Работа с базами данных

Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.

Создание базы данных

Файл базы данных №1

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

· Создание таблицы в режиме конструктора

· Создание таблицы с помощью мастера

· Создание таблицы путем ввода данных

Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей.



Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы. Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру. Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД.

Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице. При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.

Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц.



Создание структуры таблиц

Создание БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и установки связей между таблицами.

Итак, при выборе режима Конструктор будет отображено окно Конструктора таблиц. Первую таблицу создадим Книги .

В первую строку колонки Имя поля вводим название рубрики (Рубрика) и нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из раскрывающегося списка выбираем тип данных - Текстовый. Затем нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы. Далее во вторую строку Имя поля вводим имя авторов книги (Авторы) и выбираем тип данных - текстовый. Затем в третью строку Имя поля вводим Фамилия, и выбираем тип данных текстовый.

При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. Четвертая строка Издательство, тип данных Мастер подстановок. В конечном итоге будет выведен раскрывающийся список из которого выбираем нужные.



Пятая и шестая строки количество экземпляров издания (Тираж) и (Год издания). Тип данных - числовой. Ну и, наконец, шестая строка фото продукции, в данном случае книги (ФОТО). Для этого поля выбираем тип данных Поле объекта OLE - для вставки следующих рисунков.

После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выбрать Файл - Сохранить, или Сохранить, как... В окне Сохранение, ввести имя для созданной таблицы: Книги, затем ОК.

Ниже показано окно Конструктора для таблицы Книги.

Файл базы данных №2

Ниже показано окно Конструктора для таблицы Сотрудники, входящей в состав БД «Книжный магазин».

Файл базы данных №3

Далее создается структура таблицы: Издательство

Файл базы данных №4

И последняя таблица Поставщики. В которой содержатся личные данные поставщиках. Ниже показано окно конструктора таблиц

Проектирование форм и работа с ними

Форма № 1

Форма в БД - это структурированное окно. Форма является средством разработки пользовательского интерфейса. Внешний вид формы выбирается в зависимости о того, с какой целью она создается. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

· ввода и просмотра информации базы данных

· изменения данных

· печати

· создания сообщений

Алгоритм создания форм следующий:

· Открыть окно БД

· В окне БД выбрать вкладку Формы

· Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

· В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

· Щелкнуть на кнопке ОК



Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Например, выберем источник - таблицу Книги и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.



В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

После выбора стиля формы (например, Рисовая бумага ), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.



После ввода имени формы (например, Книги), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Книги.

Форма №2

Вызвать Мастер форм. На экране появляется окно первого шага мастера форм. На этом шаге мы определяем поля, которые будут присутствовать на форме. Для того, экранная форма содержала поле, его необходимо выбрать и нажать кнопку с изображением знака "больше" (>). Если требуется, чтобы все поля таблицы/запроса отображались на форме, то необходимо нажать кнопку на которой изображено два знака "больше" (>>). Кнопки с изображением знака "меньше" (< и <<) используются для удаления полей из списка отображаемых на форме.

Выберем источник - таблицу Поставщики и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. После определения списка полей формы нажимаем кнопку Далее. На экране появляется окно второго шага мастера форм. В этом окне мы должны выбрать вид нашей формы. По умолчанию обычно выбран Ленточный вид. Выбираем любой из пунктов в один столбец и нажимаем кнопку Далее.

На третьем шаге Нужно выбрать стиль оформления формы. При выборе любого из перечисленных стилей справа показывается пример оформления. После выбора стиля оформления нажимаем кнопку Далее.



На последнем шаге нам предлагают ввести имя формы, а также указать что делать с формой далее. Если выбран пункт Изменить макет формы, то форма будет открыта в режиме конструктора. После задания имени формы и выбора дальнейшего действия нажимаем кнопку Готово.

Наша форма будет выглядеть так как показано на рисунке ниже

Создание отчета как объекта базы данных

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Отчет №1

Простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет .

В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов.



Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете.

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете.

Access 2003 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям



Нажмите кнопку Далее , чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов

В шестом окне Мастера отчетов отображается список всех доступных в данный момент стилей. Кроме шести заранее определенных стандартных стилей, Access позволяет настроить любой стандартный стиль или создать свой собственный для использования при оформлении форм и отчетов, в том числе с помощью мастера. Набор вариантов оформления для отчетов можно пополнить и применить аналогично тому, как это делается для форм. В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля.



В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 6.12) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом?

Далее изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.

Отчет №2

На панели объектов окна базы данных щелкните по вкладке Создание отчета с помощью мастера. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов.

Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад . Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных. Выбор источника данных

Первым шагом создания отчета является определение источника данных. Помимо отображения списка всех общих источников данных, содержащихся в проекте отчета, мастер отчетов даст возможность создать новый источник данных.



Конструирование запроса

Следующим шагом является конструирование запроса. Строку запроса можно ввести вручную, создать с помощью конструктора запросов либо импортировать из другого отчета.

Выбор типа отчета

Следующим шагом является выбор типа отчета. Можно выбрать табличный или матричный отчет. Табличный отчет имеет фиксированное число столбцов. Матричный (перекрестный) отчет имеет переменное число столбцов, которое зависит от результатов запроса.

При выборе табличного отчета мастер отчетов предложит выбрать поля, необходимые для группирования и определения макета и стиля отчета. При выборе матричного отчета мастер отчетов поможет выбрать поля, которые будут включены в строки, столбцы и области данных матрицы, а также определить макет и стиль отчета.

Выбор стиля

Следующим шагом является применение стиля для отчета с использованием шаблона стиля. Выберите шаблон, чтобы применить к отчету шрифт, цвет и стиль границы.

Именование отчета

Заключительным шагом является присвоение отчету имени и проверка полей, которые будут в него включены. После выполнения всех шагов конструктор отчетов создает отчет и добавляет его в проект сервера отчетов.

После появится окно просмотра Сотрудники

Создание (формирование) запросов

Запрос - это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE - Query by example) и структурированный язык запросов (SQL - Structured Query Language).

QBE - запрос по образцу - средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL - запросы - это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL - инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL - запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку.

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

· Простой

· По условию

· Параметрические

· Итоговые

· С вычисляемыми полями

Запрос №1

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу - источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей - верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц - источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле - указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы - имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка - указывает тип сортировки

Вывод на экран - устанавливает флажок просмотра поля на экране

Условия отбора - задаются критерии поиска

Или - задаются дополнительные критерии отбора

В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов

Выбирать таблицу - источник, из которой производится выборка записей.

Переместить имена полей с источника в Бланк запроса.

В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска - критерии поиска.

После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить - ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Далее сохраняем и закрываем этот запрос.

Вводим в строку Имя запроса Запрос1.

После того как запускаем Запрос1, на экран выводится окно Введите значения параметра, вводим нужную дату и нажимаем ОК.

Запрос №2

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу - источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Далее в поле Условие отбора, вводим >1300.

Следующий шаг сохранение и закрытие. После того как мы запустим отчет у нас в запросе данные отфильтруютс таким образом что на экран будут выведены только книги тираж которых больше 1300.

Запрос №3

Добавляем таблицу Сотрудники



В поле Условие отбора вводи оператор Like и в квадратных скобках условие.

После сохраняем как Запрос3 и закрываем. Затем запускаем этот запрос.

На экране появится окно, куда вводим нужное количество детей, например 2.

После открытия запроса будут выведены только данные о сотрудниках магазина, которые имеют больше ребенка.

Заключение

В ходе учебной практики стояла задача оценить знания студентов на протяжении двух лет. Учебная практика создала условия для получения каждым студентом навыков работы по избранной специальности.

Я приобрела практические навыки в компьютерных классах на базе учебной практики под руководством руководителя практики. Условия были созданы для лучшего восприятия материалов, по информатике вычислительной техники на последних курсах на закрепление знаний и умений которые я получила в процессе обучения и обеспечения связей практического обучения с теоретическим.

Перечень использованной литературы

1. Э. В. Фуфаев, Д. Э. Фуфаев- Базы данных Москва 2005 год

2. Новиков Ф.А. Microsoft Office 2000 в целом / Ф.А. Новиков, А.Д. Яценко

3. БХВ - Петербург, 2001 год

4. Программирование в среде Access 2000: Энциклопедия пользователя;

5. М. Эффективная работа в Microsoft Excel 2000/ М. Додж, К.Стинсон. Питер

6. Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. - М.: Наука, 1994

7. Microsoft Excel. Руководство пользователя. - Корпорация Microsoft, 1993

8. Гусева О.Л., Миронова Н. Н. Excel для Windows. Практические работы Информатика и образование. 1996

9. Потапкин А.В. Текстовый редактор Word для Windows. Практ.пособие

10. Хислоп, Брент Энджелл, Дэвид Библия пользователя Word для Windows