Развитие делопроизводства в России в прошлом веке

38

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМУЛЯРА ДОКУМЕНТА

1.1. Понятие “формуляр” и реквизиты документа

1.2 Характеристика формуляров документов 19-начала 20 вв.

2. РАЗВИТИЕ ФОРМУЛЯРОВ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 19-НАЧАЛА 20 ВВ.

2.1 Система делопроизводства 19-начала 20 вв. в России

2.2. Состав официальных документов 19-начала 20 вв. Их формуляр

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. В этот же период происходит развитие формуляров текстовых документов.

Вопросы практического документоведения - создания правил работы с документами и требования к самим документам возникали еще в XVI-XVII веках как азбуки-прописи для писцов, как трафареты-образцы, шаблонные наборы фраз и выражений в документе XVI в., как неотъемлемая часть этикета документов, отражающих официальные отношения. Например, обязательное указание полного царского титула, построение каждого вида документа по установленной схеме.

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определённое представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют всё же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это прежде всего законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Документоведческие источники можно классифицировать по нескольким основаниям:

- по хронологии (источники дореволюционного, советского, постсоветского периодов);

- по отношению к определённой информационной среде (ретроспективной, оперативной или перспективной);

- источники “в обычае” и источники “в законе” (Н.В. Варадинов) и т.д.

Поскольку документоведение, как уже отмечалось, вырастало из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю становления документоведения, можно разделить на две большие группы: это, во-первых, документы, которые вышли непосредственно из делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства; во-вторых, разного рода правовые акты, на протяжении нескольких столетий законодательно регламентировавшие работу с документами.

К первой группе источников, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (так называемые “письмовники”). Широкое распространение в нашей стране они получили в 18-19 веках. Их предшественниками были “формулярники”, известные на Западе уже в 7 веке, а в России - в первой трети 16 столетия (в частности, формулярники московской митрополичьей кафедры). К настоящему времени известно более 100 таких сборников.

В “письмовниках” регламентировались состав, форма и содержание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых ещё в 1765 г. появилось “Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам”. Два десятилетия спустя был издан “Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные” (СПб, 1788). “Письмовники” нередко достигали значительных объёмов. К примеру, имеющееся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета “Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения” В.Максимова (М., 1913) содержит более 2000 тыс. страниц.

К другой группе относятся источники, представляющие собой законодательно закреплённые правила и нормы работы с документами. Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром 1, утвердившим в 1720 г. “Генеральный регламент¹⁶”. В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

К числу важных источников, наряду с “Генеральным регламентом”, относятся также разработанные в петровские времена “генеральные формуляры” - образцы документов; “Учреждение для управления губерний”, изданное в 1775 г. Екатериной Второй; “Общее учреждение министерств”, появившееся в1811 г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.

Цель работы - анализ развития формуляров текстовых документов 19- начала 20 вв.

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

- Рассмотреть понятие и сущность формуляра и реквизитов;

- Исследовать основные этапы развития формуляра в 19-начала 20вв.;

Объектом исследования выступает деятельность делопроизводства.

В процессе написания данной курсовой работы была использована литература авторов Андреева В.И. Басаков М.И. Ерошкин Н.П. Крайская З.В., Челлини Э.В и др.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМУЛЯРА ДОКУМЕНТА

1.1 Понятие “формуляр” и реквизиты документа

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности, например:

- государственный герб Российской Федерации;

- эмблема организации или предприятия;

- изображение правительственных наград;

- коды;

- наименование министерства или ведомства;

- наименование учреждения, организации или предприятия;

- наименование структурного подразделения;

- адресат;

- резолюция;

- гриф утверждения;

- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- ссылка на индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания;

- отметка о контроле;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования;

- отметка о заверении копий;

- визы;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Прокомментируем наиболее важные реквизиты.

Автор, бланк документа - обязательный реквизит каждого документа.

Авторами служебных (официальных) документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия.

В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланке. Бланк представляет собой лист бумаги с напечатанным на нем названием учреждения, предприятия, организации. В бланке в соответствии с требованиями стандартов, указываются:

- герб Российской Федерации;

- эмблема организации ли предприятия;

- изображение правительственных наград;

- наименование министерства или ведомства;

- полное наименование учреждения, организации или предприятия (в скобках сокращенное, если таковое имеется);

- наименование структурного подразделения;

- адрес учреждения;

- название вида документа или место для него;

- дата;

- индекс;

- ссылки на индекс и дату входящего документа;

- место составления документа.

Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь два вида бланков - бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов. Это объясняется тем, что служебное письмо является единственным видом документа, в котором не указывается название. Все остальные документы имеют название вида - протокол, приказ, акт, постановление, решение, распоряжение и т.д. Но служебное письмо, в то же время, является единственным документом, в котором есть реквизит - адрес учреждения, предприятия, организации - автора документа. Во всех остальных видах документов этот реквизит отсутствует.

Применение бланков повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование любого документа.

Наименование вида или разновидности документа.

Указание вида или разновидности документа - один из обязательных элементов формуляра. Он позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем.

Вид или разновидность документа определяется его содержанием, формой (протокол, циркуляр), способом записи и передачи информации (стенограмма, телеграмма, радиограмма). Название вида или разновидности документа помещается обычно в начале документа. На служебных документах указание вида или разновидности дается в бланке после указания автора документа.

Заголовок

Все служебные документы формата А-4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А-5 (148х210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одой фразе должно быть отражено основное содержание документа. Для документов, сложных по содержанию, составляются подзаголовки. Заголовок помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, номера и даты

Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает и регистрацию документа, его распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле и помогает правильному распределению документов в дела.

В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату инициативного документа.

Адресование документа.

На многих видах служебных документов, и прежде всего на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения. которому направляется данный документ. Адресат располагается в верхнем правом углу документа. В адресате названия учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже.

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассматривать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам.

На одном документе разрешается проставлять не более трех адресатов. Если документ направляется более чем в три адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес пишется в соответствии с правилами, установленными органами связи, и на многих документах указывается вслед за адресатом.

Датирование документа.

Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Они характеризуют стадии работы над документом. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях даты подписания и отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существуют также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также даты написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т.д.

Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входит число, месяц, год. Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами:

08.03.2009 - 8 марта 2009 года

15.07.2008 - 15 июля 2008 года

21.12.2007 - 21 декабря 2007 года.

Состав удостоверения документов.

Способы удостоверения документа - подписание, проставление печати, утверждение - придают документу юридическую силу.

Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется.

Если документ изготовлен не на бланке, в состав должности войдет полное наименование учреждения, организации или предприятия.

Подписывается обычно первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Подписание различных категорий служебных документов регламентируется нормативными актами, регулирующими работу учреждения.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции.

Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на нескольких лиц. Например, на протоколах - подписи председателя и секретаря, на аттестатах - подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей; на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т.д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях.

Для закрепления юридической силы документов на них ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре герба Российской Федерации или Ивановской области, а по окружности дается полное название учреждения. Право пользования печатью оговаривается в Положении об учреждении. Гербовая печать ставится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения.

Простые печати могут быть различной формы - круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не изображается. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. Простые печати ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов.

Нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов. Например, требуют утверждения уставы, положения об учреждениях и их структурных частях, штатные расписания, инструкции, некоторые протоколы и др. Утверждение документа осуществляется после его подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.

Согласование документа.

Тесты наиболее важных документов обычно перед подписанием согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями. В ходе согласования определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законодательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений.

Согласование проектов документов осуществляется с учреждениями, предприятиями, организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые, в соответствии с их компетенцией, имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может осуществляться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

Приложения.

Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, даты, подписи. Кроме того, на приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.

1.2 Характеристика формуляров документов 19-начала 20 вв.

В конце XIX века серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, -- это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Бланк - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первоначально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII веке в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Перед обозначением должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г. порядок адресования значительно упростился, и определенный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

2. РАЗВИТИЕ ФОРМУЛЯРОВ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 19-НАЧАЛА 20 ВВ.

2.1 Система делопроизводства 19 - начала 20 вв. в России

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид отображенный на рис.1.

Рисунок 1. Структура министерств 19 - начала 20 вв.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

"Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории:

- текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

- чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

- дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная. Автор известного "Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России" (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров.

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, написание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел ("не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности" - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2.9757).

Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы:

"... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления".

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это "наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел"; практическое делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг". К предмету теоретического делопроизводства он отнес: "наружные свойства" деловых бумаг и их "внутренние> свойства".

В разделе о наружных свойствах документов он дает:

- классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1. сношения (или отношения);

2. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3. официальные письма;

4. записки;

5. выписки;

- порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

- части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, "кувертные" надписи;

- титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль ("слог") документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и "просительские" дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

2.2 Состав официальных документов 19-начала 20 вв. Их формуляр

Поскольку всякое решение в министерской системе делопроизводства предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Рассмотрим подробней порядок оформления журнала и протокола на практике.

В Кратком словаре видов и разновидностей документов в определении протокола указано, что как вид документа он зародился в XVIII в. Его появление обусловлено проведением реформы государственного аппарата в XVIII в. и появлением коллегий.

Порядок документирования деятельности коллегий был закреплен Генеральным регламентом (глава IV), в котором установлено: «Когда предложение учинено будет, то по вышеописанному порядку от нотариуса одно по другом в протокол записывается, и потом во всем коллегии...».

Результаты анализа документации губернских учреждений, представленной в фондах Государственного архива Тверской области свидетельствуют о том, что данный вид документа применялся и в деятельности губернских учреждений.

Протокол XVIII - н. XIX вв. - это внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования.

Степень важности рассматриваемого вопроса напрямую влияла на подробность фиксации хода его обсуждения. В зависимости от «подробности» фиксации информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Однако данное наименование разновидности протокола (журнал) законодательно не было закреплено, вследствие чего можно сделать вывод о его появлении и закреплении на практике. Функциональное назначение протокола и журнала на протяжении XVIII в. было идентичное.

Как вид документа понятие журнал официально вводится в оборот «Учреждением Государственного совета» (1810 г).

В отличие от XVIII в., в делопроизводстве н. XIX в. в журналах обсуждение каждого вопроса отражалось, как правило, в обобщенном виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино, близкие мнения могли излагаться как нечто цельное и т.д.

Журналы составляли после заседания на основании кратких записей секретаря. В процессе исследования документов фондов Государственного архива Тверской области было выявлено, что продолжительность заседания напрямую влияла на объем журналов, которые в дальнейшем переплетались в отдельную книгу с титульным листом, на котором указывалось наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа и место создания документа. В XIX в. данный вид документа, как правило, опубликовывался посредством изготовления копии в типографии.

В делопроизводстве XIX в. протокола и журнал как бы поменялись «ролями». В XVIII в. формуляр протокола был законодательно закреплен Генеральным регламентом, и был описан: «прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать, и потом протокол держать». В законодательных актах XIX в. формуляр протокола отсутствует.

После принятия решения, которое обязательно должно было быть зафиксировано в протоколе (журнале), члены комиссии проставляли личные подписи. Они располагались после каждого принятого решения.

Реквизит «наименование вида документа» появился лишь в XIX веке и располагался по центру листа, указывался прописными буквами, далее чуть ниже указывался «заголовок к тексту» в форме родительного падежа. Например, Журнал заседания Тверского губернского правления.

В протоколах «наименование вида документа» указывалось после верхнего поля либо по центру, либо от левого поля, если заголовок к тексту не указывался на отдельной строке.

Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:

1. Если заголовок к тексту указывался после наименования вида документа, то дата оформлялась ниже заголовка с предлогом «от». Например:Протокол Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения от 31 марта 1892 года.

2. Когда «дата документа» указывалась в одну строку с заголовком к тексту. Например,

Протокол 1892 года апреля 24 дня. Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения.

В соответствии с нормами регламента XVIII в. в случае отсутствия на заседании какого-либо члена коллегии, нотариус должен был в протоколе указать, кто и по какой причине отсутствовал. В XIX в. в протоколах и журналах подобного рода информация не указывается.

Документы фондов Государственного архива Тверской области позволили сравнить законодательно закрепленный формуляр протокола с формуляром, сложившимся на практике в местных учреждениях.

Протоколы оформлялись от руки. Журналы XVIII - н. XIX вв. переплетались в книги. Первым реквизитом, который указывался на данном документе в XVIII в. была «дата документа», которая включала год, месяц, число, а также наименование дня недели, например «1745 года января 1 дня во вторник».

В журналах и протоколах XIX в. в связи с появлением реквизита «вид документа» он указывался первым, затем шел «заголовок» и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания.

Если указывался «номер документа» (он проставлялся не всегда), его оформляли на зоне левого поля.

В протоколе и журнале XVIII в. давалась информация о присутствующих, из которых первым указывался председатель заседания, например, губернский предводитель дворянства, затем все присутствующие. Обязательно писались их должности, напротив которых проставлялись фамилии и инициалы. На практике, как показывают документы губернских учреждений XVIII - XIX вв., в некоторых протоколах прежде, чем указывать всех присутствующих, секретарем оформлялась вводная фраза (формула) «В ...(наименование организации)... прибыли». Например, «в Тверское губернское дворянское собрание депутатов прибыли:..». Такой порядок сохранился и в XIX веке.

После части протокола о присутствующих на заседании шел текст. Если вопросов рассматривалось несколько, напротив каждого на левом поле проставлялись порядковые номера.

Рассмотрение вопроса оформлялось следующим образом: сначала указывалось слово «Слушали/Слушано», после которого раскрывалась его суть и ход обсуждения. По каждому вопросу на заседании принималось решение, которое в протоколе указывалось после изложения информации о ходе обсуждения. Как правило, решение начиналась словом «Приказали» и далее излагалось дословно принятое на заседании решение.

После каждого вопроса члены коллегиального органа проставляли личные подписи. Таким образом, реквизит «подпись» состоял только из личных подписей присутствующих, которые повторялись ровно столько раз, сколько рассматривалось вопросов.

Текст журнала заседания XIX в. можно условно разделить на вертикальных части, иногда, учитывая эту особенность, при оформлении использовали трафареты, т.е. заранее заготовленные части текста. Обычно это была таблица, в которой одна графа была предназначена для нумерации, вторая - для фиксации вопроса и хода его обсуждения, а третья - для вынесенного решения по данному вопросу.

В документах XVIII века на зоне правого поля, напротив текста предусматривались две графы, в которых указывалась информация об исполнении протокола (на практике чаще всего оставались незаполненными).

В XIX в. подпись стала проставляться не после каждого принятого решения, а после текста и секретарь проставлял свою подпись.

На оборотной стороне последнего листа протокола XVIII в. указывались отсутствующие (фамилии и должности), а также подробно излагались причины, по которым они отсутствовали на заседании. Если секретарь скреплял протокол, то он проставлял подпись после сведений об отсутствующих.

Если на заседании не было обсуждения каких-либо вопросов, протокол все равно составлялся, и вместо текста указывалось, что на заседании не было рассмотрения каких-либо дел.

Сравнительный анализ законодательно описанного формуляра протокола и формуляра, сложившегося на практике в местных учреждениях Тверской губернии, позволяет сделать вывод о том, что их оформление было одинаковым.

Значение протокола в деятельности учреждения, а также традиции его оформления на протяжении нескольких столетий изменялись незначительно. В XIX в. к устоявшемуся формуляру добавились реквизиты: «наименование вида документа», «номер документа» и изменился порядок подписания документа (упрощается).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов - и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название “книго-архиво-музееведение”.