Что касается выставочно-ярмарочной деятельности, то в связи с условиями кризиса, РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод на сегодняшний день использует непосредственно этот вид сбыта, так как он является, во-первых, менее затратным а, во-вторых, содержит множество преимуществ как для вновь выпускаемого товара, так и для уже существующего.

Таблица 3.2.1 - Участие в выставках, ярмарках РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавода 2010 - 2012 г.

Примечание - Источник: собственная разработка на основании данных организации

Проанализировав данные таблицы, следует отметить, что предприятие занимается активным продвижением товара не только уже на существующих ранках сбыта, но и ищет новые. Так, например, сумма затрат на участие в выставках-ярмарках за аналогичный период 2011 года составила 28 964 900 рублей. Т.е. сумма затрат увеличилась в 1,68 раза. Это означает, что предприятие, в период высокой конкуренции, заинтересовано в лучших условиях для осуществления выставочно-ярмарочной деятельности.

Следует также отметить, что по итогам участия в данных выставках предприятие было отмечено различными дипломами, сертификатами, свидетельствами и медалями, что может говорить не только о качестве производимой продукции, но и о правильной, а главное, четкой организации выставочно-ярмарочной деятельности.

Таблица 3.2.2 - SWOT-анализ выставочно-ярмарочной деятельности РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод

Примечание - Источник: собственная разработка на основании данных организации

Период подготовки и непосредственно самого процесса экспонирования решает некоторые вопросы, касающиеся рациональной организации выставочно-ярмарочной деятельности. Руководство РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод, в частности, заместитель генерального директора по сбыту и маркетингу и непосредственно отдел маркетинга также занимаются решением такого рода задач, а именно:

1) принимает принципиальное решение об участии в выставке - ярмарке;

2) определяет цели участия фирмы в работе выставки;

3) выбирает конкретную выставку, в работе которой будет участвовать;

4) разрабатывает тематический план экспозиции и сметы участия в выставке;

6) работает в ходе функционирования выставки;

7) подводит итоги участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

Перед тем, как принять участие в выставке, РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод заключает договор с организатором выставки, в соответствии с которым организатор обязуется обеспечить участие заказчика в выставке.

В целом, в контракте оговариваются следующие вопросы:

– предмет контракта;

– обязанности сторон;

– цена контракта и порядок расчетов;

– порядок приемки работ;

– ответственность сторон;

– срок действия контракта;

– прочие условия;

– юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

В обязанности как заказчика в соответствие с Положением о порядке организации выставок и ярмарок N 890 от 22.07.2004 входит:

– предоставление организатору для экспонирования необходимых материалов и изделий;

– предоставление организатору в месячный срок до открытия выставки всех сведений, являющихся существенными условиями участия в выставке (необходимая выставочная площадь, концепция стенда и др.);

– обеспечение доставки на выставку и с выставки необходимых к экспонированию материалов;

– ведение реестра экспонентов (участников) выставки (ярмарки);

– информирование в 10-дневный срок после окончания выставки (ярмарки) государственных органов, зарегистрировавшие выставку (ярмарку), о ее результатах.

В обязанности организатора выставки как исполнителя входит:

– обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом для размещения и распространения рекламно-выставочных материалов с организацией переговорного процесса согласно спецификации. Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки;

– обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки, основываясь на сведениях и материалах, полученных от заказчика;

– обеспечение строительства на данной площади выставочных конструкций, проведение монтажных и демонтажных, электромонтажных работ, предоставление выставочной мебели и специального электротехнического оборудования;

– предоставление заказчику по окончанию работ акта приемки-сдачи работ.

Следует отметить, что какими бы ни были цели работы на выставке, в основном они сводятся к двум формулировкам:

1) расширить круг клиентов и наработать наибольшее количество контактов, которые, в свою очередь, обеспечат увеличение продаж;

2) укрепить имидж компании.

Можно сделать вывод, что в целом, руководство предприятия, в частности, заместитель генерального директора по сбыту и маркетингу и, конечно же, непосредственно отдел маркетинга, обеспечивают эффективное проведение и организацию выставочно-ярмарочной деятельности. Однако для того, чтобы эта деятельность была еще более эффективной, предприятие должно осуществить различные мероприятия по улучшению выставочно-ярмарочной деятельности. Проведение этих мероприятий будут рассмотрены в следующей главе.

3.3 Характеристика покупателей продукции

Рисунок 3.1 - Структура потребителей внутреннего рынка в Республике Беларусь

Поставка хлебобулочных и кондитерских изделий филиалом "Рогачевский хлебозавод" осуществляется в соответствии с договорами поставки, заключаемыми с покупателями. Установление хозяйственных связей осуществляется через хозяйственные договоры. Организация договорной работы на уровне современных требований составляет одну из важнейших коммерческих функций.

Подготовка проектов договоров поставки хлебобулочных и кондитерских изделий и направление их в установленном порядке покупателям производится отделом маркетинга и сбыта. Договора на поставку хлебобулочных и кондитерских изделий заключаются с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными в соответствии с законодательством.

Работники отдела маркетинга и сбыта, занимающиеся подготовкой проектов договоров на поставку хлебобулочных и кондитерских изделий обязаны потребовать от покупателей:

письмо с просьбой о заключении договора, с резолюцией начальника отдела сбыта и маркетинга. В письме должно быть указано полное наименование юридического лица или Ф. И.О. индивидуального предпринимателя; гарантия оплаты; реквизиты: почтовые с индексом; банковские с кодом банка; номер телефона; подпись руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, заверенная печатью, для государственных предприятий - гербовой печатью; свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, копию лицензии на право розничной торговли хлебобулочными и кондитерскими изделиями, заверенные подписью руководителя предприятия и печатью; копию документа о наличии торговой точки (магазин, ресторан, столовая, кафе и т.д.) с указанием адреса.

При заключении договоров индивидуальные предприниматели обязаны предъявить личный паспорт.

Договор поставки хлебобулочных и кондитерских изделий должен содержать все необходимые сведения, указанные в п.4 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь и других нормативных актах.

Таблица 3.4.1 - Условия поставок по отдельным договорам, заключенным между РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод и его покупателями (резиденты Республики Беларусь)

РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод работает с организациями различных форм собственности. При составлении договора используется ряд общих положений. Что касается условий оплаты, сроков и условий поставки продукции, то они различны. Применяя к каждому клиенту индивидуальный подход, анализируя его платежеспособность, цель приобретения товара, объемы отгружаемых партий товара, репутацию и другие факторы, принимается решение об особых условиях договора. Наиболее выгодным для РУП "Гомельхлебпром" филиала Рогачевский хлебозавод является заключение договоров на условиях 100% предоплаты. Однако не все организации можно поставить в такие условия и не все смогут в таких условиях приносить экономический эффект для завода.

Цель приобретения товара у разных покупателей своя: для розничной и/или оптовой торговли, а так же для собственного производства или потребления. Преимущественно договора с целью приобретения для собственных нужд заключаются на условиях авансового платежа в размере 100%. Отсрочка же, полная или частичная, предоставляется бюджетным организациям, некоторым предприятиям торговли.

Работники отдела маркетинга и сбыта готовят проект договора. Договор визируется исполнителем - работником отдела маркетинга и сбыта, а также начальником планово-экономического отдела в соответствии с должностной инструкцией, главным бухгалтером и затем передается на подпись директору, а при его отсутствии, заместителю директора, имеющему право подписи. Подписанный договор в двух экземплярах передается Покупателю для подписания, затем заверяется печатью. Один экземпляр договора поставки после его подписания вручается Покупателю либо передается секретарю приемной руководителя для отправки заказным письмом. Подписанный обеими сторонами договор регистрируется в специальном журнале по установленной форме в отделе маркетинга и сбыта с внесением в журнал регистрации всех необходимых данных, а затем в отделе АСУ с присвоением кода и введением данных договора в компьютер специалистом согласно должностной инструкции.

Введение данных в компьютер до подписания договора обеими сторонами запрещается.

В отдельных случаях, заключение договора поставки хлебобулочных и кондитерских изделий может допускаться путем высылки в адрес Покупателя неподписанных бланков договоров поставки в двух экземплярах для надлежащего их оформления (подписания и скрепления печатью) Покупателями с приложением всех необходимых документов, с последующим оформлением и регистрацией таких договоров в установленном законодательством порядке.

В случае получения подписанного проекта договора с протоколом разногласий, работники отдела маркетинга и сбыта принимают меры по урегулированию спорных вопросов, составлению протоколов согласования разногласий, а в случае необходимости с участием работников других заинтересованных служб предприятия.

Протокол разногласий должен быть рассмотрен в течение 3 дней с момента поступления. Подписанный протокол разногласий либо протокол согласования разногласий в указанный срок вручается Покупателю или передается секретарю приемной руководителя с сопроводительным письмом для отправки в адрес Покупателя заказным письмом.

В случае не достижения согласия с Покупателями по спорным вопросам договор поставки хлебобулочных и кондитерских изделий считается незаключенным и поставка товаров по таким договорам не производится, о чем уведомляется Покупатель.

Если порядок поставки, форма расчетов и другие условия договора не изменились, и нет необходимости во внесении дополнительных условий в ранее заключенный договор, срок действия которого истекает, он может быть пролонгирован на следующий год путем подписания дополнительного соглашения. Договор поставки может быть изменен, или досрочно расторгнут только по соглашению сторон. Договор также может быть расторгнут и в одностороннем порядке при ненадлежащем выполнении его условий другой стороной в случаях, предусмотренных законодательством либо в самом договоре. Изменение или расторжение договора оформляется дополнительным соглашением, подписываемым сторонами.

Все заключенные договоры поставки хлебобулочных и кондитерских изделий хранятся в отделе маркетинга и сбыта в отдельных папках с приложением всех необходимых документов.

Контроль над исполнением договоров поставки хлебобулочных и кондитерских изделий осуществляют ответственный исполнитель отдела маркетинга и сбыта, начальник названного отдела, а по вопросам своевременной оплаты покупателями за поставленный товар, в том числе и главный бухгалтер, работники бухгалтерии, а также и другие работники административно - управленческого персонала в соответствии с должностной инструкцией.

При отсутствии денежных средств на расчетном счете филиала у покупателя, осуществляющего платежи на условиях предоплаты, отпуск продукции такому покупателю блокируется автоматически. В остальных случаях блокировка производится в течение 10 дней с момента образования просроченной задолженности по сведениям, представленным главным бухгалтером. Отмена блокировки при наличии просроченной задолженности может быть произведена на основании распоряжения должностного лица, имеющего право подписи банковских (денежных) документов и договоров.

Отпуск хлебобулочных и кондитерских изделий Покупателям производится только после заключения договора поставки, т.е. оформления его Поставщиком и Покупателем в установленном выше порядке.

При расчетах покупателей на условиях предварительной оплаты или при наличии просроченной задолженности при других формах расчетов, отпуск товаров может быть произведен только после поступления информации из банка по модемной или максимальной связи о поступлении денежных средств. Отпуск продукции в данном случае производится в пределах зачисленных сумм.

Порядок оплаты за поставленную продукцию устанавливается сторонами по договору поставки с учетом требований Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2003 № 1014 "О расчетах за мясную и молочную продукцию, хлебопродукты".

4. Направления активизации коммерческой деятельности