Письмо
Понятие делопроизводства, его сущность и особенности, функции и назначение, история возникновения и развития. Методы совершенствования документации – унификация и стандартизация, их особенности и отличительные черты. Деловая корреспонденция, ее виды.
| Рубрика | Разное |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.01.2009 |
| Размер файла | 40,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
34
Содержание
- Введение 2
- 1. История и теория возникновения и развития делопроизводства 3
- 2. Основы делопроизводства 12
- 3. Развитие официально-делового стиля 19
- 4. Оформление официальной корреспонденции 22
- 5. Виды деловых писем 29
- Заключение 33
- Литература 34
- Введение
- В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.
- В данной работе описаны документы по административным и общим вопросам, встречающиеся практически всем работающим на предприятиях и в учреждениях независимо от занимаемого ими положения, а так же рассмотрены язык и стиль официально-деловой документации.
- В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.
- В данной работе описаны документы по административным и общим вопросам, встречающиеся практически всем работающим на предприятиях и в учреждениях независимо от занимаемого ими положения, а так же рассмотрены язык и стиль официально-деловой документации.
- 1. История и теория возникновения и развития делопроизводства
- История возникновения и развития отечественного делопроизводства.
- Менялись времена, а вместе с ними и человеческие взаимоотношения, устанавливались новые порядки, развивались прогрессивные технологии. Но одно оставалось неизменным: при организации какой-либо коллективной деятельности человеку всегда требовалось слово, несущее в себе главную идею, которое побуждает к действиям, помогает в достижении намеченных целей. Но человеческая память изменчива и непостоянна. После возникновения письменности слова обретают силу закона.
- По свидетельству памятников письменности, делопроизводство существовало уже в X веке. Культура написания документов возникает вследствие развития торговых и политических отношений между Древнерусским государством и близлежащими странами. Уже тогда люди перестали верить друг другу "на слово" при решении важных государственных или коммерческих задач. Киевские князья, договариваясь с Византией в 900-е годы, стали практиковать составление таких документов, как письменные завещания и подорожные грамоты для купеческих кораблей.
- Пергамент
- Конкретные частные правоотношения стали фиксировать в XI - XV вв. в многочисленных грамотах (уставных, вкладных, купчих). С появлением имеющих ценность документов потребовалось место для их безопасного хранения и ведения документации. Этим местом стали гостиные дворы и монастыри. Монастыри были достаточно крупными предприятиями и вели свою судебную и хозяйственную документацию, кроме того, церковь обладала значительной юридической силой.
- Постепенно накапливался опыт в сфере документирования, что привело к появлению профессиональных делопроизводителей. Первоначально в этот круг входили церковные псаломщики и дьяки. В XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники. Обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик. Одновременно возникла необходимость в сохранении секретности важной информации - появились различные скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы извлекались из специального хранилища " ларником " (хранителем ларя с документами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.
- Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма служил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах "хартией", а в простонародье - просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции.
- Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см (3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.
- Период Древнерусского государства - это период постепенного складывания традиций российской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.
- Приказы
- Государственное делопроизводство начинает складываться с середины XV века в период формирования русского централизованного государства.
- Московским князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие административные функции выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.
- К приказам относились: разрядный, поместный, посольский, тайных дел и большой казны, разбойный, пушкарский, холопий, сибирский и др.
- Во главе каждого приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его подчинении находились дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. - от шести до десяти человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средней руки" и " молодших " (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.
- Столбец
- В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. Текст писался все на тех же узких (15 см) полосках, но теперь бумажных, а не пергаментных. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины. Документ скатывался в свиток, или столбец. Место склеивания листов получило называние состав.
- Из столбцов формировались дела. В начале столбца помещали основной документ (челобитную, память и др.), к которому по порядку подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и пр.). Такая " столбцовая " техника характерна для делопроизводства XVI - XVII вв.
- Никто не подписывал документы, ни царь, ни бояре (за исключением договорных документов с иностранными государствами). Юридическую силу документу придавала, так называемая, "припись" думного дьяка. Приписью называлась подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.
- В XVI - XVII вв. складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений.
- От верховной власти - царя и Боярской Думы - подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между приказами имели хождение памяти, которые затем переправлялись в нижестоящие инстанции. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.
- Образцовые книги
- Наличие определенных правил составления и оформления документов того времени привело к появлению образцовых книг, включавших образцы некоторых видов документов.
- В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении. Главная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась на традициях, обычаях, в устной форме передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. В законодательных актах - "Судебнике" 1550 г. и "Соборном уложении" 1649 г. - устанавливалась организация деятельности учреждений, регламентировались состав документов и правила их оформления, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру пресечения за допущенные нарушения.
- Коллегии
- В XVIII в. начался период коллежского делопроизводства. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. С 1720 года основным законодательным актом стал "Генеральный регламент" в котором была прописана структура коллегий, определены штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка, нормы поведения чиновников, убранство "камор" (служебных кабинетов), основные операции в работе с документами - правила регистрации документов, контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения.
- Период коллежского делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Приказы были заменены другими структурными единицами - коллегиями. В состав Сената входило специальное подразделение - канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавлял ее секретарь, которому подчинялись канцеляристы, регистраторы, архивариус, писцы, толмачи и вахмистр (сторож коллегии). Работа каждого жестко регламентировалась.
- Регистрация документов велась в реестрах "вершенных, но не исполненных дел" и "вершенных и исполненных дел". Основная цель регистрации состояла в охране документов. В "Генеральном регламенте" была изложена технология контроля за исполнением документов. В регламенте впервые введено такое понятие, как архив. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги. Обмен информацией между учреждениями определялся их соподчиненностью. Вышестоящие организации направляли подчиненным указы, подчиненные вышестоящим - рапорты и доношения, равные инстанции обменивались предложениями и сообщениям.
- Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные, которые позже стали называться прошениями.
- Тетради
- Реквизиты документов тоже претерпели изменения. Прежние столбцовые записи затрудняли справочную работу. Указом Петра I от 1700 года столбцы были заменены тетрадями.
- Введение листовой формы документа обусловило появление новых реквизитов: регистрационных входящих и исходящих номеров, адресата, подписи, даты составления, вида документа и пр., применяющихся в современном делопроизводстве.
- В Генеральном регламенте был определен порядок пользования печатями.
- Возник новый документ, использующийся при ведении переписки, - справка с краткими вставками из всех документов по обсуждаемому вопросу, экстракт. На документах впервые появились резолюции, представляющие собой задания по исполнению. Резолюцию писали на лицевой стороне первого листа.
- Система работы с документами была жестко регламентирована. Она подверглась изменениям только в XIX в. с проведением государственных реформ Александра I.
- Министерства
- Действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством, возникла в XIX в.
- 25 июня 1811 года вышел закон об учреждении новых органов управления - министерств. Поэтому исполнительное делопроизводство называют также министерским. Основой государственности стал принцип единоначалия. Министры, назначенные лично императором, несли ответственность персонально перед ним.
- Для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения, при министре был создан совещательный орган - совет министра, состоящий из руководителей основных структурных подразделений. Канцелярия получила статус департамента министерства. Она занималась делами, касающимися нескольких департаментов, а также решаемыми министром.
- Вводилась многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. Именно тогда в исходящих документах впервые появилась подпись лица, готовившего документ.
- В XIX в. в системе управления и делопроизводстве произошли существенные изменения, что привело и к изменениям формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка входили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.
- Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы и фамилию.
- В "Общем учреждении министерств" впервые зафиксировано, что документ приобретает юридическую силу только при условии его правильного оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму".
- На протяжении XIX в. - начала XX в. создается законодательная платформа делопроизводства. В этот период регулярно издавались сборники образцов документов - так называемые письмовники.
- Машинопись
- Революционным шагом в делопроизводстве было изобретение пишущих машинок в последней трети XIX в. Тексты документов стали более компактными, появилась возможность изготавливать одновременно несколько копий документа, что позволило значительно экономить время на документирование.
- Тогда же технические изобретения - телеграф и телефон - стали причиной появления новых видов документов: телеграмм и телефонограмм.
- Неоднократно делались попытки рационализировать делопроизводство. Правила применения пишущих машинок, гектографов для копирования документов были изложены в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве", изданном в 1911 г.
- Компьютерные технологии
- В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Она закрепила основные методы и приемы ведения делопроизводства. В 1988 г. подготавливается вторая редакция ЕГСД - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных способов обработки документов.
- Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).
- ГОСТ является нормативным документом, устанавливающим требования к бланкам и оформлению реквизитов документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
- Документы, созданные при соблюдении всего комплекса требований к оформлению, обладают полной юридической силой и являются безусловным доказательством в любом спорном вопросе.
- Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г., переутверждены в 1978 г. Внедрение в процесс делопроизводства средств вычислительной техники привело к необходимости придания юридической силы документам на машинных носителях, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". В 1990 г. эти стандарты были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
- В 2000 г. постановлением Главархива введено в действие дополнение к ГОСТ 6.38-90 о дате 2000.
- Автоматизированные системы управления (АСУ)
- В связи с внедрением в управление средств вычислительной техники были созданы Автоматизированные средства управления (АСУ) и Общегосударственная система сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Это потребовало разработки унифицированных систем документации, которые представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для управления в какой-либо сфере деятельности. Единая терминология в области унификации документов была установлена ГОСТ 6.10.2 - 83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".
- Важное значение для систематизации документов в делопроизводстве, определения их исторической, научной и практической ценности имели "Основные правила работы ведомственных архивов" 1986 г. и "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения", утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов. В 2000 г. был утвержден и принят к исполнению новый "Перечень...".
- В это время развиваются различные системы документации - плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др.
- Развитие советского делопроизводства в 70-80-е гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.
- 2. Основы делопроизводства
Делопроизводство -- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Современное делопроизводство включает:
1. обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
2. организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование -- это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Организация работы с документами -- это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
* прием и первичная обработка документов;
* их предварительное рассмотрение и распределение;
* регистрация документов;
* контроль исполнения документов;
* информационно-справочная работа;
* исполнение документов;
* их отправка;
* систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
«Информация -- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
2. распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».
Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
1. соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
2. издавать документы только в пределах своей компетенции;
3. соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ -- это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа -- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа -- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий -- отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой -- в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация -- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.
Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
3. Развитие официально-делового стиля
Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) - вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.
Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.
Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного:
— дополнять - вносить дополнения
— поручать - давать поручения
— не отвечать, а нести ответственность
— решать - принимать решения
— уточнять - вносить уточнения
— платить - производить оплату
— и т.п.
Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоций - доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом.
Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте - первые три в верхней части, а последний - в нижней части листа после подписей.
Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:
- Государственный герб Российской Федерации.
- Эмблема организации и предприятия.
- Изображение правительственных наград.
- Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
- Наименование министерства или ведомства.
- Наименование учреждения, организации или предприятия.
- Наименование структурного подразделения.
- Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.
- Название вида документа.
- Дата.
- Индекс.
- Ссылка на индекс и дату входящего документа.
- Место составления и издания.
- Гриф ограничения доступа к документу.
- Адресат.
- Гриф утверждения.
- Резолюция.
- Заголовок к тексту.
- Отметка о контроле.
- Текст.
- Отметка о наличии приложения.
- Подпись.
- Гриф согласования.
- Визы.
- Печать.
- Отметка о заверении копий.
- Фамилия исполнителя и номер его телефона.
- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
- Отметка о переносе данных на машинный носитель.
- Отметка о поступлении.
Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.
4. Оформление официальной корреспонденции
В зависимости от языка и традиций той или иной страны, стиль официальной переписки может меняться, но существуют общие правила, определяемые международной практикой и условностями.
Любой документ содержит несколько обязательных позиций:
Обращение - указывает официальный и почетный титул адресата (например, Господин, Сэр, Ваше Превосходительство и т.д.).
Комплимент - выражение вежливости, которым заканчивается письмо (напр. С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.).
Подпись - удостоверяет данный документ.
Дата - должна включать день, месяц, год и место написания письма. Данные никогда не пишутся в сокращенном виде.
Адрес - полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы.
Также при оформлении официальной и деловой корреспонденции следует придерживаться некоторых общепринятых правил:
1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.
2. Писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).
3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
4. Письма печатаются на машинке или компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал - 2 или 1,5.
5. В тексте не допускаются подчистки, исправления.
6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах.
7. Если вы посылаете поздравительную открытку, следует помнить о том, что одну подпись принято ставить лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.
Деловое письмо
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.
Современные формы переписки, которые приняты в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.
Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.
Письмо принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка - это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относиться со всей серьезностью.
Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала пишут «кому», а затем «куда».
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.
Затем пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем - фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).
В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков - Ахмед ибн (сын) Мухамед ибн Хасан ибн Хусейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.
В большинстве стран принято писать сначала имя, затем фамилию. Однако, есть исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя - Ден Сяопинь.
У адресата может оказаться титул или звание - граф, доктор, магистр и т.д. В этом случае вместо обращения "Господину" можно указать его титул и звание. Писать и говорить «Господин+титул или звание+фамилия» принято лишь в Германии.
Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются до «Г-н» и «Г-жа». Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.
В Англии часто употребляется вежливое обращение «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquier - Esq.»). Обращение «Эсквайер» никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».
В США замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. В адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.
Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить «лично» («Private» - Англия, «Personal» - США, «Confidential» - Англия, США).
После этого пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключают адрес название города, штата, графства, кантона и т.п., почтовый индекс и страна.
При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная»
Структура письма
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.
В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re ("Reference"), русский эквивалент - «Касательно».
Далее следует текст письма.
Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент "Весьма искренне Ваш" («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" («Sincerely yours»). Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости.
Если после написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложения (Enclosure)».
Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.
Деловые письма классифицируются по различным признакам.
1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:
- требующие обязательного письма-ответа
- не требующие такового.
2. По виду деловые письма могут строиться как:
- инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
- письмо-просьба
- письмо-приглашение
- письмо-подтверждение
- письмо-извещение
- письмо-напоминание
- письмо-предупреждение
- письмо-декларация (заявление)
- письмо-распоряжение
- письмо-отказ
- сопроводительное письмо
- гарантийное письмо
- информационное письмо
3. По признаку адресата деловые письма делятся на:
- обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;
- циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:
- электронную почту,
- факсимильную связь,
- телетайпную и телеграфную связь.
При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
а) на причину обращения:
«В связи с неполучением счета-фактуры...»
«Ввиду задержки получения груза...»
б) на ссылки:
«Ссылаясь на Ваш запрос от...»
«Согласно протоколу о взаимных поставках ...»
в) на цель:
«В целях скорейшего решения вопроса ...»
«В ответ на Ваш запрос ...»
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
«Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…»
«Просим рассмотреть наше предложение…»
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:
а) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
в) подтверждения: подтверждаем;
г) заявления: заявляем, объявляем;
д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
ж) напоминания: напоминаем;
з) предложения: предлагаем
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.
5. Виды деловых писем
Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:
1) напоминания о необходимости ответа на запрос;
2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.
Информационное письмо. К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма, например:
Письмо-приглашение. Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.
Благодарственное письмо. Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещании или условий осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.
Письмо-запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческое предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение о заключении сделки может быть направлено в ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или и порядке инициативы. В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению. Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, и течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.
Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию. К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.
Служебная телеграмма. Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название "телеграфный стиль". Этот стиль сложился под влиянием двух факторов.
Первый фактор - высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", которое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные. В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.
Подобные документы
История, теория возникновения и развития делопроизводства. Развитие служб документации в России. Распорядительный документ - "Приказ" в кадровой документации. Процедура составления, оформления документа. Оформление, хранение распорядительного документа.
курсовая работа [45,1 K], добавлен 22.01.2009Начертательный способ закрепления и передачи информации. Пиктографическое письмо и его особенности. Логографическое письмо, его достоинства и недостатки. Слоговое письмо. Возникновение фонетического письма. Развитие графики русского письма. Стенография.
контрольная работа [33,5 K], добавлен 20.12.2008Заболеваемость растений трипсом и методы борьбы с ним. Негативное влияние ядов на здоровье человека, правила обращения с ними. Особенности действия Акарина, преимущества и апробация, отличительные черты. Общие положения по защите растений от насекомых.
реферат [23,9 K], добавлен 05.04.2009Система автоматизированного проектирования (САПР). Понятие стандартов и их категории. Методы проведения стандартизации. Обязательная и добровольная сертификация. Нормативные документы, используемые при обязательной сертификации и стандартизации.
контрольная работа [23,4 K], добавлен 21.01.2009Аспекты внедрения автоматизированных систем документооборота и делопроизводства. Проблема информированности. Организационные проблемы. Психологические проблемы. Проблема кадров. Автоматизация делопроизводства.
реферат [21,0 K], добавлен 05.10.2006Понятие и особенности названия объектов, их конкретизация, свойства, параметры, характерные черты, состояние и действие. Сущность, задачи, субъект, объект и принципы моделирования, особенности реализации его целей. Оценка адекватности модели объекту.
реферат [1,8 M], добавлен 21.03.2010Сущность, виды и особенности коммерческой тайны на предприятии. Документы, составляющие коммерческую тайну. Унифицированные системы документации. Перечень сведений, составляющих закрытую документацию предприятия. Архивное хранение коммерческих документов.
контрольная работа [17,1 K], добавлен 04.12.2008История зарождения и развития библиотечной мысли в Беларуси в исследованиях Н. Лейко, Н. Змачинской, Н.Ю. Березкина. Предпосылки возникновения и особенности развития Центральной научной библиотеки имени Я. Коласа Национальной академии наук Беларуси.
курсовая работа [38,2 K], добавлен 16.03.2010История возникновения моды на оформление причесок. Классификация причесок и их особенности. Инструменты, используемые в процессе оформления и художественного моделирования торжественных причесок. Стрижка под разными углами, создающая эффект градирования.
дипломная работа [5,5 M], добавлен 08.06.2010История возникновения маникюра, разработка нового способа его нанесения американским дизайнером Джеффом Пи. Особенности "Французского маникюра", его виды (классический, современный, по шаблону). Алгоритм выполнения френч-маникюра с помощью белого лака.
реферат [25,4 K], добавлен 23.03.2011
