"Энциклопедия делопроизводства" как информационный ресурс и возможность его использования в профессиональной подготовке документоведов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Педагогические науки

УДК 930.22

«ЭНЦИКЛОПЕДИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА» КАК ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС И ВОЗМОЖНОСТЬ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВЕДОВ

Чигрина Анастасия Александровна, студентка группы ДОК/маг - 18 информационно-библиотечного факультета, ФГБОУ ВО Краснодарский государственный институт культуры (Краснодар, ул. им. 40-летия Победы, 33), e-mail: chigrina_nastya2545@mail.ru

Научный руководитель: Зиновьева Нонна Борисовна, доктор педагогических наук, профессор, заслуженный работник культуры республики Северная Осетия-Алания, ФГБОУ ВО Краснодарский государственный институт культуры (Краснодар, ул. им. 40-летия Победы, 33).

В данной статье проведен анализ сайт «Edou.ru» по следующим критериям: полнота представленной на нем информации, ее актуальность и корректность, навигационная и файловая доступность сайта и его внешний вид, после чего были сделаны соответствующие выводы. Предлагаются варианты использования данного сайта в качестве основы для обучения будущих специалистов документной и архивной сферы деятельности.

Ключевые слова: Термика, энциклопедия делопроизводства, документовед, специалист документная деятельность, обучение, образование.

документный архивный обучение специалист

Chigrina A. А.

Chigrina Anastasia Aleksandrovna , Student group DOC/mag - 18, Information-library faculty of the Krasnodar state institute of culture (33, im. 40-letiya Pobedy St., Krasnodar), e-mail: chigrina_nastya2545@mail.ru

Supervisor: Zinoviev Nonna Borisovna, doctor of pedagogical Sciences, Professor, honored worker of culture of the Republic of North Ossetia-Alania, Krasnodar state institute of culture (33, im. 40-letiya Pobedy St., Krasnodar).

"ENCYCLOPEDIA OF RECORDS MANAGEMENT" AS AN INFORMATION RESOURCE AND THE POSSIBILITY OF ITS USE IN THE TRAINING OF DOCUMENTARY

This article analyzes the site "Edou.ru" according to the following criteria: the completeness of the information provided on it, its relevance and correctness, navigation and file availability of the site and its appearance, after which appropriate conclusions were drawn. The variants of using this site as a basis for training future specialists in the documentary and archival sphere of activity are offered.

Keywords: Termika, encyclopedia records management, records Manager, document specialist activities, learning, education.

Документоведы, делопроизводители, архивоведы, секретари и все, кто занимается документной деятельностью, зачастую сталкиваются с вопросами, возникающими во время документационного обеспечения управления и проблемами, требующими оперативного решения. Не каждый может быстро принять необходимое решение и найти правильный выход из сложившейся ситуации. Что бы облегчить этот процесс и помочь работникам документной сферы Обществом с ограниченной ответственностью «ТЕРМИКА.РУ» был разработан проект "Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела". Он предназначен для оказания помощи в принятие решений по самым разным вопросам, которые возникают в процессе составления и оформления документов, а также во время их обработки и хранения. При помощи «Edou.ru» специалисты могут быстро и правильно составить и оформить докладную или объяснительную записку, служебное письмо, справку, акт и многие другие виды документов.

Нами был проанализирован сайт «Edou.ru» по следующим критериям: полнота представленной на нем информации, ее актуальность и корректность, навигационная и файловая доступность сайта и его внешний вид.

Основная часть сайта - это «Энциклопедия делопроизводства», в нее входит:

- содержание;

- введение;

- раздел 1, под названием «Правила оформления организационно-распорядительных документов»;

- раздел 2 - «Системы документации»;

- раздел 3 - «Организация работы с документами»;

- раздел 4 - «Служба документационного обеспечения управления»;

- алфавитный указатель;

- примеры оформления и унифицированные формы документов;

- шаблоны документов;

- правила составления текстов служебных документов;

- словарь терминов в области делопроизводства;

- нормативные документы [1].

Главным достоинством сайта является его внушительный банк шаблонов документов. Любую форму, любой бланк и любой шаблон можно скачать, лишь нажав на ссылку. На сайте имеются активные ссылки, которые при нажатии на них открывают более конкретную информацию о заинтересовавшем нас объекте. Плюс этих ссылок в том, что открываются они на этом же сайте, а не переносят нас на какой-либо другой источник.

Самый большой минус сайта «Edou.ru» - это его нерегулярное обновление. Стоит только открыть раздел «Нормативные документы», как все становится очевидным. В перечень нормативно-правовых документов включены те документы, которые уже давно утратили свою силу, а, те документы, которые вышли им на замену, так и не освещены. Например, Государственный стандарт Российской Федерации от 3.03.2003 №65-ст - ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливал требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов и распространялся на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительных документов», утратил силу еще 1 июля 2018 года, когда взамен ему был введен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Однако, информации о новом ГОСТе на сайте до настоящего времени так и нет, хотя с момента его введения прошло уже полгода. Этот факт говорит нам о том, что представленная информация на сайте может быть неактуальной и некорректной на сегодняшний момент.

Также, на наш взгляд недостатком сайта является то, что на воспроизведение или использование информации, содержащейся в «Энциклопедии делопроизводства», разработчиками сайта налагается запрет. Совершить эти действия возможно лишь запросив разрешение у правообладателя - ООО "ТЕРМИКА", направив им e-mail письмо с соответствующей просьбой, после чего оно будет рассмотрено и возможно одобрено, ответ с разрешением будет отправлен нам только в течении нескольких дней.

Поиск по сайту не оправдывает ожиданий. При вводе запроса в строку поиска ожидаешь увидеть его определение, ссылку на нормативный документ или же ссылки на методические издания, где разные авторы высказывают свою точку зрения касаемо интересующей нас информации. Но по факту получаешь перечень мест, где встречается то слово или словосочетание, которое было введено в строку поиска. К тому же данный перечень не имеет никакой систематизации: нормативно-правовые источники даются вперемешку с публицистической литературой. Даже если наш запрос будет содержаться не в самом тексте документа, а в списке его литературы, поиск все равно его покажет, что повлечет за собой большой расход времени на поиск необходимой информации. Так же поиск невозможно никак скорректировать, единственное, что можно с ним сделать, это отсортировать найденные материалы по дате.

Сайт «Edou.ru» еще имеет части, посвященные созданию документов, дистанционному обучению и его информационному обеспечению [1].

Часть «Создавайте документы правильно» заметно выбивается из стиля составления и написания остальных частей сайта. Из-за ненаучного языка изложения информация, там представленная, не кажется нам такой важной и нужной, как, например, коротко и ясно изложенные факты в «Энциклопедии делопроизводства», хотя сама часть очень полезна и необходима при создании документов.

Части «Дистанционное обучение» и «Методическое обеспечение» несут в себе рекламные функции. С их помощью можно просмотреть каталог имеющихся курсов по дистанционному обучению и выбрать один или несколько модулей подготовки, которые будут соответствовать нашим требованиям. Так же на сайте можно приобрести любую из понравившихся книг по документной или управленческой деятельности.

Дизайн сайта очень спокойный и ненавязчивый, единственное, что отвлекает внимание при работе с ним, это обилие рекламы. Есть разделы: «О проекте», «О компании», «Новости», и если с первыми двумя все понятно, но в разделе «Новости» ожидаешь увидеть информацию о новых нормативно-правовых актах, новых видах бланков и новых методах работы, но сталкиваешься с новостями и событиями, проведших в самой компании и проекте. Очень маленькие и неудобные иконки «Дом», «Карта сайта», и «Написать письмо», для людей с плохим зрением будут не заметны, также нет и версии сайта для слабовидящих. А вот сама карта сайта очень удобна и понятна, благодаря ей сразу становится ясно, что и где искать.

Также мы можем утверждать, что сайт «Edou.ru» может быть полезным для подготовки новых специалистов документного и архивного дела. Его информационная база позволит молодым кадрам самостоятельно освоить ряд необходимых знаний и приобрести навык по подготовки и заполнению основных документов. Учебники и методические рекомендации по делопроизводству, имеющиеся на сайте, будут отличной основой для становления профессионализма и развития компетенций в данной сфере деятельности. С помощью части «Дистанционное обучение» можно пройти курс по дополнительной подготовке или организовать повышение квалификации как для одного человека, так и для всей организации.

Подводя итог нашего исследования, хотелось бы сделать вывод, что сайт «Edou.ru» очень хороший и качественный, с ним приятно и полезно работать, вся представленная на нем информация актуальна и легкодоступна, однако это не так. В ходе нашей работы мы выявили, как большое количество плюсов, так и множество минусы данного сайта. Хотя сама идея его создания, безусловно, востребована и может помочь с вопросами, возникающими при документационном обеспечении управления и архивного дела, а от найденных нами недочетов вполне реально избавиться. Так, первым шагом к совершенствованию и модернизации сайта «Edou.ru» может стать своевременное обновление его нормативно-методической базы, что сразу повлечет за собой видимые изменения и повышение популярности и востребованности данным интернет ресурсом.

Список используемой литературы

Сайт Edou.ru. Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.edou.ru.

Размещено на Allbest.ru