Оформление документов в среде Microsoft Office

Содержание:

Введение

1. Приложение Word

2. Приложение Excel

3. Приложение Access

4. Приложение Power Point

Заключение

Литература

Введение

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого вам программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета Office входят:

Большие прикладные программы

WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен «быстрыми» командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Программы - помощники:

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

Программа Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

Система оперативной помощи:

1. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

2. Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

3. Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут перед глазами во время работы.

4. Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

1. Приложение Word

Графические инструменты Microsoft Word предоставляют разнообразные возможности оформления документов. С их помощью можно изготовить буквально все: от пригласительного билета до газеты или плаката для доски объявлений. Создавая документ, можно комбинировать различными способами текст и рисунки, оформлять текст, используя спецэффекты: обрамление, заполнение и т.д. Хорошо иллюстрированный текст доставляет при чтении больше удовольствия и позволяет читателю быстро воспринять наиболее важную информацию (так, графики и диаграммы более выразительно передают сухие колонки цифр). Спецэффекты улучшают внешний вид документа, делают его привлекательнее.

В Word все команды, предназначенные для работы с графическими объектами, сосредоточены в подменю команды Рисунок из меню Вставка.

Существует несколько способов вставки графических объектов в документ:

· вставка рисунков из библиотеки Microsoft Clip Gallery;

· импортирование графики из других приложений Microsoft Office ("Добавление рисунков из файла", "Встраивание объектов", "Связывание объектов");

· преобразование текста посредством Microsoft WordArt;

· представление содержимого таблиц в виде диаграмм с помощью Microsoft Graph;

· рисование простых рисунков и схем с помощью панели инструментов Рисование.

В документ Word можно импортировать графику самых различных форматов. Встраивание иллюстраций в документы Word сопровождается их конвертированием в привычные для него форматы. Этот процесс называют импортом иллюстраций. Word "понимает" большинство распространенных и стандартизованных графических форматов (см. табл 1).

Вставка рисунков из библиотеки Microsoft Clip Gallery

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов. Эта рисунки очень разнообразны: изображения людей, географические карты, карикатуры и многое другое.

Если библиотека Microsoft Clip Gallery установлена (ее можно установить отдельно от пакета Microsoft Office; для этого требуется не менее 200 Мб памяти на жестком диске), просмотреть ее содержимое можно в диалоговом окне команды Картинки из подменю Вставка | Рисунок.

Диалоговое окно Microsoft Clip Gallery обеспечивает доступ к иллюстративным вставкам определенного типа.

Все иллюстрации разбиты на категории (коллекции). Пользователи могут пополнять библиотеку Clip Gallery новыми иллюстрациям (пункт меню Копировать в коллекцию), а также переименовывать и удалять имеющиеся коллекции. Для этих целей предназначен пункт меню Правка (смотри рисунок 2).

Просмотреть справочную информацию о выбранном файле позволяет пункт меню Просмотр и свойства. Посредством пункта меню Копировать в коллекцию осуществляется вставка новых элементов в Clip Art Gallery. Если нужно вставить в библиотеку иллюстрации из Internet, то нужно воспользоваться кнопкой Коллекция картинок в Интернете.

Импортирование графики из других приложений Microsoft Office

Команда Из файла из подменю Рисунок предоставляет возможность импортировать в Word-документ произвольный файл. В Word-документ можно импортировать файлы самых различных форматов. После активизации команды открывается стандартное диалоговое окно открытия файла, в котором можно выбрать нужный файл:

Если импортируемый файл отсутствует в списке, следует выбрать другую папку или диск.

Механизм встраивания и связывания объектов (Object Linking and Embedding - OLE) в среде Windows позволяет существенно упростить обработку иллюстраций.

Различают два способа размещения объектов в текстовых документах. Это встраивание и связывание.

Встраивание объектов

При встраивании рисунков и иллюстраций (меню Вставка, команда Объект) в документ вместе с объектом (например, иллюстрацией) сохраняется полная информация о форматах, используемых в программе-источнике, ее имени и т.п. Эта информация позволяет в случае необходимости изменить объект, обратившись к программе, посредством которой он был создан. Двойной щелчок на объекте приводит к запуску программы-источника и загрузке в нее объекта. При закрытии окна этой программы объект автоматически обновляется.

После вставки рисунка объем документа Word увеличивается, поскольку графика сохраняется вместе с документом. Чтобы избежать увеличения объема документа, следует создать связь с графическим файлом, а не сохранять графическое изображение в документе. Такой механизм называется связыванием, и будет рассмотрен далее.

После выполнения команды Вставка | Объект на экране появляется следующее диалоговое окно, в котором на вкладке Создание выбирается приложение, с помощью которого требуется создать объект.

Примечание. Если включить опцию В виде значка, то в документе будет находиться не изображение объекта, а его значок, двойной щелчок на котором откроет объект.

По щелчку на кнопке OK открывается выбранное приложение, где создается объект. После этого вместо инструментов Microsoft Word появляются инструменты выбранного приложения, либо это приложение открывается в новом окне.

Для возврата к документу в первом случае нужно щелкнуть на свободном от рисунка месте. Во втором случае - при выполнении команды меню Файл | Выход и возврат ..., где вместо многоточия располагается имя документа Word. Созданный объект будет помещен в Word-документ.

Двойной щелчок на объекте приведет к автоматической загрузке соответствующего приложения и размещения в нем данного объекта.

Связывание объектов

Чтобы создать связь с графическим файлом, не включая его в документ, вызовите команду Вставка | Объект и в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Создание из файла.

В строке Имя файла указывается имя необходимого файла. Это имя можно набрать вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой Обзор.

Установка флажка Связь с файлом позволяет не внедрить файл в документ, а установить связь между документом и файлом. Таким образом, описываемый механизм можно использовать как для реализации внедрения (не устанавливать флажок Связь с файлом), так и связывания (установить флажок Связь с файлом).

Внешне внедренный рисунок ничем не отличается от связанного.

Если документ имеет связанные объекты, то, используя пункт меню Правка | Связи, можно изменить параметры связей:

Использование связанных объектов позволяет избежать существенного увеличения размеров документа, но имеется опасность "потери" связанных файлов, например, при копировании документа на дискету. Если документ содержит связанные объекты, то их тоже нужно скопировать.

Преобразование текста посредством Microsoft WordArt

Microsoft WordArt служит для создания фигурного текста. Существует возможность добавлять к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать его в одну из стандартных форм и тем самым придать ему вертикальную ориентацию, волнообразный изгиб и т. д.

Для создания фигурного текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Для этой же цели имеется специальная панель инструментов WordArt.

Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения можно использовать кнопки панели рисования.

Примечание. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Вывод панели WordArt на экран и ее удаление с экрана осуществляются с помощью пункта меню Вид | Панели инструментов | WordArt.

Стандартная схема построения рисунка WordArt такова. После нажатия кнопки Добавить объект WordArt появляется окно Коллекция WordArt, где необходимо выбрать один из стилей надписи. Отказ от выбора одного из стилей равносилен отказу от создания объекта WordArt. Если пока не требуется задавать какой-то особый фигурный стиль для текста, то достаточно выбрать самый первый из стилей в левом верхнем углу окна. Этот стиль соответствует горизонтальному тексту без спецэффектов.

По нажатию кнопки OK на экране отображается окно, где можно изменить текст надписи и простейшее форматирование: задать тип и размер шрифта, а также полужирное или курсивное начертание.

Для редактирования созданного объекта WordArt достаточно выделить его щелчком левой клавиши мыши. На экране появится панель инструментов WordArt.

Примечание. Если панель инструментов WordArt не появилась, то ее можно отобразить при выполнении пункта меню Вид | Панели инструментов | WordArt.

Рисование простых рисунков и схем с помощью панели инструментов Рисование

В Word имеется графический редактор, позволяющий быстро строить несложные рисунки. Благодаря наличию этого редактора нет необходимости для построения каждого рисунка обращаться к какой-либо внешней программе.

Возможности, предоставляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Поэтому ограничимся кратким обзором этого приложения.

Для редактирования рисунков нужно использовать панель инструментов Рисование, которую можно вывести на экран с помощью кнопки в стандартной панели инструментов, либо с помощью пункта меню Вид | Панели инструментов | Рисование.

Необходимо отметить, что большинство инструментов панели Рисование можно использовать для редактирования любого графического изображения, а не только того, которое было создано во встроенном графическом редакторе Word.

Примечание. В последних версиях Word при размещении графических фигур в документе появляется полотно, на котором (или внутри которого) осуществляется построение графических изображений. Оно помогает упорядочить и изменить размеры объектов в рисунке. Отключить его можно при выполнении пункта меню Сервис | Параметры, и на вкладке Общие убрать переключатель Автоматически создавать полотно при вставке автофигур.

Автофигуры

В Microsoft Word имеется множество стандартных изображений, включающих геометрические фигуры, стрелки и др. Эти изображения получили название автофигур.

Автофигуры можно вставлять непосредственно с панелей инструментов Рисование и Автофигуры или с помощью пункта меню Вставка | Рисунок | Автофигуры. В этом случае на экране появится меню, где можно выбрать необходимую группу автофигур.

Надпись

Надписи предоставляют пользователям возможности создания специальных эффектов для текста. Надпись - это контейнер, который вводится текст с тем, чтобы его можно было расположить в любом месте страницы.

Надписи вставляются двумя способами:

· вы можете вставить пустое текстовое поле, ввести и оформить текст или

· вставить надпись вокруг выделенных абзацев.

Для вставки выделенного текста в надпись предназначена команда Надпись из меню Вставка. Вставленная надпись вытесняет текст документа с того места, в котором оно помещается. Размер надписи устанавливается автоматически в соответствии с размером выделенного фрагмента. Форматирование всех вставляемых в поле абзацев сохраняется. Однако, маркируя текст, помещаемый в надпись, следует помнить, что информация о форматировании абзацев хранится в маркерах. Поэтому форматирование текста сохраняется только в том случае, если в маркированную область входят и маркеры абзацев. В противном случае содержимому надписи назначается стиль Normal.

Перед вставкой пустой надписи следует убедиться, что документ не содержит выделенных абзацев. Затем нужно вызвать команду Надпись из меню Вставка, установить указатель мыши в том месте страницы, где должен находиться левый верхний угол поля, и при нажатой левой кнопке мыши задать нужные размеры поля.

После вставки текстового поля на экране появляется панель инструментов Надпись. Если панель инструментов Надпись не появилась, то ее можно отобразить при выполнении пункта меню Вид | Панели инструментов | Надпись.

При создании сложных рисунков, состоящих из нескольких фигур, очень часто используются возможности, предоставляемые пунктом меню Действия панели Рисование:

Более подробно мы остановимся только на двух командах этого пункта.

Команда Порядок позволяет изменить местоположение выделенной фигуры, разместив ее перед или за другими фирурами. Представьте, что каждая фигура изображается на отдельной прозрачной плоскости. Пользователю кажется, что все фигуры изображаются на одном и том же листе (ведь плоскостей он не видит). Такое расположение отдельных фигур позволяет менять местами плоскости, перенося некоторые фигуры на передний план, а другие - на задний. Для того, чтобы изменить местоположение плоскости с фигурой, достаточно ее выделить, щелкнув по ней левой клавишей мыши, выполнить Действия | Порядок и в появившемся окне выбрать необходимое значение.

Команды Группировать и Разгруппировать позволяют объединить в один рисунок несколько отдельно нарисованных фигур и разбить ранее сгруппированный рисунок на отдельные части. Группировка рисунка заставляет Word рассматривать его как единое целое (перемещение, копирование такого рисунка происходит как единого целого). Для того, чтобы сгруппировать несколько фигур в один рисунок, нужно сначала выделить эти фигуры. Выделение осуществляется щелчком по фигурам левой кнопкой мыши при нажатой клавише Shift.

Примечание. Для выделения фигур можно воспользоваться кнопкой Выбор объектов, расположенной справа от кнопки Действия. Нужно включить ее, а потом заключить в прямоугольник все подлежащие объединению фигуры. Однако, следует обратить внимание, что этот режим выделения не выключается автоматически. Для его отключения нужно снова щелкнуть по этой кнопке (отключить ее).

При необходимости разгруппировать рисунок (например, для его исправления), нужно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши и выполнить Действия | Разгруппировать.

2.Приложение Excel

Область применения Excel весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инженерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс-листов, а также многое другое.

При работе с Excel для Windows соблюдается принцип «что вы видите, то и получаете», или в английском варианте WYSIWYG (What You See Is What You Get). Это придает работе с Excel несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

Кроме того, Excel обладает большим набором сервисных функций. Это ввод текста и проверка правописания, создание рисунков, экспорт и импорт данных. Средства печать также весьма гибки. Вы можете напечатать все страницы сразу, можете напечатать только часть страниц рабочей книги.

Основные возможности Excel:

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех--четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент собирается работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Командам, с которыми работают чаще всего, соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы, или рабочие папки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. Среди таких возможностей -- разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Excel предоставляет широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование -- в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Excel, как и Word, позволяет создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; благодаря связанной консолидации удается не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в Excel. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются такие мощные средства построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение Excel функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, включает в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -- одни из самых важных возможностей табличного процессора. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий удобно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается работа с Excel и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собствен-ные формулы и функции и таким образом расширяют набор фун-кций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос -- это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например, организовать цикл, переход, подпрограмму.

Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря встроенной в Microsoft Word и Excel программы Visual Basic пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.

3.Приложение Access

Microsoft Access является всеобъемлющим приложением, обеспечивающим как внутреннее хранение данных, так и возможность подсоединения к данным внешних источников. Создаваемые с помощью Access приложения, работы с данными могут быть самой различной сложности: довольно легко можно создать записную книжку, список приглашенных гостей или каталог коллекции компакт-дисков. Имея навыки программирования, можно создавать персональные приложения для малого бизнеса (возможно, связанные с Microsoft Outlook, Microsoft Word или Microsoft Excel) или сложные многопользовательские клиент-серверные базы данных, работающие в корпоративной сети или Интернете (связанные данные хранятся в базах данных Microsoft SQL Server).

Access имеет мощные инструменты разработки для создания отчетов, а также форм, позволяющих вводить и редактировать данные. Формы и отчеты могут быть подсоединены к локальным таблицами, внешним источникам данных или преобразованы в страницы доступа к данным, предоставляющие возможность получать сведения через Интернет или корпоративную сеть. Такая гибкость позволяет использовать Access как для всеобъемлющих баз данных, содержащих таблицы данных и интерфейсные объекты, так и для работы внешних баз, связанных с данными, находящимися в различных источниках.

Базы данных Access зачастую разделяются на две части: серверную, содержащую таблицы данных, и интерфейсную, содержащую формы, отчеты, страницы доступа к данными, другие компоненты. Такое разделение позволяет замещать или изменять интерфейсные компоненты, не прибегая к повторному распространению данных, хранящихся в таблицах. Помимо прочего, Access является отличным средством создания макетов. С помощью этого приложения можно разработать формы и отчеты, связанные с пустыми таблицами данных, и предложить пользователю возможность ознакомиться с внешним видом конечной базы данных. После завершения согласования разработки интерфейса их можно подсоединять к реальной базе данных Access или SQL Server. Можно также запустить базу данных Access, хранящую данные во внешнем источнике, а затем преобразовать ее в формат серверной базы SQL Server с дружественным Access интерфейсом, если размер таблиц (или необходимость подключения через Интернет) приводит к необходимости хранить данные в виде таблиц SQL Server.

При создании новой базы данных предлагается выбор: создание базы данных Access, страницы доступа к данным или создание нового проекта. При работе с данными на персональном компьютере лучше создать простую базу данных: она будет хранить дан-ные в собственной таблице или будет присоединена к другим базам данных Access или электронным таблицам Excel. При работе с базами данных Access или SQL Server через Интернет или локальную сеть лучше использовать страницы доступа к данным и браузер Microsoft Internet Explorer 5.0 или последующих версий. Проект лучше создавать в тех случаях, когда требуется создание крупномасштабных клиент-серверных приложений для работы с данными, хранимыми в таблицах SQL Server. Проекты хранят данные в таблицах SQL Server и используют формы и отчеты Access в качестве средства взаимодействия.

В Access термин проект имеет два значения. Если при создании новой базы данных вы выбрали пункт Проект, вы создаете ADP-файл (файл с расширением .adp), содержащий объекты интерфейса Access, присоединенные к данным, хранящимся в базе данных SQL Server.

Каждая база данных Access (файл с расширением .mdb) имеет собственный VBA-проект, который можно просмотреть на панели Project Explorer окна редактора VBA (Visual Basic Editor, VBE). VBA-проект Access содержит программный код, подключенный к формам и отчетам (в папке Microsoft Access Class Objects) любым стандартным модулям данной базы данных (папка Modules) и другим объектам. База данных Access содержит различные объекты, в которых можно хранить и модифицировать такие данные, как таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. (В базе данных не обязательно должны содержаться все эти объекты.) С другой стороны, проект Access может содержать любые интерфейсные объекты, данные, хранимые в таблицах внешней базы данных (обычно в базе данных SQL Server).

При открытии (или создании) базы данных в окне Access в нем появляется окно База данных. В области заголовка окна базы данных будет представлено ее наименование и формат. В левой части окна базы данных будет представлена панель объектов, в которой можно выбрать определенную группу для просмотра соответствующих объектов базы данных. Окно базы данных имеет собственную панель инструментов, в которой имеются кнопки, позволяющие выполнить действия с выделенными объектами или изменить вид самого окна базы.

Для внутреннего хранения данных или подключения внешних данных используются таблицы базы данных. Локальные таблицы хранят информацию в той же базе данных, что и элементы интерфейса (формы, отчеты). Связанные таблицы содержат информацию, хранящуюся во внешнем источнике данных, в качестве которого могут выступать другие базы данных, электронные таблицы Excel, текстовые файлы с запятыми в качестве разделителей записей и файлы dBASE. Связанные таблицы помечены стрелками и специальными значками, позволяющими отличать файлы dBASE, таблицы Excel и текстовые файлы. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Строка - это набор данных, относящихся к одному предмету. Поле - это категории информации. Например, таблица клиентов будет иметь для каждого клиента одну строку (одну запись), в которой информация хранится по таким полям, как Номер Клиента, Имя, Адрес. Различные поля могут хранить различные типы данных: числа, текст, логические значения Создание и изменение таблицы осуществляется в режиме конструктора.

Данные можно вводить непосредственно в режиме просмотра таблицы, но для простоты работы и для повышения безопасности данных их лучше вводить с помощью формы. Однако иногда для выполнения операций «найти и заменить» более удобно использовать режим таблицы.

База данных обычно состоит из таблиц, связанных между собой по ключевому полю. Проекты не содержат таблиц. Они работают с таблицами, размещенными в базах данных SQL Server.

Запросы используются для сортировки, фильтрации, добавления, удаления или изменения информации в базах данных Access. Например, для определения количества компакт-дисков определенного автора используется запрос, указывающий Access, какие данные вы хотите найти. Access выведет только те записи, в которых в поле Исполнитель будет указан требуемый автор. В Access в основном используются два типа запросов: запрос на выборку и запрос на изменение.

Сортировка и фильтрация выполняется запросами на выборку, а различные операции по изменению данных в таблице и созданию новых таблиц выполняются запросами на изменение.

Проекты Access не содержат запросов. Они имеют виды и сохраненные процедуры, которые соответствуют различным типам запросов. Виды и сохраненные процедуры хранятся непосредственно в базе данных SQL Server, а не в проекте Access.

В Access понятие «вид» используется в двух случаях:

вид -- это представление объекта базы данных, например таблицы, формы или запроса, выбранное в меню Вид. В этом значении понятие «вид» используется в главах, посвященных определенным объектам базы данных;

в проектах Access понятие «вид» (просмотр) соответствует выбранным запросам (которые используются для возвращения набора записей, соответствующих указанному условию).

Запросы также часто используются для сортировки данных отчетов или страниц доступа к данным. Например, можно вывести данные, относящиеся к указанному периоду времени.

Базы данных и проекты Access для ввода, редактирования и изменения данных в локальных или связанных таблицах используют формы. Отчеты используются для предварительного просмотра и вывода на печать данных. Существует возможность вывести на печать и форму Access, но лучше ее использовать для ввода и модификации информации, а для вывода данных на печать -- отчет, даже если вам придется создавать два объекта базы данных вместо одного. Элементы дизайна, необходимые для удобства работы и привлекательного внешнего вида формы, выглядят безобразно и практически бесполезны в отчетах (и наоборот).

Как формы, так и отчеты используют элементы управления, которые являются интерфейсными объектами, выводящими сведения и представляющими внешнее оформление данных. Различные типы элементов управления, расположенные на формах, позволяют пользователю добавить данные путем ввода с клавиатуры, выбором из раскрывающихся списков или групп переключателей.

Отчеты используются для вывода (в том числе и на печать) данных, а не для изменения этих данных, поэтому в отчетах не используются такие интерактивные элементы управления, как поле со списком. Однако отчеты имеют такие функциональные возможности, которые не применяются в формах: например, нахождение итогового значения как отдельных групп данных, так и всего отчета, что особенно удобно при составлении финансовых отчетов, имеющих разбивку по месяцам и кварталам. Кроме того, при составлении отчетов имеется множество вариантов представления данных, включая группировку данных, вывод данных в несколько колонок, диаграммы, графики и -- только в Access -- сводные таблицы и сводные диаграммы.

Макрос -- это последовательность действий, которая может быть выполнена с помощью горячей клавиши или мыши. По мере развития языка программирования в Access (сначала это был Access Basic, а потом VBA), программный код практически полностью заменил макросы. Однако для автоматизации повторяющихся задач все еще используются макросы. Особенно полезны макросы при создании сценариев запуска и при назначении собственных сочетаний клавиш ("горячих" клавиш). Макрос может использоваться для выполнения импортирования и обработки данных с головного компьютера (мэйнфрейма).

Страницы доступа к данным могут выводить данные практически так же, как и формы. Они позволяют работать со сведениями, объединенными в группы. В таком виде страница больше похожа на групповой отчет, а не на обычную форму Access. Страницы доступа к данным по сравнению с отчетами обладают существенным преимуществом, особенно при необходимости распространения данных через Интернет или электронную почту -- при открытии сообщения пользователи видят актуальные данные, а не статические данные воспроизводимые снимком отчета.

База данных является коллекцией информации, хранящейся определенным образом. Основными типами баз данных являются реляционная база и неструктурированная (одноуровневая) база. В реляционных базах, таких как Access, данные хранятся в контейнерах, называемых таблицами. Таблицы упорядочивают данные по строкам и столбцам, (Строки также называются записями, а столбцы -- полями.) Записи содержат сведения об определенном пункте, например заказчике, а поля -- сведения по категориям, таким как имя или адрес. В неструктурированной базе данных различные типы информации не делятся на отдельные таблицы, а помещаются в одну таблицу. При таком подходе данные в этой таблице могут дублироваться (что обычно и происходит). Например, полное имя заказчика и адрес могут храниться в нескольких записях таблицы заказы. При изменении адреса заказчика новый адрес требуется внести во все эти записи. Неструктурированные базы данных использовались в ранних системах хранения информации, и до сих пор многие базы данных, расположенные на головных компьютерах (мэйнфреймах), используют этот формат, так же как и базы данных, предназначенные для персональных компьютеров с низкой производительностью, например DBMaker.

В реляционных базах данных между таблицами можно устанавливать отношения. Это значит, что две и более таблицы могут совместно использовать одни и те же сведения. Отношения устанавливаются путем связи уникального поля (называемого первичным ключом) в одной таблице с соответствующим полем (называемым внешним ключом) во второй таблице.

Если поле в таблице является ключевым полем, каждая запись данной таблицы в этом поле обязательно должна иметь уникальное значение. Иногда таблицы содержат поля с уникальными значениями, которые могут использоваться как ключевое поле, например поле Код Сотрудника в таблице Сотрудники. В иных случаях в таблицу приходится добавлять поле с типом Счетчик и использовать его качестве ключевого поля, имеющего уникальный код для каждой записи этой таблицы.

При отношении «один-к-одному» запись одной таблицы может иметь лишь одну связанную запись в другой таблице.

При отношении «многие-ко-многим» множество записей одной таблицы могут иметь множество связанных записей в другой таблице. Access не обеспечивает явную связь «многие-ко-многим», но эта связь обеспечивается опосредованно, за счет использования специальных таблиц, содержащих ключевые поля для двух связанных таблиц.

Основное преимущество реляционных баз данных над неструктурированными заключается в том, что в них отсутствует дублирование одной и той же информации в одной или разных таблицах. В правильно сконструированной реляционной базе при изменении, например, адреса клиента в одной таблице любая таблица, связанная с адресной информацией, автоматически учтет изменение данных через поле связи.

Для упрощения хранения информации могут использоваться и неструктурированные таблицы. Если в ходе работы с реляционными базами возникнет потребность обмена данными с неструктурированными базами данными, то при этом необходимо создать таблицу, включающую данные из различных связанных таблиц. Но если вы разрабатываете базу данных Access, во избежание дублирования информации и предотвращения, связанных с этим ошибок она должна быть нормализована.

4.Приложение Power Point

PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов.

Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданные средствами Powerpoint слайды можно распечатать на черно-белом или цветном принтере, либо с помощью специальных агенств изготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

Раздаточный материал - в его качестве служат распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Термины и определения используемые в PowerPoint

Тemplate (Шаблон) - это презентация, формат которой и схема цветов могут использоваться для подготовки других презентаций. С PowerPoint поставляется более 100 профессионально оформленных шаблонов, которые вы можете использовать для подготовки ваших собственных презентаций.

PowerPoint default presentation (Установочная презентация PowerPoint) - это презентация PowerPoint, используемая в качестве шаблона по умолчанию. С этой презентацией вы будете работать, когда выберете переключатель Blank Presentation (Пустая презентация) в диалоговом окне New Presentation (Новая презентация). Шаблон презентации по умолчанию хранится в файле DEFAULT.PPT в каталоге, где установлен PowerPoint.

Master (Мастер) - в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой ключевой компоненты ваших презентаций: слайд-мастер, мастер структуры презентации, мастер раздаточного материала и мастер примечаний. Рисунки и текст, которые вы разместите на этих мастерах, будут автоматически появляться на каждом новом слайде и страницах примечаний презентации.

Slide Master (Слайд-мастер) - слайд, который содержит форматированные рамки фиксации (placeholders) для заголовка, текстов и других фоновых рисунков, которые вы хотите иметь на слайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения на слайд-мастере, то они будут автоматически применены ко всем слайдам, которые настроены по слайд-мастеру.

Color Scheme (Схема цветов) - основа из восьми цветов, которую вы можете применять в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема цветов состоит из цвета фона, цвета линий и текста и шести дополнительных цветов. Баланс этих цветов улучшает восприятие слайдов.

Other Colors (Другие цвета) - цвета, отсутствующие в основной схеме цветов, которые вы можете использовать для специальных целей.

Object (Объект) - текст, линии, формы, которые вы создаете при помощи инструментов работы с текстом и рисования геометрических фигур, а также любые картинки, которые вы импортируете из других приложений.

Attribute (Атрибут) - свойство объекта, которое вы можете использовать для манипулирования объектом, использую инструменты и команды PowerPoint (линии, заливка, тень, цвет и форма).

Shape (Форма) - этот атрибут имеют объекты, которые вы создаете, используя инструменты работы с текстом или AutoShapes (Автоформы). Объекты, созданные с помощью инструментов рисования линий, дуг и свободных (произвольных) Фигур, не имеют Формы, как атрибута.

Border (Контур) - видимая линия по краям объекта.

Placeholder (Рамка Фиксации) - рамка, которая появляется на слайде при работе с текстом до того, как вы начнете вводить текст. Каждая такая рамка окружена линией, состоящей из точек. Используя элементы управления этих рамок, вы можете изменить их размер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт и цвет текста внутри рамок; возможно также изменение положения самого текста относительно этой рамки.

Paragraph (Абзац) - это текст, введенный между двумя нажатиями клавиши <Enter>. Когда вы производите выравнивание текста и добавляете символы бюллетеня, действие применяется к абзацу.

Text Tool (Инструмент «Текст») - вы можете ввести текст в любом месте слайда, используя инструмент ввода текста панели инструментов Drawning (Рисование). Текст, который вы вводите используя этот инструмент, не выводится на экран в режиме работы со структурой презентации (Outline View).

Для понимания содержания работы по созданию презентации рассмотрим пример ее подготовки без участия Мастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант презентации из двух слайдов, а затем применим к ним шаблон, который придаст ей профессиональный вид.

Приведем основные этапы создания презентации

1. Начало создания новой презентации: запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении, выберите команду New (Новый) из меню File ( Файл ).

2. Выбор способа создания новой презентации: в окне New Presentation (Новая презентация) выберите переключатель Blank Presentation (Пустая презентация) для создания презентации без использования мастеров и шаблонов PowerPoint. Нажмите кнопку ОК.

3. Выбор макета первого слайда: любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне New Slide (Новый слайд) выберите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.

4. Создание первого слайда презентации: в появившейся рамке фиксации Click to add title (Нажмите для добавления заголовка) введите следующий текст примера: «Пакет подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 4.0». Для ввода текста выберите соответствующий шрифт, используя панель инструментов Formatting (Форматирование) или команду Font (Шрифт) из меню Fоrmat (Формат). С помощью этой команды вы можете установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста заголовка. Выделите рамку фиксации текста Click to add sub-title так, чтобы на экране появились ее элементы управления и нажмите клавишу для удаления ее со слайда.

После выполнения этапов 1-4 вы получили на своем экране первый слайд презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании вы можете изменить полученный слайд, например, путем добавления в него элементов дизайна по вашему выбору.

5. Начало создания второго слайда презентации:

Выполните команду New Slide (Новый слайд) из меню Insert (Вставка).

6. Выбор макета второго слайда: в диалоговом окне New Slide (Новый слайд) выберите седьмой макет слайда, который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery. Нажмите кнопку ОК. Преимуществом выбора макета слайда с областью размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого рисунка без использования команды Insert Object (Вставить объект) из менюInsert (Вставка).

7. Разработка второго слайда презентации:используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда (Click to add title), текста слайда (Click to add text) и для размещения рисунка библиотеки ClipArt Gallery (Double click to add clip art). В рамку для заголовка введите текст «Microsoft PowerPoint»; в рамку для текста введите: «При помощи PowerPoint можно создавать...» и т.д. В области рамки для рисунка дважды щелкните по кнопке Double click to add clip art (Щелкните дважду для добавления рисунка). В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории Academic (Академическая) рисунок SchoolSuppliers (Школьные принадлежности) и нажмите кнопку ОК. Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде.

При правильном выполнении предыдущих этапов вы должны получить подготовленный второй слайд, который также можно изменять по вашему вкусу.

8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации:

Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы AutoShapes (Автоформы) панели инструментов Drawning (Отрисовка). В палитре автоформ выделите форму Seal Tool (Инструмент пломба), перенесите курсор мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака «+», в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров.

После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текст «Это очень просто!», после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды Colors and Lines (Цвета и линии) меню Format (Формат). При необходимости вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого разработка слайда будет закончена.

9. Применение шаблонов презентаций:

Для професионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните команду Template (Шаблон) меню Format (Формат) и в появившемся диалоговом окне открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов (вид шаблона отражается в поле просмотра), после чего нажмите кнопку Apply (Применить). Слайд примет новый вид. После окончания разработки слайдов, нажав кнопку Outline View (находящуюся внизу слайда), вы автоматически получите структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих объектах.

10. Режим Slide Sorter (Сортировщик слайдов) или «Монтажный стол»:

В режиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов, имеющимся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления (в секундах) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.