Применение мобильных технологий в управлении бизнес-процессами торгового предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Применение мобильных технологий в управлении бизнес-процессами торгового предприятия

В современном мире в условиях динамично развивающейся рыночной конкуренции широко применяются мобильные технологии и средства телекоммуникаций, они с каждым днем все интенсивнее проникают во все сферы нашей деятельности, меняя образ жизни и мышление. Именно мобильные технологии успешно используются в управлении производством, торговлей, бухгалтерией, финансами, документооборотом, маркетингом, логистикой, кадрами, что способствует оперативной и точной обработке информации, является основным элементом для поддержки принятия решений с целью оптимизации управления экономическими процессами [2]. Сегодня очень редко можно встретить человека, который не имеет планшета или смартфона. Первоначально они использовались для общения и развлечений, но постепенно мобильные технологии распространились в область бизнес-процессов и экономических взаимодействий. Использование планшетов или смартфонов, которые позволяют получать доступ к информации, доступность Интернета, появление новых приспособлений (сканеров штрих-кодов (ШК) и отпечатков пальцев, GPS-устройств), развитие облачных сервисов для хранения данных и существование протоколов защищенного обмена информацией (SSL, SHTTP, PCT) обеспечивают расширенные возможности для повышения уровня мобильности персонала и решения рабочих задач из любой точки мира без ущерба для качества работы. И поэтому наиболее успешные, перспективные компании обеспечивают своим сотрудникам возможность их использования для выполнения рабочих задач.

Мобильное приложение - это компонент, устанавливаемый на мобильное устройство, подключающийся к мобильному серверу и управляющий пользовательским интерфейсом и бизнес-логикой устройства [1]. Изза постоянно меняющихся условий внешней среды и принятия управленческих решений при данных обстоятельствах возникли предпосылки для внедрения новых технологий и мобильных устройств в сферу бизнеса. С каждым днем применение мобильных приложений становится особенно актуальным и дает возможность увеличить скорость реакции компании на возникающие потребности клиентов и внешние изменения, облегчает работу менеджмента предприятия и всех его сотрудников, способствует формированию благоприятного конкурентоспособного развития предприятия в целом.

Если сравнивать мировые объемы потребления мобильных приложений и отечественный рынок, то можно отметить, что общая доля российского объема рынка мобильных бизнес-приложений в мировом объеме в 2014 году составила примерно 0,04% [3]. Это демонстрирует не только низкий уровень использования отечественными компаниями информационно-коммуникационных технологий, но и дает представление об их мировом статусе и вовлеченности в мировой рынок. По данным компании J'son&Partners Consulting, можно говорить об ускоряющемся темпе прироста продаж мобильных приложений российским потребителям. Объем российского рынка мобильных приложений представлен на Рисунке 1.

Рис. 1. Объем российского рынка мобильных бизнес-приложений, млн долл. (источник: J'son&Partners Consulting) [3]

Каковы же предпосылки для внедрения новых технологий и мобильных устройств в сферу бизнеса? Вопервых, это появление мобильных устройств, благодаря которым можно получать доступ к информации и выполнять коммуникации. С помощью мобильных приложений можно всегда получить доступ к информации, где бы Вы не находились: в дороге к клиенту, в цеху у станка, на совещании, в командировке и т.д. Во-вторых, появление новых устройств, таких как сканеры отпечатков пальцев, ШК, GPS навигаторы и др. С помощью сканера ШК можно быстрее выполнить инвентаризацию не только склада, но и конкретных заказов согласно спецификации. GPS навигатор сегодня - очень актуальное устройство, которое позволяет определять водителю свой маршрут, а также, при подключении к информационной системе, помогает диспетчеру контролировать выполнение планов по доставкам. И, в-третьих, это доступность Интернета. Именно благодаря Интернету можно ввести потребителя в рабочий процесс, тем самым передать на него ряд функций и снизить для бизнеса свои затраты. Например, клиент может самостоятельно выбрать необходимый товар, забронировать имеющийся в наличии на складе товар и оформить заявку на доставку. В настоящее время информационные системы являются высокотехнологичными инструментами и ядром любой компании. Информационная система помогает топ-менеджерам и рядовым сотрудникам решать следующие вопросы:

• ответить на любой вопрос о клиенте или подрядчике: планах сотрудничества, взаиморасчетах и задолженностях, статусе выполнения работ и проектов и т.п.;

• проконтролировать процессы выполнения работ, подготовки документов, доставки продукции;

• выполнить оптимальное планирование ресурсов: человеческих, производственных, финансовых;

• выстроить процессы работ (с помощью встроенных инструментов управления процессами и выстраивания логики взаимодействия подразделений).

Появление мобильных устройств позволяет перевести на новый уровень взаимодействие между человеком и информационной системой и в итоге решить следующие задачи:

• обеспечить оперативный доступ к информационной системе и ускорить процесс принятия решений

(выдать поручение сотруднику, акцептовать оплату, выполнить анализ и т.п.);

• оптимизировать процессы выполнения рутинных операций.

Благодаря использованию мобильных технологий, появилась возможность объединить всех участников процесса в «организм», работающий в едином ритме. Компании, которые обращают внимание на мобильные технологии и внедряют их, повышают эффективность своего бизнеса и получают конкурентные преимущества в борьбе за долю рынка и конечного потребителя.

По данным сайта CNevsAnalytics, примером применения мобильного приложения в России является завод

«Уралэлектромедь», который входит в группу Уральской горно-металлургической компании (УГМК). Организации по-разному решают вопрос повышения оперативности принятия решений за счет мобильности. Наиболее распространены два способа: написание приложения под конкретную компанию, с учетом специфики бизнес-процессов (в основном с привлечением сил собственного IT-департамента) и использование программ сторонних разработчиков, охватывающих наиболее распространенные бизнес-процессы крупных предприятий. Руководители завода «Уралэлектромедь» использовали первый способ, и для ключевых руководителей завода было разработано мобильное приложение электронного документооборота, которое эффективно работает с любого планшетного компьютера, даже через 3G-канал. Руководители получили возможность удаленно согласовывать договора, участвовать в согласовании приказов, инициировать подготовку таких документов и получать всю входящую корреспонденцию. Завод «Уралэлектромедь» выступает опытной площадкой. В дальнейшем планируется существенное расширение области охвата предприятий Уральской горнометаллургической компании. Ещё одним примером применения мобильных приложений в управлении предприятием является компания «Евросеть». Программные решения для топ-менеджеров разрабатывались с учетом удалённости и мобильности руководителей. Большинство мобильных решений для руководителей, используемых компанией, разработаны IT-департаментом ритейлера. C первого дня работы топ-менеджмент имел возможность принимать решения онлайн. Мобильное приложение было разработано для линейного менеджмента и содержит основные плановые экономические и фактические показатели салона связи, в том числе распорядок рабочего времени сотрудников. Также в нем содержится раздел, в котором указываются недочеты в работе салона, что позволяет контролировать ход исправления ошибок. Высший менеджмент в своем распоряжении имеет данные другого уровня, позволяющие увидеть консолидированную информацию, что способствует оперативному и точному управлению компанией. Примером использования мобильных приложений является бесплатный офис от Google. Данная компания выпустила мобильные версии офисных приложений. Google Docs - это набор средств редактирования и оформления документов (шрифты, ссылки, изображения, рисунки и таблицы). Приложения позволяют работать с файлами Microsoft Office. Возможна совместная работа с документами. Все изменения автоматически сохраняются, а документы синхронизируются с Google Drive. При отсутствии соединения правки сохраняются в памяти мобильного устройства.

Рассмотрим эффективность использования мобильного приложения на примере конкретной организации ООО «Честная компания» (ИНН 6154127865, ОГРН 1136154004117). Это предприятие было зарегистрировано 2013 году в городе Таганрог Ростовской области. Основным видом деятельности является «Оптовая торговля пивом». Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям:

1. Розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки и табачные изделия в специализированных магазинах.

2. Розничная торговля в неспециализированных магазинах.

3. Оптовая торговля прочими пищевыми продуктами.

4. Оптовая торговля кофе, чаем, какао и пряностями.

5. Оптовая торговля безалкогольными напитками.

6. Оптовая торговля алкогольными и другими напитками. 7. Оптовая торговля продуктами из мяса и мяса птицы.

Изучив возможности современных мобильных технологий, руководство компании ООО «Честная компания» в начале 2014 года приняло решение об использовании мобильного приложения AkiTorg. Основными функциональными возможностями системы являются:

• составление планов посещения торговыми представителями и контроль их исполнения;

• сбор заявок на точках торговыми представителями и отправка в офис;

• возможность отслеживать текущее состояние заявки: отклонена, принята, отложена, сформирована и т.д.;

• контроль над деятельностью торговых представителей;

• контроль над временем перемещения по маршруту; * контроль над месторасположением торгового представителя в момент оформления заявки (координаты GPS или сети);

• контроль минимальных цен, остатков и текущей задолженности по контрагенту при создании заявок;

• учет взаиморасчетов с покупателями;

• контроль и учет общей суммы задолженности и задолженности в разрезе документов отгрузки;

• прием выручки торговыми представителями;

• возможность получения информации о текущих складских остатках;

• работа с GPS для контроля местоположения торгового представителя, отправка информации о местоположении торгового представителя в момент оформления заявки;

• рассылка информационных сообщений торговым представителям; * осуществление передачи данных в сжатом виде (минимальные затраты интернет-трафика).

Основными доводами использования мобильного приложения было то, что использование мобильного устройства позволит повысить производительность труда и увеличить доход предприятия, улучшить качество обслуживания клиентов за счет получения актуальной информации об остатках продукции на складах, визуализации (возможность увидеть изображения товаров в различных ракурсах) и сокращения времени обслуживания (процедуры по оформлению заказа или приёма заявки). Проанализировав деятельность компании и сравнив её показатели за 2013 и 2014 гг., можно сделать вывод, что благодаря использованию мобильного приложения количество заказов значительно возросло (Табл. 1) и динамика роста продолжается (Рис. 2).

Но возросли не только количество и качество заказов, увеличилось количество новых клиентов (Табл. 2), список которых расширяется благодаря проведению рекламной кампании в свободное сэкономленное благодаря использованию мобильного приложения время (Рис. 3). Использование новых технологий повлияло на возможности расширения фирмы и территориальной зоны охвата торговых представителей. Если в 2013 году обслуживались магазины и торговые точки только города Таганрога, то в 2014 году добавились населенные пункты Ростовской области.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что благодаря использованию мобильного приложения, предприятие ООО «Честная компания» достигло следующих результатов:

1. Существенно повысило эффективность продаж за счет доступа к актуальной информации о складских остатках, а также за счет высвободившегося рабочего времени (информация о заявках в офис может передаваться через мобильный интернет (3G, GPRS), а также через Wi-Fi).

2. Значительно повысило точность и скорость исполнения заказов, благодаря исключению ручного «перебивания» документов операторами.

Таблица 1. Динамика заказов за 2013-2014 гг.

Рис. 2. Динамика заказов ООО «Честная компания» в 2013-2014 гг.

Таблица 2. Динамика количества новых клиентов в 2013-2014 гг.

Рис. 3. Динамика количества новых клиентов ООО «Честная компания» в 2013-2014 гг.

3. Сократило дебиторскую задолженность клиентов.

4. Заметно снизило расходы на поддержку структуры торговых представителей за счет:

• сокращения штата операторов по вводу информации в систему;

• сокращения штата торговых представителей из-за повышения эффективности их работы;

• оптимизации складских остатков в результате оперативного поступления информации по заявкам.

5. Значительно усилило контроль за деятельностью торговых представителей.

6. Повысило лояльность клиентов и имидж компании.

Список литературы

информация коммуникационный управление экономический

1. Быстрая Ю.С., Губа В.В. Информационно-коммуникационные технологии в управлении современными бизнеспроцессами и слабоструктурированными проблемами // Актуальные вопросы социально-гуманитарных и естественных наук: сборник научных трудов ППС, аспирантов и магистрантов ИУЭС. Таганрог, 2014.

2. Губа В.В., Григорьев В.Г. Применение мобильных приложений в процессе разработки и принятия управленческих решений организации // Международный конгресс по интеллектуальным системам и информационным технологиям ЮФУ. Таганрог, 2014. 3. Market Watch. Рынок магазинов приложений и контента, 2010-2015 [Электронный ресурс]. URL: http://www.json.ru/files/reports/2013-07-08_Apps_Store_MW_RU.pdf (дата обращения: 22.04.2015).

Размещено на Allbest.ru