Проектирование системы электронного документооборота библиотеки АГТУ

Cканер .Для ввода в базу данных сведений, выполненных на бумажном носителе, необходим. Одни из лучших сканеров выпускает фирма HP. Сканеры этой фирмы стали фактически стандартом, и большинство программ изначально рассчитаны на использование именно их возможностей. Для работы в нашем отделе будет установлен сканер HP SCANJET 2400C, USB 2.0 /CCD /1200*1200 /48/12.

Концентратор Хаб D-Link 10/100mbps 8-port DES-1008D/E - будет работать стабильно даже при максимальной нагрузке.

Длина выбранного кабеля в соответствии с данными параметрами. Витая пара, выбрана из-за поддержки скорости 100 МБ/сек и поддержки режима полного дуплекса. Цена соответствует качественным показателям.

Клавиатура Mitsumi KFK-EA4SA/2 PS/2 ergo

Мышь Genius EasyPro AT.

3. Управление внедрением систем качества на предприятии

Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

В состав системы входят следующие модули:

­ АРМ Пользователя;

­ АРМ Администратора;

­ Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации;

­ Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

­ Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов;

­ Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей.

Администратор -- программа, при помощи которой администратор настраивает систему, в частности регистрирует пользователей и задает права доступа, формирует новые потоки документов. Программа Администратор обычно устанавливается на компьютере администратора или на компьютере-сервере. Необходимо создать структуру предприятия (Рисунок 3).

Рисунок 3 - Структура научной библиотеки АГТУ

Пользователь системы ЕВФРАТ-Документооборот может выполнять одну или несколько из функциональных обязанностей:

­ регистратор -- лицо, ответственное за регистрацию документов в организации, а также занимающееся вопросами отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, и выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа;

­ руководитель -- лицо, принимающее решения по обработке документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции и, при необходимости, визирующее документы электронно-цифровой подписью (ЭЦП);

­ исполнитель (соисполнитель) -- лицо, выполняющее поручение по документу. Он может визировать документы ЭЦП.

­ ответственный исполнитель -- лицо, отвечающее за исполнение поручения или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель обладает более широкими полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые поручения по данному ему поручению (т.н. подпоручения); также как и исполнитель, ответственный исполнитель может визировать документы ЭЦП, при выполнении согласований исполнитель принимает решение по документу: одобрить или отклонить;

­ контролер -- лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу, контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.

После того как создана структура предприятия, необходимо зарегистрировать в системе сотрудников данной организации. Любой пользователь может быть зарегистрирован в системе только в составе какого-либо подразделения этой организации. Поэтому администратор системы должен настроить систему таким образом, чтобы она отражала реально существующую структуру подразделений, сотрудники которых будут пользоваться системой для выполнения своей работы. Только администратор системы может изменять полномочия пользователей данной системы (Рисунок 4).

Рисунок 4 - Группы доступа

По умолчанию доступ к созданному документу осуществляется согласно правам доступа, установленным для потока документов, к которому принадлежит регистрируемый документ. Но вы можете изменить права доступа к документу, назначив персональные права доступа к этому документу. Также по умолчанию права доступа к документу автоматически присваиваются системой исполнителям поручений и согласований (это так называемые временные права доступа) на время выполнения ими работ по документу.

В общем случае правом доступа к документу будут обладать только лица, указанные вами при установке прав доступа на документ. Остальные сотрудники фирмы, если они обладают доступом к документам данного потока документов, не смогут иметь доступ к документу (Рисунок 5).

Рисунок 5 - Назначение прав доступа для потоков документов

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Традиционно под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по этим документам или выполнение согласований этих документов.

1) Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе (Рисунок 6).

2)

Рисунок 6 - Регистрационная карточка документа

3) Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т. д. (Рисунок 7).

Рисунок 7 - Присоединённый файл

4) Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа. Выбор исполнителей и контролёров производится автоматически из списка сотрудников организации (Рисунок 8).

Рисунок 8 - Выбор исполнителей по резолюции

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации.

В программе имеется возможность подготовки и печати журналов и отчетов. В комплект поставки системы входит набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании - Дизайнер форм и Генератор отчетов. Дизайнер форм позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации документов в системе. При помощи Генератора отчетов можно создавать новые шаблоны журналов и отчетов (рисунок 9).

Рисунок 9 - Генератор журналов и отчётов

Уникальной особенностью программы является входящая в комплект поставки встроенная СУБД, обеспечивающая работу системы, что не требует дополнительных вложений в приобретение базы, а так же обусловливает ее оптимальное использование.

Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации (Рисунок 10).

Рисунок 10 - Дизайнер маршрутов

Зарегистрированные документы и поручения при необходимости можно очень быстро найти. Евфрат имеет превосходную поисковую систему, имеющую возможность поиска по отдельным незначительным реквизитам и даже по некоторым ключевым словам из документа.

Существует три возможных варианта поиска документов (Рисунок 11):

Рисунок 11 - Выбор варианта поиска документа

по реквизитам, имеющимся в регистрационной форме документа (Поиск по регистрационной форме);

­ по реквизитам как регистрационной формы, так и по реквизитам контрольной карточки (Общий поиск);

­ расширенный поиск по специально сформированному пользовательскому запросу (Рисунок 12).

Рисунок 12 - Расширенный поиск документов

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (Рисунок 13).

Рисунок 13 - Настройка ЭЦП

Применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Суть комплексного управления качеством состоит в управлении качеством и в обеспечении качества при разработке новых видов продукции. Для наиболее эффективного управления качеством необходимо снизить временные затраты на получение и обработку информации. Этого можно достичь путем использования автоматизированных систем управления. Цель управления качеством - выпуск продукции, уровень качества которой удовлетворяет потребителей. В нашем случае - это повышение качества обслуживания пользователей библиотеки.

Заключение

Автоматизированные системы управления документооборотом позволяют усилить контроль исполнительской дисциплины предприятия, обеспечить прозрачность управления, повысить скорость и качество принятия решений.

В современных условиях внедрение (АСУ) документооборотом на предприятиях, работающих в условиях конверсии и двойных технологий, имеет неоценимое значение.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. ЕВФРАТ-Документооборот не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Гибкость и простота настройки позволяют пользователям своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики.

Целью проекта являлось внедрение в работу данного подразделения автоматизированной системы управления документооборотом. Благодаря проделанной работе по выбору технического, программного и информационного обеспечения ИС, она достигнута. Дано обоснование проектных решений по автоматизированному исполнению задач, необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач, технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации, по программному обеспечению комплекса задач.

При выполнении курсового проекта было выявлено, что важным шагом к повышению эффективности своей деятельности является оптимизация и автоматизация основных процедур документационного обеспечения управления, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.

Список использованных источников

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2001. - 399с.

2. Барановская Т.П. и др. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. -М.: Финансы и статистика, 2003. - 416с.

3. Зверев, В.С. Информационные технологии и системы. Ч 1 / Учебник для студентов экономических и инженерно-технологических специальностей.- Астрахань: Изд-во АГТУ, 2004.- 340с.

4. Зверев, В.С., Зверев, В.В. Построение технических и бизнес-диаграмм в MS OFFICE VISIO PROFESSIONAL 2003. / Учебное пособие для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».- Астрахань: Изд-во АГТУ, 2005.- 68с.

5. Информационные технологии в маркетинге. Учебное пособие для ВУЗов., Асейнов С.А., Зверев В.С., Косарев С.А.- Астрахань: Издательство ООО «СНТЭП», 2000.- 260с.

6. Климова А.Ф., Райкова Е.Ф. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления. Курсовое проектирование: Учебно-методическое пособие. - Астрахань: Изд-во АГТУ, 2004.- 47с.

7. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Научная книга, 2002. - 288с.

8. Общий и специальный менеджмент: Учебник / Общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухин. - М: Изд-во РАГС, 2002. - 568с.

9. http://koi.www.online.ru/osp/nets/nt_3_97/source/56.rhtml

10. http://www.lotsia.com/

Перечень условных обозначений, терминов и сокращений

АИС - автоматизированная информационная система;

АРМ - автоматизированное рабочее место;

АСУД - автоматизированная система управления документацией;

ДОУ - документационное обеспечение управления;

ДПД - диаграмма потоков данных;

ДПР - диаграмма потоков работ;

ИС - информационная система;

ОС - операционная система

СУБД - система управления базами данных;

СУД - система управления документацией;

ЭВМ - электронная вычислительная машина;

ЭД - электронный документ;

ЭИС - экономическая информационная система;

ЭЦП - электронно-цифровая подпись;

АГТУ - Астраханский Государственный Технический Университет.

Приложения

Приложение А. Структурная схема научной библиотеки АГТУ

Приложение Б

Таблица Б1. Таблица сравнения систем документооборота

Размещено на Allbest.ru