1.1 Понятие, сущность и инструментарий PR в системе эффективного предпринимательства

Производителям, торговым фирмам, банкам, госструктурам, общественным движениям приходится принимать во внимание интересы многочисленных групп населения. Все они проявляют интерес к деятельности названных выше структур и связаны с ними тем или иным способом. В частности, массовое производство требует постоянного спроса, и его надо изучать: выявлять интересы и потребности масс, учитывать в управленческих решениях общественное мнение, влиять на социальные настроения в выгодном направлении и добиваться прибыли согласованными действиями властей, предпринимателей, наемных работников и потребителей. Последние через платежеспособный спрос регулируют экономику - производство только того, что будет продано к взаимной выгоде. При этом множество пар коммуникационных каналов связывают между собой производственный, трудовой, торговый, финансовый и другие рынки, государство, общественные объединения в единый, непрерывно работающий механизм [5].

Недостаток информации, сбой хотя бы в одном канале влечет за собой рассогласование отработанных процессов, возникновение осложнений у многих субъектов обменного процесса. В решении подобных вопросов кто-то в рамках систем управления должен помогать (коммуникационный менеджмент) налаживать процесс общения между субъектами социальных отношений, конкретными аудиторами.

Возрастание в современном мире объема управленческих действий, скорости протекания социальных процессов, количества информации, наличие специальных средств, методик и технологий работы с общественностью требует, как и в любой другой сфере (финансовой, экономической, трансфертной, коммунальной и т.д.), новых канонов управленческих действий в организации общественных отношений и связей. В западной управленческой культуре эта деятельность является частью (элементом) эффективного управления и получила название «Паблик рилейшнз».

Вообще, существует огромное количество определений Паблик Рилейшнз. Например, профессор Рене Харлоу (США) насчитал их 427 и предложил свое, 428-е: «PR - это одна из функций управления, способствующая установлению и поддержанию общения, взаимопонимания, расположения и сотрудничества между организацией и ее общественностью…» [4].

Паблик рилейшнз - «организация общественного мнения в целях наиболее успешного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации. Осуществляется разными путями, но, прежде всего через СМИ. Искусство взаимоотношений между государственными (управленческими), общественными структурами и гражданами в интересах всего общества» [8].

Что касается, в частности, последнего определения, то в нем можно заметить некоторый уклон в сторону государственных и общественных организаций, вообще свойственный практике Паблик Рилейшнз в Казахстане

Определений очень много, но во всех них можно выделить один общий момент: на деятельность любой компании в наши дни значительное влияние оказывает общественное мнение, и Паблик Рилейшнз связаны именно с воздействием на это общественное мнение, с целью сделать его благоприятным для компании. Масштабы такого взаимодействия, направленные на развитие прочных связей организации с ее общественностью могут быть самыми разными в зависимости от величины и характера сторон, разнообразных областей рынка.

Однако цели, функции, средства, организационное оформление и действия ПР-специалистов очень похожи при конструировании связей с общественностью (Рис. 1).

Рисунок 1. Цели, функции, средства, организационное место и действия ПР-специалистов

На основании рисунка 1 можно сделать вывод, что Паблик рилейшнз являются интегрирующим фактором для многочисленных внешних и внутренних связей, в которые вступает организация на основе единой коммуникативной политики. Тем самым ПР-специалисты помогают сделать управление более эффективным, привлекая целевые (специализированные) аудитории к сотрудничеству и переходу его в социальное партнерство. В этом смысле их деятельность способствует успешному бизнесу и процветанию предпринимательства. Но цель достигается не любой ценой, а обеспечением правильного понимания общественностью того, что делает организация, возбуждением интереса и доверия к ней. Благодаря открытым публичным действиям системно организованная ПР-деятельность дает возможность выделиться в конкурентной среде. На этом фоне менеджмент становится более эффективным и социально ответственным. В конечном счете, реализация потенциала, механизма и технологий Паблик Рилейшнз является практической реализацией новой философии менеджмента и социально-этического маркетинга [17].

Однако ПР-деятельность не является всемогущим средством: она не исправляет бездарного менеджмента, не устраняет слабости руководства, не предотвращает конфликтных ситуаций, а скорее выявляет недостатки и слабые места в системе управления. Вместе с тем правильно разработанная и реализуемая стратегия коммуникаций с общественностью, корпоративного стиля, организованная система мероприятий и современных методов общения и убеждения являются обязательным компонентом эффективного управления и успешного бизнеса. С помощью системы и инструментария ПР:

1. Разрабатывается и реализуется стратегия коммуникаций с общественностью;

2. Профессионально и компетентно оказывается помощь руководству организации при принятии управленческих решений с ориентацией на настроения и возможные ответные реакции общественности при начинании любого дела;

3. Изменяется массовое сознание, завоевывается авторитет, репутация и доверие;

4. Осуществляется борьба со слухами, недоверием, антирекламными действиями конкурентов и др.

Тем самым границы эффективного управления расширяются до служения интересам общественности. Организационные структуры PR выступают в системах управления между социальной организацией и ее общественностью в качестве посредника, обеспечивая развитие связей между ними, зависящих от величины и характера сторон.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2. Функция обеспечения связей

В рыночных условиях, в ситуации нарастающей конкуренции, в том числе и неценовой (престиж, репутация, авторитет), каждая социальная организация для обеспечения собственной жизнедеятельности вынуждена заниматься организованной деятельностью по связям со своей общественностью:

- информационно-разъяснительной работой добиваться известности и сотрудничества;

- оценкой реакций общественности на деятельность организации

- подготовкой общественного мнения к правильному ее пониманию и т. п., полагаясь только на собственные возможности и силы.

ПР-деятельность имеет базовую теорию, инвариантные принципы и процедуры, которые могут универсально применяться в разных областях жизнедеятельности общества с учетом направленности деятельности социальной организации и специфики ее общественности. Возникающие и поддерживаемые при этом связи с общественностью сплачивают ее членов, управляют их поведением и побуждают к выполнению ожидаемых действий.

Исходя из характера общественности социальная организация имеет внутреннее и внешнее поведение [2].

Внутреннее поведение связано с деятельностью занятых в социальной организации (персонала). Главной целью в нем является поддержание устойчивости институциональных служебных и неформальных отношений, которые должны обеспечить согласованность, взаимопонимание, сплоченность и идентификацию интересов работников (сотрудников) с организационными целями и устремлениями руководства.

Внешнее поведение имеет целью поддержание равновесия и социальной ответственности организации с внешней средой. Это достигается за счет оптимальных условий эффективного функционирования организации в окружающей и рабочей среде, что должно обеспечить атмосферу доверия, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и ее внешней общественностью.

Каждая социальная организация выстраивает связи с общественностью, исходя из целей своей деятельности и специфики общественности.

Необходимо отметить, что в настоящее время большую актуальность приобретают вопросы формирования корпоративного имиджа, корпоративной культуры и духа на предприятии. Важнейшую роль в этом процессе играют различные средства коммуникационных стратегий [11].

Внешний уровень корпоративной культуры является вполне управляемым: присущие организации символика, мифология, ритуалы, обряды, церемонии. Можно сформировать и совершенствовать и базовый уровень, достаточно трудоемкий и сложный: декларируемые ценности и нормы поведения, выражаемые в миссии, видении, кодексе, правилах внутреннего распорядка, регламентах, положениях и пр. Но имеется и внутренний уровень - неформальная часть корпоративной культуры, проявляемая в неписаных правилах взаимоотношений сотрудников как между собой и с внешним миром.

Оценить влияние корпоративной культуры на поведение работника внутри организации, ее имиджа вовне весьма не просто. Однако рядом исследований показано, что организации, обладающие такой культурой, добиваются значительных успехов в долгосрочном периоде.

Именно из-за несоответствия внутреннего уровня внешнему, культура может играть дезорганизующую роль, быть непродуктивной и в итоге влиять на ее внешний имидж. В этих случаях помогает практическое «включение» сотрудника в деятельность, направленную на реализацию декларируемой ценности с тем, чтобы она стала его личностной ценностью.

Если провозглашаемые ценности отвечают основополагающим представлениям, то их словесное выражение в форме принципов работы способствует консолидации группы, являясь средством самоидентификации и выражением сути миссии. Следует ясно различать ценности, которые соответствуют основополагающим представлениям, и ценности, противоречащие им и являющиеся следствием неких умозаключений или претензий. Зачастую подобные совокупности ценностей не образуют системы, порой их элементы являются взаимоисключающими или же никак не связанными с действительным поведением [15].

Организационная культура - мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать все подразделения и отдельных лиц на выполнение стратегических задач организации, мобилизовать инициативу сотрудников и облегчить продуктивное общение между ними, регламентировать поведение человека в определенных критических ситуациях, влиять на имидж компании, тем самым, повышая ее конкурентность.

Культура организации может сознательно формироваться его руководителями или она формируется с течением времени. Поскольку культура - динамичное системное понятие, она влияет практически на все, происходящее в организации.

Значение корпоративной культуры определяется рядом обстоятельств. Она придает сотрудникам организационную идентичность, определяя представления о нем, являясь важным источником стабильности и преемственности, что создает у его сотрудников чувство безопасности. В то же время знание культуры организации помогает новым сотрудникам правильно интерпретировать происходящие в организации события. Организационная культура более чем, что-либо другое, стимулирует высокую ответственность работника, выполняющего поставленные перед ним задачи [1].

Организационная культура призвана сформировать убеждение у сотрудников в том, что они работают в особом, отличном от других месте. Внешне организационная культура может проявляться в заявленной миссии банка, его эмблеме, товарном знаке, флаге, фирменной одежде, гимне, процедуре и политиках и влиять на имидж компании.

Однако главным критерием эффективности оргкультуры - является то, в какой степени культивируемая оргкультура поддерживает стратегии развития бизнеса, реализуемые руководством, в какой степени она помогает движению целой компании вперед.

Культура любой группы может изучаться на трех указанных уровнях: уровне артефактов, уровне ценностей и уровне базовых представлений. Если исследователь не сумеет расшифровать паттерн базовых представлений, он не сможет ни правильно истолковать артефакты, ни дать реальную оценку принятым группой ценностям. Иными словами, сущность культуры группы можно установить лишь на уровне базовых представлений, лежащих в основе ее деятельности.

Хотя сущностью групповой культуры является система коллективных, считающихся самоочевидными базовых представлений, культура проявляет себя на уровне доступных для наблюдения артефактов и на уровне принятых группой ценностей, норм и правил поведения. При анализе культур важно помнить, что хотя за артефактами легко наблюдать, их трудно истолковывать, ценности же могут являться отражением неких умозаключений или претензий. Для того чтобы понять культуру группы, необходимо выйти на уровень ее базовых представлений и понять не только их, но и процесс их становления или же процесс их принятия группой [4].

Главный вопрос, который следует задать: кто в первую очередь должен быть озабочен эффективностью культивируемой в компании оргкультурой. Ответ напрашивается сам собой. Это ответственность руководства всех уровней и в первую очередь - ПР-службы и высшего руководства.

Для оценки эффективности управления корпоративной культурой могут быть широко использованы те же самые методы, что и для изучения оргкультуры:

- опросы,

- анкетирование,

- изучение устного фольклора,

- изучение документов,

- изучение сложившейся практики управления.

Важное значение для изучения организационной культуры имеют особенности стиля руководства коллективом, так как лидер коллектива играет уникальную, ключевую роль в его работе. Члены коллектива всегда смотрят на стиль управления своего лидера и оценивают его способность создать обстановку открытости, сотрудничества и совместного обсуждения. Стиль руководителя влияет и на этический тон в компании.

Стиль работы руководителя - это совокупность повторяющихся конкретных приемов и способов управленческого воздействия, применяемых руководителем в процессе управления и определяющих особенности отношения людей к его действиям. С другой стороны - это индивидуальная форма реализации социально-политических, социально-экономических и социально-психологических отношений в процессе руководства людьми.

Именно в стиле руководства находят свое отражение внутренняя культура, знания, опыт руководителя. Стиль руководства оказывает существенное влияние на психологический климат коллектива. Стиль так тесно связан с личностью руководителя, что его иногда называют почерком управленческой деятельности [8].

Под стилем руководства понимается комплекс приемов, методов и способов воздействия руководителя на коллектив с целью эффективного и качественного выполнения управленческих функций. Определение стиля руководства коллективами осуществляется по основным функциям управления: принятие решений, организация выполнения решений, осуществление контроля исполнения, способы побуждения исполнителей к деятельности, использование системы стимулирования деятельности исполнителей.

1.2 Формы сотрудничества со СМИ в рамках ПР-деятельности

В последние годы связи со СМИ приобретают важнейшее значение в системе Паблик Рилейшнз, поэтому их профессиональная поддержка является актуальной проблемой для коммерческой среды. В связи с появлением в штате большинства предприятий, организаций и фирм сотрудников, ответственных за направление Паблик Рилейшнз, грамотная организация и проведение различных мероприятий ПР с участием представителей СМИ, выходит на первый план.

Первостепенная работа специалиста по связи с общественностью - влияние через журналистов на массовое сознание. Поэтому в качестве современного подхода к ПР-деятельности в современной действительности все чаще обращают внимание на организацию и работу пресс-службы. Ведь главная задача Паблик Рилейшнз и работы пресс-службы - попасть на полосы газет и ТВ не в рекламные места, а в качестве новостей.

Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба [5].

Работу пресс-службы организации можно условно поделить на две сферы: внутренняя и внешняя.

Внутренней сферой является сама организация. Внешней сферой является все то, что окружает организацию. В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:

- Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации.

- Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.

Внутри организации пресс-секретарь корпорации формирует внутреннее информационное поле. Это поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.

Во внешней сфере - СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.

Функции пресс-службы определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности организации.

К основным функциям пресс-службы корпорации можно отнести:

1. Освещение в СМИ мероприятий, проводимых организацией.

2. Постоянное информирование СМИ о деятельности организации, ее организационных изменениях, участии в общественно значимых мероприятиях.

3. Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

4. Сотрудничество с изданиями.

5. Организация брифингов, пресс-конференций.

6. Формирование круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с организацией.

7. Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

8. Контроль за подготовкой выступлений, или пересмотр готовых речей и сообщений.

9. Мониторинг всех материалов вышедших в СМИ. Создание архива.

10. Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.

11. Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.

12. Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).

13. Выпуск собственного печатного издания.

14. Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д.).

Информационное взаимодействие является одним из ключевых моментов эффективной деятельности корпоративных пресс-служб.

Правильно спланированная и реализованная ПР-акция может дать не менее эффективную отдачу, чем полномасштабная рекламная кампания. При этом расходы клиента значительно сокращаются. Важную роль в проведении подобных мероприятий играет то, что кредит доверия публикации в независимом издании обычно значительно выше, чем у обычных типов рекламы. ПР-компания разрабатывается целой группой людей - от брэнд-менеджера, разрабатывающего стратегию, до журналиста-пиарщика [3].

Компании практикуют разнообразные формы сотрудничества со СМИ. Помимо регулярной рассылки информационных материалов, создают информационные поводы, причем не только по основному профилю деятельности компании. Ведь помимо производства и сбыта, многие компании имеют программы взаимодействия с учебными заведениями, социального развития регионов, где присутствуют и активно занимаются просветительской деятельностью. К сожалению, казахстанское информационное поле имеет радикальный уклон в политику и intertainments, и этот перекос не оставляет места для экономики [12].

Значение ТВ как транслятора корпоративных новостей значительно снизилось. В рамках спецпроектов, при проведении акций, касающихся расширения бизнеса, роль ТВ до сих пор остается существенной, но по большому счету это - исключительно проплаченные сюжеты. Экономические проблемы в чистом виде казахстанское телевидение не интересуют, корпоративные новости если и рассматриваются, то только через призму политической подоплеки и макроэкономических решений правительства.

Региональное ТВ уделяют большее значение освящению проблем бизнеса. В первую очередь, потому, что региональные предприятия и бизнес являются крупными налогоплательщиками. Любые изменения бизнес-стратегии, изменения в объемах производства прямым образом отражаются на налоговые поступления в региональные бюджеты. И такая информация не является проплаченной, а строится на основе долгосрочных партнерских отношений. В последнее время, безусловно, возросла роль Интернета, об этом свидетельствуют данные рис. 3 и 4.

Рисунок 3. Динамика роста вложений в Интернет-рекламу

Интернет-реклама развивается в РК быстрее, чем в остальном мире. В 2010 году прирост составил 67%, в 20011 - 102%. Бурный рост связан с тем, что общая доля интернет-рекламы в РК пока очень мала - 1,8%.

Данные по разным сегментам рекламы в РК в 2011: Объем рынка наружной рекламы по сравнению с 2010 вырос на 19%, на телевидении - на 39%, в прессе - на 16%, на радио - на 14%, в Интернете - на 102%. Общий рост составил 26%, общая сумма - около $1,3 млрд.

Рисунок 4. Структура рынка рекламы в 2011 году (по носителям)

Сотрудничество компаний с Интернет-ресурсами принимает все большие объемы. Отраслевые порталы, - угольные, металлургические, нефтяные - имеют для крупных корпораций первостепенное значение. Использование таких ресурсов, как СМИ.ру, Газета.ру возможно в качестве первоисточников, то есть каналов, которые позволяют сделать вброс информации, проверить ответную реакцию и т.п.

Важно также отметить значение Интернета как канала сбора, селекции и трансляции информации. Здесь следует учитывать, что люди, работающие в корпорациях, в основном читают прессу в обзорах, составленных по итогам мониторинга с использованием различных поисковых систем.

В силу плотности информации и временного дефицита, использование Интернета и новых технологий внутри корпораций за последние годы существенно возросло. Значение и роль Интернет-ресурсов вышли на второй план после печатных СМИ, отодвинув телевидение и радио. Однако еще лучше и эффективнее создать собственный Веб-сайт.

2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ В УПРАВЛЕНИИ ТОО «ADILET CONSULTING»

Главная задача PR-специалистов ТОО «Adilet Consulting» по работе с внешней средой заключается в том, чтобы об организации не только знали, но и не забывали.

Работа бюро по связи с общественностью требует согласования многочисленных отношений - организации и должностного лица, которого она представляет, с прессой, с чиновниками, и т.п.

Поэтому в ТОО «Adilet Consulting» используют творческий подход к работе и правильное использование внешнего информационного поля организации. Для этого используют различные методы и приемы.

В целях своевременного предоставления информации журналистам в СМИ для обеспечения качественного информационного взаимодействия между организацией, которую представляет бюро по связи с общественностью, и массмедиа, следует отметить следующие моменты в работе ТОО «Adilet Consulting»:

1. Формирование базы данных по СМИ

База данных СМИ - это список всех средств массовой информации, работающих в регионе. Их можно разделить на:

- Региональные. Выходят только в нашем регионе.

- Центральные. Присылаются из столицы и в регионах только распечатываются. Как правило, содержат некоторый процент региональной рекламы. В регионе обычно функционирует лишь рекламный отдел.

- Региональные приложения центральных СМИ.

2. Какую информацию содержит база данных СМИ:

1. Наименование СМИ, адрес и телефоны редакции, тираж.

2. Ф.И.О. главного редактора и журналистов, занимающихся определенной тематикой или ведущих определенной полосы, т.к. в некоторых газетах есть, например, молодежные полосы, а в некоторых журналист, который занимается молодежными темами. К телекомпаниям и радио это, как правило, не относится, за исключением молодежных редакций.

3. Основная тематика и направленность СМИ (развлекательные, политические, экономические и т.д., как правило, это относится к печатным СМИ).

4. Какие рубрики содержатся в газете, и кто их ведет.

5. Какие программы существуют на местном ТВ и радио.

6. Периодичность выхода газет и молодежных полос в них, программ на ТВ и радио.

За период 2010-2011 года была создана база данных, необходимых для деятельности ПР-службы ТОО «Adilet Consulting» с внешней средой организации.

Наработка базы данных в динамике представлена на рис. 6.

Рисунок 6. Создание базы данных по СМИ в ТОО «Adilet Consulting» в динамике

Для связи с общественностью, как внутренней, так и внешней в ТОО «Конслтинг-МГ» используют следующие методы и приемы:

- Презентации;

- Рассылки-напоминания;

- Поздравления;

- Выставки, дни открытых дверей;

- Бегграундер - постоянно выходящая информация о существовании и деятельности той или иной организации;

- Пресс- пакет: пресс-релиз, буклеты, информационные листовки;

- Факт-лист: краткая справка об организации ;

- Настенную газету «Наша История»;

- Внутренние постеры и плакаты с основными событиями, ценностями в организации.

В офисах руководителей и консультантов используются постеры, т.к. они могут создать определенную атмосферу в офисе, настроить людей на рабочую обстановку. В оформлении офисов ТОО «Adilet Consulting» использованы фирменные цвета предприятия: зеленый, синий, красный.

Динамика использования основных методов и приемов ПР-деятельности в управлении ТОО «Adilet Consulting» представлена на рис. 7.

Рисунок 7. Использование методов и приемов ПР-деятельности в динамике

Из рисунка 7 видно, что в своей деятельности Бюро по связи с общественностью ТОО «Adilet Consulting» на внешнем уровне больше всего использует такие средства Паблик Рилейшнз как:

- Поздравления-напоминания клиентам;

- Презентации;

- Факт-листы.

Это объясняется тем, что в своей деятельности ТОО «Adilet Consulting» и ее Бюро по связи с общественностью нацелена на поддержание долгосрочных партнерских отношений, большая часть ее клиентов - индивидуальные предприниматели и фирмы бывших одноклассников, давнишних друзей, т.е. тех, кто доверяет команде ТОО «Adilet Consulting» свои финансовые ресурсы (рис. 8).

Рисунок 8. Доля в объеме услуг по результатам ПР-деятельности

Итак, анализ деятельности ПР-службы ТОО «Adilet Consulting» как с внутренней, так и внешней средой, показал, что в анализируемой организации:

1. Бюро по связям с общественностью в ТОО «Adilet Consulting» находится в структуре аналитического отдела, поэтому ПР-службу необходимо вывести из отдела и придать самостоятельный статус с непосредственным подчинением директору.

2. Для разработки нового кодекса поведения сотрудников ТОО «Adilet Consulting провести социологическое исследование, которое определит базовые ценности и потребности сотрудников ТОО «Adilet Consulting»

3. Для развития связей с внешней средой провести подготовку примерного маркетингового плана развития Веб-сайта, с последующей его детализацией.

3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СТРАТЕГИИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ PUBLIC RELATIONS