Программные средства офисного назначения

34

Оглавления

1. Программа Word 2000

2. Документ Excel

3. СУБД Access 2000

Список литературы

1. Программа Word 2000

Окно Word 2000 похоже на окна других приложений Windows. Однако есть и некоторые отличия. Это программа позволяет работать с несколькими документами сразу, однако представляет эти документы как бы в отдельных окнах приложений. Из-за этого отдельные окна документов, характерные для предыдущих версий программы Word, здесь не используются - каждое окно документа имеет полный набор всех элементов управления программы. Тем не менее, клавиатурные команды, характерные для многооконных приложений ( такие, как CTRL+F6 или CTRL+W) работают и в программе Word 2000.

Окно документа Word содержит горизонтальную линейку, используемую для установки позиций табуляции и размера полосы набора. Слева от горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки режимов просмотра, а снизу от вертикальной полосы прокрутки - кнопки перемещения по объектам.

Режим отображения программы Word 2000 предоставляет несколько режимов просмотра документа. При выборе режима учитывают структуру документа и степень его готовности: черновик, рукопись, текст для печати или только для чтения.

Выбор текста можно выбрать протягиванием мыши, но программа Word предоставляет и другие средства. Доступны они всегда, но некоторые удобнее в определенных ситуациях.

Программа Word 2000 предлагает шесть возможностей установки межстрочного интервала, то есть расстояния между строками текста.

Одинарный - интервал, достаточный для изображения самых крупных символов в строке.

Полуторный - равен полутора одинарным интервалам.

Двойной - в два раза больше одинарного интервала.

Минимум - устанавливает минимальное допустимое расстояние между строками, не превосходящее величины, заданной в поле Значение.

Точно - расстояние между строками определяется величиной из поля Значение.

Множитель - используется для ввода кратных межстрочных интервалов, отличных от одинарного, полуторного или двойного.

Создание и редактирование таблиц.

В программе Word 2000 имеется три средства создания пустых таблиц: Добавить таблицу, диалоговое окно Вставка таблицы и кнопка Нарисовать таблицу.

Если щелкнуть на кнопке Добавить таблицу, то в раскрывшейся палитре можно протяжкой мыши выделить необходимое число строк и столбцов. После отпускания кнопки мыши в документе появится пустая таблица. Кнопка добавить таблицу изменит вид теперь с ее помощью можно вставлять в таблицу дополнительные строки.

Чтобы открыть диалоговое окно Вставка таблицы, дайте команду Таблица- Добавить - Таблица. Укажите число строк и столбцов, а также задайте ширину столбцов.

Форматирование текста в таблицах.

Любая ячейка таблицы может форматироваться отдельно. Можно выровнять текст по центру в первом столбце, по левому краю - во втором и по правому краю - в третьем. Можно выделить строку заголовка с именами столбцов полужирным шрифтом, а другие строки - курсивом. Элементы форматирования текста абзаца доступны и внутри ячейки. Для использования разных шрифтов, вариантов начертания, типов выравнивания, маркировки и нумерации, а также отступов и текстовых интервалов воспользуйтесь панелью Форматирование или меню Формат.

Панель Таблица и границы содержит дополнительные средства форматирования таблиц. При щелчке на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Выровнять открывается палитра, содержащая девять вариантов выравнивания текста по горизонтали и по вертикали. Эту палитру можно использовать как самостоятельную панель управления Выравнивание в ячейке.

Для добавления строки в конец таблицы перейдите в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу TAB. Текстовой процессор Word добавит новую строку, отформатированную так же, как предыдущая. Чтобы вставить строки в середину таблицы, выберите нужное число строк и дайте команду Таблица - Добавить - Строки выше/ Строки ниже.

Для удаления строк выберите их. Дайте команду Таблица - Удалить - Строки или Щелкните правой кнопкой мыши на выбранной строке и выберите в контекстном меню пункт Удалить строки. Если выбрана отдельная ячейка, в меню Таблица активизируется команда Удалить - Ячейка. Эта команда открывает диалоговое окно Удаление ячеек.

Самый простой способ изменить ширину столбцов или высоту строки состоит в том, чтобы установить курсор на границе между строками или столбцами. Курсор примет вид двунаправленной стрелки для перетаскивания границы. Если перетаскивать границу выделенной ячейки, ширина меняется только у нее. Чтобы столбцы имели одну и ту же ширину, а строки - одну и ту же высоту, выберите нужные столбцы или строки и дайте команду Таблица - Автоподбор - Выровнять ширину столбцов или Таблица - Автоподбор - Выровнять высоту строк.

Форматирование таблиц

Перед распечаткой можно потребоваться выполнить несколько завершающих операций, которые придадут таблице безупречный профессиональный вид. В программе Word 2000 можно выполнить как автоматическое, так и ручное форматирование таблицы. Можно добавлять или удалять рамки, изменять их вид, использовать разные цвета и заливку.

Автоформат таблиц

Средство Автоформат позволяет использовать готовые форматы, которые выбираются одним щелчком мыши. Щелкните на таблице и дайте команду Таблица - Автоформат или щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Автоформат - откроется диалоговое окно Автоформат таблицы.

Средство Автоформат дает возможность выбора рамок, заливки, шрифтов и цвета. Большинство подготовленных форматов предусматривает специальное форматирование строки заголовка, последней стоки, первого и последнего столбцов, так как именно эти столбцы и строки часто содержат заголовки и итоговую информацию.

Центрирование таблиц по горизонтали

Если в таблице отрегулирована ширина столбцов, то ее нельзя растянуть по ширине страницы, не нарушив формат, но можно отцентрировать таблицу между левым и правым полем. Для этого выделите таблицу и щелкните на кнопке По центру на панели инструментов Форматирование.

Вычисления в таблицах

В таблицах Word допустимы простые вычисления. Если лишь изредка требуется подсчет итогов, можно проводить вычисления прямо в программе Word, а средство Excel оставить для более сложны задач.

При более сложных вычислениях, для которых недостаточно автосуммы, требуется знать адреса ячеек, входящих в формулу. Адрес ячеек - это ссылка на ячейку. Она состоит из буквы, соответствующей столбцу, и номера строки. Для вычислений без помощи автосуммы дайте команду Таблица - Формула - откроется диалоговое окно Формула. Программа Word автоматически предложит формулу, исходя из окружения текущей ячейки.

2. Документ Excel

При запуске программы открывается рабочее окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга - многостраничный документ программы Excel. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа.

Для перемещения рамки на одну ячейку влево, вправо, вверх или вниз используются курсорные клавиши.

Для выбора ячейки надо щелкнуть на ней кнопкой мыши. Для перехода к другим областям рабочего листа используются полосы прокрутки. Перейти вверх или вниз на одну строку можно щелчком на концевых стрелках вертикальной полосы прокрутки. Для перемещения на один столбец влево или вправо используются концевые стрелки горизонтальной полосы прокрутки. Для перемещения вверх, вниз, влево или вправо на одно окно надо щелкнуть на свободном месте выше, ниже, слева или справа от ползунка на полосе прокрутки.

Для перемещения на значительное расстояние в таблице используется ползунок полосы прокрутки. При его перетаскивании появляется подсказка, указывающая текущее положение. Прокрутка не меняет активной ячейки, а лишь позволяет увидеть другие части рабочего листа. Для быстрого перемещения перетаскивают ползунок при нажатой клавише SHIFT - рабочее окно прокручивается с большей скоростью.

Рабочий лист может содержать три вида данных: числа, формулы и текст. Числа, в том числе даты, можно использовать в вычислениях. Формулы - это инструкции для вычислений. Текстовая информация не является ни числом, ни формулой. Выбрав нужную ячейку, можно начинать ввод данных. В ячейке появится курсор, вводимые символы попадут в ячейку и в строку формул, включатся кнопки строки формул.

Программа Excel обладает средством автозаполнения ячеек: содержимое ячейки запоминается и предлагается при заполнении другой ячейки в этом же столбце. К примеру, если в ячейке А1 набрано слово Москва, а затем в ячейке А2 напечатана буква М, программа автоматически введет окончание осква. Если требуется именно это слово, закончите ввод нажатием клавиши

ENTER, перемещением в другую ячейку или щелчком на кнопке Ввод.

Редактирование текста и чисел

Существует два способа изменить содержимое ячейки. При выборе ячейки и вводе нового содержание старая информация заменяется. Это простейший способ исправить число или короткий текст.

Если же незначительной корректировки требуют объемные данные, предпочтительнее отредактировать их в строке формул. В этом случае надо щелкнуть на ячейке и перейти в строку формул или дважды щелкнуть на ячейке и отредактировать данные прямо в ней.

Для удаления содержимого выбранной ячейки надо нажать клавишу DELETE или щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Очистить содержимое. Не следует выбирать пункт Удалить - при этом исчезает не только содержимое, но и сама ячейка.

Числовые операции

Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул. Применение формул не требует глубокого знания математики, потому что программа Excel всегда выполняет вычисления точно. Сочетание формул Excel и введенных данных обеспечивает точный, быстрый и легкий расчет сумм, средних значений и других величин.

Создание формул

Существует множество эффективных способов создания формул. Начнем с простых формул, включающих только одну математическую операцию. Пусть рабочем листе Сводная ведомость требуется умножить цену картона на его количество на складе, чтобы определить общую стоимость. Есть три способа создать эту формулу.

При вводе формулы методом «наведи и щелкни» надо выбрать ячейку, в которой следует отобразить результат, и ввести «=».Затем надо щелкнуть на первой ячейке, которую необходимо включить в формулу, ввести знак операции и щелкнуть на следующей ячейке формулы. Эти шаги можно повторять, пока вся формула не будет введена. Завершают ввод формулы нажатием клавиши ENTER или щелчком на кнопке Ввод в строке формул. До этого нельзя переходить к другой ячейке - иначе система Excel включит в формулу и ее.

Второй метод «языковый». Столбец В озаглавлен как Цена, а столбец С озаглавлен Запас на складе. В программе Excel такие заголовки можно использовать в формуле. Если в ячейку D6 ввести = Цена* Запас на складе и закончить ввод, программа поймет, что имеется в виду.

Таким образом, при этом методе вместо номера ячейки указывается заголовок столбца или строки для ячейки, которую надо включить в формулу. «Языковый» метод предполагает специфическое оформление рабочего листа. Каждый заголовок строки или столбца должен быть уникален и помещаться в одной ячейке.

Третий метод традиционен для программ управления электронными таблицами ввод формулы с помощью адресов нужных ячеек. Такой способ наиболее подвержен ошибкам. Легко выбрать не ту ячейку, даже при работе лишь с несколькими числами. Когда на рабочем листе тысячи чисел, шансы на ошибку возрастают. Чтобы сослаться на далеко отстоящие друг от друга ячейки, лучше дать им имена и ссылаться на ячейки по их имени.

Формулы со сложными вычислениями

Сложные формулы включают несколько операций. Пусть есть отдельные столбцы для учета запасов товара на разных складах. Тогда перед умножением цены товара на его запасы необходимо сложить вместе количества товара на разных складах: =(Запас на складе 1 + Запас на складе 2) * Цена за экземпляр. Когда в формуле несколько операций, необходимо учитывать порядок выполнения действий.

Порядок выполнения действий подчиняется короткому набору правил.

- Формулы вычисляются слева направо: 7-3+2 равняется 6, но не 2.

- Умножение и деление всегда выполняются до сложения или вычитания.

Если быформула в примере не содержала скобок, программа Excel сначала

выполнила бы умножение, а затем прибавила количество товара на первом складе к стоимости товара на втором складе. Естественно, результат

оказался бы неверным.

- Действие в скобках выполняется в первую очередь. Не стоит ставить

скобки, если в формуле только одно действие; они ставятся, только если нужно указать порядок двух или более действий.

Заполнение ячеек формулами

В нашем примере всегда нужна одна и та же формула: Цена * Запас на складе. После создания формулы ее хотелось бы вписать во все нужные ячейки.

В правом нижнем углу рамки активной ячейки расположен черный квадрат - маркер заполнения. Когда указатель мыши перемещается на рамку активной ячейки в этой области, он принимает вид черного крестика, что позволяет использовать мышь для заполнения ячеек.

У программы есть несколько форм указателя мыши, изменяющихся при его перемещении по рабочему листу. Указатель мыши, имеющий вид большого креста, используется при выборе или выделении ячеек.

При установке указателя границ активной ячейки он принимает вид стрелки. Указатель, имеющий форму стрелки, можно использовать для перемещения ячейки. При работе в программе Excel надо внимательно следить за указателем мыши: его сдвиг на миллиметр может означать разницу между выделением, перемещением и заполнением ячейки.

Заполнение - это своего рода копирование ячеек. Сначала надо выбрать ячейку с копируемой формулой. Передвинув указатель мыши к маркеру заполнения, следует нажать кнопку мыши и протянуть маркер заполнения вниз, выделяя ячейки для копирования. После отпускания кнопки мыши копируемая формула заполнит эти ячейки.

Вычисление сумм столбцов и строк

В программе Excel есть одношаговый метод суммирования данных строки или столбца - с помощью кнопки Автосумма на стандартной панели инструментов. Сначала надо выделить ячейки, содержащие складываемые числа, можно включить в выделение и пустую ячейку, которая должна содержать результат. После щелчка на кнопке Автосумма программа Excel добавит формулу в пустую ячейку (независимо от того, выделена ли она) и просуммирует значения. Чтобы оставить пустую строку до строки с суммами, надо выделить две дополнительные ячейки. Результат всегда размещается в последней выделенной пустой ячейке.

Чтобы провести суммирование ячеек в нескольких строках или столбцах и получить общий итог, надо выделить все числа. В этом случае программа Excel создаст формулу в строке 9 и столбце Е для вычисления суммы значений всех выделенных ячеек. В ячейке В9 формула была бы следующей: =СУММ(В5:В8) - программа просуммирует значения ячеек в диапазоне от В5 до В8.

Редактирование формул

Формулу обычно изменяют в случае ошибки при ее создании или при добавлении новых данных. При этом можно создать новую формулу взамен старой или отредактировать уже имеющуюся формулу.

При двойном щелчке на ячейке с формулой программа Excel выделяет адрес ячейки или группы ячеек своим цветом и размещает вокруг них рамку такого же цвета. Эта рамка носит название маркера диапазона. Например, ячейка В7 в формуле и рамка вокруг ячейки В7 могут быть голубыми, а зеленый цвет использован для ячейки С7.

Это облегчает выяснение того, из каких ячеек формула берет данные. Чтобы изменить параметры формулы, например выбрать другую ячейку вместо ячейки С7, можно воспользоваться клавиатурой или маркером диапазона. При использовании клавиатуры надо выделить ссылку С7 в формуле, а затем либо щелкнуть на заменяющей ячейке, либо ввести адрес этой ячейки. Если изменяемая формула использует заголовки строк, а не адреса ячеек, надо выделить заголовок столбца или строки и заменить его верным. Маркер диапазона перетаскивают в нужную ячейку, начав перетаскивание с границы маркера. Указатель мыши при этом имеет форму стрелки. Чтобы изменить число ячеек в группе, используют маркер заполнения в правом нижнем углу маркера диапазона, позволяющий увеличить или уменьшить поле выбора. При этом указатель мыши принимает ту же форму, что и при заполнении ячеек. Заканчивают редактирование формулы нажатием клавиши ENTER или щелчком на кнопке Ввод.

Объединения и пересечения - это особые виды диапазонов ячеек. Объединение содержит все ячейки нескольких отдельных диапазонов. Если надо просуммировать число в ячейках от С2 до С8 и от С20 до С28, диапазон ячеек задается так: (С2:С8,С20:С28). Запятая как символ объединения объединяет все ячейки двух диапазонов.

Термин пересечение указывает на пространство, где пересекаются два диапазона ячеек. Для обозначения пересечения вместо запятой используется пробел. Пересечение (С2:С10 А10:J10) соответствует одной ячейке С10, общей для этих двух диапазонов.

Выбор формата чисел

Программа Excel представляет числа в разных форматах. Можно отображать числа в денежном или процентном виде, а также облегчать их восприятие, выравнивая дробные части десятичных дробей в столбце. Для форматирования ячеек используется панель инструментов Форматирование, диалоговое окно Формат ячеек или контекстное меню. При форматировании меняется представление числа, но не его значение. По умолчанию для чисел используется формат Общий, в котором не отображаются незначащие нули. Программа Excel отобразит число 020,60 как 20,6 (не сохраняя ведущего и конечного незначащих нулей).

Панель инструментов Форматирование

Для форматирования ячеек с помощью панели инструментов Форматирование надо выделить ячейки и щелкнуть на кнопке, соответствующей одному из форматов.

Если при уменьшении разрядности отбрасывается ненулевая цифра, число округляется. Например, при отображении числа 9,75 с одним знаком в дробной части оно округляется до 9,8. Если преобразовать это число в целом, выдается число 10.

Форматирование влияет только на отображение данных в ячейке, но не на сами данные. Чтобы увидеть истинное содержимое ячейки, щелкните на ней и посмотрите на строку формул. Число, введенное в ячейку, отображается в строке формул так, как оно было введено, независимо от форматирования ячейки.

Программа Excel содержит больше стандартных форматов, чем представлено на панели Форматирование. Выделив форматируемые ячейки, надо открыть диалоговое окно форматирования ячеек. Для этого можно дать команду Формат - Ячейки или, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек. Если активна не она, щелкните на ее корешке в диалоговом окне Формат ячеек.

Вкладка Число содержит список различных числовых форматов и определяет количество десятичных знаков, типы разделителей групп разрядов, режимы представления отрицательных чисел. Сначала выберите вид формата, а затем переходите к установке параметров.

В списке имеются шесть специальных типов формата. Формат Дата используется оформления даты и времени. Форму представления можно выбрать из предлагаемых вариантов. Формат Дробный определяет тип оформления, основанный либо на числе знаков до и после разделителя, либо на представлении дробной части (половины, четвертые и другие дроби).

Формат Дополнительный применяют для оформления чисел, не имеющих математического значения - таких, как почтовый индекс, телефонный номер или номер паспорта. Не следует пытаться складывать или умножать такие числа - это не числа, а только обозначения, так же как, например, фамилия.

Формат Текстовый преобразует число в текстовое представление, так что оно перестает быть числом и не может быть использовано в вычислениях. Это неплохо, если число и в самом деле лишь набор символов. Пусть необходимо ввести в список табельные номера: 8712, 0913, 7639. Как убедить программу оставить ведущий ноль в номере 0913? Все стандартные числовые форматы убирают ведущие ноли. Поэтому перед вводом номера отформатируйте ячейку в текстовом формате, и ведущий ноль останется на месте.

Копирование и перемещение данных

У копирования и перемещения ячеек и диапазонов в программе Excel есть нестандартные особенности.

При вставке содержимого ячейки поверх существующих данных они теряются, поэтому следует предусмотреть для новых данных свободные ячейки. Например, чтобы разместить содержимое столбца Е справа от столбца А, не испортив столбца В, надо сначала вставить пустой столбец между А и В.

Метод переноса данных через буфер обмена Windows, используемые в программе Excel, отличаются от операции в других приложениях. Здесь нельзя скопировать данные, выполнить другие действия и только потом осуществить вставку. Данные вставляют сразу же, в противном случае операция или копирования отменяется.

При вырезании ячейки ее содержимое копируется в буфер обмена, но не удаляется с рабочего листа, пока ячейка не вставлена на новое место нажатием клавиши ENTER или выбором в контекстном меню пункта Вставить.

Для вставки щелкните на ячейке, строке или столбце, куда необходимо поместить данные. Если для вставки выделено более одной ячейки, этот диапазон должен совпадать по размеру с вставляемым, иначе программа выдаст сообщение об ошибке.

При вырезание вставка возможна только один раз. Нельзя использовать вырезание для создания нескольких копий. Многократная вставка возможна только после копирования. При нажатии клавиши ENTER буфер обмена очищается, поэтому при многократном копировании пользуйтесь кнопкой Вставить. Клавишу ENTER можно использовать только для размещения последней копии.

Чтобы переместить или скопировать данные с одного рабочего листа на другой, вырежьте или скопируйте данные и щелкните на ярлычке нужного листа. Затем щелкните на соответствующей ячейке и нажмите клавишу ENTER для вставки. Для перемещения или копирования данных из одной рабочей книги в другую откройте обе книги. Выделите и вырежьте (или скопируйте) данные из одной книги, затем выберите в меню Окно нужную рабочую книгу из списка. Щелкните на нужной ячейке и нажмите клавишу ENTER

Перемещение и копирование перетаскиванием

Если копируемые (перемещаемые) ячейки и место назначения расположены далеко друг от друга, лучше всего использовать копирование (вырезание) и вставку. Когда же и копируемые ячейки, и место назначения видны на экране одновременно, удобнее метод перетаскивания. Выделив ячейки, расположите указатель мыши так, чтобы он указывал на любую часть активной ячейки, кроме маркера заполнения. Курсор примет форму стрелки. Удерживая правую кнопку мыши, перетащите ячейки в новое положение. После отпускания кнопки откроется контекстное меню, в котором можно выбрать операцию копирования или перемещения. Выполняют перемещения и с помощью левой кнопки мыши. Для этого, удерживая нажатой клавишу

CTRL, перетащите выделенные ячейки, а затем отпустите клавишу CTRL.

Задание имени рабочего листа

В программе Excel рабочие листы, относящиеся к одному проекту, можно сгруппировать в одной рабочей книге, что позволяет открывать содержимое одним приемом. Каждому листу удобно дать название, помогающее быстро найти его в рабочей книге. Для этого надо дважды щелкнуть на ярлычке листа, ввести новое имя рабочего листа и нажать клавишу ENTER.

Группировка рабочих листов

Ввод, удаление, перемещение и копирование данных производится в выбранных рабочих листах. Для выбора рабочего листа щелкните на его ярлычке. Для выбора всех рабочих листов в книге щелкните правой кнопкой мыши на любом ярлычке и в контекстном меню выберите пункт Выделить все листы.

Группа рабочих листов и ее использование

При выборе нескольких рабочих листов они группируются. Данные, введенные в один лист группы, попадают и во все остальные. Это позволяет, например, ввести общий заголовок на несколько листов рабочей книги. По окончании ввода, перемещения или копирования общих данных необходимо отменить группировку листов, иначе все записи, введенные на один лист, попадут и на другие листы группы, заменяя уже существующие там данные.

Отказ от группировки

Для отмены группировки надо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом ярлычке рабочего листа группы и в контекстном меню выбрать пункт Разгруппировать листы. Можно также щелкнуть на ярлычке любого листа, не входящего в группу.

3. СУБД Access 2000

Базы данных и системы управления базами данных

База данных - это документ ( файл или набор файлов), в котором в специальном формате хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных - это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, экспортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

Структура базы данных

Проще всего представить себе базу данных в виде таблиц с некоторым фиксированным числом столбцов и достаточно большим неопределенным числом строк. Столбцы в базе данных называются полями, а строки - записями. Простейший пример базы данных - телефонный справочник. Его поля фиксированы: Фамилия, имя, Отчество, Номер телефона. Набор записей телефонного справочника не является постоянным. Телефонный справочник может непрерывно пополняться, записи в нем могут изменяться при смене телефонного номера, а в особо трагических случаях они могут из него и удалятся.

Таким образом, создание базы данных состоит как бы из двух этапов: создания ее структуры и наполнения структуры информацией. И ту и другую функцию выполняет СУБД.

Проектирование базы данных

Разработка структуры базы данных состоит в создании ее полей и задании их свойств. Этот этап называется проектированием базы данных. Интересно заметить, что он вообще не требует компьютера. Табличку можно расчертить с помощью карандаша и бумаги. Однако, несмотря на примитивность используемых средств, это самый трудный и важный этап. Неверные решения, принятые на данном этапе, так скажутся впоследствии, что могут сделать невозможной эксплуатацию готовой базы, а усилия тех, кто разрабатывал ее структуру, и тех, кто ее наполнял, пропадут впустую.

Цель и назначение СУБД Access

За каждой базой данных стоят два лица: Разработчик и Заказчик. Разработчик знает возможности СУБД. Заказчик знает, что ему нужно получить, хотя отнюдь не полностью и не всегда. Нормальная структура базы будет создана только в том случае, когда Заказчик сможет грамотно изложить свои требования, а Разработчик сможет их понять и исполнить самым оптимальным образом, не забыв при этом предусмотреть возможность изменения структуры базы «на ходу», поскольку пожелания Заказчика во время работы всегда меняется, причем многократно.

Несмотря на простоту, программа Access позволяет создавать базы данных достаточно сложной структуры, а в случае необходимости их мощь можно увеличить применением программирования на языке Visual Basic for Applications (VBA). Удобство системы Access состоит также и в том, что это приложение интегрировано с другими приложениями Microsoft Office.

Таблицы

Создание базы данных

После запуска программы Access на экране открывается диалоговое окно, с помощью которого можно открыть одну из готовых баз данных, приступить к созданию новой базы вручную или воспользоваться для этого встроенным мастером. Программа Access насыщена мастерами, позволяющими упрощать многие операции, но при изучении программы и приемов работы с ней от использования мастеров лучше воздержаться.

Чтобы создать новую базу данных вручную, включите переключатель Новая база данных и щелкните на кнопке OK. После щелчка откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором можно выбрать имя файла и задать место его расположения. Сохранить файл базы данных нужно до того, как приступать к созданию таблиц. Поскольку база данных Access очень быстро увеличивается в размерах, в качестве носителя для базы следует использовать жесткий диск или сменный диск большого размера, но не гибкий диск. После сохранения базы откроется окно База данных. В этом окне на левой панели перечислены все семь типов объектов, из которых может состоять база данных Access.

Создание таблицы

В окне База данных выберите пункт Таблицы и щелкните на кнопке Создать - откроется диалоговое окно Новая таблица. В этом диалоговом окне приведены пять возможных способов создания таблицы.

- Режим таблице - таблица создается путем ввода имен полей в заголовок каждого столбца.

- Конструктор - таблица создается составлением списка имен полей и заданием свойств каждого поля.

- Мастер таблиц - таблица создается автоматически с помощью программы-мастера, которая предлагает выбрать поля из списка и содержит заготовки для более чем ста различных видов таблиц.

- Импорт таблиц - таблица создается путем импорта данных из другой базы или из другой электронной таблицы.

- Связь с таблицами - таблица создается путем установления связи с таблицей, существующей в другой базе данных.

При первом знакомстве с программой Access для создания таблиц удобнее всего воспользоваться режимом конструктора. Этот способ удобен тем, что позволяет одновременно и задать поля будущей таблицы, и назначить свойства этих полей. В диалоговом окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и Щелкните на кнопке ОК - откроется диалоговое окно создания новой таблицы.

Первый столбец называется Имя поля. У разработчиков баз данных есть неписаное соглашение о том, что названия полей не должны содержать пробелов (хотя система Access их и допускает). Вместо пробелов можно использовать символ подчеркивания или просто записывать названия без пробелов, начиная каждое слово с большой буквы: Номер_приказа или НомерПриказа.

Второй столбец Тип данных содержит информацию о типе данных, которые могут быть введены в каждое из полей. Существует девять типов данных.

- Тип Текстовой используется для ввода слов и нечисловых последовательностей цифр (таких, как цифры телефонного номера или номера приказа). По умолчанию каждому полю назначается именно этот тип, поскольку он используется наиболее часто.

- Поле МЕМО - текстовое поле, используемое для ввода очень длинных текстов. В отличие от предыдущего типа здесь на самом деле хранится не текст, а только метка, указывающая на то, где же этот текст на самом деле находится.

- Тип числовой используют для ввода чисел, как целых, так и дробных, как положительных, так и отрицательных. Это поле не используют для ввода цифр, за которыми не стоит числовое содержание, например телефонных номеров.

- Поле Дата/Время служит для ввода значений даты и времени в разных форматах.

- Поля типа Денежный применяются для ввода значений денежных сумм.

- Счетчик - это автоматически заполняемое числовое поле. Его часто используют в качестве поля первичного ключа, если такое поле необходимо для связи между таблицами, а значения прочих полей таблицы не являются уникальными.

- Поле типа Логический - это поле, данные в котором могут иметь только одно из двух возможных значений, например Да или Нет.

- Поле объекта OLE предназначено для размещения объектов, созданных в других приложениях (например, фотографий или звуковых, музыкальных и видеоклипов).

- Поле Гиперссылка используется для хранения гиперссылок - адресов Web-страниц Интернета.

Выбор поля первичного ключа

Очень часто в базах данных клиентов в качестве первичного ключа используют номера телефонов, поскольку маловероятно, чтобы два разных клиента имели один и тот же телефонный номер. Если же в таблице нет поля, которое могло бы служить первичным ключом, рассмотрите возможность использования для этой цели комбинации двух полей. Например, в таблице расписания занятий в университете ни номер аудитории, ни время проведения занятия не могут быть первичным ключом, так как номер аудитории может встречаться в расписании несколько раз и время занятий для разных групп тоже может совпадать. Тем не менее, поскольку в одной аудитории в одно время не может идти более одного занятия, комбинация номера аудитории и времени занятия может быть хорошим первичным ключом. Если никакая комбинация полей не подходит для этой цели, в таблицу вводят поле Счетчик, которое всегда может использовать в качестве первичного ключа. Данные в поле Счетчик уникальны по определению. Так, в базе клиентов в таблице КлиентыФирмы можно ввести поле счетчика ПорядковыйНомер и сделать его первичным ключом таблицы.

Для того чтобы выбрать поле, используемое в качестве первичного ключа, щелкните на кнопке области выделения (слева от столбца Имя поля) - поле (или поля) будет выделено. Теперь щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Ключевое поле. То же может сделать, щелкнув на кнопке Ключевое поле на панели инструментов.

В режиме конструктора в созданную таблицу нельзя вводить данные. Перед вводом данных надо щелкнуть на кнопке Вид на панели инструментов и перейти в режим таблицы. При этом программа Access напомнить, что созданную структуру таблицы надо сохранить. Для сохранения структуры выберите пункт Да. При выборе пункта Нет вы останетесь в режиме конструктора.

Ввод данных в таблицу

Данные в ячейки вводят обычным набором с клавиатуры. Переход от одного поля к другому выполняют с помощью клавиши TAB еще раз, и вы перейдете к началу ввода следующей записи.

По умолчанию столбцы таблицы имеют одинаковую ширину, поэтому некоторые поля данных могут в столбце не помещаться. Для того чтобы сделать столбцы более широкими, нужно развернуть окно и изменить ширину отдельных столбцов. Установите указатель мыши на правом краю заголовка выбранного столбца, при этой форме указатель изменится - он превратится в двунаправленную стрелку. Перетащите границу столбца вручную или сделать двойной щелчок на столбце, а затем задайте его ширину. При попытке закрыть окно программа выдаст сообщение с запросом, нужно ли сохранить изменения, внесенные в макет таблицы.

Перемещение по таблице можно выполнять либо с помощью клавиш управления курсором, либо с помощью полос прокрутки. (Полосы прокрутки отображаются только в том случае, если данные не полностью помещаются в текущем окне.) В нижней части окна имеются также кнопки перехода для перемещения к строке (записи): первой, предыдущей, последующей, последней или новой записи.

Редактирование данных в таблице

Для редактирования данных установите указатель мыши на той ячейке, содержимое которой хотите изменить. Указатель изменит свою форму на символ «I», и после щелчка на поле в нем появится курсор. Двойным щелчком можно выделить одно слово целиком и набрать слово, которое его заменит.

Для того чтобы выделить все содержимое поля, установите указатель мыши на левом краю поля. При этом указатель изменит форму. Выделить все поле в этот момент можно одним щелчком.

Удаление записи

Для того чтобы удалить запись, сначала щелкните на кнопке области выделения (слева от первого поля записи) - вся запись будет выделении целиком. Когда запись выделена, ее можно удалить нажатием клавиши DELETE или щелчком на кнопке Вырезать на панели инструментов.

Восстановить удаленные записи невозможно, поэтому при удалении записей откроется диалоговое окно, требующее подтверждения команды на удаление.

Запросы

Запросы на выборку

Запросы служат для отбора записей из одной или нескольких таблиц на основе условия, заданного пользователем. В СУБД Access можно применять пять различных типов запросов: запросы на выборку, запросы с параметрами, перекрестные запросы, запросы на изменение и специфические запросы SQL. SQL (Structured Query Language) - это структурированный язык запросов. Большинство запросов, используемых в базах данных, являются запросами на выборку, создающими результирующую таблицу, отображающую данные из одной или нескольких таблиц. Как и другие объекты базы данных, запросы можно создавать разными способами. Например, можно вручную ввести код SQL или сформировать запрос в режиме конструктора. Можно также воспользоваться одним из мастеров создания запросов. Если запрос создается только для того, чтобы ввести данные в несколько таблиц или чтобы эти данные распечатать, то лучше использовать Мастер форм или Мастер отчетов, поскольку во время работы мастер сам создаст нужный запрос. Если же необходимо работать с набором данных без форм или отчетов, используйте для формирования запроса на выборку Мастер простых запросов.

1. Для создания запроса на выборку щелкните на кнопке Запросы окна База данных, а затем на кнопке Создать или дайте команду Новый объект - Запрос. Выберете пункт Простой запрос и щелкните на кнопке ОК.

2. Из раскрывающегося списка Таблицы/запросы выберите таблицу или запросы, содержащие поля, которые надо включить в новый запрос.

3. Выделите необходимые поля и используя кнопки пересылки, перешлите имена полей в окно Выбранные поля.

4. Выберите любые дополнительные таблицы или запросы из списка Таблицы/запросы и повторите действия пункта 3. Когда все необходимые поля выделены, щелкните на кнопке Далее.

5. Если среди выделенных полей имеется поле типа Счетчик, потребуется выбрать итоговые или подробный режим представления данных в результирующей таблице. Чтобы отобразить каждую запись, включите переключатель Подробный (вывод каждого поля каждой записи). Чтобы произвести вычисление общей суммы, среднего арифметического или другой итоговой функции, включите переключатель Итоговый и щелкните на Итоги для задания необходимых параметров. Щелкните на кнопке ОК и на кнопке Далее.

6. Присвойте запросу имя. Запрос запускается щелчком на кнопке Готово.

Результирующую таблицу, полученную в результате работы запроса, можно фильтровать и сортировать с помощью кнопок панели инструментов точно так же, как мы это делали с обычными таблицами. Если запрос отсортировать, а потом закрыть, система Access предложит сохранить изменения, внесенные в структуру запроса. При сохранении изменений структуры сохраняется и порядок сортировки, поэтому при следующем запуске запроса набор записей открывается уже в отсортированном виде.

Для внесения изменений в структуру запроса надо перейти в режим конструктора. Окно запроса состоит из двух областей. Нижняя область разбита на столбцы - по одному столбцу на каждое поле, включаемое в запрос. В столбцах представлены: имя поля, имя таблицы, которой принадлежит данное поле, флажок, отмечающий необходимость вывода результатов запроса на экран, и строка условия отбора.

В верхней области окна запроса представлены таблицы, включенные в запрос, и связи между этими таблицами. Если новый запрос создается по таблицам, которые уже имеют связи, то их связи отображаются сразу же при размещении таблиц в верхней области окна. Если связи между таблицами еще не определены, их можно создать прямо здесь, в верхней области окна, тем же способом, каким, мы пользовались в окне Схема данных. Правда, в этом случае заданные связи действительны только для запроса и не размещаются автоматически в окне Схема данных.

Применение сортировки в запросе

Для того чтобы отсортировать данные, выдаваемые по запросу, выберите порядок сортировки: По возрастанию или По убыванию. Сортировку можно проводить и по нескольким полям одновременно. Хоть и не обязательно, чтобы поля сортировки располагались рядом друг с другом их следования слева направо должен соответствовать порядку, в котором они вовлекаются в сортировку. Если необходимо, измените структуру запроса так, чтобы первое поле сортировки располагалось левее второго и последующих полей.

Печать запроса

При печати набора данных, полученного по запросу, результаты появляются в виде результирующей таблицы. Чтобы улучшить представление результатов при печати, можно создать табличную форму или отчет, основанный на запросе.

Создание запроса с параметром

Запрос с параметром представляет собой запрос на выборку, который отображает диалоговое окно с предложением пользователю ввести параметры. Запросы с параметрами используются, когда пользователями необходим частый доступ к каким-то группам данных, содержащимся в таблицах. Вместо того чтобы создать, например, пять разных запросов на поиск оценок, полученных студентом на пяти разных экзаменах, можно создать один запрос с параметром и разрешить пользователю самому ввести название экзамена.

Создание итогового запроса

Итоговый запрос - это запрос на выборку, который предназначен не столько для отображения содержимого записей, сколько для выполнения итоговых вычислений по данным, хранящимся в записях. Если среди полей, выбранных во время работы Мастер простых запросов, присутствуют числовые поля, у вас будет выбор, создать ли запрос Подробный или Итоговый. Но в итоговый запрос можно преобразовать и любой из уже готовых запросов на выборку. Сначала откройте в режиме конструктора запрос на выборку, содержащий данные, по которым надо выполнить расчет.

Вычисления в запросах

В заочных учебных заведениях продолжительность учебы студента может составлять более обычных пяти лет. Администрацию вуза могут интересовать такие данные, как средняя продолжительность обучения. Допустим, что таблица Студенты содержит даты зачисления в вуз каждого из студента. Предположим, что нужно быстро подчитать, сколько лет каждый студент учится в вузе. Для этого надо создать запрос на выборку, основанный на таблице, и в режиме конструктора добавить в результирующую таблицу еще один столбец с выражением, вычисляющим нужное значение.

В программе Access есть встроенная функция Now(), которая выдает текущую дату и время. Есть также функция Year(), которая возвращает значение года по заданной дате. Объединив эти две функции, мы можем вычислить текущий год: Year(Now()). Теперь можно вычисть из текущего года зачисления студента на учебу, который может взять из поля ДатаЗачисления. Готовая формула имеет вид: Year(Now())-Year({Студенты}!{ДатаЗачисления}).

Закройте окно построителя щелчком на кнопке ОК. Имя столбца можно ввести в режиме конструктора, например СрокУчебы.

Запросы с вычисляемыми полями часто используют в качестве базы для разработки на их основе форм и отчетов. Форма и отчеты - это объекты для вывода содержимого базы данных на экран или бумагу соответственно. Они служат для того, чтобы кто-то их изучал и анализировал. Наличие в формах и отчетах вычисляемых полей позволяет сделать этот анализ более осмысленным и объективным.

Формы

Формы обеспечивают пользователям возможность ввода данных без необходимости знать, как устроена таблица. Одна форма может содержать данные из многих таблиц, благодаря чему обеспечивает возможность ввода данных в разные таблицы с одного места и, наоборот, в одну таблицу с разных рабочих мест. Макет формы можно сделать таким, что на экране форма окажется похожей на бумажный первоисточник: заявление о приеме, бланк регистрации, опросный лист, бюллетень для голосования и прочие документы, используемые для сбора данных, которые подлежат вводу в базу. Если форма, используемая для ввода записей в базу, полностью соответствует документу-источнику, вероятность ошибок при вводе данных снижается. Как и в случае с таблицами, существует несколько способов создания форм:

? автоматическое создание форм - Автоформа;

? создание формы с помощью мастера - Мастер форм;

? создание формы вручную в режиме конструктора - Конструктор.

Типы автоформ

Автоформы бывают трех типов: табличные, ленточные или в столбец. Табличная автоформа во многом похожа на таблицу, вплоть до поля номера записи. Как и в таблице, в ней можно менять местами строки и столбцы.

Ленточная автоформа как и в табличной автоформе, в ней отображаются множественные записи, но ленточная автоформа выглядит несколько более привлекательно.

Автоформа в столбец отображает записи по одной. Для перехода от одной записи к другой щелкните на поле номера записи. Если форма предназначена для ввода или редактирования записей, то этот вид представления формы наиболее удобен. Если же форма создается для того, чтобы пользователи могли просматривать многочисленные записи, лучше выбрать табличную или ленточную автоформу.

Создание автоформ

Чтобы создать автоформу, щелкните на кнопке Формы окна База данных, а затем на кнопке Создать - откроется диалоговое окно Новая форма. Выберите нужный тип Автоформы, затем выберите из раскрывающегося списка имя таблицы, которую хотите использовать для создания формы.

Можно также начать с выбора таблицы на вкладке Таблицы, затем щелкнуть на кнопке Новый объект на панели инструментов и в открывшемся меню выбрать пункт Форма. (Если выбрать пункт Автоформа, то запроса о том, какой тип Автоформы требуется, не поступает - автоматически создается автоформа в столбец.) Выберите нужный тип автоформы в диалоговом окне Новая форма, после чего нажмите на кнопке OK.

Ввод и редактирование данных в формах

В табличных формах информация вводится и редактируется точно так же, как и в таблицах в режиме просмотра. Поле для редактирования выбирают установкой указателя мыши на левом краю поля с последующим щелчком. В ленточных формах и в формах в столбец данные, подлежащие редактированию, выделяются протягиванием мыши, после чего редактируются. Чтобы перейти к следующей запаси в табличной форме или в форме в столбец, надо нажать клавишу TAB, находясь в последнем элементе управления формы.

Элементами управления в формах называются все объекты, с которыми можно выполнять какие-то действия, в том числе и текстовые поля. Во всех формах для перехода между записями можно также использовать кнопки перехода, а для удаления выделенных данных можно использовать кнопку Вырезать на панели управления.

Печать форм

Программа Access позволяет распечатать формы на принтере такими, какими они выглядят на экране. Однако существует несколько моментов, о которых надо знать до начала печати. Если щелкнуть на кнопке Печать на панели инструментов, то все записи в форме распечатываются поодиночке 100 записей займут 100 страниц.

Для печати избранной записи руководствуйтесь следующим порядком действий.

1. Выберите запись, которую хотите распечатать.

2. Дайте команду Файл>Печать - откроется диалоговое окно Печать.

3. На панели Печатать установите переключатель Выделенные записи

щелкните на кнопке OK.

Сортировка записей в таблицах и формах

Записи можно сортировать в порядке возрастания (от А до Я и от 0 до 9) или убывания ( от Я до А и от 9 до 0). Сортировка может происходить по нескольким уровням. Например, можно отсортировать записи по фамилии, а затем по имени, или их можно отсортировать по почтовому индексу, а затем провести сортировку по фамилии. Хотя записи сортировать и в режиме формы, просматривать результат сортировки удобнее при работе непосредственно с таблицей или с табличной формой. При закрытии отсортированной таблицы программа Access выдает запрос, нужно ли сохранять изменения. Выберите пункт Да, если хотите сохранить порядок записей, полученный в результате сортировки. При последующем открытии таблицы записи сразу располагаются в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.

Сортировка записей выполняется следующим образом.

1. Переключитесь в режим Таблица для таблицы и формы.

2. Щелкните на любом месте столбца того поля, по которому хотите

провести сортировку.

3. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по

убыванию.

4. Чтобы отменить сортировку, дайте команду Записи>Удалить фильтр.

Отчеты

Отчет - это исходящий документ, исполняемый на основе базы данных.

СУБД Access дает возможность выбора разных способ подготовки отчетов. В отчет могут входить как все данные, так и отдельные данные, содержащиеся в записях. Отчеты можно создать как на основе таблиц, так и на основе запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, отображаемые в режиме предварительного просмотра отчета, вместе с отчетом не сохраняются. Данные, выдаваемые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей базы данных.

Большинство отчетов имеют вид ленточный или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет, соответственно, аналогичен ленточной форме.

Создание отчетов

Всего существует пять способов создания отчетов:

- создание отчета вручную в режиме конструктора;

- полуавтоматическое создание отчета с помощью Мастера отчетов;

- автоматическое создание с помощью одного из двух мастеров автоотчетов,

которые автоматически включают в отчет все поля выбранной таблицы или запроса;

- создание отчета с использованием Мастера диаграмм, который проводит по всем шагам создания диаграммы;

- создание почтовых наклеек с помощью Мастер почтовых наклеек.

В системе Access создание отчетов не сложнее, чем создание форм данных, хотя есть несколько полезных приемов, с помощью которых можно улучшить представление выводимой информации. Некоторые отчеты используют только для выдачи специальных данных: отдельных ведомостей или адресных списков. Но наряду с ними существуют отчеты, в которые входят данные из разных источников. Такими отчетами могут пользоваться руководители для анализа информации, исследования состояния дел и для принятия решений.

Создание отчетов с помощью мастера

Мастер отчетов позволяет выбрать поля, содержимое которых надо отразить в отчете (в том числе и поля из нескольких таблиц), а также указать, как должны быть сгруппированы, отсортированы и отформатированы данные в отчете. Чтобы запустить Мастер отчетов, дайте команду Новый объект>Отчет, а затем выберите пункт Мастер отчетов. Таблицу выбирать предварительно не надо - это можно сделать на первом этапе работы мастера. Работа с мастером, можно также выбрать группировку и сортировку полей в отчете, ориентацию печатной страницы, расположение полей на странице и стиль оформления отчета. После щелчка на кнопке Готово система Access создаст отчет и откроет его в режиме просмотра.

1. В окне База данных дайте команду Новый объект>Отчет.

2. Выберите пункт Мастер отчетов. Щелкните на кнопке OK.

3. Выберите таблицу или запрос, на которых открывается отчет. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо, чтобы переслать необходимые поля в окно Выбранные поля, или щелкните на кнопке с двойной стрелкой вправо, чтобы переслать все поля. Выбрав все нужные поля из первого объекта базы данных (из таблицы или запроса), выберите, если необходимо, следующий объект.