Образовательная политика в современном вузе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПОЛИТИКА В СОВРЕМЕННОМ ВУЗЕ



1. Инновационные формы и методы привлечения персонала: проблема формирования высококвалифицированного профессорско-преподавательского состава

На сегодняшний день активно развивающиеся организации заинтересованы в том, чтоб в состав их персонала входили высококвалифицированные специалисты. Это обусловлено не только высокими темпами развития научно-технического прогресса, конкуренцией с другими организациями и повышением имиджа организации - это в первую очередь успешная деятельность компании. Нынче у руководителей высшего звена уже сложено понимание того, что главная движущая сила организации - это люди, её собственный персонал. Даже самая хорошо разработанная стратегия не будет осуществлена в полном объёме без команды профессионалов.

И тут мы сталкиваемся с вопросом, как собрать команду профессионалов? Как привести этих специалистов в одну организацию? Об этом как раз и пойдёт речь в данной статье, как собрать качественный ППС в региональном университете.

Наверно у каждого уже на слуху та проблема, что Россия сейчас переживает резкую нехватку такой категории профессиональной деятельности, как преподаватели высшей школы. Причем речь идёт о высшем составе данной категории - о профессорско-преподавательском составе.

Для начала разберём некий ряд причин, скорей даже психологических и экономически сложенных феноменов, определяющих отток кадров из этой сферы деятельности и с чем это связано.

Отток именно молодых кадров связан скорей с тем, что в условиях развития современной экономики молодого специалиста в сфере образования будет заведомо ожидать неудовлетворительный оклад. В силу личных амбиций и «юношеского максимализма» молодое поколение хочет всё и сразу, чтоб было перспективно и интересно, чтоб на зарплату можно было жить, а не существовать. Поэтому альтернативой служат крупные компании, которые на сегодняшний день воспевают своими приоритетами развитие сотрудников и их потенциала, обещают высокие заработные платы, стабильность, лояльность и режим работы в 24 часа в сутки.

Если исходить из условий работы, то следует отметить, что преподавательской деятельности свойственна неполная занятость. В зависимости от целей, которые преследует преподаватель, это может играть разную роль. Если же преподаватель нацелен на получение наибольшего заработка, то за полный рабочий день он может получать большую сумму на любом ином предприятии. Вопрос в том, хочет ли он идти туда работать? Альтернативой может служить подработка по совместительству в другом университете, или на неполной занятости в небольшой фирме. Если же преподаватель нацелен на личностное развитие, готов повышать свою квалификацию и далее, хочет совершенствоваться в этой сфере деятельности, то свободное время он будет уделять интересным ему проектам, исследовательской деятельности или же заниматься научной работой. Очень большое значение в данном случае имеет то, на сколько университет поддерживает такую инициативу и оказывает какую либо помощь и поддержку в этом.

Еще один фактор, который оказывает своё влияние, это «эффект старые и молодые». Суть данного феномена заключается в том, что те сотрудники, которые проработали в университете уже достаточно долгий срок, склонны чувствовать своё превосходство. Это сказывается на работниках, которые пришли в организацию сравнительно недавно. Их появление оценивается не как приход новых идей, прогрессивных решений или как возможность сотрудничать с новым интересным коллегой, а как повод для конкуренции, как угроза провала своей персоны. Также в адрес новых сотрудников раздаётся несправедливая критика, ответы на интересующие вопросы даются в раздражительной форме, что в свою очередь «убивает» инициативу молодых коллег, снижает их потенциал и в итоге приводит к неудовлетворённости от нового места работы и к неблагоприятным результатам адаптации.

Владивостокский государственный университет экономики и сервиса уже давно обратил внимание на данные факторы, пытаясь бороться с ними и всячески искоренять. А так как это характерно не только для нашего университета, но и для всей страны в целом, то ликвидировать их целиком и полностью невозможно. Но так как ВГУЭС позиционирует себя как инновационный вуз, то и здесь не обошлось без инноваций. С 2012 года в рамках реализации программы стратегического развития в университет стали активно привлекаться преподаватели с других регионов. Условия для таких преподавателей были весьма индивидуальными, так как при таком способе сотрудничества университет должен заинтересовать и предоставить наиболее комфортную обстановку для профессиональной деятельности. Это был пробный шаг в сфере привлечения персонала, ранее такие методы вуз не практиковал.

В результате в университет было приглашено 7 преподавателей из других регионов страны. Именно их мнение и является ключевым в аналитике удовлетворённости работой в вузе, а также в выявлении существенных мотивационных факторов, которыми университет привлекает преподавателей. В рамках вышеописанного инновационного подхода в привлечении персонала всем преподавателям, которые были приняты на работу за 2013 год, было предложено пройти анкетирование, направленное на выявление источников поиска работы в сфере преподавания и удовлетворённости сотрудников ППС своей деятельностью. А также с каждым из них было проведено глубокое полуструктурированное интервью. Интервью проводилось при личной встрече в отсутствии посторонних лиц, либо по телефону. В ходе интервью исследовалось личное мнение респондента, его убеждения и ценности. Цель интервью выявить:

- что привлекает данную категорию персонала в своей работе;

- минусы их профессии;

- источники поиска работы;

- специфику профессиональной деятельности.

Среди критериев, по которым кандидаты выбирают тот или иной университет, были выделены: возможность карьерного продвижения; предоставление жилья для приезжих; достойная оплата труда; возможность заниматься научно-исследовательской работой.

Эти критерии являются приоритетными условиями на сегодняшний день, что делает наш университет конкурентоспособным и привлекательным на рынке образовательных услуг.

Еще одним не менее достоверным источником являются форумы, где предметом обсуждения служит поиск работы в вузе. Основным источником поиска посетители форумов указывают непосредственно сам вуз, в который хотел бы устроиться соискатель. Как метод поиска выделяют: звонки на кафедры, в отделы кадров; обращения в областные органы управления образованием; службы занятости; газеты вузов; мониторинг сайтов вузов; сбор информации у своих коллег о том или ином месте работы; рассылка резюме в интересующие вузы; официальные страницы университетов в социальных сетях.

Данная информация служит для университета основанием для аналитики прозрачности и доступности информации о вакансиях на сайтах университета, а также во внутренних СМИ, о совершенствовании механизма презентации вакансии в случае обращения на кафедру.

Для более детального изучения проблемы также был проведён анализ политики привлечения преподавателей другими университетами России. Это дало четкую картину того, какие недостатки есть у ВГУЭС и какими путями нужно идти, чтоб их исправить.

Каждый из университетов использовал свои источники привлечения, но самыми основными являлись личные СМИ, такие как газеты, отдельные рубрики и индивидуальный сайт вуза. Характерной особенностью размещения вакансий на корпоративных сайтах является то, что объявления грамотно разработаны, выглядят привлекательно и информативно.

Самыми презентабельными оказались те университеты, политика привлечения которых была открыто представлена на сайте. Они четко прописывают все условия работы, возможности развития, вносят прозрачность в систему оплаты труда, что, в свою очередь, располагает к себе кандидатов и изначально проясняет все интересующие вопросы трудоустройства.

На основе данных исследований можно сделать выдержку тех источников, которыми необходимо пользоваться для привлечения ППС. Такими источниками могут являться диссертационные советы. Через них можно отслеживать новоиспеченных преподавателей, получивших степень, и делать им предложения о работе на имеющихся условиях; отслеживать профессиональные объединения преподавателей интересующего университет направления и через них выходить на необходимую кандидатуру; через взаимодействие с работодателями от центра карьеры. Так как вуз ведёт активное привлечение работодателей к сотрудничеству со студентами, можно рассматривать их кандидатуры для привлечения и делать предложения о работе в сфере преподавания.

Также необходимо пересмотреть политику привлечения через СМИ. Это касается внутреннего сайта университета. Для более эффективного результата надо изменить структуру объявления, его информативность и привлекательность, с учетом ожиданий университета.

2. Мотивация участников кадрового резерва (на примере ВГУЭС)

Целью создания кадрового резерва (КР) ВГУЭС является стимулирование активного профессионального роста молодых сотрудников ВГУЭС. Создание и развитие КР не является чем то новым и неизведанным, в современном быстро развивающемся обществе КР резерв стал неотъемлемой системой в организации. Мы уже встречались с КР в высших учебных заведениях (НИУ Высшая школа экономики, Томский политехнический университет, Новосибирский государственный технический университет) - каждое из этих высших учебных заведений стремится к наилучшему показателю в работе с КР. Так, например, в Томском политехническом университете участников КР мотивируют следующими способами:

* производят выплаты стимулирующих надбавок сотрудникам к заработной плате;

* обеспечивают приобретение оборудования, необходимого для проведения научных исследований сотрудниками, включенными в КР ТПУ;

* организуют повышения квалификации сотрудников, включенных в КР ТПУ.

Это не полный список мотиваторов, мы описали наиболее важные из них. Именно эти мотиваторы позволяют сотрудникам активно работать в направлении научных достижений на благо своего вуза. При этом важно отметить, что проект КР ТПУ начал своё существование в 2002 году, и все наработки в области формирования и развития кадрового резерва являются уже хорошо спланированными и проверенными на практике.

В НИУ «Высшая школа экономики» в целях реализации системного развития кадрового резерва предусмотрено активное использование следующих инструментов стимулирования профессионального роста и мотивации к академической и преподавательской деятельности:

- регулярные встречи с руководством университета;

- специальные семинары для аспирантов и молодых преподавателей по методике преподавания дисциплин;

- регулярные мастер-классы с приглашением для их проведения опытных профессоров, в том числе зарубежных, и ведущих специалистов отрасли и высшей школы;

- молодежные научные школы и конференции с привлечением ведущих ученых и специалистов;

- стажировки молодых преподавателей и ученых (в том числе в ведущих научных центрах);

- участие в международных конференциях;

- повышение квалификации по специальности (в том числе на приоритетных началах);

- программы развития дополнительных квалификаций для студентов и аспирантов;

- конкурсы учебно-методических и научно-исследовательских работ, специальные конкурсы проектов (так, в НИУ ВШЭ в 2010 г. для кадрового резерва были проведены конкурс инициативных образовательных проектов и конкурс междисциплинарных научных семинаров);

- включение в работу ведущих научных школ НИУ;

- поддержка студентов и аспирантов в подготовке их публикаций;

- организация студенческих конференций²⁰⁴.

Таким образом, можно отметить наличие самых разнообразных и продуманных инструментов мотивации участников КР НИУ ВШЭ.

Во ВГУЭС же проект «Кадровый резерв» был начат в декабре 2013 года и на данный момент все подготовительные этапы закончены и сейчас полным ходом идёт его реализация.

В статье мы определим главные мотиваторы, которые используются для привлечения сотрудников университета к участию в проекте КР ВГУЭС. Участники КР ВГУЭС могут рассчитывать на следующие мотивирующие факторы:

· компенсация затрат на подготовку и защиту диссертаций;

· оплата публикаций в научных журналах (ВАК, РИНЦ);

· участие в конференциях в других городах РФ с компенсацией в оплате проезда и проживания;

· возможность сокращения учебной нагрузки для категории «будущие профессора» (на должности «доцент-исследователь»);

· предоставление льгот на оплату общежития;

· компенсации на съем жилья;

· в случае обучения или стажировки в РФ и за ее пределами - компенсации затрат на обучение;

· предоставление медицинской страховки;

· изучение углублённого курса английского языка во ВГУЭС.

Но чтобы в полной мере пользоваться всеми возможностями резервистам требуется выполнить и ряд условий:

- составлять индивидуальный отчет резервиста каждые полгода нахождения в КР;

- подготовить и защитить диссертацию;

- подготовить публикации в научных журналах (Scopus, ВАК, РИНЦ);

- участвовать в научных школах с выступлением с докладами на конференциях;

- подготовить заявку на гранты;

- участвовать в проектах, реализуемых в рамках кадрового резерва.

Включение в состав КР является безусловным инструментом мотивации, но чтобы данный инструмент работал должны быть четко определены «правила игры» по назначению резервистов во всех категориях на новые должности в рамках плана высвобождения и замещения должностей КР. Для этого с каждым резервистом должны быть сформированы планы развития карьеры.

Инструментом нематериальной мотивации также является обучение и развитие резервиста. Было бы также эффективно после проведения оценки резервистов отмечать и поощрять наиболее успешных.

Таким образом, если участники КР действительно уделяют должное внимание своему профессиональному развитию и прилагают массу усилий для достижения высоких показателей в своей работе, они не останутся незаметными и в скором будущем их ждёт повышение и другие бонусы из перечня мотиваций.

Участникам КР ВГУЭС предлагается целый ряд мотиваторов и им остаётся только работать на вуз и на самих себя, реализовывать себя как личность и гордиться, что ВГУЭС выбрал именно их. С помощью проекта КР ВГУЭС улучшит качество, эффективность и уровень образования, а молодые, талантливые и перспективные резервисты, способные решать задачи прорывного развития ВГУЭС, помогут этому.

3. Совершенствование системы кадрового аудита в университете (на примере ВГУЭС)

В условиях растущей конкуренции между университетами Приморского края эффективность использования человеческих ресурсов имеет большое значение для обеспечения их развития и устойчивости на рынке образовательных услуг. Сегодня Владивостокский государственный университет экономики и сервис (ВГУЭС) - это крупная образовательная организация, состоящая из многочисленных филиалов и подразделений. Рост и развитие ВГУЭС влечет за собой решение вопросов, связанных с оптимизацией организационно-штатной структуры на основе научно-обоснованных нормативов расчета численности персонала, функционального анализа, современных технологий документационного обеспечения деятельности управления. Способом решения этих вопросов является проведение кадрового аудита в университете. Кадровый аудит - это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с помощью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Сегодня все аспекты методов аудита персонала можно классифицировать в три направления: организационно-аналитическое, социально-психологическое и экономическое направление. Социально-психологические методы применяются с целью оценки удовлетворенностью трудом, лояльности работников к работе, мотивации, отношения к руководству, оплате труда. Организационно-аналитический методы применяются при анализе кадровой документации с целью сопоставления с государственными стандартами, поиск недостатков в организации труда. Экономические методы применяются с целью анализа финансовой эффективности деятельности организации²⁰⁶. Кадровый аудит принято классифицировать по периодичности проведения, объему проверки, применяемым методикам анализа, уровню и способам проверки. Известно, что в России практически не существует единой законодательной базы по кадровому аудиту организаций. В наше время нормативами являются принятые международные стандарты семейства ИСО, носящие название ГОСТ Р ИСО 9000. В России сертификацией систем менеджмента (качества - по ISO 9001, окружающей среды - по ISO 14001, информационной безопасности - по ISO/IEC 27001) занимаются аккредитованные в Росстандарте организации. Сертификаты, выдаваемые аккредитованными в Росстандарте компаниями, не являются международными. Такие сертификаты выдаются на соответствие ГОСТ ISO 9001-2011 и действуют только на территории РФ.

История становления кадрового аудита в университете берет свое начало в 2012 году. Именно тогда был создан Стандарт проверки кадров в университете «Документированная процедура. Внутренний аудит процессов университета» СК-СТО-ДП-21-001-2102. Следующим этапом существующей системы кадрового аудита во ВГУЭС стало издание приказа от 05.09.2013 года №841 «О создании комиссии по кадровому аудиту». Комиссия включает в себя экспертов разных направлений: руководителей управления кадровой и социальной политики отдела менеджмента качества, отдела труда и заработной платы. Активно в работу по кадровому аудиту были включены студенты и преподаватели университета: кафедры управления персоналом и трудового права и кафедры менеджмента ВГУЭС. Например, автор данной работы А.В. Гарбузов выступал в качестве консультанта, эксперта и руководителя мини-групп из студентов, которые были вовлечены в реализацию практических задач, поставленных перед университетом. В работе были использованы методики «Фотография рабочего дня»²⁰⁸, анкета «Диагностика организационной структуры» (авт.-сост. О.В. Горшкова), интервью, метод экспертных оценок, анализ документов.

Первый этап проведения внутреннего аудита заключался в оптимизации организационно-штатной структуры университета. Наиболее сложным этапом реализации проекта стало определение критериев и норм управляемости. Нормы управляемости - это не только число подчиненных у одного руководителя или штатный состав подразделения. В ходе работы над проектом предстояло выявить и учесть ряд факторов, с помощью которых можно было бы более объективно определить норму управляемости для каждого подразделения. Это обстоятельство предопределило содержание следующего направления работы по кадровому аудиту ВГУЭС, а именно - проведение функционального анализа содержания работы подразделений и сотрудников вуза, нормирования на его основе численности персонала, совершенствование системы оплаты труда. В настоящее время кадровый аудит в вузе развивается в нескольких направлениях:

1. Документационное обеспечение управления (разработка эффективных контрактов, положений о подразделениях, должностных инструкций, регламентов).

2. Функциональный анализ содержания работы подразделений и сотрудников.

3. Нормирование численности персонала (определение нормативов численности управленческого персонала, определение рационального числа работников, закрепленных за одним руководителем).

4. Оптимизация организационной структуры вуза (приведение в соответствие с функционалом названий должностей, сокращение или введение новых должностей и/или подразделений).

5. Совершенствование системы оплаты труда (разработка предложений по установлению фиксированного оклада и премий по результату, применение наиболее оптимальных схем заработной платы).

Однако для ведения сложного процесса, такого как кадровый аудит в университете, внутренним аудиторам необходимы специальные знания и компетенции. Мы предлагаем ряд рекомендаций для совершенствования работы по кадровому аудиту в университете. К одной из них можно отнести сертификацию членов Комиссии по кадровому аудиту по направлениям:

- «Дипломированный внутренний аудитор» (Certified Internal Auditor, CIA);

- «Дипломированный специалист по оценке риск-менеджмента» (Certification in Risk Management Assurance, CRMA);

- «Дипломированный аудитор финансовых организаций» (Certified Financial Services Auditor, CFSA);

- «Дипломированный аудитор правительственных организаций» (Certified Government Auditing Professional, CGAP);

- «Дипломированный специалист по самооценке контроля» (Certified in Control Self-Assessment, CCSA).

Для аудиторской группы университета актуальна сертификация по направлению «дипломированный внутренний аудитор» и «дипломированный специалист по самооценке контроля».

Помощь в обучении и проведении сертификации осуществляет Некоммерческое партнерство «Институт внутренних аудиторов» (НП «ИВА»), которое существует в России уже 14 лет. Объединение включает в себя внутренних аудиторов, специалистов внутреннего контроля, специалистов контрольно-ревизионных подразделений.

Сотрудничество с ИВА даёт возможность участвовать в тематических встречах, вебинарах, предоставляет возможность пользоваться информационными ресурсами сайта института, а также пройти обучение и сертификацию по направлению «Дипломированный внутренний аудитор» (сертификат Международного Института Внутренних Аудиторов).

Следует отметить, что теоретическая и практическая разработка проблемы кадрового аудита в университете совершенно недостаточна. Анализ аудиторских организаций Владивостока показал, что рынок аудиторских услуг в большей части специализируется на работе с бухгалтерскими и финансовыми отчётностями. Что касается кадрового аудита, то услуги предоставляются только в области кадрового делопроизводства. Можно констатировать, что проведение кадрового аудита в университете является актуальной задачей, решение которой будет способствовать его эффективному функционированию и повышению конкурентоспособности. Успешным можно назвать опыт ВГУЭС в использовании внутренних ресурсов университета для проведения кадрового аудита: создание Комиссии по кадровому аудиту из числа административно-управленческого и профессорско-преподавательского состава и привлечение студентов к работе в ней. Кроме того, если внутренние аудиторы ВГУЭС пройдут соответствующее обучение и сертификацию, можно предположить, что университет займет лидирующие позиции в области кадрового аудита в университетах Дальневосточного региона.

4. Оптимизация организационно-штатной структуры университета (на примере Владивостокского государственного университета экономики и сервиса)

образовательный инновационный университет

Актуальность данной темы заключается в том, что в современных условиях система высшего образования подвержена серьезным изменениям. Крупные университеты России переходят на автономное управление, главной идеей которого является право использовать университетом финансово-экономические возможности для самостоятельного развития, но одновременно с данными возможностями наступает повышение ответственности по обязательствам, по изменению принципов их финансирования со стороны государства. Автономное управление также затрагивает и оптимизацию организационно-штатной структуры. Развитие и рост университета приводит к появлению все большего количества подразделений, организационная структура становится многообразной и сложной. При этом организация теряет гибкость и способность быстро реагировать на происходящие изменения. Исследование по оптимизации организационной структуры ВГУЭС было сосредоточено нами по трем направлениям: анализу порядка утверждения организационной структуры, порядка внесения изменений в органиграмму ВГУЭС и функциональному анализу деятельности на примере Управления международных связей ВГУЭС (УМС). Следует отметить, что последнее направление исследования выполнялось по заказу комиссии по кадровому аудиту ВГУЭС.

Документационное обеспечение функционирования организационно-штатной структуры ВГУЭС связано с действием «Положения об организационной структуре управления Владивостокского государственного университета экономики и сервиса СК-СТО-ПЛ-20-001-2010». Организационная структура ВГУЭС утверждается приказом «Об утверждении организационной структуры управления университета». Приказ создается в конце календарного года на следующий. Кроме того, во ВГУЭС действует локальный нормативный акт «Регламент внесения изменений в организационную структуру и штатное расписание Владивостокского государственного университета экономики и сервиса СК-СТО-РГ-3.2-004-2010». Данный документ упорядочил процедуру создания соответствующих документов, на основе которых вносятся изменения в организационную структуру и штатное расписание университета. Вышеуказанные локальные нормативные документы расположены на сайте ВГУЭС в разделе «Справочные нормативные документы ВГУЭС» в папке «Система менеджмента качества» http://it.vvsu.ru/doc/. и на странице Отдела труда и заработной платы (ОТЗП) http://otzp.vvsu.ru/acts. В качестве замечания можно отметить, что на сайте не всегда размещаются актуальные документы. Например, последние приказы «Об утверждении организационной структуры управления университета», размещенные на сайте ВГУЭС были утверждены по состоянию на 2011 и 2012 года. По данным, внесенным на официальный сайт ВГУЭС, отмечено, что организационно-штатная структура университета претерпевает сегодня значительные изменения: в подчиненности структурных подразделений, их переименовании, порядке ликвидации и образовании новых структурных подразделений. Однако эти изменения не находят своего оперативного отражения в органиграмме - визуально представленной схеме организационно-штатной структуре. На наш взгляд, это значительное упущение, на которое стоит обратить внимание руководству университета. Последняя версия органиграммы ВГУЭС была создана в 2010 году в процессе разработки Положения об оргструктуре. Она наглядно отражала ступени управления в университете, размещена на стенде в ректорате, доступна для всех и давала представление о том, как организована структура управления в университете. Сегодня решение задачи информационно-аналитического обеспечения процессов формирования и изменений организационно-штатной структуры университета возложено на Отдел труда и заработной платы ВГУЭС (ОТЗП). Представляется, что в силу частых изменений в организационной структуре ВГУЭС изготовление дорогостоящего стенда с изображением органиграммы нецелесообразно. Логичней выглядит ее размещение на сайте ОТЗП в разделе «справочная информация. Данная информация важна как для сотрудников университета, так и для студентов, выполняющих выпускные квалификационные работы по проектам ВГУЭС.

Более углубленное исследование организационно-штатной структуры университета было проведено в Управлении международных связей ВГУЭС (УМС). Были изучены имеющиеся нормативные документы, проведены анкетирование и интервью с сотрудниками. Фактически работает в подразделении 19 человек, что соответствует норме численности для придания подразделению статуса «Управление». В состав протокольного отдела входит 5 сотрудников, отдела международных программ - 5, отдела российско-китайского сотрудничества - 4, центр экспертизы иностранных документов - 2 сотрудника. По норме численности все отделы отвечают требованиям ВГУЭС, кроме центра экспертизы иностранных документов.

Для функционального анализа сотрудникам УМС была предложена анкета по диагностике организационной структуры (авт.-сост. О.В. Горшкова). Из девятнадцати сотрудников УМС на вопросы анкеты ответили всего лишь пятеро: четыре сотрудника протокольного отдела и один - заместитель начальника УМС. Качественный анализ анкет показал, что значительная часть ответов закрытого типа: «да», «нет», «есть» и т.п. Причина такого сопротивления к исследованию кроется в нежелании «выносить сор из избы», «подставлять» других. Такие мнения были высказаны некоторыми сотрудниками в неформальной беседе. Возможно, это связано и с незнанием того, что изложено в должностных инструкциях и опасением сотрудников оказаться в неловкой ситуации. Кроме того, сотрудники подразделения могли не до конца понимать, кому и для чего потребовалось проводить анкетирование, какие выгоды от этого могут обрести сотрудники. Полнота полученных ответов на вопросы анкеты оценивается в 57%, проблемой послужили пропущенные вопросы и некорректные ответы. Далее было принято решение провести интервью с начальниками отделов УМС. Из полученных ответов начальников отделов складывается следующая картина:

- сотрудники Управления международных связей выполняют не только свои обязанности;

- нет четких должностных инструкций, а также положений об отделах УМС;

- наблюдаются постоянные переработки в связи с тем, что объем работ не совпадает с нормой часов;

- сотрудники неудовлетворены своей заработной платой.

В ходе анализа штатного расписания УМС было выявлено, что незаполненные штатные ставки есть и они находятся вакантными продолжительное время. Для последующего анализа штатной структуры необходимо выявить причины появления вакантных мест. Выяснилось, что пятеро сотрудников УМС находятся в отпуске по уходу за ребенком. Однако, вместо того, чтобы принять на вакантные должности сотрудников и рационально обеспечить рабочую нагрузку, руководство подразделения распределило «зависшие» функции между другими сотрудниками, причем в материальном отношении это практически незаметно, а физические и психологические нагрузки чрезмерны. По результатам исследования были составлены следующие рекомендации:

1. Обеспечить контроль за размещением актуальных изменений в организационно-штатной структуре ВГУЭС на сайте ВГУЭС структурным поздразделениям, в чьи функции это вменено.

2. Создать органиграмму ВГУЭС по состоянию на 2014 год в электронном виде и обеспечить ее обновление и размещение на сайте http://otzp.vvsu.ru/acts.

3. Создать рабочую группу студентов под руководством преподавателей кафедры управления персоналом для проведения хронометража рабочего времени каждого сотрудники УМС с целью фактического функционала каждого работника.

4. Поручить разработку проектов должностных инструкций для работников УМС студентам направления подготовки «управление персоналом» под руководством руководителей отделов УМС. Данная работа может быть выполнена в рамках курсового проектирования по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения».

3. Руководству УМС предложить заполнить все ставки по вакантным декретным должностям. Кроме того, следует пересмотреть структуру заработной платы сотрудников УМС (ввести новую бонусную систему).

4. Провести реорганизацию центра экспертизы иностранных документов в связи с тем, что по нормативной численности данный центр не соответствует статусу отдельного структурного подразделения. Функциональные обязанности сотрудников должны быть пересмотрены в связи с изменением законодательства в сфере образования в области экспертизы документов.

5. Анализ деятельности структурных подразделений, реализующих на базе ВГУЭС дополнительные образовательные программы

В мире быстрых перемен способность учиться и постоянно обновлять свои знания становится единственным надежным преимуществом. ВГУЭС предлагает жителям Приморья большой выбор программ дополнительного образования для дошкольников, школьников, абитуриентов и специалистов со средним профессиональным или высшим образованием.

Основной целью создания центра дополнительного образования является развитие инновационной, конкурентоспособной системы дополнительного образования ВГУЭС, ориентированной на потребности рынка труда Приморского края и создание условий для возможности непрерывного образования и развития личности в течение всей жизни.

Большинство предлагаемых программ предназначены для специалистов со средним профессиональным и высшим образованием и направлены на профессиональное повышение квалификации, переподготовку, а также международную сертификацию.

В университете на сегодняшний день работают четыре центра дополнительного образования для специалистов: Академия профессионального роста, Автошкола, Высшая школа менеджмента, Институт иностранных языков.

В настоящее время Академия профессионального роста ВГУЭС предлагает более 60 программ, которые, в зависимости от продолжительности и категории выдаваемого по окончанию обучения документа, подразделяются на:

- повышение квалификации;

- профессиональная переподготовка;

- международная сертификация;

- тренинги;

- семинары;

- аттестация.

Центр «Абитуриент» поможет будущим студентам выбрать профессию, подготовиться к поступлению в вуз.

Кроме того, в университете открыт набор на новую международную программу «Гостиничный менеджмент». Она реализуется совместно с Тихоокеанской школой гостиничного менеджмента (Нью Плимут, Новая Зеландия), что позволяет студенту 2 года учиться в России во ВГУЭС и 2 года - в Новой Зеландии.

Программы дополнительного образования реализуются в следующих городах:

1) г. Владивосток;

2) г. Находка;

3) г. Благовещенск;

4) г. Артем.

Для более полного анализа дополнительных программ ВГУЭС проведем сравнительную характеристику по каждому городу в отдельности.

Во Владивостоке ВГУЭС проводит 60 программ дополнительного образования, при этом наибольшее число программ приходится на программы повышения квалификации.

Среди документов, выдаваемых организацией, присутствуют как дипломы, так и свидетельства, сертификаты, удостоверения. Ценовая политика достаточно высокая и сравнима с годовым обучением по некоторым специальностям высшего профессионального образования.

Для всех желающих получить дополнительное образование филиал ФГБОУ ВПО «ВГУЭС» в г. Находке предлагает следующие дополнительные программы обучения:

1. Бухгалтерский учет.

2. Бухгалтерия 1С.

3. Логистика. Закуп, склад, транспорт.

4. Компьютерная графика в дизайне интерьера.

5. Пользователь ПК. Компьютер для начинающих.

6. Китайский язык.

7. Английский язык.

8. Руководитель малого и среднего бизнеса.

Основная направленность программ дополнительного образования в г. Находка направлена на бухгалтерский учет, логистику, изучение программ ПК, иностранные языки. Ценовая политика достаточно демократичная, что связано с месторасположением филиала. Обучение в среднем длится 2-3 месяца.

В филиале ФГБОУ ВПО «ВГУЭС» в г. Артем проводится 14 программ дополнительного образования на базе профессионального. К проводимым дополнительным программ относятся: бухгалтерский учет, управление торговлей, пользователь ПК, риэлтор, английский язык, офис - менеджер, 1С: зарплата и кадры, техническое обслуживание и ремонт ПК, Adobe Photoshop.

Таким образом, можно сделать вывод, что основная направленность программ дополнительного образования в ФГБОУ ВПО «ВГУЭС» в г. Артеме - компьютерные курсы, средней продолжительностью 72 часа. Среди документов предоставляются сертификаты, удостоверения и свидетельства.

В ФГБОУ ВПО «ВГУЭС» в г. Благовещенске проводятся программы по нескольким направлениям, при этом в целом представлены технические специальности и программы по обучению работе на ПК. К основным программам дополнительного образования, проводимые в ФГБОУ ВПО «ВГУЭС» в г. Благовещенске относятся:

1. Экономика и бухгалтерский учет

2. Техническое обслуживание ПК

3. Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования

4. Основы исследовательской деятельности

5. Спецкурс «Батик»

6. Администрирование сети на базе

7. Фитнес-аэробика.

Всего на базе ФГБОУ ВПО «ВГУЭС» в г. Благовещенске проводятся программы по 29 образовательным программам. Обучение позволяет получить знания, необходимые для выполнения нового вида профессиональной деятельности, и расширить квалификацию специалистов.

Таким образом, можно сделать вывод, что Академия профессионального роста ВГУЭС - это современная школа бизнеса, которая предлагает образовательные и консультационные услуги, соответствующие международным требованиям современного рынка. Академия предоставляет слушателям максимум возможностей для раскрытия интеллектуального и творческого потенциала, обогащения личности и увеличения значимости на рынке труда. В Академии уже прошли обучение более 3000 слушателей, в том числе более 400 человек, направленных из районов Приморского края Центрами занятости населения. Важнейшим показателем конкурентоспособности системы ДПО ВГУЭС является результативность участия в конкурсах на оказание услуг по повышению квалификации и профессиональной переподготовке госслужащих, гражданских служащих и специалистов предприятий и организаций.



6. Особенности регламентации отпусков работников учреждений высшего профессионального образования (на примере ВГУЭС)

В Российской Федерации право на отдых является конституционным правом каждого. Трудовой кодекс призван гарантировать реализацию указанных конституционных прав, их детализацию и создание требований для надлежащего использования работниками своих прав. Поэтому более детально рассмотрим виды отпусков.

Отпуск - временное освобождение от работы в будние дни на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы. В зависимости от трудового стажа, государства и места работы (частный сектор, государственные учреждения, особо опасные сферы деятельности, вооружённые силы и т.д.) условия и продолжительность отпуска могут существенно различаться, определяясь трудовым договором, договором, конституцией, законами федерального или регионального уровня. По своим целям и основаниям предоставления отпуска очень многообразны. Их можно классифицировать, выделяя: оплачиваемые и неоплачиваемые; ежегодные, или трудовые (основные и дополнительные), и специальные (целевые или ситуационные).

Трудовой кодекс РФ закрепляет следующие виды отпусков:

- ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск;

- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;

- отпуск без сохранения заработной платы;

- отпуск по беременности и родам (декретный отпуск);

- отпуск по уходу за ребенком²¹².

Рассмотрим каждый из видов отпусков.

Основной оплачиваемый отпуск выдается длительностью 28 календарных дней, который предоставляется каждый год работы работника в организации, в первый год работы - по истечение 6 месяцев. Перечень работников, которым предоставляется данный отпуск, закреплен в Трудовом кодексе РФ.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

В ст.116 ТК РФ указано, что дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно:

- работникам, работающими с вредными или опасными условиями труда (не менее 7 календарных дней);

- работникам за особый характер работы (перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации);

- работникам с ненормируемым рабочим днем (не менее 3 календарных дней);

- работникам, которые работают в районах крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Дополнительные отпуска за особые условия работы и удлиненные отпуска практически выполняют одинаковую роль - возмещают работнику затраченные силы на выполнение особо сложной и напряженной работы.

Отпуск без сохранения заработной платы. Длительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель должен предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим категориям работников:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней;

- работающим пенсионерам по старости - до 14 календарных дней;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих - до 14 календарных дней;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами или коллективным договором.

Отпуск по беременности и родам.

Право на декретный отпуск определяется ст. 255 ТК РФ. Предоставляется женщинам по месту работы при предъявлении больничного листа, который получает женщина в женской консультации на сроке 30 недель.

Длительность данного отпуска составляет:

- 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов (при нормальных родах);

- 70 дней до и 86 дней после родов (при осложненных родах);

- 84 дня до и 110 после родов (при рождении более 1-го ребенка).

Отпуск по уходу за ребенком.

В статье 256 ТК РФ закреплено, что по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Данный отпуск выделяется работнику после того, как закончится отпуск по беременности и родам.

Данные требования по предоставлению отпусков для работников закреплены в Трудовом кодексе РФ. В данной статье рассмотрим работников учреждения высшего профессионального образования ВГУЭС. В университете можно выделить следующие категории работников:

1 - научно-исследовательский состав;

2 - профессорско-преподавательский;

3 - преподавательский состав;

4 - административно-управленческий персонал;

5 - работники с вредными и опасными условиями труда.

В университете не разработан локальный нормативный акт по предоставлению отпусков работникам, то есть предоставление отпусков работникам в университете регламентируется:

- Трудовым кодексом РФ;

- Конституцией РФ;

- Федеральным законом Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 мая 2014 г. № 409 «Об утверждении Правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук»;

- Постановлением Правительства РФ от 1 октября 2002 года № 724 «О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам образовательных учреждений»;

- Уставом ВГУЭС;

- графиком отпусков.

В этих актах закреплены нормы, касающиеся области отпусков в учреждениях высшего профессионального образования, то есть можно сказать, что продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для педагогических работников во ВГУЭС устанавливается Постановлением Правительства РФ от 1 октября 2002 года №724, закреплена в Уставе ВГУЭС и в Положении об оплате труда работников ВГУЭС от 1 апреля 2014 года.

Следовательно, необходимо подготовить единый документ, который определяет порядок работ по предоставлению отпусков работникам ВГУЭС. Необходимо разработать регламент, который представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях и взаимодействие между структурными подразделениями учреждения.

С помощью регламента сотрудники могут достичь слаженности отдельных структурных подразделений:

- исполнители направлены на достижение результатов, совокупность которых, следовательно, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;

- работы исполнителей синхронизированы;

- единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что регламентировать необходимо процессы, часто повторяющиеся (типовые процессы), и возможно увеличение сроков исполнения процесса из-за необходимости следовать требованиям регламента.

Но введение регламента отпусков для работников в учреждение позволит формализовать деятельность структурных подразделений, обеспечить единое понимание требований сотрудниками, также согласованное взаимодействие структурных подразделений организации.

7. Анализ документооборота кафедры управления персоналом и трудового права (УПТП) ФГБОУ ВПО ВГУЭС

Документационное обеспечение управления (ДОУ) является одним из основных аспектов управленческой деятельности организации. Как правило, ДОУ занимаются квалифицированные сотрудники - работники, на которых лежит ответственность за документационное обеспечение предприятия.

Рассмотрим более детально принципы и особенности ДОУ в вузе на примере кафедры управления персоналом и трудового (далее - УПТП), которая является основным структурным подразделением университета, осуществляющим учебную, методическую и научно-исследовательскую деятельность, воспитательную работу со студентами, подготовку, переподготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации, а также предпринимательскую и инновационную деятельность.

Деятельность кафедры УПТП выстраивается в соответствии с требованиями, которые содержатся в законодательных актах Российской Федерации, федеральных государственных образовательных стандартах высшего профессионального образования (далее - ФГОС ВПО), государственных образовательных стандартах высшего профессионального образования (далее - ГОС ВПО), приказах и распоряжениях Министерства образования и науки Российской Федерации, в уставе ВГУЭС, приказах и распоряжениях ректора (проректоров), решениях Ученого совета университета и Ученого совета института, распоряжениях директора института. Локальные нормативные документы ВГУЭС выстраивают деятельность всего вуза. В рамках кафедры основным документом является Положение о кафедре управления персоналом и трудового права и Учебный рабочий план (именно этими документами руководствуются сотрудники кафедры при реализации своей основной деятельности в вузе).

Согласно штатному расписанию на кафедре управления персоналом и трудового права имеются следующие штатные единицы: заведующий кафедрой, профессор, доцент, старший преподаватель, ассистент. На кафедре УПТП отсутствует такая штатная единица, как специалист.

Процесс работы с какими-либо документами, которые формируются в процессе деятельности структурных подразделений, регламентируется таким нормативным документом, как «Инструкция по делопроизводству». Данный документ содержит в себе основные принципы прохождения документов через структурные подразделения, а также образцы внутренних документов. Наиболее часто встречающиеся документы в работе кафедры УПТП указаны в Номенклатуре дел.

Документопотоки кафедры УПТП являются достаточно объемными и для их систематизации и распределения на кафедре существует регламент, с помощью которого осуществляется формирование дел кафедры - Номенклатура дел кафедры УПТП. Данный документ входит в общий регламент, который распространяется на все структурные подразделения вуза. Список комплектующихся дел кафедры можно корректировать путем добавления дел в перечень (при необходимости), поскольку в общем документе закреплены примерные номенклатуры дел, присущие каждому структурному подразделению. Номенклатура дел утверждается каждый год. Соответственно все необходимые видоизменения прорабатываются к концу календарного года, т.к. в начале следующего периода она утверждается ректором вуза.

Согласно рассматриваемому документу становится возможной систематизация потоков документаций, которые регламентирует работу кафедры.

На сегодняшний день в номенклатуре дел кафедры представлены практически все наиболее часто встречающиеся и основные в работе документы (22 наименования).

Таким образом, документационное обеспечение деятельности кафедры управления персоналом и трудового права в большей степени основывается на регламентах, направленных на организацию работы ФГБОУ ВПО ВГУЭС.

Весь документопоток кафедры УПТП поступает на имя заведующего кафедрой, который, в свою очередь, доносит всю информацию до сотрудников кафедры/исполнителей. Данный поток документов можно разделить на два вида: входящие и исходящие документы. Рассмотрим более подробно каждый вид документопотока и его содержимое за определенный период.

Что касается входящих документов, то в своей деятельности заведующий кафедрой использует как минимум три основные системы документооборота: электронный документооборот; корпоративная почта; система внутреннего интернета (Incoming).

Проанализировав все входящие документы через СУЭД за период с сентября 2013 года по март 2014 года (табл. 1), были выявлены следующие категории: приказы; распоряжения; информационные письма. Все документы были разделены на те, которые относятся к работе заведующего кафедрой и кафедры в целом (на основе должностных инструкций ППС кафедры), и те, которые не имеют отношение к деятельности рассматриваемого подразделения.

Таблица 1

Анализ входящих документов кафедры

Виды документации	Документы, относящиеся к заведующему кафедрой, шт.	Документы, не относящиеся к заведующему кафедрой, шт.
Информационные письма	55	15
Приказы	45	72
Распоряжения	50	25
Всего:	150	112

Таким образом, из показателей можно сделать вывод, что из 100% входящей документации на имя заведующей кафедрой УПТП: 57% (150 документов) относятся к функционалу; 43% (112 документа) не относятся.

Такие источники, как Incoming и корпоративная электронная почта изредка применяются в работе, так как являются наименее оперативными и эффективными.

Что касается исходящего потока документов, то за рассматриваемый период были рассмотрены документы, подготовленные заведующим кафедрой УПТП. Как и входящий поток документов, исходящий можно подразделить на непосредственно относящиеся к деятельности и непосредственно не относится к деятельности заведующего кафедрой.

На основе проанализированных документов можно сделать вывод, что большая часть (69,9%) исходящего документопотока (подготовленного заведующим кафедрой УПТП) не относится непосредственно к деятельности и функционалу руководителя подразделения.

Одним из таких видов работ является подготовка приказов по студенческому составу и согласование документов со структурными подразделениями ВГУЭС. Подобное мероприятие входит в функциональные обязанности специалиста кафедры, но поскольку данная категория сотрудников не предполагается штатным расписанием кафедры УПТП, данные обязанности автоматически перекладываются на заведующего кафедрой.

Кафедра УПТП, будучи структурным подразделением вуза, обязана организовывать учебные мероприятия не только студентам, обучающимся на специальностях/направлениях, закрепленными за кафедрой, но и студентам, чьи учебные программы подразумевают изучение дисциплин, закрепленных за ППС кафедры. Таким образом, можно сказать, что взаимодействие по вопросам организации учебного процесса происходит со всеми учебными подразделениями ВГУЭС:

Для выявления степени удовлетворенности и фактических исполнителей организации работы с документами во ВГУЭС было проведено анкетирование заведующих кафедр. Всего в анкетировании приняло участие девять заведующих кафедрами ВГУЭС. Анализ полученных данных показал, что работой с документами на кафедре в основном занимаются заведующие (51%), ППС (29%), специалист (20%). Кроме того, согласно полученным данным руководители подразделений в большей степени склонны к самостоятельному выполнению работы, чем к ее делегированию (72% / 28%). Согласно полученным данным методом анкетирования в основном делегируется подготовка таких документов, как протокол заседания кафедры (4 из 9 опрошенных респондента), подготовка отчетов (5 из 9 опрошенных); подготовку служебных записок, смет и т.д. руководители предпочитают выполнять самостоятельно.