Информационная система "Антиквариат"

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.¹⁵

Следующий этап проектирования БД - создание схемы данных.

Для этого нужно щелкнуть по кнопке инструментальной панели "Схема данных" или выполнить команду Сервис Схема данных.

В окне Добавление таблицы последовательно выбираются все созданные таблицы, затем щелчок по кнопке Добавить.

Добавив последнюю таблицу, нужно щелкнуть по кнопке Закрыть.

В окне Схема данных необходимо установить связь между таблицей Поступившие изделия и таблицей Выставочный отдел. Для этого:

Выделяется щелчком поле Наименование изделия в таблице Поступившие изделия и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, нужно переместить указатель на поле с тем же названием в таблице Выставочный отдел.

Появится окно Связи, в котором включается флажок Обеспечение целостности данных и нажимается кнопка Создать.

В окне Схема данных появится связь между таблицами типа один-ко-многим.

Аналогичным образом связываются таблицы Поступившие изделия - Оценочный отдел (по одинаковому полю Наименование изделия), Оценочный отдел - Отдел продаж (по одинаковому полю Материальная ценность), Выставочный отдел - Отдел продаж (по одинаковому полю Историческая ценность), Сотрудники - Продавцы (по одинаковому полю ФИО). Целостность данных обеспечивается с помощью поставленного флажка. Далее устанавливаются связи между таблицами Продавцы - Покупатели (по одинаковому полю Код сотрудника), Покупатели - Отдел продаж (по одинаковому полю Код клиента), Сотрудники - Реставраторы (по одинаковому полю ФИО), Реставраторы - Реставрационный отдел (по одинаковому полю Код сотрудника), Реставрационный отдел - Покупатели (по одинаковому полю Инвентарный номер).

Таким образом, получается следующий вид схемы данных (см. рис. 3):

Рис. 3 Схема данных базы данных "Антиквариат"

3.4 Разработка необходимых запросов, форм и отчетов

3.4.1 Запросы

По условию курсовой необходимо создать следующие запросы:

Запрос по количеству средств покупателя - простой запрос на выборку сведений из базы данных, включающий следующие поля:

- Наименование;

- Создатель;

- Окончательная стоимость.

Для этого нужно щелкнуть в окне База данных по объекту Запросы. В окне Запросы щелчок по кнопке Создать. В окне Новый запрос выбирается Конструктор и нажимается кнопка Ok. В появившемся окне Добавить таблицу добавляется таблицу Отдел продаж, затем окно закрывается. Перетаскиваются названия полей из окна таблицы в бланк запроса, расположенный под схемой данных, соблюдается их заданный порядок.

В поле Окончательная стоимость в строке Условие отбора указывается тип "<=1100000 Or >=3650000".

Можно просмотреть выборку, выполнив команду Вид Режим таблицы или щелкнув по кнопке инструментальной панели Вид. А в случае ошибок выборки, можно вернуться в режим Конструктора запросов и, если выборка содержит ошибки, и откорректировать запрос.

При закрытии запроса в появившемся окне подтверждается необходимость его сохранения. Присваивается запросу имя Запрос по количеству средств покупателя (см. рис. 4).

Рис. 4 Запрос "Запрос по количеству средств покупателя"

Необходимо составить запрос для получения сведений о цене каждого товара с учетом НДС. Такой запрос является запросом с вычисляемым полем.

Создается с помощью Конструктора новый запрос с использованием таблицы Отдел продаж.

Вводятся в бланк запроса поля:

- №Отдела;

- Наименование изделия;

- Создатель;

- Окончательная стоимость изделия;

- НДС;

- Итого.

Нужно щелкнуть мышью в строке Поле первого свободного столбца бланка, а затем - по кнопке инструментальной панели Построить. Будет вызвано окно Построителя выражений.

Вводится в окно построителя выражение: НДС: [Окончательная стоимость изделия]*[НДС (%)]/100, где НДС: - заголовок столбца с вычисляемым полем,

[Окончательная стоимость изделия],[НДС(%)]- поля таблицы Отдел продаж.

Используются для записи выражения инструменты Построителя выражений. После ввода выражения щелчок по кнопке Ok.

Щелчком мыши в ячейке поля следующего свободного столбца переходим в окно Построителя выражений.

Вводится в окне Построитель выражений формула: Итого: [Окончательная стоимость изделия]+[НДС],

где Цена: - заголовок столбца с вычисляемым полем,

[Окончательная стоимость изделия], [НДС] - поля таблицы Отдел продаж.

Для редактирования выражения в вычисляемом поле запроса можно использовать окно Область ввода, которое вызывается комбинацией клавиш Shift+F2, если ячейка с полем активизирована. То же самое можно сделать, выбрав пункт Масштаб в контекстном меню, вызываемом щелчком правой клавиши мыши по названию поля.

Включаются флажки вывода на экран вычисляемых полей. Запускается запрос. После отладки запрос сохраняется под именем Запрос на стоимость изделия с налогом (см. рис. 5).

Рис. 5 Запрос "Запрос на стоимость изделия с налогом"

Необходимо составить запрос, позволяющий увидеть выборку, отражающую количество проданных изделий в каждом отделе. Заголовки столбцов должны соответствовать номерам отделов, а заголовки строк - виду продаваемых изделий. Такой вид выборки может быть реализован Перекрестным запросом.

С помощью Конструктора создается новый запрос с использованием таблиц Продавцы, Покупатели, Отдел продаж.

Вводится в 1-ый столбец бланка запроса поле Что продают, во 2-ой столбец - поле №Отдела, в 3-ий столбец - поле Продано.

Щелчком по кнопке инструментальной панели Тип запроса выбирается из списка Перекрестный.

Выбираются значения в строке бланка Перекрестная таблица при развернутом списке в ячейках:

Для 1-го столбца Заголовок строк, для 2-го столбца - Заголовок столбцов, для 3-го столбца - Значение

Выбирается функция Sum для групповой операции в 3-м столбце.

Щелкнув по кнопке Запуск, можно просмотреть перекрестную выборку. Запрос сохраняется под именем Сколько продано изделий и в каком отделе (см. рис. 6).

Рис. 6 Перекрестный запрос "Сколько продано изделий и в каком отделе"

Необходимо создать Запрос на обновление базы данных, при выполнении которого произойдет уменьшение стоимости продаваемых изделий в 0,2 раза. Для этого создается с помощью конструктора новый запрос, где в качестве исходной таблицы принимают таблицу Отдел продаж.

Далее указывается тип запроса, выполняя команду Запрос Обновление (см. рис. 7):

Рис. 7 Выполнение команды на обновление в режиме конструктора

Необходимо в поле "Окончательная стоимость изделия" в строку "Обновление" ввести с помощью "Построителя выражений" выражение: [Окончательная стоимость изделия]*0,2. Запрос выполняется, нажав на панели инструментов кнопку "Запуск" и сохраняется под именем Запрос на обновление.

Также требуется составить Запрос на добавление записей из одной таблицы в другую. На первом этапе создается таблица Новые изделия.

На втором этапе создается запрос с помощью конструктора. В окне Добавление таблицы выбирается ранее созданная таблица, нажимается кнопка Добавить и добавляются все поля таблицы. Указывается тип запроса, выполняя команду Запрос Добавление (см. рис. 8):

Рис. 8 Выполнение команды на добавление в режиме конструктора.

В окне Добавление введём имя таблицы Поступившие изделия (см. рис. 9), к которой должны добавляться строки исходной таблицы. Затем запрос сохраняется с именем Запрос на добавление.

Рис. 9 Окно на добавление

3.4.2 Формы

Для наглядного представления данных и удобного их просмотра используются формы.

Сконструируем простую форму Поступившие изделия - простая на основе одноименной таблицы с возможностью добавления и удаления записей.

Для этого устанавливается в окне базы данных вкладка Формы и нажимается кнопка Создать. В окне Новая форма выбирается Мастер форм и указывается в качестве источника данных таблица Поступившие изделия.

В окне Создание форм выбираются все поля таблицы и нажимается кнопка Далее. Выбирается внешний вид формы в один столбец и нажимается кнопка Далее. Выбирается стиль оформления Стандартный и нажимается кнопка Далее. Присваивается имя форме Поступившие изделия - простая и нажимается кнопка Готово (см. рис. 10).



Рис. 10 Форма "Поступившие изделия - простая"

Нужно создать несколько простых форм Форма изделия1, Форма изделия2, Форма изделия3, Форма изделия4, форма изделия5, Форма изделия6 с условием на №Отдела для того, чтобы создать Форму с вкладками изделий (такая форма создается для более удобного просмотра изделий по отделам).

Для этого устанавливается в окне базы данных вкладка Формы и нажимается кнопка Создать. В окне Новая форма выбирается Мастер форм, и указывается в качестве источника данных запросов Запрос изделия1, Запрос изделия2, Запрос изделия3, Запрос изделия4, Запрос изделия5, Запрос изделия6.

В окне Создание форм выбираются все поля запроса и нажимается кнопка Далее. Выбирается внешний вид формы в один столбец, и нажимается кнопка Далее. Выбирается стиль оформления Диффузный, и нажимается кнопка Далее. Присваивается имя форме Форма изделия1, и нажимается кнопка Готово (см. рис. 11).

Рис. 11 Форма "Форма изделия1"

Аналогичным образом создаются все последующие формы: Форма изделия2, Форма изделия3, Форма изделия4, форма изделия5, Форма изделия6.

С помощью форм Форма изделия1, Форма изделия2, Форма изделия3, Форма изделия4, форма изделия5, Форма изделия6 создается Форма с вкладками.

Для этого нужно установить в окне базы данных вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать. В окне Новая форма выбрать Конструктор. В режиме Конструктора на панели инструментов выбирается инструмент Вкладка и перетаскивается в Область данных. Выделив одну из вкладок, с помощью правой кнопки мыши можно перейти в окно свойств, где определяется имя вкладки - 2 Изделия. Аналогично присваивается имя другим вкладкам. Каждой вкладке присваивается подчиненная форма с помощью выбора на панели инструментов Подчиненная форма Отчет. В появившемся окне Мастера подчиненных форм выбирается сначала Форма изделия1 и перетаскивается на соответствующую вкладку, затем выбирается Форма изделия2, осуществляются аналогичные действия. Выйдя из режима Конструктора, можно просмотреть Форму с вкладками изделий (см.рис.12).

Делая активной одну из вкладок, можно увидеть списки заказчиков каждого типа.

Рис. 12 Форма "Форма с вкладками изделий"

Аналогичным образом составляется Форма с вкладками отделов. В этой форме содержится список сотрудников по отделам.

Далее создание формы с кнопками.

Для этого сначала необходимо создать табличную форму Подчиненная2 с помощью Мастера форм, используя в качестве источника данных таблицу Продавцы. Из этой таблицы выбираются все поля.

Сконструированная Форма с кнопками позволит осуществлять переходы по записям. Для этого:

С помощью Мастера форм создается форма при использовании в качестве источника данных таблицы Сотрудники, а в ней полей Код сотрудника, ФИО, №Отдела и Должность. В режиме Конструктора в Область данных формы добавляется в качестве подчиненной формы Подчиненная2.

Добавляются кнопки перехода по записям в форму. Для этого в режиме Конструктора выбирается на инструментальной панели инструмент Кнопка, перетаскивается в Область данных формы. В появившемся окне Создания кнопок выбирается категория Переходы по записям, а действие -Следующая запись. Затем нажимается Далее, в итоге Готово. Щелчком по кнопке правой кнопкой мыши, можно войти в окно свойств. Выбрав вкладку Все, в строке Нажатие кнопки нужно указать [Процедура обработки события: ].

Аналогично создается кнопка перехода по записям с действием Предыдущая запись.

Выйдя из режима Конструктора, можно просмотреть созданную форму и проверить действия перехода по записям (см. рис. 13):

Рис. 13 Форма "Состав продавцов"

Форма Составная по реставраторам (см. рис. 14) создается с помощью Мастера форм. В качестве источника данных используется таблица Реставраторы, а в ней все поля. В качестве подчиненной формы выступает форма Подчиненная1.

Рис. 14 Форма "Составная по реставраторам"

Необходимо сконструировать форму с полем со списком Форма с полем для списка с помощью Мастера форм. В качестве источника данных используется таблица Поступившие изделия, а в ней все поля, кроме поля №Отдела. На инструментальной панели выбирается инструмент Поле со списком и перетаскивается в Область данных формы. В появившемся окне Создание полей со списком выбирается таблица Отдел продаж, а в ней поле Материальная ценность. Нажимаются кнопки Далее, а в итоге Готово.

В режиме Конструктора, выделив поле со списком, можно войти в окно его свойств. В окне при активной вкладке Все в строке Отсутствие в списке указывается [Процедура обработки события: ].

Выйдя из режима Конструктора, можно просмотреть (см. рис. 15):



Рис. 15 Форма "Форма с полем для списка"

3.4.3 Отчеты

Для удобного просмотра сведений и предоставления каких-либо итогов используются отчеты.

Необходимо создать Отчет на ценность изделия, который дает наглядное представление о стоимости изделий.

Для этого в окне базы данных выбирается объект Отчеты и нажимается кнопка Создать. В окне Новый отчет выбирается Мастер отчетов и в качестве источника данных - таблицу Отдел продаж. Щелчок по кнопке Ok.

В окне Создание отчетов выбираются все поля таблицы кроме полей Код клиента и продано. Добавляются уровни группировки по Наименованию и по Окончательной стоимости изделия.

Выбирается макет Ступенчатый, стиль - Днловой. Присваивается имя отчету Отчет на ценность изделия (см. рис. 16).

Нажав кнопку Готово, можно просмотреть отчет. Затем, перейдя в режим Конструктора, можно выполнить редактирование отчета. Можно поменять шрифт, заливку, сделать выравнивание заголовка и всех полей отчета, ввести текст в нижний колонтитул: "Ведомость составил: ".

После чего необходимо закрыть и сохранить созданный отчет.



Рис. 16 Отчет "Отчет на ценность изделия"

Аналогичным образом составляется Отчет по сотрудникам, включающий поля:

- №Отдела; - Код сотрудника; - ФИО; - Должность.

В качестве источника данных используются таблица Сотрудники. Производится группировка по полю №Отдела, а сортировка по Коду сотрудника. В режиме Конструктора можно отредактировать отчет. После чего получается представление о персонале, работающем в определенном отделе (см. рис. 17):

Рис. 17 Отчет "Отчет по сотрудникам"

Заключение

Разработанная база данных "Антиквариат" позволяет работникам антикварного магазина легко и быстро обрабатывать большие объемы информации и находить нужную информацию для покупателя.

Работник антикварного магазина может, введя индивидуальный номер изделия, получить полную информацию о нем, а конкретнее это полное название, создателя и цену. Также он может просмотреть и сравнить историческую ценность с ценой на сегодняшний день и выявить из этого самое дорогое изделие.

Сотрудник магазина с легкостью может добавить перечень поступивших товаров уже к имеющимся, и в связи с повышением или понижением НДС он может легко внести изменения в цену изделия. Для быстрого нахождения изделий по отделам, сотруднику магазина требуется только ввести его номер. По номеру отдела можно узнать не только то чем он занимается, но и полную информацию о его сотрудниках, а так же какие изделия и в каком отделе продаются.

База позволяет получить полную информацию по каждому реставратору в отдельности, т.е. его фамилию, личные данные и какие изделия он реставрирует.

С помощью отчетов по цене изделий сотрудник магазина следит за ее изменениями.

В базе имеется отчет, который показывает отличие окончательной стоимости изделия от его стоимости с налогом, т.е. стоимости, по которой изделия продают покупателям.

Таким образом, разработанная база "Антиквариат" позволяет сократить время работы с поиском нужной информации.

Список литературы

1 Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учебное пособие. - М.: Форум: Инфа-М, - 2005. - 352 с.

3 Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник, - М.: Финансы и статистика, 1995. - 348 с.

4 Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация, - Санкт-Петербург: Питер, 2001. - с. 304

5 Лисовский К.Ю., А.С. Марков Базы данных: Введение в теорию и методологию: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 512 с.

6 Мальцев М.Г., Хомоненко А.Д., Цыганков В.М. Базы данных: учебник, - 4-е изд., доп. и перераб. - Санкт-Петербург: Корона принт, 2004. - 736 с.

7 Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001. - 640 с.

8 Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер,

2001. - 288 с.

9 Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

10 Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

11 Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. - СПб.: Питер, 1998. - 416 с.

Приложения

Приложение 1

Рис. 1: Таблица "Выставочный отдел"

Приложение 2

Рис. 1: Таблица "Отдел продаж"

Приложение 3

Рис. 1: Таблица "Оценочный отдел"

Приложение 4

Рис. 1: Таблица "Продавцы"



Рис. 2: Таблица "Реставраторы"

Приложение 5

Рис. 1: Таблица "Сотрудники"

Приложение 6

Рис. 1: Запрос "Запрос по количеству средств покупателя"

Рис. 2: Запрос "Запрос по отделу"

Рис. 3: Запрос "Запрос продаж по отделам"

Приложение 7

Рис. 1: Запрос на выборку "Сотрудники - продавцы"

Приложение 8

Рис. 1: Отчет "Отчет с группировкой стоимости"

Приложение 9

Рис. 1: Отчет "Отчет по сотрудникам"

Приложение 10

Рис. 1: Отчет "Отчет на ценность изделия"

Размещено на Allbest.ru