Системный анализ деятельности организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа на тему: «Системный анализ деятельности организации»



Доклад

Методы системного анализа получают все большее распространение применительно:

для постановки целей и планирования научных исследований и опытно-конструкторских разработок;

для разработки программ развития базовых отраслей народного хозяйства (нефтегазового комплекса, металлургических, угольных, нефтехимических и других предприятий);

для разработки мероприятий по развитию и совершенствованию системы управления экономикой.

Объектом исследования курсового проекта является организация малого бизнеса ООО СКФ «Блик», занятое в сфере строительства.

5.(3) В курсовой работе рассматривается система ООО СКФ «Блик» как модель «черный ящик». Модель типа «черный ящик» отображает входы и выходы системы без представления информации о внутренних элементах и связях системы. Такая модель особенно полезна при представлении систем на макроуровне, когда важным является провести анализ внешних связей системы с другими системами (например, связи предприятия с поставщиками и потребителями продукции). В контексте назначения системы модель «черный ящик» позволяет определить необходимые входные ресурсы и ожидаемые результаты работы предприятия и особенно важна при последовательном структурном анализе системы (как существующей, так и проектируемой). «Черный ящик» - это система, внутреннее устройство которой неизвестно, но известно, как она реагирует на внешние воздействия

6.(4) Исследуемый объект S1 - ООО СКФ «Блик» представлена как самостоятельная система и в то же время как подсистема системы более высокого уровня S0- Группа компаний «ЮгСтройИнвест», которая является крупнейшим девелопером в сфере жилой недвижимости Юга России. В связи исследуемой организации и системы высшего уровня положен принцип компенсации. Принцип управления по отклонению является одним из наиболее ранних и широко распространенных принципов управления.

7.(5) Система ООО СКФ «Блик» является сложной системой с множеством разветвлений функций.

8.(6) Функции, реализуемые сложной системой, могут быть условно разделены на три группы: целевая функция; базисные функции системы; дополнительные функции системы, так как показана система исследуемой организации.

9.(7,8) Система, на которую оказываются целенаправленные воздействия, называется управляемой или - объектом управления. Носителем цели управления является субъект управления. На слайде показана схема объекта управления и ее связи, где УС - управляющая система; СУ - субъект управления (говорят также «управляющий орган»); ИМ - исполнительный механизм (исполняющий орган); ОУ - объект управления (управляемая система); U - прямая управляющая связь для передачи управляющих воздействий; Iос - обратная информационная связь.

Наименование видов деятельности объекта исследования:

41.20 Основной вид деятельности Строительство жилых и нежилых зданий

16.23 Дополнительный вид деятельности Производство прочих деревянных строительных конструкций и столярных изделий

46.73.1 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая древесным сырьем и необработанными лесоматериалами Все виды деятельности

46.73.2 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая пиломатериалами

46.73.6 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая прочими строительными материалами и изделиями

46.90 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая неспециализированная

47.52.7 Дополнительный вид деятельности Торговля розничная строительными материалами, не включенными в другие группировки, в специализированных магазинах

49.4 Дополнительный вид деятельности Деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам

52.29 Дополнительный вид деятельности Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками

68.20.2 Дополнительный вид деятельности Аренда и управление собственным или арендованным нежилым недвижимым имуществом

10.(9) Жизненный цикл дерева целей и функций определяется этапами управления процессом строительства и реализацией законченной строительством продукции. На жизненный цикл системы большое влияние оказывает внешняя среда - окружение, охватывающее большое количество различных факторов, которые могут, так или иначе, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном

11(.10) При стабильном функционировании системы не происходит качественного изменения инфраструктуры системы, но экономический кризис 2015 года, затронувший интересы фирмы, реально отразился на финансовом положении компании в первый же год. ООО Строительно-Коммерческая Фирма "Блик" за 2015 год получила чистую прибыль в 168,00 тыс. руб., что в 9,54 раза меньше показателя за аналогичный период прошлого года - это проблема, которая может привести к катастрофе (ликвидации) организации

12.(11,12) Показатели качества и эффективности функционирования объекта:

- действенность, экономичность, качество оргтехники, прибыльность (доходы/расходы), - качество труда, внедрение новшеств. Основные финансовые показатели ООО СКФ «Блик» показаны на слайде 12

13.(13) Причины несоответствия желаемой и фактической эффективности системы

К показателям сравнительной экономической эффективности ООО СКФ «Блик» относятся:

- экономия приведенных затрат желаемое -68%, фактическое -36%;

- годовой экономический эффект (чистый дисконтированный доход) желаемый -100,6%, фактический -54%;

- срок окупаемости инвестиций (капитальных вложений) желаемый-3 года, фактический (предполагаемый) -5 лет ;

- коэффициент рентабельности инвестиций (капитальных вложений) -желаемый -63%, фактический -14%;

- норма рентабельности инвестиций (капитальных вложений) желаемая -11 мес, фактическая- 26 мес. Практически все фактически показатели вдвое меньше желаемых, что говорит о глубоком кризисе системы.

14.(14,15) Система обладает свойством целостности, если функции её элементов соответствуют условиям сохранения и развития. Под состоянием системы подразумевается такой режим функционирования системы, при котором её общие показатели находятся в гомеокинезе и структура остается неизменной. Пути развития проблемы показаны на слайде. В исследуемой системе «выпадает» одно из главных звеньев -финансовая составляющая деятельности организации-это актуальная проблема системы.

15.(16) Выявление проблем в деятельности организации проведено ООО СКФ «Блик» с применение диаграммы Исикавы. На слайде показана диаграмма и наглядно видно, что все действия системы в настоящее время направлены на не на решение проблемы, а на ее углубление.

15.(17) Решение проблемы применительно к системе ООО СКФ «Блик» кризисом будет изменение финансовой и организационной структуры, например, назначение бухгалтера . Катастрофой - упразднение одной или нескольких составляющих (участков, видов работ) , а катаклизмом - расформирование организации в целом

16.(18) В системе ООО СКФ «Блик» необходимо провести эволюционные преобразования связей. система функционирует, дискретно меняя состояния во время кризиса, если правильно настроить систему при кризисе, то она может стать более эффективной. Развитие системы происходит за счёт изменения ограничений внешних и внутренних связей. Обычно требования нормативных документов ужесточаются, но их удаётся выполнять за счёт роста компетентности работников и использования новых технологий в строительстве.

Жизненный цикл системы планирования ресурсов совпадает с жизненным циклом надсистемы -ГК ЮгСройинвест, поскольку пока существует генеральный заказ, его необходимо планировать.

17.(18 ) В системе ООО СКФ «Блик» необходимо провести эволюционные преобразования связей. Проведение исследований на предмет преобразований системы и необходимости повышения объемов строительства и выявления объёмов продаж продукции выявили пути решения проблемы:

Распределение персонала и полезного пространства.

Контроль над соблюдением технологий строительства.

Сотрудничество с генеральным заказчиком.

Поддержка отечественного производителя строительных материалов и изделий для строительства.

18. (19) Оценка допустимой стратегии на основе анализа модели системы заключается в анализе вариантов изменения структуры организации Усложнение структуры обычно обеспечивает синергетический эффект, усиливая механизмы адаптации и саморегулирования систем, поэтому наиболее приспособленными и эффективными являются именно сложные системы (например, человек, организация, государство, планета) (слайд 19). Такой эффект достигается за счёт увеличения количества вариантов деятельности при возникновении непредвиденных воздействий внешней среды, что и было предусмотрено руководством ООО СКФ «Блик» в открытии дополнительных видов деятельности. Но при этом увеличивается и число угроз, поскольку усложняются внутренние механизмы регуляции в системе.

19.(20) Я выбрал концепцию действий решения проблемы основанную на принципе нейтрализации дисфункции системы. Для обеспечения сохранения или развития системы в ней должны предусматриваться механизмы нейтрализации дисфункции. Дисфункция - это неправильное функционирование отдельного компонента системы, которое ухудшает её параметры, снижает её устойчивость и эффективность. (слайд 20) В ООО СКФ «Блик» для нейтрализации дисфункции применяется меры по укреплению собственной материальной базы, развитие лизинга, а также традиционные методы материального и нематериального стимулирования, специфические методы, построенные на авторитете директора и прорабов.

20.(21) В результате проведения системных исследований обеспечивается улучшение работы организации заказчика с точки зрения хотя бы одной из заинтересованных сторон; при этом не допускаются ухудшения этой работы с точки зрения всех остальных участников проблемной ситуации.



Содержание

Введение

1. Общая характеристика системы. Назначение и функции системы

1.1 Роль и место системы в системе более высокого уровня

1.2 Описание системы

1.2.1 Функциональное описание системы

1.2.2 Структурное описание системы

1.2.3 Информационное описание системы

1.3 Жизненны цикл системы

2. Выявление и описание проблемы

2.1 Состав показателей эффективности системы. Эффективность существующей системы

2.2 Причины несоответствия желаемой и фактической эффективности системы

2.3 История возникновения несоответствия. Анализ причин возникновения несоответствия

2.4 Проблема системы, связи проблемы, оценка последствий проблемы и ее актуальность

3. Решение проблемы

3.1 Возможные и допустимые стратегии разрешения проблемы

3.2 Оценка допустимой стратегии на основе анализа модели системы

3.3 Концепция действий решения проблемы

3.4 Выбор стратегии и ее реализация в системе

Вывод

Литература



Введение

Системный анализ -- методология исследования любых объектов посредством представления их в качестве систем и анализа этих систем. Можно отметить следующие типичные ситуации, требующие применения методов системного анализа применительно к экономическим задачам:

для выявления и четкого формулирования проблемы в условиях большой информационной неопределенности;

для выбора стратегии экономических исследований и разработок;

для точного математического описания и определения экономических и организационно-экономических систем (границ, входов, выходов и других компонентов систем) с целью их моделирования;

для выявления целей развития и функционирования системы, критериев оценки полноты выполнения целей и стратегии ее достижения;

для решения исследовательских задач, связанных с решением экономических и социально-экономических проблем;

для решения задач управления, для принятия решений в условиях информационной неопределенности;

для проектирования, анализа и выявления функции и состава вновь создаваемой системы.

Известно, что методы системного анализа впервые начали разрабатываться в середине сороковых годов прошлого века, в основном, для отбора и планирования систем вооружения и в связи с анализом военно-политических ситуаций. Позже методы системного анализа и соответствующие им системы управления использовались в государственных учреждениях, в военно-промышленных комплексах, а также в крупных фирмах США и ряда других развитых капиталистических стран. B России, начиная с 80-х годов прошлого века, методы системного анализа получают все большее распространение применительно:

для постановки целей и планирования научных исследований и опытно-конструкторских разработок;

для разработки программ развития базовых отраслей народного хозяйства (нефтегазового комплекса, металлургических, угольных, нефтехимических и других предприятий);

для разработки мероприятий по развитию и совершенствованию системы управления экономикой.



1. Общая характеристика системы. Назначение и функции системы

Система есть множество компонент, взаимодействующих друг с другом и служащих общему назначению, или цели.

Система имеет следующие основные характеристики (рис.1.1):

Компоненты.

Отношения (связи, посредством которых осуществляется взаимодействие между компонентами).

Граница.

Цель.

Внешняя среда.

Вход, Выход.

Интерфейс.

Законы, правила, ограничения функционирования.

Системные характеристики можно описать следующим образом:

1. Компонент есть либо неделимая часть, либо агрегат, состоящий из частей и называемый подсистемой.

2. Компоненты взаимодействуют между собой таким образом, что функционирование одного влияет на функционирование другого компонента.

3. Система имеет границу, внутри которой содержатся все компоненты, и которая устанавливает пределы системы, отделяя ее от других систем.

4. Все компоненты работают вместе, чтобы достичь цель существования системы.

5. Система существует и функционирует внутри окружающей (внешней) среды - всего, что находится за границей системы. Окружающая среда влияет на систему и подвергается влиянию системы.

6. Система имеет множество входных и выходных объектов.

7. Точка, в которой система взаимодействует со средой, называется интерфейсом.

8. Система имеет законы, правила, ограничения функционирования.

Сложные динамические системы обладают следующими системообразующими факторами [2]:

целостность и возможность декомпозиции на элементы O (объекты, подсистемы);

наличие стабильных связей (отношений) R между элементами O;

упорядоченность (организация) элементов в определенную структуру (Str);

наделение элементов параметрами (AO);

наличие синергетических (интегративных) свойств Q, которыми не обладают ни один из элементов системы;

наличие множества законов, правил и операций Z с вышеперечисленными атрибутами системы;

наличие цели функционирования и развития (G).

В определении выделены множество X входных объектов (воздействующих на систему) и множество Y выходных результатов, а между ними установлено обобщающее отношение пересечения, что можно отобразить как у автора определения:

Таким образом, система есть совокупность Syst={O(AO), R, Str, Q, Z, G, S}.



Система представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов и является некоторым объединением и обобщением изучаемых свойств, выполняемых функций, общих признаков, общих назначений использования.

Система образует особое единство со средой, которое определяется ее внешними дополнениями, объясняющими и показывающими место системы в реальном мире и ее информационные, материальные и энергетические связи с реальным миром.

Как правило, любая исследуемая система представляет собой элемент системы более высокого порядка, разделение и иерархия систем производится при помощи границ системы.

Элементы любой исследуемой системы в свою очередь выступают как системы более низкого порядка, назначение которых определяется функциями системы более высокого порядка и иерархии.

Система может иметь множество описаний, которые могут представлять ее «информационный образ», зависящий от задачи исследований.

Система не может быть полностью и однозначно описана «в терминах и определениях самой себя (законов, правил и описаний внутреннего функционирования), для описания системы необходимы внешние дополнения».

Любая система имеет информационный, энергетический и материальный вход, соответственно такой же выход и описания преобразований «вход - выход», а также реакции системы на воздействия внешнего мира, на все преобразования и воздействия внешнего мира.

Исследователь или аналитик, изучающий систему, всегда находится вне системы, а не внутри ее, поэтому он видит роль и место системы с ее свойствами и законами функционирования, целями, критериями и стратегией по отношению к внешнему миру и обязательно рассматривает систему как составную часть внешнего мира.

Поведение. Если система способна переходить из одного состояния в другое (например, s1 > s2 > s3 > ...), то говорят, что она обладает поведением. Этим понятием пользуются, когда неизвестны закономерности (правила) перехода из одного состояния в другое. Тогда говорят, что система обладает каким-то поведением и выясняют его характер, алгоритм. С учётом введённых обозначений поведение можно представить как функцию s(t) = [s(t - 1), y(t), x(t)].

Равновесие. Понятие равновесие определяют как способность системы в отсутствии внешних возмущающих воздействий (или при постоянных воздействиях) сохранять своё состояние сколь угодно долго. Это состояние называют состоянием равновесия.

Устойчивость. Под устойчивостью понимают способность системы возвращаться в состояние равновесия после того, как она была из этого состояния выведена под влиянием внешних (а в системах с активными элементами - внутренних) возмущавших воздействий. Эта способность обычно присуща системам при постоянном у только тогда, когда отклонения не превышают некоторого предела. Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться, называют устойчивым состоянием равновесия. Возврат в это состояние может сопровождаться колебательным процессом. Соответственно в сложных системах возможны неустойчивые состояния равновесия.

Развитие. Это понятие помогает объяснить сложные термодинамические и информационные процессы в природе и обществе. Исследование процесса развития, соотношения развития и устойчивости, изучение механизмов, лежащих в их основе, - наиболее сложные задачи теории систем. Ниже будет показано, что целесообразно выделять особый класс развивающихся (самоорганизующихся) систем, обладающих особыми свойствами и требующих использования специальных подходов к их моделированию. Входы системы хi - это различные точки приложения влияния (воздействия) внешней среды на систему. Входами системы могут быть информация, вещество, энергия и т.д., которые подлежат преобразованию. Обобщённым входом (X) называют некоторое (любое) состояние всех r входов системы, которое можно представить в виде вектора X = (x1, x2, x3, …, xk, …, xr). Выходы системы yi - это различные точки приложения влияния (воздействия) системы на внешнюю среду (рис. 1.3). Выход системы представляет собой результат преобразования информации, вещества и энергии.

Обратная связь - то, что соединяет выход со входом системы и используется для контроля за изменением выхода. Ограничения системы - то, что определяет условия её функционирования (реализацию процесса). Ограничения бывают внутренними и внешними. Одним из внешних ограничений является цель функционирования системы. Примером внутренних ограничений ООО СКФ «Блик» - это ресурсы, обеспечивающие реализацию того или иного процесса. Движение системы - это процесс последовательного изменения её состояния. Вынужденное движение системы - изменение её состояния под влиянием внешней среды. Примером вынужденного движения может служить перемещение ресурсов по приказу (поступившему в систему извне). Собственное движение - изменение состояния системы без воздействия внешней среды (только под действием внутренних причин).

В курсовой работе рассматривается система ООО СКФ «Блик» как модель «черный ящик».

Модель типа «черный ящик» отображает входы и выходы системы без представления информации о внутренних элементах и связях системы. Такая модель особенно полезна при представлении систем на макроуровне, когда важным является провести анализ внешних связей системы с другими системами (например, связи предприятия с поставщиками и потребителями продукции). В контексте назначения системы модель «черный ящик» позволяет определить необходимые входные ресурсы и ожидаемые результаты работы предприятия и особенно важна при последовательном структурном анализе системы (как существующей, так и проектируемой). «Черный ящик» - это система, внутреннее устройство которой неизвестно, но известно, как она реагирует на внешние воздействия. Термин заимствован из авиационной техники, где он появился в 1940-е гг. и обозначал различные элементы оборудования самолета. Простая модель «черного ящика»

В системном анализе используется модель черного и белого ящика.

Черный ящик - систему изображают в виде черного ящика, который имеет входы х и выходы у.



рис.1 Модель «черный ящик»

На входе система получает ресурсы для реализации своей функции, на выходе система получает результат. На данном этапе исследования входы и выходы известны, а внутреннее устройство системы и процессы в ней происходящие не известны. Но логически можно понять зависимость изменений на выходе от изменений на входе.

1.1 Роль и место системы в системе более высокого уровня

В качестве системы рассматривается микроэкономический объект-общество с ограниченной ответственностью строительно-коммерческая фирма «Блик» (далее - ООО СКФ «Блик»)

Актуальность системного анализа для данной организации заключается в изучении закономерностей, построении и формировании систем, методов, их анализа, применении изученных закономерностей в построении оптимальных структур организации. Система S -- целенаправленное множество взаимосвязанных элементов системы любой природы. Внешняя среда Е -- множество существующих вне системы элементов любой природы, оказывающих влияние на систему или находящихся под ее воздействием [1].

Необходимо провести системный анализ и выявление малоэффективных и бесполезных звеньев цепи функционирования ООО СКФ «Блик» с целью их реорганизации. Этот анализ должен помочь выявить пути и возможности повышения прибылей в максимально короткий срок и в перспективе вывести ООО СКФ «Блик» на докризисный уровень работы и в скором времени превысить докризисный уровень дохода.

Исследуемый объект S1 - ООО СКФ «Блик» представлена как самостоятельная система и в то же время как подсистема системы более высокого уровня S0- Группа компаний «ЮгСтройИнвест», которая является крупнейшим девелопером в сфере жилой недвижимости Юга России. Группа компаний была создана в 2003 году в Ставрополе. Первый кирпич в создание «ЮСИ» был заложен его учредителем, Почетным строителем России Юрием Ивановым, который и сегодня стоит у руля Группы компаний.

В связи исследуемой организации и системы высшего уровня положен принцип компенсации. Принцип управления по отклонению является одним из наиболее ранних и широко распространенных принципов управления. В соответствии с этим принципом система управления наблюдает за объектом, на который воздействуют возмущающие факторы. В результате, в поведении объекта возникают отклонения. Система управления отслеживает наблюдаемые параметры (переменные) и на основе наблюдений создает алгоритм управления. Особенность этого принципа заключается в том, что система управления начинает действовать на объект только после того, как факт отклонения уже свершился под действием обратной связи .

Схема управления изображена на рисунке 1:

Для качественной оценки предприятия необходимо построение дерева целей и функций предприятия.

1.2 Описание системы

Система ООО СКФ «Блик» является сложной системой с множеством разветвлений функций.

Рис.2 Система прямых и обратных связей ООО СКФ «Блик»

1.2.1 Функциональное описание системы

Очень часто при анализе и синтезе систем используется графическое описание, разновидностями которого являются:

дерево функций системы,

стандарт функционального моделирования IDEF0.

Все функции, реализуемые сложной системой, могут быть условно разделены на три группы:

целевая функция;

базисные функции системы;

дополнительные функции системы.

Целевая функция системы соответствует ее основному функциональному назначению, т.е. целевая (главная) функция -- отражает назначение, сущность и смысл существования системы.

Основные функции отражают ориентацию системы и представляют собой совокупность макрофункций, реализуемых системой. Эти функции обусловливают существование системы определенного класса. Основные функции -- обеспечивают условия выполнения целевой функции (прием, передача приобретение, хранение, выдача).

Дополнительные (сервисные) функции расширяют функциональные возможности системы, сферу их применения и способствуют улучшению показателей качества системы. Дополнительные функции -- обеспечивают условия выполнения основных функций (соединение (разведение, направление, гарантирование).

Функциональная организация может быть описана:

алгоритмически,

аналитически,

графически,

таблично,

посредством временных диаграмм функционирования,

вербально (словесно).

Описание должно соответствовать концепции развития систем определенного класса и удовлетворять некоторым требованиям:

-должно быть открытым и допускать возможность расширения (сужения) спектра функций, реализуемых системой;

-предусматривать возможность перехода от одного уровня рассмотрения к другому, т.е. обеспечивать построение виртуальных моделей систем любого уровня.

Описание объекта на языке функций представляется в виде графа.

Рис.3 -- Описание объекта на языке функций в виде графа

Структура системы ООО СКФ «Блик» является иерархической.

Учитывая, что наиболее распространенным способом представления целей в системах организационного управления являются древовидные иерархические структуры («деревья целей»), рассмотрим основные рекомендации по их формированию:

приемы, применяющиеся при формировании древовидных иерархий целей, можно свести к двум подходам: а) формирование структур «сверху» -- методы структуризации, декомпозиции, целевой или целенаправленный подход, б) формирование структур целей «снизу» -- морфологический, лингвистический, тезаурусный, терминальный подход; на практике обычно эти подходы сочетаются;

цели нижележащего уровня иерархии можно рассматривать как средства для достижения целей вышестоящего уровня, при этом они же являются целями для уровня нижележащего по отношению к ним;

в иерархической структуре по мере перехода с верхнего уровня на нижний происходит как бы смещение рассмотренной выше «шкалы» от цели-направления (цели-идеала, цели-мечты) к конкретным целям и функциям, которые на нижних уровнях структуры могут выражаться в виде ожидаемых результатов конкретной работы с указанием критериев оценки ее выполнения, в то время как на верхних уровнях иерархии указание критериев может быть либо выражено в общих требованиях (например, «повысить эффективность»), либо вообще не приводится в формулировке цели;

для того чтобы структура целей была удобной для анализа и организации управления, к ней рекомендуется предъявлять некоторые требования -- число уровней иерархии и число компонентов в каждом узле должно быть (в силу гипотезы Миллера или числа Колмогорова) К = 5 ± 2 (предел восприятия человеком).

Дерево функций системы представляет декомпозицию функций системы и формируется с целью детального исследования функциональных возможностей системы и анализа совокупности функций, реализуемых на различных уровнях иерархии системы. На базе дерева функций системы осуществляется формирование структуры системы на основе функциональных модулей. В дальнейшем структура на основе таких модулей покрывается конструктивными модулями (для технических систем) или организационными модулями (для организационно-технических систем). Таким образом, этап формирования дерева функций является одним из наиболее ответственных не только при анализе, но и при синтезе структуры системы. Ошибки на этом этапе приводят к созданию «систем-инвалидов», не способных к полной функциональной адаптации с другими системами, пользователем и окружающей средой.

Исходными данными для формирования дерева функций являются основные и дополнительные функции системы.

Формирование дерева функций представляет процесс декомпозиции целевой функции и множества основных и дополнительных функций на более элементарные функции, реализуемые на последующих уровнях декомпозиции.

При этом каждая из функций конкретно взятого i-ого уровня может рассматриваться как макрофункция по отношению к реализующим ее функциям на (i+1)-го уровня, и как элементарная функция по отношению к соответствующей функции верхнего (i-1)-го уровня.

1.2.2 Структурное описание системы

Управляющие выполнением функции данные входят в блок сверху, в то время как информация, которая подвергается воздействию функции, показана с левой стороны блока; результаты выхода показаны с правой стороны.

Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет функцию, представляется дугой, входящей в блок снизу (см.рис.3).

Рис.3 -- Типы дуг

Функциональный блок преобразует входную информацию (данные, материалы, средства, задачи, цели и др.) в выходную (что требуется получить в результате выполнения данной функции). Управление определяет, когда и как это преобразование может или должно произойти. Механизм (или исполнители) непосредственно осуществляют это преобразование.

Рассмотрим зависимости состояний системы от функций (состояний) входов системы, её состояний (переходов) и выходов.

Рис. 4. Схема системы с единичной обратной связью.

Такая схема характерна для ООО СКФ «Блик» как модели системы.

Обратная связь является основой саморегулирования, развития систем, приспособления их к изменяющимся условиям существования. При разработке моделей функционирования сложных саморегулирующихся, самоорганизующихся систем в них, как правило, одновременно присутствуют и отрицательные, и положительные обратные связи. На использовании этих понятий базируется, в частности, имитационное динамическое моделирование. Единственное назначение подсистем обратной связи - изменение идущего процесса. Обратная связь может быть: 1) объектом отдельного процесса подсистемы; 2) объектом интегрированного процесса подсистемы; 3) распределённым по времени объектом, возвращающим выход подсистемы с высшим приоритетом (более поздний по времени) для сравнения с критерием подсистемы низшего приоритета (более раннего по времени) - пример ООО СКФ «Блик».

Процесс ограничения возбуждается потребителем выхода системы, анализирующим ее выход. Этот процесс воздействует на выход и управление системы, обеспечивая соответствие выхода системы целям потребителя. Ограничение системы, принимаемое в результате процесса ограничения, отражается моделью выхода. Ограничение системы состоит из цели (функции) системы и принуждающих связей (качеств функции). Принуждающие связи должны быть совместимы с целью.

Если структуры, элементы, условия, цели и возможности известны, обнаружение проблемы (идентификация) имеет характер определения количественных отношений, а проблема называется количественной.

Если структура, элементы, условия, цели и возможности известны частично, идентификация имеет качественный характер, а проблема называется качественной или слабо структурированной.

Ситуационное моделирование ООО СКФ «Блик» проведено и опирается на модельную теорию мышления, в рамках которой описаны основные механизмы регулирования процессов принятия решений. Основой построения модели является описание объекта в виде совокупности элементов, связанных между собой определёнными отношениями, отображающими семантику предметной области. Модель объекта имеет многоуровневую структуру и представляет собой тот информационный контекст, на фоне которого протекают процессы управления.

При реальном моделировании использована возможность исследования характеристик либо на реальном объекте целиком, либо на его части. Реальное моделирование является наиболее адекватным, но его возможности существенно ограничены.

Одним из наиболее распространённых видов реального моделирования является натурное моделирование -- проведение исследования на реальном объекте с последующей обработкой результатов эксперимента на основе теории подобия. Натурное моделирование подразделяется на научный эксперимент, комплексные испытания и производственный эксперимент. Научный эксперимент характеризуется широким использованием средств автоматизации, применением весьма разнообразных средств обработки информации, возможностью вмешательства человека в процесс проведения эксперимента.

Рис.5 Организационная иерархическая структура ООО СКФ «Блик»

1.2.3 Информационное описание системы

Всякое управление предполагает наличие цели, т.е. модели желаемых изменений. Система, на которую оказываются целенаправленные воздействия, называется управляемой или - объектом управления. Носителем цели управления является субъект управления-ООО СКФ «Блик». Обобщенная структура системы управления ОООСКФ «Блик» показана на рис.6,



где УС - управляющая система; СУ - субъект управления (говорят также «управляющий орган»); ИМ - исполнительный механизм (исполняющий орган); ОУ - объект управления (управляемая система); U - прямая управляющая связь для передачи управляющих воздействий; Iос - обратная информационная связь.

Показанная на рис. 5 система взаимосвязей является системой замкнутого управления, где УС вырабатывает свои управляющие воздействия U с учетом информации от самого объекта Iос и информации о той среде, в которой он находится. В общем виде Iос представляет собой сведения о состоянии ОУ и о том, как он реагирует на управляющие воздействия.

В проведенном системном анализе применен метод декомпозиции- разделения целого на части и объединения частей в целое и почему они выполняются именно так. Субъект управления - ООО СКФ «Блик» принимает решения о выборе того или иного управляющего воздействия на основе комплекса сведений: об окружающей среде, об имеющихся ресурсах, о существующих ограничениях (нормативных, технологических, законодательных, морально-этических и т.д.), информации Iос, цели управления и, возможно, своих собственных предпочтений.

Декомпозиция проведена по модели входов организационной системы



Рис.7 -- Схема входов организационной системы

Объективные данные: ООО СКФ "БЛИК", Ставропольский край - наименование Общество с ограниченной ответственностью Строительно-Коммерческая Фирма "БЛИК" ИНН 2610012804 КПП 261001001 ОГРН 1022600765879 ОКПО 46169336 Адрес 357000, край Ставропольский, район Кочубеевский, село Кочубеевское, улица Фабричная, д. 112 Телефон(ы) 2-19-88

Наименование видов деятельности:

41.20 Основной вид деятельности Строительство жилых и нежилых зданий

16.23 Дополнительный вид деятельности Производство прочих деревянных строительных конструкций и столярных изделий

46.73.1 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая древесным сырьем и необработанными лесоматериалами Все виды деятельности

46.73.2 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая пиломатериалами

46.73.6 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая прочими строительными материалами и изделиями

46.90 Дополнительный вид деятельности Торговля оптовая неспециализированная

47.52.7 Дополнительный вид деятельности Торговля розничная строительными материалами, не включенными в другие группировки, в специализированных магазинах

49.4 Дополнительный вид деятельности Деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам

52.29 Дополнительный вид деятельности Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками

68.20.2 Дополнительный вид деятельности Аренда и управление собственным или арендованным нежилым недвижимым имуществом

Итак, объект представлен в виде «белого ящика» - системы, состоящей из известных компонентов (известных подсистемы, их связи, функции системы, организационно и иерархическая структуры).

1.3 Жизненный цикл системы

На жизненный цикл системы большое влияние оказывает внешняя среда - окружение, охватывающее большое количество различных факторов, которые могут, так или иначе, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном.

При описании жизненного цикла системы использованы следующие понятия:

* процесс -- цепочка последовательно выполняемых работ;

*этапы -- последовательные отрезки времени, в течение которого выполняются работы. В течение этапа могут выполняться работы, относящиеся к разным процессам. В основе деятельности по созданию и использованию автоматизированной системы управления п

Внешнюю среду характеризуют следующие характеристики:

1) Взаимосвязанность факторов - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы (пример: изменение цены на нефть приводит к изменению цен на бензин и, следовательно, на транспортные расходы всех организаций.

2) Сложность внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана реагировать (для целей своего выживания), а также уровень вариативности каждого из этих факторов.

3) Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде. Наибольшая подвижность внешней среды наблюдается в фармацевтической, химической и электронной отраслях. А также в отраслях, связанных с производством компьютеров, средств телекоммуникации и космической техники. Медленно меняются факторы внешней среды в кондитерской, мебельной отраслях, а также при производстве тары, упаковки, пищевых консервов.

4) Неопределенность внешней среды - относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности (пример: политический прогноз, прогноз курса доллара). Внутреннее воздействие оказывает структура предприятия и уровень подготовки специалистов.

Влияние внешней среды на систему очень велико. Оно исходит от правовых, политических, экономических, социальных, и других факторов.

Внешняя среда состоит из действующего законодательства РФ, состояния спроса на товар, поставщиков фирм производителей

При анализе причин возникновения и формулирования целей нужно учитывать, что на цель влияют как внешние по отношению к системе факторы (внешние требования, потребности, мотивы, программы), так и внутренние факторы (потребности, мотивы, программы самой системы и ее элементов, исполнителей цели); при этом последние являются такими же объективно влияющими на процесс целеобразования факторами, как и внешние (особенно при использовании в системах управления понятия цели как средства побуждения к действию).Целевой функцией системы микроэкономического объекта является повышение эффективности функционирования объекта (работы предприятия).

Миссия, дерево целей и функций представляет собой упорядоченную иерархию целей и функций, выражающую их соподчиненность и внутреннюю взаимосвязь.

Миссией ООО СКФ «Блик» является качественное предоставление услуг по продаже законченной строительством продукции заказчикам.

Дерево целей - иерархическая структура в виде графа (дерева), отражающего зависимость и соподчиненность основной и вспомогательных целей (подцелей). Главным принципом построения дерева целей является переход от глобальной цели к совокупности более мелких подцелей.

Жизненный цикл дерева целей и функций определяется этапами управления процессом строительства и реализацией законченной строительством продукции.

рис.8 Применение примера дерева целей для ООО СКФ «Блик»

для реализации цели «Рост доходов» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации производства»;

1.3. «Совершенствование системы управления».

Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл1, 2.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.

Таблица 1 - Факторы, способствующие достижению целей

Цели
Внедрение новой техники	Совершенствование организации производства	Совершенствование системы управления
Факторы
1. Наличие финансовых средств	Внедрение новых поточных линий	Совершенствование структуры управления _ .
2. Внедрение новой техники в цехах №1 и №2	Внедрение бригадных форм организации труда	Сокращение численности аппарата управления __
3. Внедрение прогрессивных технологий	Совершенствование оплаты труда	Совершенствование технологии подготовки управленческих решений __ .-
4. Совершенствование действующих технологий	Внедрение прогрессивных норм и расценок	Сокращение денежного оборота

Таблица 2 - Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

Цели
Внедрение новой техники	Совершенствование, организации производства	Совершенствование системы управления
Факторы
1. Отсутствие финансирования на приобретение новой техники	Отсутствие объемных расчетов для внедрения поточных линий	Несвоевременность принятия управленческих решений
2. Невыполнение плана внедрения новой техники	Оторванность зарплаты от конечного результата	Перегрузка отдельных структурных подразделений
3. Большая энергоемкость техники	Большие простои оборудования	Отсутствие персональной ответственности за принятие управленческих решений
4. Несогласованность конструкторских и технологических проработок изделий	Несвоевременная поставка заготовок	Отсутствие процедур принятия решений
5.	Несвоевременность пересмотра норм и расценок	Несвоевременность пересмотра должностных инструкций
6.	Низкая культура производства	Отсутствие должностных инструкций - - -1

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений ООО СКФ «Блик» рекомендуется выполнить следующие работы:

1. Принять решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2. Разработать регламентирующую документацию;

3. Разработать конечную схему процесса управления;

4. Разработать конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;

5. Выбрать конкретные научно обоснованные методы управления;

6. Сформировать новую корпоративную культуру.



2. Выявление и описание проблемы

При стабильном функционировании системы не происходит качественного изменения инфраструктуры системы. Меняются (преобразуются) только поступающие на вход системы потоки: информационные, материальные, финансовые и кадровые. Система находится в стабильном состоянии, базовые параметры системы колеблются возле своих средних значений (гомеокинез). Такое состояние является наиболее продолжительным и целевым при создании искусственных систем.

Экономический кризис 2015 года, затронувший интересы фирмы, реально отразился на финансовом положении компании.

Экономические показатели 2015 ООО СКФ "БЛИК" за 2015 год получило чистую прибыль по РСБУ в 295,00 тыс. руб., что в 1,53 раза выше показателя за аналогичный период прошлого года. Выручка компании за 2015 год снизилась на 43,76% до 1,43 млн. руб. Прибыль от продаж компании СКФ "Блик" за 2015 год выросла в 1,72 раза до 331,00 тыс. руб. по сравнению с 193,00 тыс. руб. годом ранее. Компания СКФ "Блик" задекларировала рост прибыли до налогообложения за 2015 год в 1,53 раза до 295,00 тыс. руб. с 193,00 тыс. руб. годом ранее. 2014

Чистая прибыль ООО Строительно-Коммерческая Фирма "Блик" за 2014 год по РСБУ выросла на 14,88% , достигнув 193,00 тыс. руб. Об этом свидетельствуют материалы компании. Выручка компании повысилась на 7,33% до 2,53 млн. руб. с 2,36 млн. руб. годом ранее. Компания ООО Строительно-Коммерческая Фирма "Блик" указала в отчете рост валовой прибыли за 2014 год на 14,88% до 193,00 тыс. руб. с 168,00 тыс. руб. годом ранее. Компания ООО Строительно-Коммерческая Фирма "Блик" задекларировала рост прибыли до налогообложения за 2014 год на 14,88% до 193,00 тыс. руб. с 168,00 тыс. руб. годом ранее.

Объем продаж в 2015 году ООО Строительно-Коммерческая Фирма "Блик" сократился в 2,08 раза до 2,36 млн. руб. Об этом свидетельствуют материалы компании. Cебестоимость продукции за отчетный период снизилась на 33,61% до 2,19 млн. руб. с 3,30 млн. руб. годом ранее. Компания ООО Строительно-Коммерческая Фирма "Блик" за 2015 год получила чистую прибыль в 168,00 тыс. руб., что в 9,54 раза меньше показателя за аналогичный период прошлого года.

2.1 Состав показателей эффективности системы. Эффективность существующей системы

Ресурсы, доступные любой системе (энергия, информация, финансы) ограничены. Тем не менее, для функционирования система должна использовать какие-либо ресурсы. В результате объём необходимых для системы ресурсов либо постоянен, либо возрастает, а объём доступных - обычно сокращается. Возникает проблемная ситуация. Кроме того, использование одних и тех же ресурсов различными системами различно.

Чем меньше ресурсов затрачивает система, тем она эффективнее. Следовательно, эффективность - соотношение полученного полезного результата к затраченным ресурсам. Для эффективного распределения принципиально ограниченных ресурсов необходимо управление ими.

Показатели качества и эффективности функционирования объекта:

- действенность

- экономичность

- качество оргтехники

- прибыльность (доходы/расходы)

- качество труда

- внедрение новшеств

Качество функционирования систем оценивают с помощью таких показателей как эффективность, показатель эффективности или качества, критерий эффективности.

Эффективность определяется степенью соответствия системы своему назначению.

Показатель эффективности (качества) - это мера одного свойства или характеристики системы в численном выражении, в конечном итоге как результат измерения некоторого ее свойства.

Критерий эффективности может рассматриваться как мера эффективности системы в целом. Этот критерий выражается количественно и измеряет степень эффективности, обобщая все свойства системы в одной интегральной оценке - значении критерия. Для систем одного класса, создаваемых для одной цели, используется один и тот же критерий, общий для этого класса систем.

К числу дифференцированных показателей общей экономической эффективности производства относятся показатели использования производственных ресурсов:

- трудовых ресурсов: темпы роста производительности труда; доля прироста продукции за счет повышения производительности труда; экономия численности работников и т.д.;

- основных средств: фондоемкость продукции (фондоотдача); относительная экономия основных производственных средств;

- оборотных средств: оборотная фондоемкость продукции (оборотная фондоотдача); относительная экономия оборотных средств; материалоемкость продукции (материалоотдача) и т.д.;

- инвестиций: капиталоемкость продукции (капиталоотдача); относительная экономия инвестиций.

К числу итоговых показателей общей экономической эффективности относятся следующие:

- относительная экономия затрат живого труда;

- относительная экономия материальных затрат;

- относительная экономия производственных средств;

- относительная экономия инвестиций.

Основные финансовые показатели ООО СКФ «Блик»

Таблица 3 - Выручка

Выручка, тыс.руб.
2013 г.	2014 г.	2015 г.
2361	2534	1425

Таблица 4 - Чистая прибыль(убытки)

Чистая прибыль(убытки), тыс.руб.
2013 г.	2014 г.	2015 г.
168	193	295

2.2 Причины несоответствия желаемой и фактической эффективности системы

Развитие сложной системы многовариантно и альтернативно, существует «спектр» путей ее эволюции. Переломный критический момент неопределенности будущего развития сложной системы связан с наличием зон бифуркации - «разветвления» возможных путей эволюции системы.

К показателям сравнительной экономической эффективности ООО СКФ «Блик» относятся:

- экономия приведенных затрат желаемое -68%, фактическое -36%;

- годовой экономический эффект (чистый дисконтированный доход) желаемый -100,6%, фактический -54%;

- срок окупаемости инвестиций (капитальных вложений) желаемый-3 года, фактический (предполагаемый) -5 лет ;

- коэффициент рентабельности инвестиций (капитальных вложений) -желаемый -63%, фактический -14%;

- норма рентабельности инвестиций (капитальных вложений) желаемая -11 мес, фактическая- 26 мес.

Данные экономической эффективности исследуемой системы выявили прямые и косвенные проблемы организации и несоответствия.

Внешние факторы характеризуют экономическую обстановку, в которой функционирует организация и от которой она не может не зависеть. Если экономика находится в состоянии системного кризиса, это не может не отражаться на состоянии отдельной организации. Но на каждой это отражается по-разному. Все зависит от характера организации и области ее деятельности (государственная, частная, крупная, малая, коммерческая, производственная и пр.), а также от ее внутреннего состояния (экономический потенциал, профессионализм управления, персонал, социальная атмосфера и др.). Организация может успешно противодействовать внешним кризисным явлениям или, наоборот, реагировать на них в сторону усиления отрицательных последствий в собственном состоянии, что и произошло с ООО СКФ «Блик».

Для каждой организации существует свое соотношение внешних и внутренних факторов кризиса. И это в практике управления должно быть предметом специального анализа. При возникновении кризиса в России наблюдалась весьма заметная картина дифференциации различных организаций по степени проявления собственного кризиса. Одни оказались буквально мгновенно на грани разрушения и исчезновения, другие долгое время сопротивляются кризисным явлениям (как рассматриваемая система), третьи находят возможности использовать положение во благо себе, «ловить рыбку в мутной воде», процветать, может быть временно, в сумятице общих кризисных явлений. Это объясняется следующими причинами: антикризисный потенциал ООО СКФ «Блик», профессиональное управление, стечение обстоятельств, повышенная экономическая активность и удачный риск при заключении договоров. Все это внутренние факторы, которые противостоят внешним и используются для их нейтрализации.

Возможно и такое положение, при котором организация входит в глубокие несоответствия даже при весьма благоприятной внешней экономической обстановке. Причиной также могут быть внутренние факторы развития, такие, как деловые и социально-психологические конфликты, неэффективная организация работы, низкий профессионализм персонала, старение технологии, просчеты в экономической стратегии, ошибки в принятии экономических решений, неудачный маркетинг и многие другие.

2.3 История возникновения несоответствия. Анализ причин возникновения несоответствия

Потенциальные несоответствия разделяются на:

вызванные неправильными действиями или бездействиями работников;