Макросы, их создание и использование

Что такое макрос?

Приходилось ли вам при работе с программой Microsoft Office выполнять повторяющиеся задачи, которые можно было бы выполнять автоматически? Возможно, вам приходилось переформатировать многочисленные таблицы в документе Word или преобразовывать данные в электронных таблицах Excel. А может, было необходимо сделать однотипные изменения на нескольких похожих страницах Visio или слайдах PowerPoint? Если описанные ситуации кажутся вам знакомыми, значит, вам пора узнать больше о макросах.

Возможно, вы когда-нибудь работали с файлами, открытие которых сопровождалось предупреждением безопасности о том, что в файлах содержатся макросы, поэтому макросы чаще всего ассоциируются с пугающими словами «вирус» или «программирование». Запомните, что большинство макросов не только безвредны, но и могут значительно экономить ваше время. Кроме того, создать макрос намного проще, чем это может вам показаться.

Не имеет значения, в каком приложении пакета Office вы работаете - это может быть Word, Excel или PowerPoint - вероятно вы по нескольку по нескольку раз в день выполняете некоторые рутинные операции, которые вы либо уже десятки раз выполняли раньше, либо которые вам нужно повторить много раз. В частности, это форматирование отдельных фрагментов текста, последовательное выполнение нескольких команд меню или форматирование документа определенным образом. Я думаю, что вы мечтаете избавиться от этой рутины и сократить время, необходимое на выполнение работы.

Конечно, большинство приложений пакета Office содержит в меню Правка команду повторить, с помощью которой можно повторить последнее действие. Это очень удобно, но с помощью этой команды можно повторить только одно действие. Если же нужно повторить несколько действий, то данная команда не подойдет.

Что следует делать в таких случаях?

Можно автоматизировать практически любую рутинную работу и повторяющуюся работу. Можно выполнить эту автоматизированную работу МГНОВЕННО, просто выбрать одну команду, нажав клавишу либо щелкнув на панели инструментов.

Это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, но, используя VBA, можно сделать нечто, называемое МАКРОСОМ. Он в действительности состоит из списка действий, которые надо запомнить для повторного выполнения. Таким образом, макрос не сильно отличается от кулинарного рецепта, состоящего из набора инструкций, в которых говориться, какие действия необходимо выполнить, чтобы что-нибудь приготовить.

Макрос - это набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

Различие, однако, состоит в том, что макрос объединяет все эти инструкции в одном сценарии, который затем можно вызвать с помощью команды меню, кнопки панели инструментов или комбинации клавиш. С этой точки зрения макрос отличается от, скажем, рецепта приготовления хлеба, но похож на автоматическую хлебопекарню, загрузив ингредиенты в которую, можно испечь хлеб одним нажатием кнопки.

Список инструкций, составляющих макрос, как правило, состоит из макрооператоров. Некоторые операторы выполняют особые действия, связанные с выполнением самого макроса, но большинство операторов соответствует командам меню и опциям диалоговых окон приложения, в котором выполняется макрос.

Например, в любом приложении можно закрыть текущее (активное) окно, выбрав команду Закрыть из меню Файл. В макросе VBA следующий оператор позволяет сделать тоже самое: Active Window. Close (Активное Окно. Закрыть)

Названия операторов очень информативны, говорят сами за себя о том, что они делают, и не требуется отдельных пояснений.

VBA представляет собой среду программирования, разработанную специально для создания макросов в других приложениях. Возможно, последняя фраза звучит устрашающе, но наибольшим преимуществом языка программированияVBA является то, что он намного проще, чем большинство других языков программирования. Если вы не хотите ничего самостоятельно программировать, то с помощью VBA можете просто записать макрос и назначить его кнопке, расположенной непосредственно в самом документе окна простым перетаскиванием соответствующих элементов управления в окно документа. Другие средства позволяют настраивать меню и панели инструментов. Поэтому в вашем распоряжении есть все необходимое для создания простого сценария, при этом не нужно вручную писать не строчки кода.

Конечно, если вы хотите воспользоваться средствами VBA, вам нужно будет добавить в записанный макрос несколько строк кода самостоятельно. Язык VBA разработан таким образом, чтобы можно было быстро начать программировать на нем, а затем по мере изучения совершенствовать свои навыки. С помощью языка VBA можно почти сразу (без длительного обучения) начать создавать полезные макросы. Данное свойство выгодно отличает VBA от других языком программирования.

Самый простой способ создать макрос - воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать (таким образом можно выделить текст, а также выбирать команды меню или изменить опции диалогового окна.) Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

Макрос -- это набор команд, которые можно применить, нажав всего лишь одну клавишу. С помощью макроса можно автоматизировать любое действие, которое выполняется в используемом приложении, и даже выполнять действия, о возможности выполнения которых вы даже не догадывались.

Являются ли макросы программой?

Макрос является программой, однако, чтобы использовать в работе макросы, вам не нужно быть разработчиком или программистом. Для создания большинства макросов, используемых в приложениях Office, применяется язык Microsoft Visual Basic for Applications, обозначаемый как язык VBA. Эта статья посвящена именно VBA-макросам.

Когда и зачем использовать макросы?

Макросы экономят время и расширяют возможности ежедневно используемых программ. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов, которые вы и ваши коллеги постоянно используете. Те, кто хорошо знаком с языком VBA, могут использовать макрос для создания пользовательских надстроек, включающих шаблоны, диалоговые окна, и даже для хранения многократно использующихся сведений.

В этой статье мы рассмотрим пример форматирования многочисленных таблиц в документе Word. Предположим, что в документе имеются 50 таблиц, форматирование которых необходимо изменить. Если вы опытный пользователь и форматирование одной таблицы займет у вас пять минут, выполнение одной задачи для всех таблиц займет не один час. Если для форматирования таблиц записать макрос и задать параметр повторения действий до конца документа, задача будет выполнена в считанные минуты.

Создание макросов

Во многих приложениях Office можно создать макрос, либо записав последовательность необходимых действий, либо написав код программы.

Запись макроса

Записать макрос так же просто, как и включить или выключить магнитофон. При использовании средства для записи макросов запись макроса осуществляется автоматически на основании действий, выполняемых пользователем. Макрос можно записать в таких приложениях семейства Office, как Word, Excel, PowerPoint, Visio и Project.

Например, рассмотрим вариант записи макроса для задачи, упомянутой в начале статьи -- изменение форматирования нескольких таблиц в большом документе Word. Применив к таблице табличный стиль, можно одновременно задать несколько параметров форматирования, но при этом может еще потребоваться изменить параметры, которые не имеют отношения к стилю, например ширину таблицы или высоту табличных ячеек.

Чтобы записать такой макрос, поместите курсор в начало таблицы, форматирование которой необходимо изменить, и выполните следующие действия:

В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- команду Начать запись.

В диалоговом окне Запись макроса (см. рисунок) можно задать имя макроса, назначить для быстрого доступа к нему панель задач или сочетание клавиш, указать место, где макрос будет храниться, и добавить описание макроса для справки. При необходимости все эти шаги можно пропустить и нажать «ОК», чтобы начать запись.

Макросы и безопасность

Word

В приложении Word можно записывать и создавать макросы программными средствами.

Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов

Если вы опытный пользователь Word и умеете записывать макросы, именно с приложения Word, лучше всего начать подробное изучение редактирования и создания пользовательских макросов программными средствами, поскольку Word VBA использует термины, с которыми вы хорошо знакомы и используете каждый день.

Excel

Макросы очень часто используются в Excel, потому что они значительно расширяют функциональные возможности приложения. Макросы Excel можно использовать как для автоматизации обычных задач, так и для создания пользовательских функций.

Начало работы. Запись и использование макроса в Excel

В двух статьях базы знаний Microsoft описаны два макроса Excel, которые уже созданы и готовы к использованию:

Использование VBA-макроса для расчета суммы только в отображаемых ячейках (на английском языке)

Макрос для извлечения данных из диаграммы (на английском языке)

Если вы умеете записывать и применять макросы в Excel и хотите научиться редактировать и создавать макросы в Excel с помощью программных средств, ознакомьтесь с учебным курсом, посвященным циклам.

Использование макросов Microsoft Excel для создания циклов (на английском языке)

1. Автоматически присваиваемое макросу имя можно изменить. Имена макросов могут состоять из букв и цифр и не должны содержать пробелы.

2. По умолчанию новый макрос сохраняется в общем шаблоне Normal.dot. Макрос также можно сохранить в активном документе или шаблоне, равно как и в любом пользовательском шаблоне.

3. Для быстрого доступа к макросу можно назначить панель задач или сочетание клавиш. Этот этап можно пропустить и выполнить назначения в любой момент времени.

4. Описание макроса включает дату создания и имя пользователя, записавшего макрос. Описание можно редактировать по усмотрению пользователя.

Если нажать кнопку «ОК», появится небольшая панель с двумя кнопками -- Остановить запись и Пауза .

Выполните действия по форматированию таблицы. Например, можно применить стиль к таблице, задать ширину таблицы не более 50% ширины страницы, выделить таблицу, а затем удалить параметры высоты строк для всех строк. Закончив форматирование, которое будет применено ко всем таблицам, нажмите кнопку Остановить запись.

Теперь можно щелкнуть любую таблицу в документе и запустить макрос, чтобы автоматически выполнить все действия, которые были произведены с первой таблицей.

Примечание. Если для доступа к макросу не назначена панель или сочетание клавиш, макрос можно выбрать с помощью диалогового окна «Макрос». Для этого в меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- Макросы. Выберите макрос из списка и нажмите Выполнить.

Создание макроса программными средствами

В приложениях Office, в которых можно записать макрос, например в Access, Outlook, FrontPage или Publisher, можно также написать пользовательский VBA-макрос. Чтобы написать макрос, вам потребуется минимум знаний о языке VBA, вы будете удивлены тем, насколько легко его освоить на фоне представлений о самом приложении, которым вы пользуетесь. Язык VBA предназначен для автоматизации функций, используемых каждый день. Например, в приложении Word к терминам VBA относятся документы, таблицы, абзацы и разделы.

Возможность создания макроса программными средствами или редактирования записанного макроса позволяет усовершенствовать макрос. Например, в макрос из описанного выше примера можно добавить так называемый цикл -- простейший код VBA, который позволяет макросу последовательно применить форматирование ко всем таблицам в документе, тогда не потребуется запускать каждый раз макрос отдельно для каждой таблицы.

Одно из наиболее удобных свойств VBA-макросов заключается в том, что, научившись писать VBA-макросы для одного из приложений Office, полученные навыки и знания можно использовать для написания и редактирования макросов в любом другом приложении Office. Терминология отличается в силу функциональных различий между приложениями, но синтаксис, применяющийся для настройки макроса или добавления новых функций, таких как циклы, один и тот же для всех приложений, которые используют VBA.

Совет. Лучше всего начать изучение VBA с записи макроса, затем можно просмотреть его в окне редактора Visual Basic. Для этого в меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- Макросы. Выберите записанный макрос из списка и нажмите Изменить.

PowerPoint, Visio и Project

Так же как и в приложениях Word и Excel макросы можно записывать и создавать в приложениях PowerPoint, Visio и Project.

Начинаем работать с макросами в PowerPoint

Начинаем работать с макросами в Project

Access

Макросы очень важны для работы с Access, потому что они значительно расширяют функциональные возможности баз данных. Несмотря на то, что записать макрос в Access нельзя, можно создать макрос с помощью программных средств Access VBA или с помощью инструмента Macro Builder. Access обладает несколькими возможностями, и язык VBA -- всего лишь одно из ряда средств, с помощью которых можно задать требуемую автоматизацию.

Знакомство с основами программирования в Access

Создание и редактирование макросов в Access

FrontPage и Publisher

По аналогии с приложениями Word, Excel, PowerPoint и Visio в приложениях FrontPage и Publisher можно создавать макросы для экономии времени за счет автоматизации повторяющихся задач, а также, например в приложении FrontPage, для создания и использования надстроек, расширяющих функциональные возможности приложения.