Работа с базами данных в СУБД Microsoft Access

Министерство образования Республики Беларусь

УО «Полоцкий государственный университет»

Кафедра информационных технологий

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Технология организации, хранения и обработки данных»

по теме: «Работа с базами данных в СУБД Microsoft Access»

ВАРИАНТ №9

Новополоцк 2008

Описание хода работы по созданию базы данных «Склад»

1. Создаем таблицу «Сведения о товарах». Для этого на закладке «Таблицы» выбираем пункт «Создание таблицы в режиме конструктора». Создаем поля согласно задания следующим образом:

2. Таблицы «Товары на складе» и «Расходование товаров» создаем аналогичным способом. Таким образом они будут иметь вид, представленный на рисунках:

3. Заполняем таблицы данными.

4. Для установления связи между таблицами вида «один-ко-многим» открываем окно схемы данных (Сервис-> Схема данных), при помощи мыши выделяем левой клавишей поле «КодТовара» таблицы «Сведения о товарах» и удерживая её переносим на поле «КодТовара» таблицы «Сведения о товарах». Появляется окно следующего вида:

в котором мы видим, что тип отношения между таблицами удовлетворяет условию задания. Аналогичную процедуру проделываем и с таблицей «Расходование товаров». После этого схема данных принимает следующий вид:

5. Для создания многотабличной формы для просмотра, редактирования ввода данных перейдем на закладку «Формы» и воспользуемся пунктом «Создание формы в режиме конструктора». На панели инструментов выбираем инструмент «Подчиненная форма/отчет», после чего в появившемся окне жмем далее, а в следующем окне выбираем таблицу «Сведения о товарах» и переносим все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля» при помощи кнопки «>>», жмем далее, задаем имя подчиненной формы, готово. Такие же действия проводим и с таблицами «Товары на складе» и «Расходование товаров». На панели инструментов выбираем инструмент «Кнопка», вставляем её на пустое место на форме. В появившемся диалоговом окне с левой стороны выбираем пункт «Работа с формой», в правой - «Закрыть форму». В результате получим следующую форму:

6. Создадим запрос, выбирающий информацию о товарах, поступивших на склад после даты, введенной с клавиатуры. Для этого переходим на закладку «Запросы» и выбираем пункт «Создание запроса в режиме конструктора». В появившемся окне выделяем таблицу «Сведения о товарах» и нажимаем кнопку «Добавить», выделяем таблицу «Товары на складе» и также нажимаем кнопку «Добавить» закрываем текущее окно. Далее из таблицы переносим поля «Код Товара», «Наименование Товара», «Дата Поступления», «Количество На Складе» и «Поставщик». В строке «Условие отбора» и колонке «ДатаПоступления» пишем следующее выражение «>[Введите дату]», сохраняем запрос с именем «Товары поступившие на склад после даты», который к этому времени уже имеет вид представленный на рисунке:

7. Теперь создадим запрос, определяющий общую стоимость израсходованных товаров. Также как и в предыдущем пункте выбираем «Создание запроса в режиме конструктора», добавляем таблицы «Расходование товаров» и «Сведения о товарах». Из таблицы «Сведения о товарах» переносим поле «Цена За Единицу», из таблицы «Расходование товаров» - «Расходовано», при этом в строке «Групповая операция» из выпадающего списка выбираем «Sum» (суммирование). В следующей колонке в строке «Поле» пишем выражение для подсчёта стоимости товаров:

Стоимость: Sum ([Сведения о товарах] Цена За Единицу [Расходование товаров] Расходовано)

Запрос приобретает следующий вид:

Сохраняем запрос с именем «Израсходовано».

8. Создадим отчёты по полученной информации. Переходим на закладку «Запросы», выбираем пункт «Создание отчетов с помощью мастера», выбираем запрос «Товары поступившие на склад после даты», переносим все поля в окошко «Выбранные поля», жмем далее, следующее окно пропускаем, нажимая далее. В окне выбора вида макета выбираем «в столбец», далее. Стиль - строгий, готово. Получаем отчет вида:

9. Аналогичным образом создаем отчет для запроса «Израсходовано», но в окошке уровни группировки выбираем поле «Sum-расходовано», далее. В окне «Выберите порядок сортировки и вычисления» нажимаем на кнопку «Итоги», в появившемся окне ставим галочку на переключателе «Sum» напротив поля «Стоимость», и «Показывать только итоги», готово. После чего заходим в конструктор созданного отчета и удаляем все лишние поля, кроме «Заголовок отчета» и «Примечание отчета», сохраняем, результате чего получим отчёт, изображенный на рисунке:

10. Завершающим этапом создадим основную форму, которая будет открываться при запуске созданной базы данных «Склад», и содержать основные кнопки для открытия многотабличной формы просмотра, редактирования и ввода данных, а также просмотра подготовленных отчетов по запросам с возможностью их дальнейшей печатью на бумажных носителях. Для этого вновь переходим на закладку «Формы», выбираем «Создание формы в режиме конструктора», на панели инструментов выбираем инструмент «Кнопка», в появившемся окне выбираем пункты как указано на рисунке:

В следующем окне выбираем форму «Таблицы данных», далее. Ставим галочку на переключателе «Текст» и пишем название кнопки, готово. Следующие две кнопки предназначены для просмотра отчетов, поэтому в окошке «Категории» выбираем пункт «Работа с отчетом», а в окошке «Действия» - «Просмотр отчета». Вставляем ещё кнопку закрытия программы. Для улучшения внешнего вида, на форму поместим надпись. Сохраним форму с именем «Основная». Далее в главном меню выбираем пункт «Сервис» -> «Параметры запуска» и заполняем окно следующим образом:

В результате, при запуски файла «Склад_v9.mdb» появляется окно главной формы и выглядит следующим образом: