Повышение эффективности приемной кампании за счет внедрения информационных систем управления вузом (на примере Санкт-Петербургского электротехнического университета)

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИЕМНОЙ КАМПАНИИ ЗА СЧЕТ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ВУЗОМ (НА ПРИМЕРЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА)

Вишнякова Е.А.

аспирант кафедры прикладной экономики Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета

В статье обоснована необходимость создания автоматизированной информационной системы управления вузом в целом и приемной кампанией в частности. Дается анализ влияния процессов информатизации на эффективность приемной кампании вуза

Ключевые слова: высшее учебное заведение, автоматизированная система управления, эффективность

Главная цель высшего учебного заведения -- это подготовка востребованных рынком труда, обладающих необходимыми компетенциями квалифицированных и конкурентоспособных выпускников. Несомненно, для достижения этой цели требуется учитывать множество факторов, но, прежде всего, стоит обратить внимание на вход «черного ящика» под названием вуз: на приемную кампанию. Ведь привлечение на этапе приема мотивированных, целенаправленных и более подготовленных абитуриентов можно считать началом пути к успеху.

В настоящее время все высшие учебные заведения России столкнулись с изменившимися на государственном уровне условиями приема. Среди новых требований Минобрнауки России, изложенных в документе «Порядок приема граждан в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования» [1], необходимо выделить следующие.

Во-первых, вуз обязан оперативно представлять текущую информацию по приему на официальном сайте. Так, в пунктах 22 и 23 «Порядка приема» говорится о том, что «в период приема документов приемная комиссия вуза ежедневно информирует о количестве поданных заявлений и конкурсе. Информация ... должна быть ... размещена на официальном сайте высшего учебного заведения и на информационном стенде приемной комиссии» [1, п. 22-23].

Во-вторых, сотрудники приемных комиссий стали обрабатывать большее количество документов от абитуриентов, несмотря на общероссийский демографический спад. Это объясняется появившейся у абитуриентов возможностью подавать документы одновременно в 5 вузов [1, п. 26]. Так в СПбГЭТУ «ЛЭТИ» за несколько лет в полтора раза увеличилось количество поданных заявлений: в 2005-2006 гг. ежегодно обрабатывалось около трех тысяч заявлений, а в 2010-2011 гг. -- около пяти тысяч.

В-третьих, вузы обязаны учитывать возможность абитуриента участвовать в конкурсе на 3 специальности или направления подготовки, в соответствии с приоритетами. Как сказано в «Порядке приема» «поступающий на первый курс ... вправе подать заявление и участвовать в конкурсах одновременно ... по трем направлениям подготовки (специальностям), группам направлений подготовки (специальностей) или факультета в одном вузе. При этом поступающий вправе подать такое заявление одновременно на различные формы получения образования ..., а также одновременно на бюджетные места и на места по договорам с оплатой стоимости обучения» [1, п. 26].

В-четвертых, вузу необходимо организовывать прием на различных условиях таких категорий абитуриентов как: поступающие по целевому приему, поступающие по результатам олимпиад школьников и льготных категорий граждан. Для каждой из этих категорий предусмотрены особые условия зачисления.

И, наконец, изменились формы вступительных испытаний. Наряду с ЕГЭ, обязательным для выпускников школ, существуют абитуриенты, имеющие право сдавать вступительные испытания по форме вуза. Это усложняет систему учета набранных баллов и проведение конкурса.

Неотъемлемой частью процесса реформирования в любой области социально-экономической сферы, в том числе и в образовании является процесс информатизации. Удовлетворить потребности участников приемной кампании без внедрения информационных технологий практически невозможно [5]. Как следствие, необходимо адаптировать или кардинально изменять информационные средства и системы, обеспечивающие реализацию приемной кампании. Каждому вузу требуется усовершенствование существующей или внедрение новой информационной системы, поддерживающей процессы, реализуемые в приемной комиссии. Используемые ранее программные продукты не отражают в полной мере современных условий и потребностей вузов. Новая система должна в первую очередь обеспечить реализацию приема в соответствии с Порядком приема [1]. Однако даже формальное выполнение новых требований Министерства образования и науки России, предъявляемых к высшим учебным заведениям дает дополнительные преимущества, трудно поддающиеся учету. Например, оперативность отражения на сайте информации по приему является залогом лояльности и доверия к университету абитуриентов и их родителей. Таким образом, внедрение автоматизированной системы управления приемом в высшее учебное заведение, в значительной степени влияет на эффективность приемной кампании вуза.

Первая информационная система в ЛЭТИ появилась в конце 80-х гг. как программный продукт собственной разработки. Сначала это была база данных «Студент», которая охватывала процесс обучения и использовалась деканатами факультетов, а на следующий год база данных «Абитуриент», содержащая сведения о поступающих. Долгие годы блок, обеспечивающий приемную кампанию, совершенствовался и изменялся. Но наряду с достоинствами информационных систем, созданных и поддерживаемых силами вуза, такие «свои» системы практически исключают возможность интеграции с другими решениями, которые применяются в вузе, а также ставят вуз в зависимость от команды разработчиков программы. В результате анализа всех существующих проблем и поставленных задач руководством СПбГЭТУ «ЛЭТИ» было принято решение о внедрении информационной системы «Абитуриент», разработанной вне стен вуза сторонней компанией-разработчиком.

После принятия такого решения было необходимо сориентироваться в многообразии фирм и грамотно выбрать эффективное программное обеспечение, чтобы не создать дополнительных проблем, а наоборот упростить техническую работу сотрудникам приемных комиссий и предоставление отчетности, как руководству вуза, так и в вышестоящие инстанции. Для внедрения информационной системы требовалось четкое понимание целей проекта. Задачами внедрения системы «Абитуриент» в ЛЭТИ стали:

? Повышение оперативности предоставления информации абитуриентам и их родителям, что в свою очередь приведет к повышению лояльности и доверия.

? Упрощение внешнего и внутреннего взаимодействия приемной комиссии ВУЗа.

? Доступность информации, совместимость с другими системами, внедренными в вузе. Возможность проследить путь абитуриента от его первого обращения в вуз до получения статуса студента-первокурсника и далее.

? Сокращение затрат, в том числе, времени при приеме документов от абитуриентов и трудозатрат сотрудников, работающих на всех уровнях (автоматическое формирование приказов о зачислении, требуемых форм отчетности как в органы, контролирующие деятельность вуза, так и в независимые организации).

Кроме того, новая, удовлетворяющая современным требованиям информационная система должна была обеспечить поддержку выполнения контрольных цифр приема с учетом особенностей организации приема для всех категорий абитуриентов и свести к минимуму возможные технические ошибки.

К любой информационной системе, в том числе информационной системе вуза предъявляется целый ряд требований, важнейшими из которых являются (с учетом требований, изложенных в [7], развитых автором применительно к вузу):

? Полнота данных -- для задач управления важно, чтобы данные, необходимые для анализа и принятия решения, в полной мере отражали показатели деятельности по анализируемому бизнес-процессу, для обеспечения данного свойства информации, во-первых, необходимо, чтобы информационная система вуза покрывала все необходимые направления деятельности вуза, во-вторых, данные из разных направлений должны быть связаны между собой.

? Достоверность -- корректность данных может быть проверена, во-первых, с помощью специализированных проверок при вводе данных, во-вторых, путем автоматизированных процедур сопоставления данных при формировании отчетов, в-третьих, с помощью пользователей среды, которые получают одни и те же данные в различных приложениях, что повышает вероятность выявления ошибок ввода.

? Актуальность -- для обеспечения актуальности данных в системе необходимы процедуры актуализации, которые могут быть построены только в условиях полной интеграции данных.

? Непротиворечивость информации -- обеспечивается некоторым набором правил: например, первичный ввод данных в систему осуществляется только в одном приложении.

? Безопасность и управление доступом к данным. Поддержка регламентируемого управляемого доступа возможна при наличии системы регистрации и управления правами доступа ко всем информационным ресурсам вуза. Комплексное решение проблемы управления доступом к данным и сервисам системы возможно на основе создания единой системы регистрации и управления доступом для всех проектов информационной системы. Безопасность работы обеспечивается как на аппаратном уровне, так и на уровне системы управления правами и используемых протоколов.

? Производительность -- является важным фактором своевременного принятия обоснованных решений. Повышение производительности достигается различными подходами. Алгоритмы баланса нагрузки, которые могут использоваться в системе с определенной архитектурой, также позволяют значительно повысить общую производительность среды. Архитектура системы должна основываться на компонентной модели, которая позволяет распределять компоненты по серверам и с помощью алгоритмов баланса нагрузки переносить работу или данные на менее загруженный сервер.

? Устойчивость -- способность восстановления работы приложений и сервисов в заданный временной интервал после сбоев в работе оборудования или программного обеспечения. Устойчивость должна быть обеспечена и на уровне специализированных процедур проверки и восстановления целостности данных.

Чрезвычайно важный шаг в процессе внедрения информационной системы в вузе -- это выбор платформы. Логичным является построение системы на одной платформе, но как правило, в российских вузах внедрены несколько систем разной функциональности [2]. Выбор платформы определяет структуру информационной системы, ее стоимость, а в связи с этим и результативность внедрения. Возможными платформами могут рассматриваться: SAP R/3, Oracle EBS, MBS Navision, mySAP Higher Education & Research, «Университет» (РЕДЛАБ), Галактика «Управление вузом», 1С: Предприятие 7.7 и ряд других.

Однако, как отмечает А.В. Солдатов в статье «Информационная система как основа эффективного управления вузом» [6] использование типовых, представленных на рынке корпоративных информационных систем как готовых решений для управления вузом, в том числе управления приемом, невозможно в силу специфики вуза как объекта управления. Разработка системы с использованием универсальных языков и сред программирования чрезвычайно сложна и трудоемка. В связи с этим считается единственно возможным использование предметно-ориентированной среды разработки и доработку открытых стандартных компонентов под специфику вуза (например, справочников сотрудников, подразделений и т.д.) [6]. Также А.В. Солдатов обосновывает, что в настоящее время остро стоит вопрос о разработке типового решения информационной системы вуза, обладающего достаточной функциональностью, технологическими характеристиками и, вместе с тем, невысокой стоимостью разработки, внедрения и сопровождения. Важным требованием к системе выступает легкая обучаемость пользователей, администраторов и разработчиков, а также наличие контингента специалистов, уже имеющих достаточный опыт [6].

В СПбГЭТУ «ЛЭТИ» задача выбора информационной системы была успешно решена, разработчиком выбранной системы стала компания «Галактика». Компания существует на рынке больше 20 лет, была основана в 1987 году и предлагает широкую линейку программных продуктов «Управление Вузом». Функциональность данного продукта представляет собой эффективный инструмент для управления приемной кампанией, учебным процессом и всей финансово-хозяйственной деятельностью вуза. Но в зависимости от потребностей ЛЭТИ имел возможность использовать только необходимую для управления приемной комиссией конфигурацию. Открытость решения программы «Управление Вузом» позволило легко интегрировать его с системами, которые уже используются учебным заведением: с системами электронного документооборота, программами бухгалтерского учета, управления библиотечным фондом, информационным порталом вуза. Это обеспечило возможность построения единого информационного пространства и сохранения учебным заведением ранее сделанных инвестиций в информационные технологии (IT). Кроме того, эта информационная система, а именно функциональность, касающаяся приемной комиссии была внедрена и отработана в нескольких вузах Санкт-Петербурга (например, в Санкт-Петербургском государственном университете сервиса и экономики).

Проект внедрения информационной системы «Абитуриент» был запущен в ЛЭТИ в ноябре 2009 года. Система интегрировалась в существующую информационную систему вуза и расширила уже существующую функциональность. Проект заключался в реализации следующих этапов:

? Заключение соглашения на оценку применимости решения «Галактика-ВУЗы» (2 ноября 2009 г.);

? предварительная оценка проекта построения информационной системы управления приемной кампанией (11 ноября 2009 г.);

? договор на информационно-консультационные услуги по обучению сотрудников СПбГЭТУ (20 ноября 2009 г.);

? сублицензионный договор на право использования Системы Галактика ERP 8.1 (30 ноября 2009 г.);

? договор на разработку технического задания (1 декабря 2009 г.);

? договор на разработку каталогов и справочников НСИ (11 марта 2010 г.);

? договор на настройку Системы Галактика ERP (10 мая 2010 г.);

? договор на разработку отчетных форм (7 июня 2010 г.);

? договор на консультационные услуги (26 июля 2010 г.).

На базе новой информационной системы состоялся прием абитуриентов в 2010 и 2011 гг. По итогам двух приемных кампаний можно говорить о том, что все поставленные задачи были решены. По данным, полученным благодаря новой информационной системе, был проведен углубленный анализ структуры абитуриентов, подававших заявления в ЛЭТИ и студентов-первокурсников. В целом, автоматизация работы способствовала росту результатов приемной комиссии, и предоставила вузу возможность предложить свои образовательные услуги большему количеству абитуриентов, способствовала повышению престижности вуза, позволила выполнить план приема, зачисляя в вуз самый подготовленный контингент абитуриентов. Внедрение новых технологий привело к существенной экономии средств за счет сокращения трудовых, временных и социально-психологических затрат, ускорения процессов обработки информации, уменьшения количества вероятных ошибок, возможности обслуживания большего количества абитуриентов, повышения оперативности и обоснованности принятия решений.

Следует особо отметить значительное повышение эффективности управленческой деятельности университета на основе упрощения предоставления сведений в органы, контролирующие деятельность вузов. Существует несколько обязательных для вузов форм отчетности, для подготовки которых требуются значительные временные затраты. Например, форма № 3-НК «Сведения о подготовке специалистов с высшим образованием в государственном образовательном учреждении», которая готовится вузом ежегодно, количественно и качественно охватывает все аспекты деятельности вуза -- в том числе и результаты приема в высшее учебное заведение. Отчет по этой форме предоставляется в Министерство образования и науки Российской Федерации в бумажном и в электронном виде. От точности и полноты сведений, приведенных в форме № 3-НК, зависит общий рейтинг вуза, который в конечном итоге влияет и на объемы финансирования [2]. В результате внедрения новой системы «Абитуриент» подготовка данных заняла значительно меньше времени, чем при использовании системы, существовавшей ранее.

Наряду с положительными результатами были выявлены трудности, которые можно рассматривать как программу для улучшения. Во-первых, возможности системы до конца не реализованы, так, например, существует возможность полного исключения бумажных записей при приеме документов от абитуриента. Однако для этого требуется тестирование системы в течение нескольких лет. Во-вторых, велико влияние человеческого фактора при работе с системой, в связи с этим потребуется более тщательная подготовка сотрудников, занятых работой в приемной комиссии.

Организация и проведение вузом приемной кампании на всех ее этапах сопровождается необходимостью обработки больших объемов информации в условиях жестких сроков. Учет контингента абитуриентов, информирование о конкурсной ситуации, подготовка ведомостей, проведение вступительных испытаний, обработка результатов сдачи экзамена, проведение процедуры зачисления, издание приказов о зачислении -- вот далеко не полный перечень задач, решаемых приемной комиссией. А тесное взаимодействие с другими структурами вуза, информационное обеспечение процессов принятия оперативных решений в ходе проведения приемной кампании? Пока остается открытой проблемой. Кроме того, необходимо информационное обслуживание абитуриентов на каждом этапе: от подачи документов до зачисления. Важность, актуальность и высокая востребованность задач требуют эффективных, гибких программных средств, позволяющих автоматизировать работу приемной комиссии. Информационная поддержка -- один из важнейших процессов в системе процессов управления вузом. Качественная информационная поддержка позволяет повысить эффективность деятельности вуза в целом. Качественные показатели повышения результатов и сокращения затрат системы управления вузом, приведенные в статье, доказывают это.

Недавно появились документы, подготовленные при участии Минобрнауки и регламентирующие требования к информационным системам. «Требования к отраслевой информационной системе сферы образования Российской Федерации» [3] -- это требования, касающиеся информационных систем, функционирующих в образовательных учреждениях. А также документ -- «Концепция создания интегрированной информационной системы Минобрнауки» [4], основным положениям которого должны соответствовать информационные системы вузов. Это говорит о возрастающем внимании, и важности вопроса создания единого информационного пространства и соблюдения требований единообразия к информационной системе как отдельно взятого вуза, и всех учебных заведений России. Апробация информационных систем, соответствующих требованиям, изложенным во вновь принятых документах, покажет их обоснованность и, вероятно, высветит новые проблемы, которые предстоит решать.

Литература

информатизация вуз приемная кампания

1. Порядок приема граждан в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования (с изменениями). Утвержден приказом Минобрнауки РФ от 21 октября 2009 года № 442.

2. Беляев Д.А. Применение информационных систем управления как необходимый элемент стратегического управления экономическими процессами в вузе // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - № 5-6.

3. Требования к отраслевой информационной системе сферы образования Российской Федерации // www.informika.ru.

4. Концепция создания интегрированной информационной системы Минобразования России // www.informika.ru

5. Погромская Т.А. Информационная система для управления приемной кампанией в вузе: дисс. .... канд. техн. наук // Омск, 2006.

6. Солдатов А.В. Информационная система как основа эффективного управления вузом - 2004 - http://www.umj.ru/index.php/pub/inside/432

7. Крюков В.В., Шахгельдян К.И. Информационные технологии в управлении вузом - 2005 - http://www.umj.ru/index.php/pub/inside/531/

Размещено на Allbest.ru