Технология работы с документами в современных условиях

Размещено на http://allbest.ru

Курсовая работа

Технология работы с документами в современных условиях

Введение

документ правовой входящий

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Тема « технология работы с документами в современных условиях» имеет сейчас большую актуальность ,так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса.

Цель данной работы состоит в том, чтобы рассмотреть технологию работы с документами ,понять что такое документ,научиться лучше вести работу с документами.

Задачи:

-в современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами ,так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации ,на служебном документе.

-обеспечение единой технологии создания,обработки,хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла.

- совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами.

-организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.

- разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с документами и контроль за применением.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок ,чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению. Выбор данной темы обосновывается тем ,что в современном мире большую роль играют документы и очень важно правильно организовать работу с ними.

Глава 1. Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Также она влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того ,насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Организация работы с документами -- это обеспечение движения

документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и

хранения. ГОСТ Р( 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43) Термин определяется государственным стандартом как «организация

документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

1.1 Понятие документооборота

Документооборот - это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Понятие документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Документооборот учреждения занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие

1.2 Документ и его значимость

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р( 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43) Они играют огромную роль в жизни общества. Из различают по значимости и по характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, города, предприятия, организации. Они являются средством доказательства или свидетельством какого-либо события.

Для обмена информацией между организациями служат такие документы как письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. - осуществляется руководящая деятельность государственной власти.

Личные документы - автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения и др. (паспорт, удостоверение, документ об образовании).

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц.

В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др. Куняев Н.Н. , Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под ред. проф. Н.Н. Куняева Логос * 2012 год

1.3 Сущность, признаки, свойства, функции и изучение технологии работы с документами

Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа. Проблемное исследование каждого из этих понятий - тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» и т.д.

В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.

В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.

Признак - это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются:

1) наличие материального носителя документированной информации;

2) форма материального носителя документированной информации;

3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации;

4) способ документирования (записи) информации;

5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ - не просто документированная информация.

Документ - форма объективации информации. Вопрос о свойствах документа - один из самых сложных в его анализе.

Впервые систематизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ». Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.

Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации. Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.

Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование - это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.

Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой. Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована. Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.

Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования - это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру. Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью. Документоведение.учебное пособие.

Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности). Неизменность - ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ. Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.

Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.

В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.

Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления. Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу». При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения. Документационное обеспечение управления: учебник Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Юнити-Дана * 2012

Документ - это информационная микросистема. В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.

Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти. Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под ред. проф. Н.Н. Куняева Логос * 2012 год

1.4 Нормативно-правовые документы, регламентирующие организацию работы с документами

В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как нормативные документы. Это официальные акты, соответствующие определенной установленной форме. Как говорилось ранее, нормативные документы - это правовые акты, которые издаются и принимаются в рамках компетенции определенного уполномоченного должностного лица (а также государственных и муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ и товариществ) или при собрании референдумов при полном и точном следовании порядкам и процедурам, установленным действующим законодательством. Последние традиционно содержат все необходимые общеобязательные правила поведения, которые рассчитаны на многократное использование и неограниченный круг лиц. Тем не менее, важно помнить, что каждое явление, действие или предмет может иметь достаточное количество трактовок. Так произошло и в рассматриваемом случае. Следует отметить, что более официальная формулировка гласит, что, с точки зрения права, нормативные документы - это деловые бумаги, которые обладают определенными существенными признаками, однозначно характеризующими их. Наиболее основные из них рассмотрим подробнее. Признаки Нормативно-правовые документы характеризуются по следующим критериям: правотворческое направление; бумажная форма; наличие реквизитов; компетенционные рамки; соответствие конституции и прочим актам, обладающим большей юридической силой; обязательное ознакомление населения и организаций. К ним относятся: издания какого-либо уполномоченного органа (местного самоуправления или государственной власти); обязательное наличие правовых норм, направленных на систематизацию всех уровней общественных отношений. Кроме того, принятие нового документа может ограничивать либо вовсе аннулировать действие старой нормативной документации. Характерные особенности Нормативно-правовые акты, наряду с перечисленными ранее признаками обладают также и некоторыми присущими только им чертами. Рассмотрим некоторые из них. Для начала следует отметить, что законодательные и нормативные документы должны носить государственный характер. Ведь именно правительство страны обладает правом наделять отдельных должностных лиц и органы в совокупности правами как на подготовку, так и на принятие актов. Этим обусловлена также и последующая реализация утвержденных документов. Именно государственный характер отличает рассматриваемые деловые бумаги от каких-либо иных нормативных актов. Вторая особенность гласит, что нормативно-регламентирующие документы должны утверждаться только уполномоченными органами или должностными лицами. При этом важно учитывать, что каждый из субъектов правотворческой деятельности ограничен рамками своей компетенции. Третья характерная черта сообщает, что для принятия того или иного документа необходимо точное исполнение определенных процедур. Особенно тщательно вышеописанное правило должно соблюдаться при утверждении новых законодательных актов. Помимо этого, предъявляется множество различных требований не только к оформлению, но и содержанию. Следующая особенность заключается во временных, субъективных и пространственных границах действий и полномочий. Основные нормативные документы должны нести в себе некоторые юридические правила. Как уже говорилось ранее, именно эта особенность позволяет говорить об общеобязательном характере. Классификация В связи со всеми положениями, описанными ранее, современные государственные органы, наделенные правотворческой функцией, отличают нормативные акты от интерпретационных и индивидуальных. Необходимо пояснить, что первые используются для разъяснений и толкований норм или прав. В свою очередь, вторые представляют собой акты применения прав. Как правило, они используются на негосударственных предприятиях, а также для отдельных органов и должностных лиц. Нормативные документы организации (негосударственной) носят разовый характер применения и адресованы конкретным лицам.Таким образом, становится понятным, что правовые акты - это собирательное понятие. Оно может включать в себя различные предписания. Следовательно, нормативно-правовые документы можно классифицировать по следующим основным критериям. Первый критерий - сфера действия Различаются акты внешнего и внутреннего восприятия. Необходимо отметить, что первые оказывают влияние на все субъекты, которым они адресованы. Например, это могут быть определенные лица и организации вне зависимости от сферы их трудовой деятельности. Второй критерий - юридическая сила.Подобный критерий определяет наличие таких разновидностей, как законы и подзаконные акты. Первые наделены наивысшей юридической силой, а к числу вторых, в свою очередь, относятся все остальные нормативные документы. Это разделение подразумевает также тот факт, что подзаконные акты не только не противоречат первой категории, но и берут оттуда свое начало. Третий критерий - характер субъекта Разделение на категории происходит по органам или же отдельным лицам, ответственным за издание и утверждение нормативно-правовой документации. Как известно, акты могут быть приняты референдумом, должностными лицами, органами управления или государственной власти, а также президентом страны. Кроме того, необходимо выделять документы, которые утверждаются при содействии только одного органа, и те, которые требуют участия нескольких структур. Последний тип правовых актов используется в тех случаях, когда рассматриваются вопросы общего ведения или же касающиеся совместной деятельности.

Требования нормативных документов: Из вышеизложенного материала следует, что любой акт нуждается в строгом соблюдении правил, начиная от момента создания и вплоть до аннулирования в связи с введением нового указа. Тем не менее, существует также ряд требований, которые предъявляются к самим нормативно-правовым документам. Далее будут рассмотрены наиболее основные условия. Первое - объективное применение Качество правовых актов играет важнейшую роль при наделении их регулирующей силой.

Нормативные акты должны быть применимыми в современном мире и служить отражением объективной реальности. Несмотря на то что данное требование носит достаточно общий характер и используется для всех правовых документов, однако именно при создании и утверждении новых указов оно становится наиболее востребованным. Второе - строгая структура Принимаемые документы не должны представлять собой хаотичный перечень нормативных положений. Обязательно наличие вводной части, иначе называемой преамбулой. Там традиционно излагаются задачи и цели, выставляется характеристика общественно-политической обстановки, которая наблюдается на момент принятия. Начало основного тела статьи может содержать в себе перечень и расшифровку используемых терминов. Далее по тексту перечисляются следующие пункты: субъекты возникающих правовых отношений (например, финансовые органы и налогоплательщики); описание их обязанностей и прав (уплата налогов, проверка точности их совершения); возможные льготы и мероприятия по поощрению (уменьшение процента налога); возможные санкции (к примеру, за уклонение от выплат). Третье - просто и понятно Государственным органам или же должностным лицам, занимающимся составлением и утверждением нормативных документов, необходимо помнить один несложный факт: уровень образования у людей разный. Тем не менее, одни и те же правовые акты применяются ко всем. Следовательно, они должны быть составлены в максимально понятной форме и быть рассчитанными на людей среднего интеллектуального уровня, порой ниже среднего. Изложение сути того или иного нормативного документа необходимо излагать простым языком, однако придерживаться строго стиля и, конечно же, соответствовать правилам формальной этики.Нормативно-правовые акты - одно из наиболее эффективных средств внесения изменений в общественный жизненный уклад. Конечно же, это достигается только при условии умелого и разумного составления. Нормативно-правовые акты РФ

В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. СДОУ организации для составления и оформления документов,пользуется инструкцией по делопроизводству. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.

В инструкции приведены такие разделы как:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Глава 2. Организация работы с документами в организации

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Основная деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации - работа с документами: их анализ, подготовка, принятие решений, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления.

В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.

Система работы с документами в организациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям - для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы :

- не удается найти нужные документы;

- документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.

В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями. Не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами - переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.

На любом предприятии или организации, должна существовать инструкция, которая содержит права и обязанности сотрудников, устанавливает весь процесс организации делопроизводства, правила составления и оформления документов.

Инструкция по делопроизводству - это один из важных документов, её обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдать требования в работе с документами.

На основании вышесказанного, я пришла к выводу, что инструкция по делопроизводству и состав нормативно-методической базы делопроизводства необходимы на предприятии, т.к. упрощают организацию работы с документами и обеспечивают их контроль.

2.1 Организация документооборота

Документооборот - это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документооборотом стандарт называет движение документов в

организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ГОСТР 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" В технологию работы с документами входит:

* прием и первичная обработка документов;

* их предварительное рассмотрение и распределение;

* регистрация документов;

* контроль исполнения документов;

* информационно-справочная работа;

* исполнение документов;

* их отправка;

* систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов,совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение,формирование дела -- группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин: «Информация -- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа -- обязательный элемент оформления официального документа? Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем

документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

2.2 Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело. основы налогообложения

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожены.

2.3 Регистрация и учет документов

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации -- одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие -- в день поступления, исходящие -- в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

* дата получения;

* входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

* дата документа;

* регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем ;

* автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

* заголовок (о чем документ);

* резолюция;

* срок исполнения;

* исполнитель (кто с ним работает);

* ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

* номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется -- в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т. д.

Глава 3. Обработка документов

Обработка документов - процесс создания и преобразования документов. Основными операциями обработки документов являются: классификация, сортировка, преобразование, размещение в базе данных и поиск.

3.1 Обработка входящих документов

Входящие документы-док-нт,поступивший в учреждение.

Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий вход. док-нт, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Док-ты, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке док-тов нарегистрируемые и нерегистрируемые.(Приложение1.Обработка входящих документов)

Нерегистрируемые док-ты и док-ты с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

· Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Цель предварительного рассмотрения поступивших док-тов-распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот док-нт. При предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации и в структурные подразделения организации.

Руководству организации передаются док-ты вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные док-ты передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

Док-ты передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию.Док-ты, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Док-ты, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

3.2 Обработка исходящих документов

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (Приложение 2.Обработка исходящих документов):

• разработку проекта документа в структурном подразделении;

• согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

• утверждение документа руководством;

• регистрацию документа;

• экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

3.3 Обработка внутренних документов

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление включают следующие этапы(Приложение 3.Обработка внутренних документов):

а) составление проекта документа;

б) согласование;

в) проверка правильности оформления;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

а) передача документа секретарю;

б) контроль его исполнения;

в) исполнение;

г) подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы в установленные им сроки.

Заключение

Итак, совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.

Для процветания фирм,организаций и т.д. необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Эффективность развития компании,организации и т.д, зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов. Технический прогресс также играет роль ускорителя, усиливающего значение делопроизводственных служб и появление новых рабочих процессов, возникших в результате расширения и модернизации документационного обеспечения; они становятся неотъемлемой и главной частью организационной структуры, без которой невозможно эффективное функционирование организации в целом.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности и чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб.

Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения

В использованной мною литературе и источниках содержится методический материал по неразрывно связанным документам механизма управления..

Я бы хотела посоветовать всем работникам делопроизводственных служб -- лучше ознакомляться с технологией работы с документами в современных условиях, это им, безусловно, поможет в процветании предприятия или организации ,в которых они работают.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р( 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43)

2. ГОСТР 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ....

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации от 27.11.2000 г. № 68.

4. “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и

документация. Попов В.М. - М.: Экмос, 1998г.

5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

6. Гваева, Ирена Викторовна. Делопроизводство [Текст] : учеб. справ. / И. В. Гваева, С. В. Собалевский, 2011.

7. Толковый словарь русского языка.;Ожегов.

8. Справочник по делупроизводству. Под ред. Павлова К.С. практическое пособие.-2-е изд.-М.:Приор,1999г

9. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.

Кирсанова М.В. Учебное пособие.-2-е изд.-М.ИнфА-М;Новосибирск:

НГАЭиУ,1998г.

10. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива ...

11. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П.Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

Приложение

Схема обработки входящих документов

Схема обработки исходящих документов

Схема обработки внутренних документов

Размещено на Allbest.ru