Організація самостійної роботи майбутніх фахівців-документознавців (на прикладі вивчення освітнього компонента "Загальне діловодство")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація самостійної роботи майбутніх фахівців-документознавців (на прикладі вивчення освітнього компонента «Загальне діловодство»)

Курило Наталія Олександрівна

канд. пед. наук, доцент кафедри менеджменту

ДЗ «Луганський національний університет імені Тараса Шевченка»,

Україна

Лєсовець Неля Миколаївна

канд. філол. наук, доцент кафедри менеджменту

ДЗ «Луганський національний університет імені Тараса Шевченка»,

Україна

Анотація

загальне діловодство фахівець архівна справа

У статті зосереджено увагу на одному із завдань вищої освіти - підготовці висококваліфікованих фахівців зі спеціальності «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа» (освітньо-професійна програма «Документознавство та інформаційна діяльність»), конкурентоспроможних та затребуваних на сучасному ринку праці. Схарактеризовано систему організації самостійної роботи здобувачів під час вивчення освітнього компонента «Загальне діловодство». Подаються приклади завдань для самостійної роботи та питання для самоконтролю здобувачів, мета яких - формування фахових компетентностей, умінь та навичок майбутніх фахівців інформаційно - документознавчої галузі.

Ключові слова: організація самостійної роботи, навчальний план, освітній компонент, конкурентоспроможність, фахівець інформаційно-документознавчоїгалузі.

Актуальність теми дослідження зумовлена тим, що одним із завдань вищої освіти є підготовка висококваліфікованих фахівців зі спеціальності «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа», конкурентоспроможних та затребуваних на сучасному ринку праці.

Метою дослідження є вивчення питань організації самостійної роботи здобувачів першого (бакалаврського) рівня освіти зі спеціальності «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа» (освітньо-професійна програма «Документознавство та інформаційна діяльність») під час опанування освітнього компонента «Загальне діловодство».

Сучасні реалії зумовили необхідність перегляду підходів до організації самостійної роботи здобувачів освіти. Поєднання традиційних форм та дистанційного навчання змусили більше часу відводити саме на самостійну роботу. І від того, наскільки якісно й методично правильно буде організована така робота, багато в чому залежить якість отриманих знань. Безумовно, це новий виклик для організаторів освітнього процесу. Проте самостійна робота не повинна перетворитися на перекладання відповідальності з викладача на здобувача освіти. І не зводитися лише до конспектування наукової літератури чи написання рефератів та виготовлення презентацій. Ми розуміємо під цим не навантаження здобувача освіти різними завданнями для кількості, а перш за все, формування навичок самоосвіти та самостійного пошуку, опрацювання та засвоєння інформації.

Як відомо, у сучасному переобтяженому інформаційному світі необхідно не лише знайти інформацію, а й уміти проаналізувати її, співставити, застосувати в практичній діяльності. Питання організації самостійної роботи підіймаються у працях багатьох А. Алексюка, В. Безпалька, О. Біляєва, Ю. Гільбуха, В. Козакова, А. Кузьминського, Л. Паламар, М. Пентилюк, А. Петровського, П. Підкасистого, К. Платонова, К. Плиско, С. Рубінштейна, О. Савченко та багатьох інших дослідників.

Дослідники-документознавці також активно долучилися до вивчення особливостей організації самостійної роботи студентів, зокрема Г. Єрмолаєва [1; 2], О. Карпенко [3], Н. Кушнаренко, А. Соляник [4], К. Мовчан [5], М. Прокоф'єва, Г. Чумакова [6], М. Слободяник [7], О. Тур [8], І. Шкіцька [9] та ін.

З огляду на наукові дослідження можемо стверджувати, що самостійна робота трактується достатньо широко:

- як форма навчально-пізнавальної діяльності;

- один із засобів закріплення навчального матеріалу;

- сукупність спланованих навчальних дій для самостійного закріплення, вивчення та поглиблення знань, умінь та навичок;

- діяльність, що спрямована на самостійне отримання знань;

- форма для формування навичок самоорганізації та самоосвіти;

- вид індивідуальної та групової пізнавальної діяльності здобувачів освіти тощо.

Ми не будемо заглиблюватися в аналіз наукової літератури та розглядати наукові підходи чи погляди. Хочемо поділитися практичними напрацювання та власним досвідом, оскільки питання організації самостійної роботи майбутніх фахівців з інформаційної, бібліотечної та архівної справи при вивченні освітнього компонента «Загальне діловодство» не було предметом окремого дослідження, що й спонукало для написання цієї наукової розвідки.

Відповідно до навчального плану для здобувачів першого (бакалаврського) рівня освіти зі спеціальності «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа» (освітньо-професійна програма «Документознавство та інформаційна діяльність») вивчення освітнього компонента «Загальне діловодство» передбачено в 4 семестрі. На вивчення освітнього компонента відведено 7 кредитів ECTS (210 годин), із яких 34 - лекційні години, 20 годин - практичні заняття, 20 годин - лабораторні роботи, 136 годин - самостійна робота здобувачів освіти.

Самостійна робота здобувачів відображена в навчально-методичному комплексі й передбачає виконання різноманітних завдань, що сприятимуть розвитку фахових компетентностей та набуттю умінь і навичок у галузі документаційного та бездокументаційного забезпечення управління. Далі більш докладно зупинимося на організації самостійної роботи здобувачів освіти відповідно до тематичного розподілу освітнього компонента, що містить 2 модулі.

Змістовний модуль 1.

Тема 1. Історія діловодства в Україні.

Тема 1.1. Предмет і завдання освітнього компонента «Загальне діловодство». Основні поняття і визначення. Історія діловодства в Україні (самостійна робота 1 0 годин).

Тема 2. Нормативна база діловодства.

Тема 2.1. Нормативна база діловодства. Стандарти на документи (самостійна робота 10 годин).

Тема 3. Керування службою документаційного забезпечення управління.

Тема 3.1. Організація роботи служби ДЗУ. Вимоги до працівників служби ДЗУ. Завдання та функції служби ДЗУ (самостійна робота 10 годин).

Тема 4. Підготовка до складання й оформлення службових документів.

Тема 4.1. Організація діловодства. Реквізити документів.. Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв (самостійна робота - 10 годин).

Тема 4.2. Бланк службового документа. Класифікація бланків. Вимоги щодо оформлення бланків. Бланки електронних документів. Порядок виготовлення, зберігання, обліку і знищення бланків (самостійна робота - 10 годин).

Тема 4.3. Класифікація службових документів. Текст службового документа. Юридична сила документа (самостійна робота - 10 годин).

Змістовний модуль 2.

Тема 1. Укладання службових документів.

Тема 1.1. Організаційно-розпорядчі документи (самостійна робота - 10 годин).

Тема 1.2. Інформаційно-аналітичні документи (самостійна робота - 20 годин).

Тема 1.3. Службові листи (самостійна робота - 1 0 годин).

Тема 1.4. Документування діяльності колегіальних органів (самостійна робота - 10 годин).

Тема 2. Організація документообігу юридичної особи.

Тема 2.1. Організація документообігу. Основні принципи документообігу (самостійна робота - 10 годин).

Тема 2.2. Реєстрація документів. Контроль за виконанням документів (самостійна робота - 10 годин).

Тема 3. Номенклатура справ.

Тема 3.1. Формування й оформлення справ Підготовка документів до передачі у відомчий архів (самостійна робота - 6 годин).

Для формування професійних компетентностей під час вивчення освітнього компонента «Загальне діловодство» для здобувачів освіти ми пропонуємо до кожної теми завдання для самостійної роботи та питання для самоконтролю.

Практичне заняття № 1. Історія розвитку діловодства в Україні.

Самостійна робота:

Опрацюйте статтю:

H. Леміш. З історії утисків та нівелювання українського діловодства російською імперською владою. URL: https://e.dilovodstvo.com/dilovodstvo-2022- 9/z-istoriyi-utyskiv-ta-nivelyuvannya-ukrayinskoho-dilovodstva-rosiyskoyu.

Запитання для самоконтролю:

I. Визначте передумови виникнення писемності.

2. Схарактеризуйте засоби письма.

3. Назвіть документи Київської Русі.

4. З'ясуйте особливості актового діловодства.

5. Становлення діловодства в Запорозькій Січі.

6. Схарактеризуйте етап наказового діловодства.

7. Чим зумовлена поява колезького діловодства?

8. Назвіть особливості міністерського діловодства.

9. Які нормативні документи було ухвалено в період радянського діловодства?

10. Особливості ведення діловодства на сучасному етапі розвитку.

Практичне заняття № 2. Нормативна база діловодства.

Самостійна робота:

Перевірте чинність нормативних документів на сайті www.rada.gov.ua.

Якщо документ втратив чинність, зазначте, який нормативний документ є чинним замість нього:

• Закон України «Про електронний цифровий підпис»;

• ДСТУ 4163:2003;

• Закон «Про мови в Українській РСР».

Запитання для самоконтролю:

1. Які нормативні акти регулюють правові засади створення ділової документації та її функціювання?

2. Дайте визначення термінів:закон, нормативно-правовий акт,

підзаконний нормативно-правовий акт, юридична сила документа.

3. Перерахуйте Закони України, спрямовані на регулювання діловодних процесів та організацію роботи з документами в Україні?

4. З яких розділів складається Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»?

Лабораторна робота № 1. Стандарти на документи.

Самостійна робота:

Порівняйте ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та попередній стандарт 2003 року. У чому полягають відмінності? Назвіть їх та схарактеризуйте.

Запитання для самоконтролю:

1. Дайте визначення понять: діловодство (справочинство), керування документацією, інформація, документ.

2. Назвіть чинні державні стандарти в галузі діловодства.

Практичне заняття № 3. Організація роботи служби ДЗУ.

Самостійна робота:

Знайдіть у мережі «Інтернет» та порівняйте Положення про службу ДЗУ державної установи та приватного підприємства.

Запитання для самоконтролю:

1. Чи тотожними є поняття «діловодство» і «документаційне забезпечення управління»?

2. Які структурні підрозділи належать до складу служби ДЗУ?

3. Назвіть основні функції та завдання служби ДЗУ.

4. Якими нормативними документами регламентується діяльність працівників служби ДЗУ?

5. Схарактеризуйте складові, що сприяють ефективності роботи фахівців у сфері ДЗУ.

Практичне заняття № 4 - 5. Організація діловодства. Підготовка до складання й оформлення службових документів.

Самостійна робота:

Ознайомтеся з правилами оформлення реквізитів на службових документах, поданих у ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Запитання для самоконтролю:

1. За якими ознаками класифікують службові документи?

2. Назвіть функції документа.

3. На яких бланках не можна розташовувати реквізит «державний герб»?

4. Дайте визначення поняття «формуляр-зразок документа».

5. Що таке реквізит документа?

6. Які документи можуть мати реквізит «додаток»?

7. Які основні логічно взаємозумовлені частини містить текст? Назвіть вимоги до тексту документа.

Лабораторна робота № 2 - 3. Організація діловодства. Реквізити документів.

Самостійна робота:

Складіть 10 - 15 тестових питань щодо оформлення реквізитів службових документів.

Запитання для самоконтролю:

1. Назвіть правила оформлення грифа погодження.

2. Наведіть примірний перелік документів, що підлягають затвердженню.

3. Яка кількість адресатів може бути в документі?

4. Дайте визначення реквізиту «резолюція».

5. З чого складається відмітка про засвідчення копії документа?

Лабораторна робота 4. Бланк службового документа.

Самостійна робота:

Законспектуйте статтю:

Загорецька О. Пам'ятка про бланки документів юридичної особи. URL: https://e.dilovodstvo.com/dilovodstvo-2023-3/pamyatka-pro-blanky-dokumentiv- yurydychnoyi-osoby.

Запитання для самоконтролю:

1. Назвіть види бланка документа.

2. Перерахуйте вимоги до виготовлення бланків усіх видів.

3. Які існують вимоги щодо обліку, використання, зберігання гербових бланків?

4. Коли доречно виготовляти двомовний бланк? Які існують вимоги до таких бланків?

5. Яка процедура знищення зіпсованих або застарілих бланків?

6. Хто несе відповідальність за виготовлення, зберігання та видавання бланків?

7. Що таке бланк електронного документа? Чим він відрізняється від паперового бланка?

Лабораторна робота 5. Класифікація службових документів.

Самостійна робота передбачає виконання тестових завдань до теми. Запитання для самоконтролю:

1. Назвіть ознаки, за якими класифікують службові документи.

2. Які функції виконують службові документи?

3. Які системи документації ви знаєте?

4. Схарактеризуйте вимоги до тексту службового документа.

Змістовний модуль 2. Документування в управлінській діяльності.

Практичне заняття № 6. Організаційні документи.

Самостійна робота:

Зайдіть на сайт університету й ознайомтеся із правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Запитання для самоконтролю:

1. З якою метою на підприємствах розробляються організаційні документи? Назвіть організаційні документи.

2. Якими нормативними документами необхідно керуватися, укладаючи документи цієї групи?

3. Які реквізити містить статут та положення?

4. Які види інструкцій ви знаєте?

Лабораторна робота № 6. Розпорядчі документи.

Самостійна робота:

Ознайомтеся зі статтею:

Кульчик М. Розрізняємо накази з основної діяльності та адміністративно - господарських питань. Секретарь-референт. 2011. № 3. С. 22-25.

Запитання для самоконтролю:

1. Назвіть розпорядчі документи.

2. Які розпорядчі документи видаються на правах єдиноначальності, а які колегіально?

3. З яких питань видаються накази щодо основної діяльності?

4. Із скількох частин складається текст наказу з основної діяльності?

5. З якого моменту наказ набирає чинності?

6. У скількох примірниках оформляється наказ з основної діяльності?

7. Що є спільного та відмінного в наказі та розпорядженні?

Практичне заняття № 7. Інформаційно-аналітичні документи.

Самостійна робота:

1. Складіть тези до статті з фахового періодичного видання (на вибір). У чому полягає відмінність статті та тез?

2. Прочитайте текст, оформіть як телеграму.

Видавництво «Знання». Просимо відправити для здобувачів освіти підручники з діловодства.

Рахунок № 32 договору 12.

Директор Інституту Аліна БАБЕНКО

Запитання для самоконтролю:

1. Які види звітів ви знаєте?

2. Які бувають довідки за стадіями створення?

3. На які види поділяються запрошення за способом виготовлення?

4. Функція, яку виконує доповідна записка, та її призначення.

5. Назвіть реквізити пояснювальної записки.

6. Які особливості оформлення телефонограми?

Практичне заняття № 8. Службові листи.

Самостійна робота:

Поміркуйте над проблемою вживання компліментів у діловому листуванні. Наведіть 3 - 4 ситуативні приклади доречного вживання компліментів. Для виконання самостійної роботи можете скористатися посиланнями:

1. Жанри мовлення (комплімент, прохання, умовляння, благання, запрошення, згода, відмова, вибачення, подяка, інструкція. URL: https://lms.echool.net.ua/assets/courseware/v1/37b494abc4150cc456cd33da efc90e2b/asset-v1 :UIED+UM-NUSH-5-6th+2022+type@asset+block.

2. Мистецтво компліментів в діловому спілкуванні. URL: https://kupibo.com.ua/mystecztvo-komplimentu-v-dilovomu-spilkuvanni/.

3. Як робити та приймати компліменти? URL: https://youtu.be/7YAzO5gwduQ.

Запитання для самоконтролю:

1. Що таке службовий лист?

2. Які листи виділяють за функціональними ознаками?

3. На які види поділяються листи за кількістю адресатів?

4. Назвіть реквізити листа та правила їх оформлення.

Лабораторна робота № 7. Службові листи.

Самостійна робота:

Поміркуйте та напишіть есе на тему: «Ти» і «Ви» у діловому листуванні та спілкуванні».

Запитання для самоконтролю:

1. Наведіть приклади найпоширеніших звертань у листах.

2. Перерахуйте приклади прощальних фраз листа.

3. Як варто починати писати лист-нагадування?

4. На якому листі повинна проставлятися печатка?

5. Що таке спільний лист?

Лабораторна робота № 8. Документування діяльності колегіальних органів.

Самостійна робота:

Законспектуйте презентацію: Проведення дистанційних засідань ОМС в умовах воєнного стану. URL: https://decentralization.gov.ua/uploads/attachment/document/1067/%D0%9F%D1

%80%D0%B5 %D0%B7%D0 %B5%D0%BD%D 1 %82%D0%B0%D1 %86%D1 %96%D1 %97_2022_%D0%B7%D0%B0%D1 %81 %D1 %96%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B D%D1 % 8 F_%D0%9E%D0%9C%D0%A1 _21.06.2022.pdf.

Запитання для самоконтролю:

1. З чого розпочинається підготовка до проведення наради?

2. Назвіть документи діяльності колегіальних органів.

3. Наведіть приклад орієнтовного регламенту роботи колегіального органу.

4. Які особливості оформлення протоколу?

5. На які види поділяються протоколи залежно від повноти висвітлення ходу засідання?

6. Як оформлюється витяг з протоколу?

7. Яким чином доводяться до виконавців рішення, постанови та ухвали?

Лабораторна робота № 9. Організація документообігу.

Самостійна робота:

Прокоментуйте методи скорочення документообігу:

1. Уніфікація та стандартизація документів.

2. Удосконалення нормативної бази.

3. Підвищення якості підготовки та оформлення документів.

4. Бездокументаційне вирішення питань.

5. Усунення дублювання документів.

6. Використання ІТ-технологій.

Запитання для самоконтролю:

1. Дайте визначення поняття «документообіг».

2. Назвіть основні параметри потоків документів.

3. Назвіть основні принципи документообігу.

4. Яким чином форма організації діловодства впливає на рух документів в організації?

5. Якими документами регулюється порядок організації документообігу установи?

6. Як здійснюється попередній розгляд та приймання вхідних документів?

7. Назвіть стадії проходження внутрішніх документів.

8. Зазначте порядок опрацьовування на надсилання вихідних документів.

Практичне заняття № 9. Реєстрація документів.

Самостійна робота:

Законспектуйте вимоги до реєстрації службових документів, що регламентуються Правилами 1000/5 (Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ від 18 черв. 2015 р. № 1000/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736 - 15#n80.).

Запитання для самоконтролю:

1. Визначте завдання реєстрації документів.

2. Назвіть загальні правила реєстрації документів.

3. Які форми реєстрації ви знаєте?

4. Наведіть приклади автоматизованих систем реєстрації.

Лабораторна робота № 10. Контроль за виконанням документів.

Самостійна робота:

1. Перерахуйте нормативні документи, якими необхідно керуватися при здійсненні контролю за виконанням документів.

2. У якому локальному нормативному акті прописані вимоги щодо контролю за виконанням документів в юридичній особі?

Запитання для самоконтролю:

1. Які документи підлягають обов'язковому взяттю на контроль?

2. Назвіть види контролю за виконанням документів.

3. Як визначаються терміни виконання документів?

4. Які документи мають установлений термін виконання?

5. Перерахуйте, які етапи містить у собі контроль за виконанням документів?

6. Які посадові особи відповідають за виконання документів?

Практичне заняття № 10. Формування й оформлення справ. Підготовка документів до передачі у відомчий архів.

Самостійна робота:

Перегляньте ролик на сайті «Ютуб»:

Порядок передавання документів на зберігання до архіву. URL: https://www.youtube.com/watch?v=ao2HS_YdaBk&t=2s.

Запитання для самоконтролю:

1. Дайте визначення поняття «номенклатура справ».

2. Назвіть види номенклатури справ.

3. У скількох примірниках складається номенклатура справ?

4. Перерахуйте вимоги, яких необхідно дотримуватися при формуванні справ.

Таким чином, система організації самостійної роботи здобувачів першого (бакалаврського) рівня під час вивчення освітнього компонента «Загальне діловодство» сприяє формуванню конкурентоспроможності майбутніх фахівців інформаційно-документознавчої галузі на ринку праці. Подані приклади завдань для самостійної роботи та питання для самоконтролю здобувачів мають за мету формування фахових компетентностей, умінь та навичок здобувачів освіти зі спеціальності 029 «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа».

Список використаних джерел

[1] Єрмолаєва, Г. А. (2017). Веб-квест як інтерактивна форма самостійної роботи студентів у процесі підготовки майбутніх документознавців. Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія, (2), 28-34.

[2] Єрмолаєва, Г. (2019). Syllabus як засіб організації самостійної роботи студентів у

процесі підготовки майбутніх бібліотечно-інформаційних фахівців. Візія бібліотеки ВНЗ в контексті розвитку сучасних соціокомунікаційних концепцій : матеріали Всеукраїнської науково-практичної конференції Наукової бібліотеки Національного університету кораблебудування імені адмірала Макарова, 07 листопада 2019 р, м. Миколаїв, Україна. Вилучено із: https://ru.calameo.com/books/0047079649fca7be752e7?language= ru&page=1.

[3] Карпенко, О. О. (2007). Методика викладання документознавства як фундаментальної навчальної дисципліни в підготовці фахівців-документознавців. Гуманітарний часопис, (2), 123-128.

[4] Кушнаренко, Н. М. & Соляник, А. А. (2001). Концептуальні засади викладання дисциплін документознавчого циклу. Вісник Книжкової палати, (1), 2-27.

[5] Мовчан, К. М. (уклад.) (2021). Вступ до спеціальності: методичні рекомендації до самостійної роботи для студентів спеціальності 029 «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа», ОС «Молодший бакалавр». Мукачево : РВЦ МДУ.

[6] Прокоф'єва, К. А. & Чумакова, Г. А. (2008). Специфіка самостійної роботи студентів- документознавців. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: Проблеми науки, освіти, практики: матеріали V Міжнародної науково-практичної конференції (с. 170-173). 20-22 травня, 2008, Київ, Україна.

[7] Слободяник М. С. (2012). Компетентнісний підхід як чинник удосконалення підготовки майбутніх документознавців. Інформаційні технології і системи в документознавчій сфері: матеріали Міжнародної науково-практичної конференції (с. 110-111). Донецьк, Україна.

[8] Тур, О. (2017). Організація самостійної роботи майбутніх документознавців з метою формування їх комунікативної компетентності. Науковий часопис Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова. Серія 16: Творча особистість учителя: проблеми теорії і практики, (28), 138-142.

[9] Шкіцька, І. Ю. (2013). Форми і методи перевірки знань і навичок аналітико- синтетичної переробки інформації студентів-документознавців. Наукові записки. Серія: педагогіка, (2), 68-73.

Размещено на Allbest.ru