Google-документи сервісу Google Apps: координація та контроль діяльності організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти

Размещено на http://www.allbest.ru/

Google-документи сервісу Google Apps: координація та контроль діяльності організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти

А.С. Карпенко

Анотація

У статті проаналізовано переваги застосування Google-документів сервісу Google Apps у роботі організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти. Розставлено основні акценти щодо застосування Google-документів сервісу Google Apps, завдяки якому відбувається обробка документації та робота зі спільними документами підрозділів. Автором статті виокремлено основні переваги Google- документів сервісу Google Apps та розглянуто застосування у роботі організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти. Описано основні характеристики Google-документів сервісу Google Apps. Визначено, що застосування Google-документів сервісу Google Apps є частиною створення інформаційної системи, що забезпечує єдиний інформаційний простір сучасного ВНЗ.

Автором проаналізовано підсистеми проектного управління організаційною структурою, технології освіти і процеси взаємодії з кожним учасником освітнього процесу, зовнішніми та внутрішніми комунікаціями.

Методистом організаційно-навчального підрозділу (НМЦ досліджень, наукових проектів та програм Київського університету імені Бориса Грінченка) розглянуто та представлено на конкретному прикладі ефективне застосування Google-документів сервісу Google Apps під час роботи з документацією при організації освітнього процесу. Визначено, що створення та налагодження механізмів побудови корпоративного контенту із залученням Google-документів сервісу Google Apps дозволить співробітникам організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти створювати та спільно працювати з документацією під час організації освітнього процесу, що дозволить автоматизувати діяльність організаційно-навчальних підрозділів, а співробітнику - якісно оброблювати документацію та взаємодіяти з іншими колегами. Визначено, що така організація освітнього процесу оптимізує діяльність організаційно- навчальних підрозділів ВНЗ і є вдалим управлінням та запорукою налагодженої роботи у відповідних підрозділах закладів вищої освіти

Ключові слова: Google-документи, сервіси, Google Apps, ІК-технології, освітній процес, заклад вищої освіти, організаційно-навчальний підрозділ

Вступ

Процеси інформатизації усіх сфер діяльності суспільства, що відбуваються у світі, все більше впливають на сферу освіти, сприяючи реформуванню національних систем освіти. На сьогодні досить важливим є рішення про створення єдиного інформаційного простору у закладах вищої освіти, що вимагає від академічної спільноти нових підходів, цілей і методів до реформування національних систем вищої освіти.

Сучасні цілі модернізації та інформатизації освітньої галузі в Україні, визначені законами України "Про освіту", "Про вищу освіту", низкою нормативних документів, спрямовані на розвиток сучасної національної системи освіти, що має відповідати викликам часу і потребам кожного учасника освітнього процесу. Такі цілі освіти зумовлюють пріоритетність досліджень в управлінні та організації освітнього процесу закладів вищої освіти [1]. освіта документ сервіс

Літературний огляд

Українськими вченими досліджується модернізація освітнього процесу з різних точок зору із залученням сучасних засобів ІКТ.

Мета та задачі дослідження

Мета дослідження - проаналізувати ефективність використання Google-документів, одного з сервісів Google Apps, у роботі організаційно - навчальних підрозділів закладів вищої освіти.

Для досягнення мети були поставлені наступні задачі:

- розглянути основні функції, можливості використання Google-документів у роботі організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти;

- провести SWOT-аналіз використання Google-документів у роботі організаційно - навчальних підрозділів закладів вищої освіти.

Google-документи сервісу Google Apps: координація та контроль діяльності організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти

Незалежно від типу освітнього простору, що входить до складу певної інформаційної освітньої системи, у кожному з них може використовуватися весь спектр сучасних стаціонарних ІКТ -пакетів додатків, а також всі види мобільних Інтернет- додатків [5].

Упровадження сервісів Google Apps, зокрема, Google-документів в організаційну діяльність дозволяє забезпечити основні управлінські функції та поліпшити процеси обміну даними і відомостями, документообігу, прийняття дієвих рішень шляхом налагодження ефективної комунікації, збереження файлів будь-якого формату, спільної роботи з документами [6].

Використання співробітником Google- документів сервісу Google Apps у роботі організаційно-навчальних підрозділів ВНЗ надають можливості:

- стійкої мотивації до навчання під час роботи, уміння самостійно одержувати знання та підвищувати кваліфікацію;

- трансформувати набуті знання в інноваційні технології;

- отримання доступу до глобальних джерел інформації з використанням сучасних інформаційних технологій;

- комунікативних здібностей [7].

Google-документи (англ. Google Docs) - розроблений компанією Google безкоштовний мережевий офісний пакет, що включає текстовий, табличний редактор і службу для створення презентацій, утворений у результаті злиття Writely і Google Spreadsheets. Це веб-орієнтована програма, яка працює в рамках веб-браузера без встановлення на комп'ютер користувача.

Документи і таблиці, що створюються користувачем, зберігаються на сервері компанії Google або можуть бути збережені у вигляді файлу. Це одна з ключових переваг програми, оскільки доступ до введених даних може здійснюватися з будь-якого комп'ютера, під'єднаного до Інтернету. Доступ до особистих документів захищений паролем [8].

Серед основних переваг варто відзначити:

- прискорену швидкість пошуку й обробки електронних документів; економія ресурсів (зниження витрат на папір, фарбу для оргтехніки, електроенергію тощо);

- можливість спільної роботи з документами;

- доступність документів у будь-який час, у будь-якому місці; підтримка документів у різних форматах (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .rtf, .txt);

- перевірку правопису;

- додавання гіперпосилань в документи;

- вбудований перекладач;

- синхронізацію з сервісом Google Gmail;

- синхронізацію з сервісом Google-календар;

- синхронізацію з сервісом Google Drive (автоматичне збереження, можливість систематизації файлів).

Google Apps і сервіси, які в нього входять, зокрема, Google-документи допомагають ефективно організувати освітній процес у закладах вищої освіти. Формування віртуального освітнього простору покликано поєднати існуючий педагогічний досвід з новими інформаційними технологіями [9].

Створення та налагодження механізмів побудови корпоративного контенту за допомогою сервісів Google Apps та Google-документів зокрема дозволить співробітникам організаційно -навчальних підрозділів ефективно спланувати та організувати освітній процес, що надалі й автоматизує діяльність організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти [10].

Важливим аспектом Google-документів, як сервісу Google Apps, є постійне функціональне удосконалення від розробників. Такий стан, що, з одного боку, привносить деякі тимчасові незручності у роботу співробітників, а з іншого, - формує готовність до постійного самовдосконалення та самонавчання.

У процесі організації освітнього процесу у працівників відповідних підрозділів постає питання щодо створення та обробки (інколи майже одночасної) досить великої кількості різного роду документів (файлів).

Кожний співробітник організаційного підрозділу, що має корпоративний контент у Google Apps for Education, забезпечується пакетом Google- документів, де скеровує та організовує електронний документообіг (рис. 1.) [11].

Як, ілюстрацію, розглянемо можливості Google-документу (текстового редактора) щодо управління певним освітнім процесом на прикладі: методисту організаційного відділу необхідно зібрати інформацію щодо проведення заходів на наступний місяць у оснащених конференційних залах.

Для цього посадовою особою створюється Google-документ, в який кожна уповноважена особа від структурних підрозділів Університету вносить інформацію щодо дати, часу та аудиторії проведення заходів та зазначає примітки хто є організатором (рис. 2).

Розглянемо ще один приклад: методисту організаційного відділу необхідно зібрати інформацію про підвищення кваліфікації кожного науково- педагогічного працівника Університету (за останні 5 років), для цього він створює Google-таблицю, та надає право доступу відповідальним особам кожного структурного підрозділу, та у коментарі прописує побажання щодо заповнення та термін виконання. Такий документ легко відкривається у редакторі Microsoft Office Excel (рис. 3).

Можливості Google-документу (службу створення презентацій) щодо управління певним освітнім процесом також розглянемо на прикладі: методисту організаційного відділу терміново необхідно зібрати дані для річного звіту про проведення наукової діяльності в університеті. З цією метою методист створює (розміщує створений) надає доступ відповідальним

Як і зазначалось, за допомогою Google - документів кожен співробітник ВНЗ може створювати, коригувати та спільно опрацьовувати робочу документацію; спільно з колегами вирішувати нагальні питання з мінімальною витратою часу та матеріальних видатків (роздрукування на папір, тощо).

Використання Google-документів суттєво надає можливість оперативно обробляти робочу документацію в режимі реального часу; дозволяє спільно створювати документи на будь-якому віддаленому персональному комп'ютері, а за допомогою встановленого додатку, - і на телефоні співробітника. Google- документи у поєднанні з іншими сервісами Google Apps дозволяють ефективно працювати в інформаційно-освітньому просторі сучасного університету.

Результати дослідження

Результати проведеного дослідження свідчать про можливість і доцільність використання Google- документів співробітниками організаційно - навчальних підрозділів закладів вищої освіти під час побудови корпоративного контенту за допомогою сервісів Google Apps.

З огляду на викладене, зазначимо, що Google- документи сервісу Google Apps дозволяють ефективно обробляти робочу документацію в організаційно - навчальних підрозділах закладів вищої освіти, сприяють формуванню єдиного інформаційно-освітнього простору університету, поліпшують роботу працівників організаційно-навчальних підрозділів.

Створення та налагодження механізмів обробки великої кількості документації, надання спільного доступу дозволяє суттєво автоматизувати дії співробітника ВНЗ, а, отже, підвищує якість його роботи.

Висновки

1. Розглянувши основні функції та можливості використання Google-документів у роботі організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти, визначено, що вони, сприяють формуванню єдиного інформаційно-освітнього простору університету та поліпшують роботу працівників організаційно-навчальних підрозділів.

Проведений SWOT-аналіз використання Google-документів свідчать про можливість і доцільність використання співробітниками сервісів Google Apps у роботі організаційно-навчальних підрозділів закладів вищої освіти під час побудови корпоративного контенту

Література

1. Биков В.Ю. Відкрите навчальне середовище та сучасні мережні інструменти систем відкритої освіти // Науковий часопис НПУ імені М.П. Драгоманова. Серія 2: Комп'ютерно-орієнтовані системи навчання. 2010. № 9. С. 9-15. URL: http://nbuv.gov.ua/UJRN/Nchnpu_2_2010_9_4

2. Морзе Н.В. Основи інформаційно-комунікаційних технологій. К.: Видавнича група BHV, 2008. 352 с.

3. ДСТУ ISO 9001:2015. Системи управління якістю. Вимоги (ISO 9001:2015, IDT) у сфері освіти (Чинний від 01.07.2016). Київ: Держспоживстандарт України, 2016.

4. Калинина Л.Н., Петровский С.С. Анализ и перспективы использование облачных технологий в управлении общеобразовательными учебными заведениями // Український педагогічний журнал. 2015. № 2. С. 44-64. URL: http://lib.iitta.gov.ua/10369/1/УПЖ_2_2015р%20_34-66-1-PB.pdf

5. Биков В.Ю. Хмарна комп'ютерно-технологічна платформа відкритої освіти та відповідний розвиток організаційно-технологічної будови ІТ-підрозділів навчальних закладів // Теорія і практика управління соціальними системами: філософія, психологія, педагогіка, соціологія. 2013. № 1. С. 81-98. URL: http://repository.kpi.kharkov.ua/bitstream/KhPI- Press/1606/1/TPUSS_2013_1_Bikov_Khmarna.pdf

6. Богдан В.О. Стан використання хмарних сервісів керівниками вітчизняних дошкільних навчальних закладів у професійній діяльності // Інформаційні технології і засоби навчання. 2016. Т. 55, № 5. С. 175-186. URL: http://lib.iitta.gov.ua/705439/1/1475-5883-1-PB.pdf

7. Пакет Google Apps Освіта. URL: http://www.livebusiness.ru/tool/219/

8. Google Docs. Wikipedia. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/Google_Docs

9. Карпенко А.С. Оптимізація діяльності організаційно-навчальних підрозділів ВНЗ засобами сервісу Google APPS // Комп'ютер у школі та сім'ї. 2017. № 5. С. 34-38.

10. Карпенко А.С. Корпоративна пошта Gmail сервісу Google Apps як інструмент діяльності організаційно- навчальних підрозділів ВНЗ // Інформаційні технології в освіті. Херсон. 2017. № 30. C. 160-169.

11. Олексюк В.П. Досвід інтеграції хмарних сервісів Google Apps у інформаційно-освітній простір вищого навчального закладу // Інформаційні технології і засоби навчання. 2013. Т. 35, № 3. С. 64-73.

Размещено на Allbest.ru