Предмет и задачи документоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документоведение

1.1 Предмет, содержание и задачи курса документоведения

Теория документоведения. Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Еще в древности люди стали осознавать, что «жизненный цикл» документов, их создание, движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах [2, 4, 10].

Таким образом, складывалась теория документоведения.

Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документации. При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Однако этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, CD -дисками и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. И чем старше и уникальнее документ, тем порой большую ценность представляют его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.

Документоведение тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими другими.

Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач [12].

Источники в документоведении. Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др. [2, 9].

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.

1.2 Понятия «информация» и «документ»

Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации

Понятия «информация» и «документ». Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме [10].

Позже, в 1950 - 1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

Развитие документов. Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. [16].

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны. Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение [4].

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени (рис. 1.1).



Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система (рис. 1.2). Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система). Развитие и преобразование знаков показано на рис. 1.3.

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Таким образом, все системы письменности делятся на три типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.

2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).

3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими. И сегодня часть документов не расшифрована (например, не прочитан текст ни одной из пятнадцати деревянных дощечек, найденных на острове Пасхи).

Все ранние документы, дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценность как культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать о жизни древних народов и цивилизаций.

Материальные носители

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов. Древнейшие надписи выдалбливали и вырезали на каменных плитах, деревянных и глиняных дощечках, на кости. Позже документы стали чеканить на металле, наносить краской на кожу, на глиняные дощечки и посуду.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус - прообраз современной бумаги. Его изобретение относят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус. Стебли разделялись на тонкие полоски, отбивались молотками, проклеивались хлебным отваром, прессовались, сушились и отглаживались [15]. Папирусные документы обычно свертывали в свиток.

Примерно в III веке до н. э. был изобретен пергамент - особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Название этого материала произошло от названия малоазиатского города Пергама, где его впервые стали изготовлять.

Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости работ по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плотными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металлическими застежками. Благодаря своей прочности этот материал использовался для письма в течение почти 18 веков.

У шумеров самыми обычными были глиняные книги. Знаки клинописи наносились тонкой палочкой на сырую глину, а затем она высушивалась или обжигалась. На каменных плитах и металле (в том числе золоте) высекали тексты этруски (VIII в. до н. э.), а иногда и финикийцы.

Книги и кодексы греков и римлян написаны на деревянных и костяных дощечках, покрытых воском.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века. За это время в процесс производства вводились новшества: использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбелка хлорной известью цветного тряпья. В XVIII веке изготовление тряпичной бумаги перешло на машинное производство с использование химической обработки бумажной массы [15].

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания и копирования текста сделало бумажные документы дешевыми и общедоступными. И сейчас под словом «документ» большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.

Однако с появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

К кинодокументам относят диафильмы (немые, тематически подобранные кадры на рулонной кинопленке), кинофильмы (динамичные фотоизображения на кинопленке) и видеофильмы (динамичные изображения на магнитной пленке или оптическом диске). Обычно кинодокументы делят на статичные (при неподвижном изображении) и динамичные (при подвижном изображении).

К фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фотография - это светозапись, снимок, полученный фотографическим способом на светочувствительной пластине, пленке или бумаге. Фотография может быть черно-белой или цветной, на различных основах - гибкой полимерной (фотопленка), жесткой (металл, стекло, пластмасса) и бумажной (фотобумага). Диапозитив - это позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (пленке или стекле). Диапозитив проецируют на экран с помощью диапроектора или диаскопа. Изображения на фотодокументах являются статичными.

Фонодокументы - это аудиодокумент. К фонодокументам относят грампластинки и магнитные фонограммы. Фонограмма - документ с записью звуков (речи или музыки). Материальным носителем фонограммы может быть магнитная лента, кассета с магнитной видеофонограммой, оптический диск.

Грампластинка - это пластмассовый штампованный или литой диск, запись на который производится с помощью прорезания канавок определенной глубины и профиля, которые соответствуют колебаниям звуковых частот. Грампластинка - самый старый вид аудиодокумента, однако именно грампластинки со старыми записями пользуются огромным спросом у меломанов. И, несмотря на широкое использование аудио CD -дисков, стоимость пластинки может в десятки раз превышать стоимость записей на новых аудионосителях.

Новейшими материальными носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы (CD -диск, DVD -диск, магнитооптический диск).

Микрографические документы выполняются на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске в виде микрокопии документа или оригинала микродокумента. Они имеют малый вес и размеры и широко используются в фондохранилищах для хранения больших объемов копий документов. Кадры в микрофильме располагаются в линию, один за другим, на полосе прозрачной пленки, в микрофише микроизображения расположены в виде сетки на листе пленки. Микрокарта аналогична микрофише, но изготовлена на непрозрачной основе (на фото- и обычной бумаге), иногда с двух сторон [10].

Средства письма

И в древности, и в наше время используются различные средства для нанесения текста. В древности для продавливания знаков использовали острые палочки, трубочки. Затем, при письме с нанесением красящих веществ, стали пользоваться перьями (сначала птичьими, преимущественно гусиными, позже металлическими) и карандашами. В начале XX века появились авторучки, шариковые ручки.

Природные красители получали из плодов, коры, листьев, стеблей разных растений. Были красители животного происхождения. Некоторые красители были баснословно дороги (например, пурпур, индиго).

Тексты на таких носителях, как папирус, пергамент и бумага, писались обычно черными чернилами - сажевыми и железо-галловыми [15].

Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. В качестве клея в разных рецептурах использовали растительные камеди (вишневые, сливовые и т.п.); рыбий клей; рисовые, ячменные, другие отвары. Позднее в тушь стали вводить вещества (казеин, шеллак), придающие тушевому тексту водостойкость. Однако тушь была неудобна в употреблении, плохо проникала в бумагу, часто давала нестойкий к истиранию текст.

Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой черный текст. Темнели чернила и при стоянии в растворе, образуя нерастворимый осадок. Чтобы избежать этого, чернила подкисляли кислотой (уксусной, карболовой и т.п.). Лучшие образцы железо-галловых текстов выдержали многовековое хранение: они нерастворимы в воде, устойчивы к выцветанию, износостойки.

В XIX веке получили первый синтетический краситель из анилина (продукта нефтепереработки), и спустя 10-20 лет на основе анилиновых красителей стали изготовлять все средства письма: чернила, цветную тушь, цветные и копировальные карандаши, штемпельные краски, цветные копировальные материалы, а после появления машинописи - и машинописные материалы. По долговечности анилиновые красители значительно уступают старинному железо-галловому тексту.

С появлением современных ручек (фломастеров, капиллярно-шариковых) для приготовления средств письма используются не чернила, а вязкие органические пасты.

Тексты, написанные жидкими красками, условно называют чернильными, а твердыми красками - карандашными.

Материальные носители и средства письма в России

Новгородские русичи (X - XIII вв. н. э.) продавливали текст документов на бересте - верхнем слое березовой коры (рис. 1.4).

После этого практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т.е. 15-17 см (рис. 1.5). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова.

После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз. И это относилось не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения.



В XV - XVI веках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII века - изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры.

Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Инструментами письма служили гусиные перья, которые применялись вплоть до второй половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.

Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым «уставным» письмом - буквами с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов - из подклеенных листов бумаги («поставов»). Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.

В 1700 г. Петр I ввел тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги. На листах тетрадей писали с обеих сторон. Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т.д.). При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах.

В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид [12].

1.3 Свойства и функции документов. Классификация

Свойства документов

Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов [4].

Функции документов делят на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются:

· информационная (фиксация, хранение и передача информации);

· коммуникативная (передача, обмен информацией);

· социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

· правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);

· организационная (установка правовых отношений);

· управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);

· обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);

· познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);

· мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

Классификация организационно-управленческих документов

Классификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

· по способу документирования;

· по сфере использования;

· по наименованию;

· по содержанию;

· по характеру содержания;

· по месту составления;

· по грифу ограничения доступа (степени гласности);

· по происхождению;

· по юридической силе;

· по форме изложения (степени унификации);

· по срокам исполнения;

· по срокам хранения;

· по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам. По способу документирования различают документы:

· рукописные;

· электронные;

· графические;

· кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

· организационно-распорядительные;

· финансово-бухгалтерские;

· научно-технические;

· документы по труду;

· отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

· первичные (содержащие исходную информацию);

· вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

· внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

· входящие (поступившие в организацию);

· исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

· открытые (несекретные документы);

· с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

a. «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

b. «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

c. «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

d. «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

· официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

· личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

· оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

· копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

· отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

· заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

· выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

· дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По форме изложения (степени унификации):

· индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

· трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

· типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - например, типовой технологический процесс);

· примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

· унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

· срочные (с указанным сроком исполнения документа);

· несрочные.

По срокам хранения различают документы:

· временного хранения (до 10 лет);

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· постоянного хранения. По степени обязательности:

· информационные (содержащие сведения и факты);

· директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

1.4 Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность

Типы документов

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

· оригинал или подлинники. Это первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу;

· копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;

· заверенные копии - копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

· выписки. Выписка - это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставится подпись должностного лица и печать организации;

· дубликаты. Это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

Развитие технологии копирования документов

На ранних стадиях развития письменности документы создавались в единственном экземпляре. Однако вскоре тексты стали копировать единственно доступным рукописным способом. И хотя в середине XV века появились первые книгопечатные станки и вскоре большинство книг становятся печатными, но рукопись почти до конца XIX века остается основным способом исполнения документов.

Первые нерукописные копии документов получали с помощью оттисков на глине или воске. Для этого сначала весь текст вырезали на деревянных или каменных основаниях, а затем делали оттиски на мягком материале. Позже стали использовать красители, и оттиски делали на пергаменте и тряпичной бумаге. Однако цена такой копии была очень велика из-за трудоемкости работы. Снизить ее удалось только к XVI веку, с изобретением книгопечатания.

Книгопечатание было изобретено Иоганном Гуттенбергом около 1445 г. К этому времени рост городов, развитие культуры и просвещения требовали массовой книжной продукции. Нужны были копии церковных книг, научных трудов, карт и астрономических таблиц [16].

Изобретение включало несколько технических новшеств: разборный шрифт, словолитный аппарат, специальный сплав для изготовления печатных литер, особый состав типографской краски и собственно печатный станок (рис. 1.6).

Первые опыты книгопечатания относят к 40-м гг. XV века в городе Страсбурге, а к концу 50-х в Майнце вышла великолепно изданная Библия (рис. 1.7). Затем гуттенберговские типографии распространились по городам Германии и странам Европы.

Но стоимость копии документа все еще была очень высока из-за цены сырья, из которого производились носители, и дорогих природных красителей (особенно цветных).



Первые годы печатные книги сохраняли многие признаки рукописных. Заглавные буквы, иллюстрации, многоцветные заставки и концовки не печатали, а дорисовывали от руки в печатных книгах (рис. 1.8). Но постепенно они заменялись литыми или гравированными, появились печатные иллюстрации - гравюры, которые вырезались на дереве, потом на меди.

В 1491 г. в Кракове была напечатана первая славянская книга кирилловского шрифта, а первой русской печатной книгой был «Апостол», изданный в 1567 г.

Первопечатные книги издавались в основном тиражом в 300 экземпляров. Всего за первые полстолетия книгопечатания вышло в свет около 40 тыс. изданий печатных книг, а их общий тираж превышал 12 млн. экземпляров. Из них до наших дней дошла примерно тридцатая часть, около полумиллиона экземпляров. С появлением машинописи документы разделились по статусу на оригиналы и копии.

Для изготовления копий и массового тиражирования документов в начале XX века стали использовать ротаторы и ротапринты. К середине века появляются светокопировальные аппараты.

Современные средства копирования и размножения документов

В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы: средства копирования и средства размножения.

Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое количество экземпляров (25-50 шт.), а при массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии.

Наиболее используемыми являются следующие средства копирования.

1. Электрографическое копирование (электрофотографическое или ксерографическое) - наиболее распространенный в настоящее время способ копирования.

2. При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения.

3. Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

4. Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др.

5. Термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.

6. Фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования.

7. Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)

8. Электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии.

9. Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.

10. Диазографическое копирование (диазография, синькогра-фия). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата.

11. При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют.

12. Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке.

13. Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии.

14. В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы.

15. Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов.

16. Гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.).

17. Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.

18. Офсетная печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования.

19. Трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска.

20. К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

21. Ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях.

22. При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества.

23. Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.

Обязательный экземпляр документов

Экземпляр - это образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

Система обязательного экземпляра - это совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования. Обязательный экземпляр может быть платным и бесплатным.

Принципы формирования системы обязательного экземпляра, виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра и нормы работы с ним оговорены в Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ.

Цели формирования системы обязательного бесплатного экземпляра:

· комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации как части мирового культурного наследия;

· осуществление государственного библиографического учета;

· организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации;

· использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

· государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

· подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации;

· информирование общества о документах всех видов;

· формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.

В состав обязательного бесплатного экземпляра и обязательного платного экземпляра входят следующие виды документов:

· издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания);

· издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;

· издания для слепых и слабовидящих - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);

· официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

· аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;

· электронные издания - программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях;

· неопубликованные документы - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);

· патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

Обязательный бесплатный экземпляр передается производителями документов получателям безвозмездно. Документы доставляют через полиграфические предприятия по одному обязательному бесплатному федеральному экземпляру всех видов печатных изданий в день выхода в свет первой партии тиража.

Экземпляры изданий для слепых и слабовидящих доставляются в Российскую государственную библиотеку для слепых в течение двух дней после выхода в свет первой партии тиража.

В тридцатидневный срок после защиты и присуждения ученой степени доставляются в Российскую государственную библиотеку обязательные бесплатные экземпляры диссертаций (а диссертации по медицине и фармацевтике - в Государственную центральную научную медицинскую библиотеку).

Аудиовизуальную продукцию в целях ее учета, хранения и использования в государственных архивах и библиотечно-информационных фондах документов доставляют:

· в Российскую книжную палату (по три обязательных бесплатных экземпляра фонограмм и видеофильмов);

· в Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм (по два экземпляра фонопродукции, кинопродукции в виде позитивных копий, а также видеопродукции и аудиовизуальной продукции на электронных носителях);

· в Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации (по одному обязательному бесплатному экземпляру игровых, анимационных, научно-популярных фильмов в виде позитивной копии);

· в Российский государственный архив кинофотодокументов (по одному экземпляру документальных фильмов и киножурналов, документальных видеофильмов в виде копии, по два обязательных бесплатных экземпляра фотодокументов);

· в Российский государственный архив фонодокументов (по два экземпляра фонопродукции, за исключением фонопродукции, созданной для телевидения и радиовещания).

Доставка обязательного платного экземпляра изданий включает доставку в Центральный коллектор научных библиотек из первой партии тиража обязательного платного экземпляра изданий. Не подлежат доставке в Центральный коллектор научных библиотек: буклеты, открытки, карты и планы, плакаты, портреты, наглядные учебные пособия, календари, афиши, этикетки, другие листовые издания, издания на языках народов Российской Федерации (за исключением русского), служебные документы, документы строгой отчетности, техническая документация на военную продукцию, бланочная продукция, указания по заполнению бланков отчетности, альбомы форм учетной и отчетной документации, издания для слепых и слабовидящих, неопубликованные документы, аудиовизуальная продукция и электронные издания.

На получателей обязательного экземпляра документов (как бесплатного, так и платного) возлагаются обязанности по их регистрации, учету (составлению депозитария), комплектованию фондов отечественных изданий, обеспечению их постоянного хранения и использования. А также обязанности по распределению и доставке обязательных бесплатных федеральных экземпляров изданий в библиотечно-информационные организации в соответствии с перечнем, утверждаемым правительством Российской Федерации.

Копирование обязательного экземпляра (в целях библиотечно-информационного обслуживания граждан и организаций) осуществляют организации, ответственные за обеспечение его постоянного хранения и использования.

Копирование обязательного бесплатного экземпляра электронных изданий (включая программы для ЭВМ и базы данных) осуществляется в соответствии с Законом РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».

1.5 Структура документа: формуляр современного управленческого документа; текст документа; унификация текста документа

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

ГОСТ Р6.30-2003 описывает систему реквизитов - элементов оформления официального документа (табл. 1.1, схемы на с. 36, 37).



Правила оформления реквизитов

01 - Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации»;

02 - герб субъекта РФ. Порядок использования герба субъекта Российской Федерации на бланках определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти субъектов РФ. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также изображения (гербы) территорий или населенных пунктов;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации - это графическое изображение. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Товарный знак - это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц;

04 - код организации по ОКПО. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО), в котором должна быть зарегистрирована каждая организация (юридическое лицо). Код представляет собой число, каждая цифра которого несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.д.;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07 - код формы документа по ОКУД. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации.

Реквизиты 04 и 07 (код организации и код формы документа) помещаются на общих бланках документов после реквизита 08 (наименование организации), а на бланках служебных писем - после реквизита 09 (справочные данные об организации).

На бланках служебных писем код по ОКУД может быть заранее проставлен, а на общих бланках документов организации он может впечатываться при составлении конкретного документа;

08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное название вышестоящей организации (при ее наличии) или полное название вышестоящей организации (при отсутствии сокращенного названия).

При наличии сокращенного наименования (если оно закреплено в учредительных документах) оно помещается вслед за полным наименованием организации в скобках.