Работа с электронными таблицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. НАЗНАЧЕНИЕ СОРТИРОВКИ СПИСКОВ В ЭЛЕКТРОННЫХ

ТАБЛИЦАХ

1.1 Основные понятия

Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам. В этих ячейках находятся индивидуальные элементы -- текст, числа, формулы и пр. -- представляющие данные, которые отображаются и которыми можно манипулировать. Каждая электронная таблица может иметь много листов и каждый лист может состоять из большого количества индивидуальных ячеек.

Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например, база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Отличительная особенность списка заключается в том, что каждый его столбец содержит данные одного типа. Таблицы-списки обрабатываются так же, как и обычные таблицы, то есть редактирование данных в одних и в других осуществляется с помощью одинаковых команд. Существуют и специальные средства для работы со списками, которые значительно облегчают выполнение рутинных операций, связанных с сортировкой таблиц и поиском в них нужной информации. Данные, полученные при работе с этими средствами, можно использовать в расчетах. Например, на основе результатов поиска определенных значений в списке можно произвести вычисления или создать диаграмму.

Сортировка - эта область используется для ввода условий поиска. Если в поле затем ввести дополнительные условия сортировки, то данные, соответствующие условию более высокого порядка, упорядочиваются в соответствии со следующим условием. Поля можно сортировать по четырем уровням, на каждом - по возрастанию или по убыванию. Сгруппированные поля можно сортировать только внутри соответствующих групп/4/.

1.2 Сортировка списков

При выполнении различных задач может возникнуть необходимость сортировки записей в списках. Сортировать можно и текстовые, и числовые данные. Причем первые сортируют в прямом или обратном алфавитном порядке (от А до Z или от Z до А), а вторые -- в порядке убывания либо в порядке возрастания. По умолчанию строки выбранного списка сортируются по содержимому одного из столбцов, но существует возможность отсортировать список по содержимому двух и даже трех столбцов одновременно. Сортируемый список выбирается посредством щелчка в любом его месте или выделения нужного диапазона ячеек с помощью мыши непосредственно перед вызовом команды Данные > Сортировка. На экране появляется диалоговое окно Сортировка диапазона, рисунок 1 в котором можно задать критерии сортировки.

Рисунок 1 - Окно определения критериев списка

Если первая строка выделенного диапазона содержит заголовки столбцов, то для того чтобы исключить ее из числа строк, подлежащих сортировке, следует в области Идентифицировать поля по… установить флажок подписям (первая строка диапазона). Флажок обозначениям столбцов листа позволяет выполнять сортировку с учетом данных первой записи выделенного диапазона ячеек.

Столбец, содержимое ячеек которого подлежит сортировке, выбирается в поле списка области Сортировать по… Здесь же задается порядок сортировки - по возрастанию или по убыванию. При этом Excel автоматически определит тип данных - текст или числовые значения. Если столбец, данные которого сортируются, содержит и текст, и числовые значения, то после сортировки последние будут предшествовать тексту (если выбрана сортировка по возрастанию). Если при сортировке в алфавитном порядке требуется учитывать регистр символов, то следует с помощью кнопки Параметры открыть диалоговое окно параметры сортировки и установить в нем флажок Учитывать регистр.

Установив все необходимые параметры нужно щелкнуть на кнопке ОК, и список будет отсортирован указанным способом. На рисунке 2 показан список товаров, отсортированных по их наименованиям. Заголовки при сортировке столбцов не учитывались.

Рисунок 2 - Отсортированный список

Кроме того, сортировку можно производить с помощью кнопок Сортировать по возрастанию и Сортировать по убыванию стандартной панели инструментов. Для сортировки по определенному столбцу составленного в соответствии с требованиями Excel списка достаточно щелкнуть на одной из ячеек этого столбца и нажать нужную кнопку. Если перед использованием кнопки выделить некоторый диапазон ячеек, при сортировке будут учитываться данные крайнего левого его столбца.

По умолчанию выполняется сортировка строк списка. Но можно задать и сортировку его столбцов. Выделив подлежащие обработке ячейки открыть диалоговое окно Сортировка диапазона. посредством щелчка на кнопке Параметры вызвать диалоговое окно Параметры сортировки и активизировать в области Сортировать переключатель столбцы диапазона./7, с.148/

1.3 Сортировка и группировка

В диалоговом окне "Сортировка и группировка" построителя отчетов можно определить поля для сортировки в отчете и поля для объединения в группу. При группировке отчета по определенному полю все записи с одинаковым значением в этом поле будут объединяться в одну группу.

В поле "Группы" отображаются поля в порядке сверху вниз. Можно выбрать любое поле и затем для перемещения этого поля вверх или вниз по списку нажать кнопку "Вверх" или "Вниз".

Сортировка и группировка применяется согласно последовательности списка сверху вниз/2/. По умолчанию новая группа создается при каждом изменении значения записи из выбранного поля. Это свойство можно изменить в зависимости от типа поля:

1) Для полей типа "Текст" можно выбрать "Начальные символы" и ввести количество n символов в текстовом поле ниже. Будут группироваться записи, у которых совпадают первые n символов.

2) Для полей типа "Дата/Время" записи можно группировать по одному году, четверти, месяцу, неделе, дню, часу или минуте. Имеется возможность дополнительного определения интервала в неделях и часах: при интервале 2 недели данные группируются в двухнедельные группы, при интервале 12 часов ? в группы неполного рабочего дня.

3) Для полей типа "Автонумерация", "Валюта" или "Номер" необходимо задать интервал.

При определении необходимости объединения нескольких записей на одной странице возможно три варианта:

1) Нет ? границы страницы не учитываются.

2) "Вся группа" ? используется для печати на одной странице верхнего колонтитула группы, раздела подробных данных и нижнего колонтитула группы.

3) "С первым содержимым" ? используется для печати верхнего колонтитула группы на странице только при условии печати на этой странице первой подробной записи/3, с.38/.

Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени

2. СРАВНЕНИЕ РАБОТ ПО СОРТИРОВКЕ СПИСКОВ В MICROSOFT

OFFICE EXCEL И OPENOFFICE.ORG CALC

2.1 Сравнение возможностей сортировки списков в электронных

таблицах Microsoft Office Excel и OpenOffice.org Calc

Для того, чтобы наиболее подробно узнать о возможностях сортировки списков в электронных таблицах в различных программных пакетах, удобно воспользоваться таблицей сравнения, где представлены такие программные пакеты как Microsoft Office Excel и OpenOffice.org Calc (Таблица 1).

Таблица 1 - Сравнение возможностей сортировки списков в электронных таблицах Microsoft Office Excel и OpenOffice.org Calc

возможности	Excel	Calc
Сортировка по убыванию	да	да
Сортировка по возрастанию	да	да
Сортировка по: Столбец А, В,…	да	да
Сортировка по: 1) Значения 2) цвет ячейки 3) цвет шрифта 4) значок ячейки	да да да да	нет нет нет нет
Порядок сортировки, определенный пользователем	да	да
Добавление, копирование, удаление уровня	да	нет
Параметры сортировки: 1) регистр 2) заголовки столбцов в области 3) включая форматы 4) естественная сортировка 5) выдавать результаты сортировки 6) порядок сортировки, определенный пользователем	да нет нет нет нет	да да да да да
Язык	нет	да
Направление: сверху вниз слева направо	нет нет	да да

2.2 Сортировка в документах OpenOffice.org Calc

Механизм сортировки в документах OpenOffice.org Calc перестраивает данные на листе. На первом шаге сортировки данных необходимо выбрать данные для сортировки. Чтобы отсортировать данные в таблице, следует использовать команду Данные > Сортировка для открытия диалогового окна Сортировка. Можно сортировать по трем столбцам или строкам одновременно (Рисунок 3).

Затем следует перейти на вкладку Параметры чтобы установить параметры сортировки. Установить флажок Заголовки столбцов в области, чтобы заголовки столбцов не участвовали в сортировке наряду с остальной частью данных. Поле со списком Сортировать по отображает столбцы используя заголовки столбцов если флажок “Заголовки столбцов в области” установлен. Если флажок “Заголовки столбцов в области” не установлен, то столбцы идентифицируются по имени столбца; “Столбец A”, например/11, с.243/.

Рисунок 3 - Сортировка по столбцу Имя

Обычно, сортировка данных заменяет существующие данные отсортированными данными. Флажок «Выдавать результаты сортировки в», однако, заставляет выбранные данные оставаться неизменными и копирует отсортированные данные в указанное место. Можно ввести непосредственно целевой адрес или выбрать заранее определённый диапазон.

Чтобы установить собственные предопределенные списки, нужно ипользовать команду Сервис > Параметры > OpenOffice.org Calc > Списки сортировки и затем ввести собственные списки сортировки. Предопределенные списки сортировки полезны для сортировки данных, которые должны быть отсортированы не в алфавитном или цифровом порядке. Например, сортировка дней недели, основанная на их названии (Рисунок 4)/5, с.312/.

Рисунок 4 - Задание параметров сортировки

Как видно из таблицы 1, возможности программных пакетов Microsoft Office Excel и OpenOffice.org Calc практически не отличаются друг от друга. Программный пакет Microsoft Office Excel способен осуществлять сортировку списков по значению, цвету ячейки, цвету шрифта, значку ячейки. Также может добавлять, копировать и удалять уровни. OpenOffice.org Calc, в свою очередь, имеют большее количество параметров сортировки и направление сортировки (сверху вниз, слева направо).

Далее будет показан пример работы с сортировкой списков в программном пакете Microsoft Office Excel.

электронный таблица сортировка еxcel

3. ПРИМЕР РАБОТЫ ПО СОРТИРОВКЕ СПИСКОВ В MICROSOFT

OFFICE EXCEL

3.1 Сортировка текстовых значений

1. Выбрать столбец с алфавитно-цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедиться, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитно-цифровые данные (Рисунок 5).

Рисунок 5 - Неотсортированный список

2. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать пункт Сортировка и фильтр

3. Выполнить одно из следующих действий:

1) Для сортировки алфавитно-цифровых символов по возрастанию выбрать вариант Сортировка от А до Я.

2) Для сортировки алфавитно-цифровых символов по убыванию выбрать вариант Сортировка от Я до А.



Рисунок 6 - Отсортированные текстовые значения

4. При необходимости можно воспользоваться сортировкой с учетом регистра:

1) На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выбрать команду Сортировка и фильтрация, а затем в списке пункт Специальная сортировка.

2) В диалоговом окне Сортировка нажать кнопку Параметры.

3) В диалоговом окне Параметры сортировки установить флажок Учитывать регистр.

4) Дважды нажать кнопку ОК.

3.2 Сортировка чисел

1. Выбрать столбец с цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедиться, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит цифровые данные.

2. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать пункт Сортировка и фильтр, а затем одно из следующих действий:

1) Для сортировки чисел по возрастанию выбрать вариант Сортировка от минимального к максимальному.

2) Для сортировки чисел по убыванию вариант Сортировка от максимального к минимальному.

Рисунок 7 - Сортировка чисел

3.3 Сортировка значений даты и времени

1. Выбрать столбец с датами и временем в диапазоне ячеек или убедиться, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит значения даты и времени.

2. Выбрать столбец со значениями даты и времени в диапазоне ячеек или таблице.

3. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать пункт Сортировка и фильтр, а затем выполнить одно из следующих действий:

1) Для сортировки от самого раннего значения даты или времени к самому позднему выберать вариант Сортировка от старых к новым.



Рисунок 8 - Сортировка значений даты и времени

2) Для сортировки от самого позднего значения даты или времени к самому раннему вариант Сортировка от новых к старым.

3.4 Сортировка по настраиваемым спискам

Для сортировки в определенном пользователем порядке можно использовать пользовательские списки. В Excel предоставляются встроенные пользовательские списки дней недели и месяцев года, однако также могут создаваться собственные пользовательские списки.

При необходимости создайте пользовательский список.

1. Выделить диапазон ячеек, в которые были введены значения:

1) Выбрать столбец с данными в диапазоне ячеек или убедиться, что активная ячейка находится в столбце таблицы.

2) На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Сортировка и фильтрация, а затем в списке пункт Настраиваемая сортировка.

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

3) В группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по указать столбец для сортировки по настраиваемому списку.

4) В поле Порядок выбрать пункт Настраиваемый список.

5) Выбрать необходимый список в диалоговом окне Списки.

6) Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 8 - Сортировка по настраиваемому списку

3.5 Сортировка по нескольким столбцам или строкам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам или строкам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце или строке и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями.

1. Выбрать диапазон ячеек в двух или более столбцах или убедиться, что активная ячейка находится в таблице с двумя или более столбцами.

2. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Сортировка и фильтрация, а затем в списке пункт Настраиваемая сортировка.

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

3. В группе Столбец в поле Сортировать по выбрать первый столбец, который необходимо отсортировать.

4. В поле Сортировка выбрать тип сортировки. Выполнить одно из следующих действий:

1) Для сортировки по текстовым, числовым значениям или значениям даты и времени выбрать вариант Значения.

2) Для сортировки по типам форматирования вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

5. В разделе Порядок выбрать последовательность, в которой необходимо осуществлять сортировку. Выполните одно из следующих действий:

1) Для текстовых значений вариант От А до Я или От Я до А.

2) Для числовых значений вариант По возрастанию или По убыванию.

3) Для сортировки по датам и времени вариант От старых к новым или От новых к старым.

4) Для сортировки на основе пользовательских списков вариант Настраиваемый список.

6. Для добавления к сортировке следующего столбца нажать кнопку Добавить уровень, а затем повторить шаги с третьего по пятый.

7. Для копирования сортируемого столбца выбрать его, а затем нажать кнопку Копировать уровень.

8. Для удаления сортируемого столбца выбрать его, а затем нажать кнопку Удалить уровень.

9. Для изменения порядка сортировки столбцов выбрать запись, а затем нажать стрелку Вверх или Вниз для изменения порядка.



Рисунок 10 - Сортировка по нескольким столбцам или строкам

Записи в верхней части списка будут сортироваться раньше записей, расположенных в нижней части.

3.6 Сортировка строк

1. Выбрать строку с данными в диапазоне ячеек или убедиться, что активная ячейка находится в столбце таблицы.

2. На вкладке Главная группе Редактирование выбрать команду Сортировка и фильтрация, а затем в списке пункт Настраиваемая сортировка.

3. Нажать кнопку Параметры.

4. В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выбрать пункт столбцы диапазона, а затем нажать ОК.

5. В группе Столбец в поле Сортировка по выбрать строку для сортировки.

6. Выполнить одно из следующих действий:

По значению :

1) В группе Сортировка выбрать вариант Значения.

2) В группе Порядок выполнить одно из следующих действий:

а) Для текстовых значений выбрать от А до Я или от Я до А.

б) Для числовых значений По возрастанию или По убыванию.

в) Для дат и времени От старых к новым или От новых к старым.

Рисунок 11 - Неотсортированная строка

Рисунок 12 - Сортировка строки

По цвету ячейки, цвету шрифта или значку:

1) В группе Сортировка, выбрать вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

2) Нажать стрелку рядом с кнопкой, выбрать цвет ячейки, цвет шрифта или значок.

3) В группе Порядок выбрать вариант Слева или Справа.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, в данной курсовой работе было рассмотрено, как нужно правильно пользоваться сортировкой списков в электронных таблицах. Был изучен материал по данной теме и приведены примеры.

Программные пакеты Microsoft Office Excel и OpenOffice.org Calc, предназначенные для создания и редактирования разнообразных электронных таблиц, обработки содержащихся в них данных, очень удобны для использования. Они имеют как схожие так и различные возможности сортировки списков, так что пользователь сможет выбрать наиболее подходящую для себя.

Одним из преимуществ работы с компьютером является возможность хранения результатов работы в «электронных» файлах на жестком диске. Сохраненные на диске рабочие материалы и документы могут использоваться другими людьми без необходимости создания бумажных копий.

Многое зависит от качества работы самих программ, здесь стоит отметить увеличивающиеся от версии к версии размеры и требования к оперативной памяти и к специальным функциям и возможностям.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Глушаков С.В. Персональный компьютер: Учебный курс / С.В. Глушаков, И.В. Мельников. - М.: АСТ, 2000.- 499 с.

2 Горячев А.А. Информационные технологии // Лаборатория базовых знаний. 2009. http:// www.enexteam.ru (18.05.2009).

3 Евсеев Г.А. Новейший самоучитель работы на компьютере / Г.А. Евсеев, В.Л. Мураховский, С.М. Симонович. - М.: ТехБук, 2004. - 688 с.

4 Ефимова О.Е. Компьютерные технологии // Информатика и вычислительная техника.2008. http://www.infaman.ru (18.05.2009).

5 Комянин В.Б. Компьютер для студентов, аспирантов и преподавателей/ В.Б. Комянин. - М.: Триумф, 2007. - 656 с.

6 Конев Ф.Б. Информатика для инженеров / Ф.Б, Конев, О.А. Болотова. - М.: Наука, 2003. - 561 с.

7 Левин А.Ш. Самоучитель работы на компьютере/ А.Ш. Левин. - СПб.: Питер, 2006.-748 с.

8 Макарова Н.В. Информатика: практикум по технологии работы на компьютере/ Н. В. Макарова. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 256 с.

9 Меняев М.Ф. Эффективный самоучитель MS Office XP: Учебное пособие / М.Ф. Меняев. - М.:Омега-Л, 2005, - 464 с.

10 Пасько В.П. Самоучитель работы на персональном компьютере/ В.П.Пасько. - СПб.: Питер, 2004.- 654 с.

11 Серова Г.А. Компьютеризация службы персонала: самоучитель по работе с ПК/ Г.А. Серова. - М.: Управление персоналом, 2006. - 379 с.

12 Симонович С.В. Информатика. Базовый курс/ С.В.Симонович. - СПб: Питер, 2000. - 640 с.

13 Симанович С.В. Работа на компьютере/ С.В. Симанович. - М.: АСТ-Пресс, 2007. - 234 с.

14 Солоницын Ю.А. Презентация на компьютере/ Ю.А. Солоницын - СПб.: Питер, 2006. - 176 с.

15 Степанов А.Н. Информатика/ А.Н. Степанов. - СПб.: Питер, 2003.- 608с

16 Шафрин Ю.А. Основы компьютерной технологии // Информатика и вычислительная техника. 2007. http://www.mail.ru/projects/klуaksa_works (18.05.2009).

17 Юдовский А.Г. Компьютер в вашем доме/ А.Г. Юдовский . - М.: Либерия, 2009. - 453 с.

Размещено на Allbest.ru