Предмет и задачи документоведения

Например:

Министерство образования Российской Федерации

Тамбовский государственный университет

(ТГУ)

Автором документа также может быть структурное подразделение или должностное лицо.

Например:

ЗАО «Премьер»

Отдел по связям с общественностью

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на иностранном языке печатают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ;

09 - справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают следующую информацию: почтовый адрес, номера телефонов, сведения по решению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и web -страниц в Интернете, номер и дату лицензии и т.д.);

10 - наименование вида документа. Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме писем. Оно пишется заглавными буквами и выделяется полужирным шрифтом.

Например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ.

Название документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД, а также содержанию документа;

11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) датой документа является дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последней организацией.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (например: 29.04.2000). При этом день и месяц оформляют парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами;

12 - Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексами в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации. Индексы могут соответствовать: номеру дела по номенклатуре дел организации; номерам структурных подразделений; видам документов; должностным лицам - авторам документов; должностным лицам - исполнителям документов и т.д. Например:

№ 2 - 4/67(2 - номер структурного подразделения, 4 - вид документа, 67 - порядковый номер документа).

Регистрация документов начинается с начала календарного года.

Если документ составлен несколькими организациями, его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется при подготовке письма-ответа. Ссылка включает регистрационный номер и дату письма, на который дается ответ.

Например: На № ____от_____

14 - место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам 08 (наименование организации) и 09 (справочные данные об организации);

15 - адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Управление делами

Ведущему специалисту

А.С. Иванову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

АО «Домснабстрой»

А.Д. Петрову

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ОАО «Фруктовое мороженое»

Советская ул., д. 5, Ростов-на-Дону, 344067

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Петровой Е.Е.

ул. Цветная, д. 7, кв. 23

г. Лиски, Воронежская обл., 301264

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных

учреждений высшего и среднего

профессионального образования,

руководителям предприятий

и организаций Минобразования России

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

При оформлении реквизита допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.

Например:

Главному бухгалтеру

АО «Юг-Пресс»

И.П. Галич

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами;

16 - гриф утверждения документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документ может утверждаться должностным лицом, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или специально издаваемым документом.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения должностным лицом оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Маркет»

(подпись) А.В. Васильев

16.05.2003

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Маркет»

(подпись) А.В. Васильев

16.05.2003

При утверждении документа другим документом гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Регионального центра

«Пластификат»

от 16.10.2003 № 505

17 - резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

Гуриной И.Л., Кузькину С.Г.

Подготовить ответ до 05.06.2003.

(подпись) М.Б. Павлов

03.06.2003

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится;

18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен раскрывать краткое содержание документа и отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?».

Например:

«О приеме на работу А.П. Петрова», «Об открытии филиала» (в приказах), «О возобновлении поставок» (в письме), «Должностная инструкция секретаря-референта».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не составлять;

19 - отметка о контроле. Отметка о контроле ставится на левом поле первого листа документа рядом с заголовком. При этом буква «К» или полное слово «Контроль» ставится штампом или пишется чернилами.

Отметка о контроле может проставляться руководителем, поставившем резолюцию на документе, должностным лицом или структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов;

20 - текст документа. Текст является основным элементом документа.

Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Например: «имеете», «владеете», «были», «находились».

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы (столбцы) должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Связный текст управленческих документов обычно состоит из двух основных частей.

В первой части кратко излагаются причины или основания составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

«В соответствии с Инструкцией «О порядке ведения учета военнообязанных от №», или «В связи с поступающими запросами о порядке выдачи документов».

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, распоряжения, которые можно разбивать на пункты и подпункты, нумеруя их арабскими цифрами. Действия или выводы однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа.

Например: «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа.

Например: «постановляет», «решил».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

Например: «слушали», «выступили», «постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Например: «отдел осуществляет функции», «комиссия установила».

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («организация не возражает», «организация считает возможным»).

Постоянная информация в тексте документов различных видов может быть оформлена в виде трафаретного текста, а переменная вносится при создании определенного документа.

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 - 1,5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля;

21 - отметка о наличии приложения. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Должностная инструкция на 3 л. в 2 экз.

2. Проект приказа на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса рассылки, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

Приложение № 2

к приказу Минобразования России

от 08.10.2000 № 623

Допускается слово «приложение» печатать прописными буквами и центрировать это выражение и все слова реквизита относительно самой длинной его строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минобразования России

от 08.10.2000 № 623

22 - подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Например:

Генеральный директор

ОАО «Астом» (подпись) А.В.Журавлев

или (при составлении документа на бланке организации):

Генеральный директор (подпись) А.В. Журавлев

Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.

Например:

Вице-президент

издательского дома «Альфа-пресс» (подпись) М.Ю.Марков

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем учреждения или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Ректор (подпись) А.Г. Сухов

Проректор (подпись) С.П. Петров

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации (структурные подразделения), подписи располагают на одном уровне.

Например:

Директор школы № 5 Директор школы № 26

(подпись) Т.А. Рыжова (подпись) С.В. Иванов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии (подпись) С.В. Соколова

Члены комиссии: (подпись) А.С. Васильев

(подпись) И.П. Игнатова

23 - гриф согласования документа. Согласование документа может проводиться как внутри организации - автора документа (внутреннее согласование), так и с организациями, интерес которых затрагивается в документе (внешнее согласование). Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, внутреннее согласование называется визированием.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его подразделения, не являющегося автором документа, с содержанием этого документа.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

· с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

· с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

· с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

· при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

· с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

24 - визы согласования документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения;

25 - оттиск печати. Печатью заверяется подлинность подписи

должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации;

26 - отметка о заверении копии. Отметка о заверении копии проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику для придания копии юридической силы. Отметка располагается после реквизита 22 (подпись) и содержит заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровку подписи, дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации;

27 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

· краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), или (при наличии такого документа) ссылку на его дату и номер;

· отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ;

· дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлено письмо от 01.06.03 № 236. В дело 2-4.

(подпись) Н.Т. Лыскова

03.06.2003

29 - отметка о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в виде штампа (вручную, автоматическим или электронным нумератором). Отметка содержит порядковый номер входящего документа и дату его поступления в организацию (при необходимости - время).

Например:

Вх. № 0047

15.07.2003 12:45

Допускается отметку о поступлении документа в организацию представлять в виде штампа;

30 - отметка для автоматического поиска документа. Отметка проставляется на поле нижнего колонтитула каждой страницы документа и содержит имя файла электронного документа и данные для его нахождения (код подразделения, номер компьютера, фамилию исполнителя, дату составления и т.п.).

Например:

Pr 02_12. doc

(Рr - вид документа, 02 - код структурного подразделения, 12 - порядковый номер приказа).

Бланки документов

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключение составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций. Они оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя организации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через управление делами.

Виды бланков документов и их реквизиты

При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой.

Реквизит 01, 02 или 03 (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 (эмблема организации и товарный знак) допускается располагать на уровне реквизита 08 (наименование организации).

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), а также ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

2. Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь следующие размеры полей:

· верхнее 20 мм;

· левое 20 27,5 мм;

· правое 10 22,5 мм;

· нижнее не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В организациях обычно применяются следующие виды бланков:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Например:

документоведение информация материальный подлинность



Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные

данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.

Например:



На бланках письма ограничительные уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о контроле».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».

Например:



Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

Например:

1.6 Системы документации

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации [5, 9, 11].

Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

· единого принципа построения форм документов;

· регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;

· установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации документов включает:

· разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;

· введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Разработаны следующие УСД:

· организационно-распорядительной документации (УСОРД);

· плановой документации (УСПД);

· первичной учетной документации (УСПУД);

· финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);

· расчетно-денежной документации (УСРДД);

· отчетно-статистической документации (УСОСД);

· по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

· документации по ценообразованию (УСДЦ);

· документации по торговле (УСДТ);

· документации по изобретениям и открытиям (УСД И О);

· документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);

· документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);

· документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).

Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.

Табель содержит следующие графы.

1. Наименование формы документа.

2. Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организация - ОКПО).

3. Дата утверждения документа.

4. Периодичность издания.

5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.

6. С кем согласовывается документ.

7. Ответственный за контроль над исполнением документа.

8. Годовой тираж бланков и другие.

Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в 4.8. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ. bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз Ж.М. Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими станками. А в 1834 г. Ч. Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной механической аналитической машины, имевшей практически те же устройства, что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г.Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Североамериканских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения. В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.). Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” сохранён прежний термин - “документ на машинном носителе”, который определяется как “документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.

Размещено на Allbest.ru