60

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ работы кафедры МГТУ «Финансы, бухгалтерский учет, анализ и аудит»

1. Организационная структура МГТУ

МГТУ является бюджетным образовательным учреждением. В своей деятельности Университет руководствуется Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об образовании», Федеральным законом РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) РФ, другими федеральными законами, актами Президента РФ, Правительства РФ, Министерства образования РФ, Государственного комитета РФ по рыболовству, а также законами и актами органов государственной власти Мурманской области и местного самоуправления по вопросам, входящим в их компетенцию, договором с Учредителем и Уставом [16].

Миссия Университета заключается в удовлетворение потребности личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии, приобретении высшего образования и квалификации в избранной области профессиональной деятельности, а также удовлетворения потребностей региона в квалифицированных специалистах с высшим образованием и научно-педагогических кадрах высшей квалификации. Университет ведет образовательную деятельность в сфере довузовского, среднего, высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования по направлениям (специальностям) и уровням, определяемым оформленной в установленном порядке лицензией. Итак, его главными задачами (основной деятельностью) являются:

· организация и проведение фундаментальных, поисковых и прикладных научных исследований и иных научно-технических, опытно-конструкторских работ, в том числе по проблемам образования;

· переподготовка и повышение квалификации преподавателей и специалистов;

· накопление, сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества.

· распространение знаний среди населения, повышение его общеобразовательного и культурного уровня.

В организационную структуру МГТУ входят:

Ученый совет;

руководители;

факультеты и кафедры;

центры;

управления;

отделы.

Организационная структура МГТУ является смешанной. В ней присутствует как иерархия подчиненности, так и независимое функционирование.

Закрепление обеспечивающих направлений и функций за структурными звеньями:

Ученый совет - выборный представительный орган, который осуществляет общее руководство Мурманским государственным техническим университетом. Численный состав Ученого совета Университета устанавливается в пределах 60-70 человек. В его состав входят ректор, который является его председателем, проректоры, начальник Морской академии, руководители филиалов, деканы факультетов. Другие члены Ученого совета избираются на конференции Университета путем тайного голосования.

Состав, полномочия, порядок выборов и деятельности Ученого совета определяются Уставом университета на основании Закона Российской Федерации «Об образовании», Федерального Закона «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», Типового Положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) РФ.

Функции Ученого совета:

· принимает решения по всем вопросам организации учебно-воспитательного процесса, методической и научной работе;

· утверждает основные направления и тематические планы инициативных поисковых исследований, а также годовые отчеты о научной работе университета;

· утверждает смету расходов фонда научно-технического и социального развития;

· решает в установленном порядке вопросы создания и упразднения факультетов, кафедр, лабораторий и других структурных подразделений;

· рассматривает и утверждает учебные планы по направлениям подготовки и специальностям;

· рассматривает дела соискателей ученых званий профессора, доцента и научных сотрудников;

· рассматривает вопросы замещения должностей профессорско-преподавательского состава и научного персонала;

· заслушивает отчеты ректора университета и руководителей структурных подразделений;

· рассматривает вопросы представления к почетным званиям, государственным и ведомственным наградам;

· утверждает персональные стипендии;

· рассматривает вопросы подготовки и издания учебников, учебных пособий и другой научной и учебно-методической литературы;

· осуществляет другие права, предусмотренные действующим законодательством.

К руководителям МГТУ относятся:

1) ректор;

2) проректор по научной работе;

3) проректор по учебной работе;

4) проректор по ВЗО и довузовской подготовке;

5) проректор по общим вопросам;

6) проректор по информатизации, управлению и международному сотрудничеству.

Ректор осуществляет непосредственное управление деятельностью Университета и при этом руководствуется Положением о статусе ректора государственного высшего учебного заведения РФ федерального подчинения, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.06.96 №695.

Проректоры Университета осуществляют непосредственное руководство определенным видом деятельности Университета в соответствии с должностными инструкциями и приказами ректора и несут за нее ответственность.

В задачу руководителей входит: планирование; организация работы; координирование работы; принятие решений; оценка финансовых показателей; оценка экономических показателей; заключение договоров; работа с персоналом.

На сегодняшний день в Университете функционирует 10 факультетов и 47 кафедр.

Общее руководство факультетом осуществляет совет факультета, возглавляемый деканом факультета. Декан организует работу факультета по выполнению задач учебно-воспитательного процесса, методического обеспечения, кадровой политики факультета, в пределах своей компетенции издает распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками и обучающимися на факультете.

Кафедра является основным учебно-научным подразделением Университета. Непосредственное руководство кафедрой осуществляет заведующий кафедрой.

В МГТУ существуют следующие центры: информационных технологий; социально-экономической переподготовки (ЦСЭП); международный центр «Женщина и управление»; Мурманский Баренцев информационный центр (МурБИЦ); Мурманский областной центр энергосберегающих технологий; издательский центр; международный лингвистический центр; штаб гражданской обороны; учебно-экспериментальный цех.

К управлениям МГТУ относят: учебно-методическое управление; управление бухгалтерского учета и контроля; управление по работе с кадрами; отдел мореплавания и технической эксплуатации УПС «Седов»; управление делами; управление социальной защиты и воспитательной работы; служба главного инженера.

Также функционируют следующие отделы: первый отдел; отдел научно-технической информации (ОНТИ); кабинет патентных исследований; аспирантура и госбюджетных научно-исследовательских работ (ГБ НИР); научно-исследовательский сектор; профком сотрудников; профком курсантов и студентов; редакция газеты «Университетский курьер»; редакция журнала «Вестник МГТУ»; музей МГТУ; музей рыбной промышленности Северного бассейна; фотолаборатория; отдел международного сотрудничества и образовательных программ; юридический отдел; подготовительные курсы; хозяйственный отдел; гостиница МГТУ; библиотека; читальный зал экономической и правовой литературы; отдел художественной литературы; читальный зал иностранной литературы.

Говоря о развитии МГТУ, следует отметить, что нынешний Университет был создан более 50 лет назад, а точнее 11 января 1950 г. На тот день в системе рыбной промышленности страны было создано первое в СССР высшее мореходное училище (МВМУ). Конечно, начинать новое дело было нелегко. Многое пришлось создавать практически с нуля. На 1997 год в Университете уже работало 8 факультетов, 33 кафедры, 280 преподавателей (из которых 9 докторов наук, 11 профессоров, 80 кандидатов наук, 72 доцента). На сегодняшний день МГТУ является крупным научно-образовательным центром северо-запада России. В Университете функционирует уже 10 факультетов, 44 кафедры и работает 609 преподавателей, из которых 104 докторов наук, 79 профессоров, 139 кандидатов наук и 56 доцентов. ВУЗ ведет подготовку по различным направлениям и специальностям. Уже за последние пять лет появились такие специальности, как «Реклама», «Прикладная информатика», «Мировая экономика», «Национальная экономика» и др. Выпускники МГТУ работают в различных организациях города и области, среди которых можно отметить: ОАО «Мурманский траловый флот»; Департамент финансов Мурманской области; ООО «Металлпромэкспорт»; Инспекция Министерства по налогам и сборам РФ по г. Мурманску; в различных филиалах банков города и области и других организациях.

2. Организационная структура Кафедры

технический университет кафедра программный

Рассматриваемая в проекте кафедра ФБУАиА входит в состав экономического факультета МГТУ и является выпускающей по двум секциям: секции бухгалтерского учета и секции финансов. Студенты выпускаются соответственно по специальностям 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и 060400 «Финансы и кредит». Работа кафедры осуществляется в соответствии с годовыми планами, охватывающими учебно-методическую, научную и другие виды госбюджетных работ, а также планами заключенных хозяйственных договоров. В своей деятельности Кафедра руководствуется «Положением о кафедре» (см. прил. 1), «Положением об экономическом факультете», «Уставом МГТУ», нормативными документами Минобразования РФ, приказами Госкомрыболовства, приказами ректора МГТУ.

Реализация основной образовательной программы подготовки дипломированного специалиста по образовательной программе специальности 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и 060400 «Финансы и кредит» осуществляется на основании Государственного образовательного стандарта и оценивается основными базовыми технико-экономическими показателями работы Кафедры. К ним относятся: кадровое, организационное, учебно-методическое и материально-техническое обеспечение образовательного процесса. Каждые 5 лет член лицензионной комиссии, созданной распоряжением Минобразования России, проводит экспертизу подготовленности МГТУ к реализации основной образовательной программы подготовки дипломированного специалиста по выпускающим специальностям, к которым относятся специальности Кафедры. Для проведения экспертизы Кафедра предоставляют следующую информацию: рабочий учебный план; рабочие программы дисциплин; сведения об обеспеченности образовательного процесса учебной литературой; сведения об информационном обеспечении; сведения о материально-техническом оснащении; сведения о кадровом обеспечении образовательного процесса и сведения о местах проведения производственной практики. После этого эксперт пишет заключение о возможности кафедры реализовывать свою деятельность последующие 5 лет.

В штат кафедры входят следующие должности (соответствующие должностные инструкции см. в прил. 2): заведующий кафедрой, заместитель заведующего кафедрой, преподаватель (профессор, доцент, старший преподаватель, ассистент, почасовик), техник.

Штат кафедры составляет 19 штатных единиц, в том числе: 2,5 ст. профессора; 1,5 ст. доцента; 10,25 ст. старшего преподавателя; 2,75 ст. ассистента; 2 ст. техника.

3. Бизнес-процессы и информационные процессы Кафедры

Кафедра осуществляет учебную, методическую, научно-исследовательскую работу и обеспечивает учебный процесс по государственно-правовым дисциплинам. Исходя из этого, можно выделить следующие основные бизнес-процессы кафедры. Декомпозиция бизнес-процессов выполнена в нотации UML (см. прил. 3):

1. Организация учебного процесса:

· подготовка и ведение комплексов (написание и ведение рабочих программ, тестов по дисциплинам кафедры, а также вопросов к зачетам и экзаменам, задач для написания РГЗ, контрольных работ, курсовых работ / проектов, методических указаний к преподаваемым дисциплинам на кафедре);

· контроль знаний студентов (проверка знаний студентов по формам контроля, таким как РГЗ, контрольная работа, курсовая работа / проект, зачетным и экзаменационным ведомостям);

· организация и контроль результатов практик (проверка отчетов по производственной и преддипломной практике, принятие защиты у студентов по отчетам);

· руководство и защита дипломных работ;

· составление учебных планов, выписок по учебным планам;

· работа с учебной нагрузкой.

2. Организация методической работы:

· написание методических указаний по дисциплинам;

· написание учебных пособий;

· написание рецензий;

· формирование электронно-методических изданий.

Для организации методической работы существуют «Методические указания к составлению планов изданий, подготовке и оформлению рукописей учебной, научной и методической литературы для вузов», изданные редакционно-издательским отделом МГТУ.

3. Организация научно-исследовательской работы (НИР). Сюда входит:

3.1. НИР сотрудников (НИР):

· выполнение договорных и хоздоговорных НИР;

· работа с аспирантами, соискателями;

· подготовка научных публикаций аспирантов, соискателей и выступление на конференциях.

3.2. НИР студентов (НИРС):

· организация НИРС;

· подготовка докладов студентов и выступление на конференциях.

4. Ведение внутриорганизационной работы:

· составление планов и отчетов о работе кафедры;

· ведение протоколов заседаний кафедры;

· выполнение руководящей документации;

· работа с сотрудниками (сюда входит оформление заявлений на должность, на оплату, составление табеля учета рабочего времени).

5. Работа по охране труда и гражданской обороне (ОТ и ГО).

· формирование учебных групп;

· проведение учебных занятий;

· участие в учениях и тренировках по ГО.

Для работы по ОТ и ГО на Кафедре ведется специальный журнал учета занятий, где отображается дата проведения занятия и краткое содержание изучаемого материала по теме, составляется расписание занятий.

Кафедра в своей деятельности постоянно взаимодействует с другими структурными подразделениями МГТУ.

Перед началом каждого семестра учебный отдел передает Кафедре учебную нагрузку в соответствии с учебными планами специальностей (форма 20) (см. прил. 4 «Форма 20»). После согласования формы 20 Кафедра представляет в отдел распределение учебной нагрузки по преподавателям кафедры (форму 2) (см. прил. 4 «Форма 2»), в соответствии с чем отдел составляет расписание занятий и выдает его на Кафедру.

Также Кафедра представляет в учебный отдел отчеты по учебной работе о выполненной нагрузке: по семестрам и за год. Также туда отправляются на проверку индивидуальные планы преподавателей кафедры, которые подтверждают выполнение преподавателями годовой учебной нагрузки. Для составления экзаменационной сессии Кафедра предоставляет в учебный отдел списки преподавателей, принимающих экзамены.

Преподаватели-почасовики - сотрудники, у которых основное место работы не в МГТУ или же штатные преподаватели, нагрузка которых свыше им полагающейся по форме 2, оформляют заявления на должность (см. прил. 4 «Заявление на должность»), а после выполнения данной нагрузки заявление на оплату отработанных часов (см. прил. 4 «Заявление на оплату»), которые отправляются через учебный отдел в отдел кадров (заявление на должность) и в бухгалтерию (заявление на оплату).

Ежемесячно в бухгалтерию составляется табель учета отработанного времени для начисления заработной платы сотрудникам. В табеле указываются все штатные сотрудники кафедры с должностями и ставками, и для каждого расписывается их отработанные дни за месяц. Этот документ направляют в бухгалтерию ежемесячно. Из бухгалтерии, перед выдачей заработной платы, приносят расчетные листочки на каждого сотрудника кафедры, где указывается сколько кому начислено и сумма к выплате.

Также на Кафедру поступают документы от руководителей Университета и деканов факультетов, такие как приказы, распоряжения (см. прил. 4 «Распоряжение»), служебные записки (см. прил. 4 «Служебная записка»). Кафедра отвечает на них служебными записками об исполнении приказа или распоряжения, или просто принимает к сведению то, что указано в этих документах.

Из деканатов поступают зачетные и экзаменационные ведомости, которые передаются преподавателям для принятия зачета или экзамена. Если же студент не сдал зачет или экзамен по какой-либо причине, хочет пересдать зачет / экзамен, или желает сдать его досрочно, то тогда из деканата он приносит индивидуальный экзаменационный лист (форма 22), по которому преподаватель принимает зачет или экзамен индивидуально у студента (см. прил. 4 «Форма 22»). Зарегистрированная в специальном журнале регистрации форма 22 относится техниками в деканат.

На Кафедру поступают документы и из других структурных подразделений: отделов, центров. Например, из библиотеки поступают список новой литературы.

Все входящие и исходящие документы подлежат строгой регистрации, которая предполагает указание даты прихода документа, краткое описание документа (к примеру, если это приказ, то указывается его название), и подписи доставившего и получившего документ. Далее документ отправляется в выделенную для него папку с соответствующим названием.

Особое внимание следует выделить формам контроля студентов. К ним относятся: контрольные работы, расчетно-графические задания (РГЗ), курсовые работы, отчеты по производственной и преддипломной практике и дипломные работы. Контрольную работу или РГЗ студент приносит на Кафедру, ее регистрируют и после регистрации передают преподавателю на проверку. Проверенную контрольную работу или РГЗ преподаватель оценивает, но также может отправить на доработку. В случае доработки контрольную работу или РГЗ возвращают студенту и «круг» повторяется снова. В итоге, оцененная контрольная работа или РГЗ отдаются студенту до сдачи зачета или экзамена, а после сдачи контрольная работа или РГЗ сдается на Кафедру на хранение. Что касается такой формы контроля как курсовая работа, отчет по производственной, преддипломной практике и дипломная работа, то данный вид контроля проходит строго по определенному графику работы (график поступает на Кафедру с деканата), и каждый студент имеет своего преподавателя-руководителя, который предоставляет ему необходимую информацию по написанию данной формы контроля. В итоге эти документы тоже регистрируются в журнале регистрации и отправляются на хранение. Существуют специальные журналы регистрации по каждой дисциплине для контрольных работ и РГЗ, а также отдельный журнал для регистрации отчетов по практикам (отдельно по производственной и отдельно по преддипломной практике) и журнал для регистрации законченных дипломных работ.

Содержание, организация и методика выполнения всех видов госбюджетных работ отражается в документации, которую Кафедра ведет в соответствии с принятой в Университете номенклатурой дел (см. прил. 5). Выдержав свой срок хранения, документы подшиваются и отправляются в архив МГТУ, составляется документ - опись дел (см. прил. 4 «Опись дел»). Что касается контрольных работ, РГЗ, курсовых работ, отчетов по практикам, то эти документы, «отлежав» на Кафедре свой срок описываются и сжигаются. В архив же относят акт об уничтожении данных работ.

Написанные преподавателями методические, учебные пособия, сборники отправляются в печатной и электронной версии в ОНТИ, где их подготавливают к выпуску.

Сведения по аспирантам и соискателям (люди, ведущие научную работу на Кафедре) отправляются в отдел аспирантуры и ГБ НИР. Оттуда также может приходить различная ознакомительная документация.

Схема взаимодействия с основными подразделениями представлена в методологии DFD (см. прил. 6).

При изучении деятельности кафедры ФБУАиА можно выявить общую подсистему - «Документооборот кафедры» (см. диаграмму IDEF0 в прил. 7). Можно выделить следующие основные документы на Кафедре (см. табл. 1.).

Таблица 1.

Наименование документа	Вид документа (входящий - 1 /исходящий - 2 /внутреннего хранения - 3)	Методы и технические средства обработки документов
Государственный стандарт	1	Хранение в специальной папке-файле
Учебные планы	1	Хранение в специальной папке-файле
Приказы	1	Подшивка в папку-файл после регистрации в журнале
Распоряжения	1,2,3	Подшивка в папку-файл после регистрации в журнале
Служебные записки	1,2	Подшивка в папку-файл после регистрации в журнале, а также в программном продукте Microsoft Word
Учебная нагрузка на год (Форма 20)	1,3	Программа «Распределение нагрузки», а также копия в папке-файле
Распределенная нагрузка на год (Форма 2)	2,3	Программа «Распределение нагрузки» а также копия в папке-файле
Расписание	1	Хранение информации в папке
Индивидуальные планы преподавателей	3	Программа «Распределение нагрузки», а также существуют специальные журналы
Заявления почасовиков на должность и на оплату	2	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Табель учета отработанного времени	2	Хранение информации в программном продукте Microsoft Excel
Отчеты по выполненной нагрузке	2,3	Хранение информации в папке
План работы кафедры	2,3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Отчет работы кафедры	2,3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Протоколы заседаний кафедры (Выписки)	3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Учебные программы по дисциплинам	3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Тесты по дисциплинам	2,3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Контрольные работы	1	Хранятся на Кафедре после регистрации в журнале
Расчетно-графические задания	1	Хранятся на Кафедре после регистрации в журнале
Рефераты	1	Хранятся на Кафедре после регистрации в журнале
Курсовые работы	1	Хранятся на Кафедре после регистрации в журнале
Дипломные работы	1	Хранятся на Кафедре после регистрации в журнале
Отчеты по производственной / преддипломной практике	1	Хранятся на Кафедре после регистрации в журнале
Методические указания	2,3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word
Положение по кафедре	1	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word, а также копия в папке-файле
Сведения о сотрудниках	3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word
Экзаменационные и зачетные ведомости, форма 22	1, 2	Регистрация в журнале
Билеты, задачи к экзаменам	3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word
Билеты, задачи к государственному экзамену	3	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word
Акты по номенклатуре дел	2	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word
Формы, бланки	1	Хранение информации в программном продукте Microsoft Word

Подсистема «Документооборот кафедры» включает следующие процессы:

1. Регистрация документов. Все входящие документы регистрируются в журналах регистрации. Для РГЗ, контрольных работ, курсовых работ (проектов) существуют специальные журналы регистрации, отведенные для каждого преподавателя, имеющего по учебной нагрузке данные формы контроля. И данный журнал регистрации называется «Журнал регистрации форм контроля». Здесь обязательно указывается № п/п, Ф.И.О. студента, курс, номер студенческого билета, дата поступления на кафедру, дата принятия работы на проверку, результат проверки и подпись преподавателя. Для регистрации приказов, распоряжений, служебных записок и других входящих документов существует специальный журнал под названием «Журнал регистрации входящей информации». Здесь отображается № п/п, наименование документа, краткое содержание документа, дата поступления на кафедру, подпись доставившего, подпись принявшего документ. Также существует и «Журнал регистрации исходящей документации». С этим журналом при необходимости нужно идти в деканат, учебный отдел и любое другое подразделение Университета, чтобы передать необходимый документ под роспись. Существует специальные журналы регистрации отдельно для отчетов о прохождении производственной практики, и отдельно для преддипломной практики. В них указывается № п/п, Ф.И.О. студента, Ф.И.О. руководителя практики со стороны Университета, место прохождения практики и дата сдачи отчета на Кафедру. Отдельно существует «Журнал регистрации законченных дипломных работ». Здесь указывается также № п/п, Ф.И.О. дипломника, Ф.И.О. руководителя, тема дипломной работы, дата сдачи, количество страниц, подпись нормоконтроллера.

2. Учет хранящихся на Кафедре документов по номенклатуре дел. Каждый год нужно проводить опись хранящихся документов, чтобы потом подать необходимые сведения в архив. Согласно номенклатуре дел кафедры контрольные работы, РГЗ хранятся на кафедре 1 год; курсовые работы хранятся 3 года; дипломные работы - 3 года и т.д. Найти необходимый документ достаточно сложно, не говоря о том, что его еще надо и учесть.

Как видно из выше сказанного на Кафедре хранится, обрабатывается множество различных документов. Можно привести примерное количество проходящей через Кафедру документации (в среднем за год):

· приказы, распоряжения, служебные записки ~ 180-200 шт.;

· контрольные работы, расчетно-графические задания ~ 400-500 шт.;

· отчеты по практикам ~ 50-100 шт.;

· дипломные работы ~ 100 шт.;

· учебные программы преподавателей ~ 100-150 шт.;

· протоколы кафедры ~ 9 и более шт., не включая выписок;

· заявления преподавателей ~ 30 и более шт. и другие документы.

3. Составление документов по внутрикафедральной работе. К этим документам относятся: план работы Кафедры, отчет о работе Кафедры, отчеты по НИР, работа с нагрузкой преподавателей. Формирование такого рода документов начинается в конце учебного года, так как в течение года информация к составлению этих документов постоянно изменяется, дополняется. Очень тяжело собрать всю необходимую информацию для составления этих документов быстро. В результате на эту работу тратится большое количество времени. И пренебречь составлением данных документов нельзя, потому что эти документы подвергаются строгому контролю и проверке. Плюс ко всему в учебном году постоянно нужно формировать какие-нибудь заявления, рапорта и другие документы в соответствии с существующими формами или бланками, что постоянно вызывает затруднение у сотрудников, и постоянные задержки и отсрочки, так как одни и те же формы постоянно приходится набирать по новому или же писать вручную.

4. Поиск необходимого документа. Множество приказов, распоряжений, служебных записок приходит на Кафедру. Что говорить о формах контроля знаний студентов: контрольных работах, РГЗ, курсовых работах и т.д. Постоянные потери, долгий поиск нужного документа, не смотря на то, что для каждого документа отведено свое место для хранения. Но на простой вопрос: «Есть ли у вас приказ №…?» или же «Сдавалась ли контрольная … студента?» следует долгое молчание и ответ: «Надо искать».

Если количественно оценить в среднем время работы с документами, то получим в среднем 200 часов. Ручная технология обработки и хранения информации требует больших затрат времени. Несмотря на то, что на Кафедре имеется необходимое техническое и программное обеспечение, оно не используется в целях минимизации временных затрат. Например, на формирование одной выписки затрачивается около 5, а то и 10-15 минут, так как одни и те же формы документов постоянно набираются, что также приводит к большим временным потерям.

Из-за такого большого потока документов на Кафедре возникает множество недостатков, наиболее характерными из которых являются:

1) значительный объем обрабатываемой информации, обусловленный использованием большого количества документов различной номенклатуры;

2) высокая трудоемкость обработки информации;

3) большие затраты внимания сотрудников на выполнение рутинных операций;

4) неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии (большинство документов набираются вручную);

5) низкая оперативность, снижающая качество работы;

6) несовершенство организации сбора и регистрации входящей информации;

7) несовершенство процесса обработки информации - для получения какой-либо справки или отчета необходимо полностью обрабатывать документы, относящиеся к данной теме, которые могут находиться в различных группировочных папках;

8) несовершенство процессов передачи, хранения, защиты целостности и доступности информации и выдачи;

9) несовершенство процессов передачи результатов обработки конечному пользователю;

10) долгий поиск необходимых документов;

11) потеря документов;

12) длительное время обработки документов;

13) дублирование потоков информации.

Вся эта работа является очень трудоемкой, требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации и ее своевременной передачи.

Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость использования вычислительной техники, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.

4. Компьютерное и программное обеспечение Кафедры

В Университете создана и успешно функционирует развитая локальная вычислительная сеть (далее ЛВС), сегментированная на отдельные участки. Тем самым в Университете одновременно решаются различные задачи, начиная от простого обмена файлами, работы с базами данных и заканчивая проведением видеоконференций через сеть Интернет

К ЛВС подключены более 700 пользовательских ПК сотрудников отделов и служб МГТУ, учебные компьютерные классы, библиотека.

При подключении к ЛВС пользователи сразу подключаются к сети Интернет и получают персональный адрес электронной почты. Это очень удобно и практично, так как Интернет - превосходный инструмент для исследования, он может предоставить информации больше, чем какой-либо другой источник, что весьма важно для сотрудников Университета, студентов и аспирантов.

За обеспечение информационной безопасности при работе в Интернет и при пользовании электронной почтой ответственность несет центр информационных технологий МГТУ.

Доступ в Интернет:

· служащие пользуются программами для поиска информации в www только, если этого явно требуют их должностные обязанности;

· все программы, используемые для доступа к www, утверждены системным администратором и на них установлены все доработки производителя (patch), связанные с безопасностью;

· все загружаемые файлы проверяются на вирусы с помощью утвержденных руководством антивирусных программ;

· ведется список запрещенных сайтов;

· web-браузеры сконфигурированы так, что доступ к Интернету осуществляется только через http-прокси, каждый загружаемый файл проверяется на вирусы.

Использование электронной почты:

· электронная почта предоставляется сотрудникам организации только для выполнения ими своих служебных обязанностей. Использование ее в личных целях запрещено;

· конфиденциальная информация или информация, являющаяся собственностью организации, не может быть послана с помощью электронной почты;

· если с помощью электронного письма должна быть послана конфиденциальная информация или информация, являющаяся собственностью организации, она должна быть зашифрована так, чтобы ее мог прочитать только тот, кому она предназначена, с использованием утвержденных в организации программ и алгоритмов;

· должно использоваться шифрование всей информации, классифицированной как критическая или коммерческая тайна, при передаче ее Интернет;

· могут использоваться только утвержденные почтовые программы;

· почтовая система должна обеспечивать только один внешний электронный адрес для каждого сотрудника. Этот адрес не должен содержать имени внутренней системы или должности;

· выходящие сообщения могут быть выборочно проверены, чтобы гарантировать соблюдение политики;

· входящие письма должны проверяться на вирусы или другие РПС;

· почтовые сервера должны быть сконфигурированы так, чтобы отвергать письма, адресованные не на компьютеры организации;

· журналы почтовых серверов должны проверяться на предмет выявления использования неутвержденных почтовых клиентов сотрудниками организации, и о таких случаях должно докладываться.

Кафедра ФБУАиА оснащена тремя компьютерами: GenuineIntel 127,0 МБ ОЗУ с установленной операционной системой MS Windows 98, а также двумя принтерами: Lexmark Optra E+ и HP Laser Jet 1200 Series. Но к ЛВС на Кафедре не подключен ни один компьютер (см. табл. 2).

Таблица 2

Всего компьютеров	3
Компьютеров в ЛВС	0
Серверов	0
Всего несвязанных ЛВС	3
Типы линий	витая пара (Level 5)
Всего принтеров	2
Из них лазерных	1

Что касается специализированных программ, то на Кафедре имеются две такие программы для студентов 4-5 курсов специальностей 060400 «Финансы и кредит», 060500 «Бухгалтерский учет и аудит», 351400 «Прикладная информатика в экономике» - «Скат» и «Практикум по финансовому менеджменту» для занятий по специальным дисциплинам. Эти программы установлены на Экономическом факультете в специальных компьютерных классах.

Не маловажную роль для Кафедры играет уже автоматизированная подсистема - «Распределение учебной нагрузки преподавателей кафедры», которая позволяет очень быстро работать с учебной нагрузкой, формируя в считанные секунды необходимые отчеты: форму 2 и форму 20, индивидуальных планов преподавателей, справки к составлению расписания. Данная программа разработана в программном продукте Microsoft Access 97. Любые изменения учебной нагрузки автоматически пересчитывается, что позволяет избежать ошибок при арифметических подсчетах, а также эти изменения мгновенно изменяются и в отчетах.

Также на Кафедре используются программные продукты, такие как:

1) MS Office 98;

2) Norton Commander 5.0;

3) Инфо-Бухгалтер;

4) Антивирус Dr. Web;

5) Acrobat Reader 3.0.;

6) Netscape Communicator.

5. Анализ целей и проблем Кафедры

Как было изложено в разделе 1.2, деятельность Кафедры оценивается основными базовыми технико-экономическими показателями ее работы, то есть должно обеспечиваться высококвалифицированное кадровое, качественное организационное, учебно-методическое и материально-техническое обеспечение. Только строгое их выполнение позволяет Кафедре вести свою деятельность. Рассмотрим основные цели Кафедры (см. рис. 3).

Из-за большого объема документов и низкой производительности в работе с ними возникает сложность обеспечения качественной организационной деятельности Кафедры.

Решением проблемы производительности обработки документов может быть два варианта: увеличение количества вспомогательного персонала (техников) либо автоматизация работы с документами. Вариант увеличения вспомогательного персонала исключается, так как количество штатных единиц, выделенных на технический персонал ограничено штатным расписанием Университета. Следовательно, решением проблемы будет второй из предложенных вариантов - автоматизация (см. рис. 5).

Размещено на Allbest.ru