Повышение эффективности управления запасами на торговом предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ЛОГИСТИКА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ

1.1 Анализ методологий управления предприятием

1.2 Особенности управления запасами и их типы

1.3 Модели и системы управления запасами

1.4 Логистика как механизм управления запасами

2. АНАЛИЗ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ МОКЕЕВА А.А

2.1 Общая характеристика предприятия ИП Мокеева А.А.

2.2 Анализ хозяйственной деятельности ТП ИП Мокеева А.А.

2.3 Анализ финансовой деятельности ТП ИП Мокеева А.А.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ НА ТП ИП МОКЕЕВА А.А.

3.1 План мероприятий по совершенствованию управления запасами

3.2 Экономическая оценка предложенных мероприятий на ТП ИП Мокеева А.А.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Запасы представляют собой один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности воспроизводства. Эту важную роль играют все составные части совокупного материального запаса, в том числе товарно-материальные запасы, находящиеся у предприятия отраслей обращения.

Управление запасами можно рассматривать как сложную динамическую подсистему, являющуюся структурным элементом системы более высокого уровня, которой является торговое предприятие в целом.

Эффективное управление предприятием во многом зависит от управления запасами. Это связано с тем, что они могут составлять значительный удельный вес не только в составе оборотных активов, но и в целом в активах предприятия. Нарушение оптимального уровня запасов приводит к убыткам в деятельности предприятия, поскольку увеличивает расходы по хранению этих запасов; отвлекает из оборота ликвидные средства; увеличивает опасность обесценения этих товаров и снижения их потребительских качеств; приводит к потере клиентов, если это вызвано нарушением каких-либо характеристик товаров и так далее. Приводит к ухудшению финансового положения предприятия.

Поскольку от управления запасами зависит деятельность предприятия и его развитие, то тема дипломного исследования является актуальной.

Объектом исследования является предприятие индивидуального предпринимателя Мокеева А.А.

Предмет исследования - управление запасами на предприятии индивидуального предпринимателя Мокеева А.А.

Цель исследования - повышение эффективности управления запасами на торговом предприятии индивидуального предпринимателя Мокеева А.А.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

- исследование методов и систем управления запасами;

- анализ деятельности торгового предприятия индивидуального предпринимателя Мокеева А.А. по управлению запасам продукции;

- разработка мероприятий по совершенствованию управления запасами торгового предприятия индивидуального предпринимателя Мокеева А.А.;

- экономическая оценка разработанных мероприятий.

При решении этих задач были использованы методы:

- аналитический;

- статистики,

- сравнения.

1. ЛОГИСТИКА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ

1.1 Анализ методологий управления предприятием

Анализ является одной из важнейших функций управления предприятием. В системе анализа формируется информация в форме, удобной для принятия управленческих решений. Анализ бывает внутренний и внешний. Признаком разделения анализа на эти категории является характер используемых для него источников информации. Внешний анализ (финансовый) базируется на публикуемых отчетных данных, то есть на ограниченной части информации о деятельности предприятий, которая может стать достоянием общества. Внутренний анализ (управленческий) использует всю достоверную информацию о состоянии дел предприятия, доступную лишь ограниченному кругу лиц - управленческому персоналу предприятия [21,с.84].

Анализ является необходимой составляющей учетно-аналитической системы предприятия, в общем, и запасов в частности.

Управление - это функция систем различной природы (технических, биологических или социальных). Оно направлено на реализацию их целей с поддержанием присущей им структуры.

В процессе управления происходит взаимодействие двух объектов - управляющего и управляемого, которые соединены каналами прямой и обратной связи.

По каналу прямой связи передается управляющие сигналы. Системы управления с одной только прямой связью называются разомкнутыми. Если система управления получает информацию об объекте управления по каналу обратной связи и производит необходимые корректирующие воздействия на объект управления, то такие системы управления называются замкнутыми.

Применительно к предприятию кибернетический подход предполагает, что при управлении должны использоваться следующие принципы:

- управление рассматривается в рамках системы, включающей как предприятие, так и внешнюю среду;

- цель управления формируется в количественных терминах;

- действующие механизмы связи и управления анализируются с учетом, как детерминированности, так и стохастических изменений.

Поскольку управление предприятием всегда подчинено некоторой цели, то поэтому всегда можно говорить об управлении, оптимальном в известном смысле, например цель: максимизация прибыли за заданный период времени.

Процесс управления включает две составляющие:

- программные управляющие воздействия, зависящие только от времени;

- корректирующие управляющие воздействия, формируемые по принципу обратной связи, т.е. зависящие от рассогласований между текущими значениями контролируемых параметров и прогнозируемых программными. Поведение контролируемых параметров деятельности.

Все бизнес - процессы предприятия являются управляемыми. Управление каждым процессом осуществляется путем реализации Функций управления в отдельные дискретные моменты времени. В состав функции управления входят операции: планирование, учет, контроль, регулирование, анализ и прогнозирование.

Планирование - это определение поведения управляемого процесса в будущем в детерминированном виде.

Учет - определение фактического состояния управляемого процесса в дискретные моменты времени.

Контроль - это определение отклонений между запланированным и фактическим состоянием управляемого процесса в дискретные моменты времени.

Регулирование - обеспечение функционирования управляемых процессов в рамках заданных параметров.

Анализ - это поведение итогов осуществления управляемого процесса за период управления, выявление факторов, повлиявших на степень достижения запланированных результатов.

Прогнозирование - это определение на будущее вероятностных характеристик управляемого процесса. В зависимости от целей исследования функция прогнозирования рассматривается как самостоятельная или объединяется с планированием.

Управление предприятием протекает во времени, поэтому его следует рассматривать как процесс. Структура производственного процесса определяет, в свою очередь, структуру процесса управления. На каждом предприятии можно выделить несколько направлений деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы т.д.), а в рамках этих направлений - процессы более глубоких уровней, которые также являются объектами управления.

Система управления предприятием - это система управления организационного типа. В таких системах велика роль организации, координации и согласования поведения коллективов людей.

Формализации методов управления взаимодействует:

- с построением системы моделей, отражающих особенности поведения предприятия, моделей бизнес-процессов, представлением предприятия как композиции систем массового обслуживания, моделей данных, используемых на предприятии и т.д.;

- с созданием методов определения управляющих воздействий на основе принципа декомпозиции и агрегирования задач. Согласно этому принципу результат решения задачи управления верхнего уровня становится исходным условием для решения задачи, где построения управляющего воздействия задачи нижнего уровня.

Применение этих подходов позволяет:

- выделить ряд задач, к которым можно применить методы теории оптимального управления, конечных автоматов, планирования операций;

- создать эффективные процедуры принятия управленческих решений;

- применять эвристические методы стратегии управления;

- определить принципы формирования организованных структур предприятий.

В конце 90-х годов в России повысилась конкуренция и стала снижаться рентабельность предприятий. Руководители стали ощущать сложности при попытках оптимизировать затраты, чтобы продукция (услуги) оставалась одновременно и прибыльной и конкурентоспособной. В этот момент обозначилась необходимость модели деятельности предприятия, которая отражала бы все взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса, и которая бы реагировала как на изменения внутренней структуры, так и внешнего окружения предприятия.

логистика управление запас материальный

1.2 Особенности управления запасами и их типы

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами осуществляются:

- планирование ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики.

- прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основании прогнозирования спроса. Так как мнения специалистов отдела маркетинга или менеджеров управления запасами недостаточно, количественная расчетная методика должна быть использована в системе управления запасами, например, методика экспоненциального сглаживания. Мнение, тем не менее, может играть роль в модификации прогнозов при нестандартных обстоятельствах;

- учет сделок. Каждая система контроля должна содержать бухгалтерскую информацию для целей управления. В любой учетной системе содержатся данные обо всех отгрузках и получении товаров. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии;

- регулирование. Система должна включать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Многие системы составляют заказы автоматически на основании принятых решений;

- сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.;

- сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как на единственный показатель, что приводит к неправильным управленческим решениям [3].

Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать. Т.е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных «систем управления» не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.

С развитием логистики в фирмах началась перестройка управления материальными запасами и их тесная координация с общим материальным потоком фирм. В соответствии с целями этой перестройки были созданы отделы материальных потоков, не зависящие от сектора складов производственного отдела предприятия. Среди экстренных задач перед вновь созданными отделами, следует выделить «сведение до нуля погрешностей в складировании» и «передачу данных о состоянии складских запасов в масштабе реального времени».

Учитывая потенциальное значение запасов, исследование логистической системы должно рассматривать проблему управления запасами, включая поиск ответов на такие вопросы, как:

- какой уровень запасов следует иметь на каждом предприятии для обеспечения требуемого уровня обслуживания потребителя;

- в чем состоит компромисс между уровнем обслуживания потребителя и уровнем запасов в системе логистики;

- какие объема запасов должны быть созданы на каждой стадии логистического и производственного процесса;

- должны ли товары отгружаться непосредственно с предприятия;

- каково значение компромисса между выбранным способом транспортировки и запасами;

- каковы общие уровни запасов на данном предприятии, связанные со специфическим уровнем обслуживания;

- как меняются затраты на содержание запасов в зависимости от изменения числа складов;

- как и где следует размещать страховые запасы.

Изменение объемов товарно-материальных запасов в значительной степени зависит от превалирующего на данный момент отношения к ним предпринимателей, которое, безусловно, определяется конъюнктурой рынка. Когда основная их масса настроена оптимистично относительно возможностей экономического роста, они расширяют свои операции, увеличивают объемы инвестиций в создании запасов. Тем не менее, колебания их уровней не вызываются одним лишь этим. Важным фактором является здесь качество принимаемых решений, а также то, какая технология управления запасами используется.

Эффективное управленческое планирование запасов (как материальных ресурсов, так и готовой продукции) возможно на промышленном предприятии лишь как составная и неотъемлемая часть комплексного процесса управленческого планирования (бюджетирования), охватывающего все основные сегменты хозяйственной деятельности и взаимосвязи между ними. Это обусловлено тем, что запасы сырья и материалов и товарные остатки предоставляют собой два звена (стадии) непрерывного процесса кругооборота оборотного капитала предприятия (так называемого финансового цикла предприятия) [19,с.86].

Основной целью создания запасов является образование определенного буфера между последовательными поставками сырья, материалов, комплектующих для снижения общей суммы ежегодных затрат на управление.

Целью управления материальными запасами в логистической системе является координация усилий, направленных на поддержание запасов на таком уровне, который обеспечивал бы повышение эффективности функционирования всей логистической системы в целом.

Оценка экономической эффективности управления материальными запасами в логистической системе является ключевым моментом в осуществлении управления материальными потоками. Определение этого показателя имеет большое значение как на стадии развития стратегии управления запасами, так и при оценке конечных результатов деятельности по управлению запасами.

Основная цель - оценка экономической эффективности управления материальными запасами в логистической системе - может быть конкретизирована в следующих задачах:

- разработка методики количественной оценки показателя экономического эффекта, получаемого в результате реализации логистической концепции управления материальными запасами;

- количественная оценка показателя экономической эффективности управления материальными запасами.

Исследование процесса образования синергетического эффекта при логистическом подходе к управлению запасами и разработка механизма его распределения между участниками логистического соглашения. Методика количественной оценки экономической эффективности управления материальными запасами в логистической системе промышленного предприятия базируется на концептуальном подходе к определению экономической эффективности логистической системы в целом.

Реализация первой задачи при определении экономической эффективности управления материальными запасами в логистической системе состоит оценки экономического эффекта, получаемого в результате применения логистики.

Экономический эффект от логистического подхода к управлению запасами в логистической системе предприятия складывается. В-первых, за счет уменьшения величины капитала, инвестированного в материальные запасы в границах логистической системы и абсолютного высвобождения части денежных средств, альтернативное использование которых позволяет получить дополнительную прибыль от операций на финансовых рынках. Во-вторых, за счет ускорения оборачиваемости средств, инвестированных в материальные запасы, что приводит к росту выручки от реализации и, в случае рентабельной работы предприятия, к росту прибыли от реализации; в-третьих, за счет сокращения переменной части издержек на формирование и хранение запасов, зависящие от величины хранимых запасов [17,с.101].

Эффективность логистических систем можно рассматривать с точки зрения системотехники как систему массового обслуживания, характеризующуюся вероятностью успешного выполнения логистических операций.

Сегодня, благодаря ряду факторов (в том числе внедрению логистики) многие предприятия последовательно связаны друг с другом, производство и система запасов приобретают взаимозависимый характер. В такой ситуации управление производством означает организацию работы не только каждого звена в отдельности, но и всех вместе как единого целого. Многие формы стали исходить из метода комплексного регулирования, позволяющего гармонично соединить все звенья и соразмерить объемы производства и запасов. В целях снижения соразмерности объемов производства в запасах, наиболее широко применяется такой метод контроля, как обратная связь в системе производственных запасов.

Благодаря целенаправленному применению организационных, плановых и контрольных мероприятий можно, с одной стороны, воспрепятствовать созданию излишних запасов, а с другой стороны - устранить такой недостаток, как отсутствие готовности к поставкам.

Эффективное управленческое планирование запасов (как материальных ресурсов, так и готовой продукции) возможно на промышленном предприятии лишь как составная и неотъемлемая часть комплексного процесса управленческого планирования, охватывающего все основные сегменты хозяйственной деятельности и взаимосвязи между ними. Это обусловлено тем, что запасы сырья, материалов и товарные остатки представляют собой два звена (стадии) непрерывного процесса кругооборота оборотного капитала предприятия (так называемого финансового цикла предприятия).

В настоящее время запасы помогают скрывать различные недостатки в производственной деятельности фирм (проблемы качества, неспособность производить товар малыми партиями, правильно планировать закупки необходимой продукции, помехи в производстве и поставке сырья и т.д.).

Под управлением запасами понимается вид производственной деятельности, систематизирующий работу по образованию и расходованию запасов.

Управление запасами основано на теории запасов. Теория запасов - это раздел исследования операций. Менеджеры фирм должны рассчитывать объем запасов, который даст возможность поддерживать баланс между входным и выходным материальным потоком, обеспечения быстрого их продвижения.

Оптимальный баланс обеспечивает минимальный уровень запасов при непрерывном цикле производства.

Управление запасами - очень непростая задача. Спрос и предложение планируются и управляются, таким образом, осуществляется движение запасов. Если спрос и предложение соответствуют запланированной модели, значит, что запасы в точности соответствовали плану.

В условиях рынка часто возникают ситуации, когда спрос и предложения становятся неуправляемыми. Отклонение может быть по времени и по количеству. Запланированность движения запасов может возникать в случае производства товара большими партиями, несоответствия объема продаж, при поставке товаров раньше срока и т.д. На все выше сказанное оказывает влияние изменение внешней среды. Управление запасами призвано свести это влияние к минимуму путем повышения эффективности логистического процесса.

Таким образом, эффективность управления запасами тесно связано с эффективностью планирования спроса и предложения.

При разработке стратегии управления запасами учитывается товарная политика фирмы. Что же такое товар? Товар - это физический объект или услуга, а также символические частности и обязательства, которые могут удовлетворять нужды и потребности, принести выгоду покупателю. Поэтому товар рассматривается с точки зрения покупателя. Покупатель приобретает не только товар как физический объект, но и услуги, которые сопутствуют его продаже. Другими словами, покупатель покупает удовлетворение той или иной своей нужды или потребностей. Следовательно, можно сказать, что товары материальны, а услуги абстрактны. Хотя и первые, и вторые предназначены для удовлетворения потребностей покупателя и являются предметом изучения в логистике [17,с.308].

В логистике понятие «товар» включает в себя фактический товар (в вещественной форме), а «услуга» - это приемы продвижения товара, стимулирования сбыта, производственные процессы, связанные с улучшением качества продукции.

Все этапы доставки товаров сопровождаются обменной информации, она образует информационные потоки. Цель финансовых потоков, также объединяет всех участников доставки товаров в необходимости оплаты товаров и услуг. Товарно-материальные потоки - по сути, и есть движение товаров от производителя до конечного потребителя [24,с.40].

Решения, принимаемые в рамках товарной политики, должны определять следующее: номенклатуру товаров, глубину и ширину ассортиментных групп товара, диапазон размеров каждого товара, модификации товара, выпускаемое за определенный период времени, и др. Товарная политика формирует запасы продукции на фирмах. Поэтому в логистике уместно рассмотреть политику фирм в области управления запасами «точно вовремя» (в некоторых изделиях можно встретить определение «точно в срок»).

«Точно вовремя» - это философия, которая может быть применена в логистике ко всем аспектам предпринимательства, включая производство, отгрузки и закупки продукции. Ядром этой философии является точка зрения, что все запасы нежелательны, и они должны быть устранены или сведены к минимуму.

Возникает вопрос: строить ли на имеющейся площади фирмы складские помещения для хранения запасов или расширять производственные мощности, а с ними и выпуск продукции. Фирмы, как правило, применяют второй вариант, поскольку метод управления запасами по принципу «точно во время» связывает всю деятельность в процессе физического производства и распределения. Цель этого метода - производить и отгружать продукцию точно вовремя для ее дальнейшего использования. Важное значения для реализации принципа «точно во время» имеет такие аспекты, как закупки и производство вместе с контролем качества.

Для успешной реализации продукции по этому методу большое значение имеет вид транспортировки и отгрузки. Каждый вид транспортировки, естественно, имеет свои преимущества и недостатки относительно других видов. Например, автотранспорт эффективен при перевозке продукции мелкими партиями из товарно-распределительных центров в соответствии с графиком производства. Поэтому компании стали в большей мере использовать автотранспорт, чем железнодорожный транспорт, сохранив за железнодорожным транспортом приоритет по перевозкам на большие расстояния. Просматривается также тенденции некоторых компаний при использовании метода «точно во время» к сокращению количества поставщиков и их географическому приближению к своим предприятиям.

Из теории управления запасами известно, что планирование управления ими зависит от целей накопления запасов в распределении товаров, где каждый из запасов выполняет свою функцию.

Запасы служат для того, чтобы ослабить непосредственные зависимости между поставщиком, производителем и потребителем. Наличие запасов позволяет обеспечивать производство сырьем, поставляемым оптимальными по размеру партиями, а также производить переработку сырья в готовую продукцию партиями оптимального размера.

Запасы сырья ослабляют зависимости поставщика сырья от производителя продукции. Запасы готовой продукции ослабляют зависимость производителя этой продукции от ее потребителя. Запасы полуфабрикатов, находящихся в процессе производства, снижает зависимость друг от друга отдельных цехов. На предприятиях, где производство продукции построено таким образом, что материалы обрабатываются отдельными партиями, необходимо наличие межцехового буферного запаса полуфабрикатов.

Запасы существуют во всех отраслях материального производства при продвижении материального потока от первичного источника сырья до конечного потребителя. Управление запасами на каждом участке имеет свою специфику.

При превращении сырья в конечный продукт и продвижении его до конечного потребителя создаются два основных вида запасов:

- производственные;

- товарные.

Каждый вид в свою очередь делится:

- запасы текущие;

- запасы страховые;

- запасы сезонные.

Производственные запасы представляют собой запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального производства, предназначенные для производственного потребления. Цель создания таких запасов - обеспечить непрерывность производственного процесса.

Запасы товарные представляют собой запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю (на предприятиях оптовой, розничной торговли, в заготовительных организациях, запасы в пути). В свою очередь, запасы могут быть запасами средства и предметов потребления.

Запасы текущие - основная часть производственных и товарных запасов. Эта категория запасов обеспечивает непрерывность производственного процесса между очередными поставками. Величина текущих запасов постоянно меняется.

Запасы страховые - предназначены для непрерывного обеспечения материалами и товарами производственного или торгового назначения в случае различных непредвиденных обстоятельств. К этим обстоятельствам можно отнести:

- отклонение величины или периодичности партий поставок от предусмотренных договором;

- возможные задержки материалов (товаров) в пути при доставке;

- непредвиденное возрастание спроса.

Прямой путь к изменению уровня сервиса - увеличить или уменьшить объем страховых запасов на одном или нескольких складах. Увеличение страховых запасов в логистической системе в целом сдвигает вверх кривую соответствующих издержек и увеличивает доступность услуг для клиентов [8,с.56].

Запасы сезонные образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки.

Существуют несколько видов запасов.

Буферный запас организуется между поставщиками и потребителем. Он используется для компенсации задержек, связанных с движением материалов; для ослабления зависимости потребителя от поставщика; для обеспечения возможности закупки продукции, а также ее производства партиями оптимального размера.

Запасы готовой продукции служат следующим целям: обеспечению производства продукции партиями оптимального размера; удовлетворению ожидаемого спроса; компенсации отклонений фактического спроса прогнозируемого (гарантийного) запаса.

Издержки выполнения заказа - это накладные расходы, связанные с реализацией заказа и зависящие от размера заказа. В промышленности эти издержки относят на подготовительно-заключительные операции.

Система заказа применяется в системе управления запасами:

- товаров, на которые невозможно определить текущий спрос, но наличие, которых имеет значение (запасные части для механизмов станков и т.д.). Конечная продукция в условиях непредсказуемости рынка при очень коротких сроках поставок и т.д.);

- дешевых универсальных товаров, затраты на хранение запасов которых сравнительно низкие (невысокая рента, небольшой риск и не требует большого пространства для хранения);

- товаров, потребность в которых сложно определить (товары с непостоянным процентом списания и т.д.).

Запасы для компенсации задержек связаны с продвижением материальных ресурсов. Обычно определение величины таких запасов не вызывает затруднений, если известно время задержки.

Запасы, необходимые для удовлетворения ожидаемого спроса, содержится для того, чтобы покрыть прогнозируемый спрос. Поскольку величина и время спроса предполагается известными, то определение таких запасов не вызывает особых затруднений.

Гарантийный запас служит для удовлетворения непредсказуемого увеличения спроса. Наличие этих запасов компенсирует отклонение фактического прогнозируемого спроса.

Практическая реализация концепции логистики связывается с оптимизацией совокупных запасов на фирмах и компаниях. Критерием оптимизации запасов являются издержки: по закупкам, по содержанию запасов, в результате отсутствия продукции и т.д.

Управление запасами предусматривает организацию контроля их физического состояния.

Контроль состояние запасов - это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер к ликвидации отклонений. Оно выполняется с целью выявления отклонения от норм запасов. В случае выявления отклонений принимаются оперативные меры к ликвидации отклонений. Так превышения фактического запаса над его нормой повышаются затраты на содержание запасов. Если же фактический запас меньше нормы, то в случае задержки поставок его может быть недостаточно для обеспечения выпуска продукции [16,с.156].

Контроль состояния запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризации и т.д. на практике применяются различные методы контроля.

Необходимость контроля состояние запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учета запасов и может осуществляться непрерывно либо через определенные периоды.

На практике принимаются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- порядок проверки: периодическая или непрерывная;

- пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;

- величина заказываемой партии: одинаковая или разная.

Выбор систем контроля состояния запасов является действенным механизмом, где повышения эффективности предприятия функционирования деятельности. Решение данной задачи требует опыта, умения моделировать процесс пополнения и расходования запаса, знания коммерческой ситуации.

1.3 Модели и системы управления запасами

Основные задачи, решаемые при управлении запасами, - что, когда и в каких количествах заказывать, чтобы поддерживать оптимальный уровень запасов.

При этом используются две основные модели:

- модель с фиксированным объемом заказа;

- модель с фиксированной периодичностью заказа.

Рассмотрим подробно первую систему, которая проста и является своего рода классической. В этой системе размер заказа постоянной величиной, и повторный заказ подается при уменьшении наличных заказов до определенного критического уровня - точки заказа.

Определение оптимального значения объема заказа представляет собой нахождение наилучшего сочетания стоимости хранения и стоимости выполнения заказа, находящимися в обратной пропорциональности. При небольших объемах заказов снижаются складские расходы на их содержание, но возрастают расходы на возобновление заказа и его доставку (заказы приходится делать чаще). При увеличении величины закупочной партии снижаются затраты на закупку, возможно получение оптовых скидок, но стоимость складирования возрастает [18,с.56].

Общие годовые расходы на запасы представляют собой годовой стоимости хранения и годовой стоимости заказа запаса. Оптимальное значение объема заказа получило название «экономичный объем заказа» (economic order quantity models - EOQ) и определяется как объем заказа при минимальном значении общих годовых расходов на запасы. В практической же деятельности предприятию важно, как уже говорилось, не только определение оптимального уровня запасов, но и планирование графика поддержания целевого уровня на протяжении всего бюджетного периода (задачи производственной логистики).

Прикладные модели управления запасами построены на тех же методологических принципах сопоставления «выгод - издержек», но являются развернутыми с точки зрения планирования статей «Приход» и «Расход» запасов во времени (в рамках краткосрочного, например, квартального бюджета). Наиболее известными прикладными моделями управления запасами, использующимися на Западе, являются:

- модель EOQ (economic order quantity, то есть «расчет оптимальной величины одной закупки возобновления запасов») - для запасов материальных ресурсов;

- модель EPR (economic production run, то есть «расчет оптимальной величины одной партии выпуска») - для запасов готовой продукции.

В основной модели EOQ предполагается единовременное пополнение запаса в полном объеме. Но в случае производственных запасов, когда производитель и потребитель запасов совпадают, происходит постепенное пополнение запасов. Если темпы производства опережают темпы потребления, то производство занимает только часть цикла развития запасов. Их необходимый уровень складывается из разницы производства и потребления на текущий момент времени. Производство прекращается, когда уровень запасов достигает оптимального значения, и далее происходит только потребление запасов. Когда наличный запас заканчивается, цикл повторяется.

Применение модели EOQ основывается на формуле (1.1) расчета оптимальной величины одного заказа на возобновление запасов:

где EOQ - оптимальный размер закупки запаса в физических единицах;

Q - оценка потребления запаса за бюджетный период (квартал) в физических единицах;

О - операционные издержки по заказу: отчетность, ведение переговоров, осуществление расчетов;

С - складские и иммобилизационные издержки по запасу в течение бюджетного периода (квартала).

Стоимость закупки не входит в формулу, так как здесь содержится ответ на вопрос не «у кого покупать», а «сколько покупать». Иными словами, применение данной модели как раз укладывается в понятие оперативного управления в рамках бюджетного задания

Эта система основана на выборе размера партии, минимизирующего общие издержки управления запасами. Последние состоят из издержек выполнения заказа и издержек хранения запасов.

Издержки выполнения заказа - это накладные расходы, связанные с реализацией заказа и зависящие от размера заказа. В промышленности эти издержки относятся на подготовительно-заключительные операции.

В классическом виде модели EOQ редко применяется на практике, потому что в ней присутствуют достаточно смелые «упрощения». Так, во-первых, предполагается, что производственное потребление ТМЦ задано заранее и весьма равномерно в течение всего бюджетного периода и, во-вторых, не учитывается такой важный логистический фактор, как время от момента заказа до поступления запасов на склад предприятия. И наконец, самое важное - в упрощенной модели EOQ при расчете совокупных издержек берутся только производственные затраты (критерий эффективности), а косвенные вероятностные издержки изменения финансовой устойчивости не учитываются. В практической деятельности предприятий, как правило, применяется усложненная модель EOQ с учетом необходимости постоянно иметь на складе минимальный размер запаса на случай непредвиденных обстоятельств («всплеска» рыночной конъюнктуры, что заставит перейти на предельный производственный режим, задержка по каким-либо причинам очередной партии поставок и пр.). Этот минимальный запас (назовем его НЗ - неприкосновенный запас) обеспечивает предприятию определенную «маржу безопасности» от форс-мажорных обстоятельств. В модели EOQ с введением фактора маржи безопасности присутствуют четыре дополнительных параметра:

- время от момента заказа до поступления запасов на склад (или до производства);

- ежедневное потребление (или реализация);

- величина НЗ, постоянно на складе компании;

- уровень запасов, сигнализирующий о необходимости поставки нового заказа - ОР (order point).

Величина неприкосновенного запаса определяется на основе того, насколько существенным является производство (или поставка) того или иного вида продукции или ТМЦ. При введении в модель фактора НЗ в расчет включается такая категория, как вероятные издержки остановки производства (вследствие отсутствия на складе запаса ТМЦ). При увеличении НЗ вероятность «остановки цикла» уменьшается. Вероятность остановки производства рассчитываются на основе данных прошлых периодов по ежедневному потреблению и время поставки. Данные по вероятностям остановки применяются по каждому заказу на поставку (так как вероятность остановки производства имеет место перед каждой поставкой заказа). При этом на основе модели рассчитывается оптимальная величина НЗ, при которой совокупные издержки (содержания и не содержания НЗ) уравновешивают друг друга.

Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. После размещения заказа запас продолжается уменьшаться, поскольку заказанный товар транспортируется за какой-то промежуток времени t (время выполнения заказа). Величина запаса в точке заказа должна выбираться такой, чтобы в рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. В случае непредвиденного увеличения спроса начнёт работать страховой запас. В этом случае должна быть осуществлена дополнительная поставка. Такая система контроля предусматривает защиту от возникновения дефицита [26,с.102].

Эта система предполагает непрерывный учет остатков запасов для определения точки заказа.

На практике система контроль над состоянием запасов с фиксированным размером заказа применяется в случаях возникновения:

- больших потерь в результате отсутствия запаса;

- высоких затрат на хранения запасов;

- высокой стоимости заказываемого товара;

- высокой степени неопределенности спроса;

- скидок с цены в зависимости от заказываемого количества.

При применении системы, контролем состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа, осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. Заказ на поставку новой партии товара составляется по результатам проверки. Размер заказываемой партии определяется разностью между нормой максимального товарного запаса и фактически оставшейся его величиной. Для исполнения заказа необходимо время, поэтому необходимо увеличить размер партии на величину ожидаемого расхода за это время. Размер заказываемой партии можно определить по формуле:

где Q - размер заказываемой партии;

Змах - предусмотренный нормой максимальный запас;

Зф - фактический запас на момент проверки;

Зt - запас, который будет израсходован в течение размещения и выполнения заказа.

Интенсивность спроса этой модели является величиной переменной. Заказ осуществляется через равные промежутки времени. Но величина заказываемой партии в различных периодах будет различной. Эта система применяется в случае, когда есть возможность заказывать различные по величине партии. Особенностью этой системы является возможность возникновения дефицита. Он возникает при усилении спроса, поскольку запас заканчивается до наступления срока подачи заказа.

Можно отметить, что система контроля над состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в таких случаях:

- при возможности получения заказа различными по величине партиями;

- при сравнительно небольших расходах по размещению заказа и его доставке;

- при сравнительно небольших потерях от возможного дефицита.

Не менее перспективным, при развитии комбинированных методов является привлечение административно-организационного ресурса. Имея в виду активное привлечение маркетологов, с точки зрения прогнозов (текущего и оперативного), а также дистрибьюторов (дилеров, агентов, менеджеров по продажам и т.п.) и их экспертных оценок будущих объемов реализации.

На основании этого можно разработать блок - схему формирования модели управления запасами, она представлена на рис. 1.1. В качестве основной стратегии используется модель пополнения запасов с постоянной периодичностью и переменной величиной заказа.

Последнее новшество в сфере производства (дифференциация продукции на возможно более поздней стадии производства на базе максимально однотипных комплектующих; использование выгод массового производства не на стадии сборки, а на стадии изготовления комплектующих изделий; стремление к максимальному удовлетворению потребностей клиента на этапе выбора товара для производства) требуют его гибкости на цеховом уровне, достигаемой как за счет расширения возможностей по переналадки оборудования, так и благодаря применению новых методов управления запасами.

Одним из методов сокращения запасов, повышения гибкости производства и возможности противостояния возрастающей конкуренции стал метод «Точно в срок», получивший наибольшее распространение в США и странах Западной Европы. Указанный метод, кардинально преобразовавший традиционные представления об управлении производством, включая товарно-материальные запасы, уходит своими корнями не только в сферу экономики, но и глубже - в сферу потребления готовой продукции. С внедрением в практику фирм метода «Точно в срок» произошла увязка требований клиентов, стратегии продажи и экономики производства с планированием и управлением производственного процесса.

Принципиальная идея данного метода базируется на трех предпосылках, правильность которых была многократно подтверждена эмпирическим путем.

Во-первых, предполагается, что заявки потребителей готовой продукции должны ожидать не ее запасы, а производственные мощности, готовые перерабатывать сырье и материалы, поступающие почти «с колес». Вследствие чего объем производственных запасов, рассматриваемый как замороженные мощности, минимизируется.

Во-вторых, в условиях минимальных запасов необходима непрерывная рационализация в организации и управлении производством, ибо высокий объем запасов нивелирует ошибки и недостатки в этой области: узкие места производства, не синхронизированные операции, используемые производственные мощности, ненадежная работа поставщиков, а также другие недостатки отходят на второй план.

В-третьих, для оценки эффективности производственного процесса, помимо уровня затрат и производительности фондов, следует включить срок реализации заявки, так называемую длительность полного производственного цикла. Короткие сроки реализации заявок облегчают управление предприятием и способствуют росту конкурентоспособности благодаря возможности гибкого реагирования на изменения внешних условий.

Указанные предпосылки приводят к требованию максимального сокращения продолжительности производственного цикла, что достигается за счет:

- снижения запасов оборотных средств и поточного производства;

- сокращения объема производственных и транспортируемых партий;

- надлежащего размещения рабочих мест и транспортных путей;

- изменений конструкций станков и оборудования и подготовки персонала с целью максимального сокращения сроков технического перевооружения производства.

Производственным процессом при применении метода «Точно в срок» рассматривается логистическая цепь, представляющая собой прохождение материального потока от поставщиков к потребителям через очередные стадии обработки.

В обычном, не ориентированном на потребности потребления планировании и управлении производством, существуют три отдельные части: кооперирование снабжения, управление ходом производственного процесса и сбыт изделий. В системе «Точно в срок» все перечисленные элементы создают интегральное иерархическое целое.

В противоположность традиционным методам управления, в соответствии с которыми центральное звено планирования производства выдает производственные задания всем отделам и промышленным подразделениям, при методе «Точно в срок» централизованное планирование касается только после звена логистической цепи, т.е. склада готовой продукции. Все другие производственные и снабженческие единицы получают распоряжения непосредственно от очередного (находящегося ближе к концу) звена логистической цепи. К примеру, склад готовых изделий дал заявку, что равнозначно выдаче производственного задания на определенное число изделий в монтажный цех, монтажный цех отдает распоряжение об изготовлении деталей цехам обработки и отделу кооперирования и т.д. (Рис. 1.1).



Рис. 1.1 Управление производством: а) в традиционной системе; б) системе «Точно в срок»

Производственное задание всегда выдается подразделению, использующему (или обрабатывающему) данную деталь. Тем самым материальный поток от «источника» к «потребителю» предваряется потоком информации в обратном направлении. Производству «Точно в срок» предшествует информация «точно в срок».

Элементами, соединяющими потоки материалов и информации в промежуточных звеньях, являются карты-указатели. Если в традиционных системах управления одна и та же карта-указатель сопровождает контейнер с деталями при прохождении через очередные звенья логистической цепи, то при системе «Точно в срок» каждое промежуточное звено имеет в своем распоряжении целый комплекс карт, число которых равно числу контейнеров. Пересылка от «потребителя» к «источнику» карты, содержащей необходимую информацию, равнозначна выдаче производственного задания, которое в полной мере обязывает «источник» приступить к его выполнению в соответствии с данными, содержащимися в карте.

Поскольку в системе «Точно в срок» роль централизованного планирования ограничена, то значение производственного задания от «потребителя» к «источнику» чрезвычайно возрастает. Это практически означает то, что выполнение плановых заданий (касающихся готовой продукции) проводится очень точно, иногда даже за счет сверхурочного времени.

Как известно, успех продукции на рынке и, следовательно, успех предприятия в условиях современной экономики зависит, прежде всего, от трех факторов: нововведений, производительности (эффективности) и качества продукции.

Если проблемы инноваций в принципе находятся вне сферы стратегии «Точно в срок», то производительность труда и качество продукции связаны с ней непосредственно. Требование эффективности и максимального сокращения продолжительности производственного цикла приводит к тому, что необходимостью становится отказ от межоперационных контрольных мест. Одновременно повышаются требования к качеству готовой продукции. На помощь новым способам организации производства приходит здесь самая современная техника. Сенсорные датчики формы и параметров, работающие на базе переработки информации, установление на автоматизированных и роботизированных рабочих местах, позволяют осуществлять стопроцентный контроль качества деталей.

В то же время на тех участках производственного процесса, где использование современных решений измерительной техники еще невозможно, в качестве переходной ступени используются системы самоконтроля, подкрепленные соответствующими материальными стимулами. Фирмы, внедряющие стратегию «Точно в срок» обычно начинают с выделенного производственного участка, после же получения соответствующего опыта распространяют применение указанного метода на очередные участки и предприятия. Зарубежный опыт свидетельствует, что фирмы, взявшие на вооружение данный метод, как правило, от него не отступают и не возвращаются к традиционным методам управления производством.

Практика показывает, что для эффективного внедрения стратегии «Точно в срок» необходимо изменение способа мышления целого коллектива, занимающегося, вопросами производства и сбыта. Традиционный стереотип мышления типа «чем больше, тем лучше» должен быть заменен схемой «чем меньше, тем лучше», если речь идет об уровне запасов, использовании производственного цикла или о величине партии продукции.

Важные задачи стоят также перед руководящими кадрами фирм, которые, с одной стороны, сами должны быть убеждены в преимуществах внедрения системы «Точно в срок», а с другой стороны, должны суметь убедить в этом руководящий персонал нижнего звена управления. Это довольно трудная задача, т.к. обычно при внедрении системы «Точно в срок» значительно возрастают требования к дисциплине труда всех работников.

Поскольку внедрение концепции «Точно в срок» нарушает существенную информационную систему, то предприятия или фирмы связывают внедрение этой концепции с разработкой и внедрением новой системы сбора производственных данных в оборотах документации, в которой, как правило, отказывают (частично или полностью) от бумажных носителей информации в пользу открытой мониторной связи.

Результаты подробного анализа, проведенного по внедрению концепции «Точно в срок» на западноевропейских предприятиях, впечатляют. Запасы незавершенного производства сократились более чем на 80 %; запасы готовой продукции - примерно на 33%. Объем производственных запасов (материалов и кооперированных деталей) колеблются от 4 часов до 2 дней по сравнению с 5-15днями до внедрения метода «Точно в срок». Производительность производственного цикла (срок реализации заданий всей логистической цепи) снизилась примерно на 40%; производственные издержки - на 10-20%. Значительно повысилась гибкость производства.

Затраты, связанные с подготовкой и внедрением, и использованием стратегии «Точно в срок» относительно не велики и они окупаются, как правило, уже несколько месяцев спустя при грамотном функционировании системы [29,с116].

Использование стратегии «Точно в срок» дает и другие выгоды, в том числе неэкономического характера. Например, создание прозрачной структуры материальных потоков в виде промежуточных звеньев способствует широкому внедрению технологии типа СИМ.

Использование принципов системы «Точно в срок» оказывает также положительное влияние на долгосрочную инвестиционную политику предприятия, которая в данном случае отдает предпочтение машинам и оборудованию, связанным с гибкой автоматизацией производственных, транспортных и контрольных процессов.

Фирмы часто используют математические модели для выбора уровня запасов путем балансирования затрат на подготовительные операции или расходов на выполнение заказа и составления затрат при дефиците запасов с затратами на хранение запасов. Затраты на хранение запасов включают в себя не только затраты на содержание запасов на складе, издержки вследствие порчи продукции и стоимость морального износа, но и издержки капитала. Иными словами, норму прибыли, которую можно было бы получить путем использования других возможностей инвестиции при эквивалентном риске.

В настоящее время широко применяются системы управления запасами, как системы заказа MRP-1, MRP-2, и ОРТ, Kanban.

Коротко о них можно сказать следующие.

Система MRP-1 (Material Requirements Planning). Производство планируется исходя из потребностей в конечном продукте. Эта система базируется на простом принципе: исходная точка - это предсказуемый (прогнозируемый) или известный спрос на конечную продукцию.