов, стажёров, слушателей;

­ по личному составу сотрудников.

В самой библиотеке учётом, хранением документов и контролем за исполнением занимается документовед, который подчиняется непосредственно директору библиотеки. Как видно из схемы организационной структуры библиотеки (Приложение А), отделы и читальные залы располагаются в нескольких корпусах, поэтому возникают трудности с передачей документов исполнителям, согласованием документов и их поиском, а также контролем за исполнением.

В результате проведённого анализа было принято решение об автоматизации документооборота в библиотеке. Компьютеры библиотеки присоединены к локальной сети АГТУ и имеют выход в Интернет. Автоматизированная система электронного документооборота устанавливается на 14 рабочих станций и 1 сервер, который находится в кабинете заместителя директора библиотеки.

информационный документооборот библиотека

2. Проектирование рациональной системы электронного

документооборота

2.1 Современная модель управления информационными потоками

предприятия

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование общей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких, как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей:

в области работы с документами:

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

- упорядочение документооборота;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение контроля исполнения;

- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

- обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения.

Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.

2.2 Разработка системы анализа и оптимизации электронного

документооборота предприятия

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки. Первые масштабные внедрения СЭД в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы. По данным IDC, объем российского рынка СЭД (СЭД отечественной разработки вместе с зарубежными СЭД) в 1999 г. составил около $2 млн. По мнению аналитиков, с 1999 г. ежегодные темпы роста российского рынка СЭД составляют не менее 30%. Есть и такое мнение, что начиная с 1998 г. наблюдается почти двукратное ежегодное увеличение объема российского рынка СЭД. Перспективы российского рынка СЭД улучшает принятие закона об электронной цифровой подписи, создающего правовую основу для распространения СЭД при межкорпоративном взаимодействии. Существует мнение ряда отраслевых аналитиков, что потенциальный объем российского рынка СЭД составляет сотни миллионов долларов (при успешном развитии российской экономики).

Следует отметить, что наблюдаемые сейчас небольшие размеры российского рынка СЭД связаны не в последнюю очередь с относительной незначительностью доли электронного документооборота в общем документообороте российских предприятий и организаций (которые могут позволить себе приобрести СЭД стоимостью от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов). В подавляющем большинстве случаев на российских предприятиях доминирует бумажный документооборот. Это обстоятельство объясняется не только традициями и определённым консерватизмом, но и непростым финансовым и техническим состоянием большинства российских предприятий и организаций. Следует сказать, что на российском рынке присутствует и ряд известных зарубежных систем (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes и др.).

Documentum

Известна на мировом рынке и СЭД Documentum (разработки компании с одноименным названием Documentum, созданной в 1990 г., головной офис расположен в г. Pleasantion, штат Калифорния, доходы в первом квартале 2002 г. составили $50.6 млн., что на 12% больше, чем в первом квартале 2001 г.), предназначенная для средних и крупных предприятий (особенно со сложной гетерогенной ИТ-средой). В число клиентов и партнеров Documentum входят такие компании, как Delta Airlines, JC Penney, Origin, BEA Systems, BroadVision, Hewlett Packard, Macromedia и др.

В основе СЭД Documentum лежит объектно-ориентированный подход. Система базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из 4-х частей: содержимого документа, его атрибутов, связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности, маршрутов его прохождения. Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них.

Система Documentum также работает в соответствии с 3-уровневой моделью с участием сервера приложений. Единый корпоративный репозитарий DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. DocBase хранит, индексирует и обрабатывает различные типы документов (текстовые файлы, изображения, HTML-страницы, отсканированные бумажные документы, SGML-фрагменты, мультимедийные файлы). Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle; MS SQL Server; Sybase или Informix. Доступ к документам осуществляется через навигатор, клиентское рабочее место, распространенные офисные программы или бизнес-приложения.

Ядро системы Documentum образует сервер приложений DocPage Server. Он отвечает за обработку запросов клиентов к архиву документов. DocPage Server обеспечивает основные сервисы для управления документами, включая средства накопления документов, библиотечные функции, управление потоками работ (workflow), управление отношениями между документами, средства публикации и управления содержимым, управление бизнес-правилами, применяемыми к документам. Кроме того, DocPage Server реализует прозрачную интеграцию с инфраструктурными решениями, поддерживающими основные бизнес-процессы предприятия. DocPage Server позволяет тысячам пользователей в географически удаленных друг от друга местах совместно использовать миллионы документов. Доступ к документам через Web-навигаторы реализуется с помощью сервера RightSite. RightSite позволяет формировать Web-страницы "на лету" (из фрагментов, хранящихся в DocBase), представлять страницы в соответствии с текущими правами доступа, поддерживать корректность ссылок и пр.

Отличительной особенностью CЭД Documentum является наличие нескольких типов клиентских мест:

­ модуль WorkSpace -- это средство управления для координаторов СЭД, задача которых заключается в организации работы других пользователей и определении логики работы системы;

­ модуль SmartSpace предназначен для разработчиков документов и интегрирован с прикладными программами;

­ модуль ImageViewer предназначен для пользователей информации, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства (предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов);

­ модули SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами SmartSpace и ImageViewer; они предназначены для организации работы пользователей через Web-навигаторы и позволяют выполнять над документами авторизованные действия (маршрутизацию, утверждение и т. п.) и просмотр (содержимое, атрибуты, статус документа).

Система Documentum работает с различными ОС (MS Windows NT/95/98, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Apple Macintosh System) и СУБД (Oracle, Sybase, Informix, MS SQL Server). В ее состав входят решения для интеграции с различными распространенными офисными приложениями, пакетами коллективной работы и ERP-системами (MS Office, SAP R/3, PeopleSoft, Lotus Notes, AutoCAD, MicroStation и Adobe FrameMaker). В состав Documentum также входит набор инструментальных средств и интерфейсов прикладного программирования (API), позволяющий модифицировать существующие приложения и создавать новые.

Hummingbird

Система DOCS Open/Fusion была разработана фирмой PC DOCS, которая в 1999 г. была приобретена канадской компанией Hummingbird (город Торонто, 1300 сотрудников в 40 офисах по всему миру, объём продаж в первом квартале 2002 г. -- $46.1 млн., а в первом квартале 2001 г. -- $50.6 млн.). Система DOCS Open/Fusion предназначена для использования на крупных и средних предприятиях для автоматизации управления технической документацией и проектами: от ввода информации с бумажных носителей, ее редактирования и обработки до помещения информации в архив и получения твердой копии и различных отчетов по проекту. Фактически, ПО DOCS Open/Fusion -- это корпоративный архив документов. Оно позволяет хранить различные типы документов: чертежи (векторные, растровые и гибридные); спецификации, модели состава изделия; аудио- и видеофайлы, текстовые файлы, электронные таблицы и др. На базе DOCS Open/Fusion создаются архивные системы в масштабах отдела, подразделения, предприятия. Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Поддерживается работа с мобильными и удаленными пользователями и группами пользователей. Основные возможности DOCS Open/Fusion:

­ хранение документов, фактически без ограничения их объема;

­ контроль доступа к документам и аудит работы сотрудников с документами;

­ быстрый поиск документов за счет использования высокопроизводительных SQL-серверов;

­ интеграция с приложениями (вызов приложения для обработки документа непосредственно из архивной системы и помещение документа в архив прямо из приложения, в котором он создан);

­ организация иерархического хранения документов на различных типах носителей;

­ поддержка одновременной работы с бумажными и электронными документами;

­ ведение до 99 версий и 26 подверсий документов.

Система DOCS Open/Fusion реализована в 3-уровневой архитектуре с участием сервера приложений. В качестве промежуточного звена выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open (такой подход позволяет использовать тонких клиентов). Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion используются SQL-серверы Oracle, MS SQL Server и Sybase. В перечень СУБД входят также Oracle и Informix. Хранилища документов могут быть размещены на различных сетевых файловых системах (включая Novell NetWare, MS Windows NT, NFS, Banyan VINES и др.). Поддерживаются все разновидности ОС UNIX (для Sun NFS). В качестве клиентских платформ для DOCS Open/Fusion поддерживаются ОС MS Windows 95/98/NT. Для доступа к документам через Интернет разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS работают под управлением ОС MS Windows NT. Следует отметить, что в настоящее время немало третьих фирм предлагают дополнительные модули для DOCS Open/Fusion (позволяющие работать с факсовыми и почтовыми программами, вводить документы со сканеров, шифровать документы, управлять технической и чертежной документацией и др.).

Из ПО отечественной разработки наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) и ряд других (см. Приложение Б).

Дело

При разработке системы автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС http://eos.ru) пошла наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в российских учреждениях: ее автоматизированные технологии полностью преемственны традиционной и обеспечивают эволюционную трансформацию документооборота в более эффективный.

При традиционном бумажном документообороте исполнение документа предполагает передачу оригинала документа или его копии одним сотрудником другому. При этом любое перемещение документа и действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа либо регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Справку о состоянии дел можно получить в картотеке по внесенной в карточки информации и осуществить контроль исполнения документов.

Вместе с тем при исполнении, например, поступившего извне документа (входящего документа) возникает два информационных потока (рис. 7-1). Первый поток связан с движением самого документа:

­ документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

­ из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;

­ после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;

­ исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:

­ в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, комментарий и т.п.);

­ факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;

­ по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;

­ списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие - контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.

Естественно, приведенная схема документооборота может варьироваться. Например, если подразделения ведут самостоятельное делопроизводство, то в этом случае обычно в каждом из таких подразделений создается собственная картотека. При этом исполнение одного документа может привести к заведению нескольких дубликатов регистрационной карточки этого документа для каждой из картотек.

Основным объектом автоматизации для системы «Дело» является второй информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка (РК) документа - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки.

Система «Дело» состоит из подсистем.

Подсистема САДД (Система Автоматизации Делопроизводства и Документооборота) реализует основные функциональные возможности системы «Дело». Подсистема поддерживает следующие технологические этапы обработки документов:

­ регистрацию документов;

­ исполнение документов;

­ поиск документов в картотеках;

­ рассылку исходящих документов.

­ Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в модуль подсистемы - функцию. Так, запуск подсистемы САДД открывает доступ к функциям системы:

­ функция «Регистрация» - команды функции обеспечивают ввод значений реквизитов РК, включая прикрепление к карточке файла с текстом документа, установку связей между документами, а также передачу документа в кабинет (картотеку) для дальнейшего исполнения;

­ функция «Кабинет» - команды функции обеспечивают исполнение документа, попавшего в кабинет, включая вынесение по документу резолюций, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело. Вызов функции обеспечивает доступ к содержимому папок текущего кабинета (например, к папке На контроле для просмотра документов, поставленных на контроль исполнения);

­ функция «Поиск» - команды функции обеспечивают поиск документов в картотеке по значениям реквизитов их РК. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в каком из кабинетов находится документ. После того, как документ найден, команды функции обеспечивают исполнение документа (см. функцию «Кабинет»). Результаты поиска также могут быть использованы, как инструмент контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных сводок (например, формирование списка неисполненных данным должностным лицом документов);

­ функция «Реестр» - команды функции обеспечивают обработку документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

­ Функция «Опись дел» - для просмотра и печати перечня документов, списанных в определенные дела, а так же выгрузки информации о деле для системы «Архив».

­ Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов.

Системой «Дело» поддерживаются три базовые группы:

­ Входящие;

­ Исходящие (внутренние);

­ Письма и обращения граждан.

Группа «Входящие» предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа «Исходящие» (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа «Письма и обращения граждан» - для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система позволяет ввести произвольное количество резолюций к документу, отслеживая порядок исполнения документов на разных уровнях управления.

Однако для небольших организаций, для которых и рассчитан однопользовательский вариант системы «ДЕЛО», в подавляющем числе случаев достаточно контроля по отношению к одному - верхнему руководящему уровню. Что же касается многоуровневого контроля, то для его поддержки предпочтительней использование многопользовательской версии системы «ДЕЛО».

В том случае, если в организации поддерживается порядок передачи документов в подразделения под роспись, то система предоставляет возможность ведения журнала передачи бумажных документов. В данном журнале хранятся записи о факте передачи бумажного оригинала или копии документа от одного должностного лица другому. На основании этих записей системой формируется выходная печатная форма - реестр передачи документов, в котором и фиксируется подпись должностного лица, получившего документ. В этот же журнал вносятся записи о списании документа в дело, а также об уничтожении документа.

В ряде организаций от делопроизводственной службы требуется составление статистических сводок или отчетов о переписке с теми или иными организациями. В этом случае в функции пользователя системы также будет входить внесение в РК отметки об отправке документа корреспонденту.

В процессе функционирования организации, часто требуется найти уже исполненный документ (группу документов), по ряду его реквизитов. Для получения подобных подборок служит функция «Поиск».

К РК может быть «прикреплен» файл с текстом документа. Данная возможность системы может быть использована для обмена документами между двумя системами «ДЕЛО» по E-mail. При этом передается не только документ, но и его РК, что позволяет регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме.

Программы системы «ДЕЛО» на персональном компьютере работают как прикладные программы Microsoft Windows. При работе системы открываются диалоговые окна и пользователь работает с содержимым окон, вводя необходимые команды и данные с помощью устройств клавиатуры и мыши.

Система обеспечивает быстрое нахождение нужной справочной информации о ее работе. Все перемещения указателя по полям окна сопровождаются строкой подсказки в нижней строке окна, а при необходимости на экран вызывается текст справки, содержащий информацию о возможных действиях и правилах работы с системой.

Система запоминает действия пользователей по вводу и изменению реквизитов регистрационных карточек и в любое время предоставляет протокол, содержащий имена пользователей, даты и времена внесения изменений, что обеспечивает возможность просмотра хронологического порядка внесения изменений в карточки и позволяет, при необходимости, быстро установить причину ошибок во введенных данных.

Следует отметить, что некоторые отечественные СЭД созданы в среде Lotus Domino/Notes (по различным объективным и субъективным причинам получившей достаточно широкое распространение в России): БОСС-Референт (АйТи), семейство продуктов "Золушка" и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Центр Компьютерных Технологий), Делопроизводство (КСК) и др.

Босс - референт

Для повышения эффективности управления производством наиболее привлекательна система «Босс - референт». Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России.

Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер. Система реализована на платформе Lotus Notes.

По классификации IDC, большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

­ Обработка/хранение документов;

­ Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

­ Контроль исполнения документов;

­ Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

­ Работа со взаимосвязанными документами;

­ Регламентация прав доступа;

­ Списание документов;

­ Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот компании Cognitive Technologies Ltd. включает в себя следующие основные компоненты:

­ ЕВФРАТ-Документооборот -- основная программа, предназначенная для регистрации документов, контроля исполнения, обмена сообщениями, поиска и других операций, непосредственно связанных с содержательной работой. Программа ЕВФРАТ-Документооборот устанавливается на компьютерах всех сотрудников, работающих с системой;

­ Администратор -- программа, при помощи которой администратор настраивает систему, в частности регистрирует пользователей и задает права доступа, формирует новые потоки документов. Программа Администратор обычно устанавливается на компьютере администратора или на компьютере-сервере;

­ Сервер Документооборота -- программа, обеспечивающая всем пользователям доступ к данным, с которыми работает система. Сервер Документооборота устанавливается на компьютере-сервере и обеспечивает работоспособность клиентских рабочих мест: доступ к базам данных, файлам документов, рассылку сообщений и уведомлений, отслеживание прохождения и исполнения документов в организации.

Система позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

На основе проведённого анализа было выявлено, что для библиотеки АГТУ более всего подходит система Евфрат - документооборот. Эта система адаптирована к Российскому документообороту, имеет сравнительно низкую цену, масштабируема, может быть установлена в небольшом отделе, имеет удобный интерфейс и свою собственную базу «Ника».

Анализ технического и сетевого обеспечения показал, что всего в библиотеке 14 автоматизированных рабочих мест (рабочих станций), имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС) типа «звезда». Сервер находится в кабинете заместителя директора.

Стоимость системы документооборота Евфрат

Клиент Сервер

Количество лиц

11-15 129$ за одну лицензию. 650$

16-25 119$ 850$

26-50 109$ 1250$

51-100 100$ 1800$

Стоимость других систем документооборота

Lan Docs - 7300$ (на 10 пользователей);

Дело - 55004 (на 10 пользователей);

Office Media - 9600$ (на 10 пользователей);

Optima WorkFlow - 5000$ (на 10 пользователей);

Lotus Notes - 5000$ сервер, клиент 3000$ (на 10 пользователей).

Вычислим общую трудоемкость после внедрения системы электронного документооборота «Евфрат-Документооборот» (таблица 1).

Таблица 1. Экономическая эффективность от внедрения системы электронного документооборота

Выполняемая операция	Среднее вычисление выполнения до внедрения (мин.) tср	Среднее вычисление выполнения после внедрения (мин) tср	Число сотрудников выполняющих операции	Ежемесяч-ное количество выполняе-мых операций	Суммар-ные затраты времени до внедрения (в чел/дн) Тр	Суммарные затраты времени после внедрения (в чел/дн) Тр
1	2	3	4	5	6	7
Регистрация входящего документа	3	1	1	200	1,25	0,42
Регистрация внутреннего документа	3	1	5	100	3,13	1,04
Регистрация исходящего документа	3	1	1	100	0,63	0,21
Размножение документа по резолюциям	5	0	5	100	5,21	0,00
Подготовка типовых отчетов	120	5	5	5	6,25	0,26
Поиск документов по известным атрибутам	7	1	14	50	10,21	1,46
Поиск документов по неизвестным атрибутам	120	1	14	15	52,50	0,44
Подготовка типового документа	240	180	5	10	25,00	18,75
Согласование типового документа	60	15	6	50	37,50	9,38
Организация подготовки совещаний	60	45	6	5	3,75	2,81
Выдача на напоминаний о приближение срока исполнения документа	3	1	6	200	7,50	2,50
Передача документа на исполнение или для ознакомления	3	1	6	100	3,75	1,25
Преобразование бумажного документа в электронный вид	0	1	1	100	0,00	0,63
Преобразование электронного документа в бумажный вид	0	3	6	200	0,00	7,50
Итого:	156,67	46,64

Расчет экономической эффективности от внедрения системы электронного документооборота вычисляется по формуле (1):

(1),

Где Т_р до внедрения системы электронного документооборота составлял 234 чел/дн.

Т_р после внедрения системы электронного документооборота составит 71 чел/дн.

Таким образом, в результате внедрения системы электронного документооборота удается достичь сокращения суммарных затрат времени после внедрения на 163 чел/дн.

Выполним расчет периода окупаемости программы (таблица 2).

Таблица 2. Окупаемость программы Евфрат - Документооборот

Число автоматизированных рабочих мест		20
Стоимость 1 рабочего места (руб.)	3575	стоимость лицензии пользователя + стоимость сервера
Стоимость внедрения на 1 рабочее место (руб.)	3575	затраты на внедрения
Средняя дневная з/п. 1 работника (руб.)	350
Ежемесячные расходы з/п. на документооборот до внедрения (руб.)	549500	Zср.*Тр=350*157=54950
Ежемесячные расходы после внедрения (руб.)	164500	350*47=16450
Ежемесячная экономия (руб.)	358000	54950-16450=35800
Затраты на автоматизацию (руб.)	107250	(3575+3575)*15=107250
Срок окупаемости (в месяцах)	3	Затраты на автоматизацию / ежемесячную экономию

Количество рабочих мест 14 (количество рабочих станций)

Количество серверов 1

Ежемесячная экономия (руб.) составляет 35800руб.

Затраты на автоматизацию (руб.) составляют 107250 руб.

Зная это, вычислим срок окупаемости программы по формуле (2):

Затраты на автоматизацию/ежемесячную экономию(2)

Срок окупаемости (в месяцах) составит 3.

Из этих расчетов видно, что средняя трудоемкость от внедрения АИС практически в 3 раза меньше, чем была до внедрения. А ежемесячная экономия составляет 35800 руб,что позволяет системе Евфрат-Документооборот окупить себя за 3 месяца.

2.3 Анализ и оптимизация электронного документооборота

предприятия

АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

- возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

- круглосуточная работа;

- работа в реальном масштабе времени;

- обеспечение требований ко времени реакции системы;

- регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

- хранение данных о состоянии устройств системы;

- возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

- обеспечение высокой надежности технических средств АРМ.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем техническое обеспечение.

Для своего предприятия я выбираю компьютер со следующими данными:

Процессор Intel Pentium 4-3200C 512k (Socket478, 800MHz bus) Box - выбираем на сервер из-за необходимости высокой производительности, поэтому выбрана частота 3Ггц, с технологией Hyper threading - многопоточности для процессора. Эта модель умеет много нового - и лучше выполняет старое. С каждым усовершенствованием растет частота тактовых импульсов, синхронизирующих работу всего компьютера.

На рабочих станциях менее мощный процессор AMD A-XP (3D) 2000+266 MHz Socket A, 1733 MHz, он имеет достаточную мощность для работы персонала с базами данных.

Материнская плата на сервере ASUS P5GD2 Deluxe < Socket775,i915P, DDR2,PCI-E16x, Sound, SATA RAID, GB Lan> она поддерживает все устройства, выбранные для сервера. Высокопроизводительный Чипсет I 865 PE, с поддержкой двухканального режима памяти.

На станциях материнская плата - Giga-Byte GA-8IE2004 Soc-478 i845E ATX U-100 AC'97 6ch U2.0.

ОЗУ на сервере выбрано - DDR 1 Gb PC3200/DDR400 SEC-1 - достаточно для быстрого выполнения необходимых задач, отличается от прочих устройств памяти, прежде всего тем, что к любому ее месту можно обратиться одинаково быстро, даже если делать это в случайном (произвольном) порядке (random access).

Память DDR 512Mb PC2700 SEC-1 (M368L3xxx-CB3), имеет тот объём, который необходим для машины клиента, так же как объём и скорость работы жёсткий диск.

Жесткий диск на сервер ставим HDD 120.0 Gb Seagate ST 3120022A 7200.7<7200>, так как он содержит объем, для хранения необходимой информации. Объём жёсткого диска на сервере должен быть больше объёма жёсткого диска на рабочих станциях, ведь именно на сервере содержится основная информация.

Второй жесткий диск этой же модели - необходим для резервирования данных.

Жесткие диски на рабочих станциях отличаются от рабочих дисках на сервере Seagate SATA 40Gb ST380013AS Baracuda (7200rpm), так как он содержит объем, для хранения необходимой информации

Привод для записи и чтения всех необходимых форматов носителей, используется также для возможного резервирования данных. А также для считывания информации с магнитных носителей (CD-RW+DVD Toshiba 48x24x48x16 SD-R1512, дисковод FDD 3,5"" Sony)

На рабочих станциях ставим привод CD-ROM Asus 52x CD-S520/A RTL, а дисковод FDD 3,5"" Sony, как и на сервере.

Видео карта на сервере и на рабочих станциях одинакова - ATI AGP 32Mb Radeon VE oem - обеспечивает стабильную работу в режиме 2D. Используется для согласования с монитором (видеоадаптеры), затем вывода на экран графики понадобились ускорители (видео акселераторы).

Сетевая карта сервера аналогична картам рабочих станций Intel PCI 10/100mbps PILA-8461B w/WOL+cable - фирмы Intel обеспечивает стабильную работу во всех режимах.

Модем Zyxel, обеспечивает качественной связью, на необходимой скорости. Модем устанавливаем на стационарное рабочее место и на сервер.

Монитор на сервере выбран LG CRT 15" SW500E MPR-II, так как обращение к серверу происходит сравнительно редко.

На рабочие станции ставим мониторы Dell CRT 17" M782P Black UltraScan. Современные тенденции развития устройств по отображению информации делает необходимым использовать мониторы 17 дюймов. У них также достаточно приемлемая цена.

Бесперебойный блок питания на сервере APC BR500, а на рабочих станциях ИБП APC BF350-GR- позволяют корректно завершить работу при отключении питания.

Принтер HP LaserJet A4 1150 LPT, USB (Q1336A) - Производительность данного принтера достаточно для оперативного вывода информации на печать. Так как документация данного отдела не требует цветной печати, выбрали черно - белый принтер, что также помогает сэкономить бюджет, выделенный на компьютеризацию.