Работа с базами данных

Содержание

Введение

Вопросы к теоретической части

Практическое задание

Системы управления БД и экспертные системы

Файл базы данных №1

Файл базы данных № 2

Файл базы данных № 3

Файл базы данных № 4

Проектирование форм и работа с ними

Форма № 1

Форма № 2

Создание отчета как объекта БД

Отчет № 1

Отчет № 2

Создание (формирование) запросов

Запрос № 1

Запрос № 2

Запрос № 3

Заключение

Перечень использованной литературы

Введение

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel -- программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS). Она предоставляет возможности расчетов, графические инструменты, и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макро-программирования VBA (Visual Basic для приложений). Фактически это самый популярный табличный процессор, доступный на этих платформах, и является таковым с версии 5 от 1993 года, входя в состав Microsoft Office. На сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием "Excel". В результате спора Microsoft был обязана использовать название "Microsoft Excel" во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel - ''.xls''. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций графического интерфейса пользователя, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Будучи впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.

Начиная с 1993 года в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению, которое в более поздних версиях стало включать полную интегрированную среду разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, позволяя таким образом автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать основы объектно-ориентированного программирования.

Функциональность VBA сделала Excel мишенью для макровирусов. Это было серьезной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не стали их обнаруживать. Microsoft с опозданием приняла меры для уменьшения риска, добавив возможность полностью отключить макросы, включить макросы при открытии документа или доверять всем макросам, подписанных с использованием достоверных сертификатов.

Приложение Microsoft Access - это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

В 1993 в фирме Реста была складская разработка на Paradox под DOS. В 1994 году ее переделали на Paradox под Windows. По ряду причин она не прижилась. Стали искать средство написания программы, которое бы удовлетворяло имеющимся требованиям. Таким средством тогда выбрали MS Access 2.0. В то время об Access мало кто слышал. Программа была переписана на Access 2.0. В 1996 году фирма Реста развалилась. В ООО ОМА началась разработка на Fox Pro под ОС Virtuos (один компьютер с процессором плюс 5 терминалов), программа была написана под DOS. В январе 1997 года программа была внедрена как в головном филиале фирмы, так и на её 6-ти в то время филиалах (в Бресте, Витебске, Гродно, Гомеле, Могилеве, Бобруйске). Но фирма росла... В 1998 году перешли на Access 97 (8.0). Access не справлялся и в 2000 году программа была "заточена" под MS SQL Server.

Сейчас программа поддерживает как Access, так и SQL Server в качестве источника данных, на фирмах где количество рабочих мест не более 10-15 используется Access. И это не две версии программы, источник настраивается в параметрах и не требует перекомпиляции. Так же в параметрах задается, нужно ли вести учет по месту хранения товара (места/ячейки) и в зависимости от этого 'на лету' меняется внешний вид форм. Программа универсальная, легко настраивается на нужды конкретной фирмы имеет on-line документацию и книжку, таким образом, является программным продуктом.

Вопросы к теоретической части

1. Что такое БД (база данных)?

В самом общем смысле база данных - это один или несколько файлов, содержащих связанную (по смыслу) между собой информацию. Допустим, в одном файле вы храните даты рождения ваших друзей, в другом ваши совместные фотографии. Или можно создать несколько файлов электронных таблиц, где вы будете учитывать ваши доходы и расходы за определенные периоды. Почти все современные системы основаны на реляционной модели управления базами данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному объекту. В таких базах данные не дублируются, а связываются по определенным полям. Например, при указании товаров и их категорий нецелесообразно упоминать все сведения о поставщике, которые хранятся в отдельной таблице. Достаточно связать эти товары, с выше указанной таблицей, по номеру (коду) поставщика.

2. Дайте определение СУБД?

СУБД - система управления базами данных - это специализированная программа или комплекс программ предназначенных для организации и ведения баз данных.

Можно выделить три основные функции СУБД:

определение данных - вы можете определить, какая именно информация будет храниться в вашей базе данных, задать структуру данных и их тип (например, максимальное количество цифр или символов), а также указать, как эти данные связаны между собой. В некоторых случаях вы можете также задать форматы и критерии проверки данных;

обработка данных - данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения;

управление данными - вы можете указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определить правила коллективного пользования данными.

3. Что такое ключ, ключевое поле?

Ключевое поле -- это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле с неповторяющимися значениями (первичный ключ) или комбинация из нескольких полей (внешний ключ). Если такие поля не найдены или получается слишком сложный составной ключ используется специальный тип данных - счетчик. Счетчик содержит номера строк и будет последовательно увеличиваться на 1 при создании новой записи.

Чтобы удалить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля).

3. Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл, а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

Чтобы изменить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выбрать имеющиеся ключевые поля.

3. Нажать на кнопку Ключевое поле.

4. Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.

5. Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

6. Для создания первичного ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

4. Дайте определение следующим элементам таблицы базы данных: Поле, Ячейка, Запись

Поле - столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, которая отводится для отдельной характеристики предмета

Запись - строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информация о конкретном предмете.

Ячейка - содержит конкретное значение соответствующего поля.

5. Какое ключевое поле называют первичным, а какое внешним ключом?

Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние. Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ. Ключ должен выполнять свою основную задачу однозначной идентификации, но включать в свой состав минимально необходимое количество атрибутов. Внешний ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Внешний ключ - это одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле (или поля) первичного ключа в другой таблице Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

3. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Для создания первичного ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

6. Дайте определение следующим типам связи между таблицами: один к одному, один ко многим, многие ко многим

При создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц. Одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи. Схема данных прежде всего ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи, для которых может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с информационно-логической моделью. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношения между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, Access выявляет отношение один-к-одному.

Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, Access выявляет отношение один-ко-многим между записями главной таблицы к подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей.

Отношение многие-ко-многим. Отношение многие-ко-многим предполагает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой. При этом каждая сторона отношения выглядит как отношение один-ко-многим.

Однако если рассматривать взаимосвязь таблиц с двух сторон, становится очевидным, что ни одна из таблиц не может быть главной и для их связывания необходима третья таблица.

Связующая таблица представляет собой промежуточную таблицу, которая служит мостом между двумя таблицами в отношении многие-ко-многим. Ее ключ состоит из ключевых полей этих таблиц, с каждой из которых она связана отношением один-ко-многим. Помимо ключевых полей, связующая таблица должна содержать хотя бы одно поле, которого нет в связываемых таблицах, но которое имеет значение для каждой из них. Таким образом, отношение многие-ко-многим складывается из отношений многие-к-одному и один-ко-многим.

7. Какие уровни описания информационных систем (типы моделей) предусматривает модель данных?

Модель данных - это совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над этими структурами. Файловая модель, реляционная модель, сетевые и иерархические модели. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и существующие между ними связи.

8. Дайте характеристику каждому типу информационной модели данных

Файловая модель

В файловых системах реализуется модель типа плоский файл. Основные типы структур данных файловой модели - поле, запись, файл.

Более сложными моделями являются сетевые и иерархические модели . В иерархических моделях любой объект может подчиняться только одному объекту вышестоящего уровня. В сетевых - любой объект может быть подчинен нескольким объектам.

Реляционная модель данных.

Реляционные модели отличаются от остальных простой структурой данных, удобным для использования табличным представлением и доступом к данным.

Реляционная модель - совокупность простейших двумерных таблиц - отношений.

Структуры данных реляционной модели.

Таблица - основной тип структуры данных реляционной модели. Структура таблицы определяется совокупностью столбцов. В каждой строке таблицы содержится по одному значению в соответствующем столбце. В таблице не может быть двух одинаковых строк. Общее число строк не ограничено. Столбец соответствует некоторому элементу данных - атрибуту. Каждый столбец должен иметь имя атрибута. Один или несколько атрибутов, значения которых однозначно идентифицируют строку таблицы, является ключом таблицы.

9. Дайте краткую характеристику файловых структур организации баз данных

В каждой СУБД по-разному организованы хранение и доступ данных, однако существуют некоторые файловый структуры, которые применяются практически во всех СУБД. В системах баз данных файлы и файловые структуры, которые используются для хранения информации во внешней памяти, можно классифицировать.

С точки зрения пользователя, файл представляет собой поименованную область дискового пространства, в которой хранится некоторая последовательность записей. В током файле всегда можно определить первую и последнюю запись; текущую запись; запись, предшествующую текущей и следующую за ней. В соответствии с методами управления доступом к информации в файлах различают устройства внешней памяти (накопители информации) с произвольной адресацией, или прямым доступом (магнитные и оптические диски), и устройства с последовательной адресацией, или последовательным доступом (магнитофоны, стимеры). На устройствах с произвольной адресацией возможна установка головок для чтения записи в любые области накопителя практически мгновенно. На устройствах с последовательной адресацией вся память рассматривается как линейная последовательность информационных элементов. Поэтому в таких накопителях для получения информации требуется пройти некоторый путь от исходного состояния считывающего устройства до нужной записи. Файлы с постоянной длиной записи, расположенные на устройствах прямого доступа (УПД), являются файлами прямого доступа. В этих файлах физический адрес расположения нужной записи может быть вычислен по номеру записи (NZ). Каждая файловая система - система управления файлами - поддерживает некоторую иерархическую структуру, включающую чаще всего ограниченное число уровней иерархии в представлении внешней памяти.

10. Из каких информационных блоков состоит «конструктор таблиц», и в какой последовательности они идут?

Конструктор таблиц состоит из следующих блоков: описание, имя поля, тип данных, свойства поля. Они идут в следующей последовательности:

1. Свойства поля

2. Имя поля

3. Тип данных

4. Описание

11. Из каких символов может состоять имя поля?

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств microsoft access (например, name - имя).

12. Какие символы нельзя использовать в имени поля?

Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа

Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Рекомендуется не использовать очень длинные имена, т. к. они плохо запоминаются, и не включать в имена большое количество пробелов, особенно если с именами предполагается работать с помощью процедур visual basic for application. Чтобы следовать этой рекомендации и при этом получать понятные имена, можно либо использовать вместо пробелов между словами знак подчеркивания (_), либо писать все слова слитно, но каждое начинать с заглавной буквы.

13. Может ли имя поля начинаться с пробела?

Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа

14. Чем отличается текстовый тип от поля МЕМО?

Текстовый (text) -- символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (fieldsize), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, т. к. место под дополнительные символы не резервируется.

Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных access в записи переменной длины. access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных.

Поле memo (memo) -- поле memo предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа memo не может быть ключевым или проиндексированным.

Не используйте поле типа memo, если нужно будет сортировать записи таблицы по данному полю -- это невозможно. Если 255 символов не достаточно для хранения всех данных, придется разбить его на два или три текстовых поля.

15. Чем отличается числовой тип данных от денежного?

Числовой (number) -- числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля (fieldsize). Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое (longlnteger), который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, можно указать Байт (byte) -- 1 байт, Целое (integer) -- 2 байта, Одинарное с плавающей точкой (single) -- 4 байта, Двойное с плавающей точкой (double) -- 8 байтов, Десятичное (decimal) -- 12 байтов, Код репликации (replication id) -- 16 байтов.

Денежный (currency) -- тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.

16. Для чего используется тип данных поле объекта OLI?

Поле объекта ole (ole object) -- содержит ссылку на ole-объект (лист microsoft excel, документ microsoft word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта ole не указывается в свойствах поля объекта ole. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов ole, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов ole. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы access 2002.

В поле объекта ole могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.

17. Для чего применяется гиперссылка?

Гиперссылка -- дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки.

Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным. В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок wizard, который запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Как только вы выбираете тип данных для поля, так на нижней панели окна отображается список свойств этого поля. Данный список зависит от типа поля.

18.  В каких случаях присваивается ключевое поле?

Желательно (хотя и не обязательно), чтобы в каждой таблице имелись ключевые поля. Access использует их для однозначной идентификации и упорядочения записей в таблице. Если поле сделано ключевым, то свойству Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются), причем вы не сможете изменить его. Записи можно быстро отсортировать или выбрать по ключевым полям, и ввод повторяющихся значений в них недопустим. Кроме того, при внесении или изменении данных в таблице Access требует задать значение ключевого поля. В большинстве случаев ключевым можно сделать одно поле, хотя иногда возникают ситуации, при которых данные одного поля не являются уникальными для каждой записи, и тогда приходится назначать ключевыми два и более полей. В таких случаях уникальным должно быть сочетание всех ключевых полей. Например, в системе складского учета могут присутствовать поля для категории товара и его номера. По отдельности значения этих полей могут повторяться, но вместе они образуют полное обозначение товара, которое является уникальным.

Если при создании таблицы использовался Мастер таблиц , то вполне возможно, что Access уже назначил ключевые поля. В противном случае (или при изменении ключа, выбранного Access) вы можете задать его самостоятельно.Для этого следует щелкнуть на нужном поле, выполнить команду Правка|Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. Чтобы назначить ключевыми несколько полей, необходимо выделить их все перед тем, как выполнять команду Правка|Ключевое поле или нажимать кнопку Ключевое поле. Вспомним, как выделяется одно поле - для этого следует щелкнуть в крайней левой ячейке строки данного поля. Чтобы выделить несколько полей, необходимо выделить первое поле, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, поочередно щелкать все остальные поля.

19. Может ли поле иметь повторения в БД?

Нет, поле не может иметь повторения в базе данных. Чтобы изменить имя поля, щелкните в ячейке с именем (столбец Имя поля) и наберите на клавиатуре новое имя. Это никак не повлияет на существующие связи и не изменит содержимого базы данных.

20. В каких случаях полю присваивается свойство обязательности?

Обязательное поле присваивается лишь тогда, когда данные таблицы БД (базы данных) должны быть связаны с данными другой таблицы.

21. Какие таблицы называют главными, а какие подчиненными?

Главной таблицей называется таблица, которая обязательно должна содержать ключевое поле. Подчиненная таблица обязательно должна содержать аналогичное поле, которое не является ключевым.

22. Расшифруйте смысл обеспечение целостности данных между таблицами?

В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия: связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс; связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения.

Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля указано значение Длинное целое, или в обоих полях свойство Размер поля имеет значение Код репликации и обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Таблицы одного приложения могут содержаться и в нескольких файлах базы данных. Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом нижеперечисленных правил. Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы.

Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует. Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

Чтобы эти правила контролировались для конкретной связи, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных . Тогда любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.

Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

23. Назовите назначение и виды запросов в СУБД

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения конкретной задачи. Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:

Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.

Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.

Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке. Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные. Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе. Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Параметрические запросы.

Часто используются запросы, которые представляют собой незначительно

видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя.

Запрос на создание таблицы

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Этот запрос основан на запросе на выборку, но в отличие от него сохраняет таблицу с результатами запроса. Необходимость в запросе на создание таблицы возникает при построении запроса на обновление полей таблицы с использованием операций группировки данных. В этом случае кроме обновляемой таблицы требуется таблица -- источник данных.

Запрос на обновление

Для обновления данных в полях базовых таблиц может быть использован Запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в строке Обновление.

Первоначально Запрос на обновление создается как Запрос на выборку, а затем в окне конструктора запросов превращается в запрос на обновление с помощью кнопки Обновление на панели инструментов или команды меню Запрос/Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление. Для отбора обновляемых записей надо включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Условия отбора записываются так же, как при создании запроса на выборку.

Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение поля. Выражение можно создать с помощью построителя выражений.

После выполнения команды Запрос/Запуск или нажатия соответствующей кнопки открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

Заметим, если в схеме данных установлен параметр Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей, то при обновлении ключевых полей результат зависит от взаимосвязей обновляемой таблицы с другими таблицами.

Пример запроса на обновление показан в разделе "Основы создания макросов".

Запрос на добавление

С помощью запроса на добавление производится добавление записей из таблицы запроса в другую таблицу. Поэтому надо позаботиться, чтобы в запросе были сформированы записи с полями, соответствующими полям в другой таблице. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля в таблице, куда добавляются записи, не наложено требование по обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.

Первоначально запрос на добавление создается как запрос на выборку из одной или нескольких взаимосвязанных таблицах. Затем в окне конструктора запросов он превращается в запрос на добавление с помощью кнопки Добавление на панели инструментов или команды меню Запрос/Добавление. При этом открывается диалоговое окно Добавление.

24. В чем отличие параметрического запроса от постоянного?

Параметрические запросы

Часто используются запросы, которые представляют собой незначительно

видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя. Запрос, сохраненный в базе данных, называется постоянным. То есть постоянные запросы в отличие о параметрических не видоизменяются.

25. Назовите назначение перекрестного запроса

Перекрестный запрос применяется для выбора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных поле. Перекрестный запрос - создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel.

26. Что такое запрос, перечислите типы запросов?

Запрос - набор команд, предназначенный для поиска и обработки информации в таблице по заданным пользователем критериям. Запрос - это временная таблица. Это значит, что данные в них не хранятся, а только временно вызываются из таблиц, по заранее созданному шаблону в момент активизации запроса. Таким образом сама информация в таблице не дублируется. Типы запросов: на обработку, на создание таблицы, на удаление, на обновление, на выборку.

27. Каково назначение функций DAY, MONTH, DATE, YEAR?

Day(день)

Возвращает значение типа Variant (Integer), которое указывает целое число от 1 до 31 включительно, представляющее день месяца.

Обязательный аргумент дата является любым значением типа Variant, числовым выражением, строковым выражением или любым их сочетанием, которое может представлять дату. Если аргумент имеет значение Null, возвращается значение Null.

Month(месяц)

Возвращает значение типа Variant (Integer), которое представляет собой целое число в диапазоне от 1 до 12 включительно и указывает месяц года. Обязательный аргумент Дата (тип данных Variant). Числовое выражение, строковое выражение или их сочетание, которое может представлять дату. Если аргумент имеет значение Null, возвращается Null.

Year(год)

Возвращает значение типа Variant (Integer) -- целое число, обозначающее год.

Обязательный аргумент дата -- это дата, выраженная любым значением типа Variant, числовым выражением, строковым выражением или любой их комбинацией. Если аргумент содержит значение Null, возвращается значение Null.

Date (дата)

Возвращает значение типа Variant (Date), которое содержит текущую системную дату. Чтобы задать системную дату, используйте оператор Date.

При использовании функции Date с григорианским календарем значение свойства Calendar не влияет на работу функции Date.

28. Правила ввода условий отбора данных в текстовом поле?

В текстовых полях примеры данных нужно заключать в кавычки. Обычно каждое из полей таблицы принимает только данные одного типа. Например, нельзя хранить примечания в поле, предназначенном для чисел. При попытке ввести текст в такое поле отображается сообщение об ошибке. Однако это правило не нужно понимать жестко и однозначно. Например, можно хранить числа (такие как почтовые индексы) в поле с текстовым типом данных, но нельзя выполнять вычисления с такими числами. За некоторым исключением, поля в записи должны принимать только одно значение.

К примеру, нельзя ввести несколько адресов в поле адреса. Этим поле таблицы Access отличается от ячейки Microsoft Office Excel 2007, в которую по умолчанию можно ввести любое количество имен, адресов или изображений, если только для этой ячейки не задано ограничение на тип данных. В поля с типом данных «Текстовый» можно вводить только текстовые или цифровые знаки, в том числе списки элементов с разделителями. В поле с типом данных «Текстовый» можно ввести меньшее количество знаков, чем в поле с типом «Поле MEMO» -- от 0 до 255. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений с данными в таких полях. Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля.

29. Когда создается расчетное поле?

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое ( расчетное ) поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей.

При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access. Выражение вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле. В этой ячейке после нажатия клавиши Enter или перевода курсора в другую ячейку формируется имя поля Выражение N, где N -- целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например, Выражение 1: [Цена]*[Количество], где Цена и Количество -- имена полей.

Имя вычисляемого поля -- Выражение 1 -- становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить.

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей.

Если выражение включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержит другие поля, используемые для группировки, нажмите на панели инструментов кнопку (если строка "Групповая операция" не выводится на экран). В ячейке "Групповая операция" для поля группировки оставьте значение "Группировка", а в вычисляемом поле замените слово "Группировка" словом "Выражение".

Для того чтобы открыть или просмотреть все выражение целиком без прокрутки нажмите клавиши SHIFT+F2. Открывается окно диалога Область ввода.

30. Какова последовательность действий при создании расчетного поля в запросе с применением построителя выражений?

В последней ячейке в окне запроса щелкаем правой кнопкой мышки. Далее появится контекстное меню, где выбираем команду Построить. Появится окно.



Построитель выражений можно использовать при создании выражений для вычисляемых полей. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем по кнопке панели инструментов Построить, при этом откроется окно Построитель выражений. В поле выражений вверху окна Построителя выражений введите требуемое выражение. В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение.

Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода. Для начала нужно щелкнуть дважды в левом списке по папке Таблицы, и выбрать саму таблицу ,а затем в колонке Код само поле и щелкнуть по кнопке Вставить. Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак ( ! ) разделяющий его и имя таблицы. Ошибку при составлении выражения можно отменить, щелкнув по кнопке Отмена.

31. В чем состоит различие между условием отбора данных AND и OR?

Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или (or), для некоторого поля одним из двух способов:

1. можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Например, запись

4 or 5

соответствует тому, что будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5.

2. ввести второе условие в отдельную ячейку строки или. И если используется несколько строк или, то чтобы запись была выбрана, достаточно выполнения условий хотя бы в одной из строк.

Логическая операция и (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия и только в этом случае запись будет выбрана.

Например, записав условие

>2 and <5

будут выбраны только оценки 3 и 4.

Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и (and), следует привести их в одной строке.

Дата	Род занятий	Роспись руководителя
11.08.2008	Технология работы в среде Windows
12.08.2008	Настройка рабочего стола
13.08.2008	Технология работы в программе Проводник
14.08.2008	Архивация и разархивация файлов
15.08.2008	Антивирусные программы
18.08.2008	Текстовый процессор Microsoft Word
19.08.2008	Текстовый процессор Microsoft Word. Работа с рисунками
20.08.2008	Текстовый процессор Microsoft Word. Панель инструментов Рисование
21.08.2008	Текстовый процессор Microsoft Word. Работа с документами и графическим изображением
22.08.2008	Текстовый процессор Microsoft Word. Редактор формул
25.08.2008	Текстовый процессор Microsoft Word. Геометрические фигуры
26.08.2008	Создание презентаций
27.08.2008	Разработка презентации техникума
29.08.2008	Разработка презентации супермаркет «Шериф»
3.09.08	Разработка презентации « Рекламные объявления»
4.09.2008	Итоговый урок по презентации
5.09.2008	Табличный процессор Microsoft Excel
8.09.2008	Microsoft Excel графики функций
9.09.2008	Microsoft Excel работа с таблицами. Процент успеваемости
10.09.2008	Процент качества, средний бал
11.09.2008	Оформление рабочего стола. Сортировка данных. Формальные числа
12.09.2008	Возможности БД в Excel. Формулы данных
15.09.2008	Формулы. Арифметические операции
16.09.2008	Оформление рабочего листа. Сортировка данных. Формат числа
17.09.2008	Возможности БД в Excel. Операции с данными
18.09.2008	БД Access. Создание таблиц
19.09.2008	БД Access. Реляционные базы данных
22.09.2008	БД Access. Создание отчетов
23.09.2008	БД Access. Создание запросов
24.09.2008	БД Access. Создание форм
25.09.2008	БД Access. Создание связей между таблицами
26.09.2008	БД Access. Создание связей между таблицами
29.09.2008	БД Access. Создание связей между таблицами
30.09.2008	БД Access. Создание базы данных «Шериф». Формы. Запросы
1.10.2008	Запросы в Access с условием. Оператор Like
2.10.2008	Запросы в Access с условием. Оператор Like
3.10.2008	Запросы в Access на обновления
6.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Аэропорт»
7.10.2008	Редактирование БД
8.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Швейный цех»
9.10.2008	Индивидуальные задания по созданию баз данных
10.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Периодические издания»
13.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Автомастерская»
14.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Магазин строй материалов»
15.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Ювелирный магазин»
16.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Бригада строителей»
17.10.2008	БД Access. Создание базы данных «Компания по продаже недвижимости»

Задание

Разработать базу данных для Книжного магазина. Для хранения информации о:

· Сведениях о сотрудниках книжного магазина

· Ассортименте товаров

· Ценах на товар

· Поставщиках и поставках

· О проданном товаре

Сформировать запросы:

· данные о проданных книгах за указанную дату

· данные о поступивших книгах тираж которых больше указанного числа

· данные о сотрудниках магазина, которые имеют больше одного ребенка

Системы управления базами данных и экспертные системы

Проектирование базовых объектов - двумерные таблицы с полями разных типов данных. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики. Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Интерфейс пользователя MS Access - это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл». При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

· строка заголовка;

· строка меню;

· панель инструментов;

· окно базы данных;

· строка состояния.

1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

4) Окно базы данных имеет:

строку заголовка;

панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули

область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)

5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

Рассмотри более подробно окно БД.

Команды панели инструментов окна БД:

Открыть - открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

Конструктор - открытие выделенного объекта в режиме конструктора;

Создать - создание объекта базы данных;

Удалить - Удаление выделенного объекта;

Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица - представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель "Объекты":



Таблица - двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

Форма - средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

Область со списком возможных режимов создания объектов.

В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор".