Организация коммерческой деятельности на ярмарках и выставках

Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь

УО "Столинский государственный аграрно-экономический колледж"

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Торговля"

ТЕМА: "Организация коммерческой деятельности на ярмарках и выставках"

Выполнила учащаяся

I курса

группы К-1

экономического отделения

Ложечник Инга Леонидовна

2007

Содержание

Введение

1. Современное состояние и особенности развития ярмарочно-выставочной деятельности

2. Сущность, государственное регулирование и самоуправление ярмарок и выставок-ярмарок

3. Организация проведения ярмарок и выставок-ярмарок

Выводы и предложения

Литература

Введение

Выставки - настоящее шоу-представление предприятий. Здесь каждый показывает, что нового в его компании придумали, сделали, разработали, демонстрирует свои успехи и новации. А все зачем? Чтобы весь год работать успешно и прибыльно!

Выставки предоставляют уникальную возможность для изучения целевой аудитории.

Грамотно организованная выставка обеспечивает "хлебный год", потому что дает очень большое количество прямых контактов, которые впоследствии приносят прибыль компании.

Ярмарки и выставки позволяют изыскать наиболее эффективные формы взаимодействия промышленности и торговли, обеспечить более широкое рыночное пространство для белорусских товаров. Ярмарки являются самым эффективным механизмом в создании благоприятных условий для развития промышленности и свободного предпринимательства.

Для чего же нужны ярмарки и выставки? Ярмарки предоставляют возможность ее участникам выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и новые технологии для заключения торговых сделок. Цель выставки - показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Целью курсовой работы является закрепление и углубление теоретических знаний по теме "Организация коммерческой деятельности на ярмарках и выставках", приобретение навыков самостоятельного проведения ярмарок-выставок, подготовки презентации продукции, изучение особенностей развития ярмарочно-выставочной деятельности, определение сущности ярмарок, а также государственное регулирование и самоуправление ярмарок-выставок.

В условиях спада промышленного производства ярмарки и выставки позволяют изыскать наиболее эффективные формы взаимодействия промышленности и торговли, обеспечить более широкое рыночное пространство для белорусских товаров. Ярмарки являются самым эффективным механизмом в создании благоприятных условий для развития промышленности и свободного предпринимательства.

Крупные компании выделяют на участие в выставках миллионы долларов. Обоснованы ли эти затраты? Есть потребность предприятий и организаций в реализации товара, и есть потребители, которым этот товар необходим. Следовательно, ярмарочно-выставочная деятельность предполагает взаимовыгодный обмен товарами, оборудованием, новыми технологиями между продавцами и покупателями.

Первая промышленная публичная выставка мануфактурных изделий была организована в 1798г. во Франции для развития национальной промышленности, международных связей и для расширения рынка сбыта, а начало они ведут от французских музеев, основателями которых выступили кардиналы Франции Мазарини и Кольбер.

В России первая выставка отечественной промышленности состоялась в 1829г. в Санкт-Петербурге. На основании "правил о выставках", вошедших в Устав о промышленности, на них принимались "изделия всех родов, по желанию фабрикантов и ремесленников, имеющих собственное заведение во всех частях Империи, Царства польского и великого княжества Финляндского", а на варшавскую выставку допускались и "земледельческие произведения".

Государство финансировало проведение выставок, участники которых освобождались от взимания налогов и сборов. Лучшие изделия промышленников отмечались денежными премиями, золотыми и серебряными медалями, что содействовало бурному росту внедрения достижений новой техники в производственные процессы, повышению качества товаров и расширению географии их экспорта.

Перед началом первой мировой войны в России и Западной Европе выставочно-ярмарочная деятельность сократилась, а к 1930 г. прекратилась полностью. Возрождение ярмарочной деятельности произошло в 1950 г. в форме организации Госснабом и Минторгом оптовых ярмарок по реализации излишних и неиспользуемых товаров в республиках СССР.

С развитием рыночных отношений возникла необходимость и потребность в организации межрегиональных, национальных и международных ярмарок. Первые международные выставки были многоотраслевыми.

В последние годы фирмы Беларуси сосредоточили основные усилия на организации специализированных ярмарок и выставок. Прибыль, полученная от реализации этих проектов, позволяет фирмам заблаговременно выкупать выставочные площади, приобретать необходимое торговое оборудование для организации выставок и ярмарок.

Конкуренцию между организаторами ярмарок и выставок-продаж сегодня нельзя назвать жесткой, скорее она малоцивилизованная.

Как предприятие, которое решило выставлять свою продукцию на международной ярмарке, выбирает организатора? Обычно составляется конкурентный лист, где единственным критерием является стоимость предоставляемой услуги. При этом очень редко учитывается, что в эту стоимость входит. И мало кто понимает, что главная задача организаторов не закупить площадь, а сделать так, чтобы стенд вызвал интерес покупателей, завязались бы новые контакты. Большинство частных фирм не утруждает себя этими заботами.

Для эксклюзивных заказов на участие в международных выставках фирма-организатор составляет для экспонента подробную экономическую справку о регионе, ему высылается обоснование, составленное экспертами, в котором подчеркивается, почему именно этому экспоненту может быть интересна страна-организатор международной выставки.

Для крупных предприятий по заранее составленному выставочному плану составляется смета рас ходов, закупается выставочная площадь. Фирма-организатор договаривается об интересных для участников между народной выставки деловых встречах. Иногда фирма-организатор делает общий белорусский стенд, на котором собраны образцы изделий, товаров белорусских компаний. Это тоже оказывается эффективным.

Сегодня белорусские выставочные компании еще проигрывают западным странам на многоотраслевых выставках, но на специализированных уровень качества и размещения выставочной экспозиции достаточно высок.

Выставки сегодня это не только активный проводивший канал товаров и услуг на рынок и один из основных видов продвижения новых технологий, научно-технических достижений и передового производственного опыта, но и современная "смотровая" площадка.

Международные выставки и ярмарки проводится во многих государствах, но самое большое распространение они получили в странах Западной Европы и США. На долю пяти стран Германии, Англии, США, Франции и Италии приходится примерно 2/3 всех проводимых между народных ярмарок и выставок.

Среди наиболее крупных торгово-промышленных яр марок развитых стран следует назвать международные яр марки в Дюссельдорфе, Ганновере и Франкфурте-на-Майне (Германия), Париже и Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия,) Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новая Зеландия).

Среди европейских стран особое место в проведении такого рода мероприятий занимают, в порядке значимости, Германия, Франция, Италия, Великобритания. В Западной Европе ежегодно выставки посещают около 50 млн. человек (данные по 5 странам ЕС).

Однако наиболее динамичное развитие ярмарочно-выставочной деятельности наблюдается в странах Юго-Восточной Азии. Наиболее крупные международные ярмарки-выставки проводятся в Дамаске (Сирия), Триполи (Ливия), Аккре (Гана), Мадрасе (Индия), Касабланке (Марокко), Сантьяго (Чили).

Представительство выдает экспонентам рекомендации по подготовке к выставочным мероприятиям, представляет расширенную информацию по всем выставкам, организуемым с участием концерна, консультирует по вопросам выбора стендового оборудования, оформления и организации экспозиции, вывоза экспонатов, кооперации, активно работает со средствами массовой информации по всем выставочным проектам концерна.

При содействии представительства фирмы-экспортеры получают возможность через выставки как основной маркетинговый инструмент находить новых партнеров, осваивать новые рынки, расширять прямые деловые контакты, заменить которые пока не в силах даже процесс информатизации.

1. Современное состояние и особенности развития ярмарочно-выставочной деятельности

Оптовая ярмарка представляет собой кратковременное, через периодически определенный промежуток времени проводимое в одном месте мероприятие, в рамках которого на основе представ ленных образцов товаров осуществляются сделки по купле-продаже товаров между производителями и оптовыми покупателями товаров.

Выставка - мероприятие, предназначенное для демонстрации его посетителям образцов товаров, возможности выполнения работ, оказания услуг в целях рекламы данных товаров, работ, услуг, их производителей (продавцов), проводимое в определенное и ограниченное время в специально обозначенном месте.

Иностранная выставка-ярмарка - это выставка-ярмарка, организуемая на территории Республики Беларусь, в которой принимают, в качестве экспонентов (участников), участие только нерезиденты Республики Беларусь. Иностранные выставки делятся на: выставки-презентации, проводимые по предложению отдельных фирм в целях увеличения объема экспорта своей продукции; выставки, организатор которых приглашает участников из ряда зарубежных стран, вследствие чего выставка принимает характер международной; выставки, в которых участвуют представители только одной страны.

На иностранных выставках, в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, допустима продажа со стендов нетоварных количеств экспонируемых образцов продукции посетителям или передача образцов на испытание либо для исследований потенциальному партнеру на определенный срок.

К иностранным выставкам относятся национальные выставки. Национальная выставка - это выставка, организуемая в соответствии с межправительственными соглашениями по торгово-экономическому и научно-техническому сотрудничеству между двумя странами.

Суборганизаторы выставки (ярмарки) - юридические лица, индивидуальные предприниматели, привлекаемые организатором выставки (ярмарки) для выполнения отдельных функций по организации выставки на основании заключенных с ним договоров.

Международная выставка-ярмарка - это выставка-ярмарка, в которой принимают участие не менее 10 процентов нерезидентов Республики Беларусь от общего числа экспонентов (участников). Международные выставки организуются в целях:

пропаганды научно-технических достижений и расширения экспорта;

ознакомления специалистов с передовым зарубежным опытом по созданию машин, оборудования, приборов, материалов, прогрессивных технологических процессов, организации производства и управления отраслями экономики;

внедрения зарубежного опыта в экономику страны;

установления деловых контактов, развития внешнеторговых отношений с иностранными партнерами;

насыщения потребительского рынка высококачественными товарами и услугами;

привлечения иностранных инвестиций.

Задачей международных выставок является показ новейших достижений в областях технологии, создания машин, оборудования, приборов, материалов и другой продукции, отвечающей тематике выставки, с возможностью продажи со стендов отдельных экспонируемых образцов продукции или передачи их для испытания или исследования потенциальному партнеру на определенный срок.

Международные выставки делятся на:

международные отраслевые, тематика которых охватывает целую отрасль науки, техники, экономики;

международные специализированные, тематика которых значительно уже отраслевых и охватывает только отдельные направления науки, техники, экономики;

международные, приуроченные к международным конгрессам, конференциям и симпозиумам.

В международных оптовых ярмарках принимают участие зарубежные и международные компании (фирмы) - оптовые коммерческие структуры и изготовители товара из ближнего и дальнего зарубежья. Их организуют государственные органы управления, а также крупные коммерческие структуры с целью укрепления национального престижа, привлечения к своим экспозициям, как оптовых покупателей, так и потребителей. Часто такие выставки-ярмарки функционально подразделяются на несколько отделов по тематическим направлениям или на национальные павильоны.

Национальная выставка (экспозиция) Республики Беларусь за рубежом - это выставка (экспозиция в составе международной выставки-ярмарки) межотраслевого характера за пределами Республики Беларусь, организуемая по решению Президента Республики Беларусь или Правительства Республики Беларусь.

Организатор выставки-ярмарки - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, осуществляющие организацию выставки-ярмарки, включающей в себя определение и согласование с владельцами территории (зданий, помещений), уполномоченными государственными органами, времени и места проведения выставки-ярмарки, техническое, материальное обеспечение проведения мероприятия, рекламу, обеспечение взаимодействия экспонентов (продавцов, подрядчиков, исполнителей), посетителей (покупателей, заказчиков), взаимоотношений с уполномоченными государственными органами по поводу проведения мероприятия.

Отраслевая выставка-ярмарка - это выставка-ярмарка, на которой представляются экспонаты, предлагаются к продаже товары (к выполнению - работы, услуги), относящиеся к одной или нескольким смежным отраслям экономики.

Отраслевой стенд на международной выставке-ярмарке за рубежом - это экспозиция в составе международной выставки-ярмарки, организуемая по решению республиканского органа государственного управления или иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь, на которой представляются экспонаты, относящиеся к одной отрасли экономики.

Региональная международная выставка-ярмарка - это международная выставка-ярмарка, организуемая на территории административно-территориальных единиц Республики Беларусь, экспонентами (участниками) которой являются юридические лица, индивидуальные предприниматели Республики Беларусь и сопредельных государств.

Специализированная выставка-ярмарка - это выставка-ярмарка, на которой представляются экспонаты, предлагаются к продаже товары (к выполнению - работы, услуги), объединенные ограниченной специализацией в рамках одной отрасли экономики либо специализацией межотраслевого характера.

Универсальная выставка-ярмарка - это выставка-ярмарка, на которой представляются экспонаты, предлагаются к продаже товары (к выполнению - работы, услуги), относящиеся к различным отраслям экономики.

Экспонат - это образец технологии, научно-технической разработки, товара, услуги либо информация о них, представленные на выставке-ярмарке для публичного обозрения.

Экспоненты (участники) - юридические лица, индивидуальные предприниматели, граждане Республики Беларусь, иные лица, заключившие с организатором выставки-ярмарки, по его уполномочию с суборганизатором выставки-ярмарки, договор на участие в ней и включенные в состав участников выставки-ярмарки.

Выставка-ярмарка кратковременное публичное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, устроенное по определенному плану для демонстрации, дегустации продуктов питания, с помощью которых продавцы представляют товары одной или нескольких отраслей и стремятся информировать оптовых покупателей о своей фирме и ее продукции с целью ее реализации.

Оптовые ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества. В начале своего развития они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам -экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и новые технологии для заключения торговых сделок. Цель выставки - показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Сегодня оптовые ярмарки и выставки принципиально коммерческими функциями друг от друга не отличаются. Основные отличительные признаки выставок - масштаб предложения и неограниченный круг посетителей.

Выставка - это многофункциональное мероприятие, которое характеризуется:

большим вкладом в развитие региональной экономики;

получением информации о состоянии рынка продуктов питания;

установлением новых торгово-промышленных связей;

открытием новых рынков сбыта и развитием экспорта;

возможностью оценки конкурентоспособности отечественной продукции и обмена опытом.

Основными функциями выставок, помимо организации, заключения коммерческих сделок и поставок на основе хозяйственных договоров, являются:

сбор и обработка информации о состоянии товарных рынков и намерениях торговых партнеров;

возможность развития производства товаров;

прогнозирование спроса и предложения.

Основной метод организации оптовой продажи товаров на ярмарках, выставках - это продажа товаров по представленным образцам. На ярмарках и выставках встречаются представители предприятий отраслей народного хозяйства, ассоциаций оптовой торговли, оптово-розничных предприятий, торговых домов и т.д., что позволяет, с одной стороны, торгующим организациям более точно сориентироваться в размещении производства товаров народного потребления определенного ассортимента и качества и, с другой стороны, промышленным предприятиям глубже вникнуть в процессы образования региональных рынков и динамику их развития.

По составу участников и значению в рыночной экономике получили развитие региональные, межрегиональные, национальные и международные выставки и ярмарки.

Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются, главным образом, для демонстрации возможностей небольших по величине предприятий.

Межрегиональные ярмарки имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим ради усом действия и адресуются обычно более крупным пред приятиям.

Национальные ярмарки и выставки, уходящие свои ми корнями в конец XVIII века, когда они появились во Франции, являются витриной национальной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом для демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта.

По территориальному признаку оптовые ярмарки подразделяются на местные, в том числе межобластные, областные, городские, районные.

Местные ярмарки проводят не только коммерческие структуры, но и областные и республиканские потребсоюзы по распродаже продовольственных и непродовольственных товаров на собственных предприятиях областного, межрайонного, районного назначения. Покупателями товаров выступают не только потребительские общества, магазины потребительской кооперации, но и предприятия розничной торговли коммерческих структур. На оптовых ярмарках местного масштаба сделки осуществляются по купле-продаже товаров сложного ассортимента, выпускаемых местными производственными пред приятиями. На таких оптовых ярмарках оптовые покупатели совершают закупки товаров по свободным ценам на основе индивидуального подбора, сравнения и выбора из ассортимента продукции различных производителей.

По отраслевому признаку оптовые ярмарки подразделяются на отраслевые (проводит одна отрасль производства товаров) и межотраслевые, охватывающие изделия различных отраслей производства (пищевой, мукомольной, хлебопекарной, и др.). На этих ярмарках представляются только товары, продукты питания, но и новые образцы оборудования, новые технологические линии для производства продуктов питания.

По товарному признаку оптовые ярмарки подразделяются на универсальные, специализированные и узкоспециализированные.

К универсальным оптовым ярмаркам относятся ярмарки по реализации различных продовольственных и непродовольственных товаров, а к специализированным - такие виды, как ярмарки-выставки. Универсальные выставки посещают 5-10 тыс. человек в день, причем их отличительной особенностью является высокий уровень розничных продаж.

К узкоспециализированным относятся отраслевые выставки. Число посетителей на таких выставках, выставках-ярмарках небольшое, от 500 до 1000 чело век в день, так как они привлекают узкий круг специалистов.

Широко специализированные выставки, как правило, проводятся на уровне региона, с числом посетителей от 1000 до 3000 человек в день, причем это представители различных отраслей. В современных условиях в ведущих международных ярмарочных и выставочных центрах выполняется до 50 видов сервисных выставочных услуг, таких как:

информационные услуги (предоставление исходной информации о выставке (ярмарке), сроках и месте ее про ведения, основных устроителях, организаторах, условиях участия, в том числе финансовых, правовых);

справочные услуги (выдача соответствующими службами выставки или ярмарки деловых справок различного характера по особенностям участия, льготам, участникам, деловой программе выставки, месте размещения стендов или экспозиций и т. п.);

рекламные услуги (размещение в прессе, на радио, телевидении, в рекламном каталоге рекламных материалов об экспоненте и его деловых интересах, а также организация на выставке презентаций или лотерей);

организационные услуги (практическая организация основных работ по подготовке и проведению выставки, включая организацию работы на выставке каждого экспонента и бизнесмена);

хозяйственные услуги (обеспечение экспонентов мебелью, холодильниками, кухонным оборудованием, осветительными приборами, водоснабжением и др.);

визовые услуги (решение вопросов по въезду экспонента в страну, проведению выставки в соответствии со спецификой требований страны);

маркетинговые услуги (подготовка и предоставление аналитических, ценовых и конъюнктурных материалов по существующей в выставочном центре форме при на правлении заказа (заявки);

транспортно-экспедиционные услуги (выбор оптимального маршрута и средств доставки грузов, оформление транспортной и расчетной документации по отправке и прибытию грузов, разгрузочно-погрузочные работы и доставка экспонатов на стенд, складские операции, установка и маркировка грузов, доставка их в место назначения);

гостиничные услуги (прием заказов на размещение клиентов и бронирование мест в соответствии с официальной заявкой, подтверждение выполнения заказа встречи клиентов и их обслуживания или размещения и проживания);

автотранспортные услуги (предоставление для нужд клиента легкового и специального автотранспорта, поддержание его работоспособности в период аренды и т. д.);

медицинские услуги (услуги по неотложной и оперативной медицинской помощи);

санитарно-гигиенические услуги (обеспечение различных мест общего пользования должным санитарным уходом и постоянным обслуживанием по требованию клиентов);

дизайнерские услуги (проектирование, разработка и представление вариантов художественного оформления стенда, рекламных материалов, отдельных частей стенда выставки);

строительные услуги (строительство стендов, павильонов, отдельных сооружений);

монтажно-демонтажные услуги (монтаж и демонтаж экспонатов);

электротехнические услуги (услуги по подготовке и реализации электропроекта выставки, включая подводку осветительного напряжения, подключение к сети стендов, экспонатов);

инженерно-технические услуги (подготовка инженерно-технического решения по строительству или дооборудованию помещений, ремонту или профилактике демон тируемой на выставке техники, обеспечению техники безопасности);

аудиовизуальные услуги (обеспечение экспонентов необходимой аудиовизуальной техникой, ее подключение, наладка и инструктирование пользователя);

протокольные услуги (организация специальных мероприятий для официальных лиц и делегаций);

телевизионные услуги (выполнение заказов экспонентов или бизнесменов по организации выступлений на телевидении или изготовлению видеозаписи);

финансово-бухгалтерские услуги (расчеты с клиентами);

типографские услуги (изготовление проспектов, буклетов, журналов, брошюр, а также размножение рекламных, справочных или информационных материалов);

переводческие услуги (обеспечение письменных и устных переводов, предоставление переводчика);

учебно-познавательные услуги (организация на выставке тематических семинаров, лекций, круглых столов и т. д.).

Кроме того, выставочные услуги включают также юридические, издательские, полиграфические, культурно-развлекательные, курьерские, а также те услуги, которые связаны с различными интересами и потребностями посетителей.

Положение о международной выставочно-ярмарочной деятельности в Республике Беларусь и за ее пределами

Настоящее регулирует отношения, связанные с организацией и проведением выставок-ярмарок в Республике Беларусь, национальных выставок Республики Беларусь за рубежом, организацией белорусских разделов на зарубежных международных выставках-ярмарках, и распространяется на субъектов хозяйствования Республики Беларусь государственной и негосударственной форм собственности, общественные организации, иностранные юридические лица, а также на иностранных граждан и лиц без гражданства, индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных в установленном порядке, занимающихся выставочной деятельностью на территории Республики Беларусь или от имени Республики Беларусь за рубежом.

Настоящее Положение применяется и в случаях, когда действия, совершаемые за пределами Республики Беларусь юридическими лицами и гражданами Республики Беларусь в сфере выставочно-ярмарочной деятельности, приводят к ограничению конкуренции на территории Республики Беларусь, влекут за собой иные отрицательные последствия на рынках товаров Республики Беларусь.

Функции реализации единой государственной политики в выставочно-ярмарочной деятельности на территории Республики Беларусь и взаимодействие с международными и национальными выставочными организациями осуществляют Министерство внешних экономических связей и совет по выставочно-ярмарочной деятельности при данном Министерстве. Для создания целевой системы продвижения белорусских разработок, идей, товаров, технологий, ноу-хау на зарубежные рынки формируется программа участия во всемирных универсальных и специализированных выставках-ярмарках и подготовки разделов на зарубежных международных выставках-ярмарках. Министерство внешних экономических связей и Белорусская торгово-промышленная палата вносят в Совет Министров Республики Беларусь предложения о выставках-ярмарках за рубежом, в которых целесообразно принять участие белорусским товаропроизводителям, о номенклатуре товара, который будет экспонироваться, добивают преференций для отечественных экспонентов. Совет по выставочной и ярмарочной деятельности рассматривает перспективные планы участия белорусских товаропроизводителей в зарубежных международных выставках-ярмарках и вносит в Совет Министров Республики Беларусь предложения о частичном или полном финансировании белорусских экспонентов.

Министерство торговли формирует и ведет Национальный календарь выставок-ярмарок, организуемых в Республике Беларусь, на основании предложений республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, областных (Минского городского) исполнительных комитетов, Белорусской торгово-промышленной палаты, а также заявлений о проведении выставок-ярмарок, поданных организаторами выставок-ярмарок, за исключением:

ярмарок по розничной продаже товаров;

ярмарок по оптовой продаже товаров, заключению иных договоров, выставок с участием юридических лиц, индивидуальных предпринимателей одного района области, одного района г. Минска.

Предложения о включении в Национальный календарь выставок-ярмарок, организуемых в Республике Беларусь на последующий год, подаются не позднее 1 мая предыдущего года. Министерство торговли имеет право отказать во включении в календарь в случаях:

проведения в одни и те же или близкие календарные сроки выставок-ярмарок по демонстрации (продаже, заключению иных договоров) однородных (однотипных) товаров, работ, услуг;

использования организаторами выставок, ярмарок близких их наименований, логотипов, предложив уточнить их наименование (логотип).

В случае регистрации указанного наименования, логотипа в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февраля 1993 года "О товарных знаках и знаках обслуживания" (Ведамасцi Вярхо нага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1993 г., N 13, ст. 128; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 106, 2/222) отказа во включении не допускается.

Министерство торговли при ведении Национального календаря выставок-ярмарок, организуемых в Республике Беларусь на текущий календарный год, имеет право на внесение изменений по предложению организаций, указанных в части первой настоящего пункта, организаторов выставок-ярмарок, поданных в срок не менее чем за месяц до объявления об их проведении в средствах массовой информации, путем рассылки приглашений.

Национальный календарь выставок-ярмарок, организуемых в Республике Беларусь, изменения к нему доводятся Министерством торговли до:

республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, областных (Минского городского) исполнительных комитетов и через Министерство иностранных дел - до посольств и иных представительств Республики Беларусь за рубежом, Белорусской торгово-промышленной палаты;

юридических лиц, индивидуальных предпринимателей через средства массовой информации.

Сведения, которые должны содержаться в заявлении о проведении выставки-ярмарки, порядок включения в Национальный календарь выставок-ярмарок, организуемых в Республике Беларусь, определяются Министерством торговли.

Согласование проведения ярмарок, выставок осуществляется местными исполнительными и распорядительными органами в соответствии с их компетенцией, определяемой Законом Республики Беларусь от 20 февраля 1991 года "О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхо нага Савета Беларускай ССР, 1991 г., N 11, ст. 122; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 8, 2/137).

Министерство торговли ежегодно на основании предложений республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, областных (Минского городского) исполнительных комитетов, Белорусской торгово-промышленной палаты формирует и вносит на утверждение Совета Министров Республики Беларусь План национальных выставок (экспозиций) Республики Беларусь за рубежом.

Указанные предложения вносятся в Министерство торговли до 1 мая года, предшествующего проведению мероприятия, с приложением обоснования необходимости проведения выставки, предварительного перечня участников, предполагаемых результатов участия, а также предварительной сметы расходов на проведение мероприятия.

План важнейших выставок-ярмарок обобщается Министерством внешних экономических связей и вносится в Совет Министров Республики Беларусь.

Планы по участию во всемирных выставках утверждаются Правительством Республики Беларусь не позднее 3 лет до начала выставки-ярмарки, по организации национальных выставок за рубежом - не позднее 2 лет до начала выставки-ярмарки, по подготовке и проведению крупнейших выставок-ярмарок в Республике Беларусь и национальных разделов на крупных зарубежных международных выставках-ярмарках за рубежом - не позднее 6 месяцев до наступления календарного года выставки-ярмарки.

Порядок участия Республики Беларусь во всемирных и международных выставках-ярмарках, организации национальных выставок-ярмарок определяется и регулируется специальными распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь, которые предусматривают создание организационных комитетов по подготовке и проведению белорусских экспозиций, определение головной организации по разработке основной концепции экспозиций, генерального подрядчика, источников финансирования, а также рассматривают другие организационные вопросы.

Для частичного финансирования расходов отечественных предприятий - экспонентов национальных выставок и национальных разделов Республики Беларусь на зарубежных международных выставках-ярмарках Министерство торговли при формировании проекта республиканского бюджета на очередной финансовый (бюджетный) год до 1 июня представляет в Министерство финансов сводную заявку на финансирование указанных мероприятий в соответствии с проектом плана выставочно-ярмарочных мероприятий за рубежом.

Выставочные организации осуществляют свою деятельность на принципах самоокупаемости и самофинансирования.

Для содействия развитию и совершенствованию выставочного дела выставочные компании, иные организации, имеющие отношение к данной сфере деятельности, могут объединяться на добровольных началах в союзы, действующие на основании своих уставов и являющиеся некоммерческими структурами.

Союзы могут быть юридическими лицами, обладать обособленным имуществом, иметь самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, собственную печать, эмблему и символику, от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, арбитраже или третейском суде. Союзы не отвечают по обязательствам государства, и государство не отвечает по обязательствам союзов.

Союзы: обладают правом обращаться в соответствующие органы государственной власти и управления по вопросам, входящим в их компетенцию и направленным на развитие и совершенствование выставочно-ярмарочной деятельности; действуют на основе сочетания объединенных усилий, независимости и равноправия их членов. Членство в союзе не накладывает на его членов каких-либо ограничений в сфере их профессиональной, производственной, коммерческой, общественной и иной деятельности, за исключением особо оговоренных случаев. За членами союзов сохраняется право свободного выхода из союзов; осуществляют защиту профессиональных интересов выставочных организаций, содействуют в разрешении споров и конфликтов, возникающих между членами союзов, разрабатывают нормативную базу, касающуюся выставочно-ярмарочной деятельности, и вносят необходимые материалы для утверждения в соответствующие органы.

Деятельность союзов прекращается на основании решений государственного арбитража или суда в случае нарушения законодательства, по решению собрания членов союзов и на других основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

2. Сущность, государственное регулирование и самоуправление ярмарок и выставок-ярмарок

Выставочное предприятие "ЭКСПОФОРУМ" (год основания 1990) является организатором крупнейших в Республике Беларусь выставочных мероприятий, учредителем и действительным членом Международного Союза Выставок и Ярмарок (МСВЯ) - организации, объединяющей выставочников-профессионалов СНГ и стран Балтии.

Международные выставки ВП "ЭКСПОФОРУМ" - "Современный офис и банк", "Минский мебельный салон", Бистро", "Всё для дома" - сертифицированы Знаком МСВиЯ.

Присвоение Знака означает профессиональную оценку высокого уровня организации международной выставки и значение выставочного мероприятия для экономики Белоруссии и расширения внешнеэкономических связей.

Выставки выставочного предприятия "ЭКСПОФОРУМ" традиционно привлекают большое количество участников различных форм собственности из Республики Беларусь, стран СНГ и Балтии, дальнего зарубежья. Благодаря целенаправленной рекламной кампании по привлечению посетителей в 2006 году выставочные мероприятия посетило свыше 80 000 человек (из них свыше 65% специалисты).

Место проведения выставок - выставочные павильоны по пр. Победителей, 14, ул. Я.Купалы, 27 обладают всеми необходимыми условиями для проведения международных мероприятий.

Квалифицированный и опытный персонал выставочного предприятия "ЭКСПОФОРУМ" сделает всё возможное для успешного участия в выставках.

Для того, чтобы не допустить ошибок и хорошо подготовиться к участию в выставке необходимо изучить 60 правил участия в выставке (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1)

Выставочные компании - субъекты хозяйствования Республики Беларусь, основным видом деятельности которых являются организация и проведение выставок-ярмарок на территории Республики Беларусь или за рубежом.

Устроитель выставки-ярмарки - юридическое лицо, принимающее на себя обязательства по ее подготовке и проведению.

Коллективный организатор выставки-ярмарки - юридическое или физическое лицо, выступающее от группы участников выставки-ярмарки.

Участниками выставочно-ярмарочной деятельности могут быть граждане Республики Беларусь и других государств, лица без гражданства, юридические лица, в том числе иностранные, в пределах прав и обязанностей, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, а также предприниматели без образования юридического лица, зарегистрированные в установленном порядке и занимающиеся выставочной деятельностью на территории Республики Беларусь или от имени Республики Беларусь за рубежом.

Выставочно-ярмарочная деятельность резидентами Республики Беларусь за рубежом осуществляется в соответствии с законодательствами Республики Беларусь, страны, на территории которой проводится выставка-ярмарка, а также международным правом.

Устроитель выставки-ярмарки вправе:

выбирать по своему усмотрению тематику, место и сроки проведения выставки-ярмарки;

включать в информационное сообщение (объявление) о проведении выставки или ярмарки (далее - объявление) любые сведения, не противоречащие целям проведения выставки (ярмарки), а также размещать в нем рекламу, в том числе на платной основе;

вносить коррективы в ранее сделанные объявления. Дополнительные объявления подлежат официальной регистрации таким же путем, как и исходное объявление;

отклонять заявки на участие в выставке (ярмарке) по причинам, оговоренным в объявлении (несоответствие тематики, нарушение сроков подачи). Не исключаются иные основания для отклонения заявок. Если в срок, указанный в объявлении, лицо, подавшее заявку, не получит официального уведомления о неприеме заявки, оно автоматически считается включенным в состав участников выставки (ярмарки);

предусматривать в договорах с контрагентами, участвующими в подготовке и проведении выставки (ярмарки), санкции за нанесение ущерба престижу устроителя в размере, указанном при подписании договора;

не допускать участников и посетителей выставки-ярмарки на территорию выставочной площадки при невыполнении ими условий оплаты участия (посещения) в выставке-ярмарке или других условий, указанных в объявлении.

Устроитель выставки-ярмарки получает авторские права на наименование выставки (ярмарки) после регистрации объявления в Министерстве внешних экономических связей.

Устроитель выставки (ярмарки) обязан:

включать в объявление ее название, место проведения, сроки проедения, тип (универсальная, специализированная, оптовая, розничная, международная), перечень предоставляемых услуг, расценки и условия участия в данной выставке (ярмарке);

зарегистрировать объявление в Министерстве иностранных дел. Данное объявление должно быть представлено в Министерство не позднее 1 июля года, предшествующего году проведения выставки (ярмарки);

своевременно рассматривать заявки на участие в выставке-ярмарке, вступать при необходимости уточнения заявок в переговоры с лицами, подавшими заявки;

вести на основании принятых заявок реестр лиц, включенных в состав участников выставки-ярмарки;

выполнять необходимые для подготовки и проведения выставки-ярмарки условия, в том числе условия, указанные в объявлении.

Участником выставки-ярмарки является лицо, подавшее заявку на участие в ней согласно условиям, указанным в объявлении, и включенное в состав участников выставки-ярмарки.

Участник выставки-ярмарки вправе:

отказаться от участия в ней или внести изменения в ранее поданную заявку на условиях, содержащихся в объявлении;

на основании поданной и принятой устроителем выставки-ярмарки заявки запрашивать него на условиях, указанных в объявлении, дополнительную информацию о составе участников выставки-ярмарки, ожидаемых участниках и посетителях, планировку выставочного зала (залов) и осуществлять бронирование месторасположения своего выставочного стенда;

осуществлять от своего имени в период подготовки и проведения выставки (ярмарки) действия, направленные на привлечение третьих лиц к участию в ней или к ее посещению на условиях, указанных в объявлении. Ответственность перед третьими лицами за соблюдение указанных условий лежит на устроителе выставки (ярмарки);

при несоблюдении устроителем выставки-ярмарки условий участия, указанных в объявлении, предъявлять ему претензии в письменном виде в порядке, установленном в объявлении или действующим законодательством;

по своему усмотрению:

распоряжаться выставочной площадью, предоставленной ему устроителем выставки-ярмарки и осуществлять любые действия, направленные на реализацию целей участия в выставке (ярмарке), но не в противоречии с условиями, указанными в объявлении, и действующим законодательством;

выбирать профессиональных участников выставочно-ярмарочной деятельности в контрагенты при подготовке и проведении выставки-ярмарки.

Лицо, препятствующее участнику в осуществлении данного выбора, несет ответственность перед участником в размере понесенного ущерба.

Предоставленная участнику выставки-ярмарки выставочная площадь не может быть сдана им в субаренду без письменного согласия устроителя.

Участник выставки-ярмарки обязан:

своевременно направлять экспонаты и другие грузы, необходимые для проведения выставки (ярмарки), в адрес, указанный для этого в объявлении выставки;

своевременно осуществлять платежи за участие в выставке-ярмарке в соответствии с условиями, указанными в объявлении;

обеспечить своевременное прибытие и регистрацию представителей, выполняющих стендовую и иную работу от имени участника на выставке-ярмарке;

выполнять другие требования и условия, необходимые согласно объявлению для допуска на территорию выставочной площадки.

Устроитель выставки (ярмарки) несет ответственность:

перед участниками выставочно-ярмарочной деятельности, успевшими до объявления об изменениях выполнить ранее действовавшие условия участия в выставке, - в размере ущерба, наносимого изменением этих условий;

перед участниками выставочно-ярмарочной деятельности за достоверность сведений, предоставляемых участникам о выставке-ярмарке и ее участниках, в том числе за соответствие качества и типа выставки (ярмарки) и предоставляемых на ней услуг содержанию объявления, рекламы и информационных писем, распространявшихся устроителем, - в размере фактического ущерба, понесенного в результате действий, принятых на основании этих сообщений.

Участник выставки (ярмарки) несет ответственность при:

отказе от участия или внесении изменений в заявку перед другими участниками рынка выставочных услуг - в размере фактической суммы ущерба, нанесенного им данным отказом (изменением заявки), если в связи с ранее полученными сведениями о его участии в выставке-ярмарке они успели предпринять действия, приведшие к ущербу;

несоблюдении условий допуска на территорию выставки-ярмарки, указанных в объявлении, - в размере фактически понесенного ущерба от недопуска на территорию выставки-ярмарки;

несоблюдении правил пребывания на территории выставки-ярмарки согласно административному положению, действующему на территории выставки (ярмарки).

Основными источниками доходов ярмарки является плата за рекламу и участие в ярмарке, аренду оборудования и экспозиционных мест, сервисного обслуживания и услуг юристов, консультантов, переводчиков и др.

Основными статьями расходов ярмарки являются расходы по аренде офисных и экспозиционных мест, рекламно-информационные и организационные расходы, транспортно-складские и другие расходы.

На ярмарках и выставках создаются комиссии и службы, например, конкурсная комиссия для выявления наиболее значимой продукции. В результате фирме, производя щей эту продукцию, может быть предоставлен льготный кредит и т. д. На любой выставке или ярмарке обязательно создаются следующие службы:

транспортная;

рекламно-информационная;

дизайнерская;

служба безопасности;

техническая;

юридическая;

медицинская;

финансовая и т. п.

Наличие других служб зависит от комплекта услуг, предоставляемых участникам организаторами выставки, ярмарки. Основные функции транспортной службы: прокат индивидуального транспорта; автобусное обслуживание; предоставление транспорта для отгрузки образцов товаров; выполнение погрузочно-разгрузочных работ; обеспечение авиа- и железнодорожными билетами.

Рекламно-информационная служба занимается выпуском каталога участников, обеспечивает своевременное по лучение оперативной информации, организует и поддерживает рекламу ярмарки и т.п. Служба безопасности обеспечивает сохранность экспозиций и товаров, хранящихся на складе, а также спокойную работу участников. Основной функцией технической службы является выполнение копировально-множительных работ. Финансовая служба обеспечивает контроль оплаты участия в мероприятии, оплатой различных услуг, осуществляет регулировку других финансовых вопросов.

Все организационные мероприятия ярмарки, выставки-продажи можно подразделить на три этапа: предвари тельный, организационный и заключительный.

Предварительный этап заключается в принятии по становления о проведении ярмарки, создании ярмарочного комитета и дирекции, разработке положения о ярмарке, распространении информации об условиях участия и порядке оплаты за участие в ярмарке, сборе заявок на участие.

Организационный этап деятельности связан с проведением ярмарки и решением вопросов по регистрации и размещению участников ярмарки, обеспечением их различными услугами сервиса (питания, связи, транспорта, рекламы товаров), а также обеспечением условий для заключения договорных отношений с поставщиками товаров и разрешением возникающих на ярмарке преддоговорных споров. Организационный этап включает:

составление расписания работы персонала;

инструктаж персонала;

закрепление экспонатов за сотрудниками;

завоз и вывоз оборудования;

организацию переговоров или заключение договоров, продажу продукции;

организацию учета посетителей, интересующихся продукцией фирмы.

Последний, заключительный этап, предполагает:

регистрацию посетителей после окончания работы ярмарки, проявивших интерес к производителю товаров;

подведение итогов работы ярмарки: баланса затрат и доходов с выделением положительных и отрицательных моментов в этапах ее работы;

анализ оригинальных решений по оформлению выставочных стендов фирм-производителей продуктов питания;

выяснение, достигнуты ли ярмаркой поставленные цели;

предложение рекомендаций на будущее с учетом замечаний.

3. Организация проведения ярмарок и выставок-ярмарок

Прежде чем принять решение об участии в выставке, определите Ваши цели Определите группу Ваших потенциальных посетителей. Зачем Вы участвуете: чтобы развить свой рынок? Проникнуть на рынок? Изучить рынок? Ваша цель должна быть ясна каждому до того, как Вы приступи те к работе. Исходя из поставленной цели, выберите выставку.

2. Закажите выставочную площадь. Согласуйте с организаторами размеры и расположение Вашего стенда. Сопо ставьте сумму взноса с Вашим бюджетом. Убедитесь, что выставочное место соответствует Вашей экспозиции. Расточительно, например, привезти на вы ставку полихлорвиниловые трубы с пластиковым покрытием и обнаружить, что они входят в оборудование водопроводной системы стенда

3. Согласуйте бюджет. Расходы имеют четыре основные статьи:

а) затраты на выставочную площадь

б) затраты на выставочное оборудование

в) затраты на работу с посетителями

г) затраты на оплату труда работников

Директор выставки, контролирующий бюджет, должен составить график работы, точка отсчета в котором день открытия выставки. Основные этапы должны быть ограничены сроками. Все дни общих совещаний должны быть заранее установлены, а каждый член коллектива должен работать по своему собственному графику.

4. Закажите проект стенда. Дизайнер должен хорошо знать отрасль промышленности, продукцию которой Вы продаете. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать от него внимание. Не забывайте о таких традиционных средствах, как растения, эффекты с водой, флажки и знамена, настенные панно. Вы достигнете максимального эффекта, если эти детали станут неотъемлемой частью Вашей экспозиции. Но если в ходе споров Вы решите добавить их в последний момент, то никакой пользы от этого не будет.

5. Закажите специальное оборудование.

Для демонстрации некоторой продукции может понадобиться электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. Для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха баллоны. Если требуется повышенное напряжение в сети, нужно точно определить, какое. Помните, что машины в движении смотрятся более эффектно, нежели стационарные. Но Вы должны строго подчиняться технике безопасности.

6. Утвердите проект оформления стенда.

В какой-либо экстравагантности экспозиции нет необходимости: когда стенд будет заполнен народом, его попросту не будет видно. Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, самый лучший вариант. Помните, что для многих Ваш стенд отожествляется с Вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика как для Ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит Вас впервые.

7. Согласуйте проект стенда с организаторами.

Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с Вашим проектом. Правда, это не обязательно, если Вы заказываете модуль.

8. Наймите и проинструктируйте подрядчика, который будет строить стенд. Из полученных от разных подрядчиков расценок выберите те, которые Вас наиболее устраивают. Директор стенда совместно с дизайнером и исполнительным составом должен определить зоны ответственности на период сборки и оформления стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно

9. Оформите заявку на подрядчика Если Вы нанимаете подрядчика, с которым Вы или Ваш дизайнер уже работали, Вы обязаны принять его расценки. Если же Вы решили нанять другого, то убедитесь, что проект полностью Вами утвержден. Придерживайтесь спецификаций Вашего дизайнера, какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки.