Обоснование разработки и разработка проекта автоматизации учебного процесса в автошколе

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

ОБОСНОВАНИЕ РАЗРАБОТКИ И РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА В АВТОШКОЛЕ



Содержание

Введение

Анализ предметной области

Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

Организация текущего документооборота в учебно-методическом ДЮСШ №5

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процес сов

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Обоснование проектных решений

Проектная часть

Разработка проекта автоматизации

Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Информационное обеспечение задачи

Информационная модель задачи и ее описание.

Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Характеристика результатной информации

Программное обеспечение задачи

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Характеристика базы данных

Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Описание программных модулей

Контрольный пример реализации проекта и его описание

Обоснование экономической эффективности проекта

Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список использованных источников

Приложение А. Листинг программного кода

Введение

Целью данного проекта является обоснование разработки и разработка проекта автоматизации учебного процесса в автошколе. Вопрос автоматизации и информационной поддержки учебного процесса в школе до сих пор остается открытым, то есть не используется никакая информационная система.

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных условиях эффективная деятельность учебного процесса возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности учреждения.

Особенно это касается такой специфической области образования, как подготовка водителей. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, достичь возможностей, недоступных ранее при использовании бумажного документооборота. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.

Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации учебного процесса, автоматизация планирования занятий и автоматизация бухгалтерского учета как связующего звена работы всех остальных отделов. Деятельность на этих направлениях является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности всего учреждения. Успешное решение этих задач является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации учреждения.

Цель исследования - обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизации учебного процесса в автошколе.

Объект исследования - процесс обучения и учета оплат за обучение слушателями школы, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.

Предмет исследования - предметная область процесса обучения и учета оплат за обучение слушателями школы, принятые на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Задачи исследования:

Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.

Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.

Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации.

Обоснование проектных решений решения задачи.

Разработка информационного обеспечения задачи.

Разработка программного проекта решения задачи

Тестирование полученного проекта, устранение недостатков

Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в области управления предприятием. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.

Теоретико-методологическим основанием являются основные понятия теоретических основ автоматизированного управления, проектирования АСОИУ, системного анализа, моделирования систем, экономико-математические методы и модели.

Практическая значимость заключается в разработке и внедрении программного продукта автоматизирующего обработку информации на рабочем месте заместителя директора по учебной работе ДЮСШ №5.

Анализ предметной области

Наименование учреждения в соответствии с Уставом: муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Детско-юношеская спортивная школа №5».

Аккредитация: МОУ ДОД «Детско-юношеская спортивная школа №5» не имеет государственной аккредитации.

Детско-юношеская спортивная школа №5 основана в 1947 году. Ежегодно обучающиеся принимают участие во Всероссийских, областных, городских, районных соревнованиях и праздничных мероприятиях, конкурсах, фестивалях. Школа, является центром методической и спортивно-массовой работы по физической культуре в городе.

Тренеры-преподаватели ДЮСШ №5 проводят спартакиады школьников, участвуют в проведении Олимпиады по физической культуре. ДЮСШ №5 имеет положительный опыт сотрудничества с образовательными учреждениями. Школа поддерживает связь с ВУЗами и профессиональными колледжами г. Улан-Удэ, сотрудничает с учреждениями культуры, СМИ, общественными организациями города.

Учебно-воспитательный процесс в ДЮСШ №5 осуществляется шестнадцатью квалифицированными педагогами, имеющими большой опыт и стаж педагогической работы. Средней возраста педколлектива составляет 41 год. 14 педагогов аттестовано (88%), из них: 63% на 1 квалификационную категорию, 25% на 2 квалификационную категорию. Таким образом, уровень квалификации педагогических и руководящих кадров достаточен для успешного решения стоящих перед ДЮСШ задач.

В ДЮСШ №5 обучается 587 человек, 26,7% от общего количества учащихся из неполных, многодетных, малообеспеченных семей и опекаемых детей.

За 3 года было подготовлено 452 человека, выполнивших юношеский разряд, 204 чел. - взрослый разряд, 5 чел. - КМС и 2 чел. - МС по спортивной гимнастике, легкой атлетике, волейболу. В течение 3-х лет учащиеся ДЮСШ приняли участие в:

- 16-ти Всероссийских соревнованиях (82 чел.)

- 49-ти областных соревнованиях (384 чел.)

- 85-ти городских и районных соревнованиях (1128 чел.)

- 48-ми внутришкольных соревнованиях (918 чел.).

Подготовлено 132 победителя и призера Всероссийских и республиканских соревнований, 694 чел. - победителей и призеров городских и районных соревнований, 44 чел. - победителей городских фестивалей Детского творчества. Это свидетельствует о том, что образовательное учреждение работает результативно.

Административное управление обеспечивает оперативное управление образовательным процессом и реализует основные управленческие функции: анализ, планирование, организационно-содержательную деятельность, организацию контроля, самоконтроля, регулирование деятельности педагогического коллектива, осуществление мотивации.

Административно-управленческая работы школы обеспечивается следующим кадровым составом:

- директор,

- методист,

- заместитель директора по административно-хозяйственной части,

- старшие тренеры-преподаватели отделений.

Администрация школы осуществляет управление всеми структурными звеньями. Основной формой взаимодействия администрации и педагогического коллектива является обмен информацией, индивидуальные и групповые консультации, собеседования, совещания, сбор аналитической информации.

Администрация ДЮСШ №5 поощряет взаимоконтроль, способствует росту профессионального мастерства педагогов. В режиме самоконтроля в школе работают опытные специалисты, способные к объективной оценке своего труда.

Организационная структура управления ДЮСШ №5 представлена на Рисунок 1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.1 Структурная схема управления ДЮСШ №5.

Успешное функционирование всего предприятия в целом возможно лишь при слаженной и организованной работе всех подразделений предприятия.

Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

Целью дипломного проекта является задача автоматизации ДЮСШ №5. Решением этой задачи предусматривается автоматизированная обработка данных, необходимая для повышения эффективности управления учебным процессом.

Теоретической основой исследования явилась работа руководства школы. В работе были использованы статистические данные и материалы ДЮСШ №5.

Для решения задачи необходимо собрать следующую информацию:

данные о тренере группы (фамилия, имя, отчество, телефон, вид спорта);

данные о группе (количество учащихся, адреса, телефоны, данные о посещаемости, успеваемости, о здоровье, социальном положении семьи, данные о родителях).

Информация об учащихся представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки. Она должна отвечать следующим требованиям:

простота - это значит, что информация должна содержать столько данных и в таком объеме, сколько необходимо в данном конкретном случае;

наглядность - сведения должны быть представлены таким образом, чтобы дать возможность быстро определить главное, а не скрывать его за многословием;

однозначность - сведения должны быть ясными, в их толковании нужно следить за семантической, синтаксической и логической однозначностью материала;

сопоставимость - сведения должны проводиться в сопоставимых единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам;

актуальность - сведения должны быть, свежими, оперативными и своевременными, то есть предоставляться без опозданий.

Решение данной задачи обеспечивает:

систематизацию информации по школе;

сбор статистической информации по школе;

осуществление контроля по посещаемости, успеваемости учащихся;

осуществление расчета статистических данных;

формирование необходимых выходных ведомостей;

надежное хранение данных;

улучшение организации работы с учащимися и родителями.

Ход решения задачи выглядит следующим образом:

При поступлении в ДЮСШ №5 родители ребенка предоставляют в приемную комиссию следующие документы: свидетельство о рождении, страховой медицинский полис, медицинскую справку (форма 0.86), 6 фотографий Зх4, заявление. После чего все его полученные документы подшиваются в Личное дело. По решению приемной комиссии учреждения издается приказ о зачислении абитуриента в ДЮСШ №5.

Вся поступающая в школу информация на каждого ученика обрабатывается вручную и хранится на бумажных носителях, то есть на каждого ученика заводится личное дело, в котором содержатся адресные данные ученика, данные о родителях и постоянно подшиваются иные текущие документы, касающегося этого ученика.

Если ученик переведен из школы в школу, то при подаче документов предоставляется личное дело ученика, а также характеристика на ученика. После того, как все данные занесены в личные дела, преподаватели и тренера работают непосредственно с Журналом, в который заносятся справочные данные (адресные данные, данные о родителях и Ф.И.О. учащегося), результаты успеваемости и посещаемости каждого ученика за четверть. Все Личные дела хранятся у директора, а журналы - в учительской. За правильность ведения личных дел и журналов отвечает Зам по УВР.

Кроме этого, тренера группы имеется дневник воспитательной работы, в который записываются данные о секциях и кружках, которые посещает учащийся и краткая характеристика на каждого ученика. В конце учебного года тренер составляет статистический отчет о состоянии дел в группе. На основе предоставленных отчетов, Завуч составляет сводный отчет по всей школе.

При поступлении ученика в школу используются следующие документы:

свидетельство о рождении;

медицинская справка.

При переводе ученика из другой школы используются следующие документы:

свидетельство о рождении;

медицинская справка;

личное дело.

При переводе ученика в другую школу используются следующие документы:

личное дело;

медицинская справка;

итог успеваемости по прошлым годам;

В результате решения задачи завучем по УВР и классными руководителями формируются следующие отчеты:

«Поименная книга»;

«Списки групп» (в количественных показателях);

«Ведомость успеваемости по группам»;

«Ведомость посещаемости по группам»;

«Сводная ведомость по успеваемости по школе»;

«Сводная ведомость по посещаемости по школе»;

«Сведения о классных руководителях школы»;

«Сведения о родителях»;

«Сведения об учащемся».

Работа Зама по УВР заключается в следующем:

контроль за выполнением учебного плана и рабочих учебных планов, исполнение приказов руководства по учебному процессу и работе со спортсменами;

составление и оформление отчетных документов (контингент учащихся, сводные ведомости по результатам контрольных зачетов, списки, сведения о спортсменах и др.);

разработка докладных записок и проектов приказов по личному составу учащихся;

оформление документов для академических справок учащимся при их переводе в другие ДСШ.

контроль за формированием личных дел учащихся;

участие в работе приемной комиссии;

оформление заявлений об отработанных часах тренеров и преподавателей;

ведение личных карточек учащихся об оплате за обучения.

Помимо этого, каждую четверть производится комплексный анализ учебной деятельности в различных разрезах: по преподавателю, по дисциплинам, по предмету, строятся графики по динамике успеваемости, по преподавателям и другим показателям. На основании данных, получаемых в ходе учебного процесса, семестровых отчетах об успеваемости и посещаемости, по окончании каждого учебного года, составляется ежегодный отчет. В нем подводятся итоги работы и приводятся показатели успеваемости и посещаемости за учебный год.

Организация текущего документооборота в учебно-методическом ДЮСШ №5.

1. Зачисление учащихся

Входящие документы:

Заявление родителей, справка от врача

Исходящие документы:

Приказ о зачислении

2. Проведение соревнований.

Входящие документы:

положение о соревнованиях, календарь соревнований, приказ

Исходящие документы:

Отчет о соревнованиях (о выполнении разряда)

Приказ о присвоении разряда

Протокол (на каких именно соревнованиях получен разряд)

3. Выполнение нормативов.

Протокол (в нем фиксируются результаты сдачи нормативов)

4. Оздоровление учащихся.

Врач предоставляет данные о состоянии здоровья каждого учащегося по запросу тренера в свободной форме (средний уровень, высокий уровень). Тренер следит за данными в течении года и по запросу директора предоставляет отчет (в виде диаграммы) о том, как изменился уровень здоровья детей за определенный промежуток времени (то есть сколько было детей с низкими уровнем здоровья, высоким, и сколько стало, например, за год)

6. Выпуск/отчисление учащихся.

Входящие документы:

Приказ об окончании

Исходящие документы:

Разрядная книжка.

Потребителями этой информации являются педагогические работники и тренеры школы. Так как почти каждый учитель является классным руководителем, то поэтому, в конце четверти каждый классный руководитель сдает отчет о посещаемости и успеваемости учеников группы. Также, потребителем результатной информации является Завуч по учебно-воспитательной работе, который аналогичные отчеты, только для всей школы, составляет каждую четверть, а также должен постоянно владеть оперативной информацией о состоянии контингента школы.

Периодичность решения задачи - по четвертям и полугодиям.

Необходимость автоматизации работы школы проявляется в том, что документирование составляет значительный объём выполняемых работ персоналом. Задачу предполагается решать на IBM-совместимых ПК.

Пользователи системы:

Методист. Может вносить, редактировать и удалять данные по всем таблицам. Так же генерирует отчеты:

по численности занимающихся за определенный период

по характеристике тренерско-преподавательского состава за определенный год

по списку подготовленных разрядников за определенный период

по результатам участия учащихся МОУ ДОД ДЮСШ №5 в соревнованиях международного, всероссийского, регионального и областного уровней за определенный год

о проведенных соревнованиях за определенный год

о результатах деятельности МОУ ДОД ДЮСШ №5 за определенный год

по качеству спортивной подготовки

информационные справки о МОУ ДОД ДЮСШ №5 за определенный период

Директор. Имеет доступ ко всем таблицам. Генерирует и анализирует отчеты перечисленные выше.

Тренер. Просматривает данные по здоровью учащихся по соревнованиям, по аттестации тренеров. Генерирует и анализирует отчеты

по результатам аттестации тренеров

отчет по уровню физического здоровья учащихся

После сбора информационного требования было составлено универсальное отношение предметной области.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время учебным заведениям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности учреждения в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности учреждения на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет -- далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности учебного процесса ДЮСШ №5, занимающегося подготовкой молодых спортсменов, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности такого учреждения представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

Учет успеваемости и посещаемости учащихся;

Учет контингента;

учет денежных средств, внесенных за обучение в школе;

учет текущего состояния здоровья учащихся

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности учреждения. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие в школе, не могут относиться к какой-либо одной задаче. Так, например, операция зачисления учащегося в школу затрагивает как подсистему учета контингента, так и подсистему взаиморасчетов с учащимися (увеличение долга по оплате за обучение, или погашение задолженности), так и другие подсистемы. Таким образом, ни одна из задач не может рассматриваться как отдельная задача, а должна решаться только как часть комплекса задач автоматизации деятельности учреждения.

В данном дипломном проекте решается задача автоматизации учебного процесса ДЮСШ №5, что затрагивает следующие его подразделения:

Учебно-методический отдел;

бухгалтерия.

Автоматизация работы именно этих отделов является типовой задачей практически для любого учебного заведения, так как данные отделы присутствуют в каждом подобном учреждении. Систему автоматизации следует разрабатывать, конечно, как комплексную систему, связывающую воедино все отделы. Эта связь вытекает из естественной связи работы перечисленных отделов.

Кроме естественно-логической связи деятельности отделов друг с другом имеется еще несколько связей, которые объединяют деятельность всех отделов в единое предприятие

Первая их этих связей - это бухгалтерия. Бухгалтерия как бы подводит итог деятельности всего предприятия независимо от того, в каких отделах выполнялись операции. С точки зрения бухгалтера разбиения на отделы как бы не существует.

Вторая из связей всех подсистем в единое целое - это использование общих справочников. Все справочники системы являются общими и используются каждой подсистемой. Типичным примером является справочник Учащиеся - им пользуются бухгалтера при контроле оплаты за обучение и преподаватели, при оценивании результатов обучения. Список преподавателей также является общим справочником системы, используемым всеми ее пользователями. Ведение справочников следует выделить в отдельную подсистему общей системы автоматизации деятельности предприятия.

Подсистема получения аналитической отчетности также является связью, объединяющей деятельность всех отделов в единое предприятие. Функционалом этой подсистемы пользуются сотрудники всех отделов. Например, отчет «Список группы» является первейшим отчетом для классного руководителя, но он необходим также и заму по УВР при составлении отчета по контингенту школы, и бухгалтеру, при учете оплаты за обучение от учащихся.

Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

Организационная масштабируемость. Ввод в действие системы в учреждении первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери накопленной в базе данных информации.

Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы;

Управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения - гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.

Защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей.

Разработанная система должна работать без прерываний при возникновении критических ошибок, даже тех, которые возникают по вине пользователя или из-за ошибок во входных данных. Соответственно, секции программы, в которых возможно возникновение таких ошибок должны обрабатываться в программе особым образом. В случае возникновения ошибки после выдачи соответствующего предупреждения программа должна продолжить свою работу.

Программа должна обеспечить физическую и логическую целостность базы данных. При изменении или удалении данных программа должна поддерживать ссылочную целостность информации в базе данных.

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Для более наглядного представления места проектируемой задачи в комплексе задач были разработаны IDEF-диаграммы процессов предприятия, приведенные на рисунках данного раздела.

Первая диаграмма представляет из себя модель системы в целом, без детализации. Входными данными системы являются:

Данные по предприятию;

Данные по учащимся;

Данные по преподавателям;

Документы по движению контингента;

Данные об успеваемости и посещаемости;

Данные о здоровье учащихся;

Выписка банка;

Данные о поступлении наличных средств в кассу.

Выходными данными системы являются:

Заполненные справочники;

Данные в регистрах накопления;

Оформленные документы;

Сформированные отчеты.

Система функционирует согласно учетной политики предприятия и действующего законодательства, а также данным из учебных журналов и правилам формирования аналитической отчетности. Пользователями системы являются сотрудники предприятия. Общая модель системы приведена на Рисунок 1.2.



Рисунок 1.2 Структурно-функциональная диаграмма деятельности ДЮСШ №5

Далее была проведена декомпозиция системы на подзадачи. В системе выделены следующие подсистемы:

Ведение справочников;

Бухгалтерский учет;

Получение аналитической отчетности.

Для блока «Ведение справочников» входными данными являются данные по предприятию, учащимся и преподавателям. Выходом этого блока являются заполненные справочники в электронном виде. Работу с системой на этом этапе осуществляет администратор системы.

Для блока «Бухгалтерский учет» входными данными являются банковские выписки и данные о поступлении наличных денежных средств в кассу, и заполненные данные в справочниках. Выходом блока являются сформированные документы и данные в регистрах накопления. Работу с блоком выполняют бухгалтера.

Для блока «Построение аналитических отчетов» входными данными являются сформированные на предыдущих этапах остатки и движения в регистрах, сформированные документы и данные справочников. Выходом блока являются сформированные отчеты. Работу с блоком осуществляют все сотрудники предприятия.

На всех этапах работа идет в рамках законодательства и действующей на предприятии учетной политики и стандартов. Первая декомпозиция системы приведена на Рисунок 1.3.

Рисунок 1.3 Декомпозиция процесса работы ДЮСШ №5

Далее была проведена декомпозиция задачи на подзадачи.

Блок «Ведение справочников» был разбит на три блока: «Внесение данных по предприятию», для которого входными данными являются данные о структуре предприятия, «Внесение данных по учащимся», для которого входными данными является информация о учащихся и «Внесение данных по преподавателям», для которого входными данными является информация о преподавателях. Выходными данными всех блоков являются сформированные данные справочников в электронном виде. Все действия на этих этапах выполняет администратор системы, руководствуясь стандартами, принятыми на предприятии. Декомпозиция блока «Ведение справочников» приведена на Рисунок 1.4.

Рисунок 1.4. Декомпозиция задачи «Ведение справочников»

Следующей подзадачей автоматизации ДЮСШ №5, из списка задач, выбранных в дипломном проекте, является задача автоматизации бухгалтерского учета.

В данном проекте задача реализации бухгалтерского учета ставится в том, чтобы при проведении документов об оплате за обучение учащимися выполнялись движения по регистрам оперативного учета. Эти проводки будут являться основой для построения бухгалтерских отчетов: ведомость по оплате за обучение, список задолжников.

Блок «Бухгалтерский учет» декомпозируется на один блок «Формирование проводок» входными данными которого являются данные заполненных справочников и информация о движениях регистров. Результатом работы блока являются сформированные проводки. Работу с системой на данном этапе выполняют бухгалтеры. Декомпозиция блока «Бухгалтерский учет» приведена на Рисунок 1.5.

Рисунок 1.5 Декомпозиция задачи «Бухгалтерский учет»

Подсистема получения аналитической отчетности в части касающейся учебного процесса должна предоставлять пользователям программы возможность составления отчетов по контингенту, успеваемости и посещаемости, задолженности за обучение. Отчеты должны иметь гибкую настройку, позволять задавать условия формирования отчетов, а также разрезы формирования отчетов. Все отчеты должны иметь печатные формы для удобства представления данных.

Блок «Аналитическая отчетность» декомпозируется на четыре блока: «Отчеты по контингенту», «Отчеты по оплате за обучение», «Отчеты по успеваемости и посещаемости» и «Отчеты по состоянию здоровья учащихся». автоматизация риск цикл экономический

Первый из них строится на основе введенных данных об учащихся и преподавателях. «Отчеты по оплате за обучение» строятся на основе данных регистров и сформированных бухгалтерских проводок, а «Отчеты по успеваемости и посещаемости» на основе журнала. Все блоки используют заполненные справочники в качестве входной информации. Выходными данными всех блоков являются сформированные в электронном и бумажном виде отчеты. Работу с блоками ведут сотрудники: зам по УВР, бухгалтер, преподаватели и администратор. Декомпозиция блока «аналитическая отчетность» приведена на Рисунок 1.6.

Рисунок 1.6. Декомпозиция задачи «Аналитическая отчетность»

Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Одной из основополагающих составных частей успешной деятельности современного предприятия является развитие системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации. Необходимость проведения мероприятий в этой области объясняется хранением в информационной системе личных данных об учащихся, что является конфиденциальной информацией. Недобросовестные конкуренты готовы пойти на противоправные действия для того, чтобы завладеть чужой информацией, а завладев ею, использовать ее во вред конкурентам. Другой важной стороной обеспечения информационной безопасности является защита от намеренного или случайного уничтожения данных, что приведет к потере информации важной как для оперативной работы учреждения, так и для аналитической отчетности.

При ведении бумажного учета в ДЮСШ №5 ситуация с обеспечением информационной безопасности и защиты информации обстоит весьма посредственно. Данные о учащихся и их здоровье, преподавателях, и оплате за обучение хранятся в виде бумажных документов в шкафах сотрудников, а отработанные документы - в архиве. При этом ничто не мешает посторонним сотрудникам ознакомиться с этими документами или скопировать их, а злоумышленнику выкрасть их. Должностные инструкции о необходимости соблюдения порядка хранения документов вряд ли остановят злоумышленника, поставившего перед собой цель завладеть ими. При бумажном варианте ведения дел также велика вероятность потери документов, а также намеренного или случайного уничтожения документов.

При использовании компьютеризированного варианта работы уровень информационной безопасности повышается на порядок. Сама система автоматизированного документооборота заставляет пользователя быть более ответственным в этом вопросе.

Технически информационная безопасность и защита информации осуществляется при помощи системы паролей для доступа к ресурсам информационной системы разного уровня. Прежде всего, это пароль входа пользователя в операционную систему его рабочего места. Ввод этого пароля открывает пользователю доступ к ресурсам данного компьютера и к документам, хранящимся на нем. При этом политика безопасности должна быть настроена таким образом, чтобы пользователь не был полным «хозяином» на своем рабочем месте и не мог, например, установить вредоносное программное обеспечение или программы по копированию информации. Ограничение прав несколько осложняет работу пользователей, но при этом дает гарантию защищенности данных. Необходимо всегда находить баланс между удобством и комфортом работы пользователя и безопасностью хранения корпоративной информации или информации о клиентах.

Когда пользователь вводит свой пароль входа в операционную систему, он получает доступ не только к ресурсам данного компьютера, но и к ресурсам компьютерной сети предприятия. Это возможно в том случае, если пользователь входит на компьютер как доменный или сетевой пользователь. В этом случае отнестись к разграничению прав пользователей в сети нужно еще более внимательно. Настроить права сетевого пользователя нужно таким образом, чтобы дать ему возможность беспрепятственно работать со своими документами, но при этом ограничить доступ к документам, прав на работу с которыми у него нет, либо это только права на просмотр. В этом случае решается одновременно задача защиты данных от несанкционированного доступа и от случайной их порчи.

Прерогативой распределения прав пользователей обладает на предприятии системный администратор. Именно он должен разграничить права пользователей по доступу к документам и приложениям как в сети так и на локальных компьютерах.

Вторым уровнем защиты информации является парольная защита доступа непосредственно в автоматизированную систему работы ДЮСШ №5, реализованную в системе 1С:Предприятие 8.1. Система 1С:Предприятие имеет в своем составе механизм ведения списка пользователей и разграничения их прав доступа к данным. В результате можно гибко настроить доступ пользователей только к нужным данным в информационной системе, скрыв от несанкционированного доступа и от возможности случайной порчи данные, доступа к которым у данного пользователя нет.

Третьим уровнем парольной защиты информации является пароль доступа к безе данных SQL Server при построении клиент-серверного варианта архитектуры работы системы 1С:Предприятие 8.1. В данном варианте работы данные, хранящиеся в базе данных защищены не только системой разграничения прав доступа пользователей системы 1С:Предприятие но и системой SQL Server, что на порядок повышает уровень безопасности работы.

Обязанность распределения прав доступа пользователей к данным, хранящимся в информационной системе 1С:Предприятие 8.1 лежит на администраторе системы. Он должен настроить права каждого пользователя таким образом, чтобы не создавая ему трудностей в работе, ограничить ему доступ к данным, доступа к которым у него нет. Совместно с системным администратором они настраивают и доступ к базе данных SQL Server.

Неоспоримым фактором, повышающим уровень информационной безопасности и защиты информации при внедрении электронной системы учета продаж является возможность при необходимости «спасти» всю базу данных документов на каком-либо электронном носителе при возникновении, например, стихийных бедствий. В дальнейшем эта копия базы данных может быть развернута на новом месте и работа с документами продолжена с того места, на котором она прервалась.

Кроме организации парольной защиты информации не стоит пренебрегать и физической защитой информации. Целесообразно разместить сервера компьютерной сети, системы 1С:Предприятие и сервера баз данных SQL Server (при клиент-серверном варианте работы) в отдельной комнате (серверной) в которой кроме специальных условий, необходимых для работы серверов (кондиционирование, вентилирование,…) создать и специальные условия, исключающие проникновение посторонних лиц. Это может быть система управления доступом, либо другие организационные меры.

Не смотря на планируемое внедрение в ДЮСШ №5 автоматизированной системы, работа с бумажными документами все равно будет иметь место. Так, например, договора, заключенные с клиентами, имеют юридическую силу лишь на бумажных носителях. Организация хранения таких документов, исключающая возможность доступа к ним посторонних лиц, или сотрудников, не имеющих к ним доступа является немаловажным пунктом в обеспечении общей системы информационной безопасности. Целесообразно организовать архив, в котором хранились бы такие документы и регламентировать доступ в него сотрудников. Возможность проникновения посторонних лиц исключить физическими методами (железная дверь, решетки на окнах).

Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Целью дипломной работы является создание системы автоматизации учебного процесса в ДЮСШ №5. Необходимость создания автоматизированной системы вызвана большим объемом информации по учащимся используемой на предприятии, по количеству оформляемых документов по оплате за обучение, по количеству клиентов и договоров с ними. Поддержание такого количества информации в бумажном виде становится уже невозможным, а поиск - очень затрудненным. Поэтому и требуется перевести информацию школы в электронный вид. Информационные ресурсы, переведенные в электронную форму, приобретают новое качество, которое обеспечивает им более широкое распространение и эффективное использование. Используя автоматизированную систему, пользователь получает возможность не только находить нужные данные, просматривать документы и создавать аналитические отчеты.

При выполнении дипломного проекта нами сразу была взята ориентация на разработку собственного продукта, а не на использование одного из существующих. Такая установка была сделана исходя из того, что в собственной разработке всегда можно реализовать специфические, необходимые только на данном предприятии возможности. Не исключено, что требования к реализации таких возможностей появятся уже после разработки и внедрения системы, на этапе работы, если у заказчика появятся новые взгляды на необходимый функционал системы, предложения по улучшению или изменению логики поведения документов, требования к отчетам. Вполне могут возникнуть пожелания о разработке новых отчетов, или изменении существующих. Реализовать такие требования заказчика возможно лишь имея системы собственной разработки, так как готовые разработки поставляются как правило без исходных кодов программ и не могут быть модифицированы или дополнены.

Таким образом, перед нами не стоит выбор какую систему автоматизации учебного процесса приобрести для использования на нашем предприятии, а стоит выбор какую технологию программирования использовать для написания собственного программного продукта и какой выбрать язык и систему программирования выбрать под эту технологию.

В мире программирования на сегодняшний день одной из самых распространенных технологий быстрой разработки приложений является технология, основанная на понятии метаданных. Типичным примером такого подхода является система 1С:Предприятие. Она имеет встроенный язык, но этот язык является лишь дополнением к основе программы - конфигурации. Конфигурация 1С - это совокупность прикладных объектов, каждый из которых максимально близко отражает объект предметной области. Использование прикладных объектов - это главное отличие систем типа 1С от традиционных систем. Прикладной объект - это объект платформы, который описывает данные и поведение объекта реального мира. Так для документа складского учета «Приходная накладная» в конфигурации создается прикладной объект Документ.ПриходнаяНакладная полностью описывающий все свойства и все возможные действия с этим документом. Использование древовидной иерархии типов прикладных объектов, возможность создания собственных прикладных объектов на основе стандартных типов, конструкторы прикладных объектов, запросов и отчетов, редактор форм позволяют быстро создавать конфигурации максимально приближенные к предметной области. При этом платформа 1С берет на себя все технические моменты работы с прикладными объектами связанные с организацией отображения и ввода данных. Так, например, программисту 1С совершенно не требуется задумываться о программировании таблицы документов на экранной форме и реагировать на события добавления, удаления изменения в ней записей. Программист 1С все свое время тратит лишь на реализацию функционала прикладных объектов, а не на сопутствующие функции. Программирование на 1С ведется в терминах предметной области, для которой разрабатывается конфигурация, а разработанная конфигурация фактически является моделью этой предметной области.

Задача автоматизации учебного заведения, включающая в себя автоматизацию учебного процесса и бухгалтерии, реализована в различных готовых системах учета. Примером реализации подобной комплексной автоматизации предприятия может являться система «1С:Предприятие 8.1. Комплексная поставка».

«1С:Предприятие 8.1. Комплексная поставка» представляет следующие возможности:

Модифицируемость

Типовые конфигурации

Программные продукты системы «1С:Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций.

Изменение конфигураций

Программные продукты системы «1С:Предприятие» могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает:

настройку системы на различные виды учета;

реализацию любой методологии учета;

организацию любых справочников и документов произвольной структуры;

настройку внешнего вида форм ввода информации;

настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;

широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;

возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;

быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».

Разработка конфигураций

В некоторых случаях система учета, принятая в организации, имеет уникальный характер. Тогда типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности вашей организации.

Конфигуратор, входящий в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию «с нуля». Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы «1С».

Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С:Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности.

Открытость

Программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами.

Обмен файлами

Средства импорта и экспорта информации через текстовые файлы, файлы формата DBF и XML позволяют легко организовать обмен данными с любыми системами.

Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML. Возможность экспорта данных в «Диспетчер контактов для малого бизнеса» Microsoft Office 2000.

OLE Automation, DDE

Программные продукты системы программ «1С:Предприятие» поддерживают современные средства интеграции: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel

получать доступ к данным «1С:Предприятия» из других программ;

вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

Технология внешних компонент

Технология создания внешних компонент (дополнительных программных модулей) разработана фирмой «1С» для решения специальных задач, в которых требуется более тесная и эффективная интеграция системы «1С:Предприятие» с другими программами и оборудованием. Эта технология включает в себя все необходимые сведения и набор примеров по созданию внешних компонент и их взаимодействию с «1С:Предприятием». Внешние компоненты могут разрабатываться пользователями программ системы «1С:Предприятие» и независимыми фирмами на языках MS Visual С++, MS Visual Basic, Borland Delphi.

Работа с торговым оборудованием

Для пользователей системы программ «1С:Предприятие» фирма «1С» предлагает набор решений по подключению различного оборудования, применяемого в торговле и складском деле: контрольно-кассовых машин, POS-терминалов, сканеров и принтеров штрих-кодов, дисплеев покупателя, электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на технологии внешних компонент и режимов экспорта-импорта информации.

Масштабируемость

Программные продукты системы «1С:Предприятие» способны «расти» вместе с организацией, в которой они работают. Спектр программных продуктов системы «1С:Предприятие» включает однопользовательские и сетевые версии; версии, работающие в архитектуре «клиент-сервер», а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации.

Все версии полностью функционально совместимы, что позволяет легко перейти от использования программы на одном рабочем месте к многопользовательским и распределенным вариантам использования системы.

Однопользовательская версия

Для каждого программного продукта системы «1С:Предприятие» имеется вариант поставки в виде однопользовательской версии. Такая версия рассчитана на работу на одном компьютере, но обладает всей полнотой возможностей по автоматизации учета и адаптации к особенностям конкретной организации.

Версия для SQL

«1С:Предприятие» версия для SQL представляет собой расширение системы «1С:Предприятие», позволяющее организовать работу с базой данных в режиме «клиент-сервер». Использование технологии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого размера. В качестве сервера баз данных система использует Microsoft SQL Server.

Сетевая версия

Сетевые версии позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одной информационной базой. Все изменения, вносимые одним из пользователей, сразу становятся доступны другим пользователям системы. Система поддерживает блокировку объектов, редактируемых пользователем, от изменения другими пользователями. Для каждого из пользователей, работающих с сетевой версией, может быть назначен набор прав на доступ к информации, обрабатываемой системой, и настроен индивидуальный интерфейс для быстрого доступа к часто используемым функциям и режимам.

Web-расширение

Новая компонента «1С:Предприятия 8.1» позволяет:

объединить возможности системы «1С:Предприятие» в реализации бизнес-логики прикладных решений и средства интернет-технологий для организации удаленного доступа к данным и проектирования интерфейсов;

создавать широкий спектр приложений, предоставляющих доступ к функциональности «1С:Предприятия» через Web-интерфейс как для пользователей внутрикорпоративной сети (интранет-решения), так и для произвольного круга клиентов и партнеров (интернет-решения).

Распределенная обработка

Для организации единой системы автоматизированного учета на предприятиях, которые имеют территориально удаленные подразделения (центральный офис, филиал, склад и так далее), существует дополнительная компонента «Управление распределенными информационными базами». Возможности, предоставляемые этой компонентой, позволяют организовать работу распределенной информационной системы с неограниченным количеством автономно работающих информационных баз.

Информационно-технологическое сопровождение «1С:Предприятия»

Пользователи, подписавшиеся на информационно-технологическое сопровождение (ИТС), регулярно и оперативно получают комплекс методических материалов, консультаций, ответов на вопросы, обновления программ и конфигураций, новые формы документов для программ семейства «1С:Предприятие», правовую поддержку по бухучету и налогообложению «1С:Гарант» и многое другое. Эта информация и материалы ежемесячно издаются фирмой «1С» на компакт-диске ИТС. Сервис-партнеры фирмы «1С» доставляют компакт-диск ИТС клиентам, устанавливают информационно-технологические компоненты на компьютер, выполняют обслуживание систем. Подписчики ИТС в рамках интернет-поддержки пользователей имеют возможность получать формы налоговой и бухгалтерской отчетности и обновления программ с web-сервера фирмы «1С».

Сопровождение и обучение

Для того чтобы программы системы «1С:Предприятие» могли реально использоваться в самых удаленных уголках СНГ, фирма «1С» развивает сеть своих партнеров, которые оказывают разнообразные услуги по установке, настройке и сопровождению программ, а также обучению пользователей работе с программами.

Прежде всего, это предприятия франчайзинговой сети, которые имеют сертифицированных специалистов по программным продуктам фирмы «1С», а также сервис-партнеры, оказывающие услуги по ежемесячному информационно-технологическому сопровождению.

Сеть авторизованных учебных центров и центров сертификации фирмы «1С» оказывает услуги по обучению пользователей и проверке их знаний.

В ряде стран, в том числе Армении, Беларуси, Казахстане, Украине партнеры выпускают и поддерживают национальные версии программ «1С:Предприятие».

Функциональность

В поставку «Комплексная поставка» входят три компоненты «1С:Предприятия», объединенные в одну программу и работающие с единой конфигурацией. Сохраняя все возможности программ системы, эта конфигурация обеспечивает интегрированное ведение учета: единую систему нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета зарплаты в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет.

В программный продукт также входят отдельные конфигурации, реализующие автоматизацию бухгалтерского и налогового учета (конфигурация "Бухгалтерский учет"), оперативного учета в торговле (конфигурация "Торговля+Склад"), учета в производстве (конфигурация "Производство+Услуги+Бухгалтерия"), расчета заработной платы и кадрового учета (конфигурация "Зарплата+Кадры"), а также составления финансовых планов (бюджетов) предприятия (конфигурация "Финансовое планирование").

В комплект входит диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) текущего выпуска. В течение 12 месяцев со дня покупки комплекта пользователям обеспечивается гарантийное обслуживание по линии ИТС: ежемесячное получение диска ИТС, услуги линии консультаций по телефону и электронной почте; получение форм отчетности, новых релизов программ и конфигураций, интернет-поддержка.

Рассмотрев одно из наиболее популярных и мощных готовых решений для автоматизации деятельности предприятия, в том числе автоматизации продаж, мы, тем не менее, делаем вывод о необходимости разработки собственного программного продукта.

Принято решение о разработке собственного программного продукта, автоматизирующего учет продаж предприятия, который будет являться конфигурацией для системы «1С:Предприятие 8.1», а значит вберет в себя все те положительные моменты, которые были перечислены выше, но при этом будет реализовывать именно ту функциональность, которая нам нужна.

Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Реализация проекта автоматизации учета продаж ДЮСШ №5 проходит в несколько этапов:

Ознакомление с деятельностью предприятия, изучение его структуры, системы документооборота;

Изучение программной и технической архитектуры имеющейся информационной системы на предприятии;

Формулирование проектируемой задачи, определение ее места в комплексе задач автоматизации;

Анализ существующих информационных систем, при помощи которых можно решить поставленную задачу;

Анализ средств разработки, при помощи которых будет вестись разработка системы;

Определение технических, информационных и программных ресурсов для проектируемой системы;

Разработка информационной модели проектируемой системы;

Определение входных и выходных данных задачи;

Разработка структуры данных: справочников, документов, журналов документов, регистров накопления и оборотов, отчетов;

Разработка конфигурации в системе 1С:Предприятие 8.1 на основе разработанной структуры данных;

Отладка разработанной конфигурации при помощи контрольного задания;

Расчет показателей экономической эффективности проекта;

Обоснование экономической целесообразности и эффективности разработки проекта.

На этапе ознакомления с деятельностью предприятия необходимо изучить его структуру и существующую схему документооборота.