Размещено на http://www.allbest.ru/

Челябинская государственная академия культуры и искусств

Кафедра библиотечно-информационной деятельности

Контрольная работа

по курсу «Общее библиотековедение»

БИБЛИОТЕКИ ВУЗОВ: ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА, СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Челябинск 2011

План

библиотека учебный заведение обслуживание

Задачи библиотеки вуза

Структура библиотеки вуза

Содержание работы библиотеки вуза

Список использованной литературы

Задачи библиотеки вуза

Библиотеки вузов - специальные библиотеки, действующие в составе высших учебных заведений и обеспечивающие библиотечно-информационное обслуживание студентов, аспирантов, докторантов, профессорско-преподавательского состава, вспомогательного персонала вуза.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

1. Полное и оперативное библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание студентов, аспирантов, докторантов, научных работников, преподавателей, инженерно-технического персонала и других категорий контингента вуза в соответствии с информационными запросами на основе широкого доступа к фондам.

2. Формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем вуза и информационными потребностями пользователей.

3. Организация и ведение справочно-поискового аппарата: каталогов, картотек и баз данных.

4. Участие в воспитательной и гуманитарно-просветительской деятельности вуза, формировании у обучающихся социально необходимых знаний и навыков, гражданской позиции, профессиональных интересов.

5. Воспитание библиотечно-информационной культуры, обучение пользователей современным методам поиска информации.

6. Совершенствование работы библиотеки на основе внедрения современных технологий и компьютеризации библиотечно-информационных процессов.

7. Проведение научных исследований и методической работы по вопросам воспитательного и информационно-библиографического обслуживания.

8. Координация и кооперация деятельности с библиотеками, органами научно-технической информации и другими учреждениями для более полного удовлетворения потребностей пользователей в документах и информации.

9. Осуществление хозяйственной деятельности в целях оптимизации библиотечного обслуживания.

Структура библиотеки вуза

Современная библиотека представляет собой сложный комплекс, успешная работа которого во многом зависит от структуры управления. Организационная структура - это структура управления.

Под организационной структурой понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц, выполняющих различные функции по управлению библиотекой. Понятие организационная структура управления означает организацию элементов управляющей системы, относительно устойчивый порядок расположения этих элементов. Организация управления строится по производственно-территориальному признаку, соответственно выполняемым функциям. Организационная структура представляет собой совокупность всех служб библиотеки и существующих между ними связей, как по горизонтальной линии, так и по вертикальной, от директора до библиотекаря. Организационная структура определяет построение, состав, входящих в нее органов и звеньев, их задачи, функции, хозяйственное положение, связи между ними и характер взаимодействия, их место в системе управления.

Структура управления библиотекой вуза

Организационная структура показывает связь и подчиненность между ее. подразделениями.

Рациональное построение организационной структуры зависит от характера работ и технологии. Она является рациональной, если обеспечивает наименьшее число ступеней в системе управления, четко очерченный круг функций, отсутствие дублирования, наименьшее число приема и выхода команд у каждого звена управления.

Организационная структура управления отражает реальный, расчлененный на части процесс управления. Она зависит от ряда факторов, которые влияют на нее непосредственно и косвенно. Это - цели, задачи, функции, принципы, методы, кадры, техника, технология управления, организация труда.

Следует отличать понятие структуры аппарата управления библиотеки от организационной структуры, потому что последняя охватывает не только структуру аппарата управления, но и производственную структуру библиотеки. Структура строится в соответствии с задачами управления. К ней предъявляются следующие требования: экономичность, эффективность, простота, устойчивость по отношению к воздействиям внешней среды.

Организационная структура предполагает выделение количества отделов и служб в пределах их минимально допустимого и оптимального размеров, четкую специализацию, определение пределов юридической самостоятельности звеньев, разработку положений о структурных подразделениях библиотеки, способствует совершенствованию структуры органов управления. В организационной структуре видим единство ступеней и звеньев управления в их взаимосвязи и соподчиненности. Она отражает степень интеграции и специализации в управлении. Критерием рациональности организационной структуры управления могут служить: наименьшее число ступеней в управлении, сосредоточение в каждом звене управления всех необходимых функций, отсутствие дублирования и т.д. Организационная структура разрабатывается на основе функций управления библиотекой, «Положения о библиотеке» и др.

Выбор типовой организационной структуры управления библиотекой осуществляется в соответствии с тем, к какой группе по оплате труда она относится. Большое влияние на формирование организационной структуры управления оказывает степень централизации функций управления. Важно учитывать применение компьютерной и организационной техники. При централизованном управлении основные функции реализуются структурными подразделениями управления и повышают оперативность.

Как правило, в библиотеках полностью централизуются следующие функции: комплектование и обработка фондов, обслуживание читателей и т.д. Организационная структура библиотеки и, прежде всего, типы звеньев, образующих ее, в значительной мере предопределяют эту структуру организационного управления - ее структуру, звенность систем, состав функций, выполняющихся на различных уровнях, характер методов управления. Организационная структура должна осуществлять экономию коммуникаций между отделами, более тесное и эффективное сотрудничество. Это один из мотивов укрупнения отделов или подчинения группы отделов одному и тому же координатору.

Наибольшее влияние на организационную структуру управления оказывают функции управления, их состав, содержание и объем. Процесс формирования функций структуры - это организационное закрепление тех или иных функций за подразделениями аппарата управления. Развитие функций управления обуславливает и объясняет и развитие организационной структуры. Проблема соотношения структуры и функций в настоящее время приобретает особую актуальность в связи с расширением одних, сужением других и отмиранием третьих функций различных органов управления. Поэтому анализ системы функций обязательно должен предшествовать исследованию проблемы структуры управления.

Организационная структура - не самоцель, а только средство, при помощи которого обеспечиваются максимальные результаты. Как показывает практика, процесс приспособления к условиям происходит каждые 5-10 лет. Объем работ по совершенствованию организационного управления сейчас весомо возрастает, с каждым годом совершенствуются и методы управления. Все это говорит о том, что необходимо создание социальных и функциональных общественных органов для совершенствования организационного управления отделов, таких как научно-методический отдел, маркетинга, инноваций, НОТ и управления и т.д., служб, секторов, сотрудников. При отсутствии самостоятельного подразделения трудно обеспечить комплексный подход в работе по совершенствованию управления. Практически службу совершенствования управления целесообразно создавать в составе того подразделения, которое выполняет наибольший объем работы в этой области, и которое обеспечивает организацию работ по совершенствованию управления библиотекой более экономично и оперативно.

Формально организационная структура может быть представлена в виде организационной схемы, на которой указывается место каждого производственного участка в библиотеке, задачи и их функции, формальные линии осуществления полномочий в пределах установленных должностей, роль каждого подразделения, устанавливается число руководителей, разграничиваются функции служб и функции линейной администрации, определяется число подразделений и численность сотрудников. В схеме управления определяются права руководителей всех звеньев, каждого основного подразделения. По организационной схеме каждый из сотрудников может себе представить границы своей компетенции, дирекция - место каждого сотрудника в общей системе организации, их взаимосвязь.

Характерной чертой управления является отсутствие застывших структурных схем организации управления. Рациональная структура управления является основой для координирования всей деятельности библиотеки, обеспечивает управленческую деятельность, упрощает делопроизводство, разделение линейных, функциональных и целевых связей и определение их места в общей деятельности библиотеки.

Структура библиотеки

Цели, задачи, функции библиотеки влияют на ее структуру и отражают наиболее стабильные, стойкие взаимосвязи в библиотеке как системе, упорядоченность ее относительно обособленных подсистем. Если организацию работы и управления можно определить как их содержание, то структура является их формой и строится с теми же функциями и задачами, которые возложены на библиотеку.

Структура библиотеки фиксируется в системе организационной структуры библиотеки: в положениях о библиотеке, ее структурных подразделений, должностных инструкциях сотрудников. Разработка структуры направлена на выявление и использование резервов, имеющихся в системе организации управления, повышение эффективности действия системы организации и управления на работу библиотеки.

По мере развития структуры устаревают. Рациональное построение организационной структуры зависит от характера работ и технологии. Выбор типовой организационной структуры организации и управления библиотекой осуществляется в соответствии с тем, к какой группе по оплате труда она относится. Наибольшее влияние на организационную структуру библиотеки оказывают функции, выполняемые библиотекой, их состав, содержание и объем. При разработке структуры библиотеки необходимо учитывать и придерживаться ее главного достоинства - простоты: чем меньше звеньев, тем выше эффективность управления. Организацию структуры библиотеки никогда нельзя считать завершенной, т. к. она представляет собой процесс, постоянно изменяющийся в зависимости от внутренних и внешних условий библиотеки, которая должна постоянно приспосабливаться к новым условиям, т. е. быть динамичной.

Структура библиотеки, внутрисистемные связи между подсистемами и элементами обеспечивают её целостность и функциональность, а внешние связи библиотеки со средой - её адаптивность и самоорганизацию.

Внутренняя среда вуза по отношению к библиотеке является внешней средой (средой прямого воздействия), под её влиянием в наибольшей степени трансформируется деятельность библиотеки вуза, изменяются миссия, стратегия, цели, задачи. Библиотека как подсистема вуза реагирует на стратегически важные изменения, происходящие в вузе; в сравнении с другими подсистемами она является сверхчувствительной и отзывается практически на все значимые изменения.

Влияние внешних факторов (конкуренция на региональном рынке образовательных услуг, интеграция образовательных учреждений различного уровня, изменение стратегии вузов) детерминирует деятельность библиотеки как центра межрегионального библиотечного объединения библиотек образовательных учреждений разного уровня. При этом формируются новые межведомственные и межрегиональные библиотечные связи, происходит усиление организационно-методической функции, возрастает значение стратегического управления.

Содержание работы библиотеки вуза

Библиотеки выполняют важные социальные функции - способствуют реализации конституционных прав граждан на образование, пользование достижениями культуры, отдых, свободу научного, технического и художественного творчества, содействуют повышению сознательности и формированию активной жизненной позиции, оказывают помощь в широком распространении научно-технических знаний, внедрении достижений науки и техники в общественную практику.

Наметив цели и задачи библиотеки, можно определить ее функции, от правильного определения которых, во многом зависит управление библиотекой. Функции раскрывают основное содержание работы библиотеки, они представляют специфический вид работ, обеспечивающий рациональную форму разделения труда сотрудников. Ни одна из функций не выступает самостоятельно, их единство составляет основу управления.

Основные функции дробятся на подфункции. В ходе дробления функций возникает структура управления библиотекой и ее подразделениями. Функции бывают общие, как, например, производственная, финансовая, социологическая, кадровая, управленческая, исследовательская, хозяйственная, а также - частные (специфические), например, комплектования фондов, обслуживания читателей. Существуют функции-задачи, направленные на непосредственное выполнение поставленных целей, и функции-элементы - составные части функций-задач. Библиотеки, в зависимости от их специфики, сложности работ, размеров, возможностей, потребностей, создают отделы, службы, секторы, группы, соответствующие функциям-задачам. При этом учитывается объем работ для осуществления каждой функции, необходимая численность сотрудников по категориям, берется во внимание оптимальное количество структурных подразделений. Для каждого из них устанавливается направление деятельности, конкретные четкие задачи и ответственность, границы компетенции и права, широта и характер отношений с другими структурными подразделениями библиотеки, вуза и другими организациями и учреждениями.

Крупные функции, например, обслуживание читателей, выполняют несколько отделов. Небольшие функции сосредотачиваются в одном структурном подразделении или их исполнение поручается отдельным исполнителям. В небольших библиотеках функции комплектования фондов, их обработки и организации каталогов выполняет один отдел. Вместе с тем, не рекомендуется в рамках одного и того же отдела создавать сосредоточение функций, совсем не имеющих или имеющих очень мало общих или сходных элементов. Это приводит к отсутствию координации или недостаточной координации по одной из функций.

Состав функций изменяется под воздействием научно-технической революции, увеличения объема работы, в соответствии с новыми требованиями, задачами, которые ставятся перед вузовскими библиотеками. В настоящее время получили и получают развитие, как в библиотеках вузов, так и в других библиотеках новые функции и, соответственно, создаются новые структурные подразделения, их осуществляющие: отделы, службы, секторы, группы информационных технологий, научной и технической информации, инновационной деятельности, маркетинга, механизации и компьютеризации процессов, научно-методической, массовой работы, научной организации труда и управления, читальные залы технических средств, Интернет-класс, причем эти функции и в дальнейшем будут усиливаться.

Общие функции вузовской библиотеки определены «Типовым положением о библиотеке вуза», где отмечено, что библиотека является учебно-вспомогательным, научным, информационным и культурно-просветительным структурным подразделением высшего учебного заведения, которое обеспечивает литературой и информацией, учебный, воспитательный и научно-исследовательский процессы.

Основные специфические функции, присущие вузовской библиотеке это: обеспечение учебного, воспитательного, научно-исследовательского процессов; комплектование, обработка, организация, хранение, пропаганда и использование книжных фондов; организация каталогов; обслуживание читателей; информационно-библиографическая, массовая, научно-методическая и исследовательская работа.

Вспомогательные функции, которые обеспечивают успешное выполнение основных функций, выполняют отдел механизации и автоматизации библиотечных процессов, отдел вспомогательных служб (копировально-множительная, микро-фотолаборатория, переплетная мастерская, художественного оформления библиотеки) и хозяйственная служба.

С целью правильного использования этих функций для достижения поставленных целей необходимо осуществить их координацию, управление людьми и контроль за результатами. Это осуществляет административная функция или функция управления. Эта функция венчает все остальные функции.

Функцию комплектования фондов осуществляет отдел комплектования. В задачу отдела входит осуществление научного, профильного, планового, полного, оперативного, целенаправленного и систематического комплектования и докомплектования фондов совместно с кафедрами и другими подразделениями вуза, советом по комплектованию, на основе положения о формировании фондов и тематико-типологического плана комплектования библиотеки и отделов; управлять количеством и качеством получаемых изданий, их движением, учетом, списанием, внутренним и международным книгообменом, справочно-вспомогательным аппаратом, анализом книгообеспеченности студентов учебниками и учебными пособиями, финансовой отчетностью, методической деятельностью библиотеки по вопросам комплектования, организацией координации работы по комплектованию фондов с библиотеками района, города, рационализацией процессов и операций работы, внедрением в работу инноваций, привлечением к работе читательского актива.

Функции научной обработки документов и организации каталогов библиотеки осуществляет отдел научной обработки документов и организации каталогов. В его задачу входит на основе компьютерной техники, оперативная обработка, описание, систематизация, отражение в каталогах и передача в отделы партий литературы, создание и ведение системы библиотечных каталогов на традиционных и современных машинных носителях информации с целью многоаспектного раскрытия библиотечного фонда; управление потоком движения фондов в процессе обработки, книгоописанием и организацией алфавитного каталога, систематизацией и организацией систематического каталога, созданием справочного аппарата к системе каталогов библиотеки и организацией их пропаганды среди читателей, оказание методической помощи в создании каталогов библиотеки, филиалам, кафедральным библиотекам, отделам библиотеки, внедрение передовых форм и методов работы, привлечением читательского актива к работе; участие в создании отраслевых, региональных и общегосударственных баз данных.

Функции организации, хранения, пропаганды и использования книжных фондов библиотеки выполняют отделы книгохранения, обслуживания читателей, массовой работы.

Задача отдела книгохранения - организация, рациональное размещение, сбережение, пропаганда и рациональное использование, реставрация и консервация фондов; управление формированием фондов по отраслям знаний, по профилю вуза, по видам изданий, их целенаправленное, систематическое изучение и анализ использования библиотечных фондов, оптимизации их формирования, с целью пополнения, очищения, пропаганды и рационального использования, управления книгохранилищем как системой; внесение в Министерство образования и науки предложений по поводу изданий учебной и научно-методической литературы.

Исходя из поставленных задач, осуществляются следующие функции: формирование библиотечных фондов, путем приобретения научной, учебной, художественной литературы, согласно учебным планам, программам и тематики научных исследований, формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем вуза и информационными потребностями читателей.

Задача отделов обслуживания читателей заключается в организации эффективного, рационального, оперативного, дифференцированного обслуживания как студентов, так и преподавателей, сотрудников вуза, читателей из других организаций и учреждений на абонементах, в читальных залах, по МБА, ЗА, на факультетах, межфакультетских библиотеках, НИИ, филиалах, библиотеках на кафедрах, лабораториях, кабинетах, СПКТБ, общежитиях и иных пунктах выдачи литературы; бесплатном обеспечении читательского контингента вуза библиотечным обслуживанием; в управлении процессом записи читателей, пропаганде фондов, дифференцированном обслуживании читателей, анализе читаемости и книгообеспеченности читателей совместно с читательским активом с целью докомплектования фондов и удовлетворения запросов читателей; в работе с отказами на издания и читательской задолженностью; в управлении системами абонементов читальных залов, потоками читателей - все это исходит из закономерности цикличности работы вуза, библиотеки и графика организации работы вуза и учебного процесса; в предоставлении дополнительных платных услуг читателям исходя из действующих перечней; организации информационного и библиографического обслуживания сторонних организаций и граждан на компенсационной основе, определенной договором.

В задачу отделов социально-экономической и художественной литературы, массовой работы входит, исходя из плана воспитательной работы вуза, совместно с ректоратом, центром культуры и искусства, деканатами, кафедрами, студсоветами в общежитиях, старостами и кураторами групп, научными обществами, читательским активом и другими организациями осуществлять массово-воспитательную и общеобразовательную работу среди студентов и сотрудников, вести широкую пропаганду книги путем организации и проведения читательских конференций, устных журналов, литературных и музыкальных вечеров, диспутов, библиографических обзоров, книжных выставок и других мероприятий. Активная пропаганда нормативных актов по вопросам образования и воспитания студенческой молодежи. Управление процессами воспитания читателей, формирование научного мировоззрения, интернационализма, патриотизма, военно-патриотического воспитания, привитие эстетических и художественных вкусов, координация этой работы в вузе, а также с библиотеками города и района, привлечение к этой работе широкого читательского актива - все это также входит в работу отделов массовой работы.

Функции справочно-библиографической и информационной деятельности выполняет научно-библиографический отдел, а также службы, секторы, группы научно-технической информации. Назначение научно-библиографического отдела - организация, комплектование, формирование, использование и пропаганда справочно-библиографического аппарата (как традиционных, так и новых носителей информации) в соответствии с направлениями учебно-воспитательной и научно-исследовательской работы вуза. Его цель - оперативное справочно-библиографическое обслуживание всех категорий читателей, управление системой справочно-библиографического обслуживания. Отдел создает и ведет систему библиографических картотек на традиционных и современных машинных носителях информации с целью многоаспектного раскрытия библиотечного фонда; организует пропаганду библиотечно-библиографических и информационных знаний, ведет научно-библиографическую деятельность; занимается рационализацией процессов работы отдела, координацией работы с другими библиотеками, привлечением актива читателей к работе, воспитанием информационной культуры читателей, прививает им навыки пользования книгой и библиотекой; осуществляет информационное и библиотечно-библиографическое обслуживание читателей, изучает информационные потребности научных сотрудников и студентов вуза с целью их оптимального удовлетворения; организовывает работу общественных информаторов кафедр и научных подразделений вуза и оказывает им необходимую помощь; составляет и готовит к печати библиографические указатели, списки литературы в помощь научной, учебно-воспитательной работе вуза, выполняет все виды библиографических справок, проводит библиографические обзоры и т. д. Отдел организовывает для студентов согласно учебным расписаниям занятия по курсу «Основы информатики, библиотековедения и библиографии», пропагандирует библиотечно-библиографические знания, прививает навыки поиска и использования информации в учебном процессе и научной работе путем проведения индивидуальных консультаций, организации книжных выставок и др.

В задачи отдела (службы) научно-технической информации входит организация оперативного, полного, четкого информационного обслуживания всех категорий читателей, исходя из планов учебно-воспитательной и научно-исследовательской работы вуза, на основании широкого привлечения читательского актива. Отдел принимает участие в подготовке и проведении мероприятий по научно-технической пропаганде, которые организовываются вузом; осуществляет управление комплектованием, формированием и использованием справочно-информационного фонда (СИФа); организовывает индивидуальное, групповое и массовое информирование с целью оперативной и полной пропаганды новейших достижений отечественной и зарубежной науки и техники. Отдел активизирует информационную деятельность за счет взаимодействия библиотеки с органами НТИ и учреждениями, которые имеют документальные и информационные базы данных.

Научно-методическую и исследовательскую функцию в библиотеке осуществляют отделы, кабинеты, службы, секторы, группы, отдельные сотрудники отделов научно-методической, организационной работы, анализа и научных исследований, инноваций, маркетинга. Эти подразделения изучают и внедряют в практику работы передовой библиотечный опыт; осуществляют научно-методическую работу (аналитическую, организационную, консультативную) по усовершенствованию всех направлений деятельности библиотеки; обеспечивают повышение квалификации сотрудников библиотеки, повышение их общеобразовательного уровня и профессионального уровня; организовывают обучение специалистов библиотеки навыкам работы с компьютером, техникой в автоматизированных системах. В их задачу входит: постоянное совершенствование форм и методов деятельности библиотек; ведение самостоятельной и соучастие в научно-исследовательской, учебной и организационно-методической работе по вопросам книговедения и информатики, библиотековедения и библиографии; организация и проведение научно-практических конференций сотрудников, управление научной работой сотрудников. Они занимаются издательской деятельностью, социологическими и другими исследованиями в библиотеке, внедрением рациональной организации труда и управления в библиотеке и ее структурных подразделениях, методическими разработками в помощь библиотекам, отделам, филиалам, кафедральным библиотекам; системой повышения квалификации сотрудников, разработкой регламентирующей и технологической документации, работой методсовета, бибсовета, совета дирекции, изучением пропагандой и внедрением современных теоретических достижений и передового опыта работы библиотек. Их функцией является организация научно-методической работы, развитие творческой активности сотрудников; координация научной, методической, исследовательской деятельности, анализ работы библиотеки по ведущим направлениям деятельности; совершенствование технологии библиотечных процессов и операций; координация и направление исследовательской деятельности библиотеки. Основная задача этой функции - оказание помощи коллективу библиотеки, библиотекам города, страны в совершенствовании процессов работы и качества обслуживания читателей на основе новейших достижений библиотечно-библиографической науки и библиотечной практики.

Вспомогательные функции в библиотеке выполняют отдел механизации и автоматизации библиотечного труда и отдел вспомогательных служб, хозяйственная служба (отдел). Задача отдела механизации и автоматизации библиотечно-информационных процессов (информационных технологий) - способствовать совершенствованию обслуживания читателей, информационного, справочно-библиографического обслуживания путем внедрения современных технических средств на различных участках деятельности библиотеки; создание современной технической базы для развития локальных автоматизированных библиотечных систем; обеспечение эксплуатации всего оборудования и технических средств, а также обучение сотрудников библиотеки; совершенствование всех видов библиотечных услуг на основе современного технического оснащения и вычислительной техники; расширение номенклатуры библиотечных услуг, повышение их качества на основе новой информационной техники и технологий, компьютеризации информационно-библиотечных процессов; использование элементов хозяйственного расчет; управление процессом оснащения библиотеки современными средствами механизации и автоматизации, их успешной эксплуатацией, повышение производительности труда сотрудников с целью оперативного обслуживания читателей.

Назначение отдела вспомогательных служб - оказание помощи в обеспечении нормальной деятельности основных функций библиотеки; обеспечение читателей ксерокопиями необходимых материалов, имеющихся в библиотеке в одном экземпляре, микрофильмирование и микрофиширование изданий, снятие копий с микроносителей, обеспечение получения необходимых фотокопий и фотографий, переплет изданий и материалов, художественное и эстетическое оформление библиотеки; управление работой службы копировально-множительной техники, микро- фотолаборатории, переплетной мастерской, художественным и эстетическим оформлением библиотеки и подразделений. Если в библиотеке не имеется отдела вспомогательных служб, то его функции выполняет либо отдел механизации и автоматизации библиотечных процессов, либо хозяйственный отдел служба).

Административно-хозяйственный отдел (хозяйственный отдел, служба, сектор), которым руководят заместитель директора по хозяйству, заведующий хозяйством, выделенный сотрудник, комендант - если библиотека размещена в отдельном здании. Назначение отдела: создание оптимальных условий для работы сотрудников и читателей, укрепление материально-технической базы библиотеки; организация деятельности и руководство хозяйственной и снабженческой деятельностью; обеспечение оборудованием, мебелью, библиотечной техникой, канцтоварами, обеспечение необходимыми материалами хозяйственной и переплетной мастерских, лабораторий множительной техники и микро- фотокопирования; обеспечение чистоты помещений и прилегающей территории, оперативное управление этими процессами.

Функция управления - часть управленческой деятельности, обособившаяся в результате разделения труда и специализации в сфере управления. Под функцией управления понимается комплекс работ, закрепленных за какой-либо частью аппарата управления общностью целей и средств ее достижения. Основные функции управления - это формирование производственной программы и обеспечение ее кадрами, организация работы по ритмичному выполнению производственных заданий, обеспечение стабильности технологических процессов, оперативно-календарное планирование и регулирование выполнения производственных заданий, материально-техническое обеспечение, учет и отчетность, анализ, оценка эффективности и качества труда.

В организационном плане выделяются следующие виды управленческой деятельности: предварительное управление - выработка целей управления, прогнозирование и планирование и оперативное управление - организация, распорядительство, контроль, учет, анализ. Перечисленные виды управленческой деятельности интегрируются в функцию руководство.

Коллектив библиотеки ставит определенные задачи, для выполнения которых создаются соответствующие органы управления. Распределение функций управления между органами зависит от многих факторов. Роль и значение функций прогнозирования, перспективного планирования и руководства возрастают по мере продвижения вверх по иерархической лестнице, в данном случае от заведующих отделами до дирекции библиотеки, а роль функций оперативного и текущего планирования, оперативного управления и контроля возрастают у органов низших ступеней иерархической лестницы от заведующих отделами, главных библиотекарей (библиографов) до заведующих секторами, руководителей групп, старших библиотекарей (библиографов).

Функцию управления (руководства) в библиотеке осуществляет аппарат управления библиотеки, которому помогают отделы, секторы, группы НОТ и управления, комиссия по НОТ в библиотеке, ответственные по НОТ в отделах, постоянно-действующие производственные собрания, бибсовет, методсовет, совет дирекции.

Функции аппарата управления сложны и многообразны, их количество и трудоемкость в различных библиотеках может не совпадать. В зависимости от трудоемкости, работы по той или иной функции и сложившегося разделения труда сотрудников аппарата управления возможна различная степень объединения и разокрупнения функций. В их задачу входит осуществление научного управления как коллективом библиотеки, так и процессами работы, которые осуществляют сотрудники путем разработки научно-обоснованных предложений и рекомендаций по совершенствованию труда и управления в библиотеке, внедрения их в жизнь с целью повышения эффективности труда сотрудников, работы отделов и библиотеки в целом. Они осуществляют управление развитием и ресурсами библиотеки, техническими процессами, кадрами, культурой, организацией и качеством труда сотрудников и обслуживания читателей.

Основные функции библиотеки закрепляются в «Положении о библиотеке вуза» (28, 37, 38, 42), распределение функций между отдельными подразделениями закрепляется в «Положениях об отделах и других структурных подразделениях библиотеки» (28, 40, 41), а разделение функций между сотрудниками в библиотеке и в ее структурных подразделениях закрепляется в «Должностных инструкциях», разработанных на основе «Положений о структурных подразделениях» и «Квалификационных характеристик должностей служащих культурно-просветительных учреждений» (29,30).

Так реализуется функциональный подход к управлению библиотекой, сущность которого состоит в выделении совокупности конкретных функций управления, как в определенной степени обособленных видов управленческого труда, так формирование для их осуществления специализированных функциональных подсистем управления.

Для выполнения и поддержания функций библиотеки сотрудники аппарата управления используют систему таких типовых элементов управленческого цикла: планирование, прогнозирование, нормирование, организация, координирование и регулирование, анализ и синтез, стимулирование, учет, контроль, отчетность.

Одним из элементов организации работы библиотеки является планирование - ведущий инструмент и стратегическая форма организации и управления, при помощи которого решаются ключевые проблемы на всех уровнях организации и управления библиотекой. Оно включает научное прогнозирование, которое представляет его первую ступень. Планы и прогнозы составляют единое целое. Важнейшее условие прогнозирования - моделирование различных ситуаций состояния библиотеки и ее подразделений в течение планируемого периода. Планирование применяется в различных формах, которые характеризуются различием методов: перспективные или стратегические - рассчитанные на длительный срок (пять, десять, пятнадцать лет); долгосрочные - на весь период деятельности библиотеки; текущие - годовые планы работы; оперативные, месячные, квартальные, полугодовые; краткосрочные - к знаменательной дате. Ни одна из форм планирования не применяется отдельно, самостоятельно, изолировано - все они взаимосвязаны и вытекают одна из другой. Планы библиотеки составляются на основании планирования бюджета рабочего времени библиотеки и структурных подразделений. В последнее время библиотеки составляют бизнес-план. Совершенствование форм и методов планирования должно послужить укреплению плановости организации работы и управления библиотекой.

В организации работы библиотеки, структурных подразделений и каждого сотрудника особое место принадлежит учету и отчетности. Они должны служить средством содержания и организации библиотечного труда и работы библиотеки в целом. Необходимо добиться такого положения, чтобы учет в отделе, секторе библиотеки был оперативным, надежным, полным, точным и постоянным. Он должен быть комплексным и повседневным, как и сам труд, и рассматриваться руководством библиотеки и сотрудниками как органическая составная часть библиотечного труда.

Фундаментом учета и отчетности является библиотечная статистика, а точнее - показатели библиотечной статистики, которые отражены в межгосударственном стандарте 7.20-2000 «Библиотечная статистика». Важную роль в организации работы библиотеки играют ГОСТы системы «СИБИД», ДСТУ и международных стандартов системы ISO. ГОСТы системы «СИБИД» призваны способствовать использованию в информационной и библиотечной практике упорядоченной терминологии, унифицированных учетных документов и показателей статистики, содействовать внедрению новых информационных технологий, электронных, корпоративных, автоматизированных библиотек и систем, а также создавать условия для взаимопонимания книгоиздателей, книготорговцев, библиотек и информационных работников. Работа должна иметь планомерный характер, дифференцированный подход к внедрению, пропаганде и использованию стандартов.

Нормативное функционирование библиотеки невозможно без правового регулирования ее деятельности. Правовое обеспечение хозяйственной деятельности библиотек - это правовые средства включения библиотеки в круг экономико-правовых отношений в процессе общественного взаимодействия, которое позволяет им реализовать свое назначение. При этом библиотекам необходимо использовать и свои локальные нормативные акты, и инструменты правового регулирования, такие как стандартизация, сертификация, лицензирование, маркирование, аккредитация, а также применение и использование в библиотечной практике авторского права.

Важную роль в организации работы библиотеки играет организация и ведение делопроизводства, отражающего деятельность библиотеки. Успех или неуспех имеют прямую зависимость от безошибочно составленного и оформленного документа. Рациональное ведение делопроизводства и упорядочение документопотока библиотеки оказывает непосредственное влияние на оперативность деятельности отделов и организацию работы библиотеки в целом, на эффективное использование рабочего времени. Делопроизводство в библиотеке должно вестись в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства, представляющей собой свод правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству. В библиотеке должна быть утверждена номенклатура дел, как в отделах, так и в библиотеке должен быть назначен сотрудник, ответственный за состояние делопроизводства, контролирующий использование документов и содержащихся в них поручений.

Содержание организации работы библиотеки по рекламе и использованию книжных, информационных, электронных и иных документов, в том числе и корпоративных, имеющихся в Интернете, во многом зависит от информационной культуры и информационной грамотности сотрудников библиотеки, читателей, а в вузовской библиотеке - и студентов. Для этого в библиотеке необходима постоянная, систематическая и содержательная работа по привитию всем категориям читателей и сотрудникам библиотеки информационной грамотности, навыков и умений поиска и использования необходимой информации и документов, используя при этом все формы и методы пропаганды (рекламы). В библиотеке необходимо разработать и постоянно развивать систему формирования информационной культуры читателей и сотрудников библиотеки.

В условиях становления рыночных отношений возрастает роль экономики в библиотечной деятельности - это система экономических отношений в библиотечной сфере по вопросам производства, распределения, обмена, использования библиотечных продуктов и услуг, а также совокупность средств, объектов и процессов, используемых в библиотеках в целях обеспечения материальных условий создания библиотечной продукции и услуг с применением труда. Каждая библиотека вуза должна определить задачи и содержание экономической деятельности своей библиотеки, проанализировать, какие виды экономических ресурсов производственно-хозяйственной деятельности имеются и используются в работе библиотеки, осмыслить экономические показатели и наметить пути улучшения хозяйственной деятельности, постоянно осуществлять анализ библиотечной деятельности.

Организация работы библиотеки, ее эффективность в решающей степени зависит от аппарата управления библиотеки и заведующих отделами и службами как главных, ведущих фигур библиотеки, а также руководства профсоюзной и другими общественными организациями. Нельзя недооценивать роль совещательных и коллегиальных органов в организации работы библиотеки. Совещательные органы это: библиотечный совет, совет при директоре, методсовет, совет наставников, совет молодых специалистов, совет читателей, попечительский совет, библиотечные общества и ассоциации, постоянно действующие производственные собрания, совещания, постоянные и временные комиссии, группы, совет по комплектованию, списанию изданий, комиссия по НОТ, нормированию труда и т. д. Их сферы влияния и взаимодействия регулируются координационным планом работы дирекции, общественных, коллегиальных органов библиотеки. Каждый из них решает присущие ему задачи.

Включение библиотек в рыночные отношения требует пересмотра содержания традиционных функций библиотек, корректировки прежних социальных ориентиров и приоритетов, изменения целевых установок, а в конечном итоге - перехода на маркетинговые принципы организации и управления. Жизнь требует внедрения в работу библиотеки фандрейзинга, лизинга, аутсортинга. Необходимо после проведения тщательного анализа разработать концепцию их внедрения в работу библиотеки.

Совершенствование деятельности библиотек в современных условиях во многом связано с методическим и научно-исследовательским обеспечением их работы. Сегодня без дальнейшего развития научных достижений невозможно движение вперед. Именно наука призвана теоретически обосновывать особенности библиотечной политики на современном этапе, выявлять все ценное и передовое, рожденное практикой. Труд библиотекаря и коллектива библиотеки нуждается в постоянном совершенствовании, внедрении новых разработок, рационализаторских предложений, информационных технологий, инноваций.

Заключительным этапом инновационного процесса является освоение нововведения в библиотеке, когда новшество становится обычной нормой ее деятельности. Внедрение новшеств должно носить оперативный характер. Главное, что способствует эффективности работы - это не внедрение, а освоение новшеств. Этой деятельностью библиотекам необходимо заниматься повседневно, то есть управлять инновациями оперативно, используя принципы комплексности, плановости и непрерывности. Так как информационное общество - это общество знаний, поэтому на библиотеки возложена миссия управления организацией знаний, их приобретения, освоения и передачи.

Международное сообщество пересматривает тенденции развития библиотек в аспекте расширения и умножения человеческого знания - процесса в сущности своей бесконечного. Суммарный объем накопленного человечеством знания постоянно возрастает. Поэтому на первое место выдвигается интенсификация процесса приобретения и переработки знаний. Речь идет о методах получения, закрепления, усвоения, хранения и использования знаний. Организация управления знаниями для библиотек - новое, развивающееся направление.

Каждая библиотека должна постоянно осуществлять методический мониторинг и аналитическую деятельность, то есть анализ и синтез своей деятельности, используя все имеющиеся методы изучения. Под мониторингом следует понимать специально организованную и постоянно действующую систему сбора и анализа статистической информации, проведения дополнительных информационно-аналитических исследований, социологических опросов читателей, диагностики состояния, тенденций развития и остроты общебиблиотечных ситуаций и конкретных проблем библиотеки. Администрация библиотеки должна владеть методикой проверки и анализа деятельности библиотеки и использовать их при проверке деятельности как библиотеки в целом, отдельных ее структурных подразделений, так и направлений работы библиотеки.

Одними из основных направлений в библиотечном деле на современном этапе являются автоматизация, информатизация и компьютеризация библиотечно-информационных процессов. Внедрение новых средств связи, оргтехники, телекоммуникации, компьютеров, дополняя или заменяя ручной труд библиотечных работников, воздействует на предмет труда с целью создания информационных, материальных и культурных благ. Внедрение автоматизированных методов обработки информации значительно уменьшает долю рутинного ручного труда, содействует созданию автоматизированных рабочих мест. Все это ориентировано на то, чтобы поднять престижность труда библиотечного персонала, обеспечить рост его научного, профессионального и культурного уровня, сделать его работу привлекательной и творческой.

В организации работы библиотеки вуза лозунг «Квалифицированные кадры решают все» сегодня как никогда актуален. Таким образом, одним из важнейших, а может быть и самым главным вопросом в деятельности библиотеки является работа с кадрами, их подбор, расстановка, организация и управление, воспитание, повышение квалификации. От качественного решения этой задачи зависит решение всех других. От этого зависит эффективность работы структурных подразделений и библиотеки в целом.

Список использованной литературы

1. Библиотечно-информационная деятельность: история, современное состояние, перспективы развития: материалы науч.-практ. конф. молодых преподавателей и студентов библ.-информ. фак. Вып. 9 / науч. ред. С.Е. Демидова; сост. Е.В. Маклакова; Тюм. гос. ин-т искусств и культуры. Тюмень: Изд-во, 2005. 96 с.

2. Дригайло, В. Основы организации работы библиотеки вуза / В.Дригайло// Библиотечный форум Украины. 2006. № 2. С. 73-80.

3. Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости. Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества / Л.А.Дубровина. М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. 400 с.

4. Дубровина Л. А. Методическое руководство по организации самооценки внутрибиблиотечных систем обеспечения качества и деятельности и услуг / Л.А. Дубровина, А. П. Кочетов. М.: Либерея, 2004. 120 с.

5.Карташов, Н.С. Общее библиотековедение : учебник в 2 ч. Москва: МГУК, 1996.

6. Мотульский, Р. С. Общее библиотековедение: учебное пособие для вузов. Москва, 2004.

7. Оценка эффективности публичных библиотек: Проект пособия ЮНЕСКО. М.: ВГБИЛ, 1990. 76 с.

8. Полл Р. Измерение качества работы: международное руководство по измерению эффективности работы университетских и других научных библиотек / Р. Полл, П. Бокхорст; Пер. с англ. М.: Логос, 2001. 152 с.

Размещено на Allbest.ru