Системный анализ деятельности организации

заложенные в требованиях внутренних документов (например, когда требование написано не достаточно ясно, не учтены реальные условия выполняемой деятельности и т.п.);

связанные с выполнением мониторинга, измерения анализа (продукции, процессов и др.) проводимых в ООО СКФ «Блик».

Потенциальные несоответствия обнаружены в результате анализа:

-тенденции в количестве несоответствий;

-результатов аудитов;

-мониторинга процессов и продукции (услуг);

-состояния оборудования и метрологического обеспечения;

-состояния рынка;

-удовлетворенности потребителей;

-документации;

-производственной деятельности с точки зрения выполнения требований;

-действий работников при выполнении своих должностных и профессиональных обязанностей;

-предложений работников организации и заинтересованных сторон;

-опыта работы других организаций;

-другой информации, требующей разработки предупреждающих действий.

Потенциальные несоответствия устанавливаются персоналом подразделений организации, надзорными органами и фиксируются в любой удобной форме (служебная записка, протокол, акт, рекомендация и др.) либо вносятся в Журнал замечаний по процессу (форма 02-018-02 «Журнал замечаний по процессу»).

Информация об обнаруженном потенциальном несоответствии передается руководителю подразделения, к деятельности которого оно относится.

Анализ и определение причин потенциального несоответствия

Анализ потенциальных несоответствий может проводиться в оперативном порядке на совещаниях, докладах (очередных и внеочередных) и т.д., либо, на этапе установления причин возникновения потенциальных несоответствий.

Руководитель подразделения, в котором выявлено потенциальное несоответствие, самостоятельно или уполномоченные им лица, определяют причину потенциального несоответствия.

Определение причин потенциальных несоответствий проводится путем сбора необходимой информации (анализа данных, протоколов контроля, обратной связи с потребителем, мнения работников, имеющих отношения к рассматриваемой проблеме и др.) и ее анализа.

При необходимости, руководитель подразделения, в котором выявлено потенциальное несоответствие, для проведения анализа его причин и разработки предупреждающих действий привлекает специалистов других подразделений Организации.

2.4 Проблема системы, связи проблемы, оценка последствий проблемы и ее актуальность

Принцип совместимости функций системы означает, что все элементы должны обладать общностью главных функций, которая обеспечивает возможность взаимодействия элементов в системе ООО СКФ «Блик». Система обладает свойством целостности, если функции её элементов соответствуют условиям сохранения и развития.

Выявление проблем в деятельности организации проведено ООО СКФ «Блик» с применение диаграммы Исикавы.

Этапы построения диаграммы Исикавы:

1. Прежде чем приступать к построению диаграммы, проанализированы показатели деятельности исследуемого предприятия ООО СКФ «Блик». Выделена главная проблема, отрицательно оказывающая отрицательное влияние на деятельность предприятия- прямоугольник справа, характеризующий главную проблему. К прямоугольнику подходит основная горизонтальная стрелка - "хребет".

2. Затем нанесены главные причины (причины уровня 1), влияющие на проблему, - "большие кости". Они заключаются в рамки и соединяются наклонными стрелками с "хребтом".

3. Далее нанесены вторичные причины (причины уровня 2), которые влияют на главные причины ("большие кости"), а те, в свою очередь, являются следствием вторичных причин. Вторичные причины располагаются в виде "средних костей", примыкающих к "большим". Причины уровня 3, которые влияют на причины уровня 2, располагаются в виде "мелких костей", примыкающих к "средним", и т. д. (Если на диаграмме приведены не все причины, то одна стрелка оставляется пустой).

4. При анализе должны выявлены и фиксированы все факторы, даже те, которые кажутся незначительными, так как цель схемы - отыскать наиболее правильный путь и эффективный способ решения проблемы.

Рисунок 9 - Диаграмма Исикавы ООО СКФ «Блик»

Решение о целесообразности разработки и осуществления мероприятий по устранению причин потенциальных несоответствий принимается руководителями подразделений с учетом:

По истечению установленного срока выполнения предупреждающих действий осуществляется проверка выполнения предпринятых предупреждающих действий и оценка их результативности.

Если выполненные предупреждающие действия устранили причину потенциального несоответствия, то они признаются результативными.

В случае, если выполненные предупреждающие действия не устранили причину выявленного потенциального несоответствия и существует возможность возникновения несоответствия, то предупреждающие действия признаются не результативными

Если предупреждающие действия признаются не результативными, то с учетом исходной и уже имеющейся на тот момент информации, принимается решение изменить или запланировать новые предупреждающие действия.

рис.10

Рассмотрены пути развития проблемы.

Таблица 3 - Возможные изменений системы

Под состоянием системы подразумевается такой режим функционирования системы, при котором её общие показатели находятся в гомеокинезе и структура остается неизменной.

Смена состояния системы сопровождается не только изменениями её общих показателей, но и структурными перестройками (табл.3). Изменения системы могут различаться. В зависимости от глубины изменений различают кризис, катастрофу и катаклизм систем (коллапс) [2].

Кризис означает смену состояния системы, но обычно не ведет к её разрушению, а способствует её настройке. Кризис, как правило, является механизмом обновления позволяющим, скорректировать структуру системы, сделав её более адекватной по отношению к изменившимся условиям внешней среды. Кризис наступает и в результате развития, когда происходит переход количественных изменений структуры системы в качественные. При кризисе могут быть потеряны некоторые элементы системы. Кризис может перейти в катастрофу системы.

Итак, выявленная проблема исследуемой системы: происходит неуклонный переход количественных изменений структуры системы ООО СКФ «Блик» в качественные, могут быть потеряны некоторые элементы системы.

3. Решение проблемы

Применительно к системе ООО СКФ «Блик» кризисом будет изменение финансовой и организационной структуры, например, назначение бухгалтера. Катастрофой - упразднение одной или нескольких составляющих (участков, видов работ), а катаклизмом - расформирование организации в целом.

Таким образом, система функционирует, стабильно находясь в одном состоянии за счет механизмов адаптации, затем происходит сбой адаптации, начинается кризис системы, если система имеет необходимый потенциал, то кризис тоже служит механизмом адаптации системы путем перевода её в новое состояние. Если изменения слишком сильны, то происходит катастрофа или даже катаклизм.

Итак, система функционирует, дискретно меняя состояния во время кризиса, если правильно настроить систему при кризисе, то она может стать более эффективной.

Развитие системы происходит за счёт изменения ограничений внешних и внутренних связей.

Обычно требования нормативных документов ужесточаются, но их удаётся выполнять за счёт роста компетентности работников и использования новых технологий в строительстве.

Жизненный цикл системы планирования ресурсов совпадает с жизненным циклом надсистемы -ГК Югсройинвест, поскольку пока существует генеральный заказ, его необходимо планировать.

Гомеостаз системы планирования строительства обеспечивается при наличии достаточно подробной методики планирования, достаточного уровня ресурсов и относительно постоянной цели. Показателями, характеризующими её гомеостаз можно считать, например, процент актированных по причине природного характера в расписании или недостаточного количества материальных и трудовых ресурсов.

Регулятором системы планирования материальных ресурсов выступает сама система, которая проводит мониторинг наличия необходимых материалов на рынке. Событие «приемка в эксплуатацию» характеризует качество планирования. Если строительство проведено в срок, без накладок и увеличения сроков строительства, то планирование признаётся удовлетворительным, если имеются отклонения от нормы - неудовлетворительным.

3.1 Возможные и допустимые стратегии разрешения проблемы

В системе ООО СКФ «Блик» необходимо провести эволюционные преобразования связей.

Процесс эволюции сложной системы носит не поступательный, а циклический или волновой характер: он сочетает в себе дивергентные (рост разнообразия) и конвергентные (свертывание разнообразия) тенденции, фазы зарождения порядка и поддержания порядка. Открытые сложные системы пульсируют: дифференциация сменяется интеграцией, разбегание - сближением, ослабление связей - их усилением и т. п.

При этом система должна быть открытой, поскольку закрытая система в соответствии с законами термодинамики должна в конечном итоге прийти к состоянию с максимальной энтропией и прекратить любые эволюции. Открытая система должна быть достаточно далека от точки термодинамического равновесия, поскольку в этой точке система обладает максимальной энтропией и не способна к какой-либо самоорганизации, а в положении, близком к равновесию и без достаточного притока энергии извне, любая система со временем ещё более приблизится к равновесию и перестанет изменять своё состояние.

Фундаментальным принципом самоорганизации служит возникновение нового порядка и усложнение систем через флуктуации (случайные отклонения) состояний их элементов и подсистем. Такие флуктуации обычно подавляются во всех динамически стабильных и адаптивных системах. Но в более сложных открытых системах, благодаря притоку энергии извне и усилению неравновесности, отклонения со временем могут приводить к изменению состояния. Поскольку флуктуации носят случайный характер, то состояние системы после бифуркации обусловлено действием суммы случайных факторов.

Самоорганизация, в результате которой происходит образование через этап хаоса нового порядка или новых структур, может осуществиться только в сложных системах, обладающих определённым количеством взаимодействующих между собой элементов, имеющих достаточно высокие вероятности флуктуаций. Недостаточно сложные системы не способны ни к спонтанной адаптации ни к развитию и при получении извне чрезмерного количества энергии теряют свою структуру и необратимо разрушаются.

Проведение исследований на предмет преобразований системы и необходимости повышения объемов строительства и выявления объёмов продаж продукции выявили пути решения проблемы:

Распределение персонала и полезного пространства.

Контроль над соблюдением технологий строительства.

Сотрудничество с генеральным заказчиком.

Поддержка отечественного производителя строительных материалов и изделий для строительства.

3.2 Оценка допустимой стратегии на основе анализа модели системы

Усложнение структуры обычно обеспечивает синергетический эффект, усиливая механизмы адаптации и саморегулирования систем, поэтому наиболее приспособленными и эффективными являются именно сложные системы. Такой эффект достигается за счёт увеличения количества вариантов деятельности при возникновении непредвиденных воздействий внешней среды, что и было предусмотрено руководством ООО СКФ «Блик» в открытии дополнительных видов деятельности. Но при этом увеличивается и число угроз, поскольку усложняются внутренние механизмы регуляции в системе.

рис.7

Баланс между энтропией и организованностью в системе планирования материальных и трудовых ресурсов смещён в сторону организованности, поскольку данная система решает сложную эффективную задачу, решение которой должно быть достаточно точным и строгим. Излишние степени свободы могут помешать в решении этой задачи.

Кризисом этой системы станет любое изменение ограничений, требующее адекватного ответа и уточнения структуры процесса. Серьёзный сбой в системе планирования, приведший к массовым срывам выполнения заказа, также может привести к кризису системы и пересмотру алгоритмов её функционирования

Таблица 4

3.3 Концепция действий решения проблемы

Принцип нейтрализации дисфункции системы. Для обеспечения сохранения или развития системы в ней должны предусматриваться механизмы нейтрализации дисфункции.

Дисфункция - это неправильное функционирование отдельного компонента системы, которое ухудшает её параметры, снижает её устойчивость и эффективность. Обычно для цели нейтрализации дисфункции служит отрицательная обратная связь (рис.8), значение которой шире, чем у механизма согласования функций. Отрицательная обратная связь не только согласовывает функции, но и компенсирует влияние внешней среды, реализуя функцию отражения и адаптации. Графически механизм обратной связи можно выразить следующим образом:

рис.8

Математически это выглядит следующим образом:

= const, (3.1)

где - изменение основных параметров, определяющих гомеостаз системы; Ui - коэффициент коррекции, уравновешивающий изменения основных параметров системы.

В ООО СКФ «Блик» для нейтрализации дисфункции применяется меры по укреплению собственной материальной базы, развитие лизинга, а также традиционные методы материального и нематериального стимулирования, специфические методы, построенные на авторитете директора и прорабов.

Таким образом, для стабильно функционирующих сложных систем характерно наличие механизма согласования функций, тенденции к постепенному усложнению отрицательной обратной связи, обеспечивающей относительное постоянство структуры.

3.4 Выбор стратегии и ее реализация в системе

рис.11 Путь выбора стратегии

Способы переходов систем в новые состояния. Под действием внешних факторов сложная система стремится измениться так, чтобы свести к минимуму эффект от их воздействия (рис.8). При этом если общие показатели системы под воздействием среды остаются неизменными, т. е. функционирование системы продолжается в стабильном состоянии, то можно говорить о гомеокинезе системы (рис.12).

Вывод

Системный анализ является прикладной научно-практической дисциплиной, конечная цель которого -- разрешение проблемной ситуации, возникшей перед объектом проводимого системного исследования, то есть изменение существующей ситуации в соответствии с поставленными целями. Системный анализ занимается изучением проблемной ситуации, выяснением её причин, выработкой вариантов её устранения, принятием решения и организацией дальнейшего функционирования системы, разрешающего проблемную ситуацию. Окончательное суждение о правильности и полезности системного анализа можно сделать лишь на основании результатов его практического применения. Конечный результат будет зависеть не только от того, насколько совершенны и теоретически обоснованы методы, применяемые при проведении анализа, но и от того, насколько точно и качественно реализованы полученные рекомендации.

В настоящее время вопросам внедрения результатов системного анализа в практику уделяется повышенное внимание. При этом, практика системных исследований и практика внедрения их результатов существенно различаются для систем разных типов. В каждой из них есть свои особенности и проблемы, требующие учёта при организации работ по внедрению результатов. Наиболее велика доля слабоструктурированных проблем в системах организационного типа. Следовательно, в подобных системах наиболее сложна практика внедрения результатов системных исследований.

При внедрении результатов системного анализа необходимо иметь в виду следующее обстоятельство: работа системного аналитика осуществляется на клиента (заказчика), обладающего властью, достаточной для изменения системы теми способами, которые будут определены. в результате системного анализа. В работе должны непосредственно участвовать все заинтересованные стороны. Заинтересованные стороны -- это те, кто отвечает за решение проблемы, и те, кого эта проблема непосредственно касается. В результате внедрения системных исследований необходимо обеспечить улучшение работы организации заказчика с точки зрения хотя бы одной из заинтересованных сторон; при этом не допускаются ухудшения этой работы с точки зрения всех остальных участников проблемной ситуации.

Литература

система фактический стратегия структурный

Основная:

1. Советов Б.Я., Яковлев С.А. Моделирование систем. - М.: Высшая школа, 2005.

2. Дегтярев Ю.И. Системный анализ и исследование операций: Учебник для вузов по специальности АСОИУ. - М.: Высшая школа, 1996. - 335с. (Рек.МО)

Дополнительная:

1. Лебедев О.Т., Язвенко С.А. Основы системного анализа. Учебное пособие. -Ст.Пб.: Государственная инженерно-экономическая академия, 2000. -110с.

Размещено на Allbest.ru