Программные средства офисного назначения

4. Закончив выбор полей, щелкните на кнопке Далее.

5. Если необходимо, выберите уровни группировки данных. Щелкните на кнопке Далее.

6. Выберите поля, по которым производится сортировка, и укажите порядок сортировки: по возрастанию или убыванию. Щелкните на кнопке Далее.

7. Выберите макет отчета, ориентацию печатной страницы, метод выравнивания полей. Щелкните на кнопке Далее.

8. Выберите нужный стиль оформления и щелкните на кнопке Далее.

9. Введите текст заголовка отчета и укажите, должен ли отчет открываться в режиме просмотра или в режиме конструктора. Щелкните на кнопке Готово.

Изменение структуры отчета

Открыв отчет в режиме конструктора, разверните его так, чтобы обеспечить больше места для работы.

В отчетах может быть до шести разделов. Это несколько больше, чем в формах, за счет появления дополнительных разделов (страниц и групп), упрощающих работу с распечаткой данных.

? Заголовок отчета распечатывается в верхней части первой страницы и содержит название отчета и другую информацию.

? Верхний колонтитул распечатывается в верхней части каждой печатной страницы отчета.

? Заголовок группы распечатывается в верхней части каждой заданной группы; для каждого уровня группирования данных возможен свой заголовок уровня.

? Область данных - область, в которой размещаются данные из таблиц и запросов.

? Нижний колонтитул распечатывается в нижней части каждой страницы.

?Примечание отчета распечатывается в нижней части последней страницы отчета.

При разработке отчета можно использовать как сразу все разделы, так и любые разделы по выбору. Изменение размеров разделов выполняют перетаскиванием разделительных полос. Выравнивание, привязка к сетке и изменение размеров элементов управления в отчетах выполняются точно так же, как и в формах. как и в формах, можно использовать цвета, линии, рамки, специальные эффекты оформления, шрифты и другие средства форматирования. В отчете можно редактировать любые надписи, не боясь, что это повлияет на содержание документа. Однако будьте осторожны и не редактируйте связанные текстовые поля, которые содержат данные из полей таблиц. Если сделать это, элементы управления могут потерять связь со своими полями и данные не будут отражены в отчете.

Большинство связанных текстовых полей расположено в разделе Область данных. Но по крайней мере одно текстовое поле появляется в каждом заголовке группы. Чтобы убедиться, что редактируется именно надпись, а несвязное поле, посмотрите на свойства элемента управления.

При работе с отчетом в режиме конструктора в меню Вид есть два пункта: Предварительный просмотр и Образец. Пункт Предварительный просмотр представляет отчет на экране так, как он будет выглядеть при печати. Пункт Образец отображает только пример представленных данных. Если база данных имеет сотни и тысячи записей, то для ее предварительного просмотра необходимо немало времени. В этом случае пункт Образец позволяет быстро сгенерировать образец отчета для предварительного просмотра, чтобы проверить правильность структуры.

Печать текущей даты и номеров страниц отчета

Нижний колонтитул содержит поле данных, в котором отображается текущая дата, номер текущей страницы и общее число страниц.

Каждый из этих элементов управления можно настроить так, как это необходимо. Поле даты использует функцию =Now() для отображения текущей даты. Выбрать нужный формат даты можно, открыв соответствующий список свойств. Откройте раскрывающийся список в строке Формат поля на вкладке Макет окна свойств и выберите из списка нужное представление: Полный формат даты, Длинный формат даты, Средний формат даты или Краткий формат даты. Чтобы добавить дату добавить дату к другим разделам отчета или к отчету, который еще не имеет поля текущей даты, дайте команду Вставка>Дата и время - откроется диалоговое окно Дата и время.

После выполнения необходимых установок в этом диалоговом окне и щелчка на кнопке OK в начале активного раздела отчета появится соответствующий элемент управления с кодом. Перетащите этот элемент управления в нужное место.

Если отчет имеет только одну страницу, в поле номера страницы нет необходимости. Выделите это поле и нажмите клавишу DELETE.

Дайте команду Вставка>Номер страниц - откроется диалоговое окно Номера страниц. Существуют два формата: Страница N(например, Страница 1) или Страница N (например, Страница 1 из 2). Номер страницы можно разместить в разделе верхнего или нижнего колонтитула, его можно выровнять по левому краю, по центру или по правому краю. Для двусторонней печати выбирают один из двух методов выравнивания: Внутри и Снаружи. В многостраничном отчете можно подавить нумерацию на первой странице. При щелчке на кнопке OK поле номера страницы появится в том месте, которое задано в диалоговом окне Номера страниц.

Задание порядка сортировки и уровней группировки записей

Создав отчет с помощью мастера, можно изменить порядок сортировки данных и задать уровни их группировки. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка - откроется диалоговое окно Сортировка и группировка.

Если первый элемент, например Факультет, является уровнем группы для отчета, то слева от столбца Поле/выражение появится значок Сортировка и группировка. При щелчке на поле Факультет на панели Свойства группы отображается надпись Да в строке Заголовок группы. Это указывает на то, что в поле присутствует заголовок группы. Далее сгруппированные данные сортируются по полю Фамилия. Если щелкнуть на строке Фамилия, можно увидеть, что в строке свойства Заголовок группы установлено значение Нет. Это означает, что отчет не содержит заголовков для фамилий учащихся.

Чтобы изменить порядок сортировки или группировки, выберите строку и перетащите ее на другое место. Чтобы добавить новый уровень группировки или сортировки, выберите поле из раскрывающегося списка Поле/выражение. Установите значение Да в строках Заголовок группы и Примечание группы, если нужен заголовок или примечание для группы. Чтобы удалить уровень группировки, выделите строку и нажмите клавишу DELETE. Появится предупреждение.

Если щелкнуть на кнопке Да, уровень группировки, заголовок группы и соответствующие элементы управления удаляются из отчета. Это не относится к данным, отображенным в разделе Область данных.

Добавление и удаление элементов управления отчета

Добавление и удаление элементов управления в отчетах выполняется точно так же, как в формах. Чтобы добавить в отчет связное поле, щелкните на кнопке Список полей и перетащите поле из открывшегося диалогового окна в соответствующий раздел отчета. Можно также изменить формат и размер присоединенной надписи элемента управления. Чтобы удалить такое свободное поле из отчета, выделите его и нажмите клавишу DELETE.

Существует несколько способов добавления в отчет вычисляемых полей, но самый простой состоит в том, чтобы ввести вычисляемое поле в запрос, на базе которого отчет разрабатывается. Чтобы обеспечить доступ к запросу из отчета, откройте окно свойств отчета, в нем откройте вкладку Данные. В строке Источник записей щелкните на кнопке построителя и откройте запрос. Если ранее отчет основывался на таблице, появится предупреждение о том, что теперь он основывается на запросе. Щелкните на кнопке OK. С помощью построителя выражений добавьте в отчет вычисляемое поле, затем закройте отчет и сохраните его. Теперь новое вычисляемое поле доступно в списке полей.

Список литературы

1. Г.Евсеев, В.Мураховский, С. Симонович. Новейший самоучитель работы на компьютере - Москва: «Тех Бук»,2004 - 688 с ., илл.

2. Б.Л.Ершов. Программные средства офисного назначения: Учеб. пособие/Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2003. 120 с.

3. Пакеты программ офисного назначения/ Под ред. С.В. Назарова.Финансы и статистика. Москва. 1997.

4. Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие/под ред. С.В. Назарова - Москва.: Финансы и статистика, 1995.

5. Система управления базами данных Microsoft Access 2.0: Практ.пособ./Пер. с англ. - Москва.: ЭКОМ, 1995.