Программное обеспечение

Запись макросов.

Совсем необязательно вводить инструкции макроса символ за символом. Microsoft Excel может создать макрос, записывая команды меню, нажатия клавиш и другие действия, необходимые для выполнения некоторой задачи. После записи последовательности действий может запускать макрос всякий раз, когда нужно выполнить эту задачу снова. Такая возможность воспроизведения действий особенно полезна для автоматизации длительных или часто повторяющихся процессов, таких, например, как ввод форматирования таблиц или печать определенной части рабочего листа. Полный процесс записи макроса состоит из трех шагов. Сначала нужно активизировать запись макроса и присвоить ему имя. Затем выполните действия, которые требуется записать, например выбор команд меню, выделение ячеек и ввод данных. После этого остановить запись макроса. Рассмотрим описанный процесс на примере создания простого макроса, который вставляет название и адрес фирмы в рабочий лист. Начните с сохранения и закрытия всех открытых книг и затем откройте новую книгу. Выберите в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Правка проверьте, что флажок Переход к другой ячейке после ввода не установлен. После этого выполните следующее действия:

Выберите меню Сервис команду Запись макроса и затем Начать запись. Excel выведет окно диалога Запись макроса. Если вы нажмете кнопку параметры, это окно диалога расширятся и будет содержаться дополнительные параметры,

Назначьте имя макросу. Вы можете принять предложение Excel (Макрос1) или ввести другое имя, в данном случае Адрес фирмы.

Введите краткий комментарий к макросу в поле Описание. Для нашего примера напишите Ввод адреса фирмы

При желании можно назначить макросу пункту в меню Сервис, установив флажок Пункт в меню «Сервис». Затем введите имя команды в поле Пункт в меню «Сервис». (вы также можете назначить соответствующей команде меню клавишу быстрого доступа, введя амперсант перед одним из символов в названии пункта.) после создания макроса его можно запустить, выбрав в меню Сервис команду с заданными вами именем. В данном случае установите флажок и введите в поле Адрес фирмы.

Назначьте макросу сочетание клавиш, установив флажок Сочетание клавиш и введя в поле букву, в данном случае прописную А.

Сохраните макрос в активной книге, установив переключатель Текущей.

Макрос сохраненный в личной книге макросов, становится доступен сразу после запуска Excel, в то время как перед использованием макроса, сохраненного в любой другой книге, ее сначала придется открыть.

Чтобы начать, нажмите кнопку OK . Excel выведет в строке состояния сообщение Запись, и на экране появится панель инструментов записи макроса, с кнопкой Остановить запись.

Выделите ячейку А6 и введите Региональная Торговая Компания

Нажмите клавишу , чтобы выделить ячейку А7, и введите Морская улица 15

Нажмите клавишу , чтобы выделить ячейку А8, и введите 325611 Кузнецк, Россия. Затем нажмите Enter.

Нажмите кнопку Остановить Запись на панели инструментов записи макроса или выберите в меню Сервис команду Запись макроса и затем - Остановить запись. Этот шаг необходим, иначе Excel будет продолжать запись ваших действий бесконечно.

Чтобы провести работу нового макроса, очистите лист и выберите в меню Сервис пункт Адрес фирмы или нажмите Ctrl-Shift-A. Excel запустит макрос и выполнит ваши действия в той же последовательности, в которой они были записаны.

После нажатия кнопки ОК в окне диалога Запись макроса Excel вставляет вконце текущей книги лист, называемой модулем. При вводе названия и адреса фирмы в активном листе Excel записывает действия и вставляет в модуль соответствующие инструкции Visual Basic.

Новый модуль появляется в самом конце книги.

Первая и последняя строки исходного текста записанного являются его начальной и конечной точками, то есть макрос начинается инструкцией Sub, содержащей его имя, а заканчивается End Sub. Чтобы получить подробную информацию о ключевом слове, щелкните по нему и нажмите F1.

Excel предоставляет возможность внесения изменений в существующий макрос посредством дозаписи в него последовательности действий, начиная с заданной позиции. Добавить инструкции в макрос можно с помощью команд Отметить позицию и записать с отметки из подменю Запись макроса.

Например, чтобы добавить в макрос АдресФирмы шаг, который устанавливает щрифт для названия фирмы, выполните следующие действия:

Щелкните в начале строки, содержащей инструкцию

Range(“A7”).Select

Указав этим точку вставки.

В меню Сервис выберите команду Запись макроса и затем - Отметить позицию.

Переключитесь в лист, содержащий введенный ранее адрес, и выделите ячейку А6 с названием формы.

Начните запись, выбрав в подменю запись макроса команду Записать с отметки. Excel выведет панель инструментов записи макроса.

Выберите в меню Формат коанду Ячейки. Затем на вкладке Шрифт выберите Arial Cyr (или другой установленный шрифт) с размером 14 пунктов и укажите полужирный курсив. Затем нажмите кнопку ОК, чтобы применить эти форматы.

Нажмите кнопку Остановить запись на панели инструментов записи макроса.

Вы можете проверить работу измененного макроса, выбрав в меню Сервис команду Адрес фирмы или нажав Ctrl+Shift+A. Теперь макрос не только вводит адрес, но также применяет заданные форматы шрифта.

Раздел 5. Базы данных

5.1 Обзор Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица. Объект, который определяем и используем для хранения данных. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

Запрос. Объект который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Также используют формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц.

Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос. Объект представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по нашему мнению, должен выполнить

Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элементов основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого.

Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений, которые позволяют разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур обнаружить ошибки. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на или иные происходящие в них изменения.

В правой части окно базы данных находится три кнопки:

Открыть--выводить на экран таблицу, форму или запрос, выбранный в окне база данных.

Конструктор - предназначена изменение таблицы, формы или запрос, выбранного в окне база данных.

Создать -- создает новый объект.

Области применения Microsoft Access

В малом бизнесе:

Бухгалтерский учет

Ввод заказов

Введение информации о клиентах

Введение информации о деловых контактах

В работе по контракту:

Разработка внутриотраслевых приложений

Разработка межотраслевых приложений

В крупных корпорациях:

Приложение для рабочих групп

Системы обработки информации

В качестве персональной СУБД:

Справочник по адресам

Введение инвестиционного портфеля

Каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.

Основные этапы разработки приложения.

Этап 1: Уточнение задач.

До начала работы над конкретным приложением должно иметься некоторое представление о том, для чего оно предназначено. Поэтому нужно составить список всех основных задач, которые должны решаться этим приложением, - включая и те, которые не нужны сегодня, но могут появиться в будущем. Под «основными» задачами понимают такие функции, которые должны быть представлены в формах или отчетах приложения. Поэтому задача «»Ввести заказы клиента относится к основным и будет решаться с применением некоторой формы, созданной для реализации этой функции, а задача «Вычислить полную стоимость» - это скорее подзадача для задачи «Ввести заказы клиента» и будет выполняться в той же самой форме.

Этап 2: Последовательность выполнение задач.

Чтобы приложение работало логично и удобно, лучше всего объединить основные задачи в тематические группы и затем упорядочить задачи каждой группы так, чтобы они располагались в порядке их выполнения. Например, следует отделить задачи, имеющие отношение к кадрам, от задач, связанных с продажами. В группе задач, связанных с продажами, ввод некоторого заказа в систему должен быть выполнен до распечатки счета-фактуры или подсчета общего объема продаж.

Этап 3: Анализ данных

После того как сформируете список задач, наиболее важным этапом является составление подробного перечня всех данных, необходимых для решения каждой задачи. Некоторые данные понадобятся в качестве исходных (например, цена необходима для подсчета общей стоимости заказа) и меняться не будут. Другие данные вы будете проверять и изменять в ходе выполнения задачи. Некоторые элементы данных вы могли бы удалять (например, информацию об оплаченных счетах) или добавлять (дополнительные сведения о заказе).

Этап 4: Определение структуры данных

После предварительного анализа всех необходимых для вашего приложения элементов данных вы должны упорядочить их по объектам и соотнести объекты с таблицами и запросами вашей базы данных. Для реалиционных баз данных типа Access используется процесс, называемый нормализацией, в результате которого вырабатывается наиболее эффективный и гибкий способ хранения данных.

Этап 5: Создание приложения

В случае очень простых задач созданный вами макет является практически законченным приложением. Однако довольно часто приходится писать процедуры, позволяющие полностью автоматизировать решение всех намеченных в проекте задач. Вам, возможно, понадобится создать специальные связующие формы, которые обеспечивают переход от одной задачи к другой. Например, вам могут потребоваться формы в виде панели управления, которые будут выполнять в вашем приложении роль своего рода «регулировщика». Вам скорее всего понадобятся окна диалога для ввода параметров, позволяющих пользователю отбирать данные, необходимые для конкретной задачи. Для некоторых форм вы можете отказаться от стандартных встроенных меню, создав вместо них специальные меню.

Этап 7: Тестирование и усовершенствование

После завершения работ по отдельным компонентам вашего приложения необходимо проверить функционирование приложения в каждом из возможных режимов. Вы можете проверить работу макросов, использовав пошаговый режим отладки, при котором будет выполняться одна конкретная макрокоманда. Если вы использовали Visual Basic для приложений, то в вашем распоряжении имеются разнообразные средства отладки, позволяющие проверить работу приложения, выявить и исправить ошибки.

По мере разработки автономных разделов приложения желательно передать их пользователю для проверки их функционирования и получения мнения о необходимости внесения тех или иных изменений. После того как пользователь ознакомится с работой приложения , у него практически всегда возникают дополнительные предложения по усовершенствованию, какой бы тщательной не была предварительная проработка проекта.

При разработке приложений СУБД используются два подхода: проектирование сверху вниз, при котором разработка приложения начинается с определения основных функций и задач, и проектирование снизу вверх, при котором сначала проводится анализ данных и определение их структуры.

5.2 Построение базы данных

Создание таблиц.

Для создания простой таблицы откройте окно базы данных и перейдите на вкладку Таблицы, а затем нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите пункт Режим таблицы и после нажатия кнопки ОК на экране появляется пустая таблица. Она напоминает обычную электронную таблицу - в нее можно вводить различные типы данных: текст, числа, даты, денежные значения. Но в отличие от электронной таблицы, в нее нельзя ввести вычисляемые выражения

Access присваивает столбцам стандартные имена: Поле1, Поле2 и т.д. Для переименования столбца дважды щелкните по заголовку столбца и введите новое имя. Для изменения имени текущего столбца также можно воспользоваться командой Формат Переименовать столбец.

После ввода нескольких строк данных можно сохранить таблицу. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл Сохранить макет. Access выведет на экран окно диалога Сохранение. Введите имя таблицы и нажмите кнопку ОК. Access выведет сообщение, что в таблице не определен первичный ключ, и предложит создать ключевое поле. Если вы примете предложение, Access добавит поле с именем Код и назначит ему специальный тип данных Счетчик, генерирующий уникальный номер для каждой строки таблицы. Если один или несколько введенных столбцов могут служить в качестве полей первичного ключа таблицы, нажмите кнопку Нет в окне сообщения.

Создание таблицы с помощью мастера

Для построения таблицы с помощью мастера вернитесь в окно базы данных и перейдите на вкладку Таблицы, а затем нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите пункт Мастер таблиц и нажмите кнопку ОК. Появится первое окно мастера таблиц.

В левом нижнем углу окна находятся два переключателя - Деловое применение и Личное применение.

Чтобы включить поле в создаваемую таблицу, выделите его в списке образцов полей и нажмите кнопку с одной стрелкой вправо (>). Имя поля появится в правом списке. Порядок полей в создоваемой таблице совпадает с их расположением в правом списке. Если вы решили не включать уже выбранное поле, выделите его имя в правом списке и нажмите кнопку с одной стрелкой влево (<). Если хотите начать все сначала, можно удалить все выбранные поля, нажав кнопку с двойной стрелкой влево (<<). При создании таблицы с помощью мастера можно выбирать поля из различных образцов и тут же их переименовывать.

Нажмите кнопку Далее. Появится окно, изображенное на рис 4.2. В этом окне можно задать для таблицы новое имя, а также выбрать способ определения первичного ключа.

Когда мастер не находит подходящего поля для первичного ключа, он создает ключевое поле, используя специальный тип данных Счетчик.

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти в следующее окно. Если в базе данных есть другие таблицы, это окно позволяет определить связи между новой и существующими таблицами. Если мастер находит в другой таблице первичный ключ с тем же именем и типом данных, как у поля новой таблицы (или наоборот), он предлагает, что эти таблицы, являются связанными. Вы можете изменить или вовсе отменить предлагаемые мастером связи, нажав кнопку Связи и установив переключатель Таблицы не связаны для каждой существующей таблицы.

Если в базе данных других таблиц не существует, Access не откроет окно для определения связей и вы сразу перейдете в последнее окно мастера таблиц, показанное на рис 4.3.

В этом окне предлагается выбор из трех режимов: Изменение структуры таблицы, Непосредственный ввод данных в таблицу и Ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. При установке переключателя Непосредственный ввод данных в таблицу откроется окно режима таблицы; а при установке переключателя Ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером мастер создает для вас форму по основе новой таблицы и откроет ее в режиме формы.

Установите переключатель Изменение структуры таблицы и нажмите кнопку Готово.

Создание таблицы в режиме конструктора.

Конструктор таблиц предоставляет ряд дополнительных возможностей для настройки таблиц, что в свою очередь может отразиться на работе запросов, форм и отчетов, построенных на базе этих таблиц.

Для определения новой таблицы, окно базы данных должно быть активным.

Перейти на вкладку таблицы, а затем нажать кнопку создать. Из появившегося окна диалога Новая таблица, выбрать команду Конструктор. Аccess, выведит окно пустой таблицы в режиме конструктора (см. рис. 4.5.)

В верхней части окна таблицы в режиме конструктора расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы, можно задать свойства поля. Правой нижней секций окна выводится, краткая информация о полях или свойствах, которая меняется при перемещении курсора в окне таблицы.

Определение полей.

Не смотря на то, что Microsoft Access при заданий имён вы можете использовать символ пробела, советуем обходиться без него. Большинство баз данных SQL к которым Microsoft Access может подключаться, не поддерживает исползование пробелов в именах полей. Так же имена полей таблиц автоматически “распространяются” в запросы, формы и отчеты, создаваемые на основе этих таблиц это означает, что при изменений некоторого имени в таблицы вам придётся так же менять его в запросах, формах и отчётах.

Тип данных.

Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.

Access поддерживает восемь основных типов данных. Кроме того Access предоставляет мастера подстановок, который может вам задать характеристики чужих ключей, используемых при установлений связей с другими таблицами.

Мастер подстановок рассматривается в следующей главе.

Тип данных	Использование	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные	До 255 байтов
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые данные предложения, абзацы, тексты.	До 64000 байтов
Числовой	Числовые данные	1,2,4 или 8 байтов (16 байтов для кода реплики)
Дата/ время	Даты и время	8 байтов
Денежный	Данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой.	8 байтов
Счетчик	Уникальное длинное целое, генерируемое Access при созданий каждой новой записи.	4 байтов
Логический	Логические данные (для хранение значений истина и ложъ).	1 бит
Поле обьекта OLE	Картинки, диараммы и другие обьекты OLE из приложений Windows.	До 1 гигобайт

Свойства полей.

Для каждого поля вы можете задать определённые свойства, зависящие от выбранного вами типа данных.

Свойства на вкладке общие:

Размер поля	Это свойство задаёт максимальный размер данных, для хранения которое предназначено данное поле. Поле с текстовым типом данных может иметь размер от 1 до 255 (символов) по умолчанию устанавливается 50 символов. Для числового типа данных размер поля может быть следующим:
	Байт Целое Длинное Целое Сплавающей точкой (4 байта) Сплавающей точкой (8 байта)	Целые числа от 0 до 255: Занимает при хранений 1 байт. Целые числа от -32768 до +32767: Занимает 2 байта Целые числа от -2147483648 до 2147483647: занимает 4 байта. Числа с точностью до 6 знаков От -3,4х1038 до +1,797х10308: Занимает 4 байта. Числа с точностью до 10 знаков От 1,797х10308 до +1,797х10308 Занимает 8 байт
Формат поля	Вы можете задать формат представление данных при выводе на экран или печать. Для типов данных Числовой, Денежный, Счетчик существует стандартный набор форматов поля:
	Основной формат	Формат устанавливаемый по умолчанию.
	Денежный	Символы денежной единицы и два знака после запятой.
	Фиксированный	По крайней мере один знак до и два знака после запятой.
	С раздели-телями разрядов	Два знака после запятой и разделители групп разрядов.
	Процентный	Процент
	Экспонциальный	Экспонциальная запись (например, 1,05*103)
	Для типа данных Дата время существует набор форматов поля, приведённых ниже вместе с примерами:
	Полный формат даты	Устанавливается по умолчанию. 15.04.99 05:30:10 РМ
	Длинный формат даты	Среда 15 Апрель 1999
	Средний формат даты	15- апр- 99
	Кратки формат даты	15.04.99
	Для логической типа данных используется следующие форматы:
	Да / Нет Истина/Ложь Вкл/выкл	Устанавливается по умолчанию.
Число десятичных знаков	Для числового и денежного типов данных вы можете задать число знаков, выводимых после запятой.
Маска ввода	Для типов данных Текстовой, Числовой, Денежный и Дата /Время можно задать маску которую пользователь увидеть при вводе данных в поле. Например чтобы Access выводил разделители (-.-.-.-.) для поля предназначенного для ввода дат, или установить маску для вввода телфонного номера (# # #) 000-00000
Подпись	Вы можете определить более содержательное название поля, которое Access будет выводть в элементах управления форм и в загаловках отчетов.
Значение по умолчанию	Вы можете определить значение по умолчанию для всех типов данных, кроме Счетчика и Поля обьекта OLE для числового значения по умолчанию является 0, а для текстового и МЕМО - NULL.
Условие на значение	Можно задать выражение, которое при вводе или редектирований значения поля всегда должно быть истинным.
Обязательное поле	Если вы не допускаете, чтобы в этом поле хранилось значение NULL, установите для этого свойства значение Да.
Индексированное поле	Чтобы ускорить к данным, задайте построение индекса для полей с типом данных Текстовой, Читсловой, Денежный, Дата/Время и Счетчик.

Свойства на вкладке Подстановка

Тип элемента управления	Задает тип элемента управления, используемого по умолчанию для отображения данного поля в формах, отчетах и объектах в режиме таблицы. Для большинства полей выбирайте тип Поле. Если поле является чужим ключом, выберите Список или Поле со списком для отображения значений их связанной таблицы. Эти же два типа элементов управления полезно использовать в случае когда поле должно содержать определенный список значений.
Тип источника строк	Если эти свойства тип элемента управления установлено значение Список или поле со списком, это свойство позволяет задать тип источника данных для элемента управления: Таблица/Запрос, список значений или Список полей.
Источник строк	Если для свойства Тип источника строк установлено значение Таблица/Запрос, укажите таблицу или запрос, из которого поступают значения для списка. Если источником данных служит список значений, введите значения для списка, разделяя их точкой с запятой.
Присоединенный столбец	Значение указанного столбца списка используется в качестве значения элемента управления. Если источник данных содержит один столбец, установите для свойства Присоединенный столбец зачение1
Число столбцов	Введите число столбцов, выводящихся в списке или в раскрывающемся списке поля со списком.
Заглавия столбцов	При установке значения Да значения свойства Подпись, заданные в источнике данных, выводятся в качестве заголовков столбцов списка.
Ширина столбцов	Введите значения для ширины столбцов, разделяя их точкой с запятой. Если вы не хотите выводить некоторый столбец, укажите для него ширину, равную 0. Это полезно, когда поле содержит коды, а вы хотите вывести на экран не сам код, а его описание, поступающее из другой таблицы или списка. Если элементом управления является поле со списком, Access отображает в нем значение первого столбца с ненулевой шириной, когда список закрыт.
Число строк списка	Если элементом управления является поле со списком, это свойство определяет число строк выводимых в списке.
Ширина списка	Определяет ширину раскрывающегося списка для поля со списком. Значением по умолчанию является Авто, при котором ширина раскрывающегося списка равна ширине самого элемента управления. Если ширина поля со списком недостаточна для отображения всех столбцов списка, введите для данного свойства подходящее значение.
Ограничиться списком	При установке значения Да в поле можно ввести только значения, представленные в списке. Чтобы иметь возможность вводить произвольные значения, установите для данного свойства значение Нет. Замечание: Если вы не выводите значения присоединенного столбца в первом столбце списка, то поле со списком ведет себя так, будто для свойства Ограничиться списком установлено значение Да.

Задание простых условий на значение для полей.

Чтобы задать простое условие на значение, введите выражение в строке свойства.

Условие на значение для этого поля.

Micrisoft Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию. Заданное условие всегда будет проверяться при вводе или изменении значений этого поля в таблице, форме или запросе.

Условие на значение задается выражением, которое в общем случае состоит из операторов сравнения и значений (операндов). Если выражение не содержит оператора, то Access будет использовать оператор «равно» (=).

Вы можете использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR (ИЛИ) и AND(И).

Например: чтобы числовое значение находилось в интервале от 50 до 100, то следует ввести >50 AND <100

оператор	Описание
<	Меньше
<=	Меньше или равно
>	Больше
>=	Больше или равно
=	Равно
<>	Не равно
IN	Проверяет на равенство любому значению из списка, операндом является список, заключенный в круглые скобки
BETWEEN	Проверяет, что значение поля находится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND
LIKE	Проверяет соответствие текстового или MEMO поля заданному шаблону символов.

5.3 Работа с данными, использование форм, разработка отчетов

Задание маски ввода.

Маска шаблон, определяющий формат вывода данных и проверяющий допустимость тех или иных символов для конкретного поля..

Простые и лаконичные маски решают две важные задачи Во-первых, они снимают заботу о вводе таких символов, как скобки, дефисы в телефонных номерах.

Например: маска (999)000-0000 удобна для ввода номера телефона: она обеспечивает наличие скобок и дефиса в содержимом поля.

Если нужно ввести пяти - ли девятизначный почтовый индекс, то нужно задать маску 00000 - 9999.

Кроме того, маска может состоять из двух частей, разделенных точкой с запятой.

Часть 1: По умолчанию на диске сохраняются только введенные символы. Все отображаемые знаки маски (как скобки и дефис) выводятся на экран и печать, но не сохраняются в таблице. Если за маской следует символ 0, как, напрмер, в случае (999)000-0000; 0, символы сохраняются в таблице. Цифра 1 указывает на режим работы по умолчанию.

Част 2: Вторая, необязательная часть маски определяет, каким символом заполняются пустые позиции. По умолчанию используется знак подчеркивания (-)

Например, маска 00000 - 9999;1;* отобразится в поле как *****_****

Таблица символов маски ввода.

0	Только цифры от 0 до 9, обязательно
9	Необязательно, цифры и пробел
#	Цифра или пробел, а также знаки плюс и минус.
<	Буквы, обязательно
?	Буквы необязательно
A	Любая буква или цифра обязательно
a	Любая буква или цифра необязательно
&	Любой символ или пробел обязательно
C	Любой символ или пробел необязательно
.	Десятичный разделитель
,	Разделитель групп разрядов
: ; - /	Разделители даты и времени
<	Перевод в нижний регистр
>	Перевод в верхний регистр
!	Символы вводятся справа, а не слево направо
\	Выводит следующий символ, даже если это элемент маски.
“Pasword”	Выведет на экран звездочки вместо введенных символов.

Ключи и Индексы.

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ.

Ключ задает порядок записей и идентифицирует их, а индексы ускоряют поиск и прочие операции с данными.

Чтобы задать ключ, щелкнуть в поле, которое хотим сделать ключевым, и нажать на кнопку Ключевое поле на панели инструментов. На кнопке выделения поля появится значок Ключ, а в значение свойства Индексированное поле изменится на Да (Совпадения не допускаются). Это означает, что поле будет проиндексировано и что все его значения ключевого поля должны быть разными.

Ключ можно задать для поля любого типа, кроме Поле МЕМО, Поле Объекта OLE, Гиперссылка.

Создание индексов.

Чем больше данных хранится в таблицах, тем больше индексов вам нужно для эффективного поиска данных. Индекс-это внутренняя таблица, состоящая из двух столбцов: значение выражения, содержащего все поля, в моченные в индекс, и местоположение индексного выражения.

Большинство индексов, которые вам потребуется, будут содержать значения только одного поля.

Access использует этот тип индекса для ограничения количество записей, которые ему приходится просматривать для любого условия поиска по соответствующему полю. Если вы определили индексы по нескольким полям и задали критерий поиска боли, чем по одному по одному полю. Access использует индексы совместно (применяя так называемой метод Rushmore из Microsoft FoxPro.) чтобы быстрее найти нужные записи.

Для создания индекса по одному полю нужно открыть таблицу в режиме конструктора и выбрать поле, для которого вы хотите создать индекс.

Щелкните по ячейке свойство Индексированная поле, расположенной в нижней части окна таблицы, и закройте список значений этого свойство.

По умолчанию для всех полей, за исключением первичного ключа, для свойства Индексированное поле устанавливается значении Нет.

Вам дается две возможности для создания индекса по какому-либо полю.

1.значение -Да (Допускается совпадения)

2. значение Да (совпадения не допускается)

когда нужно создать индекс, содержащий только уникальное значения данного поля.

Составные индексы.

При частом поиске в больших таблицах по нескольким полям можно создать составные индексы.

В том случае Access сокращает время поиска, по сколько ему не приходится сравнивать значения из двух индексов.

Чтобы создать индекс по нескольким полям, откройте вашу таблицу в режиме конструктора затем нажмите кнопку индексы на нашли инструмент или выберите команду Вид- индексы. Access откроет окно Индексы.

Для построения составного индекса переместить курсор на пустую строку и ввести с клавиатуры имя индекса.

Access использует составные индексы даже тогда, когда поиск ведется по значениям только некоторых полей. Access может использовать составной индекс в тех случаях, когда в условия поиска включается последовательность полей, начиная с первого поля индекса.

Формы. Изменения форм.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Вы можете создать формы с различными целями:

Вывод и редактирование данных. Это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в выбранном вами представлении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме вы можете сделать доступными только для чтения все данные или некоторую их часть, автоматически выбирать информацию из других связанных таблиц и помещать ее в форму, вычислять выводимые в форме значения, скрывать или, наоборот, выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.

Управление ходом выполнения приложения. Чтобы автоматизировать вывод определенных данных или выполнение некоторой последовательности действий, вы можете создать формы для работы с макросами или процедурами Visual Basic для приложений. Для запуска макросов или процедур VBA обычно используются элементы управления, называемые командными кнопками. С помощью макросов и процедур вы сможете открывать другие формы, выполнять запросы или команды меню, фильтровать выводимые на экран данные, устанавливать значения в записях и формах, выводить меню на экран, печатать отчеты и выполнять ряд других действий. Можно так спроектировать форму, чтобы макросы или функции Visual Basic для приложений запускались в ответ на определенные события - например, открытие формы, активизацию определенного элемента управления или изменение данных в форме.

Ввод данных. Вы можете создать формы, предназначенные только для ввода в вашу базу новых данных или значений, помогающих автоматизировать выполнение приложения.

Вывод сообщений. Формы могут представлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях. С помощью макрокоманды Сообщение или функции MsgBox Visual basic для приложений можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

Печать информации. Несмотря на то, что для печати информации вам чаще всего придется использовать отчеты, можно распечатать информацию, содержащуюся в форме. Поскольку для вывода формы на экран можно определить один набор параметров, а для печати - другой, форма может играть двойственную роль. Например, можно задать два заголовка и два примечания для формы - одну пару (заголовок и примечание) для ввода заказа, а другую - для печати счета по заказу.

Обычно информация, которую вы хотите вывести из базовой таблицы или запроса, размещается в области данных, расположенной в центре окна формы. Чтобы вывести на экран информацию или элементы управления, которые не будут меняться от записи к записи, вы можете добавить в верхнюю часть окна формы заголовок или нижнюю часть - раздел примечаний.

Существуют следующие типы форм:

Многостраничные

Ленточные

Подчиненные

Всплывающие

Монопольные

Элементы управления.

Информация в форме содержится в элементах управления. Наиболее часто используемый элемент управления - поле. В нем могут выводится данные из базовых таблиц и запросов или значения, вычисленные непосредственно в самой форме. В формах имеются элементы управления, позволяющие сделать выбор из нескольких значений или просмотреть дополнительные данные. Элементы управления можно использовать также для запуска макросов.

Когда данные, которые вы выводите на экран, имеют только два или три допустимых значения, то, чтобы увидеть или установить в поле требуемое значение, можно воспользоваться такими элементами управления, как переключатели, флажки и выключатели. Например, при наличии двух значений (ДА/НЕТ) для графического изображения.

Если требуется вывести в форме перечень значений, который все время остается открытым, то для этой цели лучше всего подходит элемент управления, называемый списком. В частности, список используется в одном из режимов просмотра объектов в окне базы данных. Список может содержать набор значений, вводимых при создании элемента управления, список значений из инструкции SQL, значения поля таблицы или запроса, а также список имен полей таблицы или запроса.

Выбирая один из пунктов в списке, вы задаете значение элемента управления. Если элемент управления представляет поле базовой таблицы или запроса, данные в поле обновляются.

Элемент управления, используемый для вывода в форме рисунков и других объектов OLE, называется рамкой объекта. Элемент управления присоединенная рамка объекта используется для вывода в форме OLE, хранящихся в полях таблицы. Сводная рамка объекта применяется для вывода объектов, не сохраняемых в таблице.

Еще один полезный элемент управления - командная кнопка. С помощью командных кнопок вы можете связать формы, чтобы создать законченное приложение базы данных. Преимущество командных кнопок очевидно - они позволяют легко запускать макросы и процедуры VBA, которые открывают другие формы, печатают отчеты, запускают запросы на изменение, обновляющие многие записи в базе данных.

Построение формы.

Чтобы начать создание формы, откройте базу данных и выберите в окне базы данных таблицу или запрос, которые вы хотите использовать для создания формы. Выполните команду Вставка Форма или выберите Новая форма в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов, и Access откроет окно диалога Новая форма.

В поле со списком, расположенном в нижней части окна диалога, Access выводит имя таблицы или запроса, выбранного в окне базы данных. Если вы хотите выбрать другую таблицу или запрос, раскройте список этого поля, содержащий перечень всех таблиц и запросов в текущей базе данных.

Построения простой формы

Откройте файл 936гр, в окне базы данных, на вкладке таблицы выделите таблицу список, выберите команду Вставка Форма.

В окне диалога новая форма выберите конструктор и нажмите кнопку OK.

Access откроет окно формы в режиме конструктора. Если необходимо, откройте панель элементов список полей и окно свойств с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов. Перетащите по одному поля запроса, из списка полей в область данных формы должна выглядеть как показано ниже.

Для придания элементу управления нужного внешнего вида используйте панель инструментов форматирования, т.е. измените щрифт, размер шрифта, цвет текста, цвет фона, и.т.д.

Чтобы убрать сетку в области данных выберите меню вид Сетка.

Чтобы элементы управления легче было различать на фоне формы, выделите область данных и установите тёмна-серый цвет фона с помощью кнопки цвет фона на панели инструментов.

Выделите все надписи, щелкнув на горизонтальной линейке пряма над ними и установите белый цвет фона.

Сохранить созданную форму пользуясь кнопкой сохранить на панели инструментов или файл - сохранить.

В новой форме будет только область данных (с серой сеткой).

Чтобы удалить сетку с точками, выполните команду Вид Сетка. Если хотите добавить в форму заголовки и примечания, выберите команду Формат Заголовок / примечание формы. Панель элементов - это своеобразный «командный центр»создания формы. Панель элементов содержит кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании формы.

Список полей.

Размещение в форме присоединенных элементов управления (элементы управления связанные с полями таблицы или запроса) упрощается при использовании списка полей. Последний открывается с помощью кнопки Список полей на панели инструментов или команды Вид Список полей. В строке заголовка окна списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса.

Чтобы увидеть длинные имена полей полностью, можно увеличить размер окна списка полей. Вы можете переместить список, перетащив заголовок окна. Для перемещения по списку имен полей используйте расположенную справа полосу прокрутки.

Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберите его тип, нажав соответствующую кнопку на панели элементов. Затем перетащите поле из списка в нужное место формы. Если выбран элемент управления, не соответствующий типу данных связанного с ним поля базовой таблицы или запроса, Access создает элемент управления, используемый по умолчанию для этого типа данных.

Окно свойств.

Сама форма, каждый ее раздел (заголовок, область данных, раздел примечаний) и элементы управления имеют свойства, и вы можете установить их значения с помощью окна свойств. Набор свойств, представленных в этом окне, зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделите интересующий вас объект и кнопку Свойства на панели инструментов или выберите команду Вид Свойства.

Вы можете переместить окно свойств, перетащив его строку заголовка в новое место. Чтобы увидеть длинные значения свойств можно изменить размеры окна, перетащив его рамку. Поскольку форма имеет более 70 свойств, а большинство элементов управления - более 30, значения которых вы можете устанавливать, то окно свойств содержит несколько вкладок. На вкладках представлены определенные категории свойств: свойства данных, макета, событий, другие свойства. На отдельной вкладке выводятся все свойства объекта.

Если некоторое свойство имеет список допустимых значений, то при его выборе справа в ячейке появляется кнопка со стрелкой вниз. Чтобы раскрыть список , нажмите эту кнопку.

Очень удобным средством являются построители, помогающие создавать значения свойств, в которых используется сложное выражение, определение запроса, макрос или процедура VBA. Если выбрано свойство, для которого можно использовать построитель, рядом с ячейкой этого свойства появляется маленькая кнопка с многоточием (кнопка построителя). В ответ на нажатие этой кнопки Access выведет на экран окно соответствующего построителя. Например, если на вкладке Данные в окне свойств формы вы щелкните по ячейке свойства Источник записей и нажмете кнопку построителя, Access запустит построитель запросов. Построитель спросит, хотите ли вы построить новый запрос на основе таблицы, которая в данный момент является источником записей для формы. Если вы ответите Да, откроется окно нового запроса в режиме конструктора со списком полей таблиц.

Создание специальной Панели инструментов

Одной из замечательных черт Microsoft Access является возможность реорганизации любой встроенной (стандартной) панели инструментов или создания собственной панели инструментов.

Прежде всего, откройте базу данных, а затем окно диалога Панели инструментов, выбрав команду Вид > Панели инструментов. Вы можете так же установить указатель на любой открытой панели инструментов, нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать в контекстном меню команду Панели инструментов.

В левой стороне окна диалога Панели инструментов расположены имена стандартных панелей инструментов Microsoft Access.

Чтобы начать определение новой панели инструментов, нажмите кнопку Создать. Access попросит ввести имя для создаваемой панели инструментов.

Любая определенная вами новая панель инструментов будет доступна только в той базе, которая была открыта в момент ее создания. Если вы хотите, чтобы панель инструментов была доступна во всех базах данных, модифицируйте одну из встроенных панелей. Access предоставляет две «пустые» панели инструментов - Служебная программа 1 и Служебная программа 2, которые можно использовать для создания специального набора кнопок, доступного во всех базах данных. Единственным недостатком этих панелей инструментов является то, что вы не можете присвоить им другие имена.

Запрос - выборка

Запросы - самый быстрый метод доступа к информации из базы данных.

Запросы выводят только интересующие вас поля и записи. А еще они позволяют осуществлять вычисления по значениям полей, выполнять групповые операции и даже объединять поля из нескольких таблиц или запросов.

Результатом запроса является специальная таблица, которая называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строится, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор интересующих вас полей, содержащих данные, удовлетворяющие установленным вами условиям. В любом случае это часть таблицы, и любые изменения, внесенные вами, попадут в таблицу.

Существует несколько способов создания запросов. Мастер простых запросов проведет вас через несколько окон диалога, в которых вам будет предложено выбрать поля для запроса и указать, какой результат вам нужен. Режим Конструктора позволяет построить запрос самостоятельно. Мастер перекрестных запросов - анализирует информацию по образцу электронных таблиц. Повторяющиеся записи - осуществляет поиск записей с общими значениями, включая дублирующиеся. Запись без подчиненных -осуществляет поиск записей, для которых не существует соответствии, например клиентов не сделавших ни одного заказа и оставшихся без записей в таблице Заказы.

Разработка при помощи запроса на выборку.

После выполнения запроса на выборку (который отбирает информацию из таблиц и др. запросов базы данных, в то время как при выполнении запроса на применение данных вставляются, обновляются или удаляются)

Мicrosoft Асcess. Создает набор записей, содержащий отобранные данные .В большинстве случаев с набором записей можно работать точно так же, как с таблицей: вы можете просматривать выбрать информацию, печатать и обновлять данные .Однако в отличие от реальной таблицы, этот набор записей физически не существует в базе данных. Access создает набор записей из данных в наборе записей .Access несет соответствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос.

Запросы могут служить источниками данных таких элементов управления, как список и поле со списком существенно упрощающих ввод данных.

Чтобы открыть окно нового запроса в режиме конструктора, в окне базы данных перейти на медку запрос и нажмите кнопку Создать расположенную справа от списка запросов.

Access откроет окно диалога Новы запрос.

У вас есть выбор: создать запрос самостоятельный в режиме конструктора или воспользоваться помощью мастера для создания одного из нескольких типов запросов. Чтобы открыть существующий запрос в режиме конструктора, выделите его имя на колодке Запрос и нажмите кнопку конструктор. В верхней части окна запроса находится списки полей, а в нижней части бланк запроса.

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которые должны присутствовать в наборе записей, используются для сортировки данных или для выбора информации из таблицы. Во второй строке бланка запроса Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка вы можете задать, нужно ли выполнять сортировку по выбранному или вычисляемому полю. Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки Или.

Включение полей в запрос.

Первым шагом при создании запроса является выбор полей , включаемых в набор записей. Это можно сделать несколькими способами.. Чтобы увидеть список доступных полей, перейдите с помощью клавиши Alt- ( для перевода курсора из верхней части окна в бланк запроса и нажмите клавишу F6). Чтобы включить поле в бланк запроса, переместите выделение к этому полю, пользуясь клавишами и ,и нажмите клавишу Enter/

Можно просто перетащить поле в нужный столбец бланка из списка полей в верхней части окна.

В самом начале списка полей, находящегося в верхней половине окна запроса, находится специальный символ «*» , означающий «Все поля».

В общем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно задать другие значения следующих свойств: Описание (информация, которая выводится в строке состояния окна запроса в режиме таблицы, когда поле становится текущим.), Формат поля (представление данных на экране), Число десятичных знаков (для числовых данных), Маска ввода и Подпись (заголовок столбца).

Чтобы задать свойства некоторого поля, щелкните по любой ячейке соответствующего столбца в бланке запроса и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов или выберите команду Вид Свойства. Хотя поля запроса наследуют свойства соответствующих полей исходных таблиц, вы не увидите их в окне свойств.

Ввод условий отбора.

Если вас интересует несколько значений, введите их в строку Условие отбора, разделяя логическим оператором Or. Например, условие «Ас» OR «АЛ» позволяет отобрать все записи для городов Астана и Алматы. Вы можете также вводить каждое из интересующих вас значений в строки Условие отбора и или в стоблце поля, по которому ведется поиск. Например, вы можете ввести OR в строку Условие отбора, АС - в следующую строку (первую из строк или) и т.д.

Когда вводится условия отбора для нескольких полей, то все выражения в строке Условия отбора или в строке или должны принимать значение Истина для любой записи, включаемой записей запроса. Это означает, что Access выполняет логическую операцию AND над условиями отбора, находящимися в одной строке.

Когда задается для некоторого поля несколько условий отбора, соединенных логическим оператором OR, то для того, чтобы запись была отобрана запросом, истинным должно быть хотя бы одно из них. Есть два способа задать несколько связанных оператором OR условий для одного поля. Можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их оператором OR. Другой вариант: ввод каждого условия в отдельную ячейку строки ИЛИ. При исспользовании нескольких строк ИЛИ для отбора записи достаточно выполнения всех условий в одной из строк ИЛИ.

Кроме обычных операторов сравнения Access представляеттри специальных оператора, полезных для выбора данных, вводимых в наборе записей запроса:

BETWEEN	определяет диапазон значений. Between 10 And 20 означает то же самое, что и выражение >=10 And <=2
IN	Задает используемый для сравнения список значений. Выражение IN (“АС”, “АЛ”, “ЧМ”) означает то же самое, что и выражение “АС” Or “АЛ” Or “ЧМ”.
LIKE	Оператор, полезный при поиске образцов в текстовых полях. В образец поиска вы можете включить символы шаблона «?» заменяет любой символ в данной позиции, а «*» обозначает любое количество (включая нулевое) символов в данной позиции. Символ «#» указывает, что в данной позиции должна стоять цифра. Допустимый диапазон символов для этой позиции заключайте в квадратные скобки, а знак «!» используйте для указания исключений.

Чтобы сообщить Access о том, что вы вводите дату и время, заключайте значение в символы числа (#). Например, #15 Апрель 2004#, #15/04/04 и # 15-апр-2004#/

Точно так же #5:30PM# и #17:30# определяют время «семнадцать часов тридцать минут».

Вычисляемые поля.

Можно выполнять вычисления с любыми полями и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей. Вы можете использовать любые из встроенных функций Access. Кроме того, поля запроса могут содержать данные, получаемые с помощью арифметических операций над полями таблицы.

Вычисляемое поле может содержать также результат конкатенации (объединения) значений текстовых полей или строковых (текстовых) констант. Чтобы создать строковую константу, заключайте текст в двойные или одинарные кавычки. В качестве оператора конкатенации используется символ «&».

В выражениях можно использовать следующие операторы:

+ Складывает два арифметических выражения.

- Вычисляет из первого арифметического выражения второе

Перемножает два арифметических выражения.

/ Делит первое арифметическое выражение на второе.

\ Округляет два арифметических выражения до целых значений и делит первое на второе. Результат округляется до целого.

^ Возводит первое арифметическое выражение в степень, задаваемую вторым арифметическим выражением.

MOD Округляет оба арифметических выражения до целых значений, делит первое на второе и возвращает остаток.

& Создает текстовую строку как результат присоединения второй строки к концу первой. Если один из операндов является числом, Microsoft Access перед проведением конкатенации преобразует его строку символов.

Использование построителя выражения

Для построения сложных выражений Access представляет утилиту, называемую Построитель выражений.

Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом окне.

Выделите запрос «Номера телефонов».

Щелкните по кнопке Конструктор.

Смените поле «Номера телефонов» на поле «Адрес».

Сохраните запрос под именем «Адрес».

Установите курсор в строку Условие отбора под столбцом «Фамилия».

Щелкните по кнопке Построить. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы.

Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем окне. Фамилию Баранова в кавычках введите вручную.

Щелкните по кнопке ОК. В строке Условие отбора появится данное выражение.

Щелкните по кнопке для представления запроса.

Закройте запрос, сохранив его под именем «Не_Баранова».

Задание 5. Создание вычисляемых полей.