Информационная система "Антиквариат"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

МАРИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра ИСЭ

Информационная система: "Антиквариат"

Курсовая работа по дисциплине:

"Базы данных"

Йошкар-Ола 2009

Содержание

Введение

1. Постановка задачи

2. Теоретическая часть

2.1 Общие сведения. Объекты

2.2 Создание основных элементов БД

2.2.1 Создание базы данных

2.2.2 Создание таблиц, создание межтабличных связей

2.2.3 Создание запросов

2.2.4 Создание форм

2.2.5 Создание отчетов

3. Проектная часть

3.1 Конструирование таблиц БД

3.2 Ввод данных в таблицы

3.3 Создание межтабличных связей

3.4 Разработка необходимых запросов, форм и отчетов

3.4.1 Запросы

3.4.2 Формы

3.4.3 Отчеты

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Сегодня трудно себе представить информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации. Создание баз данных после появления реляционного подхода превратилось из искусства в науку, но, как показала практика последних лет, все же окончательно его не исключившая. Тем не менее, сейчас это вполне сложившаяся дисциплина, основанная на достаточно формализованных подходах и включающая широкий спектр приемов и методов создания баз данных.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, систем автоматизации проектирования, средств администрирования и защиты баз данных.

Целью данной работы является упрощение работы антикварного магазина. Разработанная программа позволит существенно сократить время "бумажного учета", обеспечит легкость, эффективность и быстроту работы в вычислении стоимости изделий в бухгалтерии, выведении информации о сотрудниках магазина и о изделиях за счет того, что вся работа будет осуществляться с помощью данной базы, а не засчет поиске нужной информации в бумажных источниках.

1. Постановка задачи

Спроектировать информационную систему, в основе которой лежит база данных "Антиквариат", с помощью приложения Microsoft Office Access 2002. База данных должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Наличие простых форм и форм с контролем данных (наличие условия);

2. Использование подчиненных форм;

3. Использование диалоговых форм с кнопками перехода;

4. Использование раскрывающихся списков;

5. Наличие встроенных запросов (на добавление данных из внешних БД и на обновление данных);

6. Создание таблиц с помощью запросов;

7. Использование перекрестных запросов;

8. Формирование отчетов, в том числе с группировкой данных.

2. Теоретическая часть

2.1 Общие сведения. Объекты

Microsoft Access - это СУБД, предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.²

При работе с Microsoft Access используются следующие типы данных:

· текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой - тип данных для хранения чисел;

· дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

· длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,410³⁸ до +3,410³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,79710³⁰⁸ до +1,79710³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).³

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

СУБД Microsoft Access ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе. Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. В произвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц. Между двумя таблицами можно установить связи типа 1:1 и 1:М с помощью окна описания схемы базы данных. Основными операциями над таблицами являются: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

В Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов: на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.⁴

Microsoft Access обеспечивает традиционные способы защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE. Еще одним способом защиты базы данных является ее кодирование. При кодировании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью

2.2 Создание основных элементов БД

2.2.1 Создание базы данных

Access предоставляет два способа создания базы данных: создание пустой БД⁵ (в последующем можно добавить соответствующие объекты) и создание непустой БД с помощью Мастера. Первый способ отличается большей гибкостью и трудоемкостью, так как требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Второй способ ускоряет процесс создания БД и позволяет получить базу данных с образцами информации в таблицах. Он применим в случаях, когда пользователю подходит одна из предлагаемых типовых баз данных. Независимо от способа создания базы данных можно в любое время легко ее изменить и расширить.

При создании БД возможны несколько вариантов диалога. К примеру, сразу после запуска Access, можно воспользоваться расположенной в правой части окна панелью задач, из которой создание новой БД инициируется щелчком мыши на ссылке "Новая база данных".

В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных нужно выбрать папку размещения базы, ввести имя и нажать кнопку Создать.

В результате появляется окно открытой БД, в котором выполняется работа по созданию требуемых элементов базы данных.

Если из начального окна пойти по ссылке "Создание с помощью шаблона", то появится окно шаблонов с вкладками "Общие" и "Базы данных".

Щелчком по соответствующей пиктограмме из вкладки "Общие" производится переход к созданию новой базе данных, для чего нужно будет задать папку и имя базы данных в окне Файл новой базы данных.

На вкладке Базы данных можно выбрать как основу одну из многих готовых баз данных (здесь представлены различные темы, например, "Контакты", "Мероприятия", "Склад" и т.д.). Дальнейшее определение основных параметров базы данных выполняется с помощью Мастера баз данных. При этом можно уточнить структуру одной или нескольких таблиц (в зависимости от типа выбранной базы), вид оформления экрана, свойства отчета для печати и т.д.

Созданная БД может быть автоматически открыта и снабжена справочным окном Access с изложением понятий по объектам базы данных. Открытые и созданные Мастером базы данных имеют главные кнопочные формы, позволяющие перейти к работе с данными (окно базы данных при этом свернуто).

К созданию БД можно также перейти путем нажатия кнопки Создать на панели инструментов или по команде меню Файл Создать базу данных.

2.2.2 Создание таблиц

Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создать выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы.

Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.

В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора.

Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать, окна базы данных.

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко. Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы.

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов " . ", " ! ", " ` ", " [ ", " ] ". Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.

Размер поля - свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных, рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

Формат поля - свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.

Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных

Подпись - свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

Значение по умолчанию - это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.

Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства Обязательное поле, щёлкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение Да.

Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства Индексированное поле указывается вариант Да (Совпадения не допускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.⁶

Ввод данных в таблицу

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо - Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения.

Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево.

При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки, а затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду Правка Удалить (команда Удалить из меню Правка). Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблица в режиме таблицы.

Изменение структуры таблицы

Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке Конструктор, что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц.

Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду Вставка Строки. В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.

Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду Правка Удалить.

Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чём система предупреждает пользователя.⁷

Создание межтабличных связей

Для связывания таблиц БД нужно вызвать окно схемы данных.

После открытия основного окна БД окно схемы данных можно вызвать по команде Сервис Схема данных основного меню или с помощью одноименной команды контекстного меню окна БД.

Построение схемы данных состоит в добавлении в нее таблиц и установлении связей между таблицами. Добавление таблиц в схему данных обычно производится с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

В случае совпадения имен и типов полей у нескольких таблиц схемы данных и добавления в схему всех нужных таблиц, Access образует связи автоматически.

Если система Access построила не все нужные связи (в общем случае, имена связываемых полей могут не совпадать) или не строила их вовсе, то образовать новую связь легко. Для этого достаточно в окне схемы данных по каждому связываемому полю таблицы выполнить следующее: выделить поле, при нажатой левой кнопке мыши протащить указатель к полю связи другой таблицы и отпустить кнопку. При этом Access предлагает определить вид и параметры связи в соответствующем диалоговом окне.

Кнопка Объединение в правой части окна позволяет установить свойства объединения записей двух таблиц - как участвуют в связи остальные записи таблиц. В появившемся после нажатия этой кнопки окне для выбора предлагаются следующие варианты:

- объединение записей, в которых связанные поля таблиц совпадают;

- объединение всех записей из дополнительной таблицы и тех записей основной таблицы, в которой связанные поля совпадают;

- объединение всех записей из основной таблицы и тех записей дополнительной таблицы, в которой связанные поля совпадают.

Если установление связи производится для непустых таблиц, то Access подвергает анализу всю имеющуюся информацию, и при наличии нарушения целостности сообщает об этом.

Для изменения и удаления имеющихся связей достаточно в схеме данных подвести указатель мыши к нужной связи, выделить ее щелчком и нажать правую кнопку. Появится контекстное меню, состоящее из двух пунктов, предлагающих соответственно изменить или удалить связь. Удалить связь также можно, выделив ее мышью, а затем нажав клавишу Delete.

Система Access при управлении связыванием таблиц отличается наглядностью отображения информации о связях. Надписи, стрелки и утолщения на стрелках связей характеризуют вид связи (1:1 или 1:М), вид объединения записей (стрелка указывается при объединении записей, в которых связанные поля совпадают), а также признак контроля целостности данных (утолщение окончаний связывающих линий).⁸

2.2.3 Создание запросов

Перед созданием запроса нужно открыть базу данных, в которой он будет храниться. После этого следует выбрать вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. Начать создание запроса можно также, выбрав в пункте Вставка главного меню Access подпункт Запрос. В результате появляется окно, в котором предлагается выбор варианта.

Возможны следующие варианты создания запроса:

- вручную с помощью конструктора - Конструктор

- автоматическое создание простого запроса на выборку - Простой запрос

- автоматическое создание перекрестного запроса для компактного представления данных в виде сводной (перекрестной) таблицы - Перекрестный запрос

- автоматическое создание запроса на поиск записей с повторяющимися значениями полей - Повторяющиеся записи

- автоматическое создание запроса на поиск записей в одной таблице, которые не имеют подчиненных записей в другой таблице - Записи без подчиненных.

Создаваемые запросы основаны на полях таблиц и/или запросов из базы данных. Все способы, кроме первого, реализуются с помощью Мастеров, упрощающих разработку запроса. Если созданный запрос не удовлетворяет требованиям, то можно воспользоваться Конструктором, либо создавать заготовку запроса с помощью Мастера, которую затем подправить в режиме Конструктора.

Рассмотрим режим Конструктора как наиболее мощный и незаменимый при создании запросов, выходящих за рамки предлагаемых простейших вариантов.

Вызов Конструктора запросов производится при создании запроса или открытии существующего запроса и переводе его в режим Конструктора. В первом случае перейти в режим Конструктора запросов можно в окне открытой БД из вкладки Запросы двумя способами: нажатием кнопки Создать и нажатием кнопки ОК в появившемся окне, либо нажатием кнопки Конструктор. Для перевода в режим Конструктора достаточно щелкнуть мышью по кнопке на панели инструментов. Заметим, что при вызове Конструктора в главном меню Access появляется дополнительный пункт Запрос, который имеет подпункты, позволяющие выполнить различные операции в процессе создания запроса: выполнение запроса, добавление таблицы в модель запроса, изменение вида запроса и т.д.

Составление запроса в режиме Конструктора в общем случае включает в себя определение следующего:

- таблиц и полей таблиц;

- вида запроса (выборка, добавление, удаление, перекрестный запрос, SQL-запрос);

- условий отбора записей;

- параметров отображения результатов выполнения запроса (показ полей, сортировка значений).

Все эти действия выполняются в запросной форме, которую можно отнести к форме запроса на языке QBE. Запросная форма включает три основных элемента: заголовок (имя и тип запроса); область таблиц, их полей и связей между таблицами; бланк запроса по образцу.

Для указания таблиц, используемых в запросе, нужно поместить в запросную форму схемы этих таблиц или запросов и указать связи между ними. Включение объектов в запрос производится в окне Добавление таблицы, которое вызывается автоматически (при создании запроса) или принудительно при работе с запросом путем нажатия кнопки панели инструментов.

При создании запроса Access по умолчанию предоставляет заготовку запроса на выборку. Изменить вид запроса можно с помощью пункта Запрос основного меню системы, где возможны виды запросов (выборка, обновление, добавление, удаление, создание таблицы, перекрестный) перечислены как подпункты меню.

Завершить создание запроса можно следующим образом:

- выбором пункта меню Файл - Сохранить

- выбором пункта меню Файл - Сохранить как/Экспорт

- нажатием кнопки Сохранить на панели инструментов

- путем закрытия окна создания запроса.

Формирование запросов на выборку

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, а затем выполняется щелчок на кнопке Добавить. Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, и окно Добавление таблицы закроется.

В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку.

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо "перенести" имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

· в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

· в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

· в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише Ctrl), которые затем перетащить в строку Поле нижней части бланка;

· для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле.

В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки - по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки Вывод на экран проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экран активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо.

Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке (Запуск), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос Запуск.

При закрытии диалогового окна Запрос на выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл Сохранить.

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.⁹

Параметрические запросы

Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.

Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке Условие отбора указывается

не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. При выполнении запроса это сообщение выдаётся пользователю в диалоговом окне Введите значение параметра. После ввода требуемого значения поля и щелчка на кнопке OK на экран будет выведен требуемый результат.¹⁰

Редактирование запросов

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка Удалить.

Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

2.2.4 Создание форм

Перед началом создания формы следует открыть базу данных, в которой она будет находиться. Собственно создание формы производится в окне открытой БД путем выбора вкладки Формы и нажатия кнопки Создать. Начать создание формы можно также, выбрав в пункте Вставка главного меню Access подпункт Форма. При этом проявится окно Новая форма. Возможны следующие варианты создания формы:

1) с помощью конструктора - Конструктор;

2) с помощью Мастера - Мастер форм;

3) автоматическое создание формы стандартного вида, в которой поля размещены в столбец - Автоформа: в столбец;

4) автоматическое создание стандартной формы в виде таблицы - Автоформа: табличная;

5) автоматическое создание стандартной формы, незначительно отличающейся по виду от табличной формы - Автоформа: ленточная;

6) автоматическое создание стандартной формы в виде сводной таблицы с помощью мастера - Автоформа: сводная таблица;

7) автоматическое создание стандартной формы в виде сводной диаграммы с помощью мастера - Автоформа: сводная диаграмма;

8) создание формы с диаграммой - Диаграмма;

9) создание формы со сводной таблицей Microsoft Excel - Сводная таблица.¹¹

Наиболее просто создать форму по вариантам 3-5. В этих случаях получаются несложные формы, включающие все поля источника данных (таблицы или запроса). После создания форма доступна для просмотра/редактирования данных.

Запустив Мастер, пользователь может создать формы таких же видов, как и при выборе вариантов 3-5. Но здесь можно выбрать в качестве источников данных произвольное число запросов и/или таблиц, включив в форму нужные поля. Кроме того, можно изменить стиль фонового изображения. При необходимости произвести другие изменения макета формы, после завершения работы с Мастером, можно перейти в режим Конструктора.

Режим Конструктора является наиболее мощным, но и более трудоемким средством разработки форм.

Чтобы сократить общее время разработки, целесообразно перед вызовом Конструктора воспользоваться одним из других способов создания формы, а Конструктор использовать для окончательного приведения формы к нужному виду.

Вызов Конструктора производиться при создании формы или открытии существующей формы и переводе ее в режим конструктора. В первом случае перейти в режим Конструктора форм можно в окне открытой БД из вкладки Формы путем нажатия кнопки Создать и нажатия ОК в появившемся окне, либо нажатием кнопки Конструктор. Для перевода открытой формы в режим Конструктора достаточно щелкнуть мышью по кнопке на панели инструментов.

Форма в режиме Конструктора в общем случае содержит следующие области: заголовок и примечание формы, верхний и нижний колонтитулы и область данных (в которой отображаются данные источников). Обязательной является область данных, остальные - необязательные. В области данных обычно размещаются поля таблиц.

Управлять отображением необязательных областей можно с помощью пункта Вид при открытой форме в режиме Конструктора. Основные возможности Конструктора определяются составом инструментов Панели элементов. Она содержит следующие основные инструменты.

- Выбор объектов - используется для выделения, изменения размера, перемещения и редактирования элементов управления;

- Мастера - кнопка включения/отключения автоматического вызова Мастеров создания элементов управления. Существуют Мастера по созданию группы, поля со списком, списка и командной кнопки;

- Надпись - предназначена для создания элемента управления, содержащего неизменяемый текст. По умолчанию большинство элементов управления содержит присоединенный текстовый элемент;

- Поле - используется для отображения, ввода или изменения данных, содержащихся в источнике записей, вывода результатов вычислений, а также приема данных, вводимых пользователем;

- Группа переключателей - служит для создания группы элементов (флажков, переключателей или выключателей), представляющих набор альтернативных значений, из которых выбирается одно значение. Если группа присоединена к полю базового запроса, на котором основана форма, или таблицы, то при выборе одного из элементов группы его значение присваивается полю.

- Выключатель, Переключатель и Флажок - различные по виду, но одинаковые по использованию элементы - предназначены для отображения логических значений.

- Поле со списком - представляет составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список. Для ввода значения в поле базовой таблицы, можно ввести значение в поле или выбрать значение из списка.

- Список - предназначен для создания перечня (списка) возможных значений. Список можно создать, явно вводя данные, либо указав источник данных - таблицу или запрос. Список может содержать несколько столбцов.

- Кнопка - обычно используется для запуска закрепленного за ней макроса или программы на языке Visual Basic.

- Свободная рамка объекта - используется для размещения объекта из приложения, поддерживающего технологию OLE. Включаемый объект становится частью формы, но не хранится в таблице БД. В качестве объекта может быть электронная таблица, рисунок, диаграмма и т.д.

- Присоединенная рамка объекта - используется для включения OLE-объектов. Некоторые объекты могут отображаться в форме, другие - выводят в форме значка приложения, в котором объект был создан.

- Разрыв страницы - позволяет вставлять разрыв страницы в многостраничной форме;

- Набор вкладок - позволяет создать в форме несколько вкладок, каждая из которых может содержать другие элементы управления;

- Подчиненная форма/отчет - предназначен для внесения в форму другой (подчиненной) формы;

- Линия и Прямоугольник - предназначены для создания соответствующих геометрических фигур;

- Другие элементы - кнопка, открывающая список всех установленных в системе элементов управления ActiveX.¹²

Редактирование формы

Под редактированием формы понимаются такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых текстовых записей и изменение существующих и т. п. Для отображения структуры формы на экране необходимо в окне базы данных выделить имя требуемой формы и щелкнуть на кнопке Конструктор. Структура формы (ленточной), содержит три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечаний.

Размеры разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали линии, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний содержат в основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи и рисунки. Основными элементами области данных являются поля, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.

Элементы управления представлены на Панели элементов вызываемой командой Вид Панель элементов или щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов. Выбор элемента управления осуществляется щелчком на его значке в Панели элементов, после чего указатель мыши устанавливается в то место структуры формы, куда должен быть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.

Наиболее часто при редактировании форм или создания форм в режиме Конструктор используются элементы управления Надпись, Поле, Рисунок, Сводная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент Сводная рамка объекта может быть представлен не только в виде рисунка, созданного, допустим, в графическом редакторе Paintbrush, но и в виде другого объекта, например мультимедийного.

Вместе с элементом Поле автоматически вставляется его присоединённая надпись. По умолчанию эта надпись стандартная: Поле 1, Поле 2 и т.д. Если новое поле не содержит данных, то в нём отображается слово Свободный. Поле можно сделать вычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющее сообщение. С помощью такого поля можно подводить итоги, если оно будет вставлено в область примечаний формы.

Выражение в поле можно не только вводить с клавиатуры, но и форматировать его автоматически. С этой целью выделяется поле, куда будет введено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком правой клавиши мыши) выбирается команда Свойство. Затем в диалоговом окне Поле курсор необходимо перевести в строку Данные и щелкнуть на кнопке с тремя точками; на экране появится диалоговое окно Построитель выражения. В этом окне щелчком на соответствующей кнопке вставляется знак равенства (=), двойным щелчком раскрывается папка Функции, затем щелчком раскрывается папка Встроенные функции. Функция Avg (среднее значение), входящая в список встроенных функций, вставляется в выражение либо двойным щелчком, либо щелчком на кнопке Вставить. В выражении эта функция отображается с аргументом "expr", который необходимо удалить, после чего выделить имя формы (в нижнем левом окне), а затем из появившегося списка полей (в нижнем среднем окне) выбрать нужное поле.¹³

2.2.5 Создание отчетов

Перед созданием отчета нужно открыть базу данных, в которой он будет находиться. Собственно создание отчета производится путем нажатия кнопки Создать в окне открытой БД на вкладке Отчеты. Начать создание отчета можно также, задав в пункте Вставка главного меню Access команду Отчет. Возможны следующие варианты создания отчета:

1) с помощью Конструктора - Конструктор;

2) с помощью Мастера - Мастер отчетов;

3) автоматическое создание отчета стандартного вида, в котором

каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде названия и значения поля - Автоотчет: в столбец;

4) автоматическое создание стандартного отчета, в котором данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке - Автоотчет: ленточный;

5) создание отчета с диаграммой - Диаграмма;

6) создание отчета для печати почтовых наклеек - Почтовые наклейки.

Проще всего создать отчет по вариантам 3 и 4, требующим наименьшее число параметров. В этих случаях получаются простейшие отчеты, включающие поля источника данных (таблицы или запроса). После создания отчет доступен для просмотра или печати. В режиме Конструктора предоставляются более мощные средства, требующие больше знаний и времени для разработки отчета.

Техника работы с Конструктором отчетов мало чем отличается от работы с Конструктором форм. Используется та же панель инструментов. Используются те же области, как при работе с формой. Кроме того, в отчеты можно включать области группировки записей.

Заголовок отчета и примечание выводятся один раз: в начале и конце отчета соответственно. Верхний/нижний колонтитулы помещаются в начало/конец каждой страницы отчета. Содержание области данных выводится один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса. Если пользователь задал группировку записей отчета, то по каждому полю, по которому проводится группировка данных, Access формирует заголовок и примечание группы. Для создания в отчете области группировки нужно при открытом режиме Конструктора выбрать пункт меню Вид Сортировка и группировка.

Существенное отличие между отчетом и формой заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. Поэтому в них можно отказаться от использования (доступных для включения в отчет) управляющих элементов для ввода данных: списков, полей со списком и т.д.

Отчеты могут находиться в двух режимах: Конструктора или Просмотра. Просмотреть готовые отчет можно после выделения нужного отчета при нажатии кнопки Просмотр в окне БД, выборе пункта меню Файл Предварительный просмотр.

Изменение структуры отчёта

Структура отчёта отличается от структуры формы только большим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда Вставка Номера страниц. Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.

Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме Конструктор. Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке Конструктора.¹⁴

3. Проектная часть

3.1 Конструирование таблиц БД

Определившись с количеством и структурой таблиц, типами исходных данных и их взаимосвязями, приступим к конструированию таблиц.

Таблицы составляют основу базы данных - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены.

Необходимо создать в новой базе данных следующие связанные таблицы со следующими полями:

Таблица Поступившие изделия:

- №Отдела - Числовое поле, длинное целое;

- Инвентарный номер - Числовое поле, длинное целое;

- Наименование изделия - Ключевое поле, Текстовое поле, 50 символов;

- Создатель - Текстовое поле, 50 символов.

Таблица Оценочный отдел:

- Наименование изделия - Текстовое поле, 50 символов;

- Создатель - Текстовое поле, 50 символов;

- Год создания - Числовое поле, Длинное целое;

- Эпоха - Текстовое поле, 30 символов;

- Материальная ценность - Ключевое поле, Денежное.

Таблица Выставочный отдел:

- Наименование - Текстовое поле, 50 символов;

- Создатель - Текстовое поле, 50 символов;

- Эпоха - Текстовое поле, 30 символов;

- Историческая ценность - Ключевое поле, Денежное.

Таблица Отдел продаж:

- Наименование - Ключевое поле, Текстовое, 50 символов;

- Создатель - Текстовое поле, 50 символов;

- Материальная ценность - Денежное поле;

- Историческая ценность - Денежное поле;

- Окончательная стоимость - Денежное поле;

- Код клиента - Числовое поле, Целое;

- Продано - Логическое поле Да/Нет.

Таблица Сотрудники:

- Код сотрудника - Числовое поле, Длинное целое;

- ФИО - Ключевое поле, Текстовое, 50 символов;

- №Отдела - Числовое поле, Целое;

- Должность - Текстовое поле, 50 символов.

Таблица Продавцы:

- Код сотрудника - Ключевое поле, Числовое, Целое;

- ФИО - Текстовое поле, 50 символов;

- №Отдела - Числовое поле, Целое;

- Что продают - Текстовое поле, 50 символов;

- Адрес - Текстовое поле, 255 символов;

- Домашний телефон - Текстовое поле, 50 символов.

Таблица Реставраторы:

- Код сотрудника - Ключевое поле, Числовое, Длинное целое;

- ФИО - Текстовое поле, 50 символов;

- Что реставрирует - Текстовое поле, 50 символов.

Таблица Реставрационный отдел:

- Инвентарный номер - Ключевое поле, Числовое, Длинное целое;

- Создатель - Текстовое поле, 50 символов;

- Название - Текстовое поле, 50 символов;

- Год создания - Числовое поле, Длинное целое;

- Степень повреждения - Текстовое поле, 30 символов;

- Код сотрудника - Числовое, Длинное целое.

Таблица Покупатели:

- Код клиента - Ключевое поле, Числовое, Длинное целое;

- ФИО - Текстовое поле, 50 символов;

- Что купил - Текстовое поле, 50 символов;

- Инвентарный номер - Числовое поле, Длинное целое;

- Код сотрудника - Числовое поле, Целое.

Создание таблиц на примере конструирования таблиц Поступившие изделия и Оценочный отдел:

В новой открытой базе данных в появившемся окне с перечнем объектов, выбирается объект Таблицы и нажимается вкладка Создать. В открывшемся окне ищется вариант создания с помощью Конструктора. В режиме Конструктора в столбец Имя поля вводятся названия необходимых полей и определяются при этом типы данных в столбце Тип данных. Поле Наименование изделия делается ключевым, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав соответствующий пункт.

При активной вкладке Общие определяются необходимые параметры для каждого поля.

После выхода из режима Конструктора присваивается созданной таблице имя Поступившие изделия.

Возможен просмотр её в режиме Таблицы и при необходимости редактирование ширины столбцов.

Создание таблицы Оценочный отдел.

Для этого выбирается объект Таблицы и нажимается вкладка Создать. В открывшемся окне ищется вариант создания с помощью Мастера таблиц.

На 1-м шаге работы мастера выбирается в качестве образца таблица Поступившие изделия и, дважды щелкая по образцам полей, включаются в создаваемую таблицу поля: Наименование изделия, Создатель, Год создания, Эпоха, Материальная ценность. Затем щелчок по кнопке Далее.

На шаге 2 в окне Создание таблиц присваивается имя таблице Оценочный отдел и происходит сохранение. Включенный флажок Microsoft Access автоматически определяет ключ. Щелчок по кнопке Далее.

На шаге 3 нажимается кнопка Готово. Переключение таблицы в режим Конструктора происходит при помощи щелчка по кнопке Вид инструментальной панели. Проводится необходимая корректировка типов данных.

В режиме Таблицы редактируется ширина столбцов.

Аналогичным образом при использовании режимов Конструктора и Мастера таблиц, конструируются другие таблицы, при необходимости добавляются, переименовываются поля и редактируются типы данных.

3.2 Ввод данных в таблицы

Заполненные данными таблицы:

Рис. 1 Таблица "Поступившие изделия"



Рис. 2 Таблица "Выставочный отдел"

Аналогичным образом заполняются данными все таблицы "Антиквариата".

3.3 Создание межтабличных связей

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения

первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.