Роль выставок и ярмарок в системе маркетинговых коммуникаций предприятия на примере ЧУП "Дрим Трэвел"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты выставочно-ярмарочной деятельности предприятия в современных условиях

1.1 Роль выставочно-ярмарочной деятельности в эффективности функционирования предприятия

1.2 Оформление выставочного стенда предприятия

2. Особенности выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «ДРИМ ТРЭВЕЛ»

2.1 Общая характеристика ЧУП «Дрим Трэвел»

2.2 Характеристика выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел»

3. Рекомендации по повышению эффективности выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «ДРИМ ТРЭВЕЛ»

3.1 Разработка путей совершенствования выставочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел»

3.2 Расчет эффективности предложенных мероприятий

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что выставки и ярмарки являются частью комплекса маркетинга и характеризуются непосредственной коммуникацией и «живым» контактом между потребителями и непосредственно продукцией. Именно здесь потребители получают возможность воочию оценить продукцию, получить консультацию по ее использованию, сравнить ее с продукцией других производителей, сэкономив при этом свое время. Для предприятия -- это самый надежный показатель ситуации на рынке, своего рода барометр спроса.

Рыночные отношения диктуют свои законы: кто лучше показал, кто лучше рассказал, кто лучше подал -- тот и продал. Иными словами, выставка или ярмарка -- уникальный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции. Это не только эффективное средство продажи, но и способ рекламы, маркетинга, возможность провести исследование востребованности продукта, его эстетических и потребительских показателей. Это уникальная возможность встретиться как со своими потребителями, так и со своими конкурентами, со специалистами, способными наглядно продемонстрировать, какие, например, технологические процессы или какие материалы необходимо использовать, чтобы достичь конкурентоспособного уровня продукции.

Выставки -- один из эффективных инструментов налаживания деловых контактов, торговли и кооперации, достижения стратегических целей предприятий. К активному участию в организации выставочно-ярмарочной деятельности производителей приводит необходимость считаться с факторами спроса и предложения, учиться рационально тратить деньги. Если производитель отказывается от участия в выставке из-за «отсутствия денег», значит, он не имеет и продуманной программы развития. Западные фирмы экономят на выставках в последнюю очередь.

За последние годы ярмарки приобретают все более прагматичный характер, играя роль международных консультативных центров. С одной стороны, на Западе о Республике Беларусь известно недостаточно, с другой -- белорусские производители нередко плохо представляют возможности инновационного бизнеса. Ситуацию усугубил в свое время распад СССР, после которого были разорваны многие ранее установившиеся контакты. Это и побуждает деловой мир искать механизмы нового партнерства -- организовывать ярмарки, выставки, например, Ганноверскую ярмарку.

Стратегия и тактика выставочной работы получают статус своего рода научных исследований, включающих поиск путей завоевания новых рынков, маркетинг, изучение особенностей конкуренции, психологии рекламы и делового партнерства и многие другие аспекты современного промышленного сотрудничества, позволяющего выводить отечественную продукцию на мировые рынки с учетом реальных и не всегда благоприятных условий.

Одна из основных задач выставочного движения -- создание положительного имиджа экспонируемых организаций при повышении статуса самой выставки, так как чем престижней выставка, тем выше отдача для участников, тем привлекательней экспозиции фирм, тем интересней выставка для посетителей.

Выставки и ярмарки играют одну из ключевых ролей при формировании новых рынков, в борьбе за укрепление конкурентных позиций компании, регионов и стран. По статистике, сделки и заказы, заключенные на них, составляют до одной трети оборота фирм, принимающих в них участие. Таким образом, обеспечивается рост производства, занятости, развитие социальной сферы.

Цель курсовой работы проанализировать роль выставок и ярмарок в системе маркетинговых коммуникаций предприятия на примере ЧУП «Дрим Трэвел», а также предложить рекомендации по повышению его эффективности.

В качестве объекта исследования выбрано предприятие ЧУП «Дрим Трэвел».

Предметом исследования является особенности выставок и ярмарок в системе маркетинговых коммуникаций предприятия.

Задачи курсовой работы:

- рассмотрение и анализ теоретических основ роли выставок и ярмарок в системе маркетинговых коммуникаций предприятия;

- анализ и оценка выставочно-ярмарочной деятельности, а также особенностей оформления выставочного стенда на примере ЧУП «Дрим Трэвел»;

- внесение предложений по совершенствованию эффективности выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел».

Исследование данной проблемы в настоящий момент имеет большое практическое значение, так как данное исследование и рекомендации на ее основе могут быть применены в реальной хозяйственной практике предприятия.

выставка торговля маркетинг ярмарочный

1. Теоретические аспекты выставочно-ярмарочной деятельности предприятия в современных условиях

1.1 Роль выставочно-ярмарочной деятельности в эффективности функционирования предприятия

Большинство всех экспонентов и посетителей рассматривают свое участие в выставках-ярмарках как неотъемлемую часть маркетинга.

Выставки являются важнейшим звеном в маркетинговой деятельности предприятий.

Основная цель проведения ярмарки -- насыщение рынка необходимыми товарами, продвижение новых идей, товаров и услуг, установление перспективных контактов, а также возможность выхода на внешний рынок белорусских товаропроизводителей.

Ярмарки -- важный инструмент маркетинга, который служит достижению успеха на рынке и «работает» на имидж фирмы. Ярмарка дает возможность с высокой эффективностью рассказать о предложениях своей фирмы в форме прямой рекламы целевой аудитории потенциальных потребителей.

Кроме того, ярмарка позволяет познакомиться с последними достижениями в области производства товаров, технологий ит.д. Выявляется конкурентоспособность товаров, в том числе отечественного производства. Для местных товаропроизводителей, имеющих хороший потенциал развития, на ярмарке предоставляется возможность для привлечения иностранных инвестиций, что позволяет предприятию обносить основные, оборотные средства. Это приведет к улучшению качества выпускаемой продукции, завоеванию новых рынков, производственной интеграции регионов.

Проведение ярмарок включает в себя не только установление экономических деловых связей, оно способствует установлению культурных связей между странами.

Участие в выставках или их посещение направлено:

-- на проведение исследований по определению возможности данного рынка;

-- сложившейся конъюнктуры на рынке данных товаров или услуг;

-- возможных направлений будущего развития;

-- основных конкурентов, их возможностей и рынков сбыта.

На выставках проводится работа по поиску возможных покупателей, поставщиков, партнеров для производственной кооперации. Проведение международных выставок не только помогает производителям устанавливать деловые связи и продвигать на рынках свои товары, но обеспечивает приток валютных средств в бюджеты стран и городов, в которых эти выставки проводятся. Наличие иностранных экспонентов и посетителей дает возможность увеличить число рабочих мест в сфере обслуживания, городского и других видов транспорта, туризма, ремесел и национальных промыслов.

Германия с ее общим объемом импорта и экспорта более чем 1300 миллиардов немецких марок относится к ведущим индустриальным державам планеты. Эти успехи немецкой экономики самым непосредственным образом связаны с потенциалом как страны выставок. В последние десятилетия торговые ярмарки и выставки, как узловые пункты мировой торговли завоевали доминирующие позиции. С одной стороны это связано с тем высоким значением, какое придается в немецкой экономике выставкам как инструменту сбыта и приобретения; с другой стороны, это обосновано тем, что торговые ярмарки и выставки как инструмент маркетинга при правильном использовании их возможностей играют значительную роль для успеха предпринимательства.

Выставочное дело может (и должно) быть прибыльным. Но это

-- при грамотном выборе тематик,

-- в зависимости от реальных потребностей регионов в тех или иных товарах или услугах;

-- места и времени проведения,

-- уровня выставок.

Маркетинг посредством выставок-ярмарок означает рационализацию. Выставки-ярмарки открывают множество возможностей, являются необходимым исходным пунктом для предпринимательской деятельности, ориентированной на спрос. При этом выявляются рыночные процессы, виды и масштабы имеющих место изменений, а также темпы и направление будущего развития.

Выставки-ярмарки являются совершенно особым, оригинальным орудием маркетинга: своеобразным посредником, коммуникативным средством со свойственными ему возможностями. Этот инструмент отличается от газетных объявлений, рекламных писем, проспектов, каталогов. Если последние дают лишь абстрактное представление, то на выставке-ярмарке живьем представлено само изделие; можно в натуре увидеть, как действуют станки, приборы. Подобная профессионально-техническая наглядность дополняется незамедлительным и непосредственным предоставлением всей интересующей информации. К этим преимуществам еще нужно добавить также личное общение партнеров по рынку, которое может положить начало установлению между покупателем и продавцом столь ценных долгосрочных доверительных отношений.

Выставки-ярмарки как способ маркетинга предъявляют четкие требования: тщательное изучение, анализирование целевой направленности и выбор соответствующей выставки-ярмарки, умение компетентно вести общение с посетителями, налаживание контактов и их поддержание по окончании выставки-ярмарки.

Участие в выставке-ярмарке может означать гораздо больше, чем просто покупка или продажа товаров, и позволяет осуществить самые разнообразные цели.

В частности, экспоненты могут:

-- ознакомиться с новинками

-- заложить основу для торговли (заключить сделку по окончании выставки-ярмарки)

-- проводить исследования рынка и обмениваться мнениями

-- выявлять тенденции развития

-- расширить сеть представителей

-- заложить основы сотрудничества

-- наблюдать за конкурентоспособностью

-- наладить контакт с новыми кругами покупателей

-- поддержать и развивать контакты с покупателями

-- усовершенствовать и пополнить картотеку своих клиентов

-- прочитать тематические доклады о своей фирме

-- провести саморекламу, утвердить свой имидж.

Посетители же за короткий срок ми без особых затрат имеют возможность:

-- получить более полное представление о рынке

-- оценить сложившуюся конъюнктурную ситуацию

-- провести сравнение цен и способов (путей) доставки

-- найти новые виды продукции и ознакомиться с новыми областями применения уже существующей продукции

-- посетить тематические семинары

-- расширить личные деловые контакты

-- сделать заказы

-- оценить свои возможности для будущего участия на выставке-ярмарке в качестве экспонентов.

Готовясь к участию на выставках и ярмарках, нужно подготовить много материалов.

В готовом виде нужно иметь:

-- прейскурант цен, подразделенный по отдельным видам продукции, по их количеству (в штуках) и по особым характеристикам.

-- технические паспорта. Они могут не иметь вид роскошных проспектов из глянцевой бумаги, но обязаны давать точную, исчерпывающую информацию о выпускаемой продукции, логически и конкретно выявляя ее достоинства.

-- список аргументов в пользу производимой предприятием продукции. В список включаются все имеющиеся аргументы: цена, время поставки, техника ит.д., причем постарайтесь составить его компактно, как единое целое, чтобы можно было передать в случае необходимости этот список заинтересованным лицам. Кстати, здесь Вы можете-провести сравнение своей продукции с конкурирующей, что обычно запрещено делать в рекламе.

-- план-список возможных сроков поставок с учетом реальных возможностей.

Выставки и ярмарки соединяют под одной крышей в одно и то же время новые технологии и оборудование и, тем самым, стимулируют коммерческую деятельность, концентрируя спрос и предложение.

На сегодняшнем рынке товаров разворачивается серьезная борьба за потребителя. Сегодня у потребителя появился выбор -- ему предлагаются дорогие и качественные товары иностранных фирм, огромное количество товаров-подделок под иностранные торговые марки и продукция отечественных товаропроизводителей.

Роль и значение ярмарок/выставок в рыночных условиях настолько многогранна, что их относят к многоплановому коммуникационному средству. Поскольку здесь происходит взаимный обмен информацией между участниками, посетителями и организаторами ярмарок, формируется благожелательное отношение к участникам со стороны общественности, закладывается основа будущих успехов; на ярмарке предприятия изучают рынок, конкурентов, их товары, привлекают к своим стендам целевых покупателей, заинтересовывают посредников. На ярмарке можно всесторонне изучить целевого потребителя, обеспечить непосредственность общения и предпосылки для контактов, представить новые товары, дать возможность покупателю сравнить однородную продукцию в отношении качества, цены и др.

Организаторы заинтересованы в увеличении участников и посетителей ярмарки, для чего проводят широкую рекламно-информационную программу. Однако наиболее действенным является рассылка официальных приглашений и «личная» реклама.

Основными целями посетителей ярмарки являются: получение информации о предлагаемом товарном ассортименте, поиск новых товаров, сбор информации о ценах на товары и условиях сделок предприятий-конкурентов. Причем и представители организаций, и посетители, имеющие личные интересы, приходят на ярмарку с заранее поставленной целью -- узнать информацию о конкретном предприятии. При личном интервью выяснено, что этими предприятиями являются наиболее сильные конкуренты на рынке, предприятия, находящиеся в стадии становления или реконструкции.

Основной целью ярмарки для производителей является не только заключение сделки, но и получение полной информации о конкурентах. Товарный ассортимент, представленный на ярмарке, ориентируется на потребителя, которому предлагаются качественные товары-новинки.

Интересы целевого потребителя на ярмарке представляют оптовые и розничные торговые предприятия, которые заинтересованы в товарах отечественных производителей и предпочитают искать их сами, минуя посредников. Все это позволяет сделать розничные цены более доступными для потребителя.

Кроме того, государственное регулирование в сфере выставочной деятельности, проблема осознания того факта, что выставки -- не частное дело их организаторов, а важнейший элемент промышленной политики государства, который приносит в государственный бюджет немалый доход, является маркетинговым инструментом и средством воздействия на массовое сознание.

1.2 Оформление выставочного стенда предприятия

Оформление выставочных стендов имеет важную роль в формировании имиджа фирм-экспонентов и торговых марок, поэтому не следует экономить на оформлении. Посетители выставки могут просто не заметить и пройти мимо стенда, который ничем не выделен. В целом, анализируя статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты на монтаж и оформление стенда занимают одна из основных статей расходов современного предприятия, принявшего решение участвовать в выставке. И в то же время, предприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия.

Выставочный стенд -- это лицо фирмы. Поэтому успех участия предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители фирм, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журналах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой -- занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

направление движения основного потока посетителей

поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

Место для одежды

Место для отдыха

Место для посуды, приготовления напитков

Склад

Место для переговоров

Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда - надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.

По мнению экспертов по выставочно-ярмарочной деятельности, каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. напротив и справа от главного входа,

2. на центральных внутренних проходах,

3. в углах,

4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов,

2. в задней части зала,

3. позади больших колонн, лестниц,

4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя.

Отметим, что при организации стендов используются преимущественно две концепции.

Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран и делает упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы.

Другая же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Здесь наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда:

1. Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3 м

2. Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров.

Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

При оформлении стенда необходимо учитывать, что большинство посетителей осматривают стенд как бы в три этапа:

* с большого расстояния - из конца прохода, а значит требуются визуальные ориентиры, привлекающие внимание, прежде всего, над стендом;

* со среднего расстояния, постепенно приближаясь; следовательно, нужно соответствующее оформление верха (фриза) стенда и его фасада (или же верха задней стенки, если фасад открыт);

* с близкого расстояния - требуются оформительские элементы, привлекающие внимание и зовущие на стенд.

Рекламная тактика любого экспонента определяет последовательность воздействия внешнего облика его стенда на посетителя:

* привлечь внимание;

* вызвать интерес;

* способствовать появлению желания заключить деловые контакты;

* создать убежденность в необходимости заключения деловых контактов;

* подвигнуть потенциального покупателя на конкретные действия.

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель -- оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;

плакатов, для оформления стен стенда;

экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка -- это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

Самое существенное для предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

Но не следует забывать, что экспонент на выставке продает продукцию, а не стенд. Чем больше привлекателен стенд - тем лучше. Но стенд не должен отвлекать внимание посетителей от главных объектов -- экспонатов. Именно на них должно концентрироваться внимание. Экспонаты, поданные в обрамлении удачно оформленного стенда и хорошо освещенные - только выиграют.

2. Особенности выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «ДРИМ ТРЭВЕЛ»

2.1 Общая характеристика ЧУП «Дрим Трэвел»

ЧУП «Дрим Трэвел» была создана в 2005 году. Офис туристической компании расположен в центре Бреста, по адресу, ул. Советская, 112.

Организация специализируется на предоставлении туристических услуг, как индивидуальным туристам, так и организованным группам туристов.

Основным видом деятельности является выездной международный туризм.

ЧУП «Дрим Трэвел» специализируется по направлениям: Турция, Египет, Таиланд, ОАЭ, Греция и др.

В Турции данный оператор сотрудничает с известными фирмами, такими как «Track Trevel International», «Pegas», «Alba»; в Таиланде - «Elvies Tour»; в Москве - «Академсервис». ТК «Стрелец» сотрудничает и с другими крупными туроператорами мира.

Линейно-функциональная структура -- это структура в основу, которой положен принцип построения и специализации управленческого персонала по функциям. Руководитель предприятия четко определяет права и обязанности функциональных руководителей.

Преимуществами такой организационной структуры является:

- глубокая подготовка планов и решений, связанных со специализацией работника;

- возможность использования консультантов и экспертов в ходе решения управленческих проблем;

- высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение отдельных функций.

Основные недостатки:

- отсутствие тесной взаимосвязи и взаимодействий на горизонтальном уровне между функциональными подразделениями;

- снижение гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за многочисленных процедур и правил.

2.2 Характеристика выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел»

Структура деятельности по продвижению продукции ЧУП «Дрим Трэвел» представляет собой следующее: прямые продажи, реклама в СМИ (печатных «Моя реклама», «Из рук в руки», так же на радио и телевидении). Важную роль в процессе продвижения товара занимает выставочная деятельность. Если проанализировать бюджет по продвижению продукции, то 60% занимают прямые продажи, 30% реклама, 10% - выставочная деятельность.

Среди преимуществ, которыми обладают выставки-ярмарки, называются:

· относительно низкая стоимость одного рекламного контакта;

· нейтральность территории, облегчающая контакты;

· идеальное место для знакомства с конкурентами;

· готовый материал для СМИ с целью получения паблисити;

За пять лет участия в выставках компания ЧУП «Дрим Трэвел» накопила, достаточно богатый опыт в подготовке, проведении и отслеживании результатов туристических выставок.

Рассмотрим участие ЧУП «Дрим Трэвел» в наиболее крупных выставках, отметим все достоинства, недостатки и оценим эффективность участия в выставках.

Первая выставка "Путешествия и туризм" была проведена в 2007 году в период резкой активизации рынка туруслуг. За 2007 год сектор туризма и путешествий вырос в Республике Беларусь на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года. Что касается цен на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет сумму, эквивалентную 200 долл. США.

Кроме того, существует целая серия дополнительных услуг, предоставляемых за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Московская международная выставка «Путешествия и туризм»(MITT) прошла в Москве на Красной Пресне в Выставочном комплексе ЗАО «Экспоцентр» 27-30 марта 2013.

27 марта для предприятий и организаций мирового туристического рынка открыла свои двери Московская международная выставка «Путешествия и туризм».

Прошедший год был весьма удачным для российских турфирм, предлагающих отдых, как на территории страны, так и за рубежом. По результатам недавнего опроса, проведенного журналом «Conference & Insentive Travel» (Великобритания), наша страна заняла пятое место среди развивающихся объектов целевого туризма.

Более 40% от общего числа экспонентов MITT 2013 составили отечественные турфирмы, остальные - иностранные. В этом году общая площадь экспозиции составила 29000 кв. м, где были представлены более 2000 экспонентов из более чем 100 стран. Число посетителей достигло 100 тысяч человек, включая специалистов и широкую публику.

Традиционно в выставке принимали участие компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Дрим Трэвел, Нева, Супер Нова, Согласие, Спейс трэел, Мостравел, Спутник, Экспресс-лайн, Франстурс+, Атлант Союз, Интерюнион, Сольтур, Европа 2000, Курортинтур, Дельфин, Мастер, ТЭЗ Тур, Ориент, Содис, Айрин, Владинвесттур, Трансаэро; Ресо-гарантия, Росно; ДСБВ-Турс Континент, Ланта-тур вояж, МИТС, Мондо турс, Добрый день, Роза ветров, Турэнергосервис, Воентур, Столичная судоходная компания; федеральные курорты Сочи, Кавказские Минеральные воды, ЗАО СКО "Адлеркурорт", Анапа.

Рассмотрим планирование выставочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел» на 2013 на примере подготовки к выставке «Туристический клуб- 2013»

1) Подготовительный этап

Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Таким образом, подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота.

Первый этап подготовки выставки - составление организационного плана выставочного проекта

I. Подготовительный этап

Организационные мероприятия

1.1. Разработка концепции выставочного проекта

Документальное обеспечение

Концепция выставочного проекта

Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной».

Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри.

Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма -- не более 2 страниц.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP - ответственный за данное мероприятие - менеджер по работе с клиентами, с 1 до 10 июня он должен составить список клиентской базы и предать его в отдел маркетинга и рекламы.

Источники для формирования «фирменной» клиентской базы - электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др.

Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т.д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций

Обычно, для ЧУП «Дрим Трэвел» организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых ЧУП «Дрим Трэвел» организаторами выставки рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы

Организационная предвыставочная работа сотрудников отдела маркетинга и рекламы ЧУП «Дрим Трэвел» для участия в выставке « Туристический клуб-2013».

В данном случае планируются два направления исследований, которые проводятся во время выставки регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам:

правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта

данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)

* маркетинговые обзоры по рынку -- коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

* динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет

* приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном

* выдача бэджа на постоянное посещение выставки

* выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции

Таким образом, по результатам проведенного анализ анкет и опроса участников выставок и руководителей ЧУП «Дрим Трэвел» можно выявить ряд недостатков организации выставочной деятельности предприятия.

1. Слабый уровень предвыставчной подготовке при работе с клиентами. Одним из самых слабых звеньев в предвыставочной подготовке была слабо организована работа с потенциальными посетителями выставочного стенда ЧУП «Дрим Трэвел».

По результатам опроса сотрудников службы маркетинга и рекламы было выяснено, что неудовлетворительна была организована адресная рассылка приглашений на выставку, не организован последующий обзвон клиентов. Рассылка была организована преимущественно по имеющейся у отдела маркетинга клиентской базе, однако не были учтены новые категории потенциальных потребителей и поставщиков. Так же не была учтена специфика деятельности потенциальных потребителей.

2. Отсутствие четко разработанного плана выставочной деятельности, начиная от подготовительного этапа и заканчивая анализами результатов выставочной деятельности. Однако, в данном случае сильной стороной является деятельность сотрудников отдела маркетинга и рекламы во время проведения выставки, посетители отмечали необычность и яркость экспозиции туристической фирмы «Дрим Трэвел», оригинальность оформления стендов.

3. Минусом является так же недостаток средств, выделяемых на организацию выставочной деятельности.

4. Не была учтена тематика выставки, что в результате повлекло отсутствие точной ориентировки на специфику деятельности потенциального покупателя. На предыдущей выставке не было единой цели оформления стенда и не была четко проработана концепция выставки.

5. Отсутствуют четкие критерии оценки выставочной деятельности и проведение послевыставочной работы с потенциальными клиентами и поставщиками туристической фирмы «Дрим Трэвел».

6. На наш взгляд, так же была слабо организована послевыставочная стадия по работе с потенциальными клиентами туристической фирмы. Не был составлен анализ контактов, осуществленных за период работы стенда, и эти данные не были внесены полностью в клиентскую базу туристической фирмы, не были обобщены результатов участия. Не был составлен аналитический отчет об участии в выставке.

Для того, что бы решить указанные проблемы выставочной деятельности, предложим разработку путей совершенствования выставочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел».

3. Рекомендации по повышению эффективности выставочно-ярмарочной деятельности ЧУП «ДРИМ ТРЭВЕЛ»

3.1 Разработка путей совершенствования выставочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел»

В предыдущей главе мы сделали вывод о том, что в подготовке и организации выставочной деятельности ЧУП «Дрим Трэвел» существует ряд недоработок. В 2014 году руководство ЧУП «Дрим Трэвел» приняло решение впервые участвовать в престижной международной выставке «Туристический клуб - 2015», которая будет проходить 10-14 ноября в выставочном центре «Крокус-экспо» в Москве.

В экспозиции будет представлено порядка 800 компаний из 40 регионов России и 16 иностранных государств. Основу экспозиции составят, тем не менее, отечественные компании. Одна из основных целей, которую ставят перед собой организаторы выставки «Туристический клуб», - поддержка отечественного туроператора, повышение конкурентоспособности российских курортов.

Участие ЧУП «Дрим Трэвел» в выставке « Туристический клуб-2015» позволит привлечь новых клиентов, найти поставщиков комплектующих материалов, фурнитуры и оборудования, сформировать новые рынки сбыта.

Основные цели участия в выставке « Туристический клуб-2015»:

1. Увеличение доли рынка до 10%

2. Укрепление лидерских позиций на рынке автобусных туров, увеличение общего объема продаж на 50%

3. Повышение уровня узнаваемости брэнда (повышение подсказанного знания марки до 50%).

Вспомогательные цели:

4. Повышение уровня лояльности покупателей к продукции (увеличение количества повторных покупок в 2 раза)

Прежде чем принять решение об участии выставке «Туристический клуб-2015», сотрудникам отдела маркетинга и рекламы необходимо пройти несколько весьма важных этапов:

1) определить стратегический план развития выставочной деятельности на 2014 на год;

2) составить годовой план продаж;

3) сформировать рекламный бюджет на год, куда будут включены и затраты на организацию и проведение выставок;

Будут ли на выставке проводиться семинары, мастер-классы и т.п. и кто их будет вести.

Как можно раньше необходимо отправить в выставочные организации запрос о плане выставок на будущий год и условиях участия в них. На основе этого составляем календарный график подготовки и участия в выставках (отобранных из общих списков по перечисленным выше критериям). Отводим на подготовку к каждой выставке не менее 4-х недель. При этом необходимо иметь в виду, что формирование крупных национальных и международных выставок порой начинается за полгода до их начала.

С целью уменьшения стоимости участия в выставке рекомендуется пользоваться своей мебелью, штендерами у входа, мобильными выставочными конструкциями, которые во вневыставочное время прекрасно украшают службу продаж.

Важно определить и четко сформулировать цель (или цели) участия фирмы в выставке. Например: изучение спроса, информирование о новостях в развитии фирмы за последний год, заключение договоров продаж.

После учета названных двух групп факторов можно разрабатывать идеи по оформлению. Варианты макетов оформления стенда требуют также обсуждения (в данном случае, в ЧУП «Дрим Трэвел» этим рекомендуется заняться специалисту по маркетингу). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.

Также необходимо своевременно отредактировать текст, идущий от фирмы в каталог выставки (при этом обратить внимание на мелочи -- наличие кода города перед телефоном, индекса в адресе, адреса электронной почты)

За две недели до начала выставки специалист ЧУП «Дрим Трэвел» организует рассылку индивидуальных приглашений потенциальным клиентам на стенд.

Как минимум за неделю до выставки ЧУП «Дрим Трэвел» готовит для интересующих групп клиентов раздаточные материалы, отвечающие на ожидаемые вопросы и дающие нужные им новости о фирме.

За 2-3 дня до начала выставки директору ЧУП «Дрим Трэвел» необходимо провести общий сбор стендистов, рассказать им, что является показателями эффективной работы на выставке и как это повлияет на зарплату стендиста. Объяснить задачи фирмы на выставке, принципы работы с различными группами клиентов.

Теперь необходимо оценить результаты выставки.

Критерии оценки могут быть следующими.

Во-первых, по показателям выполнения плана, поставленного перед сотрудниками отдела маркетинга и рекламы ЧУП «Дрим Трэвел», за выполнение которого будут выплачены премиальные и результаты выполнения которого измеримы.

Во-вторых, по отчетам службы продаж в течение 6 месяцев после выставки. Структура отчета может быть разной. Ежедневный общий отчет «Источники информации о фирме у новых клиентов». Ежемесячный отчет «Анализ продаж клиентам в разрезе источников информации, по которым они обратились в фирму впервые (показатели прибыли, количества и содержания сделок за период)». Эти отчеты дают возможность перевести результаты работы на выставке в конкретные показатели. Лучше окончательную оценку делать спустя полгода, так как участие в выставке дает долговременный эффект. Сделать это довольно просто: необходимо обобщить данные ежемесячных отчетов, и получится вполне конкретный показатель заработанных средств. Вычтя из него затраты на аренду, монтаж стенда, полиграфию и оплату сотрудников отдела маркетинга и рекламы, получим прибыль от участия в выставке.

Именно на этапе формирования плана закладываются основные параметры бюджета на участие в выставках. При этом они должны четко увязываться с планами стратегического развития фирмы на год

На подготовительном этапе очень важно правильно составить анкеты и рекламные материалы. Анкеты не должны быть перегружены лишними вопросами, а время их заполнения - превышать 5-7 минут. За каждую заполненную анкету посетителю необходимо выдавать развернутый каталог продукции ЧУП «Дрим Трэвел» и купон со скидкой на покупку любого тура в агентстве ЧУП «Дрим Трэвел».

Этим шагом, с одной стороны, можно стимулировать потенциальных покупателей к заполнению анкет, а с другой -фильтруем раздачу дорогостоящих каталогов и купонов: их получает только тот, кто реально желает приобрести туры и готов потратить 5-7 минут за заполнение. К тому же при таком подходе у потенциального клиента ЧУП «Дрим Трэвел» формируется весомость заработанного им купона. Во время проведения выставки необходимо задействовать промоутеров, которые будут распространять печатную продукцию вне стенда и давать звуковую или видеорекламу о деятельности «Дрим Трэвел».

Таблица 3.1 Проведение мероприятий в рабочие дни выставки

Организационные мероприятия	Документальное обеспечение	Ответственный за мероприятие	Сроки 2014 год
1. Застройка
Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.)	Договор с дирекцией «Крокус-экспо»	Зам. директора	1-8 ноября
Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона	Договор с дирекцией «Крокус-экспо»	Зам. директора	1-8 ноября
Организация сервис-бюро	Договор с дирекцией «Крокус-экспо»	Зам. директора	9-14 ноября
Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы)	«Папка экспонента»	Маркетолог	8 ноября
2. Рабочие дни выставки
Реализация деловой программы:	· Регистрационные листы · Социологическое исследование · Отчетные и рекламные материалы мероприятия	Маркетолог	10-14 ноября
Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне	Договор с дирекцией «Крокус-экспо»	Маркетолог	10-14 ноября
Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке	Договор с дирекцией «Крокус-экспо»	Маркетолог	10-14 ноября
Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение	Наборы рекламной продукции	Маркетолог
Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра	График объявлений и тексты	Маркетолог	10-14 ноября
Организация графика встреч официальных лиц и партнеров	База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами	Зам. директора	10-14 ноября
Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ	Договора и протоколы о намерениях,	Зам. директора	10-14 ноября
3. Демонтаж выставки	Договор с дирекцией «Крокус-экспо»	Маркетолог	15 ноября

Завершающим подготовительным этапом является расстановка менеджеров, работающих на выставке, по номерам, определение их ролей и маршрутов движения по стенду.

3.2 Расчет эффективности предложенных мероприятий

Цель всей описанной выше работы - подготовка отчета об эффективности выставочных контактов.

Источник - анализ подтвержденных коммерческих итогов сотрудничества фирмы-экспонента с партнерами, первый контакт с которыми был установлен на выставке. Данный отчет готовится не ранее, чем через 4 месяца после выставки, за меньший срок большая часть контактов может просто не «проявиться». Обычной срок - 6-8 месяцев. Максимальный - год. Разумеется, выставочные связи могут «всплыть» и обернуться выгодными контрактами и через пять лет. Но это не правило, скорее - исключение. Календарный год - срок вполне достаточный, за это время абсолютное большинство тех, кто должен был «засветиться», сделает это. Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат: Аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат), монтаж / оснащение стенда, Обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи.

Названные статьи затрат более подробно перечислены в контрольном списке для определения стоимости участия в выставке, приводимом в конце данного раздела. В среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составила арендная плата за стенд, около 5% -- эксплутационные расходы; плата за электроэнергию т.д. На монтаж, оснащение и оформление стенда пришлось 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи -- около 12%, на транспорт и удаление отходов -- около 3%. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты -- около 5%.

Так, затраты на монтаж и оформление стенда для фирм с числом штатных работников до 9 человек составляет в среднем 24%. а для предприятий с численностью занятых более 2500 человек - около 43%. На стендах площадью менее 25 квадратных метров доля монтажных затрат составляет 21%, а на стендах площадью более 250 квадратных метров -- 46%

При подготовке к выставке руководству предприятия всегда необходимо знать какие расходы это за собой повлечет. Первоначальные затраты на на подготовку к выставке, планируемой в течении 2014 года приведены в таблице 3.2 (в росс. рублях).

Таблица 3.2 Расчет бюджета затрат на подготовку к выставке в ЧУП «Дрим Трэвел»

Статьи затрат	Сумма, руб.
Разовые затраты при формировании департамента
Аренда выставочного места	79 800,00
Мебель	7 448,46
Вычислительная и офисная техника	34 048,10
Средства связи	5 958,40
Транспортные средства	18 758,32
Всего	146 013,28
Годовые затраты операционной деятельности
Палата за аренду помещений	9 576,36
ГСМ	14 236,98
Запчасти и ремонт автотехники	563,00
Затраты на персонал (зарплата, страхование, командировки, обучение)	44 156,00
Канцтовары и офисная бумага	1 170,40
Хозтовары	456,00
Услуги связи, интернет	23 620,80
Обслуживание и ремонт основных средств	1 915,20
Эксплуатационные и коммунальные услуги	3 192,00
Представительские расходы	6 584,00
Всего	111 854,74
Итого	257 868,02

Согласно рассчитаем единовременные затраты и затраты за год:

• итого единовременных затрат (изготовление рекламной продукции длительного пользования, изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), ежемесячная аренда, ежемесячная оплата труда: (3000+4500+36000)+6300*3+5800*3+(7000+3000+1000)*2+(10000+1000)*2+(21000+11000+4500)*2+(11550+4500)*2+(2000+1280)*2+5000*2+100000+25000+10000*2+10200*2=414760 росс. руб. или 114,06 млн. руб.

• итого затрат за год (изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), аренда выставочной площади, ежемесячная оплата труда):

6300*2+5800*2+7000+10000+21000+(11550+4500)+(2000+1280)+5000+10000+10200=106730 росс. руб. или 29,35 млн. руб.

Итого затрат на реализацию мероприятия:

114,06 + 29,35 = 143,41 млн. руб.

Экономическая эффективность мероприятия по участию в выставке «Туристический клуб-2015» заключается в приросте выручки от реализации предприятия

Таблица 3.3 - Прогноз эффективности деятельности от участия в выставке, млн. руб. (Прирост показателей)