Концептуальні питання викладання дисципліни "електронний документообіг" у вищих навчальних закладах гуманітарного спрямування

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОНЦЕПТУАЛЬНІ ПИТАННЯ ВИКЛАДАННЯ ДИСЦИПЛІНИ «ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ» У ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ ГУМАНІТАРНОГО СПРЯМУВАННЯ

Дубова С.В.

Київський національний університет культури і мистецтв

Стаття присвячена дослідженню проблеми викладання навчальної дисципліни «Електронний документообіг». Вказується, що надмірне акцентування ВНЗ на певних програмних продуктах шкодить загальному освітньому процесу, зменшуючи професійну мобільність майбутніх фахівців. Пропонується використати один з двох шляхів вирішення проблеми. Перший полягає у утворенні міжвузівського консорціуму на базі використання програмних продуктів з відкритим кодом. Другий підхід базується на використання в навчальному процесі «Системи електронного документообігу» Адміністрації Президента України.

Ключові слова: підготовка, документознавці, система електронного документообігу, навчання, ВНЗ, програмні продукти з відкритим кодом.

програмний код електронний документообіг

Актуальність дослідження. Автоматизовані системи обробки документної інформації сьогодні є повсякденною реальністю в діяльності як державних, так і недержавних організацій. Системи електронного документообігу, які на початку 2000-х років лише починали впроваджуватись у практику діяльності фахівців з діловодства та документних комунікацій, сьогодні є невід'ємною складовою майже будь-якої установи чи організації. Більше того, в сьогоднішніх умовах використання тих чи інших систем електронного документообігу почасти стає і питанням національної безпеки. Останній аспект актуалізувався із введенням в дію Указом Президента України № 133/2017 від 15 травня 2017 року Рішення РНБО України від 28 квітня 2017 року «Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)» [1]. Зокрема, цим рішенням було заборонено до використання на території України таких програмних продуктів як «1С», «Парус» та «Летограф», які до цього займали значну частину українського ринку систем електронного документообігу.

Варіативність систем електронного документообігу обумовлює і певні особливості підготовки фахівців з документних комунікацій, для яких опанування роботою таких систем є важливою складовою практичних професійних навичок та додатковим фактором конкурентоздатності на ринку праці. Водночас сама специфіка освітнього процесу часто змушує ВНЗ шукати найрізноманітніші шляхи забезпечення доступу своїх студентів до таких програмних продуктів і в окремих випадках відбувається процес підпорядкування логіки освітнього процесу відносно доступності конкретних програм, а не навпаки.

Це ж породжує і суто методологічне питання щодо порядку викладання дисципліни «Електронний документообіг», обрання для такого викладання належної технічної бази (програмного продукту/продуктів) та цілу низку інших проблем. Найбільш неоднозначною стає проблема пов'язана саме з обранням конкретних програмних продуктів в якості бази для викладання курсу. Не всі компанії висловлюють готовність надавати повноцінно працюючи версії своїх продуктів для освітнього процесу -- в таких випадках ВНЗ вимушені користуватись обмеженими демоверсіями продуктів, можливості яких не достатні для повноцінного навчання. В інших випадках, ВНЗ встановлюють привілейовані відносини з окремими виробниками та проводять навчання студентів саме на базі їх програмних продуктів, навіть незважаючи на те, що в окремих випадках ці програмні продукти майже не відомі на ринку і використовуються лише у специфічних організаціях та установах.

Ступінь дослідженості проблеми. В українських ВНЗ курс з вивчення електронного документообігу є складовою підготовки документознавців щонайменше 10 років. За цей час науковці плідно опрацьовували питання загального становлення та розвитку електронного документообігу, особливостей впровадження та застосування систем електронного документообігу в різних сферах виробничої діяльності. В окремих роботах розглядаються і питання створення систем електронного документообігу у ВНЗ. Зокрема, питання організації електронного документообігу та окремі аспекти його викладання досліджували О.В. Матвієнко, М.Н. Цивін, Г.Г. Асєєв, С.В. Дубова.

Однак спостерігається очевидний брак системних досліджень з теоретико-методологічних та практичних питань пов'язаних з процесом підготовки майбутніх фахівців з документних комунікацій в частині опанування ними сутності концепції та практики використання електронного документообігу. Можна констатувати, що такий брак уваги характерний і для однієї з ключових проблем такої підготовки -- визначення самої філософії підготовки майбутніх фахівців-документознавців та принципів обрання конкретних програмних продуктів, на базі яких така підготовка має здійснюватись. Окремі аспекти дослідження цього питання можна знайти в роботах О.В. Матвієнко, М.Н. Цивіна, К.В. Леца, О.І. Овчаренко, А.І. Богданенко.

Мета дослідження -- окреслити основні проблеми пов'язані із викладанням курсу «Електронний документообіг» в частині обрання програмного комплексу для навчання та пошуку можливих шляхів вирішення.

Виклад основного матеріалу. Більшість досліджень які присвячені питанню обрання того чи іншого програмного комплексу системи електронного документообігу, концентруються наформулюванні критеріїв, які необхідно враховувати при виборі постачальника програми для навчального процесу. Наприклад, такий підхід пропонується в роботах [2] та [3].

Лец К.В. у своїй роботі [4], узагальнюючи напрацювання інших дослідників, виділив наступний перелік критеріїв, які є принциповими саме для ВНЗ при обранні конкретного програмного продукту:

для вищих навчальних закладів державної форми власності критичними можуть бути питання вартості СЕД;

залежно від специфіки кафедр, що застосовують у навчальному процесі СЕД (гуманітарні чи технічні), важливим критерієм вибору буде сервісна й консультативна підтримка;

такі фактори, як можливість масштабування й територіальної розподіленості не є пріоритетними в контексті вибору системи для навчальних цілей, адже із нею студенти будуть працювати локально в спеціальній аудиторії і кількість робочих місць повинна відповідати розміру академічної групи, що порівняно потребами реального підприємства відповідає здебільшого базовим версіям СЕД різних розробників [4, с. 118-119].

Крім вказаного, фахівці звертають увагу і на проблемні аспекти, які виникають при впровадженні систем електронного документообігу у навчальний процес: «ІТ-фахівці, в чиї функції входить встановлення, налаштування та підтримка систем електронного документообігу, не знають в достатній мірі основ діловодства. Тому на цьому етапі (створення структури підприємства, визначення користувачів системи, створення довідників та інше) необхідним є залучення спеціалістів, які добре знають як інформаційні технології, так і документаційне забезпечення управління» [5, с. 122].

Однак макропроблемою, яка традиційно залишається поза увагою вітчизняних дослідників, є постійна та надмірна залежність ВНЗ від конкретних продуктів конкретних виробників. Часто візуальні рішення, внутрішня логіка організації роботи певних програм істотно відрізняються одна від одної. Це призводить до того, що викладачі намагаються показати студентам щонайбільшу кількість різних програм, аби ті були готові у практичній роботі працювати з ними. В більшості ж випадків навіть ВНЗ з традиційно сильною школою підготовки фахівців-документознавців мають доступ не більше ніж однієї чи двох різних програм, а отже часто підготовка майбутніх фахівців здійснюється на системах, з якими вони в подальшому можуть ніколи і не зустрітись в практичній діяльності.

Більше того, в багатьох випадках ВНЗ намагаються залучити до освітнього процесу (в якості викладачів) співробітників компаній-розробників тих систем електронного документообігу, які встановлені у ВНЗ. Цей шлях не є виключно українським. Наприклад, в Пітерському електротехнічному університеті в якості викладача працював генеральний директор однієї з компаній, що займається впровадженням електронних архівів БТОИ-М та оцифровуванням документів [6]. Така практика не може визначатись як виключно хибна чи позитивна, але вона має особливо враховувати специфічність освітнього процесу та важливість ознайомлення студентів не так з конкретними продуктами, як з принципами автоматизації документних потоків організації.

При цьому не можемо не відзначити, що використання конкретного програмного продукту певної компанії (особливо коли це єдиний доступний студентам продукт) частіше за все призводить до очікуваної редукції освітнього процесу з підготовки управлінських кадрів, які орієнтовані на проектну діяльність (в т.ч. -- проектування систем документообігу підприємства чи підготовки документного процесу до автоматизації) на підготовку майбутніх працівників відділів документаційного забезпечення управління. Як наслідок, це повністю протирічить логіці підготовки фахівців вищої кваліфікації у ВНЗ 3-4 ступенів, адже замість системних управлінських та проектних знань фахівці-документознавці частіше за все отримують навички на рівні випускників професійно-технічних освітніх закладів, що готують фахівців з діловодства.

Тобто, фахівці-документознавці, де-факто, часто не мають необхідних навичок проектування документних систем, комплексного розуміння моделі документного потоку установи, логіки взаємодії такої установи з іншими юридичними та фізичними суб'єктами. Це призводить до хибного позиціонування таких фахівців на ринку праці, як суто фахівців з діловодства (тобто сфери практичної обробки документної інформації).

Показовим позитивним прикладом адекватного та стратегічно вірного підходу до освітнього процесу з підготовки фахівців-документознавців є досвід Університету Данді (University of Dundee). В університеті створено Центр архівних та інформаційних досліджень, який здійснює підготовки архівістів та документознавців (фахівців з управління записами). В програмі підготовки є курс «Керування електронними записами» (Electronic Records Management) [7]. Його метою є навчити студентів управляти електронними записами, що є обов'язковим для всіх організацій, для того щоб залишатись конкурентноздатними в епоху цифрових технологій. На думку авторів курсу, враховуючи експоненціальне зростання обсягів та необхідних потужностей потрібних для обробки електронних даних, буде стратегічно вірним дати зрозуміти архівістам та фахівцям з управління документами (записами) ключові принципи ефективного управління електронними записами, що вже сьогодні є для них життєво важливим вмінням. Для цього в межах курсу студенти мають писати аналітичні матеріали та розвивати свій стиль бізнес-письма шляхом складання доповідей, направлених директору їх організації та вищому керівництву. Також студенти будуть розвивати базу знань, зацікавленість в просуванні своєї організації до автоматизації діловодства.

Серед іншого в даному курсі розглядаються:

технічні терміни та поняття;

наукові дослідження та поточні події;

фактори які сприяють чи заважають розвитку бізнесу;

електронні документи та системи управління документ ними потоками (ED/RMS);

аналіз масивів електронних документів, які циркулюють в певній організації, а також вироблення рекомендацій щодо покращення роботи систем електронного документообігу в організації.

Серед найбільш перспективних можливих варіантів вирішення проблеми, що є метою даного дослідження, вбачаються два підходи.

Перший, полягає у створення міжвузівського консорціуму для розробки спільними зусиллями в інтересах освітнього процесу спеціального навчального комплексу -- системи електронного документообігу. Метою створення такого комплексу буде всебічне ознайомлення майбутніх фахівців із універсальними підходами до автоматизації процесів документообігу у всій їх цілісності та масштабності.

Однак, реалізація цього варіанту пов'язана із досить значними фінансовими витратами для кожного із учасників такого консорціуму, крім того це потребуватиме значного часу на розробку відповідної програми. Компромісним варіантом рішення цієї проблеми є використання вузами програмних продуктів систем електронного документообігу з відкритим кодом (за ліцензією GNU GPL). Такі програми в багатьох випадках зорієнтовані саме на використання їх в науковому чи освітньому процесах.

Наприклад, такі програми як LogicalDOC Document Management, OpenDocMan, OpenKM дають потужний інструментарій для опанування майбутніми фахівцями загальних основ роботи з системами електронного документообігу. Водночас варто враховувати, що більшість систем з відкритим кодом більшою мірою базуються на використання веб-інтерфейсу, а отже мають певну специфіку роботи із документами, для яких потрібен принаймні мінімальний рівень втаємничення (наприклад -- комерційна інформація).

Іншим прикладом є програма компанії Alfresco, яка також є продуктом з відкритим кодом та рекомендується до використання в урядових агенціях США Адміністрацією національних архівів та записів (National Archives and Records Administration, NARA) [8].

Вочевидь, найбільш виправданим кроком на шляху використання програмних продуктів з відкритим кодом у освітньому процесі буде обрання одного з них рішенням консорціуму для подальшої адаптації до потреб освітнього процесу. Ця адаптація буде включати в себе: переклад українською мовою, створення простих та зрозумілих для поширення інсталяційних пакетів, навчання викладачів ВНЗ цій системі, створення простих інструментів адміністрування високого рівня для моделювання документаційних систем на підприємствах).

Відповідно, вже згаданий вище консорціум вузів замість розробки нового програмного забезпечення міг би зайнятись локалізацією потрібного йому програмного продукту, який в подальшому став би спільним середовищем (мережею) для навчального процесу, де студенти під час роботи в системі могли надсилати та отримувати документи від студентів інших вузів.

Ще одним варіантом є використання подібних продуктів, які розроблені державними структурами. На жаль, хоча Держспецзв'язок (силами ДП «Українські спеціальні системи» [9]) і створив власну систему електронного документообігу для впровадження в органах державної влади, однак станом на 2017 рік даних про неї майже немає і, вочевидь, система так і не була повноцінно реалізована. На противагу цьому починаючи з 2015 року в Адміністрації Президента України було розроблено власну систему електронного документообігу «Система електронного документообігу» (СЕД АПУ), що базується на програмних рішеннях фірми Microsoft. Загалом, ця система надає необхідний інструментарій для автоматизації документаційних процесів в органах державної влади та цілком може бути використана в освітньому процесі за умов її адаптації до специфіки навчального процесу. Особливо впровадження такої системи в якості навчальної бази було б актуально для студентів, які навчаються на спеціалізації «Документознавець, менеджер органів державної влади» [10].

Слід визнати, що за чинної практики проведення лабораторних робіт студенти не отримують необхідних знань про курс «Електронний документообіг». Оновленою концептуальною рамкою проведення практичних робіт для слухачів цього курсу має стати наскрізний сценарно-ігровий комплекс (ділова гра), яка дозволяє студентам сприймати діловодчий процес, не як набір ізольованих випадків пов'язаних з реєстрацією та проходженням документа по системі, але як складову цілісної діяльності організації спрямованих на досягнення єдиної мети та реалізації завдань.

Висновки

Питання обрання конкретних програмних продуктів для навчання майбутніх фахівців-документознавців набуває нових вимірів, пов'язаних в тому числі з окремими аспектами національної безпеки. Чинна практика підготовки студентів в межах дисципліни «Електронний документообіг», яка пов'язана не так із браком фінансових можливостей до використання певних програмних комплексів, як із принциповим нерозумінням стратегічного завдання підготовки таких фахівців (не як фахівців-діловодів, а як фахівців з проектування документних систем з їх подальшою всебічною автоматизацією) призводить до хибного позиціонування таких фахівців на ринку праці, як суто фахівців з діловодства (тобто сфери практичної обробки документної інформації), а отже -- і зменшення їх конкурентоздатності на ринку праці.

Вирішення цієї проблеми полягає передусім у зміні концептуального підходу до викладання дисципліни «Електронний документообіг», а відтак і зміни логіки обрання програмних продуктів для освітнього процесу. Вони мають задовольняти, передусім, вимогу до забезпечення студентам можливості здійснювати макропроектну діяльність, а не опановувати сам програмний продукт на рівні користувача.

Це буде потребувати від ВНЗ в яких здійснюється підготовка таких фахівців іншої логіки добору програмних продуктів. В т.ч. -- особливий акцент на програмних продуктах з відкритим кодом та тих програмах з електронного документообігу. Які розроблені державними інституціями та можуть бути адаптовані до використання в освітньому процесі.

Список літератури

1. Указ Президента України № 133/2017 Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 28 квітня 2017 року «Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)» [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.president.gov.ua/documents/1332017-21850

2. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://fossdoc. ru/vybor-sed

3. Мавієнко О. В. Основи організації електронного документообігу [Текст]: навч. посіб. для студ. ВНЗ / О. В. Матвієнко, М. Н. Цивін. - К.: Центр учбової л-ри, 2008. - 112 с.

4. Лец К. В. Вибір системи електронного документообігу для забезпечення навчального процесу у вищому навчальному закладі / К. В. Лец // Гуманітарний часопис. - 2015. - № 1. - С. 116-121.

5. Овчаренко О. И. Способы повышения эффективности обучения принципам и методам работы с системами электронного документооборота / О. И. Овчаренко, А. И. Богданенко // Вестник Таганрогского института управления и экономики. - 2009. - № 1. - С. 122-127.

6. Как преподается электронный документооборот в техническом ВУЗе [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://habrahabr.ru/company/alee/blog/132474/

7. Electronic Records Management [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.dundee.ac. uk/cais/ programmes/modules/electronicrecordsmanagement/#d.en.167129

8. Open Source Tools for Records Management [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://www.archives. gov/files/records-mgmt/prmd/open-source-tools-for-records-mgmt-report.pdf

9. Про Державне підприємство «Українські спеціальні системи» [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.uss.gov.ua/about-the-company

10. Про СЕД [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://sed.reforms.in.ua/basic-page/pro-sed

Размещено на Allbest.ru